Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trên thế giới, việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã được nghiên cứu rộng rãi, với nhiều quốc gia như Indonesia, Malaysia, Pháp và Mỹ thực hiện thành công các dự án số hóa Tại Pháp, hoạt động số hóa tài liệu lưu trữ đã phát triển mạnh mẽ vào cuối thế kỷ XX, đặc biệt là với các tài liệu di sản có giá trị lịch sử Malaysia cũng đã thực hiện số hóa tài liệu ảnh trong giai đoạn 1 của Dự án chuyển đổi dữ liệu từ năm 2000 - 2001, ưu tiên các hình ảnh lịch sử và sự kiện quan trọng Nhật Bản sở hữu cơ sở dữ liệu tài liệu lịch sử Châu Á lớn nhất thế giới, được thành lập từ năm 2001, bao gồm tài liệu về quan hệ của Nhật Bản với các nước Châu Á Tại Việt Nam, việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bắt đầu từ nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin, tiếp theo là số hóa tài liệu và quản lý tài liệu điện tử, với nhiều công trình nghiên cứu và báo cáo liên quan đến tài liệu điện tử từ Cục VTLT Nhà nước.
- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước trong
“Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”;
Kỷ yếu hội nghị SARBICA năm 2004 tập trung vào việc xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử Hội nghị này được tổ chức bởi Ban chấp hành SARBICA, chi nhánh khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, kết hợp với một hội thảo khoa học nhằm trao đổi và nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của tài liệu điện tử trong lưu trữ và quản lý thông tin.
“Số hóa TLLT - Chia sẻ kinh nghiệm” do Cục VTLT Nhà nước - Bộ Nội vụ chủ trì đã diễn ra tại Hà Nội, ngày 01/10/2009
- Đề tài khoa học cấp Bộ của Cục VTLT Nhà nước: “Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản TLLT số” do ThS Nguyễn Thị Thúy Bình, Giám đốc
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ, Cục VTLT Nhà nước làm Chủ nhiệm đề tài nghiên cứu chuyên sâu về bảo quản tài liệu số tại Việt Nam Đề tài tập trung vào việc tìm hiểu sự hình thành, phát triển và đặc điểm của tài liệu lưu trữ số, đồng thời nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ số Qua đó, đề xuất một số giải pháp hiệu quả nhằm cải thiện công tác bảo quản tài liệu số tại Việt Nam.
Đề tài "Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay" của tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh tập trung vào việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Nghiên cứu này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ các tiêu chuẩn ISO để nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong quản lý tài liệu lưu trữ Bài viết cũng đề cập đến những thách thức và cơ hội trong việc triển khai tiêu chuẩn này tại các lưu trữ lịch sử, đồng thời đưa ra các giải pháp thực tiễn nhằm cải thiện quy trình quản lý tài liệu.
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn;
Trần Ngọc Sơn trong luận văn thạc sĩ năm 2011 với tiêu đề “Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại văn phòng Trung ương Đảng, thực trạng và giải pháp” đã trình bày một số giải pháp hiệu quả về quản lý tài liệu trong môi trường cơ sở dữ liệu.
Các bài viết chủ yếu tập trung vào nghiên cứu về công tác số hóa và quản lý tài liệu điện tử Nội dung này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng pháp lý cho quản lý tài liệu điện tử, nhằm tạo ra nguồn dữ liệu lưu trữ chất lượng để đưa vào cơ sở dữ liệu.
Trong những năm qua, việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã được triển khai tại nhiều cơ quan nhà nước, bao gồm các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Thư viện Quốc Gia Hà Nội, cũng như Thư viện Khoa học Tổng hợp TP Hồ Chí Minh Ngoài ra, một số cơ sở dữ liệu khác cũng đang được quản lý hiệu quả trong các lĩnh vực như gia phả, hồ sơ bệnh án, thuế, hải quan và hồ sơ tội phạm Thành công trong quản lý và sử dụng các cơ sở dữ liệu này là nền tảng thực tiễn cho việc nghiên cứu và ứng dụng vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, MB đã triển khai Đề án kiện toàn công tác lưu trữ giai đoạn 2013-2015 Kết quả của Đề án hiện tại là cơ sở cho nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB, và kết quả nghiên cứu sẽ hỗ trợ cho các giai đoạn tiếp theo của Đề án.
Qua quá trình khảo sát, tác giả nhận thấy chưa có nghiên cứu nào tập trung vào việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu cho tài liệu lưu trữ trong ngành ngân hàng.
Tác giả đã chọn đề tài "Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội", một chủ đề hoàn toàn mới và không trùng lặp với bất kỳ công trình nào trước đây.
Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu
Luận văn hướng đến ba mục tiêu chính như sau:
Việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là một yếu tố quan trọng trong việc tổ chức và bảo tồn thông tin Cần làm rõ những vấn đề lý luận liên quan đến quy trình này, nhằm đảm bảo tính hiệu quả và an toàn cho dữ liệu Sự cần thiết của việc này không chỉ giúp tối ưu hóa việc truy xuất thông tin mà còn nâng cao khả năng bảo mật và quản lý tài liệu trong các tổ chức.
- Làm rõ quy trình và phương pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ở Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội
Cấu trúc cơ sở dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và quản lý hiệu quả dữ liệu Để phát triển cơ sở dữ liệu trong tương lai, cần xác định rõ các điều kiện cần thiết, bao gồm việc lựa chọn công nghệ phù hợp, thiết kế mô hình dữ liệu tối ưu và đảm bảo an ninh thông tin Lộ trình xây dựng cơ sở dữ liệu cần bao gồm các bước từ phân tích yêu cầu, thiết kế, triển khai cho đến bảo trì và nâng cấp, nhằm đảm bảo tính linh hoạt và khả năng mở rộng trong quá trình vận hành.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
Chúng tôi tiến hành khảo sát thực tế tại Hội sở Ngân hàng Quân đội để thu thập thông tin về tài liệu lưu trữ, nhân lực, cơ sở hạ tầng và tài chính Mục tiêu là xây dựng và quản lý một cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có tính khả thi cao.
Phương pháp so sánh được sử dụng để đối chiếu công tác xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giữa các ngân hàng, đồng thời so sánh với các cơ quan và đơn vị trong các lĩnh vực ngành nghề khác.
Phương pháp phỏng vấn được tác giả áp dụng để thu thập ý kiến từ lãnh đạo phòng Hành chính MB và các đồng nghiệp, nhằm tìm hiểu về quy trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, cũng như tình hình lập hồ sơ điện tử trong quá trình giải quyết công việc.
Chúng tôi thu thập thông tin từ nhiều nguồn như sách, báo, tạp chí, tài liệu và internet Sau đó, chúng tôi tiến hành chọn lọc và phân loại những thông tin phù hợp với mục đích nghiên cứu, nhằm xử lý thông tin một cách hiệu quả và làm nổi bật nội dung nghiên cứu.
Phương pháp tổng hợp là quá trình xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, nhằm mục đích hệ thống hóa và tổng hợp dữ liệu để đạt được mục tiêu nghiên cứu.
Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã thu thập, sử dụng những nguồn tư liệu, tài liệu sau:
Các văn bản từ Quốc hội, Nhà nước, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước liên quan đến công tác lưu trữ và xây dựng cơ sở dữ liệu, đặc biệt là cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và bảo tồn thông tin.
- Giáo trình, tài liệu về nghiệp vụ lưu trữ, về cơ sở dữ liệu và cấu trúc dữ liệu
Các luận văn thạc sĩ và khóa luận tốt nghiệp trong lĩnh vực lưu trữ thường tập trung vào việc quản lý tài liệu điện tử và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Những nghiên cứu này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả trong việc bảo quản và truy xuất thông tin, mà còn đóng góp vào việc hiện đại hóa hệ thống lưu trữ tài liệu.
Các bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam và Tạp chí Dấu ấn thời gian, cùng với nội dung trên website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đều liên quan chặt chẽ đến cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Các văn bản, tài liệu của Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội có liên quan đến nội dung của đề tài.
Đóng góp của luận văn
Nghiên cứu trong luận văn này đã cung cấp quy trình và phương pháp hiệu quả để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại một cơ quan cụ thể.
- Đồng thời cũng có thể làm tư liệu để những người nghiên cứu về sau kế thừa và phát triển theo các hướng nghiên cứu khác nhau.
Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung đề tài gồm 3 phần chính sau:
Chương 1: Sự cần thiết của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội
Chương 2: Quy trình, phương pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu
Chương 3 trình bày các điều kiện cần thiết để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội Đồng thời, chương cũng đề xuất lộ trình thực hiện nhằm tối ưu hóa quy trình lưu trữ và quản lý thông tin, đảm bảo tính hiệu quả và bảo mật cho hệ thống dữ liệu.
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ lãnh đạo phòng Hành chính Ngân hàng TMCP Quân đội, bạn bè và đồng nghiệp, đặc biệt là PGS.TS Vũ Thị Phụng Tuy nhiên, tôi cũng gặp không ít khó khăn trong việc nghiên cứu cơ sở dữ liệu, một lĩnh vực công nghệ thông tin yêu cầu tôi phải tìm hiểu và học hỏi thêm về cách xây dựng và quản lý chúng Dù đã nỗ lực hoàn thành đề tài, nhưng vẫn không tránh khỏi những hạn chế Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy cô, bạn bè và độc giả để hoàn thiện hơn.
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, cùng với Lãnh đạo phòng Hành chính Ngân hàng TMCP Quân đội, các đồng nghiệp và bạn bè đã hỗ trợ tôi trong quá trình hoàn thành luận văn Đặc biệt, tôi rất biết ơn PGS TS Vũ Thị Phụng đã tận tình hướng dẫn tôi thực hiện đề tài này.
Hà Nôi, ngày 06 tháng 12 năm 2014
SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI
Khái quát lý luận về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1.1.1 Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn 1.1.1.1 Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một thuật ngữ quan trọng trong ngành công nghệ thông tin, được định nghĩa qua nhiều khái niệm khác nhau trong sách, giáo trình, bài giảng và văn bản quy phạm pháp luật Hiện nay, nó được sử dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực.
Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005, dữ liệu được định nghĩa là thông tin dưới các hình thức như ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc các dạng tương tự khác.
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được sắp xếp và tổ chức một cách khoa học, nhằm phục vụ cho việc truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông tin một cách hiệu quả thông qua các phương tiện điện tử.
Cơ sở dữ liệu là tập hợp có tổ chức của dữ liệu liên quan đến thế giới thực trong một lĩnh vực cụ thể, được lưu trữ trong bộ nhớ ngoài.
Cơ sở dữ liệu là tập hợp lớn các loại dữ liệu tác nghiệp, bao gồm âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ họa và hình ảnh tĩnh hoặc động Những dữ liệu này được mã hóa thành các chuỗi bit và lưu trữ dưới dạng file trong bộ nhớ máy tính.
Cơ sở dữ liệu là hệ thống lưu trữ thông tin có cấu trúc trên các thiết bị như băng từ và đĩa từ, nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng.
Cơ sở dữ liệu là tập hợp hệ thống dữ liệu được tạo và cập nhật qua phương tiện điện tử, được tổ chức và sắp xếp theo logic nhất định để phục vụ nhu cầu sử dụng đồng thời của nhiều người Trong luận văn này, tác giả định nghĩa cơ sở dữ liệu là hệ thống thông tin có cấu trúc, lưu trữ trên các phương tiện điện tử, và được quản lý, khai thác theo nhu cầu người dùng.
1.1.1.2 Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp dữ liệu tài liệu được liên kết và truy xuất theo quy định riêng, đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn thông tin Chức năng chính của nó là tìm kiếm và tra cứu thông tin, hỗ trợ quản lý tập trung một lượng lớn tài liệu, giúp cung cấp thông tin nhanh chóng và thuận tiện Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu này có những đặc trưng riêng, không giống như các cơ sở dữ liệu thông thường Mặc dù cùng mục đích cung cấp thông tin, không phải tài liệu lưu trữ nào cũng được đưa vào cơ sở dữ liệu, đặc biệt là những tài liệu cần bảo mật và không được chuyển đổi định dạng Việc xác định tài liệu nào được đưa vào cơ sở dữ liệu và phân quyền truy cập phụ thuộc vào quy định của từng cơ quan, tổ chức.
1.1.1.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Tại các cơ quan, đơn vị có lượng tài liệu lưu trữ lớn, việc tra cứu thông tin bằng file dữ liệu phân loại trên máy tính trở nên không khả thi Khi khối lượng dữ liệu ngày càng tăng và yêu cầu truy vấn liên tục với nhiều thông tin khác nhau, việc sử dụng một cơ sở dữ liệu trở thành điều cần thiết để đáp ứng nhu cầu tìm kiếm hiệu quả.
Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển đổi và số hóa tài liệu gốc thành dữ liệu điện tử, đồng thời nhập thông tin cần thiết theo thiết kế của phần mềm quản lý Quá trình này bao gồm việc xác định tài liệu lưu trữ cần đưa vào cơ sở dữ liệu, lựa chọn hồ sơ dựa trên tầm quan trọng và tần suất sử dụng Tiếp theo, cần xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu và lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế Để đảm bảo phần mềm đáp ứng đúng yêu cầu, cần khảo sát kỹ lưỡng và xây dựng đặc tả chi tiết trước khi tiến hành số hóa và nhập dữ liệu.
1.1.1.4 Quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là quá trình quan trọng trong việc kiểm soát và tổ chức thông tin Các cơ quan, tổ chức cần xác định rõ nội dung và mục đích của việc kiểm soát, từ đó thiết lập phương pháp và thẩm quyền phù hợp để đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài liệu.
Hoạt động quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nhằm đảm bảo quá trình cập nhật, khai thác và tìm kiếm thông tin diễn ra ổn định và an toàn Mục tiêu quản lý cơ sở dữ liệu có thể khác nhau tùy theo điều kiện của từng cơ quan, tổ chức; một số đơn vị hướng đến xây dựng và quản lý toàn bộ cơ sở dữ liệu, trong khi những đơn vị khác chỉ quản lý một phần tài liệu đã được đưa vào cơ sở dữ liệu.
Quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bao gồm các vấn đề quan trọng như cập nhật, chỉnh sửa, khai thác sử dụng, thống kê báo cáo và tiêu hủy dữ liệu, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả Đồng thời, cần chú trọng đến quản lý cơ sở hạ tầng công nghệ để đảm bảo an ninh và an toàn cho cơ sở dữ liệu.
Để quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hiệu quả, cần thực hiện các biện pháp như ban hành quy định và hướng dẫn sử dụng, phân cấp quản lý, và thiết lập các chốt kiểm soát cùng với việc kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý chung thông qua hệ thống quy trình và nhân sự cấp dưới Các cá nhân phụ trách công nghệ và nghiệp vụ cần thực hiện giám sát chặt chẽ, đảm bảo an toàn và nội dung của cơ sở dữ liệu, đồng thời tuân thủ đúng quy trình và quy định trong thiết kế, bảo trì và lưu trữ.
1.1.2 Ý nghĩa của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Trong thời đại công nghệ phát triển, việc tạo lập và sử dụng cơ sở dữ liệu trở thành xu thế tất yếu, đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của người dùng Cơ sở dữ liệu không chỉ là công cụ quản lý hiệu quả cho các cơ quan, tổ chức mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong ngành lưu trữ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư giúp quản lý thông tin nhân thân, trong khi cơ sở dữ liệu trung tâm thông tin tín dụng quốc gia (CIC) hỗ trợ ngân hàng trong việc thẩm định khoản vay, giảm thiểu rủi ro Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sẽ giúp các tổ chức quản lý tài liệu một cách chính xác, giảm thiểu trùng lặp thông tin Sự xuất hiện của tài liệu điện tử, đặc biệt là tài liệu có chữ ký số, đòi hỏi cần có cơ sở dữ liệu chung để quản lý hiệu quả các loại hình tài liệu khác nhau Do đó, việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ngay từ bây giờ là bước chuẩn bị cần thiết cho việc quản lý khối lượng lớn tài liệu trong tương lai.
Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Quân đội
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Ngân hàng TMCP Quân đội (MB) được thành lập ngày 14/9/1994 theo Giấy phép Hoạt động số 0054/NH-GP do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Nam cấp
Ngân hàng TMCP Quân đội hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh tiền tệ và tín dụng, cung cấp các dịch vụ tài chính theo quy định pháp luật Ngân hàng phục vụ các doanh nghiệp quân đội và các thành phần kinh tế khác, nhằm mục tiêu lợi nhuận và đóng góp vào sự phát triển kinh tế.
Nhà nước Chức năng hành chính quân sự của MB trực thuộc Bộ Quốc phòng và Đảng Bộ Ngân hàng trực thuộc Quân Ủy Trung ương
Ngân hàng TMCP Quân đội hoạt động và tổ chức theo Điều lệ được quy định với 10 chương và 99 điều, đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua tại cuộc họp bất thường vào ngày 05/11/2009, cùng với các quy định pháp luật liên quan.
MB là một công ty cổ phần, với vốn và điều lệ được hình thành từ sự đóng góp của các cổ đông Ngân hàng này có chỉ dẫn và thống kê riêng, được mở tại Ngân hàng Nhà nước cùng với các ngân hàng trong và ngoài nước, tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Hệ thống MB bao gồm các đơn vị như chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị sự nghiệp, hiện diện thương mại, Hội sở chính, Sở giao dịch và các công ty con, tất cả đều tuân thủ quy định của pháp luật.
Sau gần 20 năm hoạt động, Ngân hàng MB đã phát triển mạnh mẽ và đạt nhiều thành công lớn, từ một ngân hàng hỗ trợ vốn cho doanh nghiệp quân đội trở thành một trong 5 ngân hàng cổ phần hàng đầu Việt Nam MB không chỉ vượt trội về vốn điều lệ, tổng tài sản, và lợi nhuận, mà còn khẳng định vị thế thương hiệu cả trong nước và quốc tế Sự phát triển của MB được ghi nhận qua sự đồng hành cùng khách hàng và nhiều giải thưởng cao quý từ Nhà nước, Chính phủ, Bộ Quốc phòng, Ngân hàng Nhà nước, cũng như các tổ chức trong và ngoài nước, như Huân chương Lao động, Bằng khen và cờ thi đua, cùng danh hiệu “Ngân hàng nội địa tốt nhất Việt Nam” do Tạp chí ASEAN trao tặng.
ASIA Money bình chọn; 2 lần nằm trong tốp 50 doanh nghiệp niêm yết tốt nhất Việt Nam do Forbes Việt Nam và Tạp chí Nhịp cầu đầu tư bình chọn…
MB đang triển khai mạnh mẽ chiến lược phát triển giai đoạn 2011 –
Năm 2013 là năm bản lề quan trọng, đánh dấu sự thực thi đồng bộ 22 sáng kiến chiến lược trọng tâm của ngân hàng MB Những giải pháp chiến lược này đã được áp dụng vào mọi hoạt động kinh doanh, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của ngân hàng.
Ngân hàng Quân đội, được quản lý bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, hoạt động theo Quyết định số 194/QĐ-NH5 ngày 14/9/1994, cho phép Ngân hàng TMCP Quân đội (MB) thực hiện các nghiệp vụ tài chính đa dạng.
Huy động vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn từ các tổ chức và cá nhân trong mọi thành phần kinh tế thông qua hình thức tiền gửi có kỳ hạn và không kỳ hạn bằng đồng Việt Nam.
- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư và phát triển của các tổ chức trong nước
- Vay vốn của Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng khác
- Cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đối với các tổ chức và cá nhân tùy theo tính chất và khả năng nguồn vốn
- Chiết khấu thương phiếu, trái phiếu và giấy tờ có giá
- Hùn vốn, liên doanh và mua cổ phần theo pháp luật hiện hành
- Làm dịch vụ thanh toán giữa các khách hàng
Kinh doanh ngoại tệ, vàng bạc và thanh toán quốc tế là hoạt động quan trọng, được thực hiện khi có sự cho phép của Ngân hàng Nhà nước Ngoài ra, việc huy động vốn từ nước ngoài và cung cấp các dịch vụ ngân hàng khác trong quan hệ quốc tế cũng là một phần không thể thiếu trong lĩnh vực này.
Hiện nay, Ngân hàng TMCP Quân đội (MB) có một Hội sở chính và 67 chi nhánh, trong đó có 65 chi nhánh tại Việt Nam và 02 chi nhánh nước ngoài, cùng với 05 công ty liên kết Cơ cấu tổ chức quản lý của MB được quy định rõ ràng trong Điều lệ của ngân hàng.
1 Đại hội đồng Cổ đông
3 Thường trực Hội đồng Quản trị
Điều lệ Ngân hàng TMCP Quân đội quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và nghĩa vụ của các thành viên, trong đó Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất Hội đồng quản trị, là cơ quan thường trực của Đại hội đồng cổ đông, chịu trách nhiệm quản trị ngân hàng giữa hai kỳ đại hội Ban kiểm soát đại diện cổ đông, có trách nhiệm kiểm tra hoạt động tài chính và các hoạt động khác của ngân hàng Thường trực Hội đồng quản trị và các Ủy ban do Hội đồng quản trị cử ra giải quyết công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh Tổng giám đốc, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, điều hành hoạt động ngân hàng theo quy định pháp luật và điều lệ Hỗ trợ Tổng giám đốc là các phó Tổng giám đốc, Giám đốc tài chính, kế toán trưởng và các phòng ban chức năng tại Hội sở chính Chủ tịch Hội đồng quản trị là đại diện theo pháp luật của ngân hàng Hội sở MB có 19 khối/phòng/ban với hơn 1000 cán bộ nhân viên, thực hiện quản lý hệ thống với các cơ chế, chính sách và phương thức tích cực nhằm tối ưu hóa hoạt động và tăng năng suất lao động.
Tầm quan trọng của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Quân đội
1.3.1 Yêu cầu nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB
Lưu trữ là một nhiệm vụ thiết yếu trong mọi tổ chức, nhưng mức độ quan tâm và đầu tư vào công tác này có thể khác nhau tùy thuộc vào điều kiện thực tế và sự chú trọng của lãnh đạo Tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội, bên cạnh những thành tựu đã đạt được, vẫn tồn tại một số vấn đề cơ bản cần khắc phục trong công tác lưu trữ.
Tại Hội sở MB không có bộ phận làm công tác lưu trữ riêng mà chỉ có
Với sự gia tăng nhanh chóng về số lượng tài liệu và nhu cầu khai thác, đội ngũ nhân sự hiện tại không đủ khả năng đáp ứng yêu cầu công việc Thêm vào đó, việc các kho lưu trữ phân tán ở nhiều vị trí khác nhau khiến cho nhân viên phải chờ đợi để được hỗ trợ khai thác Giải pháp cho vấn đề này là xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cho phép phân quyền cập nhật và khai thác cho từng cán bộ nhân viên Hình thức tra cứu trực tuyến sẽ giúp giảm tải áp lực thời gian và số lượng yêu cầu cho nhân viên lưu trữ, nâng cao hiệu quả công việc.
Công tác thu thập hồ sơ tại MB được quy định chi tiết trong Quy trình Lưu trữ ban hành kèm theo quyết định 2949/QĐ-HS ngày 23/4/2012 Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn chưa tuân thủ thời hạn và yêu cầu về độ đầy đủ của hồ sơ, dẫn đến khó khăn trong phân loại và tra cứu tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu cần được thực hiện nghiêm túc ngay từ khâu thu thập để nâng cao chất lượng lưu trữ, tránh lãng phí không gian và thiết bị bảo quản Mặc dù đã có hướng dẫn cụ thể, tình trạng nộp hồ sơ muộn và ý thức chấp hành kém của cán bộ vẫn tồn tại, ảnh hưởng đến công tác xác định giá trị tài liệu Hệ thống nhắc việc tự động qua email được cài đặt giúp nhân viên lưu trữ theo dõi và kiểm tra chất lượng hồ sơ nộp Cấu trúc cơ sở dữ liệu được thiết kế chặt chẽ, giúp ngăn ngừa tình trạng trùng lặp và đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ, cải thiện công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu hiện nay.
Hội sở MB hiện đang sử dụng công cụ quản lý tài liệu lưu trữ qua danh mục hồ sơ trên file excel, nhưng quy trình tra cứu chỉ dừng lại ở thông tin hồ sơ Trong khi đó, các nghiệp vụ khác tại MB chủ yếu dựa vào cơ sở dữ liệu để báo cáo Việc thống kê báo cáo lưu trữ hiện tại vẫn được thực hiện thủ công qua file excel, gây tốn thời gian và không đảm bảo độ chính xác Việc ứng dụng cơ sở dữ liệu, đặc biệt là cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, sẽ giúp Hội sở MB truy xuất, thống kê và báo cáo nhanh chóng, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý công tác lưu trữ.
Đánh giá hiệu quả của công tác lưu trữ chủ yếu dựa vào khả năng đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu cho hoạt động quản lý của cơ quan Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ quan trọng, góp phần khẳng định vai trò của lưu trữ Tại Hội sở MB, nhân viên lưu trữ hiện phải di chuyển ra kho để tìm kiếm tài liệu, dẫn đến việc tìm kiếm, photocopy và scan tài liệu mất ít nhất một ngày làm việc Điều này không chỉ lãng phí thời gian và công sức mà còn không đáp ứng nhanh chóng yêu cầu thông tin.
Năm 2013, tại Hội sở MB, có 215 lượt cá nhân và đơn vị đã khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, với tổng cộng 825 hồ sơ được cung cấp phục vụ nhu cầu.
Tổng cộng có 1.188 trang tài liệu đã được sao chụp, chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực như kế toán, thẩm định, kế hoạch và nhân sự Việc khai thác tài liệu giấy nhiều lần dẫn đến tình trạng bị bẩn và rách, làm giảm tuổi thọ của chúng Do đó, việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ cho các tài liệu quan trọng và thường xuyên được tra cứu là cần thiết, nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên lưu trữ.
Hội sở MB đang triển khai chữ ký số để phê duyệt văn bản và hồ sơ điện tử, nhằm giảm thiểu rủi ro trong quá trình xử lý tài liệu Nhân viên không được sử dụng USB hay thiết bị lưu trữ khác, trừ khi có sự phê duyệt của lãnh đạo Tất cả các file văn bản trên phần mềm không được tải về máy cá nhân hay in ấn, mỗi cán bộ có một tài khoản riêng để truy cập và tra cứu thông tin Điều này đặt ra yêu cầu cần thiết về cơ chế quản lý tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ cho việc khai thác và xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản điện tử.
Giải pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sẽ giải quyết những vấn đề cơ bản trong công tác lưu trữ tại Hội sở MB Mặc dù việc triển khai giải pháp này đòi hỏi thời gian và công sức, nhưng nếu thành công, nó sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực.
1.3.2 Chủ trương của Ban Lãnh đạo Ngân hàng
Nghiên cứu và đổi mới phát triển công nghệ, tự động hóa quy trình, cùng với việc tăng cường năng lực vận hành là những chiến lược quan trọng được Ban Lãnh đạo thông qua trong giai đoạn 2011.
Năm 2015, 65% kế hoạch hàng năm của Khối CNTT tập trung vào việc đảm bảo hệ thống CNTT hoạt động ổn định và tin học hóa các quy trình vận hành Khối cũng tích cực triển khai chương trình hỗ trợ các đơn vị trong toàn hệ thống liên quan đến CNTT, nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển sản phẩm CNTT trong ngân hàng Tổng Giám đốc đã giao Khối Vận hành nghiên cứu và rà soát lại hoạt động để tối ưu hóa, xây dựng quy trình và thủ tục hành chính hoàn thiện, tạo ra các chốt kiểm soát hợp lý gắn với cá nhân chịu trách nhiệm, đồng thời tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động hành chính Bên cạnh đó, Tổng Giám đốc cũng đã phê duyệt Đề án kiện toàn công tác lưu trữ giai đoạn 2013.
2015 do phòng Hành chính – Khối Vận hành soạn thảo Đề án được thực hiện nhằm hướng tới các mục tiêu cụ thể:
- Phục vụ hiệu quả các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý, kinh doanh của cơ quan;
- Bảo quản an toàn, đúng, đủ cả vật chất và thông tin trong tài liệu;
Chuẩn hóa quy trình lưu trữ trong toàn bộ hệ thống của MB, đánh giá kết quả thực hiện, đồng thời xác định trách nhiệm và trình độ chuyên môn của cán bộ.
- Tiết kiệm chi phí về kho và trang thiết bị bảo quản.
Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cho toàn hệ thống MB đánh dấu bước phát triển quan trọng trong công tác lưu trữ tại MB Đề án được phê duyệt lần đầu tiên đưa ra ý tưởng này vào văn bản, xác định đây là mục tiêu then chốt của dự án.
Để khắc phục những tồn tại trong công tác lưu trữ, việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở, cùng với việc phát triển cho toàn hệ thống, cần được coi là một trong những nội dung trọng điểm của công tác lưu trữ, nhờ vào chủ trương quyết liệt của Ban Lãnh đạo ngân hàng và lợi thế về công nghệ thông tin.
Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội nhờ tính xác thực cao và thông tin lịch sử mà chúng cung cấp, phản ánh hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Để đáp ứng nhu cầu của người dùng, cần tìm ra phương pháp hiệu quả nhất để truyền tải thông tin tài liệu lưu trữ, đồng thời quản lý và vận hành hệ thống thông tin này một cách an toàn và hiệu quả.
QUY TRÌNH, PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG
Quy trình, phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB
2.2 Quy trình, phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB Để quản lý tốt nguồn tài nguyên này, tại Hội sở MB có thể phân công trách nhiệm quản lý như sau: Khối Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm quản lý hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, quản lý hệ thống phần mềm ứng dụng, sao lưu CSDL tài liệu lưu trữ, xây dựng quy định về hạ tầng cơ sở dữ liệu Khối Vận hành chịu trách nhiệm quản lý các user đăng nhập, sự thay đổi về user, xây dựng tài liệu hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ: cập nhật, khai thác, báo cáo liên quan đến cơ sở dữ liệu; đầu mối giải đáp thắc mắc liên quan đến quá trình vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; xây dựng chế tài, quy định để duy trì, phát triển cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Hội sở MB
2.2.1 Quản lý hạ tầng công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin mang lại nhiều lợi ích to lớn cho nhân loại, nhưng cũng tiềm ẩn những rủi ro đáng kể Cơ sở dữ liệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý, song cũng có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin cần phải đi đôi với các biện pháp ngăn chặn nguy cơ mất an toàn và an ninh thông tin.
Quản lý cơ sở dữ liệu bao gồm việc đảm bảo an toàn cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật thông tin và trung tâm dữ liệu Để bảo vệ an toàn cho tất cả hệ thống dữ liệu của MB, việc sao lưu, nâng cấp và bảo vệ luôn được thực hiện thường xuyên Hội sở MB tuân thủ các hướng dẫn cụ thể trong việc bảo trì và bảo quản cơ sở dữ liệu.
Thông tư số 01/2011/TT-NHNN, ban hành ngày 21/02/2011 bởi Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, quy định các biện pháp đảm bảo an toàn và bảo mật cho hệ thống công nghệ thông tin trong hoạt động ngân hàng Thông tư này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro và bảo vệ thông tin trong các giao dịch ngân hàng, đồng thời tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của ngành ngân hàng Việc tuân thủ các quy định này là cần thiết để bảo vệ lợi ích của khách hàng và duy trì niềm tin vào hệ thống tài chính.
- Văn bản 262/QĐ-HS ngày 01/2/2013 của Tổng Giám đốc Ngân hàng TMCP Quân đội ban hành Quy định hạ tầng Trung tâm dữ liệu
Các hệ thống cơ sở vật lý thiết yếu và các giải pháp an ninh tại Trung tâm dữ liệu của MB bao gồm các thành phần chính sau:
- Hệ thống cung cấp nguồn điện;
- Hệ thống UPS và phân phối nguồn điện;
- Hệ thống làm mát – điều hòa chính xác;
- Hệ thống báo cháy và chữa cháy;
- Hệ thống giám sát môi trường;
- Hệ thống camera giám sát và kiểm soát an ninh vật lý;
- Hệ thống quản lý tập trung;
- Hệ thống cáp có cấu trúc
Tại khu vực trung tâm dữ liệu, việc ra vào chỉ được phép thực hiện khi có nhiệm vụ cụ thể Các hành vi bị cấm bao gồm hút thuốc lá, quay phim, chụp ảnh, và mang theo các chất dễ cháy, nổ, độc hại, cũng như thực phẩm và đồ uống Người sử dụng phải có thẻ từ và ghi chép trong sổ nhật ký khi ra vào, đồng thời cần thường xuyên kiểm tra thiết bị và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về vệ sinh an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.
Quy định nghiêm ngặt và giám sát chặt chẽ, cùng với việc tổ chức diễn tập phục hồi thảm họa công nghệ thông tin hàng năm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo trì và bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cũng như hệ thống trung tâm dữ liệu của MB.
2.2.2 Quản lý về nghiệp vụ
Quy trình và phương pháp quản lý nghiệp vụ bao gồm việc cập nhật dữ liệu tài liệu lưu trữ, khai thác và sử dụng dữ liệu hiệu quả, thực hiện thống kê và báo cáo, cùng với việc tiêu hủy dữ liệu tài liệu lưu trữ khi không còn cần thiết.
2.2.2.1 Cập nhật dữ liệu tài liệu lưu trữ
Việc cập nhật dữ liệu phải được thực hiện song song với quy trình thu thập tài liệu lưu trữ bản giấy, theo quy định tại Khoản 5 Điều 13 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Người trực tiếp theo dõi và giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý và lập hồ sơ điện tử trong quá trình này Cần tăng cường lập hồ sơ điện tử như một công việc hàng ngày, thường xuyên và liên tục Tại Hội sở MB, các đơn vị có hồ sơ tài liệu được chọn để xây dựng cơ sở dữ liệu phải lập hồ sơ điện tử và cập nhật vào cơ sở dữ liệu Quá trình cập nhật dữ liệu sẽ được thực hiện theo quy trình cụ thể.
Quy trình cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
C á n b ộ n h â n v iê n N h â n v iê n lư u t rữ đ ơ n v ị v iê n lư u t rữ c ơ q u a n
Nộp hồ sơ vào lưu trữ đơn vị
Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Lập hồ sơ
Nhập dữ liệu vào phần mềm, chuyển hồ sơ đến lưu trữ đơn vị
Nhận và kiểm tra các thông tin của hồ sơ so với danh mục hồ sơ
Xác nhận đã kiểm tra, nhập thêm thông tin số hồ sơ, chuyển tất cả hồ sơ của đơn vị vòa lưu trữ cơ quan
Nhận và kiểm tra hồ sơ theo danh mục hồ sơ
Nhâp thông tin kho, giá trong trường hợp đơn vị nộp cả hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy
Cán bộ nhân viên lập hồ sơ công việc, nhập dữ liệu vào phần mềm, chuyển hồ sơ đến user nhân viên phụ trách lưu trữ của đơn vị
Bước 2: Nộp hồ sơ vào lưu trữ đơn vị
Nhân viên lưu trữ đơn vị kiểm tra hồ sơ, có hai trường hợp:
- Trường hợp 1: Chọn từ chối tiếp nhận, nhập ý kiến và trả lại người lập hồ sơ để chỉnh sửa
Trong trường hợp thứ hai, quy trình bắt đầu bằng việc tiếp nhận hồ sơ và nhập thông tin về số thứ tự hồ sơ Sau đó, hồ sơ của đơn vị sẽ được chuyển giao đến nhân viên phụ trách lưu trữ của cơ quan để xử lý tiếp theo.
Bước 3: Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Nhân viên lưu trữ cơ quan kiểm tra hồ sơ của đơn vị, có hai trường hợp:
- Trường hợp 1: Chọn từ chối tiếp nhận, nhập ý kiến và trả lại nhân viên lưu trữ đơn vị để chỉnh sửa
Trong trường hợp thứ hai, quy trình bắt đầu bằng việc tiếp nhận hồ sơ và nhập thông tin kho, bao gồm cả giá nếu có liên quan đến hồ sơ giấy tại kho lưu trữ Sau khi hoàn tất các bước này, quy trình cập nhật dữ liệu sẽ được kết thúc.
2.2.2.2 Tổ chức khai thác sử dụng dữ liệu tài liệu lưu trữ
Quy trình khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ: Đăng ký khai thác tài liệu
Mở quyền đọc tài liệu cho người khai thác Đọc tài liệu
Trả tài liệu Đóng quyền đọc tài liệu
Người khai thác tài liệu cần tuân thủ quy trình kiểm soát tại đơn vị nhân viên lưu trữ của cơ quan có thẩm quyền Quy trình này bao gồm các bước khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả và an toàn.
Bước 1: Đăng ký khai thác dữ liệu tài liệu lưu trữ
Cán bộ nhân viên muốn khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cần đăng nhập vào hệ thống phần mềm, cấu hình các người dùng lãnh đạo để phê duyệt và xác định trình tự phê duyệt Sau đó, chọn “Gửi duyệt” để hoàn tất quy trình.
Thông tin đăng nhập bao gồm: Số hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, hình thức khai thác, mục đích khai thác, thời gian cần sử dụng
STT Hồ sơ khai thác Đối tƣợng khai thác Thời gian khai thác
Do HĐQT/BKS ban hành
Tất cả các đối tượng Không xác định
Chánh Văn phòng Hội đồng quản trị
Thuộc nơi nhận văn bản/là đơn vị lập hồ sơ
Lãnh đạo Phòng Hành chính Hội sở
Không thuộc nơi nhận văn bản/không là đơn vị lập hồ sơ
Lãnh đạo đơn vị ban hành văn bản
5 Tất cả các đối tượng Trên 5 ngày
Lãnh đạo cơ quan phụ trách đơn vị ban hành văn bản
6 Tài liệu mật Tất cả các đối tượng Không xác định
Lãnh đạo cơ quan phụ trách đơn vị ban hành văn bản
Bước 2: Lãnh đạo đơn vị duyệt đề nghị khai thác
- Trường hợp 1: Không đồng ý duyệt, nhập ý kiến và trả lại, chuyển trạng thái đăng ký thành “Không được duyệt”
- Trường hợp 2: Duyệt, đăng ký được chuyển đến user có thẩm quyền theo cấu hình ban đầu
Bước 3: Cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Trường hợp 1: Không đồng ý duyệt, nhập ý kiến và trả lại, chuyển trạng thái đăng ký thành “Không được duyệt”
- Trường hợp 2: Duyệt, đăng ký được chuyển đến user nhân viên lưu trữ
Bước 4: Nhân viên lưu trữ cơ quan phục vụ khai thác
Nhân viên lưu trữ cơ quan tiếp nhận và phê duyệt đề nghị khai thác tài liệu, sau đó lựa chọn tài liệu phù hợp và phân quyền truy cập cho người đọc Hệ thống tự động gửi email thông báo đến người khai thác và lãnh đạo đơn vị về việc có tài liệu sẵn sàng để đọc.
Bước 5: Người khai thác xác nhận hoàn tất khai thác
Người khai thác đọc tài liệu và chọn “kết thúc” để dừng quá trình khai thác Thông tin này sẽ được chuyển đến nhân viên lưu trữ để thực hiện việc đóng quyền đọc tài liệu của người khai thác, hoàn tất quy trình.
Sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cho phép tự động hóa việc thống kê và báo cáo, mang lại lợi thế vượt trội so với các phương pháp quản lý truyền thống Các báo cáo này được thiết lập trong quá trình quản lý, giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công việc.
Báo cáo tình hình cập nhật tài liệu
+ Đơn vị cập nhật (chọn một đơn vị hoặc tất cả)
Tất cả các thông tin về hồ sơ được cập nhật liệt kê theo thời gian và đơn vị cập nhật
Báo cáo tình hình khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
+ Đơn vị khai thác (chọn một đơn vị hoặc tất cả) + Loại hồ sơ, tài liệu (chọn một hoặc tất cả)
Các thông tin về số lượng hồ sơ được khai thác, số lượt phục vụ
Báo cáo hồ sơ đến hạn tiêu hủy
+ Đơn vị + Loại hồ sơ
Điều kiện cần có để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB 68 1 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
3.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Để phát huy ưu điểm của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và đảm bảo quản lý, vận hành hiệu quả, các cơ quan, tổ chức cần tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Việc thu thập, phân loại, xác định giá trị và xây dựng công cụ tra cứu tốt sẽ tạo ra nguồn tài liệu lưu trữ chất lượng cho cơ sở dữ liệu Hơn nữa, cần có tiêu chí lựa chọn để xác định các khối tài liệu lưu trữ cần xây dựng cơ sở dữ liệu, vì không phải tài liệu nào cũng cần thiết phải đưa vào cơ sở dữ liệu Người làm lưu trữ cần nghiên cứu và đánh giá để đưa ra lựa chọn hợp lý và hiệu quả.
Tại Hội sở MB, tài liệu lưu trữ chủ yếu là các tài liệu quản lý và điều hành hoạt động, bao gồm tài liệu hành chính và chuyên môn Đến hết năm 2013, tổng khối lượng tài liệu lưu trữ đạt 1.459 mét, tương ứng với 20.764 hồ sơ, tất cả đều là tài liệu giấy, với thời gian lưu trữ từ năm 1994 đến 2013 Sau khi triển khai Đề án lưu trữ, Hội sở MB đã tiến hành thu thập và phân loại tài liệu Để nâng cao hiệu quả quản lý, Hội sở cần xây dựng chương trình phối hợp với các đơn vị và phòng ban chuyên môn để rà soát lại các hồ sơ trong khối tài liệu đã được lựa chọn.
Tại Hội sở MB, các hồ sơ thường xuyên được tra cứu bao gồm hồ sơ kế toán, kế hoạch chính sách, nhân sự và thẩm định Từ năm 2013, hầu hết các hồ sơ này đã được scan và lưu trữ trên máy chung của đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập và cập nhật cơ sở dữ liệu sau khi đưa vào hoạt động chính thức.
Các đơn vị nghiệp vụ như Khối Doanh nghiệp vừa và nhỏ, Khối Khách hàng lớn, Khối Quản trị rủi ro, Khối Nguồn vốn và kinh doanh tiền tệ, và Khối Đầu tư đã triển khai việc lập và lưu hồ sơ điện tử nhằm tạo điều kiện tra cứu thông tin dễ dàng Tuy nhiên, tài liệu điện tử hiện vẫn song song với tài liệu giấy và thường bị xóa sau khi công việc kết thúc, dẫn đến mất mát dữ liệu quý giá Quy định về tiếp nhận và lưu trữ văn bản, tài liệu điện tử chưa được thiết lập, khiến cho nhiều tài liệu có giá trị chưa được lưu trữ đúng cách Hầu hết các đơn vị chỉ cần bản mềm để khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ.
Bảng 3.1: Thống kê số lƣợt phục vụ khai thác tài liệu theo các hình thức tra cứu trong năm 2013 tại Hội sở MB
STT Hình thức tra cứu Số lƣợt
Để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hiệu quả tại Hội sở MB, cần tổ chức hướng dẫn lập hồ sơ điện tử cho cán bộ nhân viên Qua đó, các tài liệu và văn bản điện tử được hình thành trong quá trình giải quyết công việc sẽ được mỗi cá nhân tự giác lập hồ sơ và nộp lưu trữ vào đơn vị.
3.1.2 Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin
Cơ quan, tổ chức cần trang bị phần mềm ứng dụng phù hợp để xây dựng, quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, bao gồm phần mềm hệ thống, phần mềm nền và phần mềm ứng dụng với các chức năng như quản trị hệ thống, nhập và cập nhật dữ liệu, đồng bộ dữ liệu, và khai thác thông tin Đồng thời, cần đảm bảo hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin với trang thiết bị đủ khả năng lưu trữ và tra cứu thông tin, cũng như có mạng LAN, internet hoặc mạng chuyên dùng tùy theo mô hình triển khai.
Tại MB, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được phát triển dựa trên các ứng dụng công nghệ tiên tiến, góp phần quan trọng vào việc quản lý hoạt động văn thư lưu trữ Hiện nay, nhiều phần mềm hiệu quả đang được áp dụng để tối ưu hóa quy trình này.
Cổng thông tin nội bộ MB Portal
Việc mở rộng mạng lưới hoạt động của Ngân hàng đã tạo ra nhu cầu cấp thiết cho việc chuyển giao thông tin hiệu quả hơn, dẫn đến việc áp dụng phần mềm chuyển văn bản nội bộ lần đầu tiên vào năm 2006 Mặc dù quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản còn chậm, nhưng đã giúp cán bộ nhân viên hình thành thói quen sử dụng công nghệ để trao đổi thông tin Đến tháng 5/2012, Cổng thông tin nội bộ MB Portal được nâng cấp và vận hành thành công, trở thành một văn phòng số với giao diện thân quen Hàng ngày, cán bộ nhân viên thực hiện các giao dịch như đăng ký phòng họp, văn phòng phẩm và các dịch vụ khác, đánh dấu bước tiến lớn trong việc tin học hóa hoạt động hành chính của Ngân hàng Hệ thống đã ổn định và chứng minh giá trị trong việc cải cách hành chính của MB sau hơn hai năm hoạt động.
Để thúc đẩy cải cách hành chính, Tổng Giám đốc đã phê duyệt tờ trình số 111/TTr-CNTT về việc nâng cấp hệ thống Cổng thông tin và triển khai chữ ký số tại MB Từ tháng 10/2013, Khối CNTT đã phối hợp với Khối Vận hành và Văn phòng CEO thực hiện dự án nâng cấp Cổng thông tin nội bộ MB Đến tháng 07/2014, các hạng mục của dự án đã hoàn thành và sẵn sàng đưa vào sử dụng chính thức.
Trong khuôn khổ các nâng cấp, Ban dự án đặt mục tiêu "cách mạng hóa" quy trình phê duyệt tại MB bằng việc triển khai ký số Theo đó, việc phê duyệt của lãnh đạo các cấp từ chữ ký tươi trên văn bản giấy sẽ được chuyển đổi thành chữ ký số trên văn bản điện tử, nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong các quy trình hành chính.
Chữ ký số MB được triển khai dưới dạng chữ ký số công cộng, và giá trị pháp lý của loại chữ ký này đã được pháp luật Việt Nam công nhận và bảo vệ qua nhiều văn bản pháp lý.
- Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005;
Nghị định số 26/2007/NĐ-CP, ban hành ngày 15/02/2007, của Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành Luật Giao dịch điện tử liên quan đến chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số Nghị định này nhằm mục đích tạo ra khung pháp lý rõ ràng cho việc sử dụng chữ ký số, đảm bảo tính hợp pháp và an toàn trong các giao dịch điện tử.
- Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;
Thông tư số 78/2008/TT-BTC, ban hành ngày 15/9/2008 bởi Bộ Tài chính, hướng dẫn thực hiện một số nội dung của Nghị định số 27/2007/NĐ-CP, được ban hành ngày 23 tháng 2 năm 2007, liên quan đến giao dịch điện tử trong lĩnh vực tài chính.
Chữ ký số được cấp cho cán bộ quản lý từ cấp phòng trở lên và một số chức danh Trưởng bộ phận liên quan đến quy trình nghiệp vụ Mỗi cán bộ quản lý nhận 01 USB Token chứa chữ ký số cá nhân đã đăng ký, sử dụng để phê duyệt và ký duyệt trực tuyến Khối CNTT chủ trì việc này, trong khi khối Vận hành phối hợp xây dựng quy trình quản lý, cấp phát và thu hồi chữ ký số, trình lãnh đạo phê duyệt nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin trong hệ thống MB.
Việc ứng dụng chữ ký số giúp nhân viên và cán bộ quản lý hình thành thói quen soạn thảo, trình ký và phê duyệt trực tuyến, tiết kiệm thời gian và chi phí Thay vì trình bản cứng và chờ ký, người dùng chỉ cần thao tác trên mạng MBPortal để thực hiện quy trình Ý kiến phê duyệt và thông tin trình ký được cập nhật nhanh chóng, hiệu quả, từ đó tăng tốc độ xử lý công việc Triển khai chữ ký số không chỉ là cải cách hành chính hiện đại mà còn mang lại lợi ích lớn nhờ rút ngắn thời gian phê duyệt và tiết kiệm chi phí in ấn, giấy tờ.
Đề xuất lộ trình thực hiện
Dựa trên khối lượng tài liệu, thứ tự ưu tiên và nguồn nhân lực hiện có tại Hội sở MB, tác giả đề xuất lộ trình thực hiện nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả công việc.
Giai đoạn 1 diễn ra trong năm 2015-2016, các công việc chính triển khai trong giai đoạn này bao gồm:
- Lập dự án tổng thể xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB
- Xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, vận hành thử nghiệm
- Xây dựng quy định quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
- Tổ chức đào tạo, hướng dẫn cán bộ nhân viên lập và nộp lưu hồ sơ điện tử theo quy định
- Rà soát chi tiết khối tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn, thực hiện nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu
Giai đoạn 2 diễn ra trong năm 2017-2020, công việc chính bao gồm:
- Thực hiện các nghiệp vụ thu thập, khai thác sử dụng dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành năm 2015 về sau
Thống kê các lỗi trong quá trình sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giúp xác định những vấn đề cần sửa chữa và khắc phục Việc bổ sung các tính năng và trường thông tin mới (nếu có) là cần thiết để nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm.
- Thực hiện nhập “cuốn chiếu” dữ liệu tài liệu lưu trữ đối với các khối tài liệu thường xuyên được tra cứu
Mục tiêu của Hội sở MB đến năm 2020 là hoàn tất quá trình số hóa và nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đồng thời duy trì hoạt động ổn định trong việc thu thập, cập nhật và khai thác dữ liệu Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, sẽ có nhiều phát sinh cần giải quyết, do đó lộ trình thực hiện có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng, chất lượng nhân sự, cũng như các điều kiện về cơ sở vật chất và nguồn kinh phí.
Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là giải pháp hiệu quả trong thời đại công nghệ thông tin Hiện nay, nhiều cơ quan, đặc biệt là doanh nghiệp, chỉ dừng lại ở việc ghi chép thông tin tài liệu lưu trữ qua file Excel hoặc phần mềm quản lý theo hướng dẫn của Cục VTLT Nhà nước Điều này dẫn đến việc chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để khai thác trực tuyến Nguyên nhân là do công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức và thiếu điều kiện để phát triển và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Tại Hội sở MB, các điều kiện cơ bản cho việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã được đáp ứng đầy đủ Tài liệu lưu trữ được tổ chức khoa học và chỉnh lý, đảm bảo hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin hoàn chỉnh, cùng với kinh phí thực hiện hợp lý và nguồn nhân lực chất lượng cao, sẵn sàng thích ứng với các ứng dụng công nghệ mới.
Hội sở MB đang thực hiện lộ trình hai giai đoạn nhằm xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Mục tiêu là chọn lọc các khối tài liệu có giá trị, biến chúng thành kênh thông tin thiết thực phục vụ nhu cầu cung cấp thông tin cho toàn bộ Hội sở MB.