Thực trạng hệ thống kế toán trách nhiệm - +©++e+++zx++rrxee 49
Các chỉ tiêu đánh giá và báo cáo liên quan đến các trung tâm
Cách phân chia trách nhiệm nêu trên là nền tảng để ban giám đốc thiết lập hệ thống đo lường và đánh giá trách nhiệm cho từng trung tâm Các chỉ tiêu sẽ được xem xét cho từng trung tâm trách nhiệm, với phần lớn dữ liệu được cập nhật qua hệ thống máy tính và xử lý bằng các phần mềm chuyên dụng.
2.2.2.1 Trung tâm chỉ phí a Trung tâm chỉ phí giá thành: s* Xác định các chỉ tiêu:
Hoạt động giao nhận vận tải quốc tế bao gồm việc liên hệ với các hãng tàu để cung cấp giá cước hợp lý và tiện lợi cho khách hàng, đồng thời thực hiện các thủ tục nhận hàng cho chủ hàng Các công ty thường xuyên theo dõi từng lô hàng vận chuyển, và nhân viên sẽ kiểm tra các yếu tố quan trọng liên quan đến lô hàng đó.
- _ Quy định về việc giao nhận hàng;
- Quy dinh vé hang, qui cách bao bì, trọng lượng hay khối lượng;
-_ Quy định về thời gian xếp hàng;
- Quy định về chứng từ;
Các lô hàng của nhiều khách hàng được tập hợp theo từng chuyến tàu Nhân viên chứng từ sử dụng báo giá của hãng tàu và các dịch vụ liên quan để báo giá cho khách hàng và thực hiện đặt chỗ vận chuyển Từ đó, nhân viên chứng từ có thể tính toán giá thành vận chuyển cho mỗi chuyến đi.
Trong quá trình nhập khẩu, công ty phải thanh toán phí chứng từ và phí bốc xếp cho mỗi container hàng Sau khi nhận hàng, công ty sẽ chuẩn bị chứng từ và phát vận đơn cho từng chủ hàng, đồng thời thu phí dịch vụ tương ứng Phí chứng từ được tính theo từng bộ, trong khi phí bốc xếp được tính theo khối lượng và trọng lượng hàng hóa, giúp công ty xác định lợi nhuận gộp dựa trên doanh thu trừ giá thành Đối với hàng xuất khẩu, công ty gom hàng lẻ để mua cước nguyên container và bán lại cho khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng ít, từ đó nhân viên chứng từ có thể tính toán tổng doanh thu và chi phí của chuyến hàng.
Các chỉ tiêu thường gặp như:
Chỉ phí dịch vụ C/O fee Phí chứng nhận xuất xứ
Handling fee Phí thủ tục
Delivery Order fee Phí lệnh giao hàng
Bill fee Phi van don
Cleaning fee Phi vé sinh
Chi phi vận chuyển nội địa Lift on/off Phí bốc xếp lên / xuống
CFS fee Phí đóng đỡ container
Trucking fee Phi van chuyén
Các khoản phải trả cho bên nuớc ngoài Agency fee Phí đại lý
Handling fee Phí thủ tục
$* Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán chỉ phí:
Ngành kinh doanh dịch vụ không sản xuất sản phẩm nhưng vẫn có các khoản chi phí tạo doanh thu, do đó kế toán sử dụng tài khoản TK154 - Chi phí sản xuất để ghi nhận và chuyển vào tài khoản TK632 - Chi phí giá vốn và kết quả kinh doanh Tài khoản 154 được phân chia thành ba tài khoản con chính: chi phí dịch vụ, chi phí vận chuyển nội địa và chi phí khác Đối với chi phí cước vận chuyển quốc tế, hàng hóa xuất nhập khẩu thường được giao nhận qua các đại lý nước ngoài, dẫn đến việc cước tàu được hạch toán thu chi hộ và hưởng hoa hồng, với lợi nhuận được phân chia theo hợp đồng với tập đoàn ITI Vì vậy, chi phí tiền cước không được hạch toán vào giá thành mà chỉ được thống kê qua hệ thống máy tính quản lý chi phí “cost sheet”.
Để theo dõi công việc và phân chia trách nhiệm hiệu quả, trung tâm chỉ phí giá thành của doanh nghiệp tại TP HCM được tổ chức thành các nhóm chứng từ, mỗi nhóm phụ trách các tuyến vận chuyển cụ thể, như thể hiện trong sơ đồ 2.5.
Giám đốc trung tâm chỉ phí quản lý các chỉ phí giá thành, trong khi giám đốc trung tâm lợi nhuận quản lý cả trung tâm chỉ phí giá thành và chỉ phí quản lý của đơn vị Tại thành phố Hồ Chí Minh, trung tâm chi phí được phân chia thành ba trung tâm: trung tâm chi phí 1 do trưởng phòng hàng nhập quản lý, trung tâm chi phí 2 do trưởng phòng hàng xuất quản lý và trung tâm chi phí 3 do trưởng phòng dịch vụ hải quan quản lý Các trưởng phòng có quyền và trách nhiệm quyết định các khoản chỉ phí, báo giá của các hãng tàu, quản lý và đánh giá công việc của nhân viên chứng từ, cũng như tổng hợp báo cáo cho giám đốc trung tâm lợi nhuận Đối với hàng nhập, các tuyến vận chuyển được phân chia thành các nhóm A, B và C, được ký hiệu trên hồ sơ chứng từ bằng các chữ cái tương ứng.
Nhóm A bao gồm tuyến hàng nhập khẩu vận chuyển bằng hàng không (ký hiệu VNAJ) và tuyến nhập hàng từ các cảng của Trung Quốc về Việt Nam (ký hiệu NCH).
Nhóm B gồm: tuyến nhập hàng từ các cảng của Hồng Kông (ký hiệu
'VNHH), và tuyến hàng nhập khẩu khác như Nhat, Malaysia, Han Qué
Nhóm C chịu trách nhiệm nhập hàng từ các cảng Đài Loan về Việt Nam (ký hiệu 'VNTH) Đối với hàng xuất khẩu, các tuyến vận chuyển được chia thành 3 nhóm cụ thể và mỗi nhóm đều có ký hiệu riêng.
Nhóm D sẽ gồm tuyến hàng xuất khẩu đến Bắc Mỹ (Line N America/ ghỉ tắt là NA); tuyến xuất khẩu đến các khu vực khác ở Mỹ và Châu Mỹ (Line C.S.
Nhóm E bao gồm các tuyến xuất khẩu hàng hóa đến Trung Quốc và Hồng Kông (gọi tắt là Line HK, China) cùng với tuyến xuất khẩu đến Đài Loan (gọi tắt là Line Taiwan, TW) Trong khi đó, Nhóm F có các tuyến xuất khẩu hàng đến Nhật Bản và Hàn Quốc (gọi tắt là Line Japan/Korea, JK) cũng như tuyến xuất khẩu đến các nước Châu Á khác.
Nhóm G là nhóm có chỉ tuyến xuất khẩu hàng bằng đường hàng không (Line
Air Exporứ ghi tắt thành AR)
Bộ phận hàng CS chỉ thực hiện các lô hàng dịch vụ xuất nhập khẩu như khai thuê, vận chuyển, dịch vụ trọn gói (Line Logistics/ ghi là CS)
Trung tâm chỉ phí giá thành được hình thành theo các tuyến vận chuyển toàn cầu, giúp kiểm soát và đánh giá hiệu quả các tuyến vận chuyển của đơn vị Sức mạnh của các công ty thể hiện qua việc đánh giá cước tàu mua bán trên các tuyến khác nhau, đồng thời phản ánh chiến lược phát triển của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế Nhân viên nghiệp vụ chứng từ có thể chuyên môn hóa và hiểu rõ các nghiệp vụ đặc thù của từng tuyến, như các yêu cầu thủ tục hải quan khác nhau, đăng ký qua mạng trước khi hàng đến, và các quy trình kiểm tra, kiểm dịch khi tàu cập bến.
Bộ phận logistics đóng vai trò quan trọng trong quản lý hàng hóa, chịu trách nhiệm bố trí nhân viên hỗ trợ cho các bộ phận xuất nhập hàng và thực hiện các công việc như đóng gói, thuê bốc xếp, lấy lệnh và giao hàng Sự hiệu quả của bộ phận này đảm bảo an toàn cho hàng hóa và giao hàng đúng thời gian, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Sơ dé 2.6 -CAC TRUNG TAM CHI PHi KINH DOANH TAI TP HP
V6i sd dé 2.5 trén thể hiện rõ các hoạt động của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh, với trách nhiệm của các trưởng phòng hàng nhập và xuất trong việc tập hợp dữ liệu thống kê từ các chi nhánh và văn phòng đại diện để lập báo cáo chung Tuy nhiên, việc sắp xếp nhân sự có thể được điều chỉnh theo tình hình thực tế và khối lượng công việc, như trường hợp của trung tâm chỉ phí tại Hải Phòng, nơi chỉ có hai bộ phận chính là hàng nhập và hàng xuất, cùng bộ phận logistics hỗ trợ công việc ngoài bến cảng Văn phòng Hải Phòng tổng hợp báo cáo và gửi về văn phòng chính tại thành phố.
Hồ Chí Minh b Trung tâm chỉ phí quản lý s* Xác định các chỉ tiêu:
Sau khi trừ giá thành từ doanh thu, các trung tâm lợi nhuận đạt được số dư đảm phí, là thu nhập cần thiết cho chi phí quản lý và bán hàng Trưởng các trung tâm sẽ dự toán chi phí quản lý cho bộ phận mình trong năm, bao gồm các chỉ tiêu như số lượng nhân viên, lương, bảo hiểm, phí thuê văn phòng, thưởng hoa hồng, chi phí giao tế và các khoản tiện ích Ngoài ra, các trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán và hành chính cho hoạt động của mình Các khoản chi phí tổ chức hành chính và tài vụ chung cho toàn công ty được phân bổ cho các trung tâm lợi nhuận, bao gồm dự phòng nợ khó đòi và chi phí quản lý hội viên Việc phân bổ này phụ thuộc vào đánh giá của ban giám đốc và trưởng phòng kế toán tài chính để xác định lợi nhuận hàng tháng.
Theo chế độ kế toán hiện hành, kế toán viên phân loại và tập hợp các khoản chi phí vào hai tài khoản chính là TK 641 - Chi phí bán hàng.
Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán trách nhiệm tại công ty
Những ưu điểm của hệ thống kế toán trách nhiệm
Hệ thống trung tâm trách nhiệm của công ty được thiết lập theo mô hình tổ chức phù hợp, bao gồm các trung tâm như trung tâm chỉ phí lợi nhuận, trung tâm chi phí và trung tâm doanh thu Ban giám đốc có khả năng kiểm soát chỉ phí và thu nhập của từng bộ phận, giúp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động Các trung tâm lợi nhuận có thể phát huy tối đa khả năng trong phạm vi trách nhiệm của mình, trong khi các trung tâm chi phí kinh doanh tập trung vào việc cung cấp dịch vụ tốt và kịp thời cho khách hàng.
Công ty đã thiết lập các chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm và kết quả hoạt động kinh doanh của các bộ phận thông qua hệ thống kế toán trách nhiệm, cung cấp thông tin cần thiết cho kế toán quản trị Việc tính toán lợi nhuận theo đơn hàng giúp xác định rõ ràng các chỉ tiêu kết quả của từng bộ phận, được tổng hợp theo lô, chuyến và tuyến tàu Những chỉ tiêu lợi nhuận này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá trách nhiệm của các trung tâm doanh thu và chi phí Đồng thời, việc tập hợp chi phí kinh doanh giúp phân loại các khoản chi chính yếu và thứ yếu, từ đó hỗ trợ quyết định về chỉ tiêu và phát triển quy mô kinh doanh Cuối cùng, việc kết hợp các chỉ tiêu chi phí quản lý doanh nghiệp với trung tâm lợi nhuận sẽ giúp đánh giá hiệu quả và khả năng hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Công ty đã phát triển các báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận, nhờ vào sự hỗ trợ mạnh mẽ từ công nghệ thông tin Công nghệ này không chỉ giúp tổng hợp dữ liệu mà còn kết nối hiệu quả giữa các bộ phận kinh doanh, chi phí, kế toán và quản lý.
Hệ thống báo cáo máy tính cung cấp thông tin chi tiết về các khoản phải thu, phải trả, doanh thu và chi phí Các dữ liệu này được tổng hợp thành báo cáo để kế toán đối chiếu, hạch toán và gửi đến bộ phận quản lý Hệ thống cũng hỗ trợ quản lý công nợ và in hóa đơn dựa trên dữ liệu đã nhập sẵn.
Công ty đã xác định chiến lược tối đa hóa lợi nhuận thông qua hệ thống kế toán trách nhiệm, cho phép quản lý theo dõi và đánh giá hiệu quả các bộ phận hàng tháng Chiến lược này bao gồm việc lập dự toán kinh doanh và lợi nhuận cho các trung tâm trách nhiệm, thiết lập chỉ tiêu cho nhân viên phòng kinh doanh, cùng với việc định mức chi phí cho các trung tâm lợi nhuận và trung tâm chi phí.
Hệ thống kế toán trách nhiệm cơ bản đáp ứng nhu cầu kiểm soát doanh thu và chi phí kinh doanh, đồng thời quản lý hiệu quả Nó đảm bảo thông tin được báo cáo kịp thời, chính xác và phù hợp cho ban quản lý.
Những mặt hạn chế của hệ thống kế toán trách nhiệm Kết luận chưng 2 :ssscciág6 2510 10i G464 gián tgEiŸn tần Giun g8 giã cgi3g ga 38gi 83 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ ITI
Về cơ cấu các trung tâm trách nhiệm và các chỉ tiêu, báo cáo đánh giá thành quả hoạt động kinh doanh:
Cấu trúc phân cấp và phân nhiệm trong các trung tâm trách nhiệm hiện chưa rõ ràng, dẫn đến việc các giám đốc trung tâm lợi nhuận tập trung quyền chỉ phối và quản lý tất cả các tuyến hàng mà không có giám đốc trung tâm doanh thu Sự tập trung này khiến quyền và trách nhiệm quản lý chưa được ủy quyền cho cấp dưới, làm giảm hiệu quả kinh doanh của các tuyến chiến lược Điều này cũng không khuyến khích nhân viên kinh doanh cấp dưới chủ động nâng cao hiệu quả công việc.
Các chỉ tiêu đo lường chi phí kinh doanh của công ty hiện chỉ được tính toán theo chiều dọc của các đơn hàng, tức là tập hợp chi phí khi phát sinh trong mỗi đơn hàng vận chuyển để tính lợi nhuận, mà chưa xem xét theo chiều ngang trong cùng một kỳ kinh doanh Chi phí cần được phân loại theo chức năng logistics, bao gồm chi phí vận chuyển nội địa, kho bãi, dự trữ và mua nguyên vật liệu, trong đó chi phí vận chuyển và bốc xếp chiếm tỷ lệ cao Việc này giúp doanh nghiệp đánh giá hoạt động logistics và hiệu quả chi phí kinh doanh, từ đó tính toán các phương án đầu tư tài sản cố định thay vì thuê ngoài Tuy nhiên, các báo cáo đánh giá kết quả kinh doanh, đặc biệt là lợi nhuận từ các chuyến hàng, thường xuyên phải điều chỉnh, dẫn đến báo cáo kế toán chưa chính xác do các trung tâm chi phí tự in báo cáo và thường xuyên điều chỉnh hồ sơ sau khi khóa sổ Nguyên nhân có thể do sai sót trong chứng từ, thay đổi báo giá hoặc chậm trễ trong liên lạc với đại lý, cho thấy ý thức về đánh giá kết quả và hiệu quả hoạt động của các trung tâm chi phí còn thấp.
Chiến lược của công ty chưa gắn kết với hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, do thiếu phương hướng đánh giá theo các chỉ tiêu chiến lược chủ đạo Hệ thống chỉ đáp ứng tạm thời các yêu cầu kiểm soát tài sản như công nợ và chi phí, mà chưa chủ động hướng tới các mục tiêu toàn công ty Vì vậy, các trung tâm trách nhiệm chưa phát huy được năng lực và khả năng đóng góp vào các mục tiêu chung, dẫn đến thành tích chưa được tối ưu hóa.
Triển vọng khách hàng hiện chưa được chú trọng và thiếu chỉ tiêu đánh giá, một phần do không có giám đốc trung tâm doanh thu quản lý Công ty chưa đầu tư đúng mức vào việc xây dựng chiến lược khách hàng, dẫn đến các chiến lược được thực hiện một cách hình thức, dựa vào chỉ tiêu cứng nhắc và phán đoán chủ quan, làm giảm chất lượng Để xây dựng chiến lược dịch vụ khách hàng khoa học và khả thi, cần cân nhắc kỹ lưỡng môi trường nội bộ và bên ngoài, đồng thời xác định rõ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ.
Các chỉ tiêu của trung tâm đầu tư và doanh thu hiện còn sơ sài, điều này có thể khiến ban giám đốc đánh giá không chính xác về kết quả và hiệu quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận và doanh thu.
Công ty chưa đánh giá đúng trách nhiệm thu hồi công nợ của các trung tâm lợi nhuận, dẫn đến việc các đại lý nước ngoài chỉ định hàng thông qua đại lý LT.I Việt Nam chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản thu chỉ hộ và công nợ Việc thiếu quan tâm đến lưu chuyển tiền tệ của các trung tâm để xem xét tài sản công nợ và tiền tệ có thể gây ra rủi ro tài chính, ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ doanh nghiệp.
Công ty sử dụng phương pháp hạch toán giá thành bằng cách tập hợp chi phí kinh doanh vào tài khoản TK154 - Chi phí sản phẩm dở dang và TK632 - Giá vốn hàng bán, theo quy định hiện hành Một số công ty trong ngành hạch toán các khoản chi phí vào tài khoản TK641 - Chi phí bán hàng, cho thấy sự chưa rõ ràng trong quy định kế toán cho ngành giao nhận Sự khác biệt trong phương pháp hạch toán giữa các doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến trách nhiệm kế toán của từng doanh nghiệp cũng như kế toán quản trị chung.
Cách hạch toán của doanh nghiệp trong hai tài khoản này khá hợp lý, vì nó phản ánh giá thành tương ứng với doanh thu tại tài khoản TK511 - Doanh thu của đơn vị Điều này cho thấy rõ lãi gộp của doanh nghiệp trước khi trừ đi các chi phí quản lý.
Trong ngành giao nhận, các doanh nghiệp thường có mối quan hệ với nhiều đại lý nước ngoài, không chỉ là khách hàng Để quản lý công nợ và tuân thủ hệ thống tài khoản quy định, các công ty sử dụng tài khoản TK1388 - Các khoản phải thu khác và TK3388 - Các khoản phải trả khác Một số doanh nghiệp còn lập tài khoản cấp bốn để theo dõi công nợ của từng đại lý Doanh thu từ cước vận chuyển được phân chia lợi nhuận theo hợp đồng đại lý nước ngoài và được hạch toán một cách chính xác.
Trước khi tính doanh thu từ cước được hưởng, TK3388 gặp khó khăn trong việc đánh giá các loại cước mà công ty thực hiện từ góc độ kế toán quản trị Trong khi đó, từ góc độ kế toán tài chính, các khoản phải thu và phải trả này lại đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp, không chỉ đơn thuần là các khoản không đáng kể.
Phương pháp hạch toán tỷ giá là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc lập báo cáo bộ phận cho doanh nghiệp Tình trạng chênh lệch tỷ giá có thể gây trở ngại đáng kể cho tình hình kinh doanh, đặc biệt là chênh lệch tỷ giá thanh toán Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, chênh lệch này không được phép hạch toán vào chi phí hợp lý.
Chính sách khuyến khích nhân viên hiện nay chủ yếu chỉ tập trung vào bộ phận kinh doanh, trong khi các bộ phận khác chưa được chú trọng đầy đủ Điều này một phần do các khoản khuyến khích và khen thưởng chưa được tính vào chi phí kinh doanh hợp lý của doanh nghiệp, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả và hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác.
Công ty Vận tải Quốc tế I.T.1, thành viên của tập đoàn LT.I Group, hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và đang mở rộng quy mô cùng với uy tín ngày càng cao Trong bối cảnh này, hệ thống kế toán trách nhiệm đóng vai trò quan trọng trong các báo cáo của công ty, đặc biệt là các bộ phận liên quan đến trung tâm trách nhiệm về chi phí kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận.
Công ty đã xây dựng các trung tâm trách nhiệm theo mô hình quản lý, giúp phân công quyền và trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân Ban giám đốc thiết lập hệ thống chỉ tiêu và báo cáo để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của các bộ phận Thông tin được xử lý trên hệ thống vi tính, đảm bảo cung cấp kịp thời các báo cáo kinh doanh cho từng bộ phận cũng như toàn doanh nghiệp.
Hệ thống kế toán trách nhiệm hiện còn một số nhược điểm, bao gồm cơ cấu tổ chức phân cấp tập trung cao độ ở trung tâm lợi nhuận, dẫn đến việc trung tâm doanh thu chưa phát huy hiệu quả Các chỉ tiêu chi phí kinh doanh chưa được phân tích kỹ lưỡng, làm mất đi khả năng nắm bắt hiệu quả chi phí Bên cạnh đó, các chỉ tiêu đánh giá doanh thu còn sơ sài và không phù hợp với chiến lược kinh doanh, đặc biệt là trong việc đánh giá trách nhiệm thu hồi công nợ Cuối cùng, quá trình kế toán tài chính gặp khó khăn trong việc hạch toán và tổng hợp chi phí để tính giá thành cũng như theo dõi công nợ.
Các quan điểm hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm
Phù hợp mô hình tổ chức quản lý của công ty
Xây dựng kế toán trách nhiệm tại công ty là cần thiết để đảm bảo tính phù hợp với mô hình quản lý hiện có Cơ cấu tổ chức và quản lý được thực hiện thông qua việc phân công quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận khác nhau Do đó, kế toán trách nhiệm cần phải thích ứng nhằm kiểm soát và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực doanh nghiệp tại từng đơn vị cụ thể.
Mỗi doanh nghiệp có đặc thù sản xuất kinh doanh riêng và áp dụng các quy trình công nghệ khác nhau Do đó, việc áp dụng kế toán trách nhiệm cần dựa trên các nguyên lý chung nhưng phải linh hoạt và không cứng nhắc Kế toán trách nhiệm sẽ phát huy hiệu quả tối đa khi được tổ chức phù hợp với mô hình quản lý của từng doanh nghiệp.
3.1.2 Phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của công ty
Xây dựng kế toán trách nhiệm cần phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ tổ chức của doanh nghiệp Do đó, kế toán phải tập trung vào việc kiểm soát và đánh giá các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp có phong cách quản lý và trình độ tổ chức khác nhau, do đó kế toán trách nhiệm cần đáp ứng các yêu cầu quản lý tương ứng với từng giai đoạn kinh doanh Với vai trò thiết lập các mục tiêu chiến lược cho các bộ phận, kế toán trách nhiệm phải linh hoạt điều chỉnh để hướng dẫn các bộ phận đạt được các chỉ tiêu đánh giá kết quả và hiệu quả hoạt động quan trọng.
3.1.3 Tính phù hợp và hài hòa giữa chỉ phí và lợi ích
Khi triển khai hệ thống kế toán trách nhiệm, các nhà quản lý cần xem xét kỹ lưỡng chi phí đầu tư so với lợi ích thu được Nguyên tắc này là điều kiện tiên quyết để đảm bảo hiệu quả và tính bền vững của hệ thống.
Hệ thống kế toán trách nhiệm không chỉ cần phù hợp với mô hình và yêu cầu quản lý mà còn phải đảm bảo hiệu quả cao cho doanh nghiệp Điều này có nghĩa là bộ máy kế toán quản trị phải cung cấp thông tin cần thiết mà không làm tăng tỷ lệ chi phí quá lớn so với các khoản chi phí khác, đảm bảo tính chấp nhận được trong quản lý tài chính.
Kế toán trách nhiệm cần được thiết kế phù hợp với độ phức tạp của tổ chức; nếu quá đơn giản, nhà quản lý sẽ không thể đánh giá hiệu quả các bộ phận Ngược lại, trong những cấu trúc đơn giản, kế toán trách nhiệm quá chi tiết sẽ dẫn đến sự không hiệu quả và tốn kém.
3.1.4 Đảm bảo phù hợp cơ chế quản lý của nên kinh tế Việt Nam
Kế toán trách nhiệm là yếu tố quan trọng trong cơ chế quản lý nền kinh tế Việt Nam, đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ với kế toán tài chính để tổng hợp thông tin cần thiết Việc áp dụng kế toán tài chính không chỉ giúp lập các báo cáo quản trị một cách hiệu quả mà còn giảm thiểu sự trùng lặp và lãng phí nguồn lực lao động.
Theo thông tư 53/2006/TT53-BTC ngày 16 tháng 6 năm 2006 của Bộ Tài Chính, doanh nghiệp cần thực hiện kế toán quản trị dựa trên các quy định về kế toán tài chính, bao gồm hệ thống tài khoản, chuẩn mực kế toán và quy định về sổ sách chứng từ Bên cạnh việc tuân thủ Luật kế toán Việt Nam, kế toán quản trị và kế toán trách nhiệm cũng phải đảm bảo tuân thủ các cơ chế quản lý nhà nước, như chính sách thuế và các thủ tục hành chính liên quan.
Kế toán trách nhiệm đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các cơ chế quản lý kinh tế, tạo ra cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp Điều này đặc biệt quan trọng trong các tình huống tranh chấp, khi cần xác định rõ trách nhiệm quản lý tài sản và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đảm bảo phù hợp trong quá trình toàn cầu hóa
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức như tiền tệ, thị trường, sản xuất, lao động và công nghệ mới Để thích ứng với môi trường kinh tế mới, kế toán trách nhiệm cần được điều chỉnh và cải tiến, đồng thời tiếp thu có chọn lọc các bài học và kinh nghiệm từ quốc tế.
Các doanh nghiệp trong nước đang ngày càng chú trọng đến việc đầu tư ra nước ngoài và thu hút vốn đầu tư nước ngoài thông qua sáp nhập và hợp nhất Điều này dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh như tỷ giá giao dịch, đánh giá các bộ phận ở nước ngoài, và tuân thủ các quy định của chính phủ các nước Do đó, kế toán trách nhiệm cần phải được điều chỉnh phù hợp với các nghiệp vụ liên quan, nhằm quản lý, kiểm soát và điều hành hiệu quả các bộ phận doanh nghiệp trong bối cảnh toàn cầu hóa Bên cạnh đó, việc học hỏi từ kinh nghiệm của các nước phát triển sẽ giúp nâng cao khả năng quản lý trong doanh nghiệp.
3.2 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CTY VẬN TẢI QUỐC TẾ
Hoàn thiện kế toán trách nhiệm cần phải tương thích với mô hình tổ chức của công ty, đáp ứng yêu cầu và trình độ quản lý, phù hợp với cơ chế quản lý tài chính của nhà nước, thích ứng với quá trình toàn cầu hóa, và đảm bảo chi phí hợp lý.
Hoàn thiện kế toán trách nhiệm tại Công ty Vận tải Quốc tế I.T.I
Hoàn thiện cơ cấu các trung tâm trách nhiệm
Trung tâm doanh thu cần thiết lập các trưởng nhóm riêng để thực hiện nguyên tắc phân quyền, qua đó giao quyền và trách nhiệm cho cấp dưới nhằm tạo cơ hội đào tạo và tiếp thu kinh nghiệm Các trưởng nhóm kinh doanh sẽ thu thập thông tin về nguyên nhân, ý kiến khách hàng, thị trường và đối thủ cạnh tranh, từ đó báo cáo cho cấp trên để đưa ra quyết định chính xác Họ cũng có trách nhiệm nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, quản lý hiệu quả các mối quan hệ với khách hàng và đối tác, đồng thời khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn Điều này cho phép các giám đốc trung tâm lợi nhuận tập trung vào các mục tiêu phát triển kinh doanh của công ty.
Tùy thuộc vào quy mô phát triển tương lai, công ty cần sắp xếp kế toán quần trị trong các trung tâm trách nhiệm để thu thập dữ liệu từ báo cáo nhân viên Các kế toán này sẽ kiểm tra tính hợp lý trong hạch toán, thực hiện dự toán, phân tích và báo cáo hoạt động của từng tuyến kinh doanh, đồng thời theo dõi ngân sách chi phí cho từng tuyến riêng biệt Họ cũng có trách nhiệm phát hiện và đề xuất cải tiến tính năng của phần mềm đang sử dụng, nhằm lập các báo cáo tốt hơn cho hệ thống đánh giá chỉ tiêu đo lường thành quả doanh nghiệp.
Việc xây dựng các trung tâm trách nhiệm phải gắn liền chiến lược công ty
Các doanh nghiệp cần chú trọng đến các chiến lược lợi nhuận và chiến lược khách hàng để đảm bảo sự phát triển bền vững Vấn đề này sẽ được thảo luận chi tiết trong phần 3.2.3 dưới đây.
Công ty cần thiết lập chính sách khuyến khích để mọi trung tâm trách nhiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Thông thường, các doanh nghiệp khen thưởng dựa trên kết quả kinh doanh của từng bộ phận, cụ thể là lợi nhuận gộp Chính sách khen thưởng hợp lý không chỉ áp dụng cho nhân viên kinh doanh mà còn cho nhân viên chứng từ, hỗ trợ kinh doanh và các phòng ban hành chính Hình thức khen thưởng này khác với phụ cấp trách nhiệm, vì nó được đánh giá dựa trên thành quả kinh doanh của đơn vị và mang tính chất khuyến khích.
Bổ sung các chỉ tiêu và báo cáo bộ phận phù hợp với ngành giao nhận
Mục đích của việc bổ sung các chỉ tiêu từng loại chỉ phí giá thành là để kiểm soát chi phí và hỗ trợ quyết định của ban giám đốc Công ty sẽ đánh giá tình hình biến động các loại chỉ phí trong kỳ kinh doanh, trong đó kế toán sẽ so sánh hiệu quả chi phí với doanh thu từ hoạt động tương ứng Các loại chỉ phí thường có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, do đó bộ phận logistics và giám đốc cần tính toán và điều chỉnh để tối ưu hóa kết quả Khi chi phí cao, ban quản trị có thể lên kế hoạch ký hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ để đạt được các ưu đãi tốt nhất Ban giám đốc cũng có thể xem xét kế hoạch đầu tư tài sản cố định hoặc thuê ngoài Để xây dựng các chỉ tiêu này, kế toán cần chi tiết hóa tài khoản giá thành TK154 và cập nhật kịp thời các chuyến tàu tương ứng với doanh thu Hệ thống máy tính sẽ giúp kế toán thống kê tổng chi phí từng loại từ các lô hàng phát sinh, ví dụ như chi phí vận chuyển được tính theo phương trình cụ thể.
Tổng chi phí vận _ = Chi phi van chuyén (3.1) chuyén trong thang các lô hàng
Theo học thuyết logistics, chi phí logistics được chia thành sáu loại chính, bao gồm chi phí vận tải, chi phí dự trữ, chi phí quản lý kho, chi phí sản xuất và chi phí thu mua, trong đó chi phí thu mua thường liên quan đến doanh nghiệp thương mại và sản xuất Các loại chi phí này có mối tương quan chặt chẽ với nhau, như được minh họa trong hình 3.1.
Chi phí vận tải là khoản chi lớn nhất trong logistics, chịu ảnh hưởng bởi phương tiện vận chuyển, loại hàng hóa và tuyến đường Chi phí này tỷ lệ nghịch với khối lượng vận chuyển (khối lượng lớn thì cước rẻ) và tỷ lệ thuận với quãng đường (quãng đường dài thì chi phí cao) Vận tải ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng qua độ tin cậy, thời gian chính xác, tính linh hoạt, và khả năng cung cấp dịch vụ tận nơi Quản lý chi phí vận tải cũng cần chú ý đến khả năng giải quyết và bồi thường tổn thất do vận tải Chi phí này nên được phân chia thành cước vận chuyển quốc tế và nội địa.
Hình 3.1 - Hoạt động logistics tác động đến chỉ phí logistics
Chi phí quản lý kho bao gồm các khoản chi cho khảo sát, lựa chọn địa điểm và xây dựng kho Những chi phí này tỷ lệ thuận với số lượng kho hàng, bao gồm chi phí thuê mặt bằng, xây dựng, trang thiết bị và nhân công quản lý Tuy nhiên, số lượng kho hàng cũng ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng và doanh thu của công ty.
Chi phí dự trữ bao gồm bốn loại chính: chi phí vay vốn, chi phí dịch vụ dự trữ (bảo hiểm, thuế), chi phí mặt bằng kho bãi và chi phí phòng ngừa rủi ro (hàng hóa lỗi, mất cắp) Chi phí dự trữ tăng theo số lượng hàng hóa, đòi hỏi thiết bị chuyên dụng để quản lý và bảo quản hàng hóa, cũng như các chi phí liên quan đến phân loại, kiểm tra và đóng gói Chi phí dịch vụ khách hàng có mối liên hệ chặt chẽ với chi phí vận tải, chi phí dự trữ và chi phí công nghệ thông tin; dịch vụ khách hàng tốt sẽ giữ chân khách hàng và thu hút khách hàng mới, trong khi dịch vụ kém có thể khiến khách hàng rời bỏ, làm giảm khả năng kinh doanh Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc cải thiện dịch vụ khách hàng sẽ làm tăng chi phí kinh doanh của công ty.
Để hỗ trợ dịch vụ khách hàng và kiểm soát chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc trao đổi thông tin với khách hàng, thiết lập kênh phân phối và dự báo nhu cầu thị trường Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang chuyển hướng phát triển dịch vụ trực tuyến, cho phép khách hàng dễ dàng đặt chỗ, kiểm tra hàng hóa, tuyến hàng, giá cả và các thông tin khác qua mạng.
Khi đo lường các loại chỉ phí, công ty có thể phân tích nguyên nhân làm tăng giảm chi phí kinh doanh và tìm ra các biện pháp tiết kiệm hiệu quả Tuy nhiên, các loại chi phí logistics có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, vì vậy nhà quản lý cần nhận thức rằng việc giảm tổng chi phí logistics quan trọng hơn việc chỉ giảm một yếu tố chi phí riêng lẻ, vì điều này có thể dẫn đến việc tăng các chi phí khác Do đó, cần xem xét các chỉ phí trong bối cảnh tổng thể của chi phí logistics.
Ứng dụng phương pháp đánh giá bảng cân đối các chỉ tiêu
TTI Group cam kết phát triển thương hiệu và nâng cao uy tín dịch vụ giao nhận trên toàn cầu Trong bối cảnh cạnh tranh giá cả khốc liệt, công ty nỗ lực cung cấp dịch vụ tốt nhất và tiện lợi nhất nhằm tạo ra giá trị mới cho khách hàng Chiến lược phát triển của TTI Group không chỉ giới hạn trong nước mà còn mở rộng ra toàn bộ hệ thống quốc tế.
Chiến lược của công ty cần nắm bắt được các chủ trương trong ngành:
Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ vận chuyển chính xác, nhanh chóng và linh hoạt, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Để đạt được điều này, chúng tôi mở rộng văn phòng, cải thiện kỹ năng của nhân viên chứng từ và logistics, cũng như gia tăng đội ngũ kinh doanh năng động.
Để nâng cao trải nghiệm khách hàng, việc đa dạng hóa dịch vụ vận chuyển là rất quan trọng, bao gồm việc kết hợp hình thức vận chuyển đường biển và hàng không (Air-Sea) Đồng thời, cung cấp các dịch vụ kiểm hóa chuyên biệt cho từng ngành hàng cũng là một giải pháp hiệu quả nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.
Sơ đồ chiến lược chung được trình bày trong hình 3.2 dưới đây, mang tính chất tham khảo và có thể điều chỉnh phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp trong từng giai đoạn và hoàn cảnh cụ thể.
Nhân lực và thông tin là hai nguồn lực quan trọng trong mọi doanh nghiệp Công ty cần chú trọng phát triển quy trình tuyển chọn nhân viên, xây dựng các chế độ chính sách hợp lý, cập nhật thông tin kịp thời và nâng cấp công nghệ truyền thông như internet và phần mềm lập trình Đặc biệt, ngành giao nhận cần quan tâm đến kiến thức về thủ tục giao nhận cả trong nước và quốc tế để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hình 3.2 - PHÁT THAO BANG CAN DOI CAC CHi TIEU DO LUONG VA ĐÁNH GIÁ
THANH QUA HOAT DONG CONG TY TNHH VAN TAI QUỐC TẾ I.T.I
Trién vong Tai chin Muc tiéu:
~ Tối đa hóa lợi nhuận: tăng doanh thu, tiết kiệm chỉ phí
~ Tăng giá trị doanh nghiệp, uy tín doanh nghiệp
- đánh giá khả năng i qua bảng lưu chuyển
- Thị phần trong thị t giao nhận
Dịch vụ mọi nơi, mọi lúc
~ lịch tàu đáp ứng KH
- tăng dịch vụ khách hàng, dịch vụ mới, mạng lưới kinh doanh
~ Trung tâm doanh th Doanh số, khối lượn;
- Trung tâm chỉ phí Chi phí logistics, số từ, thời gian giao cht
- chứng từ, vận chuyển, thủ tục nội bộ, bảo hiểm và bôi thường hàng hóa
- số chứng từ bị sai, c
- các lỗi phát sinh trc chuyển
- số kiện thất lạc hàn
Mục tiêu: đào tạo huấn luyện nhân viên chính sách, chế độ
- Phát triển thông tin và thủ tục Chỉ tiêu đo lường:
- Chi phí đào tạo tror phí, hiệu quả của chỉ tạo mỗi năm
Dựa trên kinh nghiệm và sự phát triển, quy trình kinh doanh nội bộ được thiết kế để cung cấp dịch vụ nhanh chóng và chính xác, đảm bảo các thủ tục diễn ra hiệu quả Các mục tiêu quan trọng bao gồm việc đảm bảo chứng từ chính xác, báo giá cạnh tranh, đặt chỗ tàu thuận lợi và bảo hiểm hàng hóa đầy đủ.
Với thành công trong kinh doanh nội bộ, công ty cung cấp dịch vụ linh hoạt, giá cả cạnh tranh, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng Điều này được thể hiện qua việc tăng trưởng doanh thu, số lượng chuyến tàu và hàng hóa, cùng với việc giảm chi phí sản xuất.
Triển vọng tài chính được thể hiện qua việc tăng trưởng doanh thu, tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận Đánh giá triển vọng này phụ thuộc vào sự tin tưởng của khách hàng đối với dịch vụ, uy tín của công ty và khả năng kinh doanh có lãi.
Một số triển vọng thông tin cần xem xét theo hướng quản lý mới và được trình bày dưới đây
3.2.3.1 Thông tin về triển vọng tài chính (Financial perspective)
Triển vọng tài chính là việc đánh giá khả năng và tình hình tạo ra lợi nhuận của doanh nghiệp Qua việc tham khảo các tài liệu nghiên cứu quản trị, đặc biệt là sơ đồ 3.3 về quản trị logistics, chúng ta nhận thấy rằng công ty nghiên cứu thuộc ngành dịch vụ logistics cần xem xét các yếu tố quan trọng được trình bày trong sơ đồ này.
Giá trị kinh tế tăng thêm (EVA - Economic Value Added) được tính bằng lợi nhuận kinh doanh ròng sau thuế (NOPAT) trừ đi chi phí vốn Chỉ tiêu EVA chịu ảnh hưởng từ bốn yếu tố chính: tăng trưởng doanh số, giảm chi phí kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hoạt động và tối ưu hóa hiệu quả của tài sản cố định.
Hinh 3.3 - Chi phi logistics ảnh hưởng đến EVA
Doanh thu Các cấp độ dịch vụ khách hàng
Lợi nhuận kinh — doanh ròng sau thuế (NOPAT) t— Chi phi nhà kho
Chi phi Chỉ phí phân chia khối lượng
Chỉ phí hệ thống thông tin
—| Vốn hoạt Chỉ phí quản lý dự trữ Dự trữ - động
Giữ đủ 2 Khoản phải thu
Chỉ phí vốn phí vốn
L] Tisản Đất đai/ tiện nghĩ cố định (sở hữu)
Thiết bị/tiện nghỉ (thuê lại)
Nguồn: “Strategic Logistics Management 4" Edition, 2001” [13]
Tăng trưởng doanh số phụ thuộc vào dịch vụ khách hàng, được thể hiện qua số lượng bán hàng và khả năng giữ chân khách hàng thông qua các dịch vụ logistics Để xây dựng lòng tin và sự hài lòng của khách hàng, dịch vụ khách hàng cần hoàn hảo, từ đó tạo ra mối quan hệ bền vững với khách hàng Các chỉ tiêu đánh giá doanh số nên được phân loại theo yêu cầu quản lý, bao gồm các loại dịch vụ cung cấp, khu vực kinh doanh và loại khách hàng Ngoài ra, cần so sánh các dịch vụ với thị trường, như thời gian miễn phí lưu kho, thời gian thông báo lịch tàu và các thủ tục phí công ty cần thu hoặc miễn giảm.
Giảm chi phí kinh doanh là một yếu tố quan trọng trong ngành giao nhận, với nhiều khoản chi phí logistics như vận chuyển, kho bãi, lương, hệ thống thông tin và các yếu tố phi tài chính khác Để đạt được hiệu quả cao trong tiết kiệm chi phí, cần quản lý chặt chẽ các chi phí logistics, như đã nêu trong phần 3.2.2.
Tăng hiệu quả vốn kinh doanh thông qua quản lý logistics hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với vốn hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các khoản dự trữ và khoản phải thu khách hàng Mục tiêu là nâng cao hiệu quả vốn, không chỉ giảm chi phí, mà còn tối ưu hóa các khoản đầu tư để gia tăng lợi nhuận Việc có dây chuyền cung ứng dài có thể làm tăng chi phí dự trữ và ảnh hưởng đến vốn, trong khi đầu tư vào kho bãi và thiết bị không sử dụng hiệu quả cũng cần được xem xét Đơn đặt hàng và chính sách công nợ ảnh hưởng đến khoản phải thu, dẫn đến nguy cơ chiếm dụng vốn Đối với Công ty Vận tải Quốc tế I.T.I, việc thu hồi khoản phải thu từ khách hàng và đối tác nước ngoài, đặc biệt là cước vận chuyển, là rất quan trọng vì thường phải thanh toán trước cho hãng tàu Điều này không chỉ ảnh hưởng đến dòng tiền mà còn đến khả năng thanh toán của công ty, từ đó xác định số tiền mặt hàng tháng cho các nhu cầu kinh doanh.
Khi doanh nghiệp đầu tư vào tài sản cố định phục vụ cho logistics giao nhận, việc đánh giá hiệu quả và kết quả của các khoản đầu tư này, như xe tải, nhà kho và thiết bị, là rất quan trọng Do đó, doanh nghiệp cần chú ý đến các tỷ suất ROI và kết hợp với hệ thống logistics ROA để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn cố định.
Sơ đồ minh họa quy trình quản lý tài sản, tập trung vào hoàn vốn cố định và hoàn vốn đầu tư Các chỉ tiêu quan trọng như lợi nhuận, RI, ROI và ROA được sử dụng để đánh giá hiệu quả tài chính, cùng với khả năng thanh toán được phân tích qua bảng lưu chuyển tiền tệ.
3.2.3.2 Thông tin về triển vọng khách hàng (Customer perspective)