Bài Giảng Tin Học Ứng Dụng Trong Quản Lý Xây Dựng.pdf

Giới thiệu chung Microsoft Project TRƯỜNG ĐẠI HỌC THUỶ LỢI KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG BÀI GIẢNG TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ XÂY DỰNG HÀ NỘI, 2021 Bài giảng Tin học ứng dụng tro[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THUỶ LỢI KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG BÀI GIẢNG TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ XÂY DỰNG HÀ NỘI, 2021 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG MICROSOFT PROJECT Mục đích chung yêu cầu Microsoft Project Quản lý dự án gì? Các nhân tố tạo nên dự án 4 Cơ sở liệu Microsoft Project 2003 Xem xét liệu bạn cần Hệ thống lịch làm việc Microsoft Project Một số từ khoá Microsoft Project 2003 PHẦN II: TẠO MỘT DỰ ÁN Bài 1: Thiết lập dự án Tạo dự án Nhập thông tin quan trọng cho dự án 10 Thiết lập hệ thống lịch làm việc cho dự án 11 Phần tập 12 Bài 2: Cách thức nhập tổ chức công việc 14 Nhập công việc thời gian thực 14 Tạo mốc dự án 15 Tạo công việc định kỳ 16 Phân cấp công việc 17 Hiệu chỉnh danh sách công việc 17 Phần tập: 19 Bài 3: Thời gian bắt đầu thời gian kết thúc công việc 20 Thiết lập mối quan hệ công việc 20 Các công việc gối chồng lên 21 Thiết lập thời gian bắt đầu thời gian kết thúc công việc 22 Xác định hạn cuối cho công việc 23 Chia công việc thành phần nhỏ 24 Phần tập 25 Bài 4: Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho công việc 26 Tạo danh sách tài nguyên 26 Thay đổi thời gian làm việc cho nhân viên hay máy móc 27 Khởi tạo tài nguyên cho công việc 29 Sửa đổi khoảng thời gian thực công việc 29 Kiểm tra hiệu chỉnh việc khởi tạo tài nguyên 31 Phần tập 32 Bài 5: Chi phí thực dự án 34 Khởi tạo chi phí cho tài nguyên 34 Thiết lập giá trần cho công việc 35 Chi phí tính 36 Xem xét chí phí cơng việc tài nguyên 36 Xem xét chi phí tồn dự án 38 Phần tập 39 Bài 6: Xem xét hệ thống công việc 40 Xem xét toàn dự án 40 Kiểm tra ngày bắt đầu kết thúc dự án 40 BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Xác định đường găng dự án 41 Chuyển đổi khung nhìn 41 Xem xét cột khác khung nhìn 42 Thể thơng tin có chọn lọc 42 Sắp xếp thơng tin khung nhìn 43 Nhóm thơng tin khung nhìn 44 Phần tập: 45 Bài 7: Cách thức lưu mở kế hoạch 46 Lưu trữ kế hoạch 46 Lưu giữ thời điểm chuyển tiếp 47 Mở file dự án 47 Phần tập: 48 PHẦN III: THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 49 Giới thiệu 49 Bài 8: Theo dõi q trình thực cơng việc dự án 50 Kiểm tra cơng việc có thực kế hoạch hay không 50 Nhập thời gian bắt đầu kết thúc thực tế cho công việc 51 Nhập khoảng thời gian thực thực tế cho công việc 52 Cập nhập tiến độ thực công việc theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành 52 So sánh thời gian thực tế thực kế hoạch công việc 53 So sánh thông tin công việc thực tế kế hoạch 54 Phần tập: 54 Bài 9: Theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên 55 Nhập tổng số thời gian thực tế sử dụng tài nguyên 55 So sánh việc sử dụng tài nguyên thực tế kế hoạch 55 Phần tập 56 Bài 10 Theo dõi chi phí khả tài 57 Nhập chi chí thực tế cho cơng việc tay 57 So sánh chi phí kế hoạch 59 Xem xét chi phí tồn dự án 59 Phân tích tài với bảng Earned Value 60 Phần tập 61 Bài 11: Xem in báo biểu 62 Các báo biểu chuẩn Microsoft Project 62 In biểu đồ dự án 63 Thiết lập cấu hình trang In 64 Phần tập 65 BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG MICROSOFT PROJECT Mục đích chung yêu cầu Microsoft Project Microsoft Project chương trình chuyên dùng để quản lý dự án, chương trình có cơng cụ mạnh thuận tiện Với Microsoft Project bạn làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chức tinh vi để thực thao tác tạo lập hiệu chỉnh dự án đồng thời tiết kiệm thời gian tiền bạc cho bạn Mục đích chung Microsoft Project 2003 gồm: − Tổ chức lập kế hoạch quản lý dự án − Lên lịch công tác − Chỉ định tài nguyên chi phí cho công việc dự án − Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với điều kiện ràng buộc − Chuẩn bị báo biểu cần thiết cho dự án − Dự trù tác động đến tiến độ dự án xảy thay đổi có ảnh hưởng lớn đến dự án − Xem xét lại dự án để đối phó với tình ngẫu nhiên − Đánh giá tài chung dự án − In ấn báo biểu phục vụ dự án − Làm việc quản lý theo nhóm − Rút kinh nghiệm thực dự án Để chạy Microsoft Project 2003 phần cứng tối thiểu máy tính là: − Bộ vi xửa lý 486 trở lên − 16 Mb RAM − Window 9x − Ổ cứng >100 Mb Và bạn cần có phần mềm sau: − Phần mềm Microsoft Project 2003 − Bộ gõ tiếng Việt Là người bắt đầu sử dụng chương trình Microsoft Project, bạn hẳn có nhiều thắc mắc việc tạo quản lý dự án Cuốn sách cung cấp cho bạn khái niệm Microsoft Project để quản lý dự án, sau bạn tạo, quản lý thay đổi dự án thông qua giảng sách Mỗi giảng hướng dẫn cụ thể bước việc tạo dự án, theo dõi hoạt động quản lý dự án BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Quản lý dự án gì? Quản lý dự án trình lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi quản lý cơng việc nguồn lực để hồn thành mục tiêu đặt với nhiều ràng buộc thời gian, chi phí tài nguyên Kế hoạch dự án đơn giản, ví dụ tập hợp nhỏ công việc thời gian bắt đầu kết thúc, phức tạp gồm hàng nghìn cơng việc tài ngun với chi phí hàng tỷ đơlla Hầu hết dự án có điểm chung bao gồm việc phân chia dự án thành công việc nhỏ dễ dàng quản lý, lập lịch thực công việc, trao đổi với nhóm theo dõi tiến trình thực công việc Mọi dự án bao gồm ba pha sau: − Lập kế hoạch dự án − Theo dõi thay đổi quản lý dự án − Kết thúc dự án Các pha thực tốt bao nhiêu, khả thành công dự án nhiều nhiêu Các nhân tố tạo nên dự án Dự án bạn thành cơng bạn hiểu rõ nhân tố hình thành nên dự án, là: − Thời gian: Gồm thời gian để hoàn thành công việc giai đoạn − Tiền bạc: Gồm chi phí tài nguyên: nhân lực, thiết bị, ngun vật liệu để hồn thành cơng việc − Mục đích: Mục đích cơng việc kế hoạch để hoàn thành chúng Thời gian, tiền bạc mục đích kiềng ba chân đưa dự án đến thành cơng, thành phần có ảnh hưởng đến hai phần lại Ba thành phần quan trọng trực tiếp ảnh hưởng đến dự án, mối quan hệ ba thành phần khác dự án định tới vấn đề cách thức thực dự án Cơ sở liệu Microsoft Project 2003 Là nhà quản lý dự án, bạn có nhiều cơng việc để làm Vậy Microsoft Project giúp cho bạn? Trước hết, lưu trữ thơng tin chi tiết dự án bạn sở liệu sử dụng thơng tin để tính tốn, theo dõi tiến trình, chi phí dự án thành phần khác đồng thời tạo kế hoạch cho dự án bạn Càng nhiều thông tin dự án mà bạn cung cấp, dự án thực xác nhiêu Giống bảng tính, Microsoft Project thể kết sau tính tốn Tuy nhiên kế hoạch dự án khơng lập bạn hồn thành thơng tin quan trọng công việc Microsoft Project lưu giữ thơng tin bạn nhập thơng tin tính tốn trường tên cơng việc hay khoảng thời gian thực Trong Microsoft Project, trường thể cột BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Xem xét liệu bạn cần Bạn xem xét thời gian kết thúc công việc hôm nay, ngày mai bạn lại muốn xem xét chi phí cơng việc Cơ sở liệu dự án chứa đựng nhiều thông tin thời điểm bạn cần phần thông tin Để làm điều Microsoft Project cung cấp số dạng thể sau: − Các khung nhìn: Thể tập thơng tin định dạng Ví dụ sơ đồ Gantt thể thông tin công việc − Các bảng: Gồm thông tin định nghĩa ban đầu − Các thông tin chọn lọc: cho phép bạn chọn lọc thông tin công việc hay tài nguyên Hệ thống lịch làm việc Microsoft Project Cách thức Microsoft Project sử dụng hệ thống thời gian bắt đầu kết thúc công việc nào? Điều tính tốn theo nhân tố mức độ độc lập công việc, ràng buộc liên quan, khoảng thời gian đứt đoạn ngày nghỉ, ngày lễ Một số từ khố Microsoft Project 2003 Task: Cơng việc, nhiệm vụ Duration: Thời gian thực công việc Start: Ngày bắt đầu Finish: Ngày kết thúc Predecessors: Công việc làm trước Successors: Công việc Task list: Danh sách cơng việc Resource: Tài ngun hay nhân lực, máy móc thực công việc dự án Work: Số công gán để thực công việc Unit: Khả lao dộng tài nguyên Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kết thúc đoạn dự án Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp lặp lại nhiều lần theo chu kỳ thời gian thực dự án Ví dụ buổi họp giao ban đầu tuần Shedule: Lịch trình dự án Std Rate: Giá chuẩn Ovr Rate: Giá ngồi Cost/use: Phí sử dụng tài ngun Baseline: Theo kế hoạch Actual cost: Chi phí sử dụng tới thời điểm BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Current cost: Chi phí sử dụng tới thời điểm + Chi phí cịn lại theo thời điểm Remaining cost: Chi phí cần có để tiếp tục thực dự án Summary Task (Cơng việc tóm lược): Cơng việc mà chức chứa đựng tóm lược thời khoảng, cơng việc chi phí cơng việc khác BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng PHẦN II: TẠO MỘT DỰ ÁN Thời gian bạn xác định rõ mục đích dự án vạch giai đoạn dự án lúc bạn cần tạo kế hoạch cho dự án Trước hết, nhập tổ chức công việc khoảng thời gian để thực chúng Sau khởi tạo nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu chi phí cho cơng việc Với thông tin này, Microsoft Project tạo kế hoạch làm việc, bạn cần kiểm tra lại kế hoạch điều chỉnh cần thiết Phần hướng dẫn bạn tạo lập kế hoạch dự án Phần bao gồm sau đây: Bài 1: Thiết lập dự án Bài 2: Cách thức nhập tổ chức công việc Bài 3: Thời gian bắt đầu thời gian kết thúc công việc Bài 4: Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho công việc Bài 5: Chi phí cho dự án Bài 6: Xem xét hệ thống công việc Bài 7: Cách thức lưu dự án BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Bài 1: Thiết lập dự án Bước để tạo kế hoạch làm việc tạo file liệu mới, thiết lập thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc nhập thông tin chung dự án Sau học xong này, bạn có file liệu Microsoft Project chứa đựng tên dự án, ngày dự kiến bắt đầu, ngày dự kiến kết thúc, kế hoạch dự án thông tin khác dự án Bài gồm có điểm sau: − Tạo dự án − Nhập thông tin quan trọng dự án − Thiết lập hệ thống thời gian dự án Tạo dự án Khi bạn bắt đầu với dự án với Microsoft Project, bạn nhập thời gian bắt đầu hay thời gian kết thúc dự án Microsoft khuyên nhập thời gian bắt đầu dự án để tự tính thời điểm kết thúc sau bạn nhập thông tin thời gian cơng việc B1 Kích nút New công cụ hay menu File, chọn New Nút New khơng hiển thị hình khơng đủ chỗ cho tất nút Kích nút More Buttons , sau kích nút New B2 Trong hộp thoại Project Information, nhập thời gian bắt đầu hay kết thúc mục Start date hay Finish date cho dự án bạn, sau kích nút OK B3 Kích nút Save hay menu File, chọn mục Save để lưu giữ thông tin dự án BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng B4 Trong mục File name , nhập tên dự án, sau nhấn nút Save Chú ý Bạn thay đổi thơng tin dự án bạn thời điểm cách chọn mục Project Information menu Project BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Nhập thời gian bắt đầu kết thúc thực tế cho công việc Những công việc bắt đầu kết thúc muộn ảnh hưởng tới tiến độ thực công việc khác Ngược lại công việc kết thúc sớm giải phóng tài nguyên mà sử dụng đồng thời tiến độ dự án hoàn thành trước kế hoạch Microsoft Project sử dụng giá trị thực tế để hệ thống lại tiến độ thực cơng việc cịn lại dự án: B1 Trên menu View, chọn khung nhìn Gantt Chart B2 Trên menu View, mục Toolbars, chọn Tracking B3 Trong cột Task Name, chọn công việc bạn muốn cập nhập tiến độ Để chọn nhiều công việc không đứng kề nhau, bấm phím CTRL, sau chọn cơng việc Để chọn nhiều cơng việc đứng kề nhau, bấm phím SHIFT, sau chọn cơng việc đầu cơng việc cuối bạn muốn cập nhập B4 Kích nút Update Tasks chọn Update Task công cụ hay menu Tools, mục Tracking, BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 51 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng B5 Hộp thoại Update Task lên Trong phần Actual, Chọn ngày bắt đầu kết thúc mục Start and Finish Nếu bạn nhập ngày kết thúc cơng việc, đảm bảo cơng việc kết thúc 100%; Microsoft Project hiệu chỉnh lại tiến độ thực dự án B6 Chọn OK Chú ý: Việc nhập tiến độ thực tế công việc ảnh hưởng tới tiến độ thực tế công việc khác Tuy nhiên, tiến độ thực theo kế hoạch không bị thay đổi Nhập khoảng thời gian thực thực tế cho công việc Khi bạn nhập khoảng thời gian thực tế thực công việc, Microsoft Project cập nhập ngày thực tế bắt đầu, tỷ lệ phần trăm hồn thành cơng việc khoảng thời gian cịn lại để thực nốt cơng việc B1 Trên menu View, kích Gantt Chart B2 Trong cột Task Name, chọn công việc bạn muốn nhập khoảng thời gian thực tế thực công việc B3 Trên menu Tools, mục Tracking, kích Update Tasks B4 Trong mục Actual dur, đánh số thời gian thực công việc B5 Chọn OK Chú ý: Nếu bạn nghĩ công việc kết thúc sớm so với kế hoạch ban đầu định ra, bạn nhập giá trị vào trường Remaining dur Cập nhập tiến độ thực công việc theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành Bạn diễn tả tiến độ thực cơng việc theo mức độ hoàn thành: B1 Trên menu View, chọn Gantt Chart B2 Trong cột tên công việc Task Name, chọn công việc bạn muốn cập nhập tiến độ BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 52 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng B3 Chọn Task Information , sau chọn Tab General B4 Trong mục phần trăm hồn thành cơng việc Percent complete, nhập số phần trăm hoàn thành B5 Chọn OK Chú ý: Bạn sử dụng bước sau để cập nhập tiến độ hồn thành cơng việc theo tỷ lệ phần trăm Trong menu Tool, mục Tracking, chọn Update Tasks sau nhập số phần trăm cơng việc hồn thành So sánh thời gian thực tế thực kế hoạch cơng việc Trong Microsoft Project bạn so sánh thời gian thực công việc thực tế kế hoạch Một cơng việc kết thúc sớm so với kế hoạch hay phải kéo dài B1 Trên menu View, kích Gantt Chart B2 Trên menu View, mục Table, chọn Work B3 So sánh giá trị cột Work, Baseline, and Actual Giá trị cột Variance khác tiến độ tiến độ lập kế hoạch Ý nghĩa cột bảng: BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 53 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Work: Thời gian thực theo thực tế Baseline: Thời gian thực công việc theo kế hoạch Variance: Khoảng thời gian thay đổi thực tế kế hoạch Actual: Thời gian thực tế thực Remaining: Thời gian thực tế lại %W Coml: Số phần trăm công việc thực So sánh thông tin công việc thực tế kế hoạch Để dự án thực tiến độ, bạn cần biết thay đổi, phát sinh thực dự án Microsoft Project cung cấp chức để thực điều Chức cho bạn thấy thay đổi cơng việc để bạn điều chỉnh cơng việc có liên quan tới chúng, điều chỉnh lại nguồn tài nguyên sử dụng hay lược bỏ bớt cơng việc khơng cần thiết để hồn thành cơng việc thời hạn B1 Trên menu View, chọn khung nhìn Tracking Gantt Khung nhìn Tracking Gantt thể thay đổi theo dạng đồ họa, điều làm việc quan sát dễ dàng B2 Trên menu View, mục Table, kích Variance Kết luận: Qua kiểm tra cơng việc có thực theo kế hoạch hay không, nhập thời gian bắt đầu kết thúc thực tế khoảng thời gian thực thực tế cho công việc Bài cho cách thức theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên dự án Phần tập: Dựa vào thông tin phần tập trước, thực tập sau: Bài số 8: Mục đích: Theo dõi q trình thực công việc dự án − Nhập thời gian bắt đầu kết thúc thực tế − Cập nhập tiến độ theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành − So sánh thời gian thực tế kế hoạch Yêu cầu: Nhập thời gian thực tế thực CV2 04/06/2003 Cập nhập mức độ hoàn thành CV2 50 % So sánh thời gian thực thực tế kế hoạch khung nhìn Tracking Gant, bảng Variance BỘ MƠN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 54 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Bài 9: Theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên (kiểm tra 10’) Bạn cần theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên dự án để so sánh với kế hoạch đặt Điều giúp bạn thấy hiệu việc sử dụng tài nguyên có kế hoạch tốt cho dự án sau Bài bao gồm điểm sau: − Nhập tổng số thời gian thực tế sử dụng tài nguyên − So sánh việc sử dụng tài nguyên thực tế kế hoạch Nhập tổng số thời gian thực tế sử dụng tài nguyên Nếu kế hoạch thực công việc bạn xây dựng tài nguyên, việc theo dõi tiến độ dựa số thời gian hồn thành cơng việc bạn theo dõi thời gian sử dụng nguồn tài nguyên Khi bạn nhập thông tin thời gian thực tế sử dụng tài nguyên, Microsoft Project tự động tính lại số thời gian lại sử dụng nguồn tài nguyên B1 Trên menu View, chọn khung nhìn Task Usage B2 Trên menu View, mục Table, chọn Work Trong cột TaskName, tên công việc tài nguyên liệt kê B3 Đối với tài nguyên, nhập số thời gian thực tế sử dụng để thực công việc So sánh việc sử dụng tài nguyên thực tế kế hoạch Bạn theo dõi việc sử dụng tài nguyên thực tế kế hoạch Trong phần bạn theo dõi số thời gian tải việc sử dụng tài nguyên B1 Trên menu View, kích Resource Usage B2 Trên menu View, mục Table, chọn Work B3 Với tài nguyên bạn so sánh chi phí hai cột Baseline Actual B4 Đảm bảo cột Work Act Work thể khung nhìn Trên menu Format, mục Details chọn Work chưa chọn Tiếp tục để chọn cột Actual Work BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 55 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Ý nghĩa cột bảng: Work: Thời gian thực theo thực tế Baseline: Thời gian thực công việc theo kế hoạch Overtime: Thời gian Variance: Khoảng thời gian thay đổi thực tế kế hoạch Actual: Thời gian thực tế thực Remaining: Thời gian thực tế cịn lại %W Coml: Số phần trăm cơng việc thực Kết luận: Bài đưa cách nhập tổng số thời gian thực tế việc sử dụng tài nguyên, so sánh việc sử dụng tài nguyên thực tế kế hoạch Bài nói rõ cho việc theo dõi chi phí khả tài dự án Phần tập Dựa vào thông tin phần tập trước, thực tập sau: Bài số Mục đích: Theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên − Xem tổng thời gian thực tế sử dụng tài nguyên − So sánh việc sử dụng tài nguyên thực tế kế hoạch Yêu cầu: − Vào khung nhìn Resource Usage, chọn bảng Work, xem xét mức độ sử dụng tài nguyên − Vào khung nhìn Resource Usage, chọn bảng Cost, xem xét chi phí sử dụng tài nguyên BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 56 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Bài 10 Theo dõi chi phí khả tài Bạn cần phải theo dõi thơng tin chi phí giai đoạn định dự án để có thơng tin tài cách xác Bài gồm điểm sau Nhập chi phí thực tế cho cơng việc tay − So sánh chi phí kế hoạch − Xem xét chi phí tồn dự án − Phân tích tài với bảng Earned Value Nhập chi chí thực tế cho cơng việc tay Microsoft Project tự động cập nhập chi phí thực tế cho cơng việc dựa theo chi phí tài nguyên sử dụng công việc theo q trình hồn thành cơng việc Tuy nhiên bạn nhập chi phí cho cơng việc tay Trước hết bạn cần tắt chế độ tự động cập nhập chi phí cho cơng việc sau bạn nhập chi phí thực tế cho cơng việc B1 Trên menu Tools, mục Options, chọn tab Calculation B2 Chọn lựa chọn Manual B3 Chọn OK BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 57 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng B4 Trên menu View menu, chọn Task Usage B5 Trên menu View, mục Table, chọn Tracking B6 Một hộp thoại xuất B7 Trong cột Act Cost, nhập chi phí thực tế BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 58 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng So sánh chi phí kế hoạch Chi phí thực dự án theo kế hoạch khác với chi phí thực tế thực Chính lý bạn cần phải theo dõi chi phí thực cơng việc qúa trình thực đảm bảo tổng chi phí thực dự án khơng nằm ngồi dự kiến B1 Trên menu View, chọn khung nhìn Gantt Chart B2 Trên menu View, mục Table, chọn Cost B3 So sánh giá trị cột Total Cost Baseline tức cột tổng chi phí thực tế kế hoạch Xem xét chi phí tồn dự án Với Microsoft Project, bạn thấy tổng chi phí theo kế hoạch, theo thực tế, chi phí sử dụng chi phí cịn lại để thực dự án B1 Trên menu Project, chọn mục Project Information BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 59 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng B2 Chọn Statistics Chi phí theo kế hoạch, thực tế chi phí để tiếp tục thực dự án hiển thị Phân tích tài với bảng Earned Value Nếu bạn muốn so sánh tiến trình thực dự án mong đợi với tiến trình thực tế vào thời điểm đó, bạn sử dụng bảng Earned Value Bạn sử dụng bảng Earned Value để dự đốn liệu với tình hình cơng việc kết thúc với chi phí vượt q khả cho phép hay khơng Ví dụ cơng việc hồn thành 50% chi phí thực tế 200$, bạn thấy 200$ nhiều hơn, hay so với việc thực hiên 50% công việc theo kế hoạch Cột VAC thể khác chi phí thực tế kế hoạch B1 Trong menu View, chọn Gantt Chart B2 Trên menu View, mục Table, chọn More Tables B3 Một hộp thoại Table BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 60 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Trong danh sách bảng, chọn bảng Earned Value, sau kích Apply B4 Chú ý: Nếu cột VAC âm theo tiến độ thực tế quỹ tài dự định theo kế hoạch âm Ngược lại, quỹ tài dương Kết luận: Qua xem xét chi phí tồn dự án, so sánh chi phí kế hoạch, phân tích tài cho dự án Bài sau nói việc xem in báo biểu phục vụ cho dự án Phần tập Dựa vào thông tin phần tập trước, thực tập sau: Bài số 10 Mục đích: Theo dõi chi phí khả tài − So sánh chi phí kế hoạch − Xem xét chi phí tồn dự án Yêu cầu: Từ file dự án bạn lập, so sánh chi phí kế hoạch xem xét chi phí tồn dự án BỘ MƠN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 61 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Bài 11: Xem in báo biểu Việc in ấn báo biểu theo dạng sau: o Các báo cáo chuẩn Microsoft Project 2003 o Tiến độ chung dự án o Báo cáo lịch trình cơng việc o Báo cáo việc sử dụng tài nguyên công việc o Báo cáo lịch làm việc theo tuần, quý, tháng Bài gồm điểm sau Các báo biểu chuẩn Microsoft Project Thiết lập cấu hình trang in In biểu đồ dự án Các báo biểu chuẩn Microsoft Project Trong menu View chọn mục Reports Hộp thoại Reports lên: BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 62 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Ý nghĩa bảng lựa chọn: Mục Ý nghĩa Overview Các biểu tổng quan dự án Current Activities Báo cáo công việc Cost Các báo biểu tài dự án Assignment Báo biểu phân bổ tài nguyên Workload Báo biểu việc thực công việc sử dụng tài nguyên Custom Báo biểu thiết lập người sử dụng In biểu đồ dự án Biểu đồ tiến độ dự án thường in dạng chính: Biểu đồ Gantt Sơ đồ mạng Network Diagram Trong menu File chọn Print Preview Khung nhìn Print Preview hiển thị: BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 63 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Thiết lập cấu hình trang In Trong menu File, chọn Page Setup Hộp thoại Page Setup xuất BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 64 Bài giảng Tin học ứng dụng quản lý xây dựng Trong hộp thoại Page Setup cho phép thiết lập tham số Page: Đặt cách nhìn khổ giấy cho trang in Margins: Căn lề trang in Header: Các tiêu đề bên trang in dự án Footer: Các tiêu đề bên trang in dự án Legend: Các hình minh họa cho trang in View: Thiết lập cấu hình cho trang in Kết luận: Bài bàn báo biểu chuẩn Microsoft Project, thiết lập cấu hình trang in in biểu đồ phục vụ dự án Đây cuối sách Hy vọng bạn nắm vững học dự án bạn thành công mỹ mãn Phần tập Dựa vào thông tin phần tập trước, thực tập sau: Bài số 11 Mục đích: In ấn báo biểu − Các báo biểu chuẩn Microsoft Project − Thiết lập cấu hình trang in Yêu cầu: Từ file dự án bạn lập − Xuất báo biểu có sẵn Microsoft Project − Thiết lập cấu hình trang in BỘ MÔN QUẢN LÝ XÂY DỰNG - Khoa Kinh tế Quản lý, Đại học Thủy lợi 65