(Khóa Luận Tốt Nghiệp) Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Văn Thư Tại Văn Phòng Hđnd-Ubnd Huyện Lục Ngạn.pdf

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN TIẾN THÀNH Sinh viên thực : LÝ THỊ MAI Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB039, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Cuộc sống tồn người xung quanh vật, tượng, tương tác, hỗ trợ qua lại, giúp đỡ lẫn công việc sống Mỗi người số tồn mà không nhờ dến giúp đỡ ai, dù giúp đỡ lớn hay nhỏ, Các cụ ta có câu: “ăn nhớ kẻ trồng cây”, hay “uống nước nhớ nguồn”… Để có hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp mình, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn lãnh đạo quan, cán bộ, cơng chức viên chức Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn tiếp nhận tạo điều kiện tốt để tơi hồn thành tốt nhiệm vụ giao Đặc biệt, muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Dương Thị Tuyến- cán văn thư người trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ bảo suốt q trình thực tập, cung cấp cho tơi văn bản, số liệu làm sở cho việc thực khóa luận Hơn nữa, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt Thạc sĩ Nguyễn Tiến Thành- giảng viên hướng dẫn trực tiếp hướng dẫn, bảo, giúp đỡ suốt q trình tơi làm để tơi hồn thành khóa luận cách tốt nhất, với yêu cầu giao Mặc dù cố gắng quan sát học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, tham khảo thêm nhiều tài liệu khác nhau, song báo cáo tơi cịn nhiều thiếu sót Tơi mong nhận đóng góp từ Lãnh đạo quan, cán nhân viên văn phòng quý thầy cô để báo cáo hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Lý Thị Mai LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tất số liệu kết khóa luận tốt nghiệp tài liệu, số liệu thực Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, tơi khơng chép quan khác Tơi xin hồn tồn chịu trác nhiệm trước nhà trường cam đoan Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Lý Thị Mai DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT THƯỜNG CNTT Công nghệ thông tin CTVT Công tác văn thư HĐND-UBND Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân HTTT Hệ thống thông tin KTXH Kinh tế xã hội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Công nghệ thông tin 1.1.2 Vănphòng 1.1.3 Công tác văn thư 11 1.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 12 1.2 Vai trị cơng nghệ thông tin công tác văn thư 12 1.3 Nội dung việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư công tác văn phòng 14 Tiểu kết chương 14 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN 15 2.1 Khái quát văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15 2.1.1 Chức văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15 2.1.3 Cơ cấu tổ chức văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 17 2.2 Tình hình cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 19 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 21 2.2.2 Tổ chức quản lý giải văn 24 2.2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 29 2.2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 31 2.3 Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 35 2.4 Sự cần thiết việc ứng dụng Công nghệ thông tin cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 35 2.5 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 37 2.5.1 Cơ sở hạ tầng phần mềm 39 2.5.2 Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin việc soạn thảo văn 42 2.5.3 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý văn 46 2.5.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 56 2.5.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin nội quan quan 58 2.5.6 Ứng dụng công nghệ thông tin việc sử dụng chữ ký số 59 2.6 Khảo sát loại trang thiết bị sử dụng cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 62 2.7 Nhận xét 64 2.7.1 Ưu điểm 64 2.7.2 Nhược điểm 68 2.7.3 Nguyên nhân 70 Tiểu kết chương 71 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN 73 3.1 Nhóm giải pháp nhận thức 73 3.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo văn phòng cán bộ, nhân viên văn phòng tầm quan trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 74 3.1.2 Chú trọng việc đẩy mạnh việc nâng cao trình độ đội ngũ cán nhân nhằm đáp ứng yêu cầu công việc, đại hóa phần mềm, trang thiết bị 74 3.1.3 Tổ chức tuyển dụng thêm nhân cho văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu công việc 76 3.2 Nhóm giải pháp công nghệ 77 3.2.1 Trang bị cho văn phòng, quan hệ thống mạng rộng rãi, hợp lý 77 3.2.2 Tăng cường việc ứng dụng phần mềm việc thực nghiệp vụ công tác văn thư 78 3.2.3 Thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa, tăng cường mua sắm trang thiết bị đại phục vụ công tác văn thư 79 3.2.4 Đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số vào hoạt động quan 80 3.2.5 Triển khai ứng dụng ISO 9000 công tác văn thư 80 3.3 Nhóm giải pháp thể chế 81 Tiểu kết chương 82 KẾT LUẬN 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Với phát triển hội nhập toàn cầu kinh tế giới, đất nước ta có sách, xu hướng đổi theo Đặc biệt phát triển vũ bão cơng nghệ thơng tin,nó có tầm ảnh hưởng to lớn đới với tất lĩnh vực đời sống xã hội, phát triển đòi hỏi đất nước ta cần phát triển mặt, ngành nghề,lĩnh vực, nhằm đáp ứng hóa nhu cầu giới Để đáp ứng nhu cầu địi hỏi cơng tác hành văn phịng trọng Văn phịng đóng vai trị quan trọng hoạt động quan Nó bao gồm tồn bộ máy quản lý tổ chức, bao gồm tồn sở vật chất kỹ thuật mơi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phịng có đầy đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức Qua nhận thức tầm quan trọng cơng tác hành văn phịng, đặc biệt công tác văn thư quan ngày quan tâm Công tác văn thư nhiệm vụ quan trọng thiếu phận Văn phòng hoạt động quan Làm tốt cơng tác góp phần tích cực vào việc thu thập tài liệu, bảo quản quản lý tài liệu quan, lập nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cơng tác quản lý, bao gồm tồn công việc xây dựng, ban hành văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan, tổ chức Chính vậy, vai trị cơng tác văn thư ngày trọng, nâng cao xã hội thông tin nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao thiết Công tác văn thư ngày trọng, tổ chức hợp lý tự động hóa khâu nghiệp vụ góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý Công nghệ thông tin yếu tố có ảnh hưởng to lớn toàn cầu tất lĩnh vực đời sống xã hội.Công nghệ thông tin phần thiếu việc tổ chức triển khai thực công việc Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư, góp phần giúp cho cơng việc giải nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, sức lao động tay chân cán bộ, nhân viên quan, nâng cao suất, chất lượng công việc cán văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vấn đề Nhà nước ta quan tâm hàng đầu, quy định hóa văn bản, quy định cụ thể Nhà nước ta khẳng định, việc ứng dụng CNTT lĩnh vực quản lý hành nhà nước ưu tiên hàng đầu công tác văn thư công việc mang tính chất hành chính, xác định lĩnh vực hàng đầu CNTT Trước nay, cơng tác văn thư Văn phịng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn thực tương đối tốt, đồng thời việc ứng dụng CNTT vào CTVT trọng, đặc biệt việc ứng dụng phần mềm Netoffice vào khâu nghiệp vụ CTVT Hơn nữa, đội ngũ cán nhân viên có lực, trình độ cao, ln hịa đồng, cởi mở giúp tơi nhiều q trình tơi tìm hiểu thu thập thơng tin Trên sở đó, tơi định chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn” làm chủ đề cho khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề CNTT yếu tố quan trọng hàng đầu lĩnh vực hoạt động đời sống xã hội, đặc biệt thời đại phát triển mạnh công nghệ thơng tin nay.Chính vai trò, tầm quan trọng CNTT ngày đẩy mạnh trọng Xuất phát từ nhu cầu đó, có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu nhiều tác giả, nhà khoa học khcs vấn đề này: - Báo cáo khoa học: Nguyễn Mạnh Cường: Tìm hiểu ứng dụng tiến CNTT vào công tác quản lý văn đi- đến phận văn thư số quan - Báo cáo khoa học: Dương Thị Hòa: Vai trò CNTT việc quản lý văn Bộ Nông nghiệp - Báo cáo khoa học: Nguyễn Thu Huyền: Tìm hiểu Ứng dụng CNTT số quan nhà nước trung ương - Khóa luận tốt nghiệp: KLTN389.2002 Nguyễn Thị Mai: Vai trò việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư- lưu trữ - Khóa luận tốt nghiệp: KLTN148.2016 Nguyễn Thị Lan: Tìm hiểu ứng dụng tin học Quản trị văn phòng Văn phòng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn - Khóa luận tốt nghiệp: LT.157.2004 Nguyễn Thị Út Trang: Ứng dụng CNTT CTVT Bộ Khoa học Công nghệ - Khóa luận tốt nghiệp: KL.173.2016 Chu Thị Hải Quỳnh: Ứng dụng CNTT công tấc văn thư Viện Thông tin khoa học- Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thanh Hà: Ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Viện Quy hoạch thiết kế công nghiệp - Bài viết tác giả Dương Mạnh Hùng “Một vài ý kiến xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ tập lưu cơng văn điện tử” Trang Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 10 tháng 10 nă m 2007 - Luận văn cử nhân Nguyễn Anh Tuấn (2005), Trường Đại học Khoa