Thực trạng hệ thống kế toán trách nhiệm - +©++e+++zx++rrxee 49
Các chỉ tiêu đánh giá và báo cáo liên quan đến các trung tâm
Phân chia trách nhiệm giúp ban giám đốc tổ chức hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả của từng trung tâm Các chỉ tiêu được xác định cho từng trung tâm trách nhiệm, với phần lớn dữ liệu được cập nhật qua hệ thống máy tính và xử lý bằng phần mềm chuyên dụng.
2.2.2.1 Trung tâm chỉ phí a Trung tâm chỉ phí giá thành: s* Xác định các chỉ tiêu:
Hoạt động giao nhận vận tải quốc tế bao gồm việc liên hệ với các hãng tàu để cung cấp giá cước hợp lý và thuận tiện cho khách hàng, đồng thời thực hiện các thủ tục nhận hàng cho chủ hàng Các công ty thường xuyên theo dõi từng lô hàng vận chuyển, với nhân viên kiểm tra các yếu tố quan trọng liên quan đến lô hàng đó.
- _ Quy định về việc giao nhận hàng;
- Quy dinh vé hang, qui cách bao bì, trọng lượng hay khối lượng;
-_ Quy định về thời gian xếp hàng;
- Quy định về chứng từ;
Các lô hàng của khách hàng được gom lại theo từng chuyến tàu Nhân viên chứng từ sử dụng báo giá từ hãng tàu và các dịch vụ liên quan để cung cấp giá cho khách hàng và thực hiện việc đặt chỗ Vì vậy, nhân viên chứng từ có thể tính toán chi phí vận chuyển cho mỗi chuyến hàng.
Khi hàng hóa nhập về công ty, cần phải thanh toán phí chứng từ cho mỗi chuyến hàng và phí bốc xếp cho từng container Công ty sẽ chuẩn bị chứng từ và phát vận đơn cho từng chủ hàng, đồng thời thu lại các phí dịch vụ tương ứng Phí chứng từ được tính theo từng bộ và phí bốc xếp dựa trên khối lượng, trọng lượng hàng hóa, giúp công ty xác định lợi nhuận gộp từ doanh thu trừ đi giá thành Đối với hàng xuất, công ty gom hàng lẻ để mua cước nguyên container từ hãng tàu và bán lại cho khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng ít Nhân viên chứng từ sẽ tính tổng doanh thu và chi phí của chuyến hàng để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Các chỉ tiêu thường gặp như:
Chỉ phí dịch vụ C/O fee Phí chứng nhận xuất xứ
Handling fee Phí thủ tục
Delivery Order fee Phí lệnh giao hàng
Bill fee Phi van don
Cleaning fee Phi vé sinh
Chi phi vận chuyển nội địa Lift on/off Phí bốc xếp lên / xuống
CFS fee Phí đóng đỡ container
Trucking fee Phi van chuyén
Các khoản phải trả cho bên nuớc ngoài Agency fee Phí đại lý
Handling fee Phí thủ tục
$* Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán chỉ phí:
Mặc dù ngành kinh doanh này không sản xuất sản phẩm mà cung cấp dịch vụ, nhưng các khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu được kế toán ghi nhận qua tài khoản TK154 - Chi phí sản xuất Tài khoản này được chia thành ba tài khoản con chính: chi phí dịch vụ, chi phí vận chuyển nội địa và chi phí khác Đối với chi phí cước vận chuyển quốc tế, các lô hàng xuất nhập khẩu thường phối hợp với các đại lý nước ngoài, dẫn đến việc cước tàu được hạch toán thu chi hộ và chia sẻ lợi nhuận theo hợp đồng với tập đoàn ITI Do đó, chi phí cước không được hạch toán vào giá thành mà chỉ được thống kê qua hệ thống máy tính quản lý chi phí.
Để quản lý công việc và phân chia trách nhiệm hiệu quả, trung tâm chỉ phí giá thành của doanh nghiệp tại TP HCM được tổ chức thành các nhóm chứng từ, mỗi nhóm phụ trách các tuyến vận chuyển cụ thể, như thể hiện trong sơ đồ 2.5.
Giám đốc trung tâm chỉ phí quản lý các chỉ phí giá thành, trong khi giám đốc trung tâm lợi nhuận quản lý cả trung tâm chỉ phí giá thành và chỉ phí của đơn vị Tại thành phố Hồ Chí Minh, trung tâm chỉ phí được phân chia thành ba trung tâm: trung tâm chỉ phí 1 do trưởng phòng hàng nhập quản lý, trung tâm chỉ phí 2 do trưởng phòng hàng xuất, và trung tâm chỉ phí 3 do trưởng phòng dịch vụ hải quan (customs services) Các trưởng phòng có quyền và trách nhiệm quyết định các khoản chỉ phí, báo giá của các hãng tàu, quản lý và đánh giá công việc của nhân viên chứng từ, cũng như tổng hợp báo cáo cho giám đốc trung tâm lợi nhuận Đối với hàng nhập, các tuyến vận chuyển được phân chia thành các nhóm A, B và C, được ký hiệu trên hồ sơ chứng từ bằng các chữ cái tương ứng.
Nhóm A bao gồm tuyến hàng nhập khẩu vận chuyển bằng hàng không (ký hiệu VNAJ) và tuyến nhập hàng từ các cảng Trung Quốc về Việt Nam (ký hiệu NCH).
Nhóm B gồm: tuyến nhập hàng từ các cảng của Hồng Kông (ký hiệu
'VNHH), và tuyến hàng nhập khẩu khác như Nhat, Malaysia, Han Qué
Nhóm C là tuyến nhập hàng từ các cảng Đài Loan về Việt Nam, được ký hiệu là 'VNTH' Đối với hàng xuất, các tuyến vận chuyển được phân chia thành 3 nhóm cụ thể, mỗi nhóm đều có ký hiệu riêng cho tuyến vận chuyển.
Nhóm D sẽ gồm tuyến hàng xuất khẩu đến Bắc Mỹ (Line N America/ ghỉ tắt là NA); tuyến xuất khẩu đến các khu vực khác ở Mỹ và Châu Mỹ (Line C.S.
Nhóm E bao gồm các tuyến xuất khẩu hàng hóa đến Trung Quốc và Hồng Kông (được ghi tắt là HC), cùng với tuyến xuất khẩu hàng đến Đài Loan (ghi là TW) Trong khi đó, Nhóm F có các tuyến xuất khẩu hàng đến Nhật Bản và Hàn Quốc (ghi tắt là JK), cùng với tuyến xuất khẩu hàng đến các quốc gia khác ở Châu Á.
Nhóm G là nhóm có chỉ tuyến xuất khẩu hàng bằng đường hàng không (Line
Air Exporứ ghi tắt thành AR)
Bộ phận hàng CS chỉ thực hiện các lô hàng dịch vụ xuất nhập khẩu như khai thuê, vận chuyển, dịch vụ trọn gói (Line Logistics/ ghi là CS)
Trung tâm chỉ phí giá thành được hình thành theo các tuyến vận chuyển toàn cầu, giúp dễ dàng kiểm soát và đánh giá hiệu quả của từng tuyến Thế mạnh của các công ty được thể hiện qua việc đánh giá cước tàu mua bán trên các tuyến khác nhau, đồng thời phản ánh chiến lược phát triển của doanh nghiệp Nhân viên nghiệp vụ chứng từ có khả năng chuyên môn hóa và nắm rõ các nghiệp vụ đặc thù của từng tuyến, như thủ tục hải quan và yêu cầu kiểm tra, kiểm dịch tại các quốc gia khác nhau trước khi hàng hóa cập bến.
Bộ phận logistics đóng vai trò quan trọng trong quản lý quy trình giao nhận hàng hóa, với nhiệm vụ bố trí nhân viên hỗ trợ cho các bộ phận xuất nhập hàng và dịch vụ Họ thực hiện các công việc như đóng gói, thuê bốc xếp, lấy lệnh và giao hàng, đảm bảo an toàn cho hàng hóa và giao đúng thời gian cho khách hàng.
Sơ đô 2.6 - CÁC TRUNG TÂM CHI PHÍ KINH DOANH TẠI TP HP
Sơ đồ 2.5 minh họa rõ ràng cấu trúc hoạt động của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh, trong đó các trưởng phòng hàng nhập và xuất có trách nhiệm tổng hợp dữ liệu thống kê từ các chi nhánh và văn phòng đại diện để lập báo cáo chung Tuy nhiên, việc sắp xếp nhân sự có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào tình hình thực tế và khối lượng công việc, như thể hiện trong sơ đồ trung tâm chỉ phí tại Hải Phòng (Hình 2.6) Tại Hải Phòng, trung tâm chỉ phí được chia thành hai bộ phận chính là hàng nhập và hàng xuất, kèm theo bộ phận logistics - cảng vụ hỗ trợ công việc ngoài bến cảng Văn phòng Hải Phòng có nhiệm vụ tổng hợp báo cáo và gửi về văn phòng chính tại thành phố.
Hồ Chí Minh b Trung tâm chỉ phí quản lý s* Xác định các chỉ tiêu:
Sau khi trừ giá thành từ doanh thu, các trung tâm lợi nhuận sẽ đạt được số dư đảm phí, là thu nhập cần thiết cho các khoản chi quản lý và bán hàng Trưởng các trung tâm sẽ dự toán chi phí quản lý cho bộ phận mình trong năm, bao gồm các chỉ tiêu như số lượng nhân viên kinh doanh, nhân viên chứng từ, tiền lương, bảo hiểm, chi phí thuê văn phòng, thưởng hoa hồng, chi phí giao tế và các khoản tiện ích Các trung tâm cũng có thể bố trí nhân viên kế toán và hành chính, với các chi phí tương ứng Ngoài ra, còn có các khoản chi cho tổ chức hành chính và tài vụ chung của công ty tại trụ sở chính, được phân bổ cho các trung tâm lợi nhuận như dự phòng nợ khó đòi và chi phí quản lý hội viên Việc phân bổ này phụ thuộc vào đánh giá của ban giám đốc và trưởng phòng kế toán tài chính để xác định lợi nhuận hàng tháng.
Theo chế độ kế toán hiện hành, kế toán viên có trách nhiệm phân loại và tổng hợp các khoản chi phí vào hai tài khoản chính, bao gồm TK 641 - Chi phí bán hàng.
Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán trách nhiệm tại công ty
Những ưu điểm của hệ thống kế toán trách nhiệm
Hệ thống trung tâm trách nhiệm của công ty được thiết kế theo mô hình tổ chức phù hợp, với việc quản lý kinh doanh theo khu vực Công ty đã hình thành các trung tâm trách nhiệm như trung tâm chỉ phí lợi nhuận, trung tâm chi phí và trung tâm doanh thu, giúp ban giám đốc kiểm soát hiệu quả chỉ phí và thu nhập của từng bộ phận Các trung tâm lợi nhuận có khả năng phát huy tối đa trong phạm vi trách nhiệm của mình, trong khi các trung tâm chi phí kinh doanh tập trung vào việc cung cấp đầu vào kịp thời và dịch vụ tốt cho khách hàng.
Công ty đã thiết lập các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận, với hệ thống kế toán trách nhiệm hoàn chỉnh để cung cấp thông tin cho kế toán quản trị Phương pháp tính lợi nhuận theo đơn hàng giúp xác định rõ ràng các chỉ tiêu kết quả theo lô, chuyến và tuyến tàu, từ đó đánh giá trách nhiệm của các trung tâm doanh thu và chi phí Ngoài ra, việc phân loại chỉ phí kinh doanh thành chính yếu và thứ yếu hỗ trợ trong việc ra quyết định về chỉ tiêu và phát triển quy mô kinh doanh Cuối cùng, việc kết hợp các chỉ tiêu chi phí quản lý doanh nghiệp với trung tâm lợi nhuận giúp đánh giá thành quả và khả năng hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Công ty đã phát triển các báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh của các bộ phận, nhờ vào sự hỗ trợ quan trọng của công nghệ thông tin Công nghệ này không chỉ giúp tổng hợp dữ liệu mà còn kết nối hiệu quả giữa các bộ phận như kinh doanh, chi phí, kế toán và quản lý.
Hệ thống báo cáo máy tính giúp theo dõi các khoản phải thu, phải trả, doanh thu và chi phí Thông tin được tổng hợp thành báo cáo để kế toán đối chiếu, hạch toán và cung cấp cho bộ phận quản lý Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ quản lý công nợ và in hóa đơn dựa trên dữ liệu đã nhập sẵn.
Công ty xác định chiến lược tối đa hóa lợi nhuận thông qua hệ thống kế toán trách nhiệm, cho phép quản lý theo dõi và đánh giá hiệu quả các bộ phận hàng tháng Chiến lược này bao gồm việc lập dự toán kinh doanh và lợi nhuận cho các trung tâm trách nhiệm, thiết lập chỉ tiêu cho nhân viên phòng kinh doanh, và định mức chi phí cho các trung tâm lợi nhuận và trung tâm chi phí.
Hệ thống kế toán trách nhiệm cơ bản đáp ứng nhu cầu kiểm soát doanh thu và chi phí kinh doanh, đồng thời quản lý hiệu quả Nó đảm bảo thông tin được báo cáo kịp thời, chính xác và phù hợp cho ban quản lý.
Những mặt hạn chế của hệ thống kế toán trách nhiệm Kết luận chưng 2 :ssscciág6 2510 10i G464 gián tgEiŸn tần Giun g8 giã cgi3g ga 38gi 83 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ ITI
Về cơ cấu các trung tâm trách nhiệm và các chỉ tiêu, báo cáo đánh giá thành quả hoạt động kinh doanh:
Cấu trúc phân cấp và phân nhiệm trong các trung tâm trách nhiệm hiện chưa rõ ràng, khi các giám đốc trung tâm lợi nhuận tại từng khu vực nắm giữ quyền chỉ phối tất cả các tuyến hàng và quản lý cả trung tâm doanh thu mà không có giám đốc riêng cho trung tâm doanh thu Điều này dẫn đến việc quyền lực và trách nhiệm quản lý vẫn tập trung vào các giám đốc trung tâm lợi nhuận, chưa được ủy quyền cho cấp dưới Hệ quả là hiệu quả kinh doanh của các tuyến chiến lược chưa cao và không khuyến khích được nhân viên kinh doanh cấp dưới tích cực nâng cao hiệu quả công việc.
Các chỉ tiêu đo lường chi phí kinh doanh của công ty hiện chỉ được tính toán theo chiều dọc của các đơn hàng, tức là chỉ tính chi phí phát sinh trong mỗi đơn hàng vận chuyển để tính lợi nhuận, mà chưa xem xét theo chiều ngang theo tính chất cùng loại trong tháng hay kỳ kinh doanh Việc phân loại chi phí theo chức năng logistics là cần thiết, bao gồm chi phí vận chuyển nội địa, kho bãi, dự trữ và mua nguyên vật liệu, trong đó chi phí vận chuyển và bốc xếp chiếm tỷ lệ cao Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động logistics và tính toán các phương án đầu tư tài sản cố định thay vì thuê ngoài Tuy nhiên, báo cáo đánh giá kết quả kinh doanh thường phải điều chỉnh và cập nhật, dẫn đến báo cáo kế toán trách nhiệm chưa chính xác do các trung tâm chi phí tự in báo cáo và thường xuyên điều chỉnh hồ sơ sau khi các chuyến tàu khóa sổ Nguyên nhân có thể do sai sót trong chứng từ, thay đổi báo giá hoặc liên lạc chậm trễ với đại lý, cho thấy ý thức về đánh giá kết quả và hiệu quả hoạt động của các trung tâm chi phí còn thấp.
Chiến lược của công ty chưa gắn kết chặt chẽ với hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, do hệ thống hiện tại thiếu phương hướng đánh giá theo các chỉ tiêu chiến lược kinh doanh chủ đạo Các chỉ tiêu và báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chỉ đáp ứng tạm thời yêu cầu kiểm soát tài sản như công nợ và chi phí, mà chưa chủ động hướng tới các mục tiêu tổng thể của công ty Do đó, các trung tâm trách nhiệm chưa phát huy được tối đa năng lực và khả năng, dẫn đến thành tích chưa được tối ưu hóa.
Triển vọng khách hàng hiện chưa được chú trọng và thiếu chỉ tiêu đánh giá, một phần do chưa có giám đốc trung tâm doanh thu quản lý Công ty chưa đầu tư đúng mức vào việc xây dựng chiến lược khách hàng, dẫn đến các chiến lược chỉ mang tính hình thức và dựa vào những chỉ tiêu cứng nhắc, kinh nghiệm hoặc phán đoán chủ quan, làm giảm chất lượng Để xây dựng chiến lược dịch vụ khách hàng khoa học và khả thi, cần cân nhắc kỹ lưỡng môi trường bên trong và bên ngoài, đồng thời xác định rõ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ.
Các chỉ tiêu của trung tâm đầu tư và doanh thu hiện còn thiếu sót, điều này có thể dẫn đến việc ban giám đốc đánh giá không chính xác về kết quả và hiệu quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận và doanh thu.
Công ty chưa đánh giá đúng trách nhiệm thu hồi công nợ từ các trung tâm lợi nhuận, trong khi các đại lý nước ngoài chỉ định hàng thông qua đại lý LT.I Việt Nam, dẫn đến việc hàng chỉ định chiếm tỷ lệ lớn trong các khoản thu chỉ hộ và công nợ Hơn nữa, công ty ít chú trọng đến lưu chuyển tiền tệ của các trung tâm, điều này có thể tạo ra rủi ro tài chính và ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ doanh nghiệp.
Công ty hạch toán giá thành và chi phí kinh doanh vào tài khoản TK154 - Chi phí sản phẩm dở dang và TK632 - Giá vốn hàng bán, theo quy định hiện hành Một số công ty trong ngành lại hạch toán các khoản chi phí này vào tài khoản TK641 - Chi phí bán hàng Điều này cho thấy quy định kế toán cho ngành giao nhận còn thiếu rõ ràng và chưa có phương pháp hạch toán cụ thể Sự khác biệt trong cách hạch toán giữa các doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến trách nhiệm kế toán của từng doanh nghiệp cũng như kế toán quản trị nói chung.
Cách hạch toán của doanh nghiệp trên hai tài khoản này là hợp lý, vì nó phản ánh giá thành tương ứng với doanh thu tại tài khoản TK511 - Doanh thu của đơn vị Điều này giúp làm rõ lãi gộp của doanh nghiệp trước khi trừ các chi phí quản lý.
Trong ngành giao nhận, các doanh nghiệp thường duy trì mối quan hệ với nhiều đại lý nước ngoài, không phải là khách hàng trực tiếp Để theo dõi công nợ và tuân thủ quy định về hệ thống tài khoản, các doanh nghiệp sử dụng tài khoản TK1388 - Các khoản phải thu khác và TK3388 - Các khoản phải trả khác Một số doanh nghiệp còn mở tài khoản cấp bốn để theo dõi công nợ của từng đại lý Doanh số cước vận chuyển và lợi nhuận từ hợp đồng đại lý nước ngoài được hạch toán một cách chính xác.
Trước khi tính doanh thu từ cước, TK3388 gặp khó khăn trong việc đánh giá các loại cước mà công ty thực hiện Từ góc độ kế toán tài chính, các khoản phải thu và phải trả này đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp, không chỉ đơn thuần là các khoản không đáng kể.
Phương pháp hạch toán tỷ giá là một yếu tố quan trọng trong việc lập báo cáo bộ phận cho doanh nghiệp, đặc biệt khi tình trạng tỷ giá biến động Chênh lệch tỷ giá, đặc biệt là chênh lệch tỷ giá thanh toán, có thể ảnh hưởng đáng kể đến tình hình kinh doanh của đơn vị Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, chênh lệch này không được phép hạch toán vào chi phí hợp lý.
Chính sách khuyến khích nhân viên hiện nay chỉ tập trung vào bộ phận kinh doanh, trong khi các bộ phận khác chưa được chú trọng Điều này một phần do các khoản khuyến khích và khen thưởng chưa được tính vào chi phí kinh doanh hợp lý của doanh nghiệp, dẫn đến ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác.
Công ty Vận tải Quốc tế I.T.1, thành viên của tập đoàn LT.I Group, chuyên hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, đang mở rộng quy mô và nâng cao uy tín trong những năm gần đây Do đó, hệ thống kế toán trách nhiệm ngày càng trở nên quan trọng trong các báo cáo bộ phận, liên quan đến các trung tâm trách nhiệm như chi phí kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận.
Công ty đã xây dựng hiệu quả các trung tâm trách nhiệm theo mô hình quản lý, phân công quyền và trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân Ban giám đốc thiết lập hệ thống chỉ tiêu và báo cáo để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của các bộ phận Thông tin được xử lý qua hệ thống vi tính, giúp cung cấp kịp thời các báo cáo kinh doanh cho từng bộ phận và toàn doanh nghiệp.
Hệ thống kế toán trách nhiệm hiện nay vẫn tồn tại một số nhược điểm, bao gồm cơ cấu tổ chức phân cấp tập trung cao độ ở trung tâm lợi nhuận, làm giảm hiệu quả công việc của trung tâm doanh thu Thêm vào đó, các chỉ tiêu chi phí kinh doanh chưa được phân tích kỹ lưỡng, dẫn đến việc không rõ ràng về hiệu quả chi phí Các chỉ tiêu đánh giá doanh thu cũng còn sơ sài và không phù hợp với chiến lược kinh doanh, đặc biệt là trong việc đánh giá trách nhiệm thu hồi công nợ Cuối cùng, công tác kế toán tài chính gặp khó khăn trong việc hạch toán và tổng hợp chi phí để tính giá thành cũng như theo dõi công nợ.
Các quan điểm hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm
Phù hợp mô hình tổ chức quản lý của công ty
Xây dựng kế toán trách nhiệm tại công ty là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính phù hợp với mô hình quản lý Cơ cấu tổ chức và quản lý được thực hiện thông qua việc phân quyền và giao trách nhiệm cho các bộ phận khác nhau Do đó, kế toán trách nhiệm cần phải linh hoạt để kiểm soát và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực doanh nghiệp tại từng đơn vị cụ thể.
Mỗi doanh nghiệp có tình hình sản xuất và kinh doanh riêng, sử dụng quy trình công nghệ khác nhau Do đó, việc áp dụng kế toán trách nhiệm cần dựa trên các nguyên lý chung để tổ chức một cách linh hoạt, không cứng nhắc Kế toán trách nhiệm giúp phát huy hiệu quả trong mô hình quản lý phù hợp với từng doanh nghiệp.
3.1.2 Phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của công ty
Xây dựng kế toán trách nhiệm cần phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ tổ chức của doanh nghiệp Do đó, kế toán phải tập trung vào việc kiểm soát và đánh giá các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp có phong cách quản lý và trình độ tổ chức khác nhau, vì vậy kế toán trách nhiệm cần phải thích ứng với yêu cầu quản lý tương ứng ở từng giai đoạn kinh doanh Với vai trò thiết lập các mục tiêu chiến lược cho các bộ phận, kế toán trách nhiệm cần linh hoạt điều chỉnh để hướng dẫn các bộ phận đạt được các chỉ tiêu đánh giá kết quả và hiệu quả hoạt động quan trọng.
3.1.3 Tính phù hợp và hài hòa giữa chỉ phí và lợi ích
Khi xây dựng một hệ thống kế toán trách nhiệm, các nhà quản lý cần cân nhắc giữa chi phí đầu tư và lợi ích thu được từ hệ thống này Nguyên tắc này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống kế toán.
Hệ thống kế toán trách nhiệm cần phù hợp với mô hình và yêu cầu quản lý, đồng thời đảm bảo hiệu quả cao cho doanh nghiệp Bộ máy kế toán quản trị phải cung cấp thông tin cần thiết mà không làm tăng tỷ lệ chi phí quá lớn so với các loại chi phí khác, giữ ở mức chấp nhận được.
Kế toán trách nhiệm cần được tổ chức phù hợp với độ phức tạp của đơn vị; nếu quá giản đơn, nhà quản lý sẽ không thể đánh giá hiệu quả các bộ phận Ngược lại, nếu kế toán trách nhiệm quá chi tiết trong một cấu trúc đơn giản, nó sẽ trở nên không hiệu quả và tốn kém.
3.1.4 Đảm bảo phù hợp cơ chế quản lý của nên kinh tế Việt Nam
Kế toán trách nhiệm đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cơ chế quản lý của nền kinh tế Việt Nam Việc kết hợp kế toán tài chính giúp tổng hợp thông tin cần thiết, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập các báo cáo quản trị Điều này không chỉ tránh gây trùng lắp mà còn tiết kiệm lao động hiệu quả.
Theo thông tư 53/2006/TT53-BTC ngày 16 tháng 6 năm 2006 của Bộ Tài Chính, doanh nghiệp phải thực hiện kế toán quản trị dựa trên các quy định về kế toán tài chính, bao gồm hệ thống tài khoản, chuẩn mực kế toán và quy định về sổ sách chứng từ Ngoài việc tuân thủ Luật kế toán Việt Nam, kế toán quản trị và kế toán trách nhiệm cũng cần đảm bảo tuân thủ các cơ chế quản lý của nhà nước như chính sách thuế và các thủ tục hành chính.
Kế toán trách nhiệm đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các cơ chế quản lý kinh tế, cung cấp cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp Điều này đặc biệt cần thiết trong các trường hợp tranh chấp, khi mà việc xác định trách nhiệm quản lý tài sản và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên cấp bách.
Đảm bảo phù hợp trong quá trình toàn cầu hóa
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng với nền kinh tế toàn cầu, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức liên quan đến toàn cầu hóa, bao gồm vấn đề tiền tệ, thị trường, sản xuất, lao động và công nghệ mới Để thích ứng với nền kinh tế mới, kế toán trách nhiệm cũng cần có sự thay đổi, tiếp thu có chọn lọc những bài học và kinh nghiệm từ quốc tế.
Các doanh nghiệp trong nước đang có xu hướng đầu tư ra nước ngoài và nhận vốn đầu tư nước ngoài thông qua sáp nhập, hợp nhất và các giao dịch thị trường vốn Điều này dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh như tỷ giá giao dịch, đánh giá các bộ phận tại nước ngoài và các quy định của chính phủ các nước Do đó, kế toán trách nhiệm cần phải phù hợp với các nghiệp vụ liên quan để quản lý, kiểm soát và điều hành các bộ phận doanh nghiệp, đồng thời đáp ứng quá trình toàn cầu hóa Ngoài ra, các bài học kinh nghiệm từ các nước phát triển cũng giúp nâng cao khả năng quản lý trong doanh nghiệp.
3.2 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CTY VẬN TẢI QUỐC TẾ
Hoàn thiện kế toán trách nhiệm cần phải tương thích với mô hình tổ chức của công ty, đáp ứng yêu cầu và trình độ quản lý hiện tại, phù hợp với cơ chế quản lý tài chính của nhà nước, thích ứng với quá trình toàn cầu hóa và đảm bảo chi phí hợp lý.
Hoàn thiện kế toán trách nhiệm tại Công ty Vận tải Quốc tế I.T.I
Hoàn thiện cơ cấu các trung tâm trách nhiệm
Trung tâm doanh thu cần bố trí các trưởng nhóm riêng để thực hiện nguyên tắc phân quyền, giao quyền và trách nhiệm cho cấp dưới, từ đó tạo cơ hội đào tạo và tiếp thu kinh nghiệm Các trưởng nhóm kinh doanh sẽ tập hợp ý kiến từ khách hàng, thị trường và đối thủ cạnh tranh, báo cáo cho cấp trên để đưa ra quyết định cụ thể Họ cũng chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, quản lý khách hàng và đối tác hiệu quả, khuyến khích nhân viên làm việc năng suất Đồng thời, các giám đốc trung tâm lợi nhuận có thể tập trung vào mục tiêu phát triển kinh doanh của công ty.
Tùy thuộc vào quy mô phát triển tương lai, công ty cần sắp xếp kế toán quần trị trong các trung tâm trách nhiệm để thu thập dữ liệu từ báo cáo nhân viên Các kế toán này sẽ kiểm tra tính hợp lý của hạch toán, thực hiện dự toán, phân tích và báo cáo hoạt động của từng tuyến kinh doanh, đồng thời theo dõi ngân sách chi phí cho từng tuyến riêng biệt Họ cũng có nhiệm vụ phát hiện và đề xuất cải tiến tính năng phần mềm đang sử dụng nhằm nâng cao chất lượng báo cáo cho hệ thống đánh giá chỉ tiêu đo lường thành quả doanh nghiệp.
Việc xây dựng các trung tâm trách nhiệm phải gắn liền chiến lược công ty
Các doanh nghiệp cần chú trọng đến chiến lược lợi nhuận và chiến lược khách hàng để đạt được thành công bền vững Vấn đề này sẽ được phân tích chi tiết trong phần 3.2.3 dưới đây.
Công ty cần thiết lập chính sách khuyến khích các trung tâm trách nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Nhiều doanh nghiệp thường khen thưởng dựa trên kết quả kinh doanh của từng bộ phận, cụ thể là lợi nhuận gộp Chính sách khen thưởng hợp lý không chỉ áp dụng cho nhân viên kinh doanh mà còn cho nhân viên chứng từ, hỗ trợ kinh doanh và các phòng ban hành chính Hình thức khen thưởng này khác với phụ cấp trách nhiệm, vì nó được đánh giá dựa trên thành quả kinh doanh của đơn vị và mang tính chất khuyến khích.
Bổ sung các chỉ tiêu và báo cáo bộ phận phù hợp với ngành giao nhận
Việc bổ sung các chỉ tiêu cho từng loại chỉ phí giá thành là cần thiết để kiểm soát chi phí và hỗ trợ quyết định của ban giám đốc Công ty sẽ đánh giá biến động các loại chỉ phí trong kỳ kinh doanh và sử dụng hệ số so sánh để đánh giá hiệu quả chi phí với doanh thu Các chỉ phí thường có mối liên hệ với nhau, do đó bộ phận logistics và giám đốc cần tính toán và điều chỉnh để tối ưu hóa kết quả Khi chi phí cao, ban quản trị có thể lập kế hoạch ký hợp đồng với các đối tác cung cấp dịch vụ để thương thảo ưu đãi như chiết khấu và thanh toán trả chậm Ban giám đốc cũng có thể xem xét kế hoạch đầu tư tài sản cố định hoặc thuê ngoài Để xây dựng các chỉ tiêu này, kế toán cần chi tiết hóa tài khoản giá thành TK154 và cập nhật kịp thời các dữ liệu tương ứng với doanh thu ghi nhận Hệ thống xử lý máy tính sẽ thống kê tổng chỉ phí của từng loại dựa trên tổng chỉ phí của các lô hàng phát sinh, ví dụ như chi phí vận chuyển được tính theo phương trình cụ thể.
Tổng chi phí vận _ = Chi phi van chuyén (3.1) chuyén trong thang các lô hàng
Theo logistics, chi phí logistics được phân thành sáu loại chính, bao gồm chi phí vận tải, chi phí dự trữ, chi phí quản lý kho, chi phí sản xuất và chi phí thu mua Các loại chi phí này có mối tương quan chặt chẽ với nhau và thường được áp dụng trong các doanh nghiệp thương mại và sản xuất Hình 3.1 minh họa rõ ràng mối quan hệ giữa các chỉ phí này.
Chi phí vận tải là khoản chi lớn nhất trong logistics, chịu ảnh hưởng từ phương tiện vận chuyển, loại hàng hóa và tuyến đường Chi phí này tỷ lệ nghịch với khối lượng vận chuyển, tức là khối lượng lớn sẽ làm giảm cước phí, trong khi đó, nó tỷ lệ thuận với khoảng cách, nghĩa là quãng đường dài hơn sẽ dẫn đến chi phí cao hơn Vận tải ảnh hưởng đáng kể đến dịch vụ khách hàng, bao gồm độ tin cậy, thời gian giao hàng, tính linh hoạt và khả năng cung cấp dịch vụ tận nơi Quản lý chi phí vận tải cần chú trọng đến khả năng giải quyết và bồi thường cho tổn thất do vận chuyển Chi phí vận tải nên được phân chia thành cước vận chuyển quốc tế và nội địa.
Hình 3.1 - Hoạt động logistics tác động đến chỉ phí logistics
Chi phí quản lý kho bao gồm các khoản chi cho khảo sát, lựa chọn địa điểm và xây dựng kho Những chi phí này tỷ lệ thuận với số lượng kho hàng, bao gồm chi phí thuê mặt bằng, xây dựng, trang thiết bị và nhân công quản lý Tuy nhiên, số lượng kho hàng lại ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ khách hàng và doanh thu của công ty.
Chi phí dự trữ bao gồm bốn loại chính: chi phí vay vốn hay chi phí cơ hội, chi phí dịch vụ dự trữ như bảo hiểm và thuế, chi phí mặt bằng kho bãi, và chi phí phòng ngừa rủi ro như hư hỏng hay mất cắp hàng hóa Chi phí này tăng theo số lượng hàng tồn kho, yêu cầu thiết bị chuyên dụng và các chi phí liên quan đến quản lý hàng hóa như phân loại, kiểm tra và bao bì Chỉ phí dịch vụ khách hàng có mối liên hệ chặt chẽ với chi phí vận tải, chi phí dự trữ và công nghệ thông tin; chi phí dịch vụ cao giúp thỏa mãn nhu cầu khách hàng, từ đó tạo sự gắn bó và thu hút khách hàng mới Ngược lại, dịch vụ khách hàng kém có thể dẫn đến việc mất khách và giảm doanh thu, tuy nhiên, cần lưu ý rằng dịch vụ khách hàng cũng làm tăng chi phí kinh doanh của công ty.
Để hỗ trợ dịch vụ khách hàng và kiểm soát chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc trao đổi thông tin với khách hàng nhằm thiết lập kênh phân phối và dự báo nhu cầu thị trường Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang phát triển dịch vụ trực tuyến, cho phép khách hàng dễ dàng đặt chỗ, kiểm tra hàng hóa, tuyến hàng, giá cả và các thông tin khác qua mạng.
Khi đo lường từng loại chỉ phí, công ty có thể phân tích nguyên nhân tăng giảm chi phí kinh doanh và từ đó tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả Các loại chi phí logistics có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, vì vậy nhà quản lý cần hiểu rằng việc giảm tổng chi phí logistics quan trọng hơn việc chỉ giảm một yếu tố chi phí duy nhất, vì điều này có thể dẫn đến việc tăng các chi phí khác Do đó, cần xem xét các chỉ phí trong bối cảnh tổng thể của chi phí logistics.
Ứng dụng phương pháp đánh giá bảng cân đối các chỉ tiêu
Mục tiêu của TTI Group là phát triển thương hiệu và nâng cao uy tín dịch vụ giao nhận trên toàn cầu Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt về giá, công ty cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất và tiện lợi nhất, nhằm tạo ra giá trị mới cho khách hàng Chiến lược phát triển không chỉ giới hạn trong nước mà còn mở rộng ra toàn bộ hệ thống.
Chiến lược của công ty cần nắm bắt được các chủ trương trong ngành:
Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ vận chuyển chính xác, nhanh chóng và linh hoạt Để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, chúng tôi đã mở rộng văn phòng và cải thiện nghiệp vụ của nhân viên chứng từ và logistics Đội ngũ kinh doanh năng động của chúng tôi cũng được gia tăng để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Để nâng cao trải nghiệm khách hàng, việc đa dạng hóa các loại dịch vụ vận chuyển là rất quan trọng Chúng tôi đang khai thác các hình thức cung cấp mới, chẳng hạn như kết hợp vận chuyển đường biển và hàng không (Air-Sea), cùng với các dịch vụ kiểm hóa chuyên biệt cho từng ngành hàng.
Sơ đồ chiến lược chung, như được trình bày trong hình 3.2, chỉ mang tính tham khảo và có thể được điều chỉnh phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp trong từng giai đoạn và hoàn cảnh cụ thể.
Theo sơ đồ, nhân lực và thông tin là hai nguồn lực quan trọng trong mọi doanh nghiệp Công ty cần chú trọng vào việc phát triển quy trình tuyển chọn nhân viên, xây dựng các chế độ chính sách hợp lý, cập nhật thông tin kịp thời và nâng cấp công nghệ truyền thông như internet và phần mềm lập trình Bên cạnh đó, ngành giao nhận cũng cần đặc biệt lưu tâm đến việc nắm vững kiến thức về thủ tục giao nhận cả trong nước và quốc tế.
Hình 3.2 - PHÁT THAO BANG CAN DOI CAC CHi TIEU DO LUONG VA ĐÁNH GIÁ
THANH QUA HOAT DONG CONG TY TNHH VAN TAI QUỐC TẾ I.T.I
Trién vong Tai chin Muc tiéu:
~ Tối đa hóa lợi nhuận: tăng doanh thu, tiết kiệm chỉ phí
~ Tăng giá trị doanh nghiệp, uy tín doanh nghiệp
- đánh giá khả năng i qua bảng lưu chuyển
- Thị phần trong thị t giao nhận
Dịch vụ mọi nơi, mọi lúc
~ lịch tàu đáp ứng KH
- tăng dịch vụ khách hàng, dịch vụ mới, mạng lưới kinh doanh
~ Trung tâm doanh th Doanh số, khối lượn;
- Trung tâm chỉ phí Chi phí logistics, số từ, thời gian giao cht
- chứng từ, vận chuyển, thủ tục nội bộ, bảo hiểm và bôi thường hàng hóa
- số chứng từ bị sai, c
- các lỗi phát sinh trc chuyển
- số kiện thất lạc hàn
Mục tiêu: đào tạo huấn luyện nhân viên chính sách, chế độ
- Phát triển thông tin và thủ tục Chỉ tiêu đo lường:
- Chi phí đào tạo tror phí, hiệu quả của chỉ tạo mỗi năm
Dựa trên các yếu tố kinh nghiệm và tăng trưởng, quy trình kinh doanh nội bộ được thiết kế để cung cấp dịch vụ nhanh chóng và chính xác, với các thủ tục hiệu quả Những mục tiêu quan trọng cần chú ý bao gồm đảm bảo chứng từ chính xác, báo giá hợp lý, đặt chỗ tàu tốt và bảo hiểm hàng hóa đầy đủ.
Kết quả từ quá trình kinh doanh nội bộ cho phép công ty cung cấp dịch vụ linh hoạt, với giá cả cạnh tranh, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển triển vọng khách hàng Sự thành công này được thể hiện qua việc tăng doanh thu, số chuyến tàu, khối lượng hàng hóa và hiệu quả chi phí sản xuất.
Triển vọng tài chính được thể hiện qua việc tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận Đánh giá triển vọng này phụ thuộc vào sự tin tưởng của khách hàng đối với dịch vụ, uy tín của công ty và khả năng kinh doanh có lời.
Một số triển vọng thông tin cần xem xét theo hướng quản lý mới và được trình bày dưới đây
3.2.3.1 Thông tin về triển vọng tài chính (Financial perspective)
Triển vọng tài chính của doanh nghiệp phụ thuộc vào khả năng và tình hình tạo ra lợi nhuận Để hiểu rõ hơn về quản trị logistics trong ngành dịch vụ cung cấp logistics, cần tham khảo sơ đồ 3.3 từ các sách nghiên cứu quản trị Sơ đồ này giúp xác định các yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình cung ứng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Giá trị kinh tế tăng thêm (EVA) được tính bằng lợi nhuận kinh doanh ròng sau thuế (NOPAT) trừ đi chi phí vốn Chỉ tiêu EVA chịu ảnh hưởng từ bốn yếu tố chính: tăng trưởng doanh số, giảm chi phí kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hoạt động và cải thiện hiệu quả tài sản cố định.
Hình 3.3 - Chỉ phi logistics ảnh hưởng đến EVA
Doanh thu Các cấp độ dịch vụ khách hàng
Lợi nhuận kinh — doanh ròng sau thuế (NOPAT) t— Chi phi nhà kho
Chi phi Chỉ phí phân chia khối lượng
Chỉ phí hệ thống thông tin
—| Vốn hoạt Chỉ phí quản lý dự trữ Dự trữ - động
Giữ đủ 2 Khoản phải thu
Chỉ phí vốn phí vốn
L] Tisản Đất đai/ tiện nghĩ cố định (sở hữu)
Thiết bị/tiện nghỉ (thuê lại)
Nguồn: “Strategic Logistics Management 4" Edition, 2001” [13]
Tăng trưởng doanh số phụ thuộc vào dịch vụ khách hàng, được thể hiện qua số lượng bán hàng và khả năng giữ chân khách hàng thông qua dịch vụ logistics Để tăng cường mối quan hệ với khách hàng, dịch vụ khách hàng cần hoàn hảo, tạo lòng tin và sự nhiệt tình Các chỉ tiêu đánh giá doanh số có thể phân loại theo yêu cầu quản lý như loại dịch vụ cung cấp, khu vực kinh doanh và loại khách hàng Ngoài ra, cần so sánh các dịch vụ với thị trường, bao gồm thời gian lưu kho miễn phí, thời gian thông báo lịch tàu cụ thể và các thủ tục phí cần thu hoặc miễn giảm.
Giảm chi phí kinh doanh là một yếu tố quan trọng trong ngành giao nhận, nơi mà chi phí logistics, bao gồm vận chuyển, kho bãi, lương, hệ thống thông tin và các yếu tố phi tài chính, chiếm tỷ lệ lớn Để đạt được hiệu quả cao trong việc tiết kiệm chi phí, quản lý chặt chẽ các chi phí logistics là cần thiết, như đã đề cập ở phần 3.2.2.
Quản lý hiệu quả logistics là yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa vốn kinh doanh, đặc biệt là các khoản dự trữ và phải thu khách hàng Mục tiêu không chỉ là giảm chi phí vốn mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng vốn để gia tăng lợi nhuận Việc duy trì dây chuyền cung ứng dài có thể làm tăng chi phí dự trữ, ảnh hưởng tiêu cực đến vốn lưu động Đầu tư vào kho bãi và thiết bị mà không sử dụng hiệu quả sẽ dẫn đến lãng phí Chính sách đơn đặt hàng và công nợ ảnh hưởng đến khả năng thu hồi khoản phải thu, đặc biệt đối với Công ty Vận tải Quốc tế I.T.I, nơi có nhiều khoản phải thu từ khách hàng và đối tác nước ngoài Cước vận chuyển thường phải thanh toán trước cho hãng tàu, do đó, việc quản lý các khoản phải thu này là cần thiết để đảm bảo dòng tiền và khả năng thanh toán của công ty Lưu chuyển tiền tệ hàng tháng sẽ xác định số tiền mặt cần thiết cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp đầu tư vào tài sản cố định cho logistics giao nhận, việc đánh giá hiệu quả và kết quả sử dụng vốn là rất quan trọng Các tài sản như xe tải, nhà kho và thiết bị cần được phân tích thông qua các tỷ suất ROI và ROA trong hệ thống logistics để đảm bảo tối ưu hóa lợi nhuận và hiệu suất hoạt động.
Sơ đồ minh họa việc quản lý tài sản liên quan đến cả hoàn vốn cố định và hoàn vốn đầu tư Các chỉ tiêu quan trọng như lợi nhuận, RI, ROI và ROA được sử dụng để đánh giá hiệu quả, đồng thời khả năng thanh toán được phân tích thông qua bảng lưu chuyển tiền tệ.
3.2.3.2 Thông tin về triển vọng khách hàng (Customer perspective)