Đang tải... (xem toàn văn)
TÓM TẮT NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ: 1. Phân tích Pareto hay nguyên tắc 8020 • Giới thiệu lịch sử của phân tích Pareto 63 • Tầm quan trọng và ứng dụng của phân tích Pareto trong quản trị 63 2. Quy trình thực hành phân tích Pareto • Quy trình phân tích 64 Thống kê dữ liệu theo phân nhóm Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần Tính phần trăm và phần trăm tích lũy Chọn ngưỡng quyết định (thường là 80%) Vẽ biểu đồ Pareto Diễn giải kết quả phân tích và kết luận • Hướng dẫn thực hành phân tích bằng Excel 64 • Hướng dẫn thực hành phân tích bằng ngôn ngữ R 66 • So sánh trước – sau hoặc giữa 2 vị trí bằng phân tích Pareto 67 3. Những cạm bẫy trong phân tích Pareto 68 4. Áp dụng phân tích Pareto trong quản trị hoạt động quản lý chất lượng • Chọn lựa vấn đề ưu tiên 69 • Phân tích ABCVEN trong quản lý sử dụng yếu tố đầu vào 70 • Phân tích nguyên nhân gốc vấn đề chất lượng 72 BÀI TẬP THỰC HÀNH 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 CÂU HỎI TỰ LƯỢNG GIÁ 75 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM
Chương Công cụ quản lý chất lượng – Q7 Mô đun 5.4: RA QUYẾT ĐỊNH ƯU TIÊN DỰA TRÊN DỮ LIỆU: PHÂN TÍCH PARETO (QUY TẮC 80/20) Biên soạn: Ths.Bs Đỗ Văn Niệm TP Quản lý chất lượng, BV Nhi đồng MỤC TIÊU: Sau nghiên cứu kỹ lưỡng chuyên đề này, học viên có thể: a Nêu ứng dụng phân tích Pareto quản trị b Trình bày quy trình thực hành phân tích Pareto c Trình bày tình phối hợp phân tích Pareto công cụ Q7 d Thực hành phân tích Pareto Excel ngơn ngữ R nhờ gói phân tích e Thực hành phân tích ABC/VEN (dành cho học viên trình độ nâng cao) HƯỚNG DẪN CHUNG DÀNH CHO CHUYÊN ĐỀ Tình áp dụng: Chuyên đề thường kết hợp với mô-đun đào tạo nằm chương trình đào tạo: “Tiếp cận cải tiến chất lượng bệnh viện theo chu trình Plan-Do-Check-Act” “Công cụ quản lý chất lượng cổ điển – Q7” Đây cơng cụ dùng để phân tích số liệu theo phân nhóm thu thập từ bảng kiểm tra tóm lượt truy xuất từ liệu quản trị hoạt động, nhằm định chọn vấn đề ưu tiên dựa số liệu, trình phân tích nguyên nhân gốc Chuyên đề dành cho học viên có nhu cầu tự học dùng làm tài liệu hỗ trợ đào tạo theo phương pháp đào tạo trực tuyến (e-learning) Yêu cầu dành cho học viên: Để hoàn thành tốt chuyên đề này, học viên cần có kỹ sử dụng Excel (tương đương chứng A tin học, sử dụng thành thạo hàm Excel) Đồng thời cần có kiến thức lĩnh vực chuyên ngành liên quan đến nội dung phân tích nhằm có nhận định thích hợp kết phân tích Thời lượng: Tốt tiết học (riêng phần phân tích Pareto) dành cho học viên trình độ nâng cao đào tạo cấp chứng mô-đun “Công cụ quản lý chất lượng cổ điển – Q7”: tiết lý thuyết (lý thuyết & mơ tình thực hành) tiết học viên trực tiếp thực hành Excel Thời lượng tối thiểu: tiết (nếu tích hợp mơ-đun đào tạo cải tiến chất lượng dành cho nhóm học viên có kỹ thực hành tốt Excel) Chương trình mở rộng phần phân tích ABC/VEN, cần thời lượng gấp đôi học viên đào tạo trình độ nâng cao Phương tiện: Máy tính cài đặt ứng dụng Excel phiên 2013 trở lên ngơn ngữ R gói phân tích qcc, ggQC qicharts2 [5.4] 61 | Phân tích Pareto – Quy tắc 80/20 [Phiên 2.1] 2019 DVN, MD, MSc Chương Công cụ quản lý chất lượng – Q7 TÓM TẮT NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ: Phân tích Pareto hay nguyên tắc 80/20 • Giới thiệu & lịch sử phân tích Pareto 63 • Tầm quan trọng ứng dụng phân tích Pareto quản trị 63 Quy trình thực hành phân tích Pareto • Quy trình phân tích 64 - Thống kê liệu theo phân nhóm - Sắp xếp liệu theo thứ tự giảm dần - Tính phần trăm phần trăm tích lũy - Chọn ngưỡng định (thường 80%) - Vẽ biểu đồ Pareto - Diễn giải kết phân tích kết luận • Hướng dẫn thực hành phân tích Excel 64 • Hướng dẫn thực hành phân tích ngơn ngữ R 66 • So sánh trước – sau vị trí phân tích Pareto 67 Những cạm bẫy phân tích Pareto 68 Áp dụng phân tích Pareto quản trị hoạt động & quản lý chất lượng • Chọn lựa vấn đề ưu tiên 69 • Phân tích ABC/VEN quản lý sử dụng yếu tố đầu vào 70 • Phân tích nguyên nhân gốc vấn đề chất lượng 72 BÀI TẬP THỰC HÀNH 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 CÂU HỎI TỰ LƯỢNG GIÁ 75 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 75 [5.4] 62 | Phân tích Pareto – Quy tắc 80/20 [Phiên 2.1] 2019 DVN, MD, MSc Chương Công cụ quản lý chất lượng – Q7 NỘI DUNG: Phân tích Pareto nguyên tắc 80/20 Nguyên tắc Pareto (hay quy luật thiểu số quan trọng phân bố nhân tố) nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto đề xuất thường nhắc đến với tên gọi Nguyên tắc 80/20 Để ghi nhận công lao ông, nhà tiên phong lĩnh vực quản trị chất Phân tích Pareto kỹ lượng Joseph M Juran đề xuất đặt tên nguyên lý thuật phân tích trình bày ngun tắc Pareto Đây công cụ phân liệu đơn giản, kết hợp tích liệu thường dùng gói cơng cụ quản lý phân tích tần suất phần chất lượng cổ điển Q7 trăm tích lũy, giúp nhà Phân tích Pareto công cụ phổ biến quản trị nhanh chóng xác quan trọng nhà quản trị Nó sử dụng định (thiểu số) nhóm để định dựa liệu, phân tích nhu cầu quan trọng, nhằm tập trung khách hàng, phân tích nhà cung ứng, phân tích nỗ lực Nhờ hội đầu tư định vị vùng ưu tiên cải tiến định sử dụng nguồn trình Nếu khéo léo kết hợp với cơng cụ khác lực có cách tối ưu cơng cụ Q7, thực cơng cụ hữu ích có hiệu cao cơng việc ngày nhà quản trị Phân tích Pareto giúp “chia nhỏ” nội dung “vấn đề”, từ xác định dễ dàng yếu tố QUAN TRỌNG NHẤT, giúp rõ nơi cần TẬP TRUNG nỗ lực Nhờ đó, cho phép nhà quản trị định tốt sử dụng tối ưu nguồn lực có Pareto cơng cụ phân tích tài chính, cho phép xác định phân nhóm quan trọng theo nhu cầu nhà quản trị Nó cịn biết tên gọi khác phân tích ABC (chia nhóm theo tỷ trọng sử dụng nguồn lực thành nhóm A, B, C với mức độ ưu tiên khác nhau) Dưới góc độ thực hành, phân tích Pareto biểu dạng phân tích theo tổng tiền hay tần suất (số lượng) phân nhóm mà nhà quản trị quan tâm Chọn lựa phân tích theo tổng tiền hay số lượng tùy thuộc mục tiêu, theo bối cảnh cụ thể nhằm đảm bảo thơng tin thu được diễn giải có ý nghĩa thực tiễn tốt Ở số lĩnh vực đặc biệt, dịch vụ y tế, ngồi mối quan tâm tài chính, nhà quản trị đòi hỏi nhiều mối quan tâm khác – khơng phải giá trị tạo q trình cung cấp dịch vụ đo lường góc độ tài Nếu quan tâm góc độ tài chính, khó tìm tiếng nói chung nhà quản trị với chuyên gia chuyên môn lĩnh vực y tế Những công cụ phân [5.4] 63 | Phân tích Pareto – Quy tắc 80/20 [Phiên 2.1] 2019 DVN, MD, MSc Chương Công cụ quản lý chất lượng – Q7 tích kết hợp chun mơn – tài gói phân tích ABC/VEN sử dụng quản lý sử dụng thuốc dành cho lĩnh vực y tế ví dụ điển hình Phân tích ABC/VEN phương tiện hiệu dành cho người quản lý cung ứng, tồn kho sử dụng thuốc vật tư y tế, mà phần cốt lõi khơng thể thiếu phân tích Pareto (phần phân tích ABC) Quy trình thực hành phân tích Pareto Trước thực phân tích cần định danh sách phân nhóm đối tượng, đảm bảo có ý nghĩa sử dụng, dựa mục tiêu kỳ vọng nhà quản trị Dữ liệu đầu vào thường thu thập dạng bảng kiểm tra tóm lượt theo phân nhóm chức năng, vị trí, quy trình chun mơn, theo nhóm ngun nhân Dữ liệu quản trị hoạt động sẵn có (đối với sở liệu số hóa) nguồn quan trọng để truy xuất dựa đề xuất nhà quản trị mẫu bảng kiểm tra, nhằm tạo nguồn liệu phân tích Pareto, cần đánh giá việc sử dụng nguồn lực đầu vào có hợp lý hay khơng 2.1 Quy trình thực hành phân tích Pareto gồm bước sau đây: [1] Thống kê theo phân nhóm (tổng tiền, tần suất hay số lượng) [2] Sắp xếp nhóm theo thứ tự giảm dần (theo tổng tiền, tần suất hay số lượng) [3] Tính phần trăm nhóm phần trăm tích lũy [4] Quyết định ngưỡng xác định (tùy thuộc mục tiêu quản trị nguồn lực) [5] Vẽ biểu đồ Pareto [6] Diễn giải kết phân tích kết luận Điểm cần lưu ý diễn giải kết phân tích Pareto mức độ sử dụng nguồn lực lĩnh vực y tế mức sử dụng cao không đồng nghĩa với lạm dụng Những phương pháp phân tích chun mơn theo lĩnh vực quản trị phân tích đơn vị chuẩn hóa (D.D.D: Defined Daily Dose), phân tích sử dụng theo mùa, phân tích mức độ quan trọng chun mơn VEN (Vital, Essential, Non-Essential), mơ hình bệnh tật, ngày điều trị trung bình theo dõi biến thiên theo thời gian cơng cụ phân tích SPC (xem chun đề 5.1 5.2) cần thiết để có kết luận tốt kết phân tích Điểm cần lưu ý theo thơng lệ phân tích mơ tả, biến phân nhóm khơng phải đo lường theo thang thứ tự thang đo cấp Steven’s khơng phép sử dụng phân tích phần trăm tích lũy Trong tình phân tích Pareto, biến phân loại thang đo định danh thứ tự hóa dựa mức độ quan trọng (theo tổng tiền hay số lượng), phân tích không vi phạm quy tắc phân tích mơ tả số liệu thống kê khoa học Nếu thiếu bước quy trình phân tích, kết phân tích hồn tồn khơng thể diễn giải vi phạm chuẩn mực thơng thường phân tích mơ tả liệu khoa học 2.2 Thực hành phân tích Pareto ứng dụng Excel: Để phân tích Pareto Excel cần lập bảng liệu thống kê theo phân nhóm nhập liệu số thống kê tổng tiền hay số lượng (tần suất) cho nhóm [5.4] 64 | Phân tích Pareto – Quy tắc 80/20 [Phiên 2.1] 2019 DVN, MD, MSc Chương Công cụ quản lý chất lượng – Q7 Chọn khối liệu → chọn lệnh Data → Sort để mở cửa sổ xếp thứ tự hình bên Trong Sort by cửa sổ này, chọn cột liệu tương ứng với tổng tiền (hay số lượng, tần suất) tùy thuộc vào phân tích Pareto theo tổng tiền (hay số lượng, tần suất) Chọn lựa kiểu xếp từ lớn đến nhỏ (Largest to Smallest) ô Order Tính tổng số tổng tiền cho tất phân nhóm vào định trước sử dụng hàm SUM() cho cột liệu tổng tiền (hay số lượng, tần suất) tính tốn phần trăm theo phân nhóm phần trăm tích lũy Tính phần trăm tích lũy theo phương pháp thủ cơng với tích lũy phần trăm ngang dịng Từ phần trăm tích lũy thứ trở phần trăm tích lũy trước (ơ phía trên) cộng với phần trăm ngang dịng với tích lũy tính (tổng chéo góc nhau) Nếu thành thạo kỹ Excel, tính trực tiếp phần trăm tích lũy, mà khơng cần tính qua trung gian phần trăm theo phân nhóm, từ cột liệu tổng tiền (tần suất hay số lượng) với hàm SUM() tử số khóa đầu tiên, hàm SUM() mẫu số tính theo tổng cột Chọn ngưỡng định ưu tiên (thường 80%) lập cột liệu giá trị (có thể thay đổi giá trị ngưỡng định cần thiết) Chọn khối liệu gồm: phân nhóm, tần suất (hay tổng tiền), phần trăm tích lũy, ngưỡng định (ấn giữ phím CONTROL để chọn cột liệu khác nhau) Vẽ biểu đồ dạng đường điểm - đường (chọn kiểu biểu đồ có đường mẫu cắt nhau, vẽ biểu đồ chạy) Chọn đường biểu đồ phần trăm tích lũy biểu đồ, nhấn chuột phải để mở cửa sổ lệnh hình bên chọn lệnh chỉnh sửa trục biểu đồ (Format Data Series) Ở cửa sổ mở tiếp theo, chọn lựa trục tung thứ (secondary axis) cho đường liệu phần trăm tích lũy Chuyển dạng biểu đồ tần suất (hay tổng tiền) từ dạng biểu đồ đường thành biểu đồ đứng Hoàn thiện biểu đồ Pareto cách chọn giới hạn tối đa trục tung phần trăm 100% trục tung số lượng (hay tổng tiền) tổng số phân nhóm Khi đó, điểm đường phần trăm tích lũy nằm đỉnh tần suất (tổng tiền) [5.4] 65 | Phân tích Pareto – Quy tắc 80/20 [Phiên 2.1] 2019 DVN, MD, MSc Chương Công cụ quản lý chất lượng – Q7 2.3 Thực hành phân tích Pareto ngơn ngữ R: Phân tích Pareto ngơn ngữ R với gói cần phải dùng nhiều lệnh phức tạp Những gói phân tích chuyên dùng cho quản trị qcc qicharts2, ggQC thực phân tích Pareto đơn giản Chuẩn bị liệu phân tích cách nhập trực tiếp nhờ hàm c() đọc từ bảng tính Excel Gói phân tích qcc, cho phép phân tích Pareto từ liệu gộp (đã thống kê theo phân nhóm) Bạn cần nhập liệu đặt tên phân nhóm, sau thực phân tích với lệnh tương tự sau đây: require(qcc) # loading package for analysis defect