Giáo trình tin học văn phòng (nghề kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính trình độ trung cấpcao đẳng)

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI CẢM ƠN Chìa khóa để hướng tới xã hội thông tin phát triển công nghệ thông tin (CNTT), nhiên để phát triển CNTT lâu dài bền vững, đào tạo kiến thức nhất, mà nội dung đào tạo phải trang bị sinh viên kiến thức tảng, sở tạo cho sinh viên phát huy tính sáng tạo, chủ động việc tiếp thu nghiên cứu, ứng dụng CNTT Do đó, trường đào tạo, sinh viên phải trang bị kiến thức tảng CNTT thể thiếu mơn học Tin học văn phịng Chương trình khung quốc gia nghề Lắp ráp sửa chữa máy tính xây dựng sở phân tích, phần kỹ thuật kết cấu theo môđun Để tạo điều kiện thuận lợi cho sở dạy học trình thực hiện, việc biên soạn giáo trình kỹ thuật theo môđun cấp thiết Giáo trình “Tin học văn phịng” biên soạn cho sinh viên trường trung cấp, cao đẳng Giáo trình với phần trình bày chi tiết nhằm phục vụ nhu cầu giảng dạy, học tập, tham khảo cho giáo viên, học sinh đọc giả khác Nội dung giáo trình gồm 10 bài, phân bố sau: Bài MĐ 08-01: Kỹ thuật soạn thảo văn Bài MĐ 08-02: Xử lý bảng biểu (Table) Bài MĐ 08-03: Bảo mật In ấn Bài MĐ 08-04: Kỹ thuật xử lý bảng tính Bài MĐ 08-05: Hàm Truy vấn liệu Bài MĐ 08-06: In ấn trộn thư Bài MĐ 08-07: Tổng quan Powerpoint Bài MĐ 08-08: Hiệu ứng Trình diễn Mơ đun 08: Tin học Văn phịng mơ đun đào tạo nghề biên soạn theo hình thức tích hợp lý thuyết thực hành Trong trình thực hiện, nhóm biên soạn tham khảo nhiều tài liệu nước, kết hợp với kinh nghiệm thực tế Mặc dù có nhiều cố gắng, khơng tránh khỏi sai sót, mong nhận đóng góp ý kiến độc giả để giáo trình hồn thiện Cần Thơ, ngày 20 tháng 11 năm 2021 Tham gia biên soạn Châu Mũi Khéo MỤC LỤC ĐỀ MỤC TRANG TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI CẢM ƠN CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN Bài 1: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Giới thiệu Microsoft Word Các thao tác tài liệu Soạn thảo tài liệu Định dạng văn 11 Chèn đối tượng vào văn 21 Thực hành 24 Bài 2: XỬ LÝ BẢNG BIỂU 26 Chèn bảng biểu vào văn 26 Các thao tác bảng biểu 27 Thay đổi cấu trúc bảng biểu 32 Thực hành 34 Bài 3: IN ẤN VÀ TRỘN THƯ 36 In ấn 36 In trộn văn 40 Thực hành 43 Bài 4: KỸ THUẬT XỬ LÝ BẢNG TÍNH 45 Giới thiệu 45 Làm việc với bảng tính 47 Thực hành 49 Bài 5: HÀM VÀ TRUY VẤN DỮ LIỆU 51 Các khái niệm 51 Hàm xử lý liệu dạng số 52 Hàm xử lý liệu dạng chuỗi 52 Hàm xử lý liệu dạng Ngày tháng 53 Hàm thống kê thống kê có điều kiện 55 Hàm logic 57 Hàm tìm kiếm tham số 58 Thực hành 60 Bài 6: ĐỒ THỊ VÀ IN ẤN 62 Đồ thị 62 In ấn 64 Thực hành 67 Bài 7: TỔNG QUAN POWERPOINT 69 Giới thiệu 69 Làm việc với cấu trúc hiển thị 69 Thực hành 71 Bài 8: HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN 73 Tạo hiệu ứng cho đối tượng 73 Trình diễn Sile 76 Thực hành: 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: TIN HỌC VĂN PHỊNG Mã số mơn học: MĐ 08 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun - Vị trí: + Mơ đun bố trí sau học sinh học xong mơn học chung, Anh văn chuyên ngành Trước môn học/mô đun đào tạo chun mơn nghề - Tính chất: + Là mô đun sở bắt buộc - Ý nghĩa vai trị mơ đun: Đây mơ đun đào tạo chuyên môn nghề, cung cấp cho học sinh kỹ soạn thảo văn bản, biết cách tính tốn quản lý liệu, thao tác với bảng tính điện tử , thiết kế trình diễn để áp dụng vào thực tế Mục tiêu Mô đun Sau học xong mô đun này, học sinh có lực: - Về kiến thức: Soạn thảo văn theo tiêu chuẩn, quy cách trình bày văn - Về kỹ năng: • Sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn (Microsoft Word) để tạo tài liệu đạt tiêu chuẩn văn phịng • Sử dụng thành thạo phần mềm bảng tính (Microsoft Excel) để tạo lập, biểu diễn kiểu liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian, biểu đồ • Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint) để tạo lập, trình diễn báo cáo, chuyên đề cách chuyên nghiệp - Về lực tự chủ trách nhiệm: • Nhanh nhẹn, linh hoạt thao tác soạn thảo văn bảng, bảng tính • Bình tĩnh thuyết trình với hỗ trợ phần mềm máy tính Nội dung mơ đun Thời gian Thực Kiểm Số hành, thí Tra* T Tên mơ đun Tổng Lý nghiệm, (LT T số thuyết thảo luận, tập TH) Bài 1: Kỹ thuật soạn thảo văn 12 1.Giới thiệu Microsoft Word 2.Các thao tác tài liệu 3.Soạn thảo tài liệu 4.Định dạng văn Chèn đối tượng vào văn Thực hành Kiểm tra 4 Bài 2: Xử lý bảng biểu (Table) 1.Chèn bảng biểu vào văn 2.Các thao tác bảng biểu 3.Thay đổi cấu trúc bảng biểu 4.Thực hành Bài 3: In ấn trộn thư In ấn In trộn văn Thực hành Bài 4: Kỹ thuật xử lý bảng tính Giới thiệu Làm việc với bảng tính 3.Thực hành Bài 5: Hàm Truy vấn liệu Các khái niệm Hàm xử lý liệu dạng số Hàm xử lý liệu dạng chuỗi Hàm xử lý liệu dạng Ngày tháng Hàm thống kê thống kê có điều kiện Hàm logic Hàm tìm kiếm tham số Thực hành 11 Kiểm tra Bài 6: Đồ thị In ấn Đồ thị In ấn Thực hành Bài 7: Tổng quan Powerpoint Giới thiệu Làm việc với cấu trúc hiển thị Thực hành Bài 8: Hiệu ứng Trình diễn Tạo hiệu ứng cho đối tượng Trình diễn slide 3.Thực hành Kiểm tra Cộng 1 4 0.5 0.5 2 0.5 1 12 1 0.5 1 1 2 60 30 27 Bài 1: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã bài: MĐ08 – 01 Mục tiêu: - Trình bày trình soạn thảo văn - Nắm thao tác tài liệu - Sử dụng đối tượng hiệu ứng để trình bày văn - Nắm cách thức định dạng văn - Nhanh nhẹn thao tác gõ văn - Thích thú vớ tiện ích hỗ trợ soạn thảo văn nhanh Giới thiệu Microsoft Word 1.1 Bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Soạn thảo văn công việc sử dụng nhiều quan, xí nghiệp, trường học nhu cầu cá nhân Từ thuở xa xưa người biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn (máy gõ chữ) Gõ đến đâu văn in đến giấy Các cơng việc dịch chuyển văn bản, kỹ soạn thảo văn cịn thơ sơ, đơn giản Để tạo văn bản, đòi hỏi người soạn thảo phải có kỹ sử dụng máy gõ tốt (khơng máy tính học soạn thảo cách rõ ràng) Soạn thảo vậy, in ấn có vơ khó khăn Đó Khi mà cơng nghệ thơng tin cịn chưa phát triển Ngày mà công nghệ thông tin cịn phát triển rầm rộ, cơng nghệ thay đổi ngày, tốn, khó khăn người máy tính hóa, việc soạn thảo văn máy tính trở thành cơng việc bình thường cho biết sử dụng máy tính Một phần mềm máy tính sử dụng rộng rãi Microsoft word hãng Microsoft hay gọi phần mềm winword Ra đời vào cuối năm 1980, đến phần mềm Winword đạt tới hoàn hảo lĩnh vực soạn thảo văn lĩnh vực văn phòng phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê đặc điểm bật phần mềm sau: Cung cấp đầy đủ kỹ soạn thảo định dạng văn đa dạng, dễ sử dụng Khả đồ họa mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn chèn nhiều ngồi hình ảnh âm lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính,vv… Có thể kiết xuất, nhập liệu nhiều dạng định dạng khác Đặc biệt khả chuyển đổi liệu word phần mềm khác Microsoft Office làm cho việc xử lý ứng dụng văn phòng trở lên đơn giản hiệu Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ liệu dạng nội bộ, mạng Internet Khởi động Microsoft word Có nhiều cách khởi động phần mềm word Tùy vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà ta chọn cách sau để khởi động: - Cách 1: Mở nút Start/chọn Programs/Microsoft office/Microsoft office Word2019 - Cách 2: Hoặc nhấn đúp vào biểu tượng MS-Word2019 có Desktop Thốt khỏi mơi trường làm việc Khi khơng làm việc với Word, bạn thực theo cách sau: - Mở mục chọn File | Exit - Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 Môi trường làm việc Sau khởi động xong, hình làm việc word thường có dạng sau: Hình Thường mơi trường làm việc word gồm thành phần chính: - Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế tài liệu Bạn gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Nội dung cửa sổ in máy in sử dụng lệnh in - Hệ thống bảng chọn (menu): Chứa lệnh để gọi tới chức word làm việc Bạn phải dùng chuột để mở mục chọn này, đơi dùng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn - Thước kẻ: Gồm thước (ruler) bao viền trang văn Sử dụng thước bạn điều chỉnh lề trang văn bản, thiết lập điểm dịch (tab) cách đơn giản trực quan - Thanh trạng thái: Giúp bạn biết vài trạng thái cần thiết làm việc Ví dụ: bạn làm việc trang mấy, dòng bao nhiêu,… Thanh công cụ ẩn công cụ: Vào View \ Toolsbars để ẩn / công cụ Vào View \ Ruler : Ẩn / thước Vào View \ Zoom : Phóng to thu nhỏ hình Các thao tác tài liệu 2.1 Tạo tài liệu Ghi chú: Một tài liệu gọi file (tệp) văn để tạo file mới: cách - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N - Chọn File, chọn New nhấn Create - Kích chuột lên biểu tượng New công cụ 2.2 Mở tài liệu tồn đĩa Mở tài liệu tồn đĩa mở file lưu trữ - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O - Chọn File/ Open - Kích chuột lên biểu tượng Open công cụ Tài liệu sau soạn thảo Word lưu ổ cứng dạng tệp tin có phần mở rộng DOC DOCX Để mở tài liệu Word lưu đĩa có cách sau: - Cách 1: Mở mục chọn File | Open bạn có lựa chọn mở như: Recent: (mở file lần gần nhất) This PC: Mở file từ ổ đĩa cứng Browse: Chọn đường dẫn mở file mà lưu trước - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + O Tương tự cách sau bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + O bạn có lựa chọn cách - Cách 3: Nếu bạn chưa chạy phần mềm Word máy tính bạn có lưu tài liệu Word, bạn click đúp để mở tài liệu Thao tác đồng thời cho phép bạn khởi chạy phần mềm Word cách đồng thời 2.3 Ghi tài liệu lên đĩa Có thể lưu trữ file theo cách: - Nhấn phím Ctrl + S - Chọn File / Save - Kích chuột lên biểu tượng Save công cụ Nếu tài liệu bạn soạn thảo tài liệu bạn chưa lưu hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu tệp tin mới: B1: Bạn click chọn Browse: B2: Hãy xác định vị trí bạn cần lưu file, sau đặt tên cho file (bạn nên đặt khơng dấu), tùy chọn phần mở rộng bạn muốn lưu file sang dạng khác cuối nhấn vào nút Save xong *Lưu ý: Bạn nên thường xuyên lưu tài liệu cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để tránh trường hợp điện đột ngột trục trặc máy tính 2.4 Đóng văn - Vào bảng chọn File | Close - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + W Soạn thảo tài liệu 3.1 Bộ gõ tiếng việt Ban đầu, máy tính chưa có bảng mã tiếng việt mà có nhât bảng mã chuẩn ASCCI Bảng mã bao gồm 128 kí tự Latinh (các phím chữ, phím số số kí hiệu đặc biệt) Để đưa tiếng việt sử dụng máy tính, nhà lập trình phải xây dựng phần mềm gõ tiếng việt phông chữ tiếng việt kèm Hiện có nhiều gõ tiếng việt sử dụng như: Unikey, VietWare- đươc sử dụng nhiều miền trung ABC, Vietkey sử dụng rộng rãi ngồi Bắc Tới Unikey nhiều người sử dụng tính tiện dụng dung lượng nhỏ Do nơi sử dụng gõ riêng (bảng mã tiếng việt khác nhau) nên việc trao đổi thông tin gặp nhiều khó khăn Mới phủ khuyến cáo sử dụng gõ phông chữ Unicode Với hệ thống việc trao đổi thông tin trở nên đơn giản nhiều Tuy nhiên gặp phải số khó khăn tính tương thích với hệ thống phần mềm cũ máy tính khơng cao Đến nay, Unicode giải pháp tiếng Việt thông dụng Phần mềm tiếng Việt giới thiệu giáo trình Unikey với kiểu gõ Telex Máy tính bạn phải cài đặt phần mềm để có gõ phơng chữ kèm Quy tắc gõ tiếng Việt theo kiểu TELEX sau: Ví dụ: Muốn gõ từ: “Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Bạn phải bật tiếng việt gõ lên tài liệu sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” * Nếu gõ z, từ tiếng Việt bị bỏ dấu v Sử dụng bàn phím Bật tiếng việt (nếu bạn muốn gõ tiếng việt) sử dụng thao tác soạn thảo thông thường để soạn thảo tài liệu là: 10 Bước 2: Truy cập vào cửa sổ in (làm theo mục nhấn Ctrl +P) Bước 3: Chọn Print Active Sheets (Các trang tính hành) từ trình đơn thả xuống Print Range (Vùng in) Bước 4: Click vào Print (In) • In tồn bảng tính Bước 1: Truy cập tới cửa sổ In Bước 2: Chọn Print Entire Workbook (In tồn bảng tính) từ trình đơn thả xuống Print Range (vùng in) 65 Bước 3: Click vào Print (In) 2.3 Thực in bảng tính Chọn lệnh File - Print, xuất hộp thoại Print: + Print: Chọn tên máy in 66 Thực hành Bài 1: Thực hành định dạng trang văn Hãy thực việc tính tốn liệu thơ bảng tính đây, sau tiến hành định dạng bảng tính đó: Kẻ khung nét liền cho tất bảng điểm Tơ màu dịng đầu màu vàng nhạt , chữ xanh dương Kẻ khung viền ngồi (Outline) cho tính với kiểu nét đôi Định dạng màu sắc tự động ô có chừa điểm trung bình Slide Chọn Slide cần link Thực hành: Thực hành sử dụng tập để tạo hiệu ứng cho tất đối tượng slide Các bước thực Bước 1: Trong chế độ Normal View, chọn hộp văn cần áp dụng hiệu ứng Bước 2: Vào ngăn Animations Ribbon, nhóm Animation nhấp chọn nút More để mở danh mục hiệu ứng Bước 3: Sử dụng hiệu ứng Entrance với kiểu Fly In hộp Animation Styles Khi hộp văn slide xuất thêm số thứ tự đầu dòng văn Bước 4: chọn nút Effect Options nhóm Animation chọn kiểu hiệu ứng từ danh sách xem kết thể slide trước định chọn Bước 5: Hoàn tất Sinh viên thực hành Thực hành theo bước thực Những trọng tâm cần ý Trình bày loại hiệu ứng cho đối tượng, cách chọn hiệu ứng phù hợp, loại hiệu ứng; Bài mở rộng nâng cao 77 Thực slide theo mô tả sau: Chèn đoạn video vào slide sau cho videos tự phát đến giây thứ 10 đoạn âm xuất đoạn âm phát liên tục ết thúc slide trình chiếu Yêu cầu đánh giá kết học tập Nội dung: + Về kiến thức: Trình bày loại hiệu ứng cho đối tượng, cách chọn hiệu ứng phù hợp, loại hiệu ứng; + Về kỹ năng: Thực tốt loại hiệu ứng cho đối tượng, cách chọn hiệu ứng phù hợp, loại hiệu ứng; + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp cơng việc Phương pháp: + Về kiến thức: Được đánh giá hình thức kiểm tra viết, trắc nghiệm, vấn đáp + Về kỹ năng: Đánh giá kỹ thực hành qua thao tác tập cho + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp cơng việc Điều kiện dự thi kết thúc mô đun - Điều kiện để hồn thành mơ đun để dự thi kết thúc mơ đun: + Người học tham dự 70% thời gian học lý thuyết đầy đủ học tích hợp, học thực hành, thực tập + Điểm trung bình chung điểm kiểm tra đạt từ 5,0 điểm trở lên theo thang điểm 10; + Người học có giấy xác nhận khuyết tật theo quy định hiệu trưởng xem xét, định ưu tiên điều kiện dự thi sở sinh viên phải bảo đảm điều kiện điểm trung bình điểm kiểm tra + Số lần dự thi kết thúc mô đun theo quy định khoản Điều 13 Thông tư 09/2017/TT-BLĐTBXH, ngày 13 tháng năm 2017 - Điều kiện để công nhận, cấp chứng nhận đạt mô đun đào tạo: Người học công nhận cấp chứng nhận đạt mơ đun có điểm trung bình mơ đun theo thang điểm 10 đạt từ 4,0 trở lên 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] https://www.bloghocexcel.com [2] Tìm hiểu Microsoft Office 2010,2013,2016 – IIG Việt Nam [3] Giáo Trình hướng dẫn sử dụng Powerpoint 2019 – Nguyễn Liên Hùng [4] Giáo trình Tin học văn phịng – Trường CNĐ Ispace 79