Thực trạng hệ thống kế toán trách nhiệm - +©++e+++zx++rrxee 49
Các chỉ tiêu đánh giá và báo cáo liên quan đến các trung tâm
Việc phân chia trách nhiệm nêu trên là nền tảng để ban giám đốc thiết lập hệ thống đo lường và đánh giá trách nhiệm của từng trung tâm Các chỉ tiêu sẽ được xem xét cho từng trung tâm trách nhiệm, với phần lớn dữ liệu được cập nhật thông qua hệ thống máy tính và xử lý bằng các phần mềm chuyên dụng.
2.2.2.1 Trung tâm chỉ phí a Trung tâm chỉ phí giá thành: s* Xác định các chỉ tiêu:
Hoạt động giao nhận vận tải quốc tế bao gồm việc liên hệ với các hãng tàu để cung cấp giá cước hợp lý và thuận tiện cho khách hàng, đồng thời thực hiện các thủ tục nhận hàng cho chủ hàng Các công ty thường xuyên theo dõi từng lô hàng vận chuyển, với nhân viên kiểm tra các yếu tố quan trọng của lô hàng.
- _ Quy định về việc giao nhận hàng;
- Quy dinh vé hang, qui cách bao bì, trọng lượng hay khối lượng;
-_ Quy định về thời gian xếp hàng;
- Quy định về chứng từ;
Các lô hàng của khách hàng được gom lại theo từng chuyến tàu vận chuyển Nhân viên chứng từ sử dụng báo giá từ hãng tàu và các dịch vụ liên quan để đưa ra mức giá cho khách hàng và thực hiện đặt chỗ vận chuyển Nhờ đó, nhân viên chứng từ có thể tính toán giá thành vận chuyển cho mỗi chuyến hàng.
Khi hàng hóa nhập khẩu về công ty, cần thanh toán phí chứng từ và phí bốc xếp cho mỗi container Công ty sẽ chuẩn bị chứng từ và phát vận đơn cho từng chủ hàng, thu phí dịch vụ tương ứng Phí chứng từ tính theo bộ, còn phí bốc xếp tính theo khối lượng và trọng lượng hàng hóa, từ đó xác định lợi nhuận gộp bằng doanh thu trừ giá thành Đối với hàng xuất khẩu, công ty gom hàng lẻ để mua cước nguyên container từ hãng tàu, sau đó bán lại cước cho khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng ít Nhân viên chứng từ sẽ tính tổng doanh thu và chi phí cho chuyến hàng.
Các chỉ tiêu thường gặp như:
Chỉ phí dịch vụ C/O fee Phí chứng nhận xuất xứ
Handling fee Phí thủ tục
Delivery Order fee Phí lệnh giao hàng
Bill fee Phi van don
Cleaning fee Phi vé sinh
Chi phi vận chuyển nội địa Lift on/off Phí bốc xếp lên / xuống
CFS fee Phí đóng đỡ container
Trucking fee Phi van chuyén
Các khoản phải trả cho bên nuớc ngoài Agency fee Phí đại lý
Handling fee Phí thủ tục
$* Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán chỉ phí:
Mặc dù ngành kinh doanh này không sản xuất sản phẩm mà chỉ cung cấp dịch vụ, kế toán vẫn sử dụng tài khoản TK154 - Chi phí sản xuất để ghi nhận các khoản chi phí nhằm tạo doanh thu Tài khoản này được phân chia thành ba tài khoản con: chi phí dịch vụ, chi phí vận chuyển nội địa và chi phí khác Đối với chi phí cước vận chuyển quốc tế, các lô hàng xuất nhập khẩu được phối hợp với các đại lý nước ngoài, do đó cước tàu được hạch toán thu chi hộ và hưởng hoa hồng theo hợp đồng với tập đoàn ITI Kết quả là chi phí tiền cước không được hạch toán vào giá thành mà chỉ được thống kê qua hệ thống quản lý chi phí "cost sheet".
Để theo dõi công việc và phân chia trách nhiệm hiệu quả, trung tâm chỉ phí giá thành của doanh nghiệp tại TP HCM được tổ chức thành các nhóm chứng từ, mỗi nhóm phụ trách các tuyến vận chuyển cụ thể, như thể hiện trong sơ đồ 2.5.
Giám đốc trung tâm chỉ phí quản lý các chỉ phí giá thành, trong khi giám đốc trung tâm lợi nhuận quản lý cả trung tâm chỉ phí giá thành lẫn chỉ phí quản lý của đơn vị Tại thành phố Hồ Chí Minh, các trung tâm chỉ phí được phân chia thành ba trung tâm: trung tâm chỉ phí 1 do trưởng phòng hàng nhập quản lý, trung tâm chỉ phí 2 do trưởng phòng hàng xuất và trung tâm chỉ phí 3 do trưởng phòng dịch vụ hải quan (customs services) phụ trách Các trưởng phòng có quyền quyết định các khoản chỉ phí, báo giá của các hãng tàu và đánh giá công việc của nhân viên chứng từ, đồng thời tổng hợp báo cáo cho giám đốc trung tâm lợi nhuận Đối với hàng nhập, các tuyến vận chuyển được phân chia thành các nhóm A, B và C, được ký hiệu trên hồ sơ chứng từ bằng các chữ cái tương ứng.
Nhóm A bao gồm tuyến hàng nhập khẩu vận chuyển bằng đường hàng không (ký hiệu VNAJ) và tuyến nhập hàng từ các cảng Trung Quốc về Việt Nam (ký hiệu NCH).
Nhóm B gồm: tuyến nhập hàng từ các cảng của Hồng Kông (ký hiệu
'VNHH), và tuyến hàng nhập khẩu khác như Nhat, Malaysia, Han Qué
Nhóm C là tuyến nhập hàng từ các cảng Đài Loan về Việt Nam (ký hiệu 'VNTH) Đối với hàng xuất, các tuyến vận chuyển được chia thành 3 nhóm cụ thể, mỗi nhóm đều có ký hiệu vận chuyển riêng.
Nhóm D sẽ gồm tuyến hàng xuất khẩu đến Bắc Mỹ (Line N America/ ghỉ tắt là NA); tuyến xuất khẩu đến các khu vực khác ở Mỹ và Châu Mỹ (Line C.S.
Nhóm E bao gồm các tuyến xuất khẩu hàng hóa đến Trung Quốc và Hồng Kông (gọi tắt là Line HK, China) và tuyến xuất khẩu đến Đài Loan (gọi tắt là Line TW) Trong khi đó, Nhóm F có các tuyến xuất khẩu hàng hóa đến Nhật Bản và Hàn Quốc (gọi tắt là Line JK) cũng như các tuyến xuất khẩu đến các nước châu Á khác.
Nhóm G là nhóm có chỉ tuyến xuất khẩu hàng bằng đường hàng không (Line
Air Exporứ ghi tắt thành AR)
Bộ phận hàng CS chỉ thực hiện các lô hàng dịch vụ xuất nhập khẩu như khai thuê, vận chuyển, dịch vụ trọn gói (Line Logistics/ ghi là CS)
Trung tâm chỉ phí giá thành được hình thành theo các tuyến vận chuyển toàn cầu, giúp kiểm soát và đánh giá hiệu quả của từng tuyến Thế mạnh của các công ty được thể hiện qua việc đánh giá cước tàu mua bán trên các tuyến khác nhau, đồng thời phản ánh chiến lược phát triển của doanh nghiệp trên toàn cầu Nhân viên nghiệp vụ chứng từ có khả năng chuyên môn hóa, nắm rõ các nghiệp vụ đặc thù của từng tuyến, ví dụ như thủ tục hải quan và yêu cầu kiểm tra, kiểm dịch tại các quốc gia khác nhau trước khi hàng hóa cập bến.
Bộ phận logistics đóng vai trò quan trọng trong quản lý hàng hóa, chịu trách nhiệm bố trí nhân viên hỗ trợ các hoạt động xuất nhập hàng, bao gồm đóng gói, thuê bốc xếp, lấy lệnh và giao hàng Bộ phận này đảm bảo an toàn cho hàng hóa và thực hiện giao nhận đúng thời gian, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Sơ dé 2.6 -CAC TRUNG TAM CHI PHi KINH DOANH TAI TP HP
V6i sd dé 2.5 trén thể hiện rõ ràng hoạt động của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh, nơi các trưởng phòng hàng nhập và xuất có nhiệm vụ tổng hợp dữ liệu thống kê từ các chi nhánh và văn phòng đại diện để lập báo cáo chung Tuy nhiên, việc sắp xếp nhân sự có thể được giản lược tùy theo tình hình thực tế và khối lượng công việc, như trường hợp của trung tâm chỉ phí tại Hải Phòng, nơi chỉ có hai bộ phận chính là hàng nhập và hàng xuất, cùng với bộ phận logistics hỗ trợ công việc ngoài bến cảng Văn phòng Hải Phòng có trách nhiệm tổng hợp báo cáo và gửi về văn phòng chính tại thành phố.
Hồ Chí Minh b Trung tâm chỉ phí quản lý s* Xác định các chỉ tiêu:
Sau khi trừ giá thành từ doanh thu, các trung tâm lợi nhuận đạt được số dư đảm phí, là thu nhập cần thiết cho chi phí quản lý và bán hàng Trưởng các trung tâm sẽ dự toán chi phí quản lý cho bộ phận của mình trong năm và thực hiện theo dự toán đó Các chỉ tiêu được xác định bao gồm số lượng nhân viên, tiền lương, phí bảo hiểm, chi phí thuê văn phòng, thưởng hoa hồng, chi phí giao tế và các khoản tiện ích Ngoài ra, các trung tâm cũng có thể bố trí nhân viên kế toán và hành chính, với chi phí tính cho bộ phận này Bên cạnh đó, các khoản chi phí tổ chức hành chính và tài vụ chung cho công ty tại trụ sở chính được phân bổ cho các trung tâm lợi nhuận, bao gồm dự phòng nợ khó đòi và chi phí quản lý hội viên Việc phân bổ này phụ thuộc vào đánh giá của ban giám đốc và trưởng phòng kế toán tài chính để xác định lợi nhuận hàng tháng.
Theo chế độ kế toán hiện hành, kế toán viên có trách nhiệm phân loại và tập hợp các khoản chi phí vào hai tài khoản chính, bao gồm TK 641 - Chi phí bán hàng.
Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán trách nhiệm tại công ty
Những ưu điểm của hệ thống kế toán trách nhiệm
Hệ thống trung tâm trách nhiệm của công ty được thiết kế theo mô hình tổ chức kinh doanh khu vực, bao gồm các trung tâm như trung tâm chỉ phí lợi nhuận, trung tâm chi phí và trung tâm doanh thu Ban giám đốc có khả năng kiểm soát chặt chẽ chỉ phí và thu nhập của từng bộ phận Các trung tâm lợi nhuận có thể tối ưu hóa hiệu suất trong phạm vi trách nhiệm của mình, trong khi các trung tâm chi phí kinh doanh đảm bảo việc thu thập đầu vào kịp thời và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Công ty đã thiết lập các chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm và kết quả hoạt động kinh doanh của các bộ phận, với hệ thống kế toán trách nhiệm hoàn chỉnh nhằm cung cấp thông tin cho kế toán quản trị Phương pháp tính lợi nhuận theo đơn hàng giúp xác định rõ các chỉ tiêu kết quả của từng bộ phận, thông qua việc tập hợp thông tin theo lô, chuyến và tuyến tàu Những chỉ tiêu lợi nhuận này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá trách nhiệm của các trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí giá thành Đồng thời, việc tổng hợp chỉ phí kinh doanh giúp phân loại các khoản chi thành chính yếu và thứ yếu, từ đó hỗ trợ ra quyết định về chỉ tiêu và phát triển quy mô kinh doanh Cuối cùng, việc kết hợp các chỉ tiêu chi phí quản lý doanh nghiệp và trung tâm lợi nhuận sẽ đánh giá thành quả và khả năng hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Công ty đã phát triển các báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh của các bộ phận, nhờ vào sự hỗ trợ quan trọng của công nghệ thông tin Công nghệ này giúp tổng hợp dữ liệu và kết nối hiệu quả giữa các bộ phận kinh doanh, chi phí, kế toán và quản lý.
Hệ thống báo cáo máy tính cho phép theo dõi các khoản phải thu, phải trả, doanh thu và chi phí Thông tin được tổng hợp thành báo cáo để kế toán đối chiếu, hạch toán và báo cáo cho bộ phận quản lý Hệ thống cũng hỗ trợ quản lý công nợ và in hóa đơn dựa trên dữ liệu đã nhập sẵn.
Công ty xác định chiến lược tối đa hóa lợi nhuận thông qua hệ thống kế toán trách nhiệm, cho phép quản lý theo dõi và đánh giá hiệu quả các bộ phận theo tháng Để thực hiện chiến lược này, công ty lập dự toán kinh doanh và lợi nhuận cho các trung tâm trách nhiệm, thiết lập chỉ tiêu cho nhân viên phòng kinh doanh, và định mức chi phí cho các trung tâm lợi nhuận và chi phí.
Hệ thống kế toán trách nhiệm cơ bản đáp ứng nhu cầu kiểm soát doanh thu và chi phí kinh doanh, đồng thời quản lý hiệu quả Nó đảm bảo rằng thông tin được báo cáo một cách kịp thời, chính xác và phù hợp cho ban quản lý.
Những mặt hạn chế của hệ thống kế toán trách nhiệm Kết luận chưng 2 :ssscciág6 2510 10i G464 gián tgEiŸn tần Giun g8 giã cgi3g ga 38gi 83 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ ITI
Về cơ cấu các trung tâm trách nhiệm và các chỉ tiêu, báo cáo đánh giá thành quả hoạt động kinh doanh:
Sự phân cấp và phân nhiệm trong cơ cấu các trung tâm trách nhiệm chưa rõ ràng, khi các giám đốc trung tâm lợi nhuận tập trung quyền chỉ phối tất cả các tuyến hàng và quản lý cả trung tâm doanh thu mà không có giám đốc trung tâm doanh thu riêng Điều này dẫn đến việc quyền và trách nhiệm quản lý chủ yếu nằm trong tay các giám đốc trung tâm lợi nhuận, chưa được ủy quyền cho cấp dưới Hệ quả là hiệu quả kinh doanh của các tuyến chiến lược chưa cao và không khuyến khích được nhân viên kinh doanh cấp dưới tích cực nâng cao hiệu quả công việc.
Các chỉ tiêu đo lường chi phí kinh doanh của công ty hiện chỉ được tính toán theo chiều dọc của các đơn hàng, tức là chi phí chỉ được tập hợp khi phát sinh trong mỗi đơn hàng vận chuyển để tính lợi nhuận Tuy nhiên, chi phí kinh doanh chưa được phân tích theo chiều ngang theo tính chất phát sinh trong tháng hay kỳ kinh doanh Cần phân loại các chỉ phí giá thành theo ứng xử chức năng logistics, bao gồm chi phí vận chuyển nội địa, kho bãi, dự trữ và mua nguyên vật liệu, trong đó chi phí vận chuyển và bốc xếp chiếm tỷ lệ cao Việc này giúp doanh nghiệp đánh giá hoạt động logistics và tính toán hiệu quả chi phí kinh doanh, từ đó xác định các phương án đầu tư tài sản cố định thay vì thuê ngoài Các báo cáo đánh giá kết quả kinh doanh, đặc biệt là lợi nhuận từ các chuyến hàng, thường xuyên cần điều chỉnh, dẫn đến báo cáo kế toán không chính xác Nguyên nhân chủ yếu là do sai sót trong chứng từ, thay đổi báo giá và chậm trễ trong liên lạc với đại lý, khiến ý thức về đánh giá kết quả và hiệu quả hoạt động của các trung tâm chỉ phí còn thấp.
Chiến lược của công ty chưa được liên kết chặt chẽ với hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, do thiếu phương hướng đánh giá theo các chỉ tiêu chiến lược chủ đạo Các chỉ tiêu và báo cáo hiện tại chỉ đáp ứng tạm thời yêu cầu kiểm soát tài sản như công nợ và chi phí, mà chưa chủ động hướng tới các mục tiêu tổng thể của công ty Điều này dẫn đến việc các trung tâm trách nhiệm không thể phát huy tối đa năng lực và khả năng của mình, từ đó thành tích của họ chưa được tối ưu hóa.
Triển vọng khách hàng hiện chưa được chú trọng và thiếu chỉ tiêu đánh giá, một phần do công ty chưa có giám đốc trung tâm doanh thu quản lý Thời gian qua, công ty chưa đầu tư đúng mức vào việc xây dựng chiến lược khách hàng, dẫn đến các chiến lược chỉ mang tính hình thức và dựa vào những chỉ tiêu cứng nhắc, kinh nghiệm hoặc phán đoán chủ quan, từ đó làm giảm chất lượng Để xây dựng chiến lược dịch vụ khách hàng có tính khoa học và khả thi, cần cân nhắc kỹ lưỡng môi trường bên trong và bên ngoài, đồng thời xác định rõ những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ.
Các chỉ tiêu của trung tâm đầu tư và doanh thu hiện còn sơ sài, dẫn đến việc ban giám đốc có thể đánh giá không chính xác về kết quả và hiệu quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận và doanh thu.
Công ty chưa đánh giá đúng trách nhiệm thu hồi công nợ từ các trung tâm lợi nhuận, dẫn đến việc các khoản thu chỉ hộ và công nợ chủ yếu đến từ hàng hóa được chỉ định qua đại lý LT.I Việt Nam Việc thiếu quan tâm đến lưu chuyển tiền tệ của các trung tâm có thể gây ra rủi ro tài chính, ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ doanh nghiệp.
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi phí kinh doanh thông qua tài khoản TK154 - Chi phí sản phẩm dở dang và TK632 - Giá vốn hàng bán, theo quy định hiện hành cho hàng hóa và dịch vụ Tuy nhiên, một số công ty trong ngành lại hạch toán tất cả chi phí vào tài khoản TK641 - Chi phí bán hàng, dẫn đến sự không nhất quán trong quy định kế toán cho ngành giao nhận Sự khác biệt trong cách hạch toán giữa các doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến trách nhiệm kế toán của từng doanh nghiệp cũng như kế toán chung trong ngành.
Cách hạch toán của doanh nghiệp trong tài khoản TK511 - Doanh thu của đơn vị là hợp lý, vì nó phản ánh giá thành tương ứng với doanh thu mà doanh nghiệp tạo ra Điều này giúp thể hiện rõ lãi gộp trước khi trừ đi các chi phí quản lý, từ đó cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong ngành giao nhận, các doanh nghiệp thường có mối quan hệ với nhiều đại lý nước ngoài không phải là khách hàng của mình Để theo dõi công nợ và tuân thủ hệ thống tài khoản quy định, các công ty sử dụng tài khoản TK1388 - Các khoản phải thu khác và TK3388 - Các khoản phải trả khác Một số doanh nghiệp còn mở tài khoản cấp bốn để quản lý công nợ của từng đại lý Doanh số cước vận chuyển được phân chia lợi nhuận theo hợp đồng đại lý nước ngoài cũng được hạch toán một cách rõ ràng.
Trước khi tính doanh thu từ cước, TK3388 gặp khó khăn trong việc đánh giá các loại cước mà công ty thực hiện theo kế toán quản trị Trong khi đó, từ góc độ kế toán tài chính, các khoản phải thu và phải trả này đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp, không phải là những khoản không đáng kể.
Phương pháp hạch toán tỷ giá đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo bộ phận cho doanh nghiệp, đặc biệt khi tình trạng tỷ giá có thể gây ra trở ngại Chênh lệch tỷ giá, đặc biệt là chênh lệch tỷ giá thanh toán, có thể ảnh hưởng đáng kể đến tình hình kinh doanh của đơn vị Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, chênh lệch này không được phép hạch toán vào chi phí hợp lý.
Chính sách khuyến khích nhân viên hiện tại chủ yếu tập trung vào bộ phận kinh doanh, trong khi các bộ phận khác chưa được chú trọng Điều này một phần là do các khoản khuyến khích khen thưởng chưa được tính vào chi phí kinh doanh hợp lý của doanh nghiệp, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả và hiệu quả làm việc của các bộ phận.
Công ty Vận tải Quốc tế I.T.1, thành viên của tập đoàn LT.I Group, đang mở rộng quy mô và nâng cao uy tín trong ngành giao nhận Hệ thống kế toán trách nhiệm trở nên quan trọng trong các báo cáo bộ phận, bao gồm các trung tâm trách nhiệm về chi phí kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận.
Công ty đã xây dựng các trung tâm trách nhiệm theo mô hình quản lý, giúp phân công quyền và trách nhiệm rõ ràng cho các cá nhân liên quan Ban giám đốc cũng đã thiết lập hệ thống chỉ tiêu và báo cáo để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận Thông tin được xử lý qua hệ thống vi tính, đảm bảo báo cáo kinh doanh được cung cấp kịp thời cho cả các bộ phận và toàn doanh nghiệp.
Hệ thống kế toán trách nhiệm vẫn tồn tại một số nhược điểm và hạn chế, bao gồm cơ cấu tổ chức phân cấp tập trung cao độ ở trung tâm lợi nhuận, dẫn đến việc trung tâm doanh thu chưa phát huy hiệu quả công việc Các chỉ tiêu chỉ phí kinh doanh chưa được phân tích kỹ lưỡng, làm cho việc đánh giá hiệu quả chi phí chưa rõ ràng Bên cạnh đó, các chỉ tiêu đánh giá doanh thu còn sơ sài và không gắn liền với chiến lược kinh doanh, đặc biệt là mục tiêu hướng đến khách hàng và trách nhiệm thu hồi công nợ Cuối cùng, quá trình kế toán tài chính gặp khó khăn trong việc hạch toán và tổng hợp chi phí để tính giá thành và theo dõi công nợ.
Các quan điểm hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm
Phù hợp mô hình tổ chức quản lý của công ty
Xây dựng kế toán trách nhiệm trong công ty là cần thiết để đảm bảo tính phù hợp với mô hình quản lý Cơ cấu tổ chức và quản lý được thực hiện qua việc phân quyền và giao trách nhiệm cho các bộ phận khác nhau Do đó, kế toán trách nhiệm cần thích ứng để kiểm soát và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực doanh nghiệp tại các đơn vị cụ thể.
Mỗi doanh nghiệp có tình hình sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ riêng biệt, do đó cần áp dụng kế toán trách nhiệm một cách linh hoạt dựa trên các nguyên lý chung Kế toán trách nhiệm không chỉ tổ chức một cách hiệu quả mà còn phát huy tối đa các tính năng của nó trong mô hình quản lý tương ứng.
3.1.2 Phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của công ty
Xây dựng kế toán trách nhiệm cần phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ tổ chức của doanh nghiệp Do đó, kế toán phải tập trung vào việc kiểm soát và đánh giá các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp đều có phong cách quản lý và trình độ tổ chức khác nhau, do đó, kế toán trách nhiệm cần đáp ứng yêu cầu quản lý phù hợp với từng giai đoạn kinh doanh Với vai trò xác định các mục tiêu chiến lược cho các bộ phận, kế toán trách nhiệm phải linh hoạt điều chỉnh để hướng dẫn các bộ phận đạt được các chỉ tiêu đánh giá kết quả và hiệu quả hoạt động quan trọng.
3.1.3 Tính phù hợp và hài hòa giữa chỉ phí và lợi ích
Khi triển khai hệ thống kế toán trách nhiệm, các nhà quản lý cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí đầu tư và lợi ích thu được từ hệ thống này Nguyên tắc này là yếu tố quan trọng mà mọi nhà quản lý cần tuân thủ.
Hệ thống kế toán trách nhiệm không chỉ cần phù hợp với mô hình và yêu cầu quản lý mà còn phải đảm bảo hiệu quả cao cho doanh nghiệp Điều này có nghĩa là bộ máy kế toán quản trị phải cung cấp thông tin hữu ích trong khi không làm tăng tỷ lệ chi phí quá lớn so với các chi phí khác, đảm bảo tính chấp nhận được.
Kế toán trách nhiệm cần phải phù hợp với độ phức tạp của tổ chức để nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả các bộ phận Nếu kế toán trách nhiệm quá giản đơn trong một đơn vị phức tạp, việc đánh giá sẽ không chính xác Ngược lại, nếu kế toán trách nhiệm quá chi tiết trong một cấu trúc đơn giản, nó sẽ trở nên không hiệu quả và gây tốn kém.
3.1.4 Đảm bảo phù hợp cơ chế quản lý của nên kinh tế Việt Nam
Kế toán trách nhiệm đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cơ chế quản lý của nền kinh tế Việt Nam Việc kết hợp kế toán tài chính giúp tổng hợp thông tin cần thiết, từ đó hỗ trợ hiệu quả trong việc lập các báo cáo quản trị Điều này không chỉ giúp tránh sự trùng lặp mà còn giảm thiểu lãng phí lao động.
Theo Thông tư 53/2006/TT53-BTC, ngày 16 tháng 6 năm 2006, doanh nghiệp phải thực hiện kế toán quản trị dựa trên các quy định về kế toán tài chính của Bộ Tài Chính, bao gồm hệ thống tài khoản, chuẩn mực kế toán và quy định về sổ sách chứng từ Bên cạnh việc tuân thủ Luật kế toán Việt Nam, kế toán quản trị và kế toán trách nhiệm còn phải đảm bảo tuân thủ các cơ chế quản lý nhà nước như chính sách thuế và các thủ tục hành chính liên quan.
Kế toán trách nhiệm đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các cơ chế quản lý kinh tế, tạo ra cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp Điều này đặc biệt quan trọng trong các trường hợp tranh chấp, khi cần xác định rõ trách nhiệm quản lý tài sản và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đảm bảo phù hợp trong quá trình toàn cầu hóa
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức liên quan đến toàn cầu hóa, bao gồm vấn đề tiền tệ, thị trường, sản xuất, lao động và công nghệ mới Để thích ứng với nền kinh tế mới, kế toán trách nhiệm cần có sự thay đổi phù hợp, đồng thời tiếp thu có chọn lọc các bài học và kinh nghiệm từ quốc tế.
Các doanh nghiệp trong nước đang ngày càng mở rộng đầu tư ra nước ngoài và thu hút vốn từ nước ngoài thông qua các hình thức như sáp nhập và hợp nhất Điều này dẫn đến nhiều thách thức như tỷ giá giao dịch, đánh giá hiệu quả các bộ phận nước ngoài và tuân thủ quy định của chính phủ các nước Do đó, kế toán trách nhiệm cần được điều chỉnh để phù hợp với các nghiệp vụ này, nhằm quản lý, kiểm soát và điều hành hiệu quả các bộ phận doanh nghiệp, đồng thời đáp ứng yêu cầu toàn cầu hóa Ngoài ra, các bài học kinh nghiệm từ các nước phát triển cũng góp phần nâng cao khả năng quản lý trong doanh nghiệp.
3.2 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CTY VẬN TẢI QUỐC TẾ
Hoàn thiện kế toán trách nhiệm cần phải phù hợp với mô hình tổ chức công ty, yêu cầu và trình độ quản lý, cơ chế quản lý tài chính của nhà nước, quá trình toàn cầu hóa, đồng thời đảm bảo chi phí hợp lý.
Hoàn thiện kế toán trách nhiệm tại Công ty Vận tải Quốc tế I.T.I
Hoàn thiện cơ cấu các trung tâm trách nhiệm
Trung tâm doanh thu cần có các trưởng nhóm riêng để thực hiện nguyên tắc phân quyền, giao quyền và trách nhiệm cho cấp dưới, từ đó tạo cơ hội đào tạo và tiếp thu kinh nghiệm Các trưởng nhóm kinh doanh sẽ tổng hợp ý kiến từ khách hàng, thị trường và đối thủ, cung cấp thông tin cho cấp trên để đưa ra quyết định cụ thể Họ cũng có trách nhiệm nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, quản lý tốt hơn các mối quan hệ với khách hàng và đối tác, đồng thời khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả Điều này cho phép các giám đốc trung tâm lợi nhuận tập trung vào các mục tiêu phát triển kinh doanh của công ty.
Tùy vào quy mô phát triển của công ty, việc bố trí kế toán quản trị trong các trung tâm trách nhiệm là cần thiết Các kế toán này sẽ thu thập dữ liệu từ báo cáo của nhân viên và kiểm tra tính hợp lý trong hạch toán Họ thực hiện các công việc như dự toán, phân tích và báo cáo tình hình hoạt động của từng tuyến kinh doanh, đồng thời theo dõi ngân sách chi phí cho từng tuyến riêng biệt Bên cạnh đó, họ cũng phát hiện và đề xuất cải tiến các tính năng của phần mềm đang sử dụng, nhằm tạo ra các báo cáo tốt hơn cho hệ thống đánh giá các chỉ tiêu đo lường thành quả doanh nghiệp.
Việc xây dựng các trung tâm trách nhiệm phải gắn liền chiến lược công ty
Các doanh nghiệp cần chú trọng đến chiến lược lợi nhuận và chiến lược khách hàng để đảm bảo sự phát triển bền vững Vấn đề này sẽ được thảo luận chi tiết trong phần 3.2.3 dưới đây.
Công ty cần thiết lập chính sách khuyến khích các trung tâm trách nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Thông thường, các doanh nghiệp khen thưởng dựa trên kết quả kinh doanh của từng bộ phận, cụ thể là lợi nhuận gộp Chính sách khen thưởng hợp lý không chỉ áp dụng cho nhân viên kinh doanh mà còn cho nhân viên chứng từ, hỗ trợ kinh doanh và các phòng ban hành chính Hình thức khen thưởng này khác với phụ cấp trách nhiệm, vì nó được đánh giá dựa trên thành quả kinh doanh của đơn vị và mang tính chất khuyến khích.
Bổ sung các chỉ tiêu và báo cáo bộ phận phù hợp với ngành giao nhận
Việc bổ sung các chỉ tiêu từng loại chỉ phí giá thành là cần thiết để kiểm soát chi phí và hỗ trợ quyết định của ban giám đốc Công ty sẽ đánh giá biến động các loại chỉ phí trong kỳ kinh doanh và sử dụng hệ số so sánh để đánh giá hiệu quả chi phí với doanh thu từ hoạt động đó Do các chỉ phí có mối liên hệ chặt chẽ, bộ phận logistics và giám đốc có thể điều chỉnh để đạt hiệu quả cao hơn Khi chỉ phí cao trong tháng, ban quản trị có thể lập kế hoạch ký hợp đồng với đối tác cung cấp dịch vụ để thương thảo các ưu đãi như chiết khấu hoặc thanh toán trả chậm Ban giám đốc cũng có thể lựa chọn giữa đầu tư tài sản cố định hoặc thuê ngoài Để xây dựng các chỉ tiêu này, kế toán cần chi tiết hóa tài khoản giá thành TK154 và cập nhật kịp thời các chuyến tàu tương ứng với doanh thu ghi nhận Hệ thống máy tính sẽ thống kê tổng chỉ phí của từng loại từ các lô hàng phát sinh, ví dụ như chi phí vận chuyển được tính theo phương trình cụ thể.
Tổng chi phí vận _ = Chi phi van chuyén (3.1) chuyén trong thang các lô hàng
Theo học thuyết logistics, chi phí logistics được phân thành sáu loại chính, bao gồm chi phí vận tải, chi phí dự trữ, chi phí quản lý kho, chi phí sản xuất và chi phí thu mua, với sự tương quan chặt chẽ giữa các loại chi phí này Chi phí thu mua thường liên quan đến các doanh nghiệp thương mại và sản xuất Hình 3.1 minh họa rõ ràng mối quan hệ giữa các chỉ phí này.
Chi phí vận tải là khoản chi lớn nhất trong logistics, chịu ảnh hưởng bởi phương tiện, loại hàng hóa và tuyến vận chuyển Chi phí này tỷ lệ nghịch với khối lượng vận chuyển (khối lượng lớn thì cước rẻ) và tỷ lệ thuận với quảng đường vận chuyển (quảng đường dài thì chi phí cao) Vận tải ảnh hưởng đáng kể đến dịch vụ khách hàng, bao gồm độ tin cậy, thời gian chính xác, tính linh hoạt, và khả năng cung cấp dịch vụ tận nơi Quản lý chi phí vận tải cần chú trọng đến việc bồi thường cho tổn thất do vận tải gây ra Ngoài ra, chi phí vận tải cũng nên được phân chia thành cước vận chuyển quốc tế và nội địa.
Hình 3.1 - Hoạt động logistics tác động đến chỉ phí logistics
Chi phí quản lý kho bao gồm các khoản chi cho khảo sát, lựa chọn địa điểm và xây dựng kho Những chi phí này tỉ lệ thuận với số lượng kho hàng, vì cần đầu tư vào thuê mặt bằng, xây dựng, trang thiết bị và nhân công quản lý Tuy nhiên, số lượng kho hàng lại ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ khách hàng và doanh thu của công ty.
Chi phí dự trữ bao gồm bốn loại chính: chi phí vay vốn hay chi phí cơ hội, chi phí dịch vụ dự trữ (bao gồm bảo hiểm và thuế), chi phí mặt bằng kho bãi (thay đổi theo mức độ dự trữ), và chi phí phòng ngừa rủi ro (như hàng hóa bị lỗi, mất cắp, hư hỏng) Chi phí dự trữ tỷ lệ thuận với số lượng kho hàng; khi tăng số lượng kho, cần thiết bị chuyên dùng để xếp và bảo quản hàng hóa, cùng với các chi phí liên quan đến đơn đặt hàng như phân loại, kiểm tra, bao bì, và dán nhãn Chi phí dịch vụ khách hàng liên quan chặt chẽ đến chi phí vận tải, chi phí dự trữ và chi phí công nghệ thông tin Dịch vụ khách hàng tốt đáp ứng nhu cầu khách hàng, tạo sự gắn bó và thu hút khách hàng mới, trong khi dịch vụ kém có thể dẫn đến mất khách và giảm doanh thu Tuy nhiên, cần lưu ý rằng dịch vụ khách hàng cũng làm tăng chi phí kinh doanh của công ty.
Để hỗ trợ dịch vụ khách hàng và kiểm soát chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc trao đổi thông tin với khách hàng, thiết lập kênh phân phối và dự báo nhu cầu thị trường Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang chuyển mình sang phát triển dịch vụ trực tuyến, cho phép khách hàng dễ dàng đặt chỗ, kiểm tra hàng hóa, tuyến hàng, giá cả và các thông tin liên quan qua mạng.
Khi đo lường các loại chi phí, công ty có thể phân tích nguyên nhân gây ra sự biến động trong chi phí kinh doanh Từ đó, công ty có thể tìm ra các biện pháp thay thế và cách tiết kiệm chi phí hiệu quả Tuy nhiên, các loại chi phí logistics có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, vì vậy nhà quản lý cần hiểu rằng việc giảm tổng chi phí logistics quan trọng hơn là chỉ giảm một yếu tố chi phí riêng lẻ Việc cắt giảm một loại chi phí có thể dẫn đến sự gia tăng của các chi phí khác, do đó cần xem xét các chi phí trong bối cảnh tổng thể của chi phí logistics.
Ứng dụng phương pháp đánh giá bảng cân đối các chỉ tiêu
TTI Group cam kết phát triển thương hiệu và uy tín dịch vụ giao nhận toàn cầu Trong bối cảnh cạnh tranh giá cả khốc liệt, công ty nỗ lực mang đến dịch vụ tốt nhất và tiện lợi nhất, tạo ra giá trị mới cho khách hàng Chiến lược phát triển không chỉ giới hạn trong nước mà còn mở rộng ra toàn bộ hệ thống.
Chiến lược của công ty cần nắm bắt được các chủ trương trong ngành:
Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ vận chuyển chính xác, nhanh chóng và linh hoạt, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Để đạt được điều này, chúng tôi mở rộng văn phòng, cải thiện kỹ năng cho nhân viên chứng từ và logistics, và gia tăng đội ngũ kinh doanh năng động.
Để nâng cao trải nghiệm khách hàng, cần đa dạng hóa các loại dịch vụ vận chuyển, bao gồm việc kết hợp vận chuyển đường biển và hàng không (Air-Sea) cũng như cung cấp các dịch vụ kiểm hóa chuyên biệt cho từng ngành hàng.
Sơ đồ chiến lược chung được trình bày trong hình 3.2 dưới đây, mang tính chất tham khảo và có khả năng điều chỉnh tùy thuộc vào chiến lược của doanh nghiệp trong từng giai đoạn và hoàn cảnh cụ thể.
Nhân lực và thông tin là hai nguồn lực thiết yếu trong mọi doanh nghiệp Công ty cần chú trọng vào việc tuyển chọn nhân viên, xây dựng các chế độ chính sách hợp lý, cập nhật thông tin kịp thời và nâng cấp công nghệ truyền thông, bao gồm internet và phần mềm lập trình Đặc biệt, ngành giao nhận cần quan tâm đến kiến thức về thủ tục giao nhận cả trong nước lẫn quốc tế để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hình 3.2 - PHÁT THAO BANG CAN DOI CAC CHi TIEU DO LUONG VA ĐÁNH GIÁ
THANH QUA HOAT DONG CONG TY TNHH VAN TAI QUỐC TẾ I.T.I
Trién vong Tai chin Muc tiéu:
~ Tối đa hóa lợi nhuận: tăng doanh thu, tiết kiệm chỉ phí
~ Tăng giá trị doanh nghiệp, uy tín doanh nghiệp
- đánh giá khả năng i qua bảng lưu chuyển
- Thị phần trong thị t giao nhận
Dịch vụ mọi nơi, mọi lúc
~ lịch tàu đáp ứng KH
- tăng dịch vụ khách hàng, dịch vụ mới, mạng lưới kinh doanh
~ Trung tâm doanh th Doanh số, khối lượn;
- Trung tâm chỉ phí Chi phí logistics, số từ, thời gian giao cht
- chứng từ, vận chuyển, thủ tục nội bộ, bảo hiểm và bôi thường hàng hóa
- số chứng từ bị sai, c
- các lỗi phát sinh trc chuyển
- số kiện thất lạc hàn
Mục tiêu: đào tạo huấn luyện nhân viên chính sách, chế độ
- Phát triển thông tin và thủ tục Chỉ tiêu đo lường:
- Chi phí đào tạo tror phí, hiệu quả của chỉ tạo mỗi năm
Dựa trên kinh nghiệm và sự phát triển, quy trình kinh doanh nội bộ được thiết kế để cung cấp dịch vụ nhanh chóng và chính xác, với các thủ tục hiệu quả Các mục tiêu quan trọng bao gồm đảm bảo chứng từ chính xác, cung cấp báo giá và đặt chỗ tàu hợp lý, cùng với việc bảo hiểm hàng hóa đầy đủ.
Kết quả từ quá trình kinh doanh nội bộ cho phép công ty cung cấp dịch vụ linh hoạt và cạnh tranh về giá, điều này phản ánh rõ ràng qua việc gia tăng doanh thu, số chuyến tàu, khối lượng hàng hóa và tối ưu hóa chi phí sản xuất.
Triển vọng tài chính được thể hiện qua việc gia tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận Đánh giá triển vọng này phụ thuộc vào sự tin tưởng của khách hàng đối với dịch vụ, uy tín của công ty và khả năng kinh doanh có lãi.
Một số triển vọng thông tin cần xem xét theo hướng quản lý mới và được trình bày dưới đây
3.2.3.1 Thông tin về triển vọng tài chính (Financial perspective)
Triển vọng tài chính của doanh nghiệp liên quan đến khả năng và tình hình tạo ra lợi nhuận Để hiểu rõ hơn về quản trị logistics, cần tham khảo sơ đồ 3.3, được rút ra từ các nghiên cứu trong lĩnh vực quản trị cung ứng Đặc biệt, đối với công ty nghiên cứu trong ngành dịch vụ logistics, việc xem xét sơ đồ này là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Giá trị kinh tế tăng thêm (EVA) được xác định bằng lợi nhuận kinh doanh ròng sau thuế (NOPAT) trừ đi chi phí vốn Chỉ tiêu EVA chịu ảnh hưởng từ bốn yếu tố chính: tăng trưởng doanh số, giảm chi phí kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hoạt động và cải thiện hiệu quả của tài sản cố định.
Hinh 3.3 - Chi phi logistics ảnh hưởng đến EVA
Doanh thu Các cấp độ dịch vụ khách hàng
Lợi nhuận kinh — doanh ròng sau thuế (NOPAT) t— Chi phi nhà kho
Chi phi Chỉ phí phân chia khối lượng
Chỉ phí hệ thống thông tin
—| Vốn hoạt Chỉ phí quản lý dự trữ Dự trữ - động
Giữ đủ 2 Khoản phải thu
Chỉ phí vốn phí vốn
L] Tisản Đất đai/ tiện nghĩ cố định (sở hữu)
Thiết bị/tiện nghỉ (thuê lại)
Nguồn: “Strategic Logistics Management 4" Edition, 2001” [13]
Tăng trưởng doanh số phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ khách hàng, điều này được thể hiện qua số lượng bán hàng và khả năng giữ chân khách hàng thông qua dịch vụ logistics Để tạo dựng lòng tin và sự hài lòng từ khách hàng, doanh nghiệp cần cung cấp dịch vụ khách hàng hoàn hảo Các chỉ tiêu đánh giá doanh số có thể được phân loại theo yêu cầu quản lý, bao gồm loại dịch vụ, khu vực kinh doanh và loại khách hàng Ngoài ra, việc so sánh các dịch vụ với thị trường, như thời gian miễn phí lưu kho và thông báo lịch tàu, cũng rất quan trọng để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Giảm chi phí kinh doanh là một yếu tố quan trọng trong ngành giao nhận, trong đó các chi phí logistics như vận chuyển, kho bãi, lương, hệ thống thông tin và các yếu tố phi tài chính đóng vai trò lớn Để tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả, cần quản lý chặt chẽ các chi phí logistics, từ đó tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Tăng hiệu quả vốn kinh doanh thông qua quản lý logistics hiệu quả là rất quan trọng cho hoạt động của doanh nghiệp, tập trung vào việc tối ưu hóa các khoản dự trữ và khoản phải thu khách hàng Mục tiêu không chỉ là giảm chi phí vốn mà còn là nâng cao lợi nhuận bằng cách xem xét các nguồn vốn hoạt động Việc tiết kiệm chi phí vốn cần được cân nhắc cẩn thận, ví dụ như dây chuyền cung ứng dài có thể làm tăng chi phí dự trữ, trong khi đầu tư không hiệu quả vào kho bãi và thiết bị có thể dẫn đến lãng phí Chính sách đơn đặt hàng và công nợ ảnh hưởng trực tiếp đến khoản phải thu, có thể dẫn đến việc chiếm dụng vốn Đối với Công ty Vận tải Quốc tế I.T.I, các khoản phải thu từ khách hàng và đối tác nước ngoài, đặc biệt là cước vận chuyển, cần được quản lý chặt chẽ vì chúng thường phải thanh toán trước cho hãng tàu Điều này không chỉ ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty mà còn quyết định khả năng thanh toán tại thời điểm cụ thể, từ đó ảnh hưởng đến lưu chuyển tiền tệ và khả năng đáp ứng nhu cầu kinh doanh hàng tháng.
Khi doanh nghiệp đầu tư vào tài sản cố định phục vụ cho logistics giao nhận như xe tải, nhà kho và thiết bị, việc đánh giá hiệu quả và kết quả của khoản đầu tư này là rất quan trọng Do đó, cần chú trọng đến các tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI) và kết hợp với hệ thống logistics để tính toán tỷ suất sinh lời trên tài sản (ROA).
Quản lý tài sản được thể hiện qua sơ đồ, bao gồm cả hoàn vốn cố định và hoàn vốn đầu tư Các chỉ tiêu quan trọng như lợi nhuận, RI, ROI, và ROA được sử dụng để đánh giá hiệu quả, cùng với khả năng thanh toán được phân tích thông qua bảng lưu chuyển tiền tệ.
3.2.3.2 Thông tin về triển vọng khách hàng (Customer perspective)