Thế mạnh đƣợc phát huy sớm vàcó ứng dụng lớn đến nền kinh tế của Công nghệ thông tin là các phần mềm ứngdụng, đặc biệt là các phần mềm tự động hóa các khâu nhƣ quản lý, lƣu trữ và xửlý d
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH SONG ANH
Tên giao dịch: Công ty TNHH Song Anh.
Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc công ty: Bà Nguyễn Thị Hòa.
Phó giám đốc công ty: Ông Nguyễn Tuấn Anh
Kế toán trưởng: Chị Bùi Thị Hiền
Tổng số nhân viên: 122 người (không kể số người làm hợp đồng thời vụ). Địa chỉ trụ sở chính: 233 - Phan Đăng Lưu - Kiến An - Hải Phòng.
Ngành kinh doanh chính: Kinh doanh chủ yếu mặt hàng nhu yếu phẩm nhƣ: Gạo, nước tinh khiết, gas, rượu voska kingbas, bánh kẹo,
1.2 Các giai đoạn phát triển của công ty
Trong nền kinh tế hiện đại, việc kinh doanh các mặt hàng nhu yếu phẩm là rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu thiết yếu của người dân Sự phát triển của thương mại không chỉ đảm bảo cung cấp đầy đủ hàng hóa cho người tiêu dùng trong nước mà còn mở rộng ra thị trường quốc tế.
Công ty TNHH Song Anh, tọa lạc tại 233 Phan Đăng Lưu, Kiến An, Hải Phòng, được thành lập vào ngày 04/06/2001 và kỷ niệm 7 năm hoạt động vào ngày 04/06/2008 Trong những ngày đầu, công ty gặp nhiều khó khăn về vốn và phương tiện, chỉ có một chiếc xe ô tô và phải thuê xe ngoài để vận chuyển hàng Tuy nhiên, sau năm đầu tiên, công ty đã phát triển lên ba chiếc xe và thuê thêm kho dự trữ hàng Đến năm thứ hai, số lượng xe tăng lên mười hai chiếc và năm thứ ba đạt hai mươi chiếc, cùng với việc mua kho dự trữ tại 315 Lê Duẩn, Kiến An Hiện tại, sau bảy năm, công ty sở hữu ba mươi chiếc xe và ký hợp đồng thuê đất kho rộng rãi trong hai mươi năm, đồng thời nguồn nhân lực đã tăng gấp năm lần so với ban đầu, với lượng hàng hóa cung cấp trên thị trường Hải Phòng đạt hơn 50% so với cùng kỳ năm trước.
Công ty đã thành lập một đại diện bán hàng lưu động tại đường Quán Nam, Phường Dư Hàng Kênh, Hải Phòng, và dự kiến sẽ hoạt động trong thời gian tới Sau bảy năm phát triển, công ty đã mở thêm một đơn vị bán hàng tại Sài Gòn, thể hiện sự lớn mạnh trên nhiều mặt, đặc biệt là trong lĩnh vực nhập xuất hàng hóa, tạo dựng uy tín với các doanh nghiệp trong và ngoài nước Thành công này nhờ vào sự nỗ lực sáng tạo của ban lãnh đạo và tinh thần đoàn kết, nhiệt huyết của nhân viên, giúp công ty khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường.
1.3 Sơ đồ tổ chức của công ty
TỔNG HỢP ĐỘI GIAO NHẬN ĐỘI
CƠ GIỚI ĐỘI BẢO VỆ
TỔ HIỆN TRƯỜNG ĐỘI VẬN CHUYỂN ĐỘI KỸ THUẬT TOÁN
Hình 1 Sơ đồ tổ chức của công ty.
Một công ty phát triển bền vững và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường cần có một ban lãnh đạo nhiệt huyết, sáng tạo và có khả năng nắm bắt xu hướng.
*Trách nhiệm, quyền hạn của Ban Lãnh Đạo và các phòng ban của công ty a) Hội đồng quản trị
Gồm một giám đốc phụ trách và điều hành toàn bộ công ty kết hợp với hai phó giám đốc.
Giám đốc kiêm hội đồng quản trị :
Chức năng: Nhận tất cả các thủ tục liên quan đến những lô hàng cần nhập và
Người đại diện công ty có toàn quyền quyết định các vấn đề liên quan đến quyền lợi và mục đích của công ty, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Nhiệm vụ quản trị công ty bao gồm việc tuân thủ điều lệ và nghị quyết đại hội cổ đông, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật Qua đại hội cổ đông, công ty sẽ thông qua chiến lược phát triển, điều chỉnh vốn điều lệ và thành lập các chi nhánh văn phòng ở những địa điểm cần thiết.
Bổ nhiệm miễn nhiệm giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, phê duyệt phương án bộ máy tổ chức dân sự của công ty.
Phó giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành các công việc từ các phòng ban, bao gồm quản lý giấy tờ, chứng từ và sổ sách Ngoài ra, phó giám đốc còn phụ trách các hoạt động liên quan đến bến bãi giao nhận, vận chuyển và kỹ thuật, đồng thời hoàn toàn chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ được giao Phòng kế hoạch tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp và lập kế hoạch cho các hoạt động này.
Phòng này đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty, bao gồm các lĩnh vực như thống kê, kinh doanh và kế hoạch.
Chức năng của bộ phận này là tổ chức và tham mưu cho giám đốc về các chiến lược nhân sự và quản lý hành chính Bộ phận cũng kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, thực hiện kiểm tra sổ sách kế toán và tài sản, thẩm định báo cáo quyết toán cuối năm, đồng thời kiến nghị khắc phục những sai phạm phát sinh Ngoài ra, bộ phận đảm bảo cung cấp đủ phương tiện cho tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh vận tải của công ty.
Nhiệm vụ chính bao gồm quản lý và lưu trữ hồ sơ dữ liệu của cán bộ công nhân viên, lập kế hoạch và tổ chức đào tạo nhân lực theo từng giai đoạn Ngoài ra, cần quản lý mặt bằng trụ sở làm việc, nhà xưởng và trang thiết bị văn phòng trên toàn công ty Việc cải tiến và khắc phục các hoạt động chưa đáp ứng nhu cầu cũng rất quan trọng Lập kế hoạch nhập xuất hàng hóa hàng tháng và hàng quý để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng là một phần không thể thiếu Đội ngũ cần thường trực hội đồng bảo hộ lao động và an toàn lao động, đồng thời quản lý tài sản, vốn, thu hồi vốn, bảo toàn và phát triển Cuối cùng, việc lập báo cáo tài chính định kỳ, quý và năm cùng với quản lý kho của công ty cũng là nhiệm vụ cần thiết.
Chức năng: Làm nhiệm vụ giao nhận hàng hóa ngoài bãi và xuất nhập hàng về kho một cách hợp lý.
Nhiệm vụ của đội làm trong kho là nhận lệnh, chứng từ và thủ tục từ phòng kế hoạch tổng hợp, đồng thời thực hiện các thủ tục cần thiết liên quan đến lô hàng Sau khi hoàn tất giao nhận lô hàng, đội phải báo cáo về phòng kế hoạch tổng hợp để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Chức năng: Quản lý và bảo quản kho, thống kê những lƣợng hàng cần xuất nhập và tồn đọng.
Nhiệm vụ chính là kiểm tra và ghi lại mọi chi tiết cụ thể một cách chính xác, bao gồm chất lượng hàng hóa, trọng lượng hàng và tình trạng hàng hóa, cũng như lượng hàng cần được nhập vào kho.
Khi xuất hàng, cần kiểm tra kỹ lưỡng lượng hàng đã xuất và lượng hàng tồn kho Tất cả các phiếu liên quan đến việc xuất nhập hàng hóa phải được bàn giao cho phòng kế hoạch tổng hợp Đội cơ giới và đội vận tải cũng cần phối hợp chặt chẽ trong quy trình này.
Chức năng: Vận tải hàng và bảo quản hàng trong quá trình vận chuyển.
Sau khi nhận lệnh từ phòng kế hoạch tổng hợp, đội cơ giới sẽ sử dụng phiếu giao hàng để xác định vị trí và đảm bảo giao hàng đúng thời hạn đến địa điểm yêu cầu Sau khi hoàn thành giao hàng, đội sẽ giữ phiếu chứng nhận giao hàng và gửi lại phòng kế hoạch tổng hợp.
Kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ là rất quan trọng để đảm bảo độ an toàn của phương tiện Khi gặp sự cố bất ngờ liên quan đến phương tiện vận tải nhẹ, cần tự khắc phục; nếu sự cố nghiêm trọng hơn, hãy báo cáo cho ban lãnh đạo để cùng tìm giải pháp hợp lý, nhằm đưa phương tiện trở lại hoạt động sản xuất nhanh chóng.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Biểu đồ luồng dữ liệu
2.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
“ Hàng không đạt y/c “ hàng bán hàng
D1 Báo giá Phiếu Thông tin hàng mua
Nhà cung cấp Đơn đặt hàng D6 Phiếu chi Đơn mua hàng
BB bàn giao hàng hóa hàng
D3 BB bàn giao HH Hóa đơn bán hàng
D4 Phiếu D5 Sổ nhập hàng nhập kho kho
D13 Báo cáo D9 Phiếu xuất kho
2.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 a) Biểu đồ luồng của tiến trình "1.0 Nhập hàng"
Hàng + Biên bản bàn giao hàng hóa
D3 BB bàn giao HH hàng Đơn đặt hàng
“ Hàng không đạt y/c “ Theo dõi hàng về
Báo giá Phiếu thông tin hàng nhập D1 Báo giá
Thanh toán NHÀ CUNG CẤP Thông tin hàng hóa đạt y/c”
Phiếu nhập kho D5 Sổ nhập
Viết phiếu Ghi sổ chi D4 Phiếu nhập kho kho nhập kho
Hình 6 Biểu đồ luồng của tiến trình "1.0 Nhập hàng" b)Biểu đồ của tiến trình “2.0.Xuất hàng”
Thông tin hàng mua Kiểm tra hàng trong kho
D7 Đơn mua D8 Hóa đơn hàng hàng bán hàng
Phiếu thông tin hàng mua Bảng báo giá
Hàng + Hóa đơn bán hàng
KHÁCH bán Đơn mua hàng HÀNG Biên bản sự cố hàng
Thông tin g.q.sự cố Theo dõi hàng xuất
Viết phiếu Ghi sổ c)Biểu đồ của tiến trình “3.0.Giải quyết sự cố”
3.1 D9 Phiếu xuất kho Thông tin sự cố
Nhận thông tin sự cố
Kiểm tra thông tin sự cố
Lập biên bản sự cố
"Giải quyết kho sự cố"
Hình 8 Biểu đồ luồng của tiến trình "3.0 Giải quyết sự cố" d)Biểu đồ của tiến trình “4.0 Báo cáo”
Tình hình kho hàng nhập về
Bản báo cáo sự cố
Yêu cầu báo cáo Bản báo cáo
Tình hình hàng xuất đi
Yêu cầu báo cáo kho
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.1.1 Các thực thể và thuộc tính
- KHACHHANG: Bao gồm các thuộc tính sau : Makh, hotenkh, diachikh, dienthoaikh Trong đó Makh là khóa chính.
NHANVIEN: Bao gồm các thuộc tính sau : Manv, hotennv, ngaysinh, diachinv, dienthoainv Trong đó Manv là khóa chính.
NHACUNGCAP: Bao gồm các thuộc tính sau : Mancc, hotenncc, diachincc, dienthoaincc, Fax, Email.Trong đó Mancc là khóa chính.
KHOHANG: Bao gồm các thuộc tính sau : Makho, Tenkho, diachikho.Trong đó
HANGHOA: Bao gồm các thuộc tính sau : Mahang, tenhang, quycach, soluong, dongia Trong đó Mahang là khóa chính.
DANHMUCHANG: Bao gồm các thuộc tính sau : Loaihang, tenloaihang Trong
- đó Loaihang là khóa chính.
3.1.2 Mối quan hệ giữa các thực thể a) Nhân viên nhập hàng vào kho từ nhà cung cấp:
NHANVIEN n Nhập KHOHANG dgnhap p ngaynhap
HANGHOA b) Hàng hoá thuộc danh mục hàng n 1
HANGHOA Thuộc DANHMUCHANG c) Nhân viên xuất hàng hoá từ kho cho khách hàng
3.1.3 Mô hình E-R mancc hotenncc diachincc fax dienthoaincc
NHACUNGCAP email tenhang makho q mahang Loaihang sopnk soluong ngaynhap n m n 1 tenkho KHOHANG Nhập HANGHOA Thuộc DANHMUCHANG n m slgnhap dgnhap hotennv dongia diachikho tenloaihang manv p ngaysinh diachinv
NHANVIEN dienthoai nv p sopxk ngayxuat
KHACHHANG diachikh makh Hình 10 Mô hình E-R hotenkh dienthoaikh
Chuyển mô hình E-R sang mô hình dữ liệu quan hệ
3.2.1 Biểu diễn các thực thể
NHACUNGCAP (mancc, hotenncc, diachincc, dienthoaincc, email, fax)
KHACHHANG (makh, hotenkh, diachikh, dienthoaikh).
NHANVIEN (manv, hotennv, ngaysinhnv, diachinv, dienthoainv, )
HANGHOA (mahang, ten hang, soluong, dongia, loaihang)
3.2.2 Biểu diễn các mối quan hệ
MUAHANG(sopnk, ngay nhap, slnhap, dgnhap).
BANHANG(sopxk, ngayxuat, slxuat, dgxuat).
3.2.4 Sơ đồ mô hình dữ liệu quan hệ
Hình 11 Mô hình dữ liệu quan hệ.
Thiết kế các bảng dữ liệu vật lý
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích manv char char
Mã nhân viên hotennv ngaysinh diachinv dienthoainv
Họ tên nhân viên datetime char
Ngày sinh của nhân viên Địa chỉ của nhân viên Điện thoại nhân viên
Kiểu dữ liệu char Độ rộng Chú thích
Họ tên khách hàng Địa chỉ khách hàng Điện thoại khách hàng
Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích char char char
Mã số nhà cung cấp
Họ tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp hotenncc diachincc
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích mahang tenhang quycach soluong dongia char char char float float char
Mã hàng hóa Tên hàng hóa Quy cách của hàng hoá
Số lƣợng hàng hoá Đơn giá hàng hóa Loại hàng hóa
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích
Mã kho makho char char char
10 20 50 tenkho Tên kho diachikho Địa chỉ kho
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích
Mã loại hàng loaihang char char
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích
Mã hàng mancc char char
10 10 10 10 10 8 manv mahang makho sopnk char char Mã kho char Số phiếu nhập kho
Ngày nhập ngaynhap slgnhap dgnhap datetime float 8 Số lƣợng nhập Đơn giá nhập float 8
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích
Mã hàng makh char char
10 10 10 10 10 8 manv mahang makho sopxk char char Mã kho char Số phiếu xuất kho
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH
4.1 Thiết kế giao diện cập nhật dữ liệu
4.2 Thiết kế giao diện xử lý dữ liệu
4.3 Thiết kế giao diện chính