KỸ NĂNG tạo lập văn bản đề tài SOẠN THẢO báo cáo

 HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG CƠ SỞ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - - KỸ NĂNG TẠO LẬP VĂN BẢN ĐỀ TÀI: SOẠN THẢO BÁO CÁO GVHD: Trần Thanh Trà Lớp: D19CQCN03-N Sinh viên thực hiện: Lê Phương Anh N19DCCN006 Võ Văn Châu N19DCCN023 Huỳnh Ngọc Dương N19DCCN033 Nguyễn Trung Đức N19DCCN040 Nguyễn Minh Nhật N19DCCN129 Trần Thị Kim Oanh N19DCCN134 Đồng Ngọc Thủy Tiên N19DCCN167 Nguyễn Thị Khánh Vi N19DCCN223 Lê Hoàng Cẩm Vy N19DCCN229 TPHCM 2/2022 MỤC LỤC I CÁC LOẠI BÁO CÁO VÀ YÊU CẦU CỦA BÁO CÁO 1.1 Khái niệm 1.2 Các loại báo cáo 1.3 Yêu cầu báo cáo II CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG BÁO CÁO 2.1 Quan điểm đạo lãnh đạo 2.2 Người viết báo cáo 2.3 Mức độ tính chất kiện cần báo cáo .5 III CÁC BƯỚC VIẾT BÁO CÁO 3.1 Viết báo cáo sơ kết, tổng kết .6 3.2 Viết báo cáo việc IV CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG VIẾT BÁO CÁO 4.1 Lỗi trình bày báo cáo 4.2 Lỗi ngôn ngữ, văn phong 10 4.3 Lỗi nội dung 10 V XÂY DỰNG KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO, CÁC KỸ NĂNG CẦN RÈN LUYỆN .10 5.1 Xây dựng kế hoạch phát triển kỹ viết báo cáo 10 5.2 Các kỹ cần rèn luyện 11 KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao I CÁC LOẠI BÁO CÁO VÀ YÊU CẦU CỦA BÁO CÁO I.1 Khái niệm  Báo cáo loại văn dùng để trình bày việc kết hoạt động quan, tổ chức thời gian định Qua quan, tổ chức đánh giá tình hình thực tế việc quản lý, lãnh đạo định hướng chủ trương phù hợp Những đặc điểm bản: + + + Chủ thể báo cáo: chủ thể ban hành: Các quan, tổ chức, doanh nghiệp có quyền nghĩa vụ ban hành báo cáo nhằm phục vụ mục đích, u cầu cơng việc cụ thể Lý viết báo cáo: Báo cáo viết định kỳ viết theo yêu cầu công việc quan quản lý (vì lý đột xuất, bất thường).  Nội dung báo cáo trình bày, giải thích kết hoạt động, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân Nội dung báo cáo trình bày việc đột xuất xảy báo cáo kết hoạt khoảng thời gian xác định (5 năm, 10 năm, ) I.2 Các loại báo cáo Báo cáo loại văn hành thơng thường phong phú,  vì dựa tiêu chí khác chia báo cáo thành loại khác sau: - Căn vào nội dung báo cáo chia thành: báo cáo chung báo cáo chuyên đề + Báo cáo chung: báo cáo nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác thực phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn quan Báo cáo cho phép đánh giá toàn diện lực, hiệu hoạt động quan KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao + - Báo cáo chuyên đề: báo cáo chuyên sâu vào nhiệm vụ công tác, vấn đề quan trọng Báo cáo chuyên đề sâu đánh giá vấn đề cụ thể hoạt động quan Mục đích báo cáo chuyên đề tổng hợp, phân tích, nhận xét đề xuất giải pháp cho vấn đề nêu báo cáo Căn vào tính ổn định q trình ban hành báo cáo chia thành: báo cáo thường kỳ báo báo đột xuất + Báo cáo thường kỳ(báo cáo theo định kỳ): báo cáo ban hành sau kỳ quy định Kỳ hạn quy định viết nộp báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay nhiệm kỳ Đây loại báo cáo dùng để phản ánh toàn trình hoạt động quan thời hạn báo cáo + Báo cáo đột xuất: báo cáo ban hành thực tế xảy hay có nguy xảy biến động bất thường tự nhiên, tình hình kinh tế, trị, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao Loại báo cáo dùng để thông tin nhanh vấn đề cụ thể làm sở cho định quản lý nhanh nhạy, phù hợp với tình bất thường quản lý Yêu cầu tính xác kịp thời thơng tin loại văn đặc biệt coi trọng   - Căn theo mức độ hoàn thành cơng việc chia thành: báo cáo sơ kết báo cáo tổng kết; + Báo cáo sơ kết: Là báo cáo cơng việc cịn tiếp tục thực Mục địch thường xuyên nắm bắt tình hình thực tế cơng việc, đánh giá thuận lợi, khó khăn, rút kinh nghiệm Kịp thời đề biện pháp mới, điều chỉnh hoạt động quản lý cho phù hợp + Báo cáo tổng kết: loại văn ban hành sau hoàn thành hoàn thành cách cơng việc định mục đích để đánh giá lại q trình thực cơng việc, so KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao sánh kết với mục tiêu đề ra, rút kinh nghiệm cho hoạt động tương tự sau I.3 u cầu báo cáo Tuy khơng có giá trị pháp lý rõ rệt thông tin biên lập thời gian địa điểm xảy việc vụ việc cụ thể báo cáo kênh thông tin quan trọng ảnh hưởng đến giá trị định quản lý Đáng lưu ý báo cáo cung cấp thông tin cho định quản lý báo cáo tự phản ánh quan ban hành báo cáo Để đạt mục tiêu đề báo cáo phải đáp ứng yêu cầu sau đây: Về nội dung: Bố cục báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng  Thơng tin xác, đầy đủ khơng thêm hay bớt thông tin  Báo cáo phải trung thực, khách quan, xác Với tính chất mơ tả nhằm mục đích cung cấp thơng tin cho quan có thẩm quyền định, báo cáo cần phải với thực tế Điều có nghĩa, thực tế viết ấy, khơng thêm thắt, suy diễn Người viết báo cáo không che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào chi tiết, số liệu không thực tế  Báo cáo cần phải có trọng tâm cụ thể Báo cáo sở để quan cấp người có thẩm quyền tổng kết, đánh giá tình hình ban hành định quản lý, vậy, không viết chung chung, tràn lan hay vụn vặt mà phải cụ thể có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu báo cáo yêu cầu đối tượng cần nhận báo cáo  Nhận định ưu điểm hạn chế diễn thực tế  Xác định nguyên nhân thành công nguyên nhân hạn chế vấn đề cần báo cáo KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao  Chỉ học kinh nghiệm xác đáng, không chung chung  Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ cho thời gian tới cách mạch lạc có cứ, phù hợp với điều kiện thời gian nguồn lực thực tế, có tính khả thi Về hình thức:    Sử dụng mẫu báo cáo theo quy định quan, đơn vị (nếu có) tự xây dựng mẫu báo báo phù hợp với mục đích, nội dung vấn đề cần báo cáo  Bản báo cáo trình bày sẽ, khơng có lỗi tả hay lỗi kỹ thuật máy tính (khoảng trống hay lỗi font chữ, )  Sử dụng cách hành văn đơn giản đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với văn phong hành thơng dụng Về tiến độ, thời gian: Báo cáo phải đảm bảo kịp thời Mục đích báo cáo phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, tổ chức doanh nghiệp, thế, chậm trễ báo cáo ảnh hưởng đến việc ban hành định quản lý quan công quyền chậm trễ báo cáo doanh nghiệp ảnh hưởng đến hội kinh doanh doanh nghiệp Do đó, báo cáo cần thiết phải ban hành cách nhanh chóng, kịp thời II CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG BÁO CÁO Một báo cáo có chất lượng phần nhiều chịu định người trực tiếp thực viết báo cáo Tuy nhiên, người viết báo cáo ra, chất lượng báo cáo bị chi phối nguồn thông tin quan điểm đạo người lãnh đạo II.1 Quan điểm đạo lãnh đạo Như nêu, phần lớn trường hợp báo cáo tự phản ánh tình hình hoạt động quan, tổ chức, qua cấp có thẩm quyền đánh giá lực hoạt động quan báo cáo trình thực chức năng, nhiệm vụ Các báo cáo thường cho nhận định định quan quản lý cấp Do đó, nhiều trường hợp, lãnh KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao đạo quan viết báo cáo thường đạo nội dung cần nhấn mạnh, chí che giấu khuyết điểm lối viết chung chung, khó nhận định để bảo vệ lợi ích ngành, địa phương mình, quan, tổ chức, doanh nghiệp khơng phục vụ lợi ích chung quản lý Trong trường hợp đề cao lợi ích cục thơng tin báo cáo độ tin cậy cho định quản lý Cơ quan định cần phải so sánh, đối chiếu, sử dụng nhiều nguồn thông tin khác cho định II.2 Người viết báo cáo Mặc dù báo cáo loại văn phi cá tính nhận định tình hình, người viết thường khó hồn tồn khỏi quan điểm, cách nhận định cá nhân Với việc người bi quan người lạc quan, người thiên lý trí hay thiên tình cảm đánh giá khác nhau, theo người mơ tả việc, dự đốn tình hình theo cách đánh giá II.3 Mức độ tính chất kiện cần báo cáo Quá trình hoạt động quan hay công việc cần báo cáo thường gồm nhiều kiện nối tiếp Trong trường hợp kiện diễn theo chiều tương đối ổn định dễ gây nên đánh giá người viết theo chiều hướng Điều giải thích rằng, kiện diễn theo chiều hướng tốt dần dễ tạo tâm lý lạc quan, người báo cáo khơng thấy hết coi nhẹ khó khăn cần khắc phục Ngược lại, kiện diễn theo hướng xấu dần, thường tạo tâm lý bi quan cho người viết báo cáo, người báo cáo nhìn thấy vấn đề với khó khăn nhiều hơn, khả giải đẩy lên độ phức tạp lớn Trong trường hợp báo cáo có nhiều kiện phải phản ánh nhiều tạo áp lực tâm lý nhận định sai lệch định viết báo cáo III CÁC BƯỚC VIẾT BÁO CÁO Nếu báo cáo viết theo mẫu quy định quan cụ thể người soạn thảo cần thu thập liệu điền mẫu quy định Nếu khơng có mẫu người viết báo cáo tiến hành theo bước sau: KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao Bước 1: Chuẩn bị viết báo cáo; - Xác định mục đích báo cáo theo yêu cầu định; - Thực thu thập liệu cần báo cáo - Đối chiếu chắt lọc lại thông tin cần thiết; - Sắp xếp, tổng hợp liệu theo trật tự định để đưa vào báo cáo; - Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp Bước 2: Lập đề cương cho báo cáo - Yêu cầu: Người viết cần lựa chọn tóm tắt ý thơng tin vấn đề có liên quan với để phần nội dung nêu cách cô đọng mang đầy đủ ý nghĩa - Đề cương báo cáo (tổng kết, sơ kết) có cấu trúc sau: + Mở đầu: Nêu điểm chủ trương, cơng tác, nhiệm vụ giao, nêu hồn cảnh thực với điều kiện có ảnh hưởng chi phối đến kết thực + Phần nội dung:  Tổng kết, đánh giá kết đạt so với kế hoạch đề ra, kiểm điểm việc làm chưa làm được, nguyên nhân đem đến kết trên;  Đề phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới - Phần kết thúc: Đề kiến nghị, giải pháp, mục tiêu, nhiệm vụ cần thực tương lai Bước 3: Viết báo cáo sở đề cương báo cáo lãnh đạo phê duyệt dựa vào thông tin, tư liệu sưu tầm để tiến hành viết báo Bước 4: Hồn thiện báo cáo trình lãnh đạo duyệt *Các bước viết báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết báo cáo theo việc III.1 Viết báo cáo sơ kết, tổng kết Bước 1: Ban hành hướng dẫn chủ trương sơ kết, tổng kết KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao - Đối với báo cáo sơ kết cơng tác: khơng có văn hướng dẫn - Đối với báo cáo tổng kết, quan báo cáo cần ban hành văn hướng dẫn chủ trương tổng kết công tác chuyên đề với yêu cầu như: nội dung văn trình bày cụ thể vấn đề, Bước 2: Thu thập thông tin, tư liệu để viết báo: - Các tư liệu thơng tin thu thập để viết báo cáo bao gồm: - Các văn quy phạm pháp luật liên quan đến chuyên đề báo cáo - Kế hoạch công tác năm quan, tổ chức kế hoạch cấp có thẩm quyền phê duyệt - Các báo cáo sơ kết, tổng kết báo cáo chuyên đề quan, tổ chức cấp gửi đến; - Tài liệu, số liệu người viết báo cáo trực tiếp khảo sát thực tế thu thập Bước 3: Xây dựng đề cương báo cáo sơ kết, tổng kết - Theo phần: Phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận Bước 4: Viết tên nội dung báo cáo - Viết tên báo cáo: Đối với báo cáo sơ kết tên báo cáo gồm mục: tên loại văn (báo cáo); nội dung báo cáo (sơ kết công tác); thời gian báo cáo (tháng quý) Đối với báo cáo tổng kết tên báo cáo phải ghi bổ sung thêm phương hướng công tác - Viết nội dung báo cáo: Phải đầy đủ ba phần: Mở đầu, nội dung kết luận Bước 5: Đóng góp ý kiến hoàn thiện báo cáo sơ kết, tổng kết III.2 Viết báo cáo việc - Mục đích: giúp cho quan quản lý cấp liên quan nắm chất việc, kiện xảy để đề chủ trương, biện pháp giải cách xác, hiệu - Các bước báo cáo theo việc: KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao Bước 1: Thu thập thông tin, tư liệu - Người viết báo cáo việc phải phân tích mối quan hệ việc để thu thập xác tư liệu thông tin cần thiết - Yêu cầu thông tin, tư liệu: + Phải liên quan đến việc + Phải xác, trung thực - Các loại thơng tin, tư liệu cần thu thập: + Tài liệu thành văn (các văn liên quan); + Lời khai nhân chứng người tham gia việc, người bị hại; + Tài liệu ghi âm, ghi hình (máy móc tự động thực hiện); + Các báo cáo việc tổ chức liên quan; + Văn quy phạm pháp luật liên quan đến việc Bước 2: Viết báo cáo việc - Viết tên gọi báo cáo việc: + Tên gọi loại văn bản: (Báo cáo việc ) + Tên loại việc xảy ra: (đình cơng, khiếu kiện, cháy nổ, ) + Tên địa điểm xảy việc + Thời gian xảy việc: (ngày, tháng, năm) - Viết nội dung báo cáo: + Mơ tả tình tiết, diễn biến việc xảy ra, rõ rủi ro thiệt hại xảy + Đánh giá bước đầu nguyên nhân dẫn đến vụ việc (nếu làm được); + Nêu rõ biện pháp thực nhằm giải vụ việc tình hình thực tế sau áp dụng biện pháp để giải vụ việc đó; + Dự kiến tình huống, phản ứng, vụ việc có khả xảy dự kiến biện pháp ngăn ngừa; KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao + Xin ý kiến đạo cấp đề nghị cấp hỗ trợ điều kiện để khắc phục hậu ứng phó với tình tiếp tục xảy  Sau hồn thành thảo báo cáo việc, người viết báo cáo đơn vị chủ trì viết báo cáo trình hồ sơ báo cáo việc lên lãnh đạo quan, tổ chức xem xét, phê duyệt phát hành thức IV CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG VIẾT BÁO CÁO IV.1 Lỗi trình bày báo cáo IV.1.1 Cách đánh số Đánh số thứ tự báo cáo có vai trị quan trọng việc giúp người đọc nắm cấu trúc viết Cách đánh số báo cáo phải thống theo trình tự lớn, nhỏ qn - Ví dụ lỗi thường gặp: + Trong báo cáo có mục 2.1; 2.1.1.; 2.1.1.1, báo cáo lại có mục 3.1, a.,… + Chương II có phần 2.1 lại khơng có phần 2.2 + Chương I, chương II, chương 3, chương IV,….trong báo cáo Giải pháp: dùng LaTeX chức Style MicroSoft Word IV.1.2 Hình ảnh, bảng biển cơng thức báo cáo Hình ảnh, bảng biểu chứng số liệu hình ảnh minh họa cho nhận định báo cáo trở nên rõ ràng, minh bạch thuyết phục người đọc Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh, bảng biểu cơng thức hay gặp lỗi không liên quan đến nội dung, không rõ ràng, khơng giải thích,… Trong nhiều báo cáo, bảng biểu, hình ảnh khơng đánh số dễ gây nhầm lẫn Trong nhiều báo cáo kỹ thuật khoa học không đặt tên cho hình ảnh, bảng biểu cơng thức, tạo khó khăn cho việc tham khảo đến tài liệu khác Các báo cáo thường có tham chiếu "xem hình bên 10 KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao dưới" thừa khoảng nửa trang giấy hình lớn phải sang mặt bên Giải pháp nên đánh số đặt tên hình để viện dẫn"xem hình x" Sau đưa hình vẽ, bảng biểu đến vị trí thích hợp cho việc dàn trang Hình ảnh, bảng biểu công thức đưa vào báo cáo nhiều khơng có tác dụng với nội dung khơng giải thích Nhiều báo cáo để bảng biểu, hình ảnh lấp đầy báo cáo, người đọc khơng hiểu hình ảnh, bảng biểu mơ tả gì, muốn nói Trong nhiều trường hợp bảng biểu, hình ảnh chụp từ báo cáo khác lấy từ nguồn mạng nên chất lượng hình ảnh thấp, mờ, khơng thể đọc hình trường hợp người viết báo cáo nên vẽ lại IV.1.3 Lỗi sử dụng dấu câu khoảng trắng Có nhiều báo cáo viết đoạn q dài mà khơng có dấu chấm câu Trong nhiều báo cáo sử dụng tùy tiện thiếu khoảng trắng viết Ví dụ: - Hôm , phải học Tổng doanh thu tuần( từ ngày 10/02 đến ngày 24/02 ) Lưu ý: - - Đối với dấu câu, sau dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm,… không đặt khoảng trắng trước sau dấu câu mà nên có dấu cách bình thường viết từ Đối với dấu ngoặc đơn ngoặc kép phía ngồi dấu ngoặc khoảng trắng, phía dấu ngoặc khơng có khoảng trắng IV.1.4 Lỗi định dạng - Nhiều báo cáo bị lỗi sử dụng font chữ: Font chữ thường sử dụng để viết báo cáo loại Serif Time New Roman Khi cần mô tả đoạn mã nguồn phải sử dụng loại font Monospace Couirier New, Lucida Console Monaco (Trên Mac OS) Ví dụ:  Trên báo cáo doanh thu cửa hàng quý 11 KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao IV.2 Lỗi ngôn ngữ, văn phong Các lỗi thường gặp: sai lỗi tả, dùng từ khơng thích hợp báo cáo khoa học kỹ thuật dùng đại từ thứ nhất: tôi, ta, chúng tơi…, từ cảm thán, từ địa phương, văn nói,… vào báo cáo Cũng có trường hợp dùng từ lủng củng, ý không rõ ràng, ý trước mâu thuẫn với ý sau Giải pháp: Để khắc phục lối diễn đạt lan man, không rõ ý, người viết báo cáo nên nêu câu chủ đề Các câu triển khai ý câu chủ đề IV.3 Lỗi nội dung Có nhiều báo cáo khơng nêu bật công việc làm mà viết vấn đề xa, khơng trọng tâm, liên quan đến tiêu đề báo cáo Do đó, trước viết báo cáo cần lập dàn ý chi tiết, sau dựa vào dàn ý để viết V XÂY DỰNG KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO, CÁC KỸ NĂNG CẦN RÈN LUYỆN V.1Xây dựng kế hoạch phát triển kỹ viết báo cáo Để xây dựng kế hoạch phát triển kỹ viết báo cáo, chủ thể cần nhận thức đầy đủ vấn đề sau: - Nhìn nhận vị trí, vai trị báo cáo để tránh coi nhẹ hoạt động viết báo cáo, thực viết báo cáo sơ sài, qua loa, mang tính đối phó lạm dụng báo cáo để phục vụ lợi ích riêng quan, đơn vị, ngành mình;  - Thu hút nhiều người, nhiều đơn vị tham gia vào q trình soạn thảo báo cáo để có cách đánh giá khách quan, xác vấn đề cần báo cáo; - Tăng cường khóa học để đào tạo, bồi dưỡng kỹ thu thập, phân tích thơng tin, trình bày văn cho cán bộ, công chức nhà nước tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp có nhu cầu;  12 KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao - Xây dựng giáo trình chuẩn mực để giảng dạy giúp người nghiên cứu thực tốt kỹ viết báo cáo cá nhân hay báo cáo tổ chức;  - Để tránh tùy tiện, lạm dụng đối phó viết báo cáo, Nhà nước cần ban hành quy định để đảm bảo chất lượng báo cáo V.2Các kỹ cần rèn luyện Để có báo cáo tốt, người viết cần rèn luyện số kỹ sau đây:  - Kỹ nghe: Hiểu đánh giá mục đích, yêu cầu vấn đề cần báo cáo theo đạo lãnh đạo  - Kỹ thu thập thông tin: Viết, ghi âm, thu thập tài liệu,… để có nhiều thơng tin liên quan đến vụ việc, thông tin trái chiều để làm sở cho q trình phân tích thơng tin.  - Kỹ phân tích đánh giá thông tin: Người viết báo cáo nhận định vấn đề, đánh giá thơng tin thơng qua việc phân tích mối quan hệ thông tin, tư liệu cung cấp,đánh giá mâu thuẫn thông tin, tư liệu thu thập Trong trình thu thập chứng cứ, thơng tin, tư liệu đến từ chủ thể khác có chung lợi ích hay đối kháng lợi ích Từ phân tích đó, người viết báo cáo đưa nhận định khách quan, xác - Kỹ diễn đạt: Rèn luyện, học tập kinh nghiệm báo cáo đã phát hành có nội dung tương tự gần với nội dung báo cáo định viết Hành văn báo cáo phải mạch lạc Sử dụng văn phong hành thơng dụng, khơng dùng từ cầu kỳ, khoa trương Trong viết báo cáo, cần rèn luyện tư khách quan tránh dùng từ mang tính chủ quan, chiều - Kỹ trình bày báo cáo tốt: Nghiên cứu, rút kinh nghiệm lỗi trình bày thường gặp Sau viết xong báo cáo nhờ 13 KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao KY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.caoKY.NANG.tao.lap.van.ban.de.tai.SOAN.THAO.bao.cao