TỔNG QUAN CÔNG TY VÀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2
Vị trí thực tập
- Chương 2: Phân tích hệ thống hiện tại của khách hàng
- Chương 3: Thiết kế hệ thống thông tin
- Chương 4: Triển khai hệ thống thông tin
- Kết luận và hướng phát triển
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN CÔNG TY VÀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1 Giới thiệu tổng quát về công ty thực tập
Công ty cổ phần công nghệ Highnote (Highnote JSC)
Người đại diện: Đinh Trần Trung Hiếu Địa chỉ: 20 An Bắc 5, Hòa Hải, Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng, Việt Nam
Quy mô nhân sự: 10 nhân viên.
Quản lý bởi: Chi cục Thuế khu vực Sơn Trà - Ngũ Hành Sơn.
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài Nhà Nước.
Hiện tại công ty đang kinh doanh trên những ngành nghề và lĩnh vực sau:
- Mã 3313: Sửa chữa thiết bị điện tử và quang học (Chi tiết: Không dập, cắt, gò, hàn, sơn tại trụ sở).
- Mã 4651: Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm.
- Mã 4652: Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông.
- Mã 4741: Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh.
- Mã 6190: Hoạt động viễn thông khác - Hoạt động của các điểm truy cập Internet
- Mã 6201: Lập trình máy vi tính - Sản xuất phần mềm.
- Mã 6209: Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính.
- Mã 6311: Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động có liên quan.
- Mã 6312: Cổng thông tin - Thiết lập trang thông tin điện tử tổng hợp (Chi tiết: Trừ hoạt động báo chí).
- Mã 9511: Sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi (Chi tiết: Không dập, cắt, gò, hàn, sơn tại trụ sở)
1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh
“Trở thành 1 trong những nhà cung cấp hàng đầu về Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP) tại Việt Nam và các nước trong khu vực.”
“Tôn trọng và cam kết mang đến cho khách hàng giải pháp quản lý tốt nhất với chi phí hợp lý Đồng thời, xây dựng mối quan hệ tin cậy, uy tín, hợp tác cùng phát triển với các đối tác trong lĩnh vực Công nghệ thông tin.”
Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần công nghệ Highnote
Vị trí thực tập: Nhân viên triển khai phần mềm
- Nghiên cứu và hiểu phần mềm: Thực tập sinh phải nắm vững và hiểu rõ các tính năng cần triển khai.
- Khảo sát và phân tích: Thực tập sinh cần nghiên cứu, phân tích nắm rõ được quy trình nghiệp vụ cũng như có dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ của khách hàng
- Thiết kế: Thực tập sinh chuẩn hóa quy trình giữ phần mềm và khách hàng phù hợp với nhau
- Triển khai: Thưc tập sinh hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm Trách nhiệm
- Nghiêm túc, sáng tạo, hoàn thành các công việc được giao
- Tích cực học tập và phát triển bản thân Nên sử dụng cơ hội này để học hỏi từ Nhân viên giàu kinh nghiệm học hỏi, làm quen với môi trường công sở, cải thiện kỹ năng mềm cùng như bổ sung thêm kiến thức chuyên môn
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HIỆN TẠI CỦA KHÁCH HÀNG 6
Khảo sát hiện trạng của khách hàng
Tìm hiểu cách thức, quy trình và dữ liệu quản lý nhân sự của công ty khách hàng nhằm hiểu và đánh giá được thực trạng hiện tại của công ty Phục vụ cho công tác đưa ra giải pháp tối ưu hóa quy trình quản lý và tùy chỉnh phần mềm cho phù hợp với quy trình quản lý nhân sự tại công ty.
Dựa vào mục tiêu khảo sát đã đề ra để tiến hành khảo sát khách hàng: o Khảo sát cách thức quản lý thông tin hồ sơ nhân viên o Khảo sát cách thức chấm công o Khảo sát quy trình tạo và xét duyệt đơn nghỉ phép cho nhân viên o Khảo sát quy trình tạo và xét duyệt công tác cho nhân viên o Khảo sát quy trình tạo và xét duyệt tăng ca/làm thêm cho nhân viên o Khảo sát cách tổng hợp và tính công o Khảo sát công thức tính lương o Khảo sát dữ liệu công ty lưu trữ và công cụ đang được công ty sử dụng để hỗ trợ cho việc quản lý nhân sự hiện
- Khảo sát cách thức quản lý thông tin hồ sơ nhân viên:
Về thông tin nhân viên bộ phận nhân sự thực hiện tiếp nhận hồ sơ từ phía người tuyển dụng, kiểm tra và cập nhật thông tin vào file quản lý Sau đó soạn hợp đồng theo mẫu sẵn và tiến hành lưu thông tin hợp đồng, bảo hiểm vào file quản lý sau khi đã tiền hành ký hợp đồng lao động.
- Khảo sát cách thức chấm công:
Nhân viên sẽ được bộ phận cấp cho một mã nhân viên kiêm mã chấm công Hằng ngày nhân viên đi làm sẽ được thực hiện chấm công bằng vân tay tại nơi làm việc.
- Khảo sát quy trình tạo và xét duyệt đơn nghỉ phép cho nhân viên:
Khi muốn nghỉ phép nhân viên sẽ tiến hành viết đơn xin nghỉ phép theo mẫu và gửi lên trưởng bộ phận để tiến hành xét duyệt qua 4 cấp là trưởng bộ phận, trưởng phòng, ban giám đốc, phòng hành chính - nhân sự.
- Khảo sát quy trình tạo và xét duyệt công tác cho nhân viên:
Trong quá trình làm việc nếu nhân viên cần thiết phải công tác thì sẽ thông báo đến bộ phận nhân sự để bộ phận ghi nhận công tác và thanh toán công tác phí sau khi hoàn thành công tác.
- Khảo sát quy trình tạo và xét duyệt tăng ca/làm thêm cho nhân viên:
Trong trường hợp cần nhân viên tăng ca/làm thêm để kịp tiến độ công việc thì nhân viên sẽ điền vào danh sách sau đó trưởng bộ phận sẽ kiểm tra, xác nhận và đưa danh sách đến bộ phận nhân sự để tiến hành cập nhật thông tin vào file quản lý.
- Khảo sát cách tổng hợp và tính công:
Vào cuối tháng bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp tất cả các chứng từ của nhân viên, đối chiếu với file tổng hợp kết hợp với dữ liệu chấm công từ máy chấm công để tạo ra bảng công hằng tháng sau đó đưa đến trưởng bộ phận để xét duyệt bảng công Khảo sát quy trình tạo và xét duyệt ứng lương cho nhân viên:
Nhân viên làm đơn xin tạm ứng lương gửi lên bộ phận nhân sự, và được duyệt qua hai cấp là kế toán và bộ phận nhân sự.
- Khảo sát quy trình và công thức tính lương:
Từ bảng công và các thông tin liên quan đã xét duyệt tiến hành tạo ra bảng lương với công thức đã có sẵn ở trong các file
- Khảo sát dữ liệu và công cụ đang được công ty lưu trữ và sử dụng hiện tại:
Hiện tại Asia JSC đang quản lý tất cả dữ liệu của các nhân viên trên các file riêng rẽ bằng phần mềm Microsoft Excel kết hợp với lưu trữ hồ sơ giấy Tuy Excel là một ứng dụng phổ biến nhất hiện nay, nhưng khi sử dụng nó để quản lý tất cả dữ liệu có thể có những ưu điểm và hạn chế riêng.
- Ưu điểm o Tiết kiệm chi phí o Phần mềm thông dụng, dễ sử dụng o Có thể chủ động thêm, bớt dữ liệu và tùy chỉnh các công thức tính toán phù hợp với yêu cầu và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp
- Nhược điểm o Không có độ bảo mật cao o Khả năng quản lý thấp, không có sự thống nhất, phải di chuyển qua lại giữa các sheet với nhau o Dễ gặp phải sai sót khi xuất dữ liệu o Khó khăn khi sử dụng để quản lý cho doanh nghiệp lớn, có nhiều chi nhánh hoặc doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh o Khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 28
Phân tích quy trình đề xuất
3.2.1 Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự
3.2.1.1 Quy trình “Quản lý hồ sơ nhân sự” đề xuất của hệ thống
Hình 3.3 Quy trình “Quản lý hồ sơ nhân sự” đề xuất của hệ thống
Bước 1: Sau khi tiếp nhận nhân viên thì Bộ phận nhân sự tiến hành tạo mới HSNS và nhập đầy đủ các thông tin cần thiết Sau đó HSNS này sẽ có trạng thái “Mới” (Nếu bấm Lưu nháp) hoặc trạng thái “Đang làm việc” (Nếu bấm Hoàn tất).
Bước 2: Sau khi đã có sẵn HSNS thì bộ phận nhân sự tiến hành tạo hợp đồng cho nhân sự và nhập các thông tin cần thiết Khi xác nhận hoàn tất hợp đồng thì HSNS sẽ được hiển thị các thông tin liên quan đến Vị trí công việc và các thông tin liên quan đến Lương và phụ cấp
Hình 3.5 Tạo mới hợp đồng
Nếu cần in hợp đồng thì hệ thống có hỗ trợ thêm chức năng này.
Hình 3.6 Chức năng in hợp đồng
Bước 3: Báo tăng/Báo giảm bảo hiểm cho nhân sự hoặc cập nhật thông tin BH
Hình 3.7 Cập nhật thông tin BH
Về quy trình quản lý giữa phần mềm và khách hàng không có điểm khác nhau nên quy trình đề xuất là giữ nguyên như cũ nhưng sẽ có những thay đổi trong cách quản lý dữ liệu:
- Tất cả dữ liệu đều được kiểm soát và lưu trữ một cách tự động ở trên hệ thống, không cần phân tán thông tin như quy trình hiện tại của Á Châu.
- Thông tin được hiển thị theo danh sách và có thể tìm theo từ khóa một cách dễ dàng.
- Có sự ràng buộc thông tin nên những mã định danh sẽ không bị trùng lặp gây mất tính nhất quán dữ liệu.
- Khi cập nhật dữ liệu thì các chức năng khác có thông tin liên quan sẽ được cập nhật theo.
- Có tích hợp nhiều báo cáo cần thiết cho người quản trị.
3.2.2 Quy trình quản lý chấm công
3.2.2.1 Quy trình “Quản lý nghỉ phép” đề xuất của hệ thống
Hình 3.8 Quy trình“Quản lý nghỉ phép” đề xuất của hệ thống
Bước 1: Nhân viên tạo đơn nghỉ phép bằng mobile app và đánh dấu hoàn tất sau khi nhập đầy đủ thông tin của chứng từ.
Hình 3.9 Tạo mới chứng từ nghỉ phép
Bước 2: Trưởng phòng và bộ phận nhân sự tiến hành duyệt cấp 1 (trưởng bộ phận) và duyệt cấp 2 (trưởng phòng) trên nền tảng web Nếu ở bước duyệt nào từ chối thì nhập lý do từ chối và hoàn tất.
Hình 3.10 Các bước cấp duyệt
Bước 3: Thông báo sẽ hiển thị về cho tài khoản của nhân viên trên mobile app Nếu duyệt xong thì chứng từ đổi trạng thái “Đã duyệt” nếu bị từ chối thì chứng từ đổi trạng thái “Đã từ chối”.
Hình 3.11 Trạng thái duyệt và chưa duyệt của chứng từ
Trong quy trình đề xuất đã giảm từ 4 cấp duyệt đơn xuống còn 2 cấp duyệt bởi vì khi thông tin đã được nhập và duyệt trên hệ thống thì không được chỉnh sửa nên không thể gian lận hay làm giả
Ngoài ra thay vì nhân viên làm đơn bằng giấy và gửi lên các cấp xét duyệt ký tay thì bây giờ nhân viên có thể thực hiện làm đơn trên mobile app và có thành phần tham gia cấp duyệt sẽ xét duyệt trên web app sẽ giúp:
- Tiết kiệm thời gian cho các trưởng bộ phận và trưởng phòng khi ký duyệt.
- Tiết kiệm thời gian cho nhân viên trong quá trình xin mẫu đơn và viết đơn.
- Giảm mất mát dữ liệu trong trường hợp đơn giấy bị hư hỏng thiệt hại.
- Thông tin được luân chuyển một cách nhanh chóng hơn so với quy trình hiện tại của Á Châu
3.2.2.3 Quy trình “Quản lý tăng ca/làm thêm” đề xuất của hệ thống
Hình 3.12 Quy trình quản lý tăng ca đề xuất
Bước 1: Nhân viên tạo mới đơn tăng ca/làm thêm trên mobile app Nhấn “Gửi đơn” và “Đồng ý” để tiến hành tạo đơn tăng ca/ làm thêm Sau khi đơn đã tạo thì ở màn hình của trưởng bộ phận và trưởng phòng sẽ hiển thị đơn với trạng thái “Chưa duyệt”
Hình 3.13 Tạo đơn tăng ca trên mobile app
Bước 2: Trưởng bộ phận tiếp nhận và duyệt đơn tăng ca/làm thêm Nếu muốn đồng ý duyệt đơn tăng ca/ làm thêm thì nhấn vào nút “Admin duyệt” để tiến hành duyệt đơn Sau khi duyệt đơn hệ thống sẽ xuất hiện thông báo “duyệt dữ liệu thành công” và đơn tăng ca/làm thêm đổi trạng thái sang “Đã duyệt”
Hình 3.14 Màn hình duyệt đơn tăng ca
Hình 3.15 Màn hình thông báo đơn đã duyệt
Nếu TBP không muốn duyệt đơn tăng ca/làm thêm thì tiến hành nhấn vào “Admin từ chối” sau đó hệ thống sẽ hiện thông báo đơn từ chối duyệt đơn và đơn tăng ca/làm thêm đổi sang trạng thái “Đã từ chối”
Hình 3.16 Màn hình từ chối đơn tăng ca
Bước 3: Sau khi TBP duyệt đơn thì trưởng phòng sẽ duyệt đơn Các bước thực hiện ở phần mềm tương tự bước 3.
Bước 4: Sau khi trưởng phòng đã duyệt phần mềm sẽ ghi nhận đơn tăng ca/ làm thêm để phục vụ cho quy trình tính công.
Bước 5: Hệ thống thông báo duyệt đơn tăng ca/làm thêm thành công đến nhân viên
Hình 3.17 Màn hình đôi trạng thái đơn trên mobile app
So với quy trình hiện tại của Á Châu Cách quản lý còn lỏng lẻo, thông tin không rõ ràng, bị phụ thuộc vào ý thức và sự trung thực của nhân viên Chính vì thế quy trình mới đã đề xuất thêm là nhân viên khi tăng ca/ làm thêm sẽ làm đơn tăng ca/làm thêm gửi lên hệ thống để cấp trên là TBP và trưởng phòng duyệt đơn
Việc đó giúp cấp trên quản lý thời gian tăng ca/ làm thêm đúng với tiến độ hoàn thành công việc, tránh tình trạng không trung thực của nhân viên Thêm vào đó việc ghi nhận tăng ca/làm thêm chính xác sẽ giúp quá trình tính công đúng với thực tế làm việc Tiết kiệm thời gian đối chiếu, kiểm tra, hạn chế tối đa tỉ lệ xảy ra sai sót trong quá trình đối chiếu.
3.2.2.5 Quy trình “Quản lý tính công” đề xuất của hệ thống
Hình 3.18 Quy trình“Quản lý tính công” đề xuất của hệ thống
Bước 1: Bộ phận nhân sự sẽ kiểm tra các chứng từ xem các chứng từ hiện tại đã được duyệt hết chưa, và thống kê những chứng từ bị từ chối đã chính xác với dữ liệu chưa?
Hình 3.19 Màn hình danh sách chứng từ nghỉ phép
Bước 2: Bộ phận nhân sự vào tổng hợp bảng công, khi đó hệ thống đã tự động tính toán công vào 00:00 và 04:00 giờ hàng ngày, tránh trường hợp mất mát dữ liệu.
Hình 3.20 Dữ liệu chấm công hàng ngày
TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN 53
Quy trình triển khai phần mềm
Hình 4.1 Quy trình triển khai phần mềm
Bảng 4-1 Mô tả quy trình triển khai
Công việc Trách nhiệm Mô tả
Lập kế hoạch dự án
Khi bắt đầu dự án thì anh mentor sẽ tạo một kế hoạch tổng quát của dự án, sau đó team thực tập sẽ trao đổi và xác nhận kế hoạch với khách hàng, nếu khách hàng cần điều chỉnh người tham gia hoặc các mốc thời gian thì sẽ báo với mentor để điều chỉnh phù hợp Nếu không có điều chỉnh thì thực hiện theo kế hoạch ở bước dưới đây
Khảo sát quy trình khách hàng và khảo sát dữ liệu khách hàng
Mentor, team thực tập, khách hàng
Team thực tập tiến hành liên lạc với khách hàng để thực hiện khảo sát, thu thập thông tin và dữ liệu của khách hàng Sau đó dựa vào nghiệp vụ thực tế của khách hàng và nghiệp vụ của phần mềm để tiến hành tối ưu: Có thể là đề xuất tối ưu quy trình của khách hàng để giúp khách hàng nâng cao năng suất quản lý hoặc bàn bạc với mentor để nâng cấp phần mềm để phục vụ yêu cầu mới của khách hàng hay có những nghiệp vụ của khách hàng mà hệ thống có thể đáp ứng hoàn toàn thì mình giữ nguyên quy trình Trong quá trình khảo sát tất cả các nghiệp vụ thì mình xác nhận thông tin với mentor thường xuyên và tạo ra một bản “Kết quả khảo sát” và xác nhận kết quả với khách hàng Nếu khách hàng xác nhận chính xác thì mình thực hiện bước tiếp theo, nếu có sai sót trong bản kết quả thì mình cập nhật lại thông tin.
Nhập dữ liệu lên hệ thống
Team thực tập, bộ phận kỹ thuật
Sau khi kết thúc quá trình khảo sát thì team thực tập tiến hành chia nhỏ lượng dữ liệu đang có để nhập lên hệ thống, mỗi bạn đảm nhận một module để nhập liệu, những dữ liệu ít thì tiến hành nhập bằng tay còn những dữ liệu có con số lớn như là hồ sơ nhân sự, hợp đồng và bảo hiểm thì team sẽ nhờ bộ phận kĩ thuật của công ty tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống Sau khi dữ liệu được đưa vào hoàn chỉnh trên hệ thống thì tiến hành bước tiếp theo.
Tài liệu HDSD Team thực tập, mentor
Trong quá trình bắt đầu dự án thì team thực tập tiến hành viết tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm, tài liệu này sẽ mô tả rõ các bước và trình tự của những chức năng lớn và nhỏ trên toàn bộ phần mềm bao gồm các module:
Sau khi viết xong tài liệu thì mentor sẽ xác nhận và đóng góp ý kiến để team hoàn thành tốt và chính xác tài liệu Sau khi hoàn tất thì team gửi tài liệu này cho khách hàng và tiến hành bước tiếp theo.
Team thực tập, khách hàng
Sau khi hoàn tất các khâu chuẩn bị phía trên thì team thực tập tạo và gửi kế hoạch training cho khách hàng, sau khi khách hàng xác nhận tham gia nếu không có sự thay đổi thì thực hiện theo kế hoạch, nếu khách hàng muốn thay đổi thời gian thì team sẽ điều chỉnh thời gian để phù hợp cho cả 2 bên Sau đó đến ngày diễn ra cuộc họp,những người phụ trách của cả 2 công ty tiến hành họp theo dự kiến, quá trình sẽ được quay (recorded) để lưu trữ lại và gửi cho khách hàng nếu cần, hoặc gửi cho những người muốn tham gia những không thể tham gia
Go live Team thực tập, khách hàng
Sau khi khách hàng đã hiểu về phần mềm và tiến hành thực hiện nhập liệu và thao tác trực tiếp trên hệ thống, trong quá trình go-live thì team thực tập sẽ theo sát để kiểm tra dữ liệu khách hàng nhập vào có đúng hay không? Nếu dữ liệu bị sai thì sẽ báo lại với khách hàng và hướng dẫn nhập đúng, hạn chế trường hợp khách hàng hiểu sai vấn đề Trong quá trình go-live sẽ phát sinh ra nhiều thắc mắc và những câu hỏi thì team thực tập sẽ giải đáp tất cả và nếu có những yêu cầu mới thì sẽ thảo luận với mentor để đưa ra câu trả lời thích hợp
Nghiệm thu và bàn giao dự án
Mentor, khách hàng, team thực tập
Sau khi kết thúc quá trình go-live và đảm bảo khách hàng đã sử dụng thành thạo phần mềm thì đó là lúc đi đến điểm cuối của dự án Mentor sẽ trực tiếp làm việc với khách hàng để nghiệm thu những kết quả đã đạt được trong quá trình triển khai Sau khi kết thúc quá trình nghiệm thu thì bước sẽ bàn giao dự án cho khách hàng, và có thể hỗ trợ bảo trì trong một thời gian nhất định để đảm bảo không còn phát sinh vấn đề.
Kế hoạch triển khai
Kế hoạch triển khai dự án được lên kế hoạch và thực hiện như hình.
Hình 4.2 Kế hoạch triển khai dự án
Trong kế hoạch triển khai sẽ bao gồm:
- Các hạng mục công việc cần làm trong dự án (Work)
- Mô tả công việc (Work description)
- Người phụ trách công việc (Performer)
- Thời gian dự kiến thực hiện mỗi công việc (Plan)
- Thời gian thực tế thực hiện mỗi công việc (Actual)
- Phần trăm hoàn thành công việc (% Complete)
- Tiến độ hoàn thành công việc (Progress status)
Kết quả triển khai thực tế
Sau quá trình trao đổi, quan sát, tìm hiểu, phân tích quy trình hoạt động và quản lý nhân sự của công ty thì đã tổng hợp lại được theo bảng sau đây.
Bảng 4-2 Thống kê kết quả khảo sát
STT Khảo sát Nội dung khảo sát
1 Quy trình ● Quản lý hồ sơ nhân sự
● Quản lý thông tin cá nhân
● Quản lý đơn nghỉ phép
● Quản lý tăng ca/làm thêm
2 Dữ liệu ● Thông tin công ty
● Cấu hình hình hồ sơ nhân sự
● Hình thức khen thưởng, kỷ luật
● Loại lương trong công ty
● Mẫu quản lý thông tin cá nhân
● Mẫu quản lý hợp đồng
● Mẫu quản lý bảo hiểm
● Mẫu hợp đồng lao động
4.3.2 Tối ưu quy trình khách hàng
Bảng 4-3 Thống kê các quy trình được tối ưu
STT Quy trình Nội dung tối ưu
1 Quản lý hồ sơ nhân sự
Không có sự thay đổi trong đề xuất quy trình quản lý nhưng sẽ có thay đổi trong các quản lý dữ liệu nhân viên
2 Quản lý đơn nghỉ phép
Giảm từ 4 bước duyệt đơn xuống còn 2 bước, nhân viên tạo đơn nghỉ phép thông qua mobile app thay vì viết bằng tay, người duyệt đơn sẽ tiến hành duyệt đơn bằng web app
3 Quản lý tăng ca/làm thêm
Quy trình hiện nay tăng ca, làm thêm của công ty là việc ghi chép lại, chưa có quy trình rõ ràng, không có chứng cứ lưu trữ nên quy trình đề xuất là nhân viên tạo đơn nghỉ phép thông qua mobile app, người duyệt đơn là trưởng bộ phận và trưởng phòng sẽ tiến hành duyệt đơn bằng web app và thông tin sẽ được ghi nhận và hiển thị trên hệ thống
Hiện tại quy trình quản lý công tác của công ty khách hàng đơn giản chỉ là thông báo miệng, tiếp nhận thông tin và ghi nhận công tác phí nếu có hóa đơn, chưa có một quy trình rõ ràng, chặt chẽ, cụ thể nên trong quy trình đề xuất của hệ thống sẽ đề xuất quy trình “quản lý công tác” là nhân viên đi công tác và đơn công tác và gửi đến bộ phận nhân sự
Quy trình của khách hàng và quy trình đề xuất không có sự khác biệt nhưng khi quản lý bằng phần mềm sẽ tối ưu hơn về mặt thời gian và tránh mất mát dữ liệu
6 Quản lý tính lương Đối với quy trình tính lương hiện tại của Á Châu và quy trình đề xuất của phần mềm thì khác biệt ở bước “Tạm ứng”
4.3.3 Training khách hàng sử dụng phần mềm
Những đối tượng nhân viên bên công ty khách hàng tham gia training:
● Bộ phận nhân sự : chị Lữ Hồng Nghi, chị Phạm Ngọc Ngân
● Trưởng bộ phận: anh Lê Thanh Viện, anh Nguyễn Hữu Cang, anh Nguyễn Quang Hiền
● Trưởng phòng: anh Bùi Bình Minh, anh Đặng Xuân Khang, chị Lê Hồng Nhung
● Ban giám đốc: anh Thương Chí Minh, chị Lã Thị Tuyết Mai
● Nhân viên/công nhân: đại diện tham gia chị Khổng Thị Hồng Phấn, chị Nguyễn Thị Linh Nhi
Bảng 4-4 Các giai đoạn training
STT Giai đoạn training Mô tả
Trước khi bắt đầu quá trình đào tạo, cần chuẩn bị các tài liệu và tài nguyên cần thiết Bao gồm việc tạo ra hướng dẫn sử dụng phần mềm HRM và đội ngũ nhân viên triển khai chất lượng.
Dựa trên tính năng và chức năng của phần mềm HRM, thiết kế chương trình đào tạo phù hợp
Chương trình đào tạo nên bao gồm các khía cạnh quan trọng chứa các module quản lý thông tin HSNS, quản lý lương, quản lý chấm công.
Phân chia chương trình thành các phần nhỏ, dễ tiếp thu và có thể thực hành.
3 Thực hiện training Tổ chức buổi đào tạo cho khách hàng theo kế hoạch Các buổi hướng dẫn trực tiếp, đảm bảo rằng buổi đào tạo được tổ chức một cách cụ thể, rõ ràng và tương tác để khách hàng có thể nắm bắt và áp dụng kiến thức vào công việc thực tế.
Quá trình này nhân viên triển khai cần hỗ trợ và giải đáp các câu hỏi hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình Go-live Điều này giúp khách hàng vượt qua bất kỳ khó khăn nào và đảm bảo rằng họ có thể sử dụng hệ thống HRM một cách hiệu quả trong công việc hàng ngày Bộ phận triển khai thường xuyên kiểm tra dữ liệu khách hàng nhập vào có chính xác hay không, và chỉnh sửa hoặc giải thích kịp thời.
Sau khi khách hàng đã tiếp thu kiến thức cơ bản thì khách hàng đăng nhập vào hệ thống và thao tác nhập dữ liệu hằng ngày lên hệ thống Dưới đây là một số quy trình thao tác nhập dữ liệu hằng ngày trên hệ thống HRM:
● Đăng nhập vào hệ thống: Khách hàng truy cập vào giao diện đăng nhập của hệ thống HRM bằng tài khoản và mật khẩu được cung cấp Sau khi đăng nhập thành công, họ sẽ có quyền truy cập vào các chức năng và dữ liệu liên quan
● Tạo và cập nhật thông tin HSNS, hợp đồng, bảo hiểm: Một trong những thao tác quan trọng hàng ngày là tạo và cập nhật thông tin nhân viên Khách hàng có thể thêm mới nhân viên vào hệ thống khi có nhân viên mới gia nhập công ty Họ cũng có thể cập nhật thông tin cá nhân của nhân viên hiện có, chẳng hạn như thay đổi địa chỉ, số điện thoại, thông tin gia đình, v.v
● Quản lý chấm công: Hệ thống HRM cho phép khách hàng ghi nhận và quản lý chấm công của nhân viên Họ có thể nhập thông tin về giờ làm việc, nghỉ phép, nghỉ không lương, công tác, và các sự kiện khác liên quan đến chấm công Điều này giúp theo dõi thời gian làm việc và tính toán lương một cách chính xác
● Quản lý lương và các khoản trợ cấp: Hệ thống HRM cho phép khách hàng nhập và quản lý thông tin về lương và các khoản trợ cấp cho nhân viên Họ có thể nhập số tiền lương cơ bản, các khoản trợ cấp như trợ cấp ăn trưa, trợ cấp đi lại, và các khoản trợ cấp khác theo quy định của công ty Hệ thống cũng có thể tự động tính toán lương dựa trên thông tin chấm công và các quy tắc đã được cấu hình trước.
Qua việc thực hiện các thao tác nhập dữ liệu hàng ngày trên hệ thống HRM, khách hàng có thể duy trì và quản lý thông tin nhân viên một cách dễ dàng và hiệu quả Điều này giúp họ tổ chức và quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp và tăng cường hiệu suất làm việc.
• KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN
● Đã học được các bước triển khai phần mềm quản lý nhân sự
● Hiểu được các nghiệp vụ củ
● Học và hiểu được cách thức vận hành của phần mềm quản lý nhân sự
● Hiểu được quy trình quản lý nhân sự của một công ty
● Cách trao đổi, giao tiếp với với khách hàng
● Cách thức phân tích, xử lý dữ liệu đầu vào phù hợp với phần mềm
● Cách viết báo cáo toàn văn của một dự án
● Kỹ năng giao tiếp còn thiếu sót
● Còn yếu còn việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như excel
● Còn quá rập khuôn trong cách làm việc, chưa nhiều sáng tạo
● Viết báo cáo còn nhiều thiếu sót trong cách viết và bố cục trình bày
● Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp, tiếng anh
● Thành thạo các công cụ tin học văn phòng
● Linh động, sáng tạo trong cách làm việc, phân tích dữ liệu và xử lý tình huống
● Tìm hiểu nhiều mảng khác nhau trong hoạch định nguồn lực nhằm mở rộng kiến thức
1 Trang web tra cứu Mã số thuế: https://masothue.com/0402194450-cong-ty-co-phan-cong-nghe-highnote https://masothue.com/1100604134-cong-ty-co-phan-bao-bi-a-chau
2 Vinno.vn, HRM là gì, vai trò và tiện ích trong quản lý doanh nghiệp 09/09/2017 https://vinno.vn/tin-tuc/hrm-la-gi-vai-tro-va-tien-ich-trong-quan-ly-doanh-nghiep
3 Trang web Công ty cổ phần Bao Bì Á Châu: https://asiapacking.vn/
4 Trang web Công ty cổ phần Công Nghệ Highnote: https://highnote.vn/
• CHECK LIST CỦA BÁO CÁO
Nội dung công việc Có Không Ghi chú
1 Báo cáo được trình bày (định dạng) đúng với yêu cầu +
2 Báo cáo có số lượng trang đáp ứng đúng yêu cầu
(30-50 trang) + Báo cáo của 2 bạn
3 Báo cáo trình bày được phần mở đầu bao gồm: Mục tiêu, Phạm vi và đối tượng, kết cấu … +
