(Tiểu luận) tài liệu đề tài phân tích nghiệp vụ văn thư

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ NHƠN PHÚ TÀI LIỆU ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ VĂN THƯ GV biên soạn: Nguyễn Thị Nhường – MS: Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Vĩnh Long, Ngày 20/6/2023 LỜI MỞ ĐẦU Trong công xây dựng đất nước tiến tới thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa, việc trao đổi thơng tin trở thành nhu cầu tất yếu người phương tiện khác nhau: Văn bản, sách báo, tạp chí, mạng điện tử, đặc biệt việc trao đổi thông tin văn ngày phát triển hơn, trở thành phương tiện quan trọng thiếu hoạt động quản lý quan, tổ chức nhà nước nói chung tổ chức, đơn vị doanh nghiệp nói riêng để có nguồn thơng tin đáng tin cậy, giá trị phải nói đến tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ coi di sản quý báu quốc gia thiếu hoạt động quan Đảng Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, Làm tốt công tác lưu trữ góp phần giải cơng việc quan đơn vị cách nhanh chóng, xác Sự đời công tác lưu trữ công tác văn phịng khâu nghiệp vụ vơ quan trọng, tập trung, thống phản ánh mặt kết đạt quan tổ chức Chính vậy, cơng tác lưu trữ ngày phát triển, coi trọng xã hội Công tác lưu trữ mắt xích khơng thể thiếu hoạt động quản lý, có vai trị vơ quan trọng, xác định ngành khoa học đánh giá ngang tầm với ngành khoa học khác Nhận biết tầm quan trọng ngành văn thư - lưu trữ xã hội, trường THCS Nhơn Phú không ngừng đẩy mạnh công tác đào tạo cán văn thư - lưu trữ có trình độ chuyên môn vững vàng lý luận thực tiễn Một nhà triết học nói: "Lý thuyết màu xám đời mãi xanh tươi" Đúng vậy, lý thuyết mãi tồn trang giấy, qua giảng khơng đồng hành với thực tế Vì mà trường THCS Nhơn Phú thực phương châm giáo dục: Học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn" nhằm rèn luyện kỹ nghề nghiệp cho nhân viên Nhà trường tổ chức cho nhân viên học tập, tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ giúp cho nhân viên tìm hiểu nâng cao trình độ chuyên mơn nghệp vụ, hiểu vị trí vai trị cơng việc để hồn thiện thân có nhiều tri thức giúp có hành trang tốt sau kết thúc khóa học tập lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư Được quan tâm nhà trường em trực tiếp tiếp xúc với công việc trường Trung học sở thị trấn Long Hồ, huyện Long Hồ, tỉnh Vĩnh Long Trường Trung học sở thị trấn Long Hồ tỉnh đầu thực chủ trương cải cách nề hành nhà nước, trường áp dụng mơ hình cửa đạt thành công định Hằng ngày, trường phải tiếp nhận xử lý nhiều văn đến ban hành văn Vì vậy, quy trình quản lý xử lý văn có hiệu góp phần nâng cao hiệu quản lý Nhà nước địa bàn huyện Vậy nên tài liệu lưu trữ coi di sản Quốc gia nói chung huyện nói riêng, làm tốt công tác lưu trữ giúp quan, đơn vị giải cơng việc cách nhanh chóng xác cao Thời gian làm việc trường 07 năm giúp cho học hỏi kiến thức bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn, bước đầu làm quen với môi trường mới, môi trường làm việc quan, văn hóa cơng sở, rèn luyện tác phong làm việc Trong khoảng thời gian làm việc thân em tiếp cận trực tiếp với công việc, nổ lực cố gắng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn thư lưu trữ Tuy nhiên, trình làm việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn nhiều hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều, kết đánh giá bước trưởng thành thân sau tháng học tập rèn luyện trường Trong thời gian học tập tiểu luận cuối khóa cịn nhiều thiếu xót khơng tránh khỏi hạn chế định Vì vậy, em mong nhận giúp đỡ, ý kiến đóng góp, nhận xét từ q thầy giảng dạy lãnh đạo nhà trường để báo cáo em hồn chỉnh hơn, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm quý báu công việc tạo điều kiện thuận lợi cho bước tương lai Qua tiểu luận cuối khóa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô trường Đại học Trà Vinh, khoa Văn thư - lưu trữ giảng dạy, giúp đỡ truyền đạt tới chúng em kiến thức vững công tác nghiệp vụ Em xin chân thành cám ơn Hiệu trưởng trường THCS thị trấn Long Hồ tạo điều kiện giúp đỡ em, giúp em có thêm niềm tin lòng say mê nghề nghiệp nhận biết phẩm chất trách nhiệm người viên chức để em hoàn thiện đợt viết tiểu luận cuối khóa Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 1.1.1 Khái niệm định nghĩa văn thư .6 1.1.2 Tầm quan trọng nghiệp vụ văn thư tổ chức 1.1.3 Nguyên tắc tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư 1.1.5 Thách thức hội nghiệp vụ văn thư 12 1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGIỆP VỤ VĂN THƯ 16 1.2.1 Khái niệm công tác văn thư 16 1.2.2 Vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư 17 1.2.3 Yêu cầu công tác văn thư 18 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 21 2.1 ĐẶC ĐIỂM VÀ THỰC TRẠNG CỦA NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TRONG TỔ CHỨC 21 2.1.1 Nghiệp vụ văn thư tổ chức công cộng 21 2.1.2 Nghiệp vụ văn thư tổ chức tư nhân 22 2.1.3 Nghiệp vụ văn thư tổ chức phi lợi nhuận 23 2.2 THÁCH THỨC VÀ KHÓ KHĂN TRONG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ HIỆN NAY 24 2.2.1 Vấn đề quản lý tài liệu thông tin 24 2.2.2 Sự phụ thuộc vào công nghệ thông tin 25 2.2.3 Khó khăn việc đảm bảo tính tồn vẹn bảo mật thông tin 26 2.3 NHỮNG NỖ LỰC VÀ CÁI TIẾN TRONG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 27 2.3.1 Áp dụng công nghệ tự động hóa quản lý văn thư 27 2.3.2 Đổi quy trình phương pháp làm việc 28 2.3.3 Đào tạo nâng cao lực cho nhân viên văn thư 29 2.4 TỔNG KẾT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ HIỆN NAY 30 2.4.1 Đánh giá hiệu hiệu suất nghiệp vụ văn thư .30 2.4.2 Những vấn đề tồn đọng khuyến nghị 31 CHƯƠNG NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 34 3.1 GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ TRONG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 34 3.1.1 Áp dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử 34 3.1.2 Tự động hóa quy trình làm việc cơng cụ hỗ trợ 35 3.1.3 Sử dụng công nghệ điện toán đám mây cho lưu trữ chia sẻ tài liệu 36 3.2 CẢI TIẾN QUY TRÌNH LÀM VIỆC VÀ PHƯƠNG PHÁP VĂN THƯC VĂN THƯ 37 3.2.1 Tối ưu hóa quy trình ghi nhận xử lý tài liệu 37 3.2.2 Xây dựng hệ thống phân loại mục hóa tài liệu 38 3.2.3 Đẩy mạnh việc sử dụng tài liệu điện tử thay tài liệu in ấn 40 3.3 CÁC ĐỀ XUẤT 41 3.3.1 Đề xuất nâng cao lực đào tạo nhân viên văn thư 41 3.3.2 Đề xuất quy định sách quản lý tài liệu 42 3.3.3 Đề xuất xây dựng môi trường văn thư bền vững .43 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Nghiệp vụ văn thư chun mơn hành văn phòng, kĩ năng, tác phong làm việc nhân viên văn thư cần phải có trình thực cơng việc 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Trong môi trường công việc đại, nghiệp vụ văn thư đóng vai trị quan trọng việc quản lý thông tin tài liệu tổ chức hay tổ chức kinh doanh Nghiệp vụ văn thư không đơn việc ghi lại trì thơng tin, mà cịn đảm bảo tính tồn vẹn khả truy cập vào thơng tin, hỗ trợ quy trình làm việc quản lý tài liệu, tăng cường hiệu suất công việc 1.1.1 Khái niệm định nghĩa văn thư Văn thư khái niệm phổ biến lĩnh vực quản lý thơng tin tài liệu Nó bao gồm hoạt động liên quan đến việc nhận, ghi nhận, xử lý, lưu trữ phân phối thông tin tổ chức tổ chức kinh doanh Văn thư không giới hạn việc xử lý thư từ tài liệu truyền thống, mà áp dụng đến quản lý thông tin điện tử công nghệ lưu trữ truyền đạt thông tin Về bản, văn thư đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng Đầu tiên, liên quan đến việc thu thập, nhận ghi nhận thông tin từ nguồn khác thư từ, email, tài liệu, văn bản, báo cáo thông tin điện tử Tiếp theo, văn thư bao gồm việc quản lý tổ chức tài liệu thơng tin cách có hệ thống Điều đòi hỏi việc phân loại, xếp lưu trữ tài liệu cho dễ dàng tìm kiếm, truy cập sử dụng Ngồi ra, văn thư có nhiệm vụ xử lý truyền đạt thông tin tổ chức Điều bao gồm việc xử lý thư từ, tạo phân phối tài liệu nội bộ, truyền thông tổ chức quản lý công cụ giao tiếp hộp thư đến đi, máy fax, email phương tiện truyền thông điện tử khác Cuối cùng, văn thư đảm bảo tính tồn vẹn bảo mật thông tin tài liệu Việc thiết lập sách quy trình để bảo vệ thơng tin nhạy cảm đảm bảo người ủy quyền có quyền truy cập phần quan trọng nghiệp vụ văn thư Trên sở khái niệm định nghĩa này, nghiệp vụ văn thư xem lĩnh vực quan trọng để quản lý thông tin tài liệu tổ chức, đóng góp đáng kể vào hoạt động hàng ngày định chiến lược tổ chức 1.1.2 Tầm quan trọng nghiệp vụ văn thư tổ chức Nghiệp vụ văn thư đóng vai trị vơ quan trọng việc quản lý thông tin tài liệu tổ chức Dưới số điểm nhấn tầm quan trọng nghiệp vụ văn thư: Vai trị văn thư ghi nhận trì thông tin: Văn thư đảm nhận nhiệm vụ quan trọng việc ghi nhận trì thơng tin liên quan đến hoạt động định tổ chức Từ việc ghi nhận thông tin đến việc quản lý hồ sơ tài liệu, nghiệp vụ văn thư đóng góp vào việc xây dựng sở liệu thơng tin đáng tin cậy tồn diện Đảm bảo tính tồn vẹn khả truy cập vào thơng tin: Nghiệp vụ văn thư đảm bảo tính tồn vẹn khả truy cập vào thông tin Điều bao gồm việc bảo quản tài liệu cho an tồn khơng bị mát, đồng thời đảm bảo thơng tin tìm kiếm sử dụng cách dễ dàng hiệu Hỗ trợ quy trình làm việc quản lý tài liệu: Nghiệp vụ văn thư hỗ trợ quy trình làm việc quản lý tài liệu tổ chức Điều bao gồm việc xử lý thư từ, tạo phân phối tài liệu nội 10