Giáo trình tin học văn phòng (nghề kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính trình độ trung cấpcao đẳng)

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

Các thao tác căn bản trên một tài liệu

Thực hành

2 Bài 2: Xử lý bảng biểu (Table) 8 4 4

1.Chèn bảng biểu vào văn bản

2.Các thao tác trên bảng biểu

3.Thay đổi cấu trúc bảng biểu

3 Bài 3: In ấn và trộn thư 4 2 2

4 Bài 4: Kỹ thuật xử lý bảng tính 8 4 4

2 Làm việc cơ bản với bảng tính

5 Bài 5: Hàm và Truy vấn dữ liệu 12 6 5 1

2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số

3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi

4 Hàm xử lý dữ liệu dạng Ngày tháng

5 Hàm thống kê và thống kê có điều kiện

7 Hàm về tìm kiếm và tham số

6 Bài 6: Đồ thị và In ấn 4 2 2

2 Làm việc với cấu trúc hiển thị

8 Bài 8: Hiệu ứng và Trình diễn 8 4 3 1

1 Tạo hiệu ứng cho đối tượng

Bài 1: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

- Trình bày được trình soạn thảo văn bản

- Nắm được các thao tác căn bản trên một tài liệu

- Sử dụng được các đối tượng và hiệu ứng để trình bày văn bản

- Nắm được các cách thức định dạng văn bản

- Nhanh nhẹn trong thao tác gõ văn bản

- Thích thú vớ những tiện ích hỗ trợ soạn thảo văn bản nhanh

1.1 Bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft

Soạn thảo văn bản là một công việc thiết yếu, được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan, xí nghiệp, trường học và đáp ứng nhu cầu của cá nhân trong cuộc sống hiện đại.

Từ xa xưa, con người đã sử dụng máy gõ chữ để soạn thảo văn bản, với khả năng in ngay trên giấy Các kỹ năng soạn thảo và chỉnh sửa văn bản thời đó còn rất thô sơ và đơn giản, yêu cầu người sử dụng phải có tay nghề cao Việc tạo ra một văn bản không dễ dàng như ngày nay, khi mà công nghệ thông tin đã phát triển mạnh mẽ, cho phép hầu hết mọi người có thể học và soạn thảo dễ dàng hơn In ấn cũng gặp nhiều khó khăn trong thời kỳ đó, khi công nghệ chưa đạt được những bước tiến như hiện tại.

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc soạn thảo văn bản bằng máy tính đã trở nên phổ biến đối với bất kỳ ai biết sử dụng máy tính Microsoft Word, còn được gọi là Winword, là một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay, giúp người dùng giải quyết các bài toán và khó khăn trong công việc một cách hiệu quả.

Ra đời vào cuối năm 1980, phần mềm Winword đã trở thành công cụ hoàn hảo cho việc soạn thảo văn bản và là một phần quan trọng trong bộ phần mềm Microsoft Office Những đặc điểm nổi bật của Winword bao gồm tính năng soạn thảo mạnh mẽ, giao diện thân thiện và khả năng tương thích cao với các định dạng tài liệu khác nhau.

Cung cấp đầy đủ kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng, cùng với khả năng đồ họa ngày càng mạnh mẽ Nhờ công nghệ OLE (Objects Linking and Embedding), người dùng có thể chèn nhiều nội dung phong phú vào tài liệu Word, bao gồm biểu đồ, bảng tính và âm thanh.

Có khả năng xuất nhập dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, đặc biệt là việc chuyển đổi giữa Word và các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office, giúp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả trong xử lý ứng dụng văn phòng.

Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên dạng nội bộ, cũng như mạng Internet

Có nhiều phương pháp để khởi động phần mềm Word, và bạn có thể lựa chọn cách phù hợp với mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện lợi của mình.

- Cách 1: Mở nút Start/chọn Programs/Microsoft office/Microsoft office

- Cách 2: Hoặc nhấn đúp vào biểu tượng MS-Word2019 nếu có trên

Thoát khỏi môi trường làm việc

Khi không làm việc với Word, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

- Mở mục chọn File | Exit hoặc

- Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4

Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của word thường có dạng như sau:

Thường thì môi trường làm việc trên word gồm 4 thành phần chính:

Cửa sổ soạn thảo tài liệu là không gian để bạn tạo và chỉnh sửa văn bản Tại đây, bạn có thể gõ nội dung, định dạng văn bản và chèn hình ảnh Nội dung trong cửa sổ này sẽ được in ra khi bạn sử dụng lệnh in.

Hệ thống bảng chọn trong Word bao gồm các lệnh cho phép người dùng truy cập nhanh chóng vào các chức năng cần thiết trong quá trình làm việc Bạn có thể mở các mục chọn này bằng chuột hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt để tiết kiệm thời gian.

Thước kẻ bao gồm hai thước được sử dụng để viền trang văn bản, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh lề và thiết lập các điểm dịch (tab) một cách trực quan và đơn giản.

- Thanh trạng thái: Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu,…

Thanh công cụ và ẩn hiện các thanh công cụ:

Vào View \ Toolsbars để ẩn / hiện thanh công cụ

Vào View \ Ruler : Ẩn / hiện thước

Vào View \ Zoom : Phóng to thu nhỏ màn hình

2 Các thao tác căn bản trên một tài liệu

2.1 Tạo một tài liệu mới

Ghi chú: Một tài liệu ở đây có thể gọi là 1 file (tệp) văn bản để tạo một file mới: 3 cách

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

- Chọn File, chọn New và nhấn Create

- Kích chuột lên biểu tượng New trên thanh công cụ

2.2 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa

Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa chính là mở 1 file đã lưu trữ

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O

- Kích chuột lên biểu tượng Open trên thanh công cụ

Tài liệu Word sau khi soạn thảo được lưu dưới định dạng tệp DOC hoặc DOCX trên ổ cứng Để mở tài liệu đã lưu, có nhiều phương pháp khác nhau.

- Cách 1: Mở mục chọn File | Open khi đó bạn có các lựa chọn mở như:

Recent: (mở các file đã mới những lần gần đây nhất)

This PC: Mở file từ ổ đĩa cứng

Browse: Chọn đường dẫn mở file mà chúng ta từng lưu trước đó

- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + O Tương tự như cách 1 sau khi bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + O bạn cũng sẽ có các sự lựa chọn như ở cách 1

Nếu bạn chưa mở phần mềm Word nhưng đã lưu tài liệu Word trên máy tính, bạn chỉ cần click đúp vào tài liệu để mở Hành động này sẽ tự động khởi chạy phần mềm Word cùng lúc.

2.3 Ghi tài liệu lên đĩa

Có thể lưu trữ file theo 3 cách:

- Kích chuột lên biểu tượng Save trên thanh công cụ

Khi bạn soạn thảo một tài liệu mới chưa từng được lưu, hộp thoại "Save As" sẽ xuất hiện, cho phép bạn lưu tài liệu dưới dạng một tệp tin mới.

Để lưu file, trước tiên hãy xác định vị trí lưu trữ, sau đó đặt tên cho file (nên sử dụng tên không có dấu) Nếu bạn muốn lưu file dưới định dạng khác, hãy chọn phần mở rộng phù hợp Cuối cùng, nhấn nút Save để hoàn tất quá trình.

Để tránh mất dữ liệu do sự cố điện đột ngột hoặc trục trặc máy tính, bạn nên thường xuyên lưu tài liệu bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

- Vào bảng chọn File | Close

- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + W

XỬ LÝ BẢNG BIỂU

Các thao tác trên bảng biểu

3.Thay đổi cấu trúc bảng biểu

Soạn thảo văn bản là một kỹ năng thiết yếu, được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan, xí nghiệp, trường học và nhu cầu cá nhân, đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp và tổ chức thông tin hiệu quả.

Từ xa xưa, con người đã sử dụng máy gõ chữ để soạn thảo văn bản, với khả năng in ấn trực tiếp lên giấy Các kỹ năng soạn thảo và chỉnh sửa văn bản thời đó còn rất thô sơ và yêu cầu người sử dụng phải thành thạo máy gõ Khác với ngày nay, khi công nghệ thông tin phát triển, việc soạn thảo trở nên dễ dàng hơn với nhiều người In ấn cũng gặp nhiều khó khăn trong thời kỳ công nghệ còn hạn chế.

Ngày nay, khi công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, việc soạn thảo văn bản bằng máy tính đã trở thành công việc phổ biến cho mọi người biết sử dụng máy tính Phần mềm Microsoft Word, còn được gọi là WinWord, là một trong những ứng dụng được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay.

Ra đời vào cuối năm 1980, phần mềm Winword đã trở thành công cụ hoàn hảo cho việc soạn thảo văn bản và là một phần quan trọng trong bộ phần mềm Microsoft Office Những đặc điểm nổi bật của Winword bao gồm tính năng thân thiện với người dùng, khả năng định dạng văn bản linh hoạt và hỗ trợ đa dạng các định dạng file.

Cung cấp đầy đủ kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng, công nghệ OLE (Objects Linking and Embedding) cho phép bạn chèn nhiều nội dung phong phú vào tài liệu Word, bao gồm biểu đồ, bảng tính, hình ảnh và âm thanh.

Việc xuất và nhập dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau giúp nâng cao hiệu quả làm việc Đặc biệt, khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word và các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã đơn giản hóa quy trình xử lý ứng dụng văn phòng.

Có nhiều phương pháp để khởi động phần mềm Word, và bạn có thể chọn cách phù hợp với mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng của mình.

Cửa sổ soạn thảo tài liệu là không gian để bạn tạo và chỉnh sửa văn bản, bao gồm việc định dạng và chèn hình ảnh Tất cả nội dung trong cửa sổ này sẽ được in ra khi bạn sử dụng lệnh in.

Hệ thống bảng chọn trong Word bao gồm các lệnh để truy cập các chức năng cần thiết trong quá trình làm việc Người dùng có thể mở các mục chọn này bằng chuột hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh các chức năng mong muốn.

Thước kẻ bao gồm hai thước (ruler) giúp viền trang văn bản, cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh lề trang và thiết lập các điểm dịch (tab) một cách trực quan.

Tài liệu Word sau khi soạn thảo được lưu dưới định dạng DOC hoặc DOCX trên ổ cứng Để mở tài liệu đã lưu, có nhiều phương pháp khác nhau mà người dùng có thể áp dụng.

Nếu bạn chưa mở phần mềm Word và có tài liệu Word lưu trên máy tính, bạn có thể nhấp đúp vào tài liệu để mở nó Hành động này sẽ khởi động phần mềm Word đồng thời.

Khi bạn soạn thảo một tài liệu mới mà chưa từng lưu, hộp thoại "Save As" sẽ xuất hiện, cho phép bạn lưu tài liệu này dưới dạng một tệp tin mới.

Để lưu file, trước tiên hãy xác định vị trí lưu trữ, sau đó đặt tên cho file (nên sử dụng tên không có dấu) Nếu muốn lưu file ở định dạng khác, bạn có thể chọn phần mở rộng Cuối cùng, nhấn nút Save để hoàn tất quá trình lưu.

Để đảm bảo an toàn cho tài liệu của bạn, hãy thường xuyên lưu lại bằng cách sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S Điều này giúp bạn tránh mất dữ liệu do sự cố mất điện đột ngột hoặc các vấn đề liên quan đến máy tính.

Thực hành

Soạn thảo văn bản là một công việc thiết yếu trong các cơ quan, xí nghiệp và trường học, đồng thời đáp ứng nhu cầu của cá nhân trong xã hội hiện đại.

Từ xa xưa, con người đã sử dụng máy gõ chữ để soạn thảo văn bản, với khả năng in ngay lập tức lên giấy Các kỹ năng soạn thảo và chỉnh sửa văn bản thời đó rất thô sơ và yêu cầu người dùng phải có kỹ năng cao Trong khi ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc soạn thảo văn bản trở nên dễ dàng hơn, ai cũng có thể học và thực hiện một cách rõ ràng Tuy nhiên, việc in ấn trong quá khứ cũng gặp nhiều khó khăn do công nghệ hạn chế.

Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, việc soạn thảo văn bản bằng máy tính đã trở thành công việc phổ biến đối với mọi người Microsoft Word, hay còn gọi là WinWord, là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay, giúp người dùng dễ dàng xử lý và tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp.

Ra đời vào cuối năm 1980, phần mềm Winword đã trở thành một công cụ hoàn hảo trong soạn thảo văn bản và là một phần quan trọng của bộ phần mềm Microsoft Office Những đặc điểm nổi bật của Winword bao gồm khả năng xử lý văn bản linh hoạt, giao diện người dùng thân thiện và nhiều tính năng hỗ trợ mạnh mẽ cho người dùng.

Cung cấp đầy đủ kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng Khả năng đồ họa ngày càng được cải thiện, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embedding), cho phép người dùng chèn nhiều loại nội dung phong phú vào tài liệu Word, bao gồm biểu đồ, bảng tính và các yếu tố khác ngoài hình ảnh và âm thanh.

Có khả năng xuất và nhập dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, đặc biệt là việc chuyển đổi dữ liệu giữa Word và các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office, giúp việc xử lý ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Có nhiều cách để khởi động phần mềm Word, và bạn có thể chọn phương pháp phù hợp với mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng của mình.

Cửa sổ soạn thảo tài liệu là không gian để bạn tạo và chỉnh sửa văn bản, bao gồm việc định dạng và chèn hình ảnh Nội dung trong cửa sổ này sẽ được in ra khi sử dụng lệnh in.

Hệ thống bảng chọn (menu) trong Word cung cấp các lệnh để truy cập nhanh vào các chức năng khi làm việc Người dùng có thể sử dụng chuột để mở các mục chọn, hoặc áp dụng tổ hợp phím tắt để truy cập nhanh hơn.

Thước kẻ bao gồm hai thước (ruler) giúp bạn điều chỉnh lề trang văn bản một cách dễ dàng Bằng cách sử dụng thước này, bạn có thể thiết lập các điểm dịch (tab) một cách trực quan và hiệu quả.

Tài liệu Word sau khi soạn thảo sẽ được lưu trữ trên ổ cứng với định dạng tệp tin DOC hoặc DOCX Để mở tài liệu đã lưu, người dùng có thể thực hiện các phương pháp khác nhau.

Nếu bạn chưa mở phần mềm Word, bạn có thể mở tài liệu Word đã lưu trên máy tính bằng cách nhấp đúp vào tệp Hành động này sẽ tự động khởi chạy phần mềm Word cùng lúc.

Khi bạn soạn thảo một tài liệu mới mà chưa từng lưu, hộp thoại "Save As" sẽ hiện ra, cho phép bạn lưu tài liệu dưới dạng một tệp tin mới.

Để lưu file, trước tiên bạn cần xác định vị trí lưu trữ, sau đó đặt tên cho file (nên không sử dụng dấu) Bạn có thể chọn phần mở rộng nếu muốn lưu file ở định dạng khác, cuối cùng chỉ cần nhấn nút Save để hoàn tất.

Để tránh mất dữ liệu do sự cố điện hoặc trục trặc máy tính, bạn nên thường xuyên lưu tài liệu bằng cách sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S.

IN ẤN VÀ TRỘN THƯ

In ấn

1.1 Định kích thước khổ giấy, hướng giấy

Ta chọn Layout để kích hoạt Xuấ hiện menu

1 Margins: đặt lề cho trang giấy

2 Orientation: Để chọn chiều in trên khổ giấy Nếu là Portrait – in theo chiều dọc, Lanscape – in theo chiều ngang khổ giấy;

3 Size: Chọn khổ giấy ( cỡ giấy)

4 Mở hộp thoại Page setup với nhiều tuỳ chọn

Lề của trang giấy là khoảng cách từ mép giấy đến nội dung Để thiết lập lề cho trang, bạn truy cập vào tab Layout trên ribbon Tại đây, trong nhóm Page Setup, bạn chọn thẻ tương ứng.

Thẻ Margin: Cho phép thiết lập lề trang in

Trong trường hợp bạn không tìm được cách đặt lề mong muốn, hãy chọn Custom Margins…

Hộp thoại Page setup xuất hiện, chọn thẻ Margins để tuỳ chọn cho trang in

Mục : thiết lập lề cho trang

- Mục Top: Để thiết lập chiều cao của lề trên của trang in

- Mục Bottom: Để thiết lập chiều cao của lề dưới của trang in

- Mục Left: Để thiết lập chiều rộng của lề trái của trang in

- Mục Right: Để thiết lập chiều rộng của lề phải của trang in

- Mục Gutter: Để thiết lập bề rộng phần gáy tài liệu

Mục : thiết lập kiểu trang khác nhau

• Normal: in 1 mặt (mặc định)

• Mirror margins: in 2 mặt Cách đánh số trang, lề của trang sẽ đối xứng giữa trang chẵn và trang lẻ

• 2 pages per sheet: 2 trang trên 1 mặt giấy Dùng để in giấy mời chẳng hạn

• Book fold: gập đôi trang giấy theo chiều ngang Hay dùng để in tóm tắt đề tài trên khổ A5, tức là 2 trang A5 trên một mặt A4

Mục : hình ảnh xem trước kết quả

Mục : Mục này rất quan trọng Đây là mục chọn đối tượng sẽ chịu ảnh hưởng khi bọn chọn các thiết lập ở trên rồi ấn OK

• Whole document: toàn bộ văn bản

• This point forward: từ trang hiện tại trở đi

• Seleted text: trang chứa những vùng văn bản đang chọn

• This section: thiết lập cho phần (section) hiện tại

Mục "đặt mặc định" trong Word cho phép bạn thiết lập các thông số như khổ giấy, hướng in và lề cho tất cả các tài liệu mới sau này Khi bạn chọn các cài đặt này, chúng sẽ được áp dụng tự động cho các văn bản mới mà bạn tạo.

Sau khi đã chế bản xong tài liệu, đã kiểm tra lại các lỗi chế bản Bước này bạn sẽ thực hiện thiết lập máy in

Có nhiều cách cho bạn chọn lựa ra lệnh in ấn

Cách 1: Mở mục chọn File | Print

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P

Hộp thoại print xuất hiện

Nút Properties cho phép bạn thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần

- Hộp page range – Cho phép thiết lập phạm vi các trang in

- Chọn All – in toàn bộ các trang trên tệp tài liệu

- Current page- chỉ in trang tài liệu đang chọn

- Pages – chỉ in các trang cần in Qui tắc chọn ra các trang cần in như sau: -

Sau khi đã chế bản xong tài liệu, đã kiểm tra lại các lỗi chế bản Bước này bạn sẽ thực hiện lựa chọn máy in

Có nhiều cách cho bạn chọn lựa ra lệnh in ấn

Cách 1: Mở mục chọn File | Print

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P

Hộp thoại print xuất hiện

Hộp thoại Printer giúp bạn dễ dàng chọn máy in khi có nhiều máy in kết nối với máy tính Để thay đổi máy in, chỉ cần nhấp chuột vào ô tên trong trường printer và chọn máy in phù hợp.

Thực hành

Soạn thảo văn bản là một nhiệm vụ thiết yếu, được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan, xí nghiệp, trường học và đáp ứng nhu cầu của cá nhân trong cuộc sống hàng ngày.

Từ xa xưa, con người đã sử dụng máy gõ chữ để soạn thảo văn bản, với khả năng in ngay lập tức lên giấy Kỹ năng soạn thảo và chỉnh sửa văn bản lúc bấy giờ còn rất thô sơ và đơn giản, đòi hỏi người dùng phải thành thạo trong việc sử dụng máy gõ So với ngày nay, khi máy tính trở nên phổ biến và dễ sử dụng, việc soạn thảo đã trở nên rõ ràng hơn rất nhiều Thời kỳ đó, in ấn cũng gặp nhiều khó khăn do công nghệ thông tin chưa phát triển.

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, công nghệ ngày càng thay đổi nhanh chóng, nhiều bài toán và khó khăn của con người đã được máy tính hóa Việc soạn thảo văn bản bằng máy tính trở thành công việc bình thường cho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính Phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word, hay còn gọi là WinWord, của hãng Microsoft.

Ra đời vào cuối năm 1980, phần mềm Winword đã trở thành một công cụ hoàn hảo trong soạn thảo văn bản và là một phần quan trọng của bộ phần mềm Microsoft Office Các đặc điểm nổi bật của Winword bao gồm giao diện thân thiện, tính năng chỉnh sửa linh hoạt và khả năng tương thích cao với nhiều định dạng tài liệu.

Cung cấp đầy đủ kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng, cùng với khả năng đồ họa ngày càng mạnh mẽ Nhờ công nghệ OLE (Objects Linking and Embedding), người dùng có thể chèn nhiều nội dung phong phú hơn vào tài liệu Word, bao gồm biểu đồ, bảng tính và âm thanh, tạo ra tài liệu sinh động và chuyên nghiệp hơn.

Có khả năng xuất và nhập dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, đặc biệt là tính năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word và các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office, giúp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả trong việc xử lý ứng dụng văn phòng.

Có nhiều cách để khởi động phần mềm Word, và lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào mục đích làm việc, sở thích cá nhân hoặc sự tiện lợi Dưới đây là một số cách khởi động Word mà bạn có thể tham khảo.

Cửa sổ soạn thảo tài liệu là không gian để bạn biên soạn và chỉnh sửa văn bản Tại đây, bạn có thể gõ nội dung, định dạng văn bản và chèn hình ảnh Tất cả nội dung trong cửa sổ này sẽ được in ra khi bạn thực hiện lệnh in.

Hệ thống bảng chọn trong Word cung cấp các lệnh để truy cập các chức năng cần thiết trong quá trình làm việc Người dùng có thể sử dụng chuột để mở các mục chọn hoặc áp dụng tổ hợp phím tắt để truy cập nhanh chóng vào các tính năng này.

Thước kẻ bao gồm hai thước (ruler) giúp viền trang văn bản, cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh lề trang và thiết lập các điểm dịch (tab) một cách trực quan.

Tài liệu Word sau khi soạn thảo được lưu dưới dạng tệp tin DOC hoặc DOCX trên ổ cứng Để mở tài liệu đã lưu, có nhiều cách khác nhau mà người dùng có thể thực hiện.

Nếu bạn chưa mở phần mềm Word và đã lưu tài liệu Word trên máy tính, bạn chỉ cần nhấp đúp vào tài liệu để mở Hành động này sẽ tự động khởi động phần mềm Word cùng lúc.

Khi bạn soạn thảo một tài liệu mới chưa được lưu, hộp thoại "Save As" sẽ xuất hiện, cho phép bạn lưu tài liệu dưới dạng một tệp tin mới.

Để lưu file, trước tiên bạn cần xác định vị trí lưu trữ, sau đó đặt tên cho file (nên không sử dụng dấu), lựa chọn phần mở rộng nếu muốn chuyển đổi định dạng file và cuối cùng nhấn nút Lưu để hoàn tất.

Để đảm bảo an toàn cho tài liệu của bạn, hãy thường xuyên lưu lại bằng cách sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S Điều này giúp bạn tránh được rủi ro mất dữ liệu do mất điện đột ngột hoặc sự cố máy tính.

KỸ THUẬT XỬ LÝ BẢNG TÍNH

Giới thiệu

Soạn thảo văn bản là một hoạt động thiết yếu trong các cơ quan, xí nghiệp, trường học và đáp ứng nhu cầu của cá nhân trong xã hội hiện đại.

Từ xa xưa, con người đã sử dụng máy gõ chữ để soạn thảo văn bản, với việc in ra ngay trên giấy từng ký tự gõ Các kỹ năng soạn thảo và chỉnh sửa văn bản thời đó rất thô sơ và đơn giản, đòi hỏi người sử dụng phải thành thạo máy gõ Trong khi đó, in ấn cũng gặp nhiều khó khăn do công nghệ thông tin chưa phát triển So với hiện tại, việc soạn thảo văn bản trên máy tính trở nên dễ dàng và phổ biến hơn, cho phép nhiều người có thể học và thực hiện một cách rõ ràng.

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc soạn thảo văn bản bằng máy tính đã trở nên phổ biến và dễ dàng cho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính Trong số các phần mềm được ưa chuộng, Microsoft Word, hay còn gọi là WinWord, là một trong những công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay.

Ra đời vào cuối năm 1980, phần mềm Winword đã trở thành công cụ hoàn hảo trong soạn thảo văn bản và là một phần quan trọng trong bộ phần mềm Microsoft Office Những đặc điểm nổi bật của Winword bao gồm tính năng dễ sử dụng, khả năng định dạng văn bản linh hoạt và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, giúp người dùng tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Cung cấp đầy đủ kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng Khả năng đồ họa ngày càng phát triển, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embedding), cho phép bạn chèn nhiều loại nội dung vào tài liệu Word, bao gồm biểu đồ, bảng tính và âm thanh.

Có khả năng xuất nhập dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, đặc biệt là việc chuyển đổi dữ liệu giữa Word và các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office, giúp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả trong việc xử lý các ứng dụng văn phòng.

Có nhiều cách để khởi động phần mềm Word, và bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp với mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện lợi của mình.

Cửa sổ soạn thảo tài liệu là không gian để bạn tạo và chỉnh sửa văn bản Tại đây, bạn có thể gõ nội dung, định dạng văn bản và chèn hình ảnh Tất cả nội dung trong cửa sổ này sẽ được in ra khi bạn thực hiện lệnh in.

Hệ thống bảng chọn trong Word cung cấp các lệnh để truy cập nhanh vào các chức năng cần thiết trong quá trình làm việc Người dùng có thể sử dụng chuột để mở các mục chọn, hoặc tận dụng các tổ hợp phím tắt để gọi nhanh các chức năng này.

Thước kẻ là công cụ bao gồm hai thước (ruler) giúp viền trang văn bản, cho phép người dùng dễ dàng điều chỉnh lề và thiết lập các điểm dịch (tab) một cách trực quan và đơn giản.

Tài liệu Word sau khi soạn thảo được lưu trên ổ cứng với định dạng tệp tin DOC hoặc DOCX Để mở tài liệu đã lưu, có nhiều phương pháp khác nhau mà người dùng có thể áp dụng.

Nếu bạn chưa mở phần mềm Word, bạn có thể mở tài liệu Word đã lưu trên máy tính bằng cách nhấp đúp vào nó Hành động này sẽ khởi động phần mềm Word cùng lúc.

Khi bạn soạn thảo một tài liệu mới mà chưa từng lưu, hộp thoại "Save As" sẽ xuất hiện, cho phép bạn lưu tài liệu dưới dạng một tệp tin mới.

Để lưu file, bạn cần xác định vị trí lưu trữ và đặt tên cho file (nên sử dụng tên không có dấu) Nếu muốn lưu file ở định dạng khác, bạn có thể chọn phần mở rộng Cuối cùng, chỉ cần nhấn nút Save để hoàn tất.

Để tránh mất dữ liệu do mất điện đột ngột hoặc sự cố máy tính, bạn nên thường xuyên lưu tài liệu bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

Làm việc cơ bản với bảng tính

Để tạo một tập tin Excel với định dạng *.xlsx, người dùng chỉ cần đặt tên cho file khi khởi tạo, vì phần mở rộng sẽ được tự động gán Các bước tạo file mới rất đơn giản và dễ thực hiện.

File New (hay Ctrl + N) , sau đó nhấp vào Blank workbook

2.2 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa Để mở tài liệu đang có trên đĩa, ta lần lượt thực hiện các thao tác sau : Điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open Các bảng tính đã chỉnh sửa gần đây của bạn sẽ xuất hiện

- Xác định vị trí và chọn lệnh Save trên thanh công cụ Quick Access Toolbar

- Nếu bạn lưu tệp tin này lần đầu tiên, Save As sẽ xuất hiện trong chế độ Backstage view

Để lưu bảng tính vào máy tính, bạn cần chọn vị trí lưu tệp và đặt tên cho tệp Hãy chọn "Computer" và nhấp vào "Browse" để tìm đến nơi lưu Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn "OneDrive" để lưu tệp trực tuyến.

- Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện Chọn vị trí bạn muốn lưu bảng tính

- Nhập tên tệp (file name) cho bảng tính, sau đó nhấp vào Save (Lưu)

Bảng tính sẽ được lưu khi bạn nhấp vào lệnh Save để lưu các thay đổi Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + để truy cập lệnh Save một cách nhanh chóng.

Thực hành thao tác cơ bản với file Excel

B2: Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa

B3: Ghi tài liệu lên đĩa

Thực hành theo các bước thực hiện

Những trọng tâm cần chú ý trong bài

Trình bày được những khái niệm, thực hiện được các thao tác cơ bản trên bảng tính

Bài mở rộng và nâng cao

Thực hành các thao tác với tài liệu trong bảng tính

Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập bài 1

+ Về kiến thức: Trình bày được những vấn đề chung, khái quát liên quan đến việc xây dựng và sử dụng mô hình bảng tính trong nghiên cứu;

+ Về kỹ năng: Phân tích được cách sử dụng bảng tính Excel;

+ Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, chính xác, ngăn nắp trong công việc

Kiến thức được đánh giá thông qua các hình thức kiểm tra như viết, trắc nghiệm và phỏng vấn, trong khi kỹ năng thực hành được xem xét qua việc thực hiện các thao tác cơ bản trên bảng tính.

+ Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, chính xác, ngăn nắp trong công việc.

HÀM VÀ TRUY VẤN DỮ LIỆU

Hàm xử lý dữ liệu dạng Ngày tháng

Hàm thống kê và thống kê có điều kiện

Soạn thảo văn bản là một hoạt động thiết yếu trong các cơ quan, xí nghiệp, trường học và đáp ứng nhu cầu của nhiều cá nhân hiện nay.

Từ xa xưa, con người đã sử dụng máy gõ chữ để soạn thảo văn bản, với khả năng in ngay trên giấy Công việc chỉnh sửa và kỹ năng soạn thảo lúc bấy giờ còn rất thô sơ, đòi hỏi người sử dụng phải có kỹ năng cao Khác với ngày nay, khi mà máy tính giúp mọi người dễ dàng học hỏi và soạn thảo văn bản một cách rõ ràng Thời kỳ đó, in ấn cũng gặp nhiều khó khăn do công nghệ thông tin chưa phát triển.

Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, với sự thay đổi liên tục, nhiều bài toán và khó khăn của con người đã được máy tính hóa Việc soạn thảo văn bản bằng máy tính trở thành công việc phổ biến cho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính Một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word, còn được gọi là WinWord, của hãng Microsoft.

Ra đời vào cuối năm 1980, Winword đã trở thành phần mềm hoàn hảo cho soạn thảo văn bản và là một phần quan trọng của bộ phần mềm Microsoft Office Một số đặc điểm nổi bật của Winword bao gồm tính năng thân thiện với người dùng, khả năng định dạng văn bản linh hoạt và tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ văn phòng hiệu quả.

Cung cấp đầy đủ kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng Khả năng đồ họa ngày càng phát triển, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embedding), cho phép người dùng chèn thêm nhiều nội dung phong phú vào tài liệu Word như biểu đồ, bảng tính và âm thanh.

Có khả năng xuất và nhập dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, đặc biệt là việc chuyển đổi dữ liệu giữa Word và các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office, giúp việc xử lý ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Có nhiều cách để khởi động phần mềm Word, và bạn có thể chọn phương pháp phù hợp với mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện lợi của mình.

Cửa sổ soạn thảo tài liệu là không gian để tạo và chỉnh sửa văn bản Tại đây, bạn có thể gõ nội dung, định dạng văn bản và chèn hình ảnh Nội dung trong cửa sổ này sẽ được in ra khi sử dụng lệnh in.

Hệ thống bảng chọn trong Word cung cấp các lệnh cần thiết để truy cập các chức năng khi làm việc Người dùng có thể mở các mục chọn bằng chuột, và đôi khi có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để truy cập nhanh hơn.

Thước kẻ bao gồm hai thước (ruler) giúp viền trang văn bản, cho phép người dùng dễ dàng điều chỉnh lề và thiết lập các điểm dịch (tab) một cách trực quan và đơn giản.

Tài liệu Word sau khi soạn thảo được lưu dưới định dạng tệp DOC hoặc DOCX trên ổ cứng Để mở tài liệu đã lưu, có nhiều phương pháp khác nhau mà người dùng có thể áp dụng.

Nếu bạn chưa mở phần mềm Word, bạn có thể dễ dàng mở tài liệu Word đã lưu trên máy tính bằng cách nhấp đúp vào tệp Hành động này không chỉ mở tài liệu mà còn khởi chạy phần mềm Word đồng thời.

Khi bạn soạn thảo một tài liệu mới mà chưa từng lưu, hộp thoại "Save As" sẽ hiện ra, cho phép bạn lưu tài liệu dưới dạng một tệp tin mới.

Để lưu file, trước tiên hãy xác định vị trí lưu trữ, sau đó đặt tên cho file (nên không có dấu) Nếu bạn muốn lưu file dưới định dạng khác, hãy tùy chọn phần mở rộng và cuối cùng nhấn nút Lưu để hoàn tất.

Để đảm bảo an toàn cho tài liệu của bạn, hãy thường xuyên lưu lại bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S Điều này sẽ giúp bạn tránh mất dữ liệu do sự cố mất điện đột ngột hoặc trục trặc máy tính.

Hàm về tìm kiếm và tham số

Hàm là thành phần quan trọng trong dữ liệu loại công thức, được thiết kế để thực hiện các phép tính phức tạp một cách tự động.

Dạng thức tổng quát: (Tham số 1, Tham số 2, )

Trong đó: là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường

Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong ControlPanel

Cách nhập hàm: Chọn một trong các cách:

- C2: Ấn nút Insert Function trên thanh công cụ

- C3: Gõ trực tiếp từ bàn phím

7.2 Cách sử dụng hàmLOOKUP, HLOOKUP, VLOOKUP,…

- Công dụng: Tiến hành tìm giá trị n trong cột đầu tiên của khối và lấy giá trị tương ứng trên cột thứ m

+ Nếu r=0 (hoặc FALSE) thì tìm giá trị chính xác bằng với n Nếu không tìm thầy thì trả về lỗi #N/A (lỗi không tìm thấy)

Ví dụ: Điền giá trị cho cột Phụ cấp trong bảng dưới dựa vào chức vụ và trả ở bảng 1 VLOOKUP(C2,$F$3:$G$7,2,0)

Nếu r=1 (hoặc TRUE), cột đầu tiên của khối cần được sắp xếp theo thứ tự tăng dần Trong trường hợp không tìm thấy giá trị chính xác với n, hệ thống sẽ trả về giá trị gần nhất với n.

Ví dụ: Điền giá trị cho cột Xếp loại trong bảng sau dựa vào ĐTB và tra ở bảng tra VLOOKUP(C2,$F$2:$G$5,2,1)

HLOOKUP có cú pháp và chức năng tương tự như VLOOKUP, nhưng được sử dụng khi bảng tra cứu được sắp xếp theo hàng ngang thay vì hàng dọc.

Ví dụ: Điền giá trị cho cột Phụ cấp trong bảng ở mục a dựa vào chức vụ và trả ở bảng 2 HLOOKUP(C2,$C$13:$G$14,2,0)

- Công dụng: Trả về số thứ tự của n trong khối Trong đó, r có ý nghĩa tương tự trong hàm VLOOKUP

- Ví dụ: Hãy xác định vị trí của nhân viên tên Chi trong cột B của hình 1 mục a: MATCH(“Chi”, B2:B11,0) ¿ 7

- Công dụng: Trả về giá trị của ô nằm giao của hàng m và cột n trong khối

- Ví dụ: Hãy xác định giá thuê phòng Loại B ở tầng 3 trong bảng sau là bao nhiêu? INDEX($C$3:$E$5,2,3) ¿ 260

Thực hành

Thực hành về sử dụng hàm ngày tháng và thời gian

Dùng các hàm Day, Month, Year và Weekday(serialNumber) để lấy về ngày, tháng, năm của một số serialNumber và dùng hàm Date(y,m,d) để trả về dạng ngày tháng

B1: Nhập dữ liệu vào bảng tính

B2: Gõ dấu = và gõ hàm vào để tính toán

Thực hành theo các bước hướng dẫn

Trình bày được được quy tắc sử dụng hàm và nhóm hàm thường dùng trong Excel

Sử dụng các hàm trong bảng tính Excel để tính các ví dụ sau

+ Về kiến thức: Trình bày được khái niệm và cú pháp sử dụng hàm trong Excel;

+ Về kỹ năng: Thao tác được các nhóm hàm thường dùng trong bảng tính, thực hiện lồng ghép các hàm với nhau;

Kiến thức được đánh giá thông qua các hình thức kiểm tra viết, trắc nghiệm và phỏng vấn Kỹ năng thực hành được đánh giá qua khả năng nhập và định dạng dữ liệu, cũng như sử dụng hàm trên bảng tính.

+ Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, chính xác, ngăn nắp trong công việc.

ĐỒ THỊ VÀ IN ẤN

In ấn

Soạn thảo văn bản là một kỹ năng quan trọng, được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan, xí nghiệp, trường học và trong nhu cầu cá nhân của mọi người hiện nay.

Từ xa xưa, con người đã sử dụng máy gõ chữ để soạn thảo văn bản, với việc in trực tiếp lên giấy Các kỹ năng soạn thảo và chỉnh sửa văn bản thời đó còn rất thô sơ và đơn giản, yêu cầu người dùng phải thành thạo trong việc sử dụng máy gõ So với ngày nay, khi máy tính đã trở nên phổ biến và dễ sử dụng, việc soạn thảo văn bản đã trở nên rõ ràng và thuận tiện hơn Thời kỳ đó, công nghệ thông tin chưa phát triển, dẫn đến nhiều khó khăn trong cả việc soạn thảo và in ấn.

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, việc soạn thảo văn bản bằng máy tính đã trở thành công việc phổ biến cho mọi người biết sử dụng máy tính Microsoft Word, hay còn gọi là WinWord, là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay.

Ra mắt vào cuối năm 1980, phần mềm Winword đã trở thành một công cụ hoàn hảo cho việc soạn thảo văn bản và đóng vai trò quan trọng trong bộ phần mềm Microsoft Office Những đặc điểm nổi bật của Winword bao gồm tính năng thân thiện với người dùng, khả năng xử lý văn bản mạnh mẽ và tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ hữu ích cho công việc văn phòng.

Cung cấp đầy đủ kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng, công nghệ OLE (Objects Linking and Embedding) cho phép người dùng chèn nhiều loại nội dung phong phú vào tài liệu Word, bao gồm biểu đồ, bảng tính và âm thanh, giúp nâng cao khả năng đồ họa và trình bày thông tin hiệu quả hơn.

Có khả năng xuất và nhập dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, đặc biệt là việc chuyển đổi giữa Word và các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office, giúp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả xử lý ứng dụng văn phòng.

Có nhiều phương pháp để khởi động phần mềm Word, và tùy thuộc vào mục đích làm việc, sở thích cá nhân hoặc sự tiện lợi, bạn có thể chọn một trong các cách sau đây để bắt đầu.

Cửa sổ soạn thảo tài liệu là không gian để bạn tạo và chỉnh sửa văn bản, bao gồm việc định dạng và chèn hình ảnh Nội dung được biên soạn trong cửa sổ này sẽ được in ra khi bạn sử dụng lệnh in.

Hệ thống bảng chọn trong Word cung cấp các lệnh để truy cập nhanh vào các chức năng khi làm việc Người dùng có thể mở các mục chọn này bằng chuột hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt để tiết kiệm thời gian.

Thước kẻ bao gồm hai thước giúp bao viền trang văn bản, cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh lề và thiết lập các điểm dịch (tab) một cách trực quan.

Tài liệu Word sau khi soạn thảo sẽ được lưu dưới dạng tệp tin với phần mở rộng DOC hoặc DOCX trên ổ cứng Để mở tài liệu Word đã lưu, có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau.

Nếu bạn chưa mở phần mềm Word nhưng đã lưu tài liệu Word trên máy tính, bạn chỉ cần click đúp vào tài liệu để mở Hành động này sẽ tự động khởi chạy phần mềm Word cùng lúc.

Khi bạn soạn thảo một tài liệu mới mà chưa từng lưu, hộp thoại "Save As" sẽ hiện ra, cho phép bạn lưu tài liệu này dưới dạng một tệp tin mới.

Để lưu file, trước tiên hãy xác định vị trí lưu trữ, sau đó đặt tên cho file (nên không có dấu) Bạn có thể chọn phần mở rộng nếu muốn lưu file ở định dạng khác Cuối cùng, nhấn nút Save để hoàn tất quá trình lưu.

Để tránh mất tài liệu do sự cố điện đột ngột hoặc trục trặc máy tính, bạn nên thường xuyên lưu công việc của mình bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

TỔNG QUAN POWERPOINT

Làm việc với cấu trúc hiển thị

Soạn thảo văn bản là một hoạt động thiết yếu trong các cơ quan, xí nghiệp, trường học và đáp ứng nhu cầu của cá nhân hiện nay.

Từ xa xưa, con người đã sử dụng máy gõ chữ để soạn thảo văn bản, với khả năng in ấn ngay lập tức trên giấy Kỹ năng soạn thảo và chỉnh sửa văn bản thời đó còn rất thô sơ, đòi hỏi người dùng phải thành thạo trong việc sử dụng máy gõ Khác với ngày nay, khi máy tính giúp mọi người dễ dàng học và soạn thảo văn bản một cách rõ ràng, thì việc in ấn cũng gặp nhiều khó khăn do công nghệ thông tin chưa phát triển.

Ngày nay, khi công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và công nghệ thay đổi từng ngày, việc soạn thảo văn bản bằng máy tính đã trở thành công việc phổ biến cho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính Trong số các phần mềm văn phòng, Microsoft Word, hay còn gọi là WinWord, là một trong những ứng dụng được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay.

Ra đời vào cuối năm 1980, phần mềm Winword đã trở thành công cụ hoàn hảo cho soạn thảo văn bản và là một phần quan trọng trong bộ phần mềm Microsoft Office Những đặc điểm nổi bật của Winword bao gồm giao diện thân thiện, tính năng đa dạng và khả năng tương thích cao với các định dạng tài liệu khác nhau.

Cung cấp các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng Khả năng đồ họa ngày càng được cải thiện, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embedding), cho phép chèn thêm nhiều nội dung phong phú vào tài liệu Word như biểu đồ, bảng tính, và âm thanh.

Việc xuất và nhập dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau mang lại sự linh hoạt cho người dùng Đặc biệt, khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word và các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office giúp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả trong việc xử lý các ứng dụng văn phòng.

Có nhiều phương pháp để khởi động phần mềm Word, và bạn có thể chọn cách phù hợp nhất với mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng của mình.

Cửa sổ soạn thảo tài liệu là khu vực chính để bạn tạo và chỉnh sửa nội dung Tại đây, bạn có thể gõ văn bản, định dạng văn bản theo ý muốn và chèn hình ảnh Tất cả nội dung trong cửa sổ này sẽ được in ra khi bạn thực hiện lệnh in.

Hệ thống bảng chọn trong Word bao gồm các lệnh để truy cập các chức năng cần thiết trong quá trình làm việc Người dùng có thể mở các mục chọn này bằng cách sử dụng chuột, hoặc nhanh chóng gọi tới các mục thông qua tổ hợp phím tắt.

Thước kẻ bao gồm hai thước (ruler) giúp bạn viền trang văn bản, cho phép điều chỉnh lề trang và thiết lập các điểm dịch (tab) một cách dễ dàng và trực quan.

Tài liệu Word sau khi soạn thảo sẽ được lưu trữ dưới dạng tệp tin có phần mở rộng DOC hoặc DOCX trên ổ cứng Để mở tài liệu đã lưu, có nhiều phương pháp khác nhau mà người dùng có thể áp dụng.

Nếu bạn chưa mở phần mềm Word và có tài liệu Word lưu trên máy tính, bạn chỉ cần click đúp vào tài liệu để mở Hành động này sẽ tự động khởi chạy phần mềm Word cùng lúc.

Khi bạn soạn thảo một tài liệu mới mà chưa lưu, hộp thoại "Save As" sẽ xuất hiện, cho phép bạn lưu tài liệu này dưới dạng một tệp tin mới.

Để lưu file, trước tiên hãy xác định vị trí lưu trữ, sau đó đặt tên cho file mà không có dấu Bạn có thể chọn phần mở rộng nếu muốn lưu file ở định dạng khác Cuối cùng, nhấn nút Save để hoàn tất quá trình lưu.

Để tránh mất tài liệu do sự cố mất điện hoặc trục trặc máy tính, bạn nên thường xuyên lưu lại công việc của mình bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN

Tạo hiệu ứng cho đối tượng

Soạn thảo văn bản là một công việc thiết yếu trong các cơ quan, xí nghiệp, và trường học, đồng thời cũng đáp ứng nhu cầu của nhiều cá nhân hiện nay.

Từ xa xưa, con người đã sử dụng máy gõ chữ để soạn thảo văn bản, với văn bản được in ra ngay lập tức trên giấy Kỹ năng soạn thảo và chỉnh sửa văn bản thời đó còn thô sơ, yêu cầu người sử dụng phải có khả năng vận hành máy gõ rất tốt So với ngày nay, khi công nghệ thông tin phát triển, việc soạn thảo trở nên dễ dàng hơn và hầu như ai cũng có thể thực hiện một cách rõ ràng Thời kỳ đó, việc in ấn cũng gặp nhiều khó khăn do công nghệ còn hạn chế.

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, việc soạn thảo văn bản bằng máy tính đã trở nên phổ biến với mọi người biết sử dụng công nghệ Phần mềm Microsoft Word, hay còn gọi là Winword, hiện đang được sử dụng rộng rãi và trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc xử lý văn bản.

Ra đời vào cuối năm 1980, phần mềm Winword đã trở thành công cụ hoàn hảo cho việc soạn thảo văn bản và là một phần quan trọng trong bộ phần mềm Microsoft Office Những đặc điểm nổi bật của Winword bao gồm tính năng dễ sử dụng, khả năng định dạng văn bản linh hoạt và tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ cho người dùng.

Cung cấp đầy đủ kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng Khả năng đồ họa ngày càng mạnh mẽ, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embedding), cho phép chèn nhiều nội dung phong phú vào tài liệu Word như biểu đồ, bảng tính và âm thanh, không chỉ giới hạn ở hình ảnh.

Có khả năng xuất và nhập dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, đặc biệt là việc chuyển đổi giữa Word và các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office, giúp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả trong việc xử lý ứng dụng văn phòng.

Có nhiều phương pháp để khởi động phần mềm Word, và bạn có thể lựa chọn cách phù hợp nhất với mục đích làm việc, sở thích hoặc tính tiện dụng của mình.

Cửa sổ soạn thảo tài liệu là không gian để bạn tạo và chỉnh sửa nội dung Tại đây, bạn có thể gõ văn bản, định dạng nó và chèn hình ảnh Nội dung trong cửa sổ này sẽ được in ra khi bạn sử dụng lệnh in.

Hệ thống bảng chọn (menu) trong Word cung cấp các lệnh để truy cập các chức năng khi làm việc Người dùng có thể sử dụng chuột để mở các mục trong bảng chọn, hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt để truy cập nhanh hơn đến các tùy chọn cần thiết.

Thước kẻ bao gồm hai thước (ruler) giúp bao viền trang văn bản, cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh lề và thiết lập các điểm dịch (tab) một cách trực quan.

Tài liệu Word sau khi soạn thảo được lưu dưới định dạng tệp DOC hoặc DOCX trên ổ cứng Để mở tài liệu đã lưu, có nhiều phương pháp khác nhau mà chúng ta có thể sử dụng.

Nếu bạn chưa mở phần mềm Word và có tài liệu Word lưu trên máy tính, bạn chỉ cần click đúp vào tài liệu để mở Hành động này sẽ tự động khởi chạy phần mềm Word cùng lúc.

Khi bạn soạn thảo một tài liệu mới chưa từng lưu, hộp thoại "Save As" sẽ xuất hiện, cho phép bạn lưu tài liệu này dưới dạng một tệp tin mới.

Để lưu file, trước tiên hãy xác định vị trí lưu trữ, sau đó đặt tên cho file (nên không có dấu) Nếu cần, bạn có thể chọn phần mở rộng để lưu file dưới định dạng khác Cuối cùng, chỉ cần nhấn nút Save để hoàn tất.

Để tránh mất dữ liệu do mất điện đột ngột hoặc sự cố máy tính, bạn nên thường xuyên lưu tài liệu bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

Trình diễn Sile

Hiệu ứng chuyển tiếp trong PowerPoint là cách thức mà slide xuất hiện khi bạn nhấn chuột để trình chiếu, giúp tăng tính hấp dẫn cho bài thuyết trình Bạn có thể tìm thấy nhiều hiệu ứng chuyển tiếp thông qua lệnh slide Transition trong bảng chọn slide show Hiệu ứng này có thể được áp dụng cho một slide hoặc một nhóm slide, cho phép điều chỉnh thời gian, cách thức và thời điểm chuyển tiếp giữa các slide Sử dụng ngăn slide transition là phương pháp nhanh chóng và dễ dàng để áp dụng hiệu ứng chuyển tiếp cho bài trình chiếu của bạn.

Để bắt đầu bài thuyết trình, hãy áp dụng hiệu ứng chuyển slide cho bài mở đầu Chúng ta sẽ mở bài thuyết trình mà đã được tạo và thực hành trong các phần trước để minh họa cho việc này.

Bước 2: chọn slide cần áp dụng hiệu ứng chuyển slide Ví dụ, Ta chọn slide đầu tiên trong bài thuyết trình

Bước 3: vào ngăn Transitions trên Ribbon, vào nhóm

Transition to This Slide và chọn kiểu hiệu ứng Doors trong danh mục dựng sẵn

Bước 4: chọn lệnh Effect Options và tùy chọn thêm cho kiểu hiệu ứng Doors vừa chọn Vídụ, Ta vẫn chọn là Vertical

Bước 5: chuyển đến nhóm Timing để thiết lập thời gian cho hiệu ứng Transition:

• Sound: ví dụ Ta chọn âm thanh khi chuyển slide là Chime

Thời gian thực thi hiệu ứng chuyển giữa các slide rất quan trọng, ví dụ như việc thiết lập thời gian chuyển đổi là 2 giây giúp tạo ra tốc độ thực thi hợp lý, dễ quan sát và thu hút sự chú ý của người xem.

• Chọn On Mouse Click: thì sẽ chuyển sang slide khác nếu nhấp chuột trong khi trình chiếu Nên chọn tùy chọn này

Để thiết lập chế độ tự động chuyển slide trong bài thuyết trình, bạn cần điều chỉnh thời gian ở mục "After" theo định dạng phút:giây (mm:ss) Tùy chọn này rất quan trọng khi bạn muốn tạo một bài thuyết trình tự động Ví dụ, nếu bạn chọn thời gian là 8 giây, hãy đảm bảo rằng thời gian này đủ để khán giả có thể đọc hết nội dung trên slide trước khi chuyển sang slide tiếp theo.

Slide đầu tiên đã thiết lập xong hiệu ứng

Nhấn nút Apply To All trong nhóm Timing sẽ áp dụng thiết lập

Transition trên cho tất cả các slide trong bài thuyết trình Khi đó, tất cả các slide sẽ có hiệu ứng Transition giống nhau

Để thiết lập hiệu ứng Transition cho các slide khác trong bài thuyết trình, hãy lặp lại các bước 2, 3, 4, 5 với các tùy chọn hiệu ứng độc lập Mặc dù quá trình này có thể tốn thời gian, nhưng nó sẽ làm cho bài thuyết trình trở nên sinh động và thu hút hơn.

Ngoài ra, nội dung của mỗi slide là khác nhau nên thời gian thực thi hoặc chờ chuyển slide của mỗi slide là khác nhau

Là khi tác động (Click) lên đối tượng nào đó sẽ chuyển đến Slide cần trình chiếu

Thao tác: Right Click lên đối tượng

Thực hành sử dụng bài tập 1 để tạo hiệu ứng cho tất cả các đối tượng trên slide đó

To apply an effect to a text box in Normal View, first select the desired text box Then, navigate to the Animations tab on the Ribbon, locate the Animation group, and click the More button to access the list of available effects.

Bước 3: Sử dụng hiệu ứng Entrance với kiểu Fly In trong hộp Animation

Styles Khi đó hộp văn bản trên slide xuất hiện thêm số thứ tự là 1 ở đầu mỗi dòng văn bản

Bước 4: chọn nút Effect Options trong nhóm Animation và chọn kiểu hiệu ứng từ danh sách và xem kết quả thể hiện trên slide trước khi quyết định chọn

Thực hành theo các bước thực hiện

Trình bày được các loại hiệu ứng cho các đối tượng, cách chọn hiệu ứng phù hợp, các loại hiệu ứng;

Chèn một đoạn video vào slide và thiết lập để video tự phát trong 10 giây Sau đó, âm thanh sẽ xuất hiện và phát liên tục cho đến khi kết thúc các slide trình chiếu.

+ Về kiến thức: Trình bày được các loại hiệu ứng cho các đối tượng, cách chọn hiệu ứng phù hợp, các loại hiệu ứng;

+ Về kỹ năng: Thực hiện tốt các loại hiệu ứng cho các đối tượng, cách chọn hiệu ứng phù hợp, các loại hiệu ứng;

Kiến thức được đánh giá thông qua các hình thức kiểm tra viết, trắc nghiệm và phỏng vấn Kỹ năng thực hành được đánh giá qua các thao tác trên bài tập được giao Năng lực tự chủ và trách nhiệm thể hiện qua sự tỉ mỉ, cẩn thận, chính xác và ngăn nắp trong công việc Đây là những điều kiện cần thiết để tham gia thi kết thúc mô đun.

- Điều kiện để hoàn thành mô đun để được dự thi kết thúc mô đun:

+ Người học tham dự ít nhất 70% thời gian học lý thuyết và đầy đủ các bài học tích hợp, bài học thực hành, thực tập

Điểm trung bình chung các bài kiểm tra cần đạt từ 5,0 điểm trở lên theo thang điểm 10 Đối với những người học có giấy xác nhận khuyết tật, hiệu trưởng sẽ xem xét và quyết định ưu tiên điều kiện dự thi, tuy nhiên sinh viên vẫn phải đảm bảo đạt yêu cầu về điểm trung bình các bài kiểm tra.

+ Số lần dự thi kết thúc mô đun theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 09/2017/TT-BLĐTBXH, ngày 13 tháng 3 năm 2017

- Điều kiện để được công nhận, cấp chứng nhận đạt mô đun đào tạo:

Người học được công nhận và cấp chứng nhận đạt mô đun này khi có điểm trung bình mô đun theo thang điểm 10 đạt từ 4,0 trở lên

Tiêu đề	Giáo Trình Tin Học Văn Phòng (Nghề Kỹ Thuật Sửa Chữa, Lắp Ráp Máy Tính Trình Độ Trung Cấp Cao Đẳng)
Tác giả	Châu Mũi Khéo
Trường học	Trường Trung Cấp, Cao Đẳng
Chuyên ngành	Tin Học Văn Phòng
Thể loại	giáo trình
Năm xuất bản	2021
Thành phố	Cần Thơ

Định dạng
Số trang	79
Dung lượng	6,44 MB