Tính cấp thiết của đề tài
Quản lý tài chính là yếu tố then chốt trong mỗi doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu hút vốn đầu tư và duy trì hoạt động kinh doanh Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc quản lý tài chính thường được tập trung tại phòng Kế toán, điều này dẫn đến khó khăn trong kiểm soát và thông tin tài chính không được cập nhật kịp thời, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc Sự thiếu hiệu quả trong quản lý tài chính có thể trở thành nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của doanh nghiệp, bất kể quy mô lớn hay nhỏ.
Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, nhiều giải pháp mới đã được phát triển để giải quyết các vấn đề nghiệp vụ trong tổ chức và doanh nghiệp Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) nổi bật như một giải pháp quan trọng, giúp kết nối nhà quản lý với các quy trình, từ đó tạo ra hướng tiếp cận dễ dàng cho việc quản lý, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính.
Mọi doanh nghiệp mới thành lập cần có một cơ sở để triển khai hoạt động ban đầu, bao gồm một bộ quy trình chung cho các phân hệ quản lý như tài chính, kế toán, tài liệu, nhân sự, mua hàng và bán hàng Bộ quy trình này được thiết kế để áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đảm bảo rõ ràng và đầy đủ các bước thực hiện cũng như giải quyết các vấn đề quản lý Tuy nhiên, bộ quy trình này chỉ phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong khi các doanh nghiệp lớn với hình thức kinh doanh đặc thù có thể cần quy trình phức tạp hơn.
Việc xây dựng bộ quy trình chung cho phân hệ quản lý tài chính của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) là cần thiết để cải thiện hiệu quả quản lý tài chính Điều này giúp các nhà quản trị nắm bắt tình hình tài chính một cách kịp thời và chính xác, đồng thời kiểm soát hoạt động doanh nghiệp một cách chặt chẽ hơn Bộ quy trình này không chỉ giúp khắc phục nhược điểm trong quản lý gián tiếp mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và tiết kiệm chi phí cho SMEs.
Mục đích của đề tài
Đề tài nghiên cứu này tập trung làm rõ các vấn đề sau:
- Xây dựng bộ quy trình chung cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs
- Tìm hiểu về cách thức quản lý tài chính của SMEs
- Tìm hiểu về hệ quản trị quy trình nghiệp vụ BPM cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) hiện nay đang áp dụng nhiều ứng dụng công nghệ trong quản lý tài chính để tối ưu hóa quy trình làm việc Những ứng dụng này mang lại nhiều ưu điểm như tiết kiệm thời gian, cải thiện độ chính xác trong báo cáo tài chính và nâng cao khả năng theo dõi chi phí Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích, cũng tồn tại một số nhược điểm như chi phí đầu tư ban đầu cao và yêu cầu về kỹ năng công nghệ từ phía nhân viên Việc hiểu rõ các ứng dụng này sẽ giúp SMEs lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu quản lý tài chính của mình.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu này được thực hiện dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và từ góc độ của nhà phân tích thiết kế hệ thống Tác giả đã tiến hành đánh giá và xây dựng quy trình dựa trên các phương pháp nghiên cứu thực tiễn.
Phương pháp điều tra nhằm khảo sát các doanh nghiệp vừa và nhỏ để đưa ra nhận định chung về tình hình quản lý tài chính Nội dung khảo sát bao gồm quy trình hoạt động, xét duyệt nội bộ và mức độ hài lòng của doanh nghiệp với các ứng dụng tài chính Đồng thời, điều tra cũng đánh giá sự quan tâm của doanh nghiệp đối với bộ quy trình chung trong quản lý tài chính.
Phương pháp phân tích định tính là công cụ quan trọng để tiếp cận và thăm dò các quy trình nội bộ trong doanh nghiệp Bằng cách sử dụng các phương tiện khảo sát như phỏng vấn trực tiếp và bảng hỏi, tác giả có thể thu thập và thống kê câu trả lời Qua đó, những nhận định và đánh giá được đưa ra, giúp xây dựng các quy trình con trong từng phân hệ quản lý.
Phương pháp thực nghiệm khoa học được sử dụng để xây dựng các kịch bản trong doanh nghiệp, cho phép các đối tượng có quyền quyết định và xử lý công việc theo hướng của kịch bản, đồng thời vẫn tuân thủ quyền hạn và trách nhiệm của mình.
Kết cấu của đề tài
Đề tài được chia làm 4 phần với nội dung như sau:
QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA SMES
Tổng quan về tình hình quản lý tài chính của SMEs
1.1.1 Tìm hiểu về quản lý tài chính
Quản lý tài chính (Finance Management - FM) là quá trình sử dụng thông tin để phản ánh chính xác tình trạng tài chính của doanh nghiệp, phân tích điểm mạnh, điểm yếu và xây dựng kế hoạch kinh doanh Công việc này bao gồm lập kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn, cũng như quản lý hiệu quả vốn hoạt động của công ty Quản lý tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả doanh nghiệp và quyết định kịp thời trong hoạt động kinh doanh.
Trong mỗi doanh nghiệp, nhà quản lý tài chính phải đưa ra nhiều quyết định quan trọng liên quan đến quá trình thu chi hàng ngày Việc lập kế hoạch tài chính được thực hiện theo các khoảng thời gian xác định như hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm Quản lý tài chính yêu cầu sự chính xác và kiểm soát chặt chẽ, vì nó quyết định đến hoạt động và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Quản lý tài chính là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong thời kỳ mở rộng với nhiều cơ hội và thách thức Việc quản lý tài chính hiệu quả không chỉ mang lại lợi nhuận cao mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững và lớn mạnh cho doanh nghiệp Điều này giúp doanh nghiệp nhận được sự nể phục từ đối tác và mở ra nhiều cơ hội hợp tác, từ đó thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ trong tương lai.
Hiện nay, có nhiều quan niệm khác nhau về doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) trên thế giới Việc phân loại doanh nghiệp này chủ yếu dựa vào quy mô và số lượng lao động, nhưng cũng cần xem xét trình độ kinh tế - xã hội của từng quốc gia, cũng như giai đoạn phát triển kinh tế và ngành nghề cụ thể Các tiêu chí xác định doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tham khảo tại Phụ lục 1.
Tại Việt Nam, doanh nghiệp vừa và nhỏ được xác định theo Nghị định 90/2001/NĐ ngày 23-11-2001 của Chính phủ, với tiêu chí là cơ sở sản xuất, kinh doanh độc lập, đã đăng ký kinh doanh hợp pháp, có vốn đăng ký không quá 10 tỷ đồng hoặc số lao động trung bình hàng năm không quá 30 người Hiện nay, khoảng 93% tổng số doanh nghiệp ở Việt Nam thuộc nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong đó 80% doanh nghiệp nhà nước và 97% doanh nghiệp tư nhân về vốn, cùng 99% về lao động.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế, hiện diện đa dạng ở tất cả các lĩnh vực như thương mại, dịch vụ, công nghiệp, xây dựng và nông lâm ngư nghiệp SMEs hoạt động dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các cơ sở kinh tế cá thể.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) có khả năng thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường, cho phép họ chuyển hướng kinh doanh và sản phẩm một cách linh hoạt Với sự hiện diện trong mọi lĩnh vực kinh tế, sản phẩm của SMEs rất đa dạng nhưng thường không có số lượng lớn Điều này khiến cho SMEs dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu thị trường hơn so với các doanh nghiệp lớn có quy mô vốn cao.
Mặc dù SMEs có tiềm năng lớn, nhưng năng lực kinh doanh của họ vẫn còn hạn chế do quy mô vốn nhỏ, khiến việc đầu tư vào nâng cấp máy móc và công nghệ tiên tiến gặp khó khăn Họ cũng đối mặt với thách thức trong việc tìm kiếm và thâm nhập thị trường do thiếu thông tin cần thiết Hơn nữa, năng lực quản lý còn thấp, do trình độ và kỹ năng của lãnh đạo cũng như người lao động chưa được phát triển đầy đủ trong loại hình kinh tế còn non trẻ này.
SMEs tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế với số lượng lớn và sự phát triển đa dạng ngành nghề Do đó, việc quản lý hoạt động, đặc biệt là quản lý tài chính, trở nên cần thiết để đảm bảo sự bền vững và hiệu quả cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
1.1.3 Tình hình quản lý tài chính của SMEs
Trưởng ban Nguồn vốn tại một ngân hàng quốc doanh lớn cho biết rằng hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam không có chức danh giám đốc tài chính (CFO), điều này cũng diễn ra ở nhiều khu vực kinh tế khác Mặc dù tất cả doanh nghiệp đều cần thực hiện các chức năng của CFO, nhưng chưa có khảo sát nào về tình hình bộ phận tài chính trong doanh nghiệp Việt Nam Một nghiên cứu gần đây của KPMG cho thấy các doanh nghiệp niêm yết, tư nhân và quốc doanh đều thừa nhận cần cải tổ bộ phận tài chính để nâng cao sức khỏe doanh nghiệp.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) thường không tách riêng phân hệ quản lý tài chính, mà gộp chung vào hệ thống Quản lý Tài chính – Kế toán, dẫn đến việc quản lý tài chính trở nên chồng chéo và thiếu sự thống nhất giữa các phòng ban Điều này gây khó khăn trong việc đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp Thêm vào đó, một số khoản thu – chi khó được định khoản trong kế toán tại Việt Nam, khiến nhà quản trị không thể nắm rõ tình hình tài chính của công ty, từ đó ảnh hưởng đến khả năng lập kế hoạch và đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Một số ứng dụng quản lý tài chính hiện nay
Nhận thức được tầm quan trọng của quản lý tài chính, các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng công nghệ quản trị tài chính để tối ưu hóa hiệu quả Việc lựa chọn công nghệ này dựa trên 5 tiêu chí quan trọng.
- Khả năng thích ứng của công nghệ trong doanh nghiệp
- Các mã phân tích đi kèm
- Khả năng ứng dụng trên phạm vi toàn cầu
- Hỗ trợ từ nhà cung cấp và tầm nhìn chung
Dựa trên tiêu chí đó, một số các phần mềm công nghệ mà các doanh nghiệp đang sử dụng mà tác giả tìm hiểu được hiện nay, đó là:
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm quản lý tài chính - kế toán được ra mắt vào ngày 18/04/2013, cung cấp các tính năng quan trọng cho phân hệ kế toán như phân tích tích hợp kế toán ngân sách, tài sản, ghi nhận giao dịch và kế toán quản trị ERP hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).
Trên trang Erponline.vn thống kê hiện nay đang có khoảng 2 triệu người sử dụng giải pháp phần mềm này
AMIS.VN và MISA SME.NET 2015 là hai sản phẩm tiêu biểu của Công ty Cổ phần MISA, đang được sử dụng rộng rãi trong hệ thống doanh nghiệp với hơn 130.000 khách hàng Việc nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) lựa chọn phần mềm này cho thấy nhu cầu quản lý tài chính trong các doanh nghiệp hiện nay còn hạn chế và chưa được chú trọng đúng mức.
- TRIAXACCOUNTING: là sản phẩn kế toán của Công ty Cổ phần Triax Việt Nam
ACUMATICA là nhà cung cấp hàng đầu về phần mềm quản lý kinh doanh điện toán đám mây, giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa tối ưu hóa tiềm năng và khả năng tăng trưởng Công ty nổi bật với sản phẩm quản lý tài chính riêng biệt và đã mở văn phòng đại diện tại Việt Nam từ năm 2015 Tuy nhiên, mức độ sử dụng phần mềm này còn hạn chế, chủ yếu tập trung ở các doanh nghiệp lớn như Tân Hiệp Phát, TH Milk, Abbott và Vina Acecoo.
Hiện nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) ở Việt Nam chưa áp dụng phần mềm quản lý tài chính độc lập, mà chủ yếu kết hợp với hệ thống kế toán Điều này khiến việc đánh giá chi tiết ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý tài chính trở nên khó khăn Tuy nhiên, dựa trên một số giải pháp cụ thể, bài viết sẽ trình bày một số ưu điểm và nhược điểm cơ bản của phần mềm này.
Ngày nay, công nghệ quản trị tài chính đã được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, mang lại hiệu quả làm việc đáng kể cho bộ phận quản lý Những lợi ích nổi bật của việc ứng dụng công nghệ trong quản lý tài chính bao gồm việc tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao độ chính xác trong báo cáo tài chính, và cải thiện khả năng ra quyết định của nhà quản trị.
- Nhà lãnh đạo có thể quản lý doanh nghiệp của mình mọi lúc, mọi nơi (Tích hợp các hệ thống trên Iphone, Ipad, )
- Có thể xuất ra các báo cáo nhanh chóng nhờ chức năng phân tích mạnh (Business Intelligence ở gói giải pháp ERP SAP BUSINESS ONE STARTER PACKAGE của Vietsoft)
- Giảm thiểu được chi phí nhân sự nhờ những quy trình tự động hóa như: hạch toán kế toán, xuất hóa đơn, chứng từ,…
Mặc dù các công ty Giải pháp phần mềm đã cung cấp nhiều gói giải pháp cho doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu và đơn giản hóa quy trình triển khai, nhưng vẫn còn nhiều khó khăn trong việc áp dụng Điều này dẫn đến việc các phần mềm công nghệ quản trị, đặc biệt là phân hệ quản lý tài chính cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs), vẫn tồn tại nhiều nhược điểm cần khắc phục.
- Các phần mềm công nghệ quản trị chưa thống nhất được những quy trình tài chính để áp dụng cho SMEs tại Việt Nam
- Việc đảm bảo tính kịp thời và chính xác của phần mềm công nghệ này còn chưa hiệu quả
- Nếu chỉ áp dụng cho SMEs thì các công nghệ này còn phức tạp vì rất nhiều phân hệ mà doanh nghiệp chưa cần sử dụng đến.
Quy chế trong quản lý tài chính
Để quản lý tài chính hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng quy chế tài chính riêng, tuy nhiên, quy chế này phải tuân thủ các quy định của Nhà nước và các văn bản pháp luật liên quan.
Quy chế tài chính là tập hợp các quy định chi tiết về tài chính và kế toán trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất quản lý tài chính, hóa đơn và kế toán Nó bao gồm các quy định liên quan đến vốn và tài sản, phân loại chi phí cùng cấu thành các loại chi phí, và nguyên tắc quản trị trong công ty.
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) thường xây dựng quy chế tài chính riêng để phù hợp với đặc thù của mình Quy chế này được hình thành dựa trên cơ sở pháp lý từ các văn bản quy định hiện hành.
- Luật doanh nghiệp được Quốc hội nước Cộng hòa XHCN Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005 và các văn bản hướng dẫn ban hành
- Luật Kế toán do Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 17/6/2003 và các văn bản hướng dẫn thi hành
- Các Luật thuế hiện hành
SMEs căn cứ vào các nguyên tắc chung và các biểu mẫu trong việc xét duyệt tài chính Danh sách các biểu mẫu có thể tham khảo ở Phụ lục 2
Các nguyên tắc chung bao gồm:
Các chi phí của bộ phận được phân chia dựa trên quản lý chi phí, trong đó việc thực hiện và kiểm soát chi phí phải dựa vào các khoản chi do bộ phận quản lý.
Chi phí chi tiêu của bộ phận được xác định dựa trên dữ liệu chi tiêu của tháng trước, so sánh với cùng kỳ năm trước, cũng như nhu cầu công việc và tình hình kinh doanh dự kiến.
- Các chi phí bộ phận dự trù được xây dựng từ các bảng chiết tính để có cơ sở phê duyệt, thực hiện và theo dõi
- Các chi phí chi tiêu phải có hoá đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định :
Hàng hóa và dịch vụ mua ngoài có giá trị từ 100.000đ trở lên bắt buộc phải có hóa đơn tài chính Hóa đơn cần ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế và dấu của nhà cung cấp.
Hàng hoá và dịch vụ mua ngoài có giá trị dưới 100.000 đồng cần có hoá đơn bán lẻ, trong đó ghi đầy đủ tên và địa chỉ của nhà cung cấp Điều này là yêu cầu quan trọng cho phân hệ quản lý tài chính của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).
Đối với một số loại chi phí do phòng tài chính – kế toán quy định, phải có các báo giá để làm cơ sở duyệt chi
Tạm ứng chỉ được áp dụng cho cán bộ nhân viên (CBNV) trong trường hợp đi công tác khi các khoản chi phí chưa xác định được số tiền chính xác Điều này thường xảy ra khi việc thực hiện nghiệp vụ hoặc công tác cần thời gian nhất định, hoặc khi các chi phí mua ngoài phải thanh toán ngay.
CBNV cần hoàn ứng đúng thời hạn quy định; nếu quá thời gian, phòng Tài chính - Kế toán sẽ tiến hành cấn trừ khoản tạm ứng vào lương hoặc các khoản thanh toán khác của CBNV.
Các biểu mẫu bao gồm:
Bảng dự trù chi phí là biểu mẫu quan trọng giúp các bộ phận trong doanh nghiệp ước lượng chi phí cho bộ phận quản lý Mỗi doanh nghiệp có thể tự xây dựng biểu mẫu dự trù chi phí riêng biệt cho từng mục đích, như dự trù kinh phí mua sắm, văn phòng phẩm, hay chi phí đi lại.
- Phiếu đề nghị duyệt chi (duyệt thanh toán): Là chứng từ nội bộ dùng để đề nghị duyệt thanh toán các chi phí [BM01]
- Phiếu đề nghị tạm ứng: Là chứng từ nội bộ dùng để đề nghị tạm ứng tiền cho các nhu cầu công tác, kinh doanh [BM02]
Phiếu đề xuất mua là chứng từ nội bộ quan trọng, được sử dụng để đề xuất mua hàng hóa hoặc dịch vụ trước khi thực hiện giao dịch Tương tự như bảng dự trù kinh phí, phiếu đề xuất mua có các biểu mẫu riêng biệt tùy thuộc vào yêu cầu của từng bộ phận, chẳng hạn như mẫu đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, vật tư, và thiết bị công cụ, nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của từng doanh nghiệp.
- Chứng từ kèm theo: Tùy theo từng nghiệp vụ cụ thể, các chừng từ phải kèm theo trong việc xét duyệt như:
Hóa đơn tài chính hoặc các chứng từ thanh toán hợp lệ như: phiếu thu, biên nhận, hóa đơn bán lẻ,…
Phiếu xuất mua hoặc phiếu đề nghị tạm ứng, hợp đồng mua, nhập kho (nếu có).
QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
Tổng quan về quy trình nghiệp vụ
Quản trị quy trình nghiệp vụ (BPM) là tập hợp các khái niệm, phương thức và kỹ thuật nhằm thiết kế, mô hình hóa, triển khai, giám sát và vận hành các quy trình nghiệp vụ Mục tiêu quan trọng nhất của BPM là đơn giản hóa việc hình dung về các hoạt động và mối quan hệ giữa chúng trong công ty, được thể hiện qua các mô hình quy trình nghiệp vụ.
Những lợi ích mà BPM mang lại:
Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ từ hình thức giấy tờ sang dạng điện tử giúp giảm thiểu các bước thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả cũng như năng suất lao động.
Nâng cao khả năng điều khiển và trách nhiệm giải trình trong nghiệp vụ sẽ giúp tăng cường tính linh hoạt, đồng thời hợp lý hóa quy trình nghiệp vụ cả bên trong lẫn bên ngoài Điều này không chỉ hạn chế sự dư thừa mà còn thúc đẩy tính tự động hóa, mang lại hiệu quả cao hơn cho tổ chức.
BPM cung cấp một lộ trình tối ưu từ thiết kế quy trình đến việc triển khai hệ thống sử dụng quy trình đó Điều này không chỉ đơn thuần là “phát triển ứng dụng nhanh - RAD”, mà còn phân tách rõ ràng giữa việc phát triển ứng dụng và các chu trình nghiệp vụ.
- BPM hỗ trợ mô hình xử lý trên - xuống và dưới – lên
BPM là nền tảng cho việc chia sẻ quy trình nghiệp vụ tương tự như DBMS trong việc chia sẻ dữ liệu giữa các ứng dụng và đối tác kinh doanh Nó cung cấp cơ sở để phát triển các ứng dụng nghiệp vụ thế hệ tiếp theo.
BPM giúp tích hợp, cộng tác và quản lý các quy trình một cách linh hoạt, không phụ thuộc vào nguồn gốc hay hạ tầng kỹ thuật khác nhau Nó cho phép tạo ra các mẫu quy trình có khả năng tái sử dụng, nâng cao hiệu quả và tính nhất quán trong quản lý quy trình.
BPM (Quản lý quy trình nghiệp vụ) được xác định bởi khả năng điều chỉnh quy trình một cách linh hoạt và nhanh chóng, phù hợp với chu trình hoạt động của doanh nghiệp, có thể diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng quý Điều này đặc biệt quan trọng trong phân hệ quản lý tài chính của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), giúp tối ưu hóa hiệu quả và đáp ứng kịp thời các thay đổi trong môi trường kinh doanh.
- Cung cấp thông tin phản hồi về tình trạng của quy trình theo cơ chế thời gian thực
Đánh giá thời gian và chi phí của quy trình là bước quan trọng để xác định hiệu quả hoạt động Dựa trên những đánh giá này, có thể áp dụng các phương pháp tối ưu hóa quy trình nhằm nâng cao hiệu suất và giảm thiểu lãng phí Việc cải tiến quy trình không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn rút ngắn thời gian thực hiện, từ đó tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp.
Các quy trình BPM được thiết kế để đảm bảo tính minh bạch và liên tục, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin về các thành phần trong suốt vòng đời của quy trình.
BPM giúp quản lý và giám sát các hoạt động thường xuyên giữa các công ty, đồng thời hỗ trợ việc thay đổi công việc Nó đóng vai trò quan trọng trong việc củng cố và nâng cao các mối liên kết trong toàn bộ quy trình.
- BPM hỗ trợ môi trường cộng tác cho các đối tác và cung cấp phương tiện để đánh giá, phân tích các quy trình
2.1.2 Sự phát triển của quy trình nghiệp vụ
Hình 2.1 Vòng đời phát triển của quy trình nghiệp vụ [5]
Giai đoạn thiết kế và phê chuẩn
- Bước 1: Nghiên cứu, khảo sát các nghiệp vụ và cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Bước 2 trong quy trình thiết kế là xác định các quy trình nghiệp vụ và biểu diễn chúng bằng ký pháp đồ họa Mô hình quy trình nghiệp vụ cho phép thay đổi và cải thiện quy trình một cách linh hoạt mà không cần thiết kế lại toàn bộ, đồng thời tránh những thuộc tính gây khó hiểu Đây là yếu tố cốt lõi trong giai đoạn thiết kế quy trình.
Bước 3 trong quy trình là phê chuẩn và quyết định triển khai quy trình vào doanh nghiệp Để thực hiện điều này, một hội thảo được tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá các mô hình quy trình nghiệp vụ, từ đó đưa ra quyết định triển khai Hầu hết các hệ thống sẽ được xem xét kỹ lưỡng trong quá trình này.
Giai đoạn thiết kế và phê chuẩn
Giai đoạn đánh giá cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs
Mạc Thị Thái – K15HTTTB 14 quản trị quy trình nghiệp vụ (BPMS) cung cấp môi trường mô phỏng giúp phát hiện những thiếu sót trong mô hình quy trình nghiệp, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho công việc phê chuẩn.
Trước khi triển khai quy trình nghiệp vụ, doanh nghiệp cần cấu hình hệ thống phần mềm phù hợp với môi trường tổ chức Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, do đó, việc tích hợp phần mềm sẵn có vào hệ quản trị quy trình nghiệp vụ là rất quan trọng.
Sau đó hệ thống phần mềm này sẽ được sử dụng để phát hiện các vấn đề gặp phải về thời gian trong quy trình nghiệp vụ
Sau khi hoàn tất cấu hình hệ thống, quy trình thử nghiệm nghiệp vụ sẽ được tiến hành, yêu cầu có hệ quản trị quy trình để điều khiển thực thi thông qua mô hình quy trình nghiệp vụ Công cụ giám sát của phần mềm sẽ theo dõi tình trạng hoạt động và lưu trữ thông tin Trong giai đoạn thử nghiệm, các thông tin theo dõi sẽ được tổng hợp và lưu vào tệp tin nhật ký, tạo cơ sở đánh giá cho quy trình trong giai đoạn tiếp theo.
Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ – Business Process Modeling
2.2.1 Khái niệm về mô hình hóa quy trình nghiệp vụ
Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ là kỹ thuật quan trọng giúp hiểu rõ quy trình hoạt động của tổ chức Qua việc xác định các quy trình nghiệp vụ, mô hình nghiệp vụ cho phép nhận diện những quy trình nào được hệ thống hỗ trợ.
Mô hình quy trình nghiệp vụ là một bản mô tả chi tiết về các hoạt động chức năng trong tổ chức Nó thể hiện cách thức hoạt động của một quy trình, bao gồm việc nhận dữ liệu, trao đổi và xử lý thông tin, cũng như thời điểm hoàn thành nhiệm vụ.
Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ cần đảm bảo tính nhất quán và rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin, giúp nhà phân tích nghiệp vụ và nhà phát triển công nghệ hiểu rõ các yêu cầu được thể hiện trong mô hình.
Những mục đích của mô hình hóa quy trình nghiệp vụ:
- Hiểu được cấu trúc và các hoạt động của tổ chức được triển khai hệ thống
- Hiểu được các vấn đề hiện tại trong tổ chức và xác định các vấn đề cần cải tiến
- Bảo đảm rằng các khách hàng, người dùng cuối, và các nhà phát triển có sự hiểu biết chung về tổ chức
- Thiết lập các yêu cầu nhằm hỗ trợ tổ chức
Vai trò của mô hình hóa quy trình nghiệp vụ trong BPM:
Hình 2.2 Vai trò của mô hình hóa quy trình nghiệp vụ trong BPM [6]
BPM sử dụng mô hình hóa để biểu diễn các hoạt động sản xuất và kinh doanh thành quy trình nghiệp vụ, với các công cụ phát triển dựa trên nền tảng này Mô hình hóa là yếu tố then chốt trong việc xây dựng, thiết kế, ban hành và thực thi quy trình nghiệp vụ Các công cụ này cung cấp khả năng mô hình hóa, thực thi, quản trị và điều chỉnh quy trình cho tổ chức Nhờ vào các công cụ mô hình hóa, nhà quản trị doanh nghiệp có thể tập trung vào điều hành hoạt động theo định hướng quy trình mà không phải lo lắng về cách thức thực thi các quy trình.
Các công cụ và ngôn ngữ BPM
Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ Phương pháp luận BPM:
Hướng quy trình cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs
2.2.2 Bộ ký pháp mô hình hóa quy trình nghiệp vụ - Business Process Modeling Notation (BPMN)
Mục tiêu của BPMN là cung cấp một ký pháp dễ hiểu cho tất cả người dùng doanh nghiệp, bao gồm nhà phân tích nghiệp vụ, nhà phát triển kỹ thuật và các nhà quản lý Điều này giúp tạo ra cầu nối giữa thiết kế quy trình nghiệp vụ và thực hiện quy trình tiêu chuẩn hóa, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong việc quản lý và giám sát quy trình.
Một số ký pháp cơ bản trong BPMN bao gồm:
Sự kiện là một vòng tròn chứa các sự kiện bên trong, diễn ra khi quy trình được thực hiện và ảnh hưởng đến luồng quy trình Có ba loại sự kiện chính.
- Sự kiện bắt đầu (Start event): Là sự kiện bắt đầu của một quy trình
- Sự kiện kết thúc (End event): Là sự kiện kết thúc của một quy trình
Sự kiện trung gian (Intermediate Event) là một yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý tài chính của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) Nó diễn ra trong khoảng thời gian giữa điểm bắt đầu và điểm kết thúc của quy trình, đóng vai trò kết nối và điều phối các hoạt động tài chính nhằm tối ưu hóa hiệu quả quản lý.
Hình 2.3 Một số dạng Event cơ bản trong BPMN [7]
Công việc trong quy trình được biểu thị bằng hình chữ nhật bo tròn góc, cho thấy các loại nhiệm vụ cần thực hiện Nó có thể là một tác vụ đơn lẻ hoặc chứa quy trình con bên trong, được đánh dấu bằng dấu cộng ở góc dưới Các dạng công việc phổ biến thường gặp bao gồm các tác vụ liên quan đến phân hệ quản lý tài chính của SMEs.
Ký hiệu Tên gọi Ý nghĩa
Tác vụ (Task) Là một công việc đơn lẻ cần được thực hiện trong một luồng quy trình (không chứa các hoạt động con bên trong)
Quy trình con (Sub-Process)
Là một công việc có nhiều hoạt động nhỏ bên trong và được mô tả chi tiết trong một mô hình riêng
Quy trình con là một hình thức cho phép mô tả các công việc sẽ được thực hiện khi toàn bộ hoạt động bị hủy bỏ hoặc gián đoạn do lỗi.
Xác định một điểm trong quy trình mà tại đó các quy trình chung (Global process) và tác vụ chung (Global task) được phép sử dụng
Sự kiện các quy trình con (Event Sub- Processes)
Sự kiện này được sử dụng để xử lý trong một quy trình con hoặc quy trình chính, cho phép dừng hoặc chạy song song với quy trình đó Nó chỉ được thực hiện khi sự kiện bắt đầu (Start event) liên quan được kích hoạt.
Bảng 2.1 Một số dạng công việc trong BPMN
- Cổng (Gateway): Gateway được biểu diễn bằng một hình thoi dùng để rẽ nhánh các công việc được thực hiện
Các đối tượng liên kết là yếu tố quan trọng giúp kết nối các đối tượng trong hệ thống Trong phân hệ quản lý tài chính của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs), có năm loại đối tượng kết nối phổ biến được sử dụng.
Ký hiệu Tên gọi Ý nghĩa
Liên kết liên tục (Sequence Flow)
Xác định thứ tự thực hiện các hoạt động
Liên kết có điều kiện (Conditional Flow)
Kiểm tra điều kiện thực hiện một tác vụ
Liên kết mặc định (Default Flow)
Tác vụ mặc định sẽ được thực hiện khi các kết nối có điều kiện trả về giá trị false
Liên kết dữ liệu (Data Association) Được sử dụng để truyền dữ liệu
Luồng tin nhắn (Message Flow)
Dùng để truyền thông điệp giữa hai chủ thể tham gia
Bảng 2.2 Một số dạng liên kết trong BPMN
- Swimlane được sử dụng để nhóm các công việc có chức năng chung với nhau để giải quyết các yêu cầu cụ thể
Swimlanes bao gồm hai loại:
Pool: có thể là một quy trình hoàn chỉnh hoặc một quy trình con
Lane: dùng để thể hiện các chủ thể (con người hoặc tổ chức) tham gia vào quy trình
Chú thích đóng vai trò quan trọng trong việc làm cho các mô hình trở nên dễ hiểu hơn, nhờ vào việc cung cấp thông tin giải thích bổ sung cho các tác vụ trong phân hệ quản lý tài chính của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).
Ký hiệu Tên gọi Ý nghĩa
Liên kết (Association) Được sử dụng để kết nối các thông tin và chú thích với các đối tượng trong mô hình
Nhóm (Group) Giải thích các đối tượng có đặc điểm chung
Chú thích văn bản (Text Annotations)
Bổ sung thêm thông tin cho mô hình quy trình nghiệp vụ.
XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Bài toán xây dựng quy trình quản lý tài chính
Bài toán: Xây dựng quy trình chung cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs
Với 5 yêu cầu mà các CFO đưa ra cho phân hệ quản lý tài chính nêu ở chương 1: Khả năng thích ứng, tốc độ, các mã phân tích đi kèm, khả năng ứng dụng trên phạm vi toàn cầu, hỗ trợ về nhà cung cấp thì bộ quy trình quản lý tài chính cần phải xác định rõ ràng, chi tiết, đầy đủ những công việc cần phải có để nhà quản trị kịp thời nắm bắt, xử lý các hoạt động hàng ngày đang diễn ra trong doanh nghiệp và thể hiện tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp qua các báo cáo rút ra trong từng quy trình con của phân hệ quản lý tài chính Vì thế, trong quy trình quản lý tài chính phải thể hiện: quyền kiểm soát của lãnh đạo công ty, tính dự báo trước các kế hoạch quản lý tài chính, tính thường xuyên liên tục qua việc nhắn nhở thu – chi và theo dõi chứng từ Để đạt được những yêu cầu đặt ra, việc quản lý tài chính gồm các khâu công việc như sau:
Lập dự toán thu chi ngân sách là quá trình quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính của công ty, bao gồm cả kế hoạch ngắn hạn và dài hạn Quá trình này đòi hỏi phải phân tích và đánh giá khả năng cũng như nhu cầu của các nguồn tài chính, nhằm xây dựng các chỉ tiêu thu chi ngân sách hàng năm một cách chính xác, dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn.
Quyết toán thu chi trong doanh nghiệp là bước cuối cùng trong quản lý tài chính, bao gồm việc kiểm tra và tổng hợp số liệu về tình hình thực hiện dự toán trong kỳ Quá trình này cung cấp cơ sở để phân tích và đánh giá kết quả thực hiện dự toán, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho các kỳ sau Để tiến hành quyết toán thu chi, các đơn vị cần hoàn tất hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách, cũng như phê duyệt ngân sách cho các hoạt động của phòng ban.
Sau khi xác định rõ các bước cần thực hiện trong quy trình, tác giả đã xây dựng các quy trình con cho quản lý tài chính.
- Lập kế hoạch chi phí
- Duyệt mua cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs