Giới thiệu về chu trình bán hàng - thu tiền
Đặc điểm của chu trình bán hàng- thu tiền với tổ chức kế toán
Theo chế độ kế toán hiện hành của Việt nam quá trình tiêu thụ đợc thực hiện khi hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã đợc chuyển giao cho ngời mua, đợc ngời mua trả tiền và chấp nhận thanh toán Về bản chất tiêu thụ là quá trình thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá lao vụ, dịch vụ đồng thời tạo vốn để táI sản xuất mở rộng Thực hiện tốt quá trình tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp mới có thể thu hồi vốn và thực hiện đợc giá trị thặng d - một nguồn thu quan trọng để tích luỹ vào ngân sách và các quỹ của doanh nghiệp nhằm mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao đời sống ngời lao động.
Dới góc độ kiểm toán quá trình bán hàng và thu tiền liên quan đến nhiều chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán (Nh tàI khoản tiền, các khoản phảI thu, các khoản dự phòng phảI thu khó đòi ) và báo cáo kết quả kinh doanh (doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, khoản chi phí dự phòng và các khoản thu nhập bất thờng có đợc từ các khoản hoàn nhập dự phòng ) Đây là những chỉ tiêu cơ bản mà những ngời quan tâm đến tình hình tàI chính của doanh nghiệp dùng để phân tích khả năng thanh toán, tiềm năng, hiệu quả kinh doanh, triển vọng phát triển cũng nh những rủi ro tiềm tàng trong tơng lai vì thế các chỉ tiêu này thờng bị phản ánh sai lệch theo Để có đợc những hiểu biết sâu sắc về chu trình bán hàng và thu tiền thì trớc hết phảI nắm đợc các đặc đIểm, các thuộc tính của chu kì. Các đặc đIểm của chu kỳ bán hàng và thu tiền gồm có:
- Mật độ phát sinh của các nghiệp vụ tiêu thụ tơng đối lớn và phức tạp.
- Có liên quan đến đối tợng bên ngoàI doanh nghiệp.
- Chịu ảnh hởng mạnh mẽ của quy luật cung cầu.
- Doanh thu là cơ sở để đánh giá hiệu quả của một quá trình kinh doanh và lập phơng án phân phối thu nhập đồng thời thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc nên chỉ tiêu này dễ bị phản ánh sai lệch.
- Các quan hệ thanh toán trong mua bán rất phức tạp, chiếm dụng vốn lẫn nhau, công nợ dây da khó đòi Tuy nhiên, việc lập dự phòng nợ khó đòi lạI mang tính chủ quan và thờng dựa vào khả năng ớc đoán của Ban Giám đốc nên rất khó kiểm tra và thờng bị lợi dụng để ghi tăng chi phí.
- Rủi ro đối với các khoản mục trong chu kỳ này xảy ra theo nhiều chiều h- ớng khác nhau có thể bị ghi tăng, ghi giảm hoặc vừa tăng vừa giảm theo ý đồ của doanh nghiệp hoặc một số cá nhân Chẳng hạn khoản phảI thu có thể bị khai tăng để che đậy sự thụt két hoặc doanh thu có thể bị ghi giảm nếu nhằm mục đích trốn thuế, và khai tăng nhằm cảI thiện tình hình tàI chính doanh nghiệp Vì thế, việc kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền tơng đối tốn kém và mất thời gian Với chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin tàI chính nói chung và các thông tin về chu trình bán hàng thu tiền nói riêng thì kiểm toán viên không thể không xem xét những đặc đIểm của chu kỳ và ảnh hởng của nó đến việc lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán sao cho có hiệu quả.
* Tổ chức kế toán bán hàng-thu tiền
Bán hàng - thu tiền là một giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thơng mại thì đó là giai đoạn tiếp theo giai đoạn mua vào và thanh toán và là giai đoạn tiếp theo giai đoạn sản xuất đối với doanh nghiệp
Thủ tr ởng hoặc kế toán tr ởng
Bé phËn quản lý hàng
LËp chứng từ bán hàng
Ký duyệt hoá đơn bán hàng
Giao nhËn hàng theo hoá đơn
Ghi sổ và theo dâi thanh toán
Nhu cÇu cung cÊp dịch vô
Thủ tr ởng hoặc kế toán tr ởng
Bé phËn cung cÊp dịch vô
Lập hoá đơn cung cÊp dịch vụ
Ký duyệt hoá đơn dịch vụ
Ghi sổ doanh thu và các sổ khác
Thủ quỹ sản xuất Do đó cũng giống nh các giai đoạn khác tổ chức kế toán bán hàng -thu tiền bao gồm các nội dung sau. a Tổ chức chứng từ kế toán. Đó là quá trình thiết kế khối lợng chứng từ kế toán và quy trình hạch toán trên chứng từ theo chỉ tiêu hạch toán và đơn vị hạch toán cơ sở Tổ chức chứng từ kế toán cho chu trình Bán hàng-Thu tiền đợc chia làm 2 trờng hợp.
Tr ờng hợp 1 : Hàng hoá bán ra là sản phẩm vật chất Quy trình luân chuyển chứng từ đợc tổ chức theo sơ đồ sau.
Biểu 01 Quy trình luân chuyển chứng từ
Tr ờng hợp 2: Hàng hoá là các sản phẩm phi vật chất thì quy trình luân chuyển chứng từ đợc tổ chức theo sơ đồ sau.
Biểu 02 Quy trình luân chuyển chứng từ b Các tài khoản sử dụng.
Hạch toán trên cơ sở sổ tài khoản là việc vận dụng phơng pháp đối ứng tài khoản để phân loại và ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp Để phản ánh đợc thì phải xây dựng đợc một bộ tài khoản phản ánh đầy đủ toàn bộ thông tin có liên quan đến quá trình bán hàng
- thu tiền Bộ tài khoản đó bao gồm các tài khoản sau.
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng
Tài khoản 512- Doanh thu bán hàng nội bộ.
Tài khoản 521 - Chiết khấu bán hàng.
Tài khoản 531 - Doanh thu hàng bán bị trả lại.
Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán
Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng.
Tài khoản 3387 - Doanh thu nhận trớc
Tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 721 - Thu nhập bất thờng.
Tài khoản 3331 - Thuế giá trị gia tăng đầu ra.
Tài khoản 111 - Tiền mặt tại quỹ.
Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản 004 - Nợ khó đòi đã xử lý c Hệ thống sổ sách sử dụng.
Trong trờng hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật kí chung thì hệ thống sổ bao gồm các sổ sách sau.
- Sổ nhật ký thu tiền.
- Sổ cái các khoản phải thu.
- Sổ chi tiết các khách hàng nợ.
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng. d Quy trình hạch toán quá trình tiêu thụ
Chiết khấu K/c khoản giảm doanh thu thu tiền ngay
Giảm giá, hàng trừ doanh thu bán trả lại TK3387 doanh thu Doanh thu kỳ này Nhận trớc
Nợ TK004 -Xoá sổ nợ khó đòi
Có TK004 - Nợ khó đòi đã xoá sổ TK131,136 TK642
Nay đòi đợc Doanh Xoá nợ phải thu cha thu khó đòi thu tiÒn
Tk721 TK139 hoàn nhập dự Lập dự phòng phòng phải thu phải thu khó đòi khó đòi e Báo cáo số liệu kế toán.
Trên cơ sở hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp cuối kỳ kế toán lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo kết quả kinh doanh phục vụ thông tin cho công tác quản lý Từ đó nắm rõ đợc nội dung và quá trình hạch toán kiểm toán chu trình Bán hàng - Thu tiền, kiểm toán viên tiến hành kiểm toán.
Chu trình bán hàng - thu tiền với công tác kiểm toán
II.1 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng- thu tiền
Bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền (giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ) Nh vậy, quá trình bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng hay hợp đồng mua hàng ) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền. Trong trờng hợp này, hàng hoá và tiền tệ đợc xác định bản chất kinh tế của chúng Hàng hoá là những tàI sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán đ- ợc; tiền tệ là phơng tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch, thanh toán đợc giảI quyết tức thời Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng và thu tiền đợc thể chế hoá trong từng thời kỳ và cho từng đối tợng có những đIểm cụ thể khác nhau Ví dụ, phạm vi của hàng hoá có hoặc không bao hàm đất đai, sức lao động là tuỳ thuộc vào quan hệ xã hội trong từng thời kỳ Hoặc kháI niệm thu tiền chỉ có thể đợc tính khi tiền đã trao tay hay chuyển vào tàI khoản của ngời bán song cũng có thể tính cả trờng hợp khách hàng đã chấp nhận trả tiền Do vậy, trong kiểm toán phảI dựa vào các văn bản pháp lý để xem xét danh giới của các đối tợng kiểm toán nói trên.
Bán hàng là một quá trình có mục dích thống nhất song phơng thức thực hiện mục đích này rất đa dạng Chẳng hạn, theo phơng thức trao đổi và thanh toán có thể có bán hàng theo phơng thức thu tiền mặt trực tiếp về két hoặc thu qua ngân hàng, bán theo phơng thức giao hàng ttrực tiếp nhng sẽ thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theo phơng thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận (sau khi kiểm tra chất lợng và số lợng hàng hoá rồi trả tiền ).
Theo cách thực cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hoá sản xuất ra hoặc dịch vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng theo phơng thức bán lẻ hoặc gián tiếp theo phơng thức bán buôn, bán hàng qua đạI lý Với mỗi ph- ơng thức này, trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao, nhận, thanh toán cũng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau Do đó, nội dung và cách thức kiểm toán cụ thể cũng khác nhau
Với bản chất và hình thức biểu hiện nói trên, có thể cụ thể hoá chu trình bán hàng - thu tiền thành các chức năng với các bớc công việc tơng ứng nh: Xem xét nhu cầu và quyết định tiêu thụ, xem xét khả năng của khách hàng và quyết định bán chịu, vận chuyển và bốc xếp hàng hoá, lập hoá đơn bán hàng, ghi sổ hàng bán, ghi sổ khoản phảI thu và thu tiền Mỗi bớc công việc nói trên lạI bao gồm nhiều nghiệp vụ với các minh chứng bằng các chứng từ tơng ứng Hiểu đợc các chức năng, các chứng từ cùng quá trình luân chuyển của chúng mới có thể đa ra đợc những quyết định đúng đắn trong kiểm toán Tất nhiên, với mỗi loạI hình doanh nghiệp cơ cấu các chức năng và chứng từ kế toán về bán hàng- thu tiền cũng có những đIểm khác nhau và đòi hỏi phảI cụ thể hoá trong từng cuộc kiểm toán Thông thờng với một số doanh nghiệp, những biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng và bộ phận đảm nhiệm những chức năng đó có khác nhau song chung nhất, chu trình bán hàng - thu tiền đều bao gồm các chức năng chính nh: Xử lý đơn đặt hàng của ngời mua; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hoá; lập hoá đơn bán hàng; xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và về thu tiền; xoá sổ các khoản phảI thu không thu hồi đợc; lập dự phòng nợ khó đòi.
* Xử lý đặt hàng của ngời mua: Đặt hàng của ngời mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua th, fax, đIện thoạI và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hoá, dịch vụ Về phơng diện pháp lý đó là sự bày tỏ việc sẵn sàng mua hàng hoá theo những yêu cầu xác định Do đó, có thể xem đây là đIểm bắt đầu của toàn bộ chu trình Trên cơ sở pháp lý này, ngời bán có thể xem xét để đa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập háo đơn bán hàng.
* Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một kháI niệm “tiêu thụ” nên ngay từ thoả thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế nh một đIều kiện đã đợc thoả thuận trong quan hệ mua bán Tuy nhiên, ở nhiều công ty việc ghi đúng bán chịu đợc tiến hành trên các lệnh bán hàng trớc khi vận chuyển hàng hoá do một ngời am hiểu về tàI chính và về khách hàng xét duyệt Việc xét duyệt có thể đợc tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hớng khuyến khích ngời mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thoả thuận ban đầu này.
* Chuyển giao hàng: Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán Theo nghĩa hẹp của kháI niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hoá đến tay ngời mua là đIểm bắt đầu của chu trình nên thờng là đIểm chấp nhận đợc ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng đợc lập Chứng từ vận chuyển th- ờng là hoá đơn vận chuyển hay vận đơn Các Công ty có quy mô lớn, có diễn biến thờng xuyên về nghiệp vụ bán hàng thờng lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển Mặt khác, các cơ quan thuế quan thờng quy định là khi vận chuyển hàng hoá phảI có hoá đơn bán hàng Trong trờng hợp này hoá đơn bán hàng phải đợc lập đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyÓn.
* Gửi hoá đơn tính tiền cho ngời mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lợng hàng hoá, giá cả hàng hoá (gồm giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng) hoá đơn đợc lập thành 03 liên: liên 01 gửi cho khách mua hàng, các liên sau đợc lu lạI và theo dõi thu tiền Nh vậy, hoá đơn vừa là ph- ơng thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng thơng vụ, vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phảI thu.
* Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong đIều kiện bình thờng và không bình thờng Trong mọi trờng hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thờng về thu tiền bán hàng Trong việc xử lý này, cần đặc biệt chú ý khả năng bỏ sót hoặc dấu diếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực tiếp.
* Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lạI và khoản bớt giá: Xảy ra khi ngời mua không thoả mãn về hàng hoá Khi đó, ngời bán có thể nhận lạI hàng hoặc bớt giá Trong trờng hợp này phảI lập bảng ghi nhớ hoặc có th báo có hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phảI thu Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lạI và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phô.
* Thẩm định và xoá sổ các khoản không thu hồi đợc: Có thể có những trờng hợp ngời mua không chịu thanh toán Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản phảI thu này thực sự không có khả năng thu hồi thì cần xem xét xoá sổ khoản phảI thu đó.
* Dự phòng nợ phảI thu khó đòi: Đợc lập với yêu cầu đủ trang trảI các khoản đã tiêu thụ kỳ này song không có khả năng thu đợc cả trong tơng lai Tuy nhiên, ở nhiều Công ty, dự phòng này là số d do đIều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các khoản không thu đợc tiền.
II.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý chu trình bán hàng - thu tiền.
Theo định nghĩa của liên đoàn kế toán Quốc tế thì hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm vào 04 mục tiêu.
- Bảo vệ tàI sản của đơn vị.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.
- Bảo đảm để thực hiện các qui định pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Trong đó chính sách bao gồm các chế độ về quản lý các nội dung về bảo vệ tàI sản, quỹ, vật t, và các qui trình về những mặt quản lý cụ thể ví dụ nh qui trình luân chuyển chứng từ Mặt khác, những chính sách này là cơ sở để thực hiện công tác kiểm soát nội bộ trong đơn vị Còn các thủ tục bao gồm các trình tự và các qui trình để thực hiện kiểm soát nội bộ chẳng hạn nh trình tự kiểm kê tàI sản, trình tự công tác ghi sổ kế toán. a Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Đối với bất kì một nhà quản trị doanh nghiệp làm ăn chân chính nào cũng luôn mong muốn hoạt động kinh doanh tại đơn vị mình diễn ra một cách có hiệu quả nhất Điều đó thể hiện ở việc thu hồi vốn nhanh, chi phí thấp, lợi nhuận cao từ đó có thể mở rộng sản xuất kinh doanh theo cả chiều rộng và chiều sâu Để đạt đợc điều đó thì tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị đều phải đợc kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo tất cả các thông tin là đúng hiện thực, từ đó giúp cho các quản trị gia nắm bắt đợc các thông tin và đa ra các quyết định kịp thời Nh vậy, lí do để doanh nghiệp xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ là để giúp doanh nghiệp thoả mãn các mục tiêu của mình, và điều quan trọng để đảm bảo thành công cho quá trình kiểm tra kiểm soát trong nội bộ đơn vị là việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
Nh vậy, đối với một doanh nghiệp thì hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách và thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành các hoạt động của đơn vị để đảm bảo các mục tiêu sau:
+) Điều khiển và quản lý hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
+) Đảm bảo đợc mọi hoạt động của đơn vị đều đợc thực hiện đúng trật tự và đợc giám sát
+) Phát hiện kịp thời những sự kiện bất thờng trong hoạt động kinh doanh để tìm biện pháp xử lý.
Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền
III.1 Hệ thống các mục tiêu kiểm toán.
Kiểm toán bao gồm có 2 chức năng cơ bản trong đó có chức năng xác minh và theo thông lệ Quốc tế phổ biến thì chức năng xác minh đợc cụ thể hoá thành các mục tiêu và tuỳ thuộc vào đối tợng hay các loại hình kiểm toán mà các mục tiêu có thể khác nhau.
Mục tiêu của cuộc kiểm tra bình thờng các báo cáo tài chính của các kiểm toán viên độc lập là sự trình bày một nhận xét về mức trung thực mà các báo cáo phản ánh tình hình tài chính, các kết quả độc lập và sự lu chuyển dòng tiền mặt theo các nguyên tắc kế toán đã đợc thừa nhận Đối với bất kỳ một cuộc kiểm toán nào các mục tiêu đặt ra nhằm cung cấp một bố cục giúp kiểm toán viên tập hợp đầy đủ bằng chứng cần thiết Các mục tiêu đặt ra này có liên quan chặt chẽ đến việc xác nhận của doanh nghiệp mà cụ thể là ban quản trị về các tiêu chuẩn của đặc tính thông tin đã trình bày trên báo cáo tài chính Thông thờng các bớc triển khai mục tiêu kiểm toán là nh sau.
Biểu 03 Các bớc triển khai mục tiêu kiểm toán
Qua các bớc trên cho thấy việc xác nhận của ban quản trị về các chu trình nói chung và chu trình bán hàng thu tiền nói riêng là rất quan trọng để thiết kế nên các mục tiêu kiểm toán Từ việc xác nhận của ban quản trị mà chúng ta đi từ mục tiêu kiểm toán chung đến các mục tiêu đặc thù của từng chu trình
Nh vậy, mục tiêu chung là các mục tiêu có liên quan đầy đủ đến các cơ sở dẫn liệu và áp dụng cho toàn bộ các khoản mục trên báo cáo tài chính đối với mọi cuộc kiểm toán tài chính Còn mục tiêu đặc thù là nét riêng biệt cho từng chu trình cụ thể đợc thiết kế cho từng trờng hợp cụ thể theo sự phán đoán riêng của kiểm toán viên đối với đặc điểm riêng của chu trình và những sai sót hay xẩy ra đối với chu trình này.
Các mục tiêu chung áp dụng cho toàn bộ báo cáo tài chính của một cuộc kiểm toán tài chính nh sau:
1 Xác minh về tính hiệu lực.
2 Xác minh về tính trọn vẹn.
3 Xác minh về việc phân loại và trình bày.
4 Xác minh về nguyên tắc tính giá.
5 Xác minh về quyền và nghĩa vụ.
6 Xác minh về tính chính xác, máy móc
Từ những mục tiêu chung của kiểm toán bảng khai tài chính đó ta có các mục tiêu đặc thù cho chu trình bán hàng - thu tiền nh sau:
1 Xác nhận về sự hiện hữu (tính có thật): Doanh thu trên báo cáo kết quả kinh doanh phản ánh những quá trình về trao đổi hàng hoá và dịch vụ thực tế đã xẩy ra, các khoản phải thu là có thực đợc lập vào ngày lập bảng cân đối kế toán.
2 Xác nhận về tính đầy đủ (tính trọn vẹn): Doanh thu về hàng hoá và dịch vụ đã bán, các khoản thu bằng tiền và các khoản phải thu đã đợc ghi sổ và đa vào báo cáo tài chính.
3 Xác nhận về quyền sở hữu: Hàng hoá và các khoản phải thu của doanh nghiệp tại ngày lập bảng cân đối tài sản đều thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
4 Xác nhận về sự đánh giá và phân loại: Doanh thu và các khoản phải thu đợc phân loại đúng bản chất kinh tế và đợc đánh giá theo các chuẩn mực kế toán và các quy định về tài chính.
5 Xác nhận về sự trình bày: Doanh thu và các khoản phải thu đợc trình bày trung thực và đúng đắn trên tài khoản cũng nh trên các báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán của doanh nghiệp và theo các quy định kế toán hiện hành.
6 Xác nhận về sự tính toán chính xác: Các khoản giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại, các phép tính cộng dồn, nhân, chia đợc tính toán đúng đắn và chính xác.
7 Xác nhận về tính đúng kỳ: Doanh thu và các khoản phải thu phải đợc ghi chép đúng kỳ, không đợc ghi giảm doanh thu kỳ này, ghi tăng doanh thu kỳ sau và ngợc lại.
Tóm lại : Đối với mỗi một chu trình kiểm toán có các mục tiêu đặc thù riêng và chu trình Bán hàng Thu tiền cũng có các mục tiêu riêng biệt Tuy nhiên, với mỗi một cuộc kiểm toán cụ thể thì mục tiêu riêng của chu trình bán hàng - thu tiền là khác nhau Vì vậy, căn cứ vào từng trờng hợp cụ thể mà kiểm toán viên xác định các mục tiêu kiểm toán cụ thể.
III.2 Các chứng từ, sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán a Các chứng từ đ ợc sử dụng trong quá trình kiểm toán bao gồm.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trớc và năm nay
- Các đơn đặt hàng của khách (Đây là cơ sở pháp lý cho việc ràng buộc trách nhiệm cho các bên tham gia hợp đồng)
- Hợp đồng đã ký kết về bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ
- Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
- Các bản quyết toán, thanh lý hợp đồng bán hàng.
- Các chứng từ phiếu thu tiền mặt hoặc séc, giấy báo nợ, các bản sao kê của ngân hàng.
- Các hợp đồng khế ớc, tín dụng.
- Các chứng từ, các hợp đồng vận chuyển thành phẩm hay hàng hoá b Các sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán
Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung trong kỳ để hạch toán kế toán thì hệ thống sổ bao gồm.
2 Sổ nhật ký thu tiền.
3 Sổ cái các khoản phải thu.
4 Các sổ liên quan khác( nếu cần thiết)
III.3 Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán bản khai tài chính
Sau khi kiểm toán viên đã xác nhận các mục tiêu kiểm toán đặc thù cho chu trình bán hàng thu tiền thì công việc tiếp theo là tập hợp bằng chứng kiểm toán Để đảm bảo cho công việc diễn ra theo đúng tiến độ, khoa học và hiệu quả thì việc tập hợp và thu thập bằng chứng, đánh giá phải diễn ra theo một quy trình.
Quy trình kiểm toán là một hệ thống phơng pháp của quá trình tổ chức một cuộc kiểm toán nhằm giúp cho kiểm toán viên tập hợp bằng chứng một cách đầy đủ
Chu trình bán hàng và thu tiền là một bộ phận cấu thành của báo cáo tài chính Vì vậy, để cho toàn bộ cuộc kiểm toán diễn ra một cách thống nhất thì khi kiểm toán chu trình này phải tuân theo quy trình kiểm toán của một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính Mỗi một cuộc kiểm toán nào cũng phải tuân theo các bớc cơ bản sau:
Các bớc này bao gồm các nội dung sau.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán
vấn tài chính kế toán và kiểm toán
Trong điều kiện nền kinh tế đã chuyển đổi sang cơ chế thị trờng, mọi yếu tố không phù hợp của nền kinh tế cũ bị xoá bỏ, những nhu cầu mới đợc hình thành và đòi hỏi ngày càng bức bách, trong đó có các nhu cầu về dịch vụ t vấn kế toán của các doanh nghiệp, của các tổ chức để áp dụng chế độ kế toán tài chính thế nào cho phù hợp, xây dựng các mô hình tổ chức kế toán, xây dựng hệ thống sổ sách kế toán, đặc biệt là việc hạch toán thế nào cho đúng Trớc yêu cầu cấp thiết đó Ngày 13/05/1991Bộ trởng Bộ Tài chính đã ra quyết định số 164 TC/QĐ/ TCCB thành lập Công ty Dịch vụ Kế toán tên giao dịch là ASC (ACCOUNTING COMPANY )
Là một trong những tổ chức dịch vụ kế toán hoạt động có hiệu quả và không ngừng phát triển về mọi mặt nh số khách hàng, số cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, về hiệu quả công việc và phạm vi hoạt động ngày càng mở rộng cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nớc, sự giao lu kinh tế với các nớc trong khu vực và trên thế giới Ngày 14/9/1993 Công ty đã đổi tên thành Công ty
T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán theo quyết định số 639 TC/TCCB của Bộ trởng Bộ Tài chính. Đây là một bớc ngoặt quan trọng đánh dấu sự không ngừng phát triển của Công ty Dịch vụ Kế toán về chức năng và nhiệm vụ Công ty T vấn Tài chính
Kế toán và Kiểm toán (tên giao dịch quốc tế viết tắt là AASC) là một trong những tổ chức t vấn tài chính kế toán và kiểm toán hợp pháp đầu tiên và lớn nhất tại Việt Nam, góp phần phát triển hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp và thực hiện công bằng xã hội.
AASC là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ t vấn về tài chính kế toán và kiểm toán, tham mu cho khách hàng trong việc tổ chức quản lý phân cấp tài chính và t vấn quản trị tài chính cho doanh nghiệp nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của AASC khoa học, phân cấp rõ ràng, gọn nhẹ, linh hoạt (cơ cấu bộ máy tổ chức thể hiện ở biểu 04).
Là tổ chức chuyên ngành đầu tiên và lớn nhất tại Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực t vấn tài chính kế toán và kiểm toán nên ngay từ những ngày đầu thành lập, AASC đã xác định chất lợng dịch vụ và uy tín của Công ty là mục tiêu của sự phát triển Vì vậy, sau gần 10 năm hoạt động, tập thể cán bộ công nhân viên của toàn Công ty đã nỗ lực nâng cao trình độ lý luận, kinh nghiệm thực tiễn cùng với sự nhiệt tình nên AASC đã thu hút một đội ngũ khách hàng hoạt động trong mọi lĩnh vực nh ngân hàng, Bảo hiểm, Bu chính viễn thông, Y tế Cho đến nayAASC vẫn không ngừng phát triển và mở rộng địa bàn hoạt động Với đội ngũ cán bộ công nhân viên hơn 200 ngời, các kiểm toán viên có trình độ, có kinh nghiệm thực tế hoạt động ở các chi nhánh TP Hồ Chí Minh, Vũng Tàu, Hạ Long,Hải Phòng, Thanh Hoá đã đáp ứng rộng rãi nhu cầu của mọi cá nhân tổ chức trong và ngoài nớc.
Bên cạnh đó AASC còn có một đội ngũ các cộng tác viên là các chuyên viên,các nhà lãnh đạo, các giáo s, tiến sĩ ở các Bộ, ngành, mọi lĩnh vực trong và ngoài nớc Chính những điều đó đã góp phần cho sự phát triển của công ty.
Tổng giám Đốc Phạm huy đoán
Phó giám đốc Ngô đức đoàn Phó giám đốc
Lê đăng khoa Phó giám đốc
Phòng hành chÝnh tổng hợp
Phòng kiÓm toán th ơng mạI dịch vụ
Phòng kế toán tàI vụ
Phòng kiÓm toán dự án
Phòng kinh doanh tiếp thị
Phòng kiÓm toán x©y dựng cơ bản
Chi nhánh Vũng Tàu Chi nhánh Thanh Hoá Chi nhánh HảI Phòng Chi nhánh TP HCM
Biểu 06 Cơ cấu bộ máy nhân sự của Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán
Bằng sự năng động luôn bám sát nhu cầu thị trờng, AASC đã có một thị phần tơng đối lớn về cung cấp dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán, thể hiện qua số lợng chi nhánh ở khắp các tỉnh, Thành Phố trong cả nớc, qua chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận tăng trởng không ngừng qua tất cả các năm Hiện nay AASC có các loại hình dịch vụ chủ yếu sau
1 Dịch vụ kiểm toán Bao gồm:
- Kiểm toán báo cáo tài chính của các doanh nghiệp Nhà nớc, doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, các tổ chức kinh tế khác.
- Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu t công trình hoàn thành.
- Kiểm toán hoạt động các dự án sử dụng vốn vay của các tổ chức tiền tệ thế giới, các tổ chức phi chính phủ
- Kiểm toán xác định vốn góp của các dự án theo hình thức hợp tác liên doanh, liên kết
- Dịch vụ giám định tài liệu tài chính kế toán
- Hớng dẫn áp dụng chế độ kế toán tài chính cho các đơn vị kinh tế.
- Xây dựng các mô hình tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, tránh cồng kềnh, và phù hợp với điều kiện của mỗi đơn vị
- Lập hồ sơ đăng kí chế độ kế toán theo luật doanh nghiệp, hớng dẫn mở ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính doanh nghiệp.
3 Dịch vụ t vấn tài chính, thuế:
- T vấn tài chính tín dụng, về sử dụng vốn vay có hiệu quả, lập hồ sơ xin vay vốn, lập các dự án tiền khả thi và khả thi.
- Lập hồ sơ đăng kí hoạt động doanh nghiệp
- Hớng dẫn thủ tục đăng ký kinh doanh.
- Lập, đánh giá và t vấn các phơng án đầu t
- T vấn về hồ sơ, đơn, điều lệ hoạt động, xác định vốn còn lại, vốn góp trong quá trình cổ phần hoá.
- Dịch vụ t vấn về sáp nhập và giải thể.
- Bồi dỡng nghiệp vụ kế toán cho kế toán trởng và kế toán viên.
- Bồi dỡng nghiệp vụ kiểm toán nội bộ cho các tổng công ty 90, 91
- Đào tạo tin học, tin học cơ bản và tin học nâng cao
- Hỗ trợ công tác tuyển dụng cán bộ trong quản lý
- Cung cấp và hớng dẫn việc thực hiện ghi sổ kế toán và báo cáo
5 Phát triển và ứng dụng các phần mềm và kiểm tra việc thực hiện nhằm tránh những rủi ro và đạt hiệu quả kinh tế cao trong kinh doanh.
Với các loại hình dịch vụ đa dạng cung cấp cho mọi ngành, mọi lĩnh vực nên doanh thu của công ty không ngừng tăng qua các năm Nếu lấy năm 1996 làm chuẩn thì doanh thu của các năm 1996, 1997, 1998 đợc thể hiện qua biểu sau Trong đó doanh thu bao gồm có doanh thu kiểm toán tài chính, doanh thu đào tạo, doanh thu từ các loại hình dịch vụ khác.
Nhìn biểu đồ có thể thấy rằng doanh thu của công ty năm 1997 và năm
1998 tăng gấp 2 và 3 lần so với năm 1996 Nh vậy có thể thấy răng AASC là một công ty làm ăn có hiệu quả và điều đó còn đợc thể hiện biểu đồ về lợi tức của công ty nh sau (biểu 06).
Biểu 07 Doanh thu của Công ty qua các năm
Chỉ tiêu Năm 1996 Năm 1997 Năm 1998
Doanh thu kiểm toán tài chính 70 75 80
DT Đào tạo 20 15 5 các dịch vụ khác 10 10 15
Về lợi tức cũng tăng theo doanh thu qua các năm điều này chứng tỏ sự tồn tại và vững mạnh của công ty, nếu lấy năm 1996 làm mốc ta có số liệu thông qua bảng sau.
Biểu 08 Kết quả kinh doanh của Công ty qua các năm
Nộp Ngân Sách Nhà nớc 100 147 223
Với những kết quả tốt đẹp đó AASC ngày càng trở thành vững mạnh về mọi mặt kể cả uy tín cũng nh chất lợng góp phần đa ngành kiểm toán ViệtNam sánh vai cùng quốc tế.
thực hiện kiểm toán chu trình Bán hàng và Thu tiền
Lập kế hoạch kiểm toán
Công ty nhận thức rõ việc lập kế hoạch kiểm toán sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc thực hiện kiểm toán có hiệu quả, giảm thiểu đợc chi phí nâng cao chất l- ợng của cuộc kiểm toán Việc lập kế hoạch kiểm toán đợc thực hiện qua các bíc sau:
I.1 Chấp nhận th mời kiểm toán.
Khi AASC chấp nhận th mời kiểm toán của khách hàng thì hai bên sẽ thoả thuận ký kết hợp đồng kiểm toán Hợp đồng kiểm toán là minh chứng pháp lý cho sự hiện hữu của cuộc kiểm toán.
Sau đây là hợp đồng kiểm toán đợc ký kết giữa công ty A và công ty dịch vụ t vấn tàI chính kế toán và kiểm toán.
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc hợp đồng kinh tế V/v cung cấp dịch vụ kiểm toán
Căn cứ vào pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/09/1989 và nghị định 17/ HĐBT ngày 16/01/1990.
Căn cứ vào nghị định 07/CP ngày 29/01/1994.
Căn cứ vào nghị định59/CP ngày 29/01/1996
Căn cứ vào đIều lệ tổ chức và hoạt động của công ty t vấn tàI chính kế toán và kiểm toán.
Căn cứ vào yêu cầu của công ty A về việc kiểm toán báo cáo tàI chính cho năm tàI chính 1999.
Hôm nay ngày 20/03/2000 chúng tôI gồm ĐạI diện bên A- Công ty A Ông: Nguyễn văn X- phó giám đốc công ty ĐạI diện bên B - Công ty t vấn tàI chính kế toán và kiểm toán.
Bà: Nguyễn Thị Hồng Thanh- Phó tổng giám đốc
Cùng nhau thoả thuận ký kết hợp đồng kinh tế theo các đIều khoản sau: ĐIều 1: Nội dung dịch vụ
Bên A đồng ý mời bên B thực hiện kiểm toán báo cáo tàI chính cho năm tàI chính kết thúc ngày 31/12/1999 gồm.
+ Bảng cân đối kế toán tạI thời đIểm 31/12/1999.
+ Báo cáo kết quả kinh doanh năm 1999. ĐIều 2: Luật định và chuẩn mực.
Công việc đợc tiến hành theo các quy định tạI nghị định 07/CP ngày 29/01/1994 của chính phủ về việc ban hành quy chế kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân Thông t 22 TC/CĐKT ngày 19/03/1996 của chính phủ ban hành quy chế quản lý tàI chính và hạch toán kế toán đối với các doanh nghiệp nhà nớc và các quy định hiện hành về kế toán, kiểm toán. ĐIều 3: Trách nhiệm của các bên liên quan.
Cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin về tình hình tàI chính bao gồm báo cáo tàI chính, chứng từ, sổ sách và các tàI liệu liên quan mà bên B yêu cÇu.
Chịu trách nhiệm về tính chính xác trung thực của các thông tin cung cấp
Cử cán bộ nghiệp vụ tham gia phối hợp để cung cấp các thông tin về tình hình tài chính kế toán và các thông tin có liên quan khi có yêu cầu của bên B.
Bố trí địa đIểm làm việc và tạo đIều kiện thuận lợi cho cán bộ của bên B trong thời gian thực hiện kiểm toán tạI đơn vị.
Thanh toán cho bên B phí kiểm toán đúng thời hạn đã thoả thuận tạI đIều 4 của hợp đồng này.
Cử các kiểm toán viên thực hiện kiểm toán theo nội dung dịch vụ nh đã nêu ở đIều 1 của hợp đồng này.
Giữ bí mật về số liệu thông tin đã thu thập đợc trong quá trình kiểm toán có liên quan đến hoạt động của bên A.
Lập báo cáo kiểm toán và gửi cho bên A kèm theo th quản lý(nếu có thể) đề cập tới những hạn chế cần đợc khắc phục và ý kiến đề nghị của kiểm toán viên nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. ĐIều 4: Thời gian, phí dịch vụ kiểm toán và phơng thức thanh toán. Hai bên thống nhất mức phí kiểm toán là: 120.000.000 đồng.
Bằng chữ một trăm hai mơI triệu đồng chẵn.
Bên A ứng trớc cho bên B 50%, sau khi triển khai thực hiện hợp đồng số tiền còn lạI là 50% (tức 60.000.000 đồng (sáu mơI triệu đồng chẵn)) sẽ đợc thanh toán khi bên A nhận đợc báo cáo kiểm toán.
Bên A có thể thanh toán cho bên B bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng. ĐIều 5: ĐIều khoản thi hành
Hai bên cam kết thực hiện đúng các đIều khoản ghi trong hợp đồng. Trong quá trình thực hiện nếu có gì vớng mắc hai bên cùng nhau bàn bạc, trao đổi và tìm cách giảI quyết.
Trờng hợp hai bên không thơng lợng giảI quyết đợc thì đa ra trọng tàI kinh tế theo quy định của pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
Hợp đồng này đợc lập thành 04 bản mỗi bên 02 bản có giá trị pháp lý nh nhau. ĐạI diện bên A ĐạI diện bên B
Khi hợp đồng kiểm toán đợc ký kết song có nghĩa việc thực hiện một cuộc kiểm toán đợc bắt đầu và công việc tiếp theo đó là cử kiểm toán viên phụ trách.
I.2 Cử kiểm toán viên phụ trách.
Việc cử kiểm toán viên phụ trách là một bớc công việc quan trọng trong quá trình kiểm toán Công việc này phụ thuộc vào quy mô từng cuộc kiểm toán, từng phần hành kiểm toán và đặc biệt còn phụ thuộc vào trình độ chuyên môn và nghiệp vụ của các kiểm toán viên Cụ thể với cuộc kiểm toán công ty
A nhóm kiểm toán viên gồm 07 ngời trong đó có 05 kiểm toán viên chính và
Việc tìm hiểu khách hàng giúp cho kiểm toán viên có những hiểu biết về khách hàng từ đó có những định hớng và thiết kế phơng pháp kiểm toán cho phù hợp Việc tìm hiểu về khách hàng bao gồm các mặt sau. a Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng.
AASC tìm hiểu hoạt động kinh doanh cả dới góc độ khách quan và dới góc độ của khách hàng.
+ Những hoạt động kinh doanh và kết quả kinh doanh của khách hàng. + Chiến lợc kinh doanh của khách hàng.
+ Cơ cấu sản phẩm và công tác tiêu thụ sản phẩm.
+ MôI trờng kinh doanh mà khách hàng đang hoạt động
+ Vị trí cạnh tranh của khách hàng Những rủi ro mà khách hàng đang gặp phảI và xét xem liệu các rủi ro này có khả năng ảnh hởng tới báo cáo tàI chính và vì thế có ảnh hởng tới quá trình kiểm toán hay không.
Việc am hiểu công việc kinh doanh và ngành kinh doanh của khách hàng và kiến thức về các mặt hoạt động của họ là cần thiết cho việc thực hiện kiểm toán đầy đủ Với đa số khách hàng thờng niên thì những thông tin về hoạt động kinh doanh cập nhật cho cuộc kiểm toán năm nay đợc lấy từ hồ sơ kiểm toán năm trớc Những thay đổi đợc cập nhật trong quá trình thu thập những thông tin chung ở bớc trên và đợc ban quản lý của khách hàng cung cấp tại buổi thảo luận với đạI diện của AASC Còn đối với những công ty lần đầu tiên là khách hàng (khách hàng mới) nh công ty A thì AASC có đợc thông tin bằng cách thu thập các tàI liệu nh : Giấy phép thành lập, đIều lệ công ty, các biên bản họp hội đồng quản trị, các văn bản luật, chế độ chính sách của nhà nớc có liên quan Kiểm toán viên ghi các thông tin này vào giấy làm việc và lu vào hồ sơ kiểm toán bằng cách trích đoạn các văn bản hoặc sao chụp và gạch dới các phần quan trọng Hoặc cũng có thể thu thập thông tin về tình hình kinh doanh của khách hàng bằng phơng pháp phỏng vấn Làm việc tạI trụ sở của công ty là tốt nhất vì nó tạo đIều kiện cho kiểm toán viên tiếp cận dễ dàng với khách hàng, quan sát hoạt động sản xuất kinh doanh, phỏng vấn ban quản lý khách hàng để thấy đợc những mong muốn, thắc mắc của họ từ đó cảI thiện đ- ợc chất lợng dịch vụ cung cấp NgoàI ra đối với những khách hàng hoạt động trong các lĩnh vực mới mẻ, có rủi ro kinh doanh cao thì nhóm kiểm toán còn tham khảo ý kiến của các chuyên gia để có đợc những hiểu biết cặn kẽ hơn. Đối với công ty A
* LoạI hình sở hữu: Là một doanh nghiệp Nhà nớc.
Quá trình hình thành và phát triển Công ty A đợc thành lập theo quyết định 7360 ngày28 tháng 02 năm 1991, là một doanh nghiệp Nhà nớc có t cách pháp nhân, có tàI khoản ở ngân hàng, có con dấu riêng và hạch toán độc lập Công ty hoạt động theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 873/GP ngày 30/03/1991.
* Về ngành nghề kinh doanh Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm đồ hộp nh Patê, Thịt hộp, Cá xay.
Thực hiện kiểm toán
Sau khi kế hoạch kiểm toán đợc hoàn tất thì trởng đoàn kiểm toán sẽ triệu tập nhóm kiểm toán để công bố kế hoạch triển khai, phân công công việc cho từng ngời, thời gian tiến hành và kết thúc công việc đồng thời trởng đoàn kiểm toán sẽ thông báo trọng tâm công việc, những đặc thù của cuộc kiểm toán.
Nhóm kiểm toán sẽ tiến hành theo những phần hành cơ bản sau:
TàI sản cố định và khấu hao tàI sản cố định.
Mua hàng và thanh toán.
Bán hàng và thu tiền.
Huy động và hoàn trả.
Tiền lơng và nhân viên.
Kiểm toán nguồn vốn chủ sở hữu.
Dựa trên cơ sở tiếp cận khách hàng và tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm toán viên đánh giá đợc mức độ trọng yếu cho từng khoản mục và từ đó sẽ tiến hành kiểm tra ở những mức độ khác nhau Do mức độ phát sinh t- ơng đối lớn và tính phức tạp về nghiệp vụ có ảnh hởng nhiều đến các chỉ tiêu quan trọng trong báo cáo tài chính nh chỉ tiêu phản ánh kết quả, khả năng thanh toán, tình hình sử dụng vốn nên kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền là một khâu bắt buộc trong mọi cuộc kiểm toán báo cáo tài chính của mọi khách thể kiểm toán kể cả các đơn vị hành chính sự nghiệp có doanh thu tiệu thụ không lớn.
Dới đây là minh hoạ thực tế cuộc kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền tạI công ty A.
II.1 Kiểm toán các khoản phảI thu khách hàng.
TàI khoản phảI thu là một tàI khoản mà các kiểm toán viên thờng cho là các tàI khoản trọng yếu Nó là một chỉ tiêu cơ bản để đánh giá khả năng thanh toán và phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp Mặt khác, tàI khoản phảI thu cũng là một tàI khoản chứa đựng nhiều rủi ro, sai sót nên số lợng băng chứng cần thu thập tơng đối lớn Kiểm toán viên thu thập bằng chứng kiểm toán về tàI khoản phảI thu bằng cách gửi th xác nhận đến các khách hàng nợ của đơn vị đợc kiểm toán Do đó, công việc thu thập bằng chứng tơng đối mất thời gian Kết quả của việc gửi th xác nhận sẽ làm căn cứ để phục vụ bớc kiểm toán khoản mục doanh thu Chính vì thế kiểm toán khoản mục phảI thu đợc tiến hành đầu tiên trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền Dới đây là kế hoạch kiểm toán chi tiết khoản phảI thu do kiểm toán viên thực hiện công việc này đảm nhiệm.
II.1.1 Chơng trình kiểm toán khoản phảI thu khách hàng
Khi đảm nhiệm phần việc nào kiểm toán viên cũng nh trợ lý kiểm toán phảI căn cứ vào tình hình thực tế ở công ty khách hàng để thiết kế cho mình một chơng trình kiểm toán với những thử nghiệm thích hợp.
Biểu 15: Kế hoạch kiểm toán khoản phảI thu khách hàng của công ty A
Công ty t vấn tàI chính kế toán và kiểm toán
Tên khách hàng: Công ty A
Niên độ kế toán: 31/12/1999 Tham chiếu: H1
Khoản mục: Phải thu khách hàng Ngời thực hiện: NTT
Bớc công việc: Các bớc kiểm toán Ngày thực hiện: 30/04/2000
Bớc 1: Đối chiếu số phát sinh, số d của từng tháng trên hệ thống sổ chi tiết, sổ cáI, nhật ký, bảng cân đối kế toán. Đối chiếu số d của từng khách hàng trên hệ thống sổ chi tiết với bảng tổng hợp chi tiết phảI thu khách hàng.
Bớc 2: Kiểm tra chi tiết khoản phảI thu.
- Kiểm tra đối chiếu chi tiết số d của từng khách hàng với biên bản đối chiếu công nợ.
- Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ bán chịu và nghiệp vụ thu tiền mặt thông qua kiểm tra chi tiết hoá đơn chứng từ.
- Kiểm tra việc quy đổi tỷ giá, hạch toán công nợ bằng ngoạI tệ.
- Kiểm tra nghiệp vụ xoá sổ các khoản phảI thu khó đòi.
- Tổng hợp các kết quả kiểm tra chi tiết, đa ra các bút toán đIều chỉnh và nêu nhận xét.
Công ty A là một công ty chuyên mua các hảI sản để sản xuất các sản phẩm đồ hộp nh Cá xay, Patê, Thịt hộp Với lợng khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp, cá nhân buôn bán, và làm đạI lý cho công ty ở khắp mọi nơI trong nớc Tổng số d nợ của công ty lên đến hàng chục tỷ đồng Công ty cũng chấp nhận một việc đó là bán hàng chấp nhận cho khách nợ và trả chậm. ĐIều đó là hoàn toàn phù hợp trong cơ chế thị trờng vớI đIều kiện cạnh tranh khắc nghiệt ở đây các khách hàng nợ của công ty đều là khách hàng quen và thờng xuyên của công ty mua bán với số lợng lớn Nên hàng năm công ty luôn thực hiện đối chiếu công nợ, công việc này đợc làm khá nghiêm túc vì cả bên bán và bên mua đều muốn đối chiếu công nợ để phục vụ công tác quản lý tài chính của mình NgoàI ra do chế độ tín dụng của công ty tơng đối chặt chẽ nên nhiều số d ngày 31/12/1999 đến đầu tháng 02/2000 đã đợc thanh toán. Bên cạnh những khách hàng thờng xuyên còn có các đơn vị bán buôn, bán lẻ vì mặt hàng của công ty là mặt hàng tiêu dùng trực tiếp, thời gian bảo quản và sử dụng sản phẩm, hàng hoá là có hạn nếu quá hạn thì sản phẩm, hàng hoá này sẽ không sử dụng đợc Do vậy, với công ty mục tiêu là phảI tiêu thụ đợc hàng hoá một cách nhanh chóng và bằng cách mở rộng thị trờng tiêu thụ, tăng số lợng khách hàng Với những khách hàng bán lẻ kiểm toán viên nhận thấy rằng không cần thiết phảI gửi th xác nhận nợ. Đối với việc kiểm tra các khoản nợ phảI thu khó đòi Trong quá trình kinh doanh của bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có các khoản thu khó đòi đó là do việc khách nợ vì một nguyên do nào đó mà không có khả năng thanh toán Sau một thời gian dàI (02 năm kể từ ngày ký nợ) khi thời hạn nợ đã hết hạn mà khách nợ không trả đợc thì kế toán viên tiến hành xoá sổ các khoản nợ khó dòi đó và tiếp tục theo dõi khoản nợ đó trên tàI khoản 004
Trong năm 1999 công ty đã tiến hành xoá sổ 02 khoản nợ phảI thu khó đòi với tổng số tiền là 54.367.000 đồng Việc kiểm toán viên coi các khoản nợ phảI thu khó đòi là một tàI khoản trọng yếu vì kế toán viên thờng lợi dụng việc xoá sổ các khoản nợ này để biển thủ các khoản nợ khó đòi mà trong thực tế là khoản nợ đó đã đòi đợc.
II.1.2 Quy trình kiểm toán khoản phảI thu khách hàng
Công việc đối chiếu sổ sách bao gồm việc đối giữa các sổ sách theo các bíc sau.
2 Đối chiếu tổng quát số phát sinh của tàI khoản 131 theo từng tháng, tõng n¨m.
3 Đối chiếu số phát sinh, số d của từng khách hàng.
Công việc đợc tiến hành nh sau.
+) §èi chiÕu kiÓm tra sè d ®Çu n¨m.
Do là một khách hàng mới của AASC nên kiểm toán viên chỉ kiểm tra việc chuyển số d từ năm trớc sang năm sau (việc chuyển số d cuối năm 1998 sang đầu năm 1999) Khi lập báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên sẽ đa ra ý kiến về tính chính xác của việc chuyển sổ chứ không chịu trách nhiệm về tính trung thực của các con số d đầu năm.
Kết quả của kiểm tra số d đầu năm trong việc chuyển sổ của tàI khoản phảI thu khách hàng nh sau.
Số d nợ tàI khoản 131 tạI 01/01/1999 là 6.950.675.000 đồng.
Số d có tàI khoản 131 tạI 01/01/1999 là 100.000.000 đồng.
+) Đối chiếu số phát sinh trong năm và số d cuối năm.
Công việc tiếp theo bớc đối chiếu số d đầu năm là đối chiếu số phát sinh, số d trên nguyên tắc đI từ thông tin tổng hợp đến thông tin chi tiết.
Do công ty A mở sổ theo hình thức nhật ký chung nên nội dung đối chiếu nh sau.
Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Hệ thống sổ chi tiết
Thèng nhÊt víi ban Giám đốc khách hàng
Xác định phạm vi và quy mô của mẫu chọn
Quyết định kiểu th xác nhận để gửi đi
Theo dõi, xử lý các th phúc đáp và thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế
Biểu 16 Quy trình đối chiếu tổng hợp tạI công ty A Đối chiếu kiểm tra theo tổng số phát sinh và số d TK 131 1368. Đối chiếu số phát sinh và số d của từng khách hàng trong từng tháng và cả năm.
Công ty A mở sổ sách đầy đủ, số liệu đợc phản ánh thống nhất giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, sổ chi tiết các khoản phảI thu đợc mở đầy đủ cho các khách hàng thờng xuyên Tuy nhiên, còn một số nhợc đIểm nh sổ chi tiết các khoản phảI thu khách hàng không đánh số trang và không đánh dấu giáp lai giữa các trang sổ Sổ còn bị tẩy xoá.
2 Thực hiện kiểm tra chi tiết số d tàI khoản phảI thu.
Kiểm tra chi tiết các khoản phảI thu là một trong những kỹ thuật cơ bản mà AASC tiếp nhận đợc từ trơng trình trợ giúp kỹ thuật đợc ký kết giữa Liên minh Châu Âu và chính phủ Việt Nam Với sự tham gia giúp đỡ của các chuyên gia Châu Âu cùng với những kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về thực tế tạI việt nam, AASC đã xây dựng một quy trình kiểm toán chi tiết các khoản phảI thu mà trọng tâm là gửi th xác nhận nợ đợc cụ thể qua sơ đồ sau.
Biểu 17 Quy trình gửi th xác nhận
+) Thống nhất với Ban Giám đốc khách hàng
Trớc khi gửi th xác nhận, kiểm toán viên phảI thông báo với Giám đốc công ty về việc gửi th xác nhận công nợ Trong trờng hợp Ban Giám đốc khách hàng không đồng ý với việc xác nhận nợ phảI thu của kiểm toán viên thì Ban Giám đốc cần đa ra lý do, nếu lý do đó là hợp lý thì kiểm toán viên có thể bỏ qua việc xác nhận ngời mua đó, tuy nhiên không vì thế mà kiểm toán viên bỏ qua số d đó, kiểm toán viên phảI thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế để xác minh số d đó là có thật và đúng đắn Trong quá trình hội ý ban Giám đốc công ty A không đồng ý cho kiểm toán viên gửi th xác nhận đến một khách hàng đó là công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) HảI Long với lý do là:
Công ty TNHH HảI Long là một khách hàng mới, công ty đang có ý định ký kết hợp đồng dàI hạn trong việc cung cấp các sản phẩm của công ty sang thị trờng Đông Âu mà thông qua công ty TNHH HảI Long làm đạI diện Việc gửi th xác nhận đến khách hàng này có thể làm cho khách hàng hiểu nhầm là công ty A muốn đòi nợ, hoặc là tình hình tàI chính của công ty không lành mạnh và sẽ dẫn đến có khả năng công ty TNHH HảI Long huỷ bỏ hợp đồng. Hơn nữa khoản nợ này có số tiền không đến mức qúa lớn (50.156.000 đồng) so với các khách hàng khác và so với tổng doanh thu mà công ty bán ra Mặt khác khoản nợ này vẫn cha phảI là khoản nợ quá hạn vì nghiệp vụ mới phát sinh đợc 40 ngày kiểm toán viên chấp nhận lý do này và chuyển khách mua này từ bớc kiểm tra chi tiết số d sang bớc kiểm tra chi tiết nghiệp vụ.
+) Xác định phạm vi và quy mô mẫu chọn.
Quy mô mẫu chọn phụ thuộc vào đánh giá của kiểm toán viên về khả năng sai sót Công ty A có số lợng khách hàng tơng đối đông cả trong và ngoàI nớc Tuy nhiên, các khách hàng nớc ngoàI giao dịch mua bán với công ty đều thông qua đạI diện tạI Việt Nam Do đó, việc gửi th cho các khách hàng nớc ngoàI đợc thực hiện bằng cách gửi th cho các văn phòng đạI diện. Tiêu chuẩn để chọn mẫu là các khách hàng có số d nợ lớn, những số d quá thời hạn thanh toán đã lâu, những khách hàng có số phát sinh lớn, những khách hàng trong năm không phát sinh giao dịch Căn cứ vào các tiêu chuẩn đó kiểm toán viên nhận thấy rằng trong tổng số các khách hàng của công ty có
BàI học kinh nghiệm và việc hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán thực hiện
Nhận xét chung và những bàI học kinh nghiệm rút ra qua thực tiễn kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền của công ty AASC
thực tiễn kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền của công ty AASC
Công ty dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Bộ TàI chính qua gần 10 năm hoạt động đã từng bớc khẳng định đợc vị trí, uy tín của mình trên thơng trờng Với phơng châm hoạt động độc lập, khách quan, trung thực, bí mật về số liệu, liên tục nâng cao chất lợng dịch vụ AASC đã thu hút ngày càng nhiều khách hàng, cùng với việc phục vụ khách hàng AASC đã cố gắng xây dựng và kiện toàn bộ máy tổ chức, nâng cao năng lực và trình độ nghiệp vụ của đội ngũ kiểm toán viên Nhờ thế mà AASC ngày càng trở nên vững mạnh, góp phần tích cực đa ngành kiểm toán Việt Nam đạt trình độ quốc tế.
Trong thời gian thực tập tạI công ty AASC, đợc sự giúp đỡ của mọi ngời em đã tìm hiểu đợc công tác kiểm toán trên thực tế diễn ra nh thế nào và có đ- ợc cơ hội để đối chiếu so sánh với những cơ sở lý luận đã đợc học ở Nhà tr- ờng Nhìn chung quá trình kiểm toán nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng từ khâu lập kế hoạch kiểm toán đến việc thực hiện và phát hành báo cáo kiểm toán đã đợc thực hiện tơng đối đầy đủ và tuân thủ khá chặt chẽ nh lý thuyết phần trên đã nêu ra AASC đã tuân thủ theo các chuẩn mực kiểm toán quốc tế đợc chấp nhận ở Việt Nam và các quy định của Nhà Nớc Việt Nam, phát huy sự sáng tạo và đã vận dụng khá linh hoạt các thủ tục kiểm toán cho các khách hàng khác nhau phù hợp với đặc đIểm của từng khách hàng vớI mục đích đa ra đợc các kết luận kiểm toán chính xác cũng nh giúp cho khách hàng nâng cao đợc hiệu quả kinh doanh của mình.
I.1 Gai đoạn chuẩn bị. Đây là giai đoạn đầu tiên của cuộc kiểm toán trớc hết, kiểm toán viên thực hiện công việc tìm hiểu khách hàng, sau đó lập kế hoạch kiểm toán trong b- ớc công việc này kiểm toán viên căn cứ vào nội dung, yêu cầu công việc, tính chất phức tạp, đIều kiện của khách hàng để xác định mục đích, nội dung, phơng pháp kiểm toán, đánh giá rủi ro và những vấn đề trọng tâm cần giảI quyết Thực tế cho thấy công tác chuẩn bị đợc AASC tiến hành nhanh chóng, không gây khó khăn cho khách hàng, đa ra các quy định đI đến chấp nhận kiểm toán và ký kết hợp đồng một cách chính xác, thích hợp với từng đIều kiện cụ thể Nhìn chung giai đoạn này đợc AASC coi trọng và thực hiện khá tốt.
I.2 Giai đoạn lập kế hoạch.
Kiểm toán viên đã lợi dụng hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để đề ra cho mình một chơng trình kiểm toán khoa học nhanh mà chính xác. Kiểm toán viên đã tìm hiểu từ những vấn đề chung nhất liên quan đến toàn bộ báo cáo tài chính đến những vấn đề cụ thể cho từng phần hành kiểm toán. Việc tìm hiểu khách hàng và kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kế toán đợc thực hiện tốt không những tạo cơ sở cho việc đánh giá rủi ro và xác định tầm quan trọng của vấn đề một cách phù hợp, phục vụ cho quá trình kiểm toán sau này mà qua đó AASC còn đa ra những ý kiến đóng góp có giá trị cho khách hàng nhằm giúp họ hoàn thiện công tác tàI chính kế toán của mình, từ đó các kiểm toán viên của AASC đã lập đợc kế hoạch kiểm toán phù hợp cho mỗi cuộc kiểm toán, xác định đợc phạm vi, nội dung yêu cầu, các trọng tâm của những công việc cần phảI làm.
I.2.1 Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Trên cơ sở lập kế hoạch đầy đủ về thời gian và phạm vi tiến hành kiểm toán và dựa trên các thủ tục kiểm toán đợc xây dựng sẵn của mình, AASC đã tiến hành chi tiết một cách toàn diện với trình tự tơng đối chặt chẽ Trong kiểm toán báo cáo tài chính của AASC, việc kiểm tra các tàI khoản về hình thức là riêng biệt nhng các kiểm toán viên luôn luôn xem xét các tàI khoản trong mối quan hệ nội tạI có ảnh hởng đến kiểm toán Kiểm toán viên đã kết hợp chi tiết với tổng hợp, kết hợp tổng hợp với phân tích Vừa nghiên cứu tổng quan, vừa đI sâu đIều tra chọn mẫu, khai thác tối đa những biên bản, những kết luận sẵn có.
Quá trình kiểm tra chi tiết đối với khoản mục nợ phảI thu, doanh thu, đợc các kiểm toán viên tiến hành đầy đủ và phù hợp với từng khách hàng AASC đã đa ra các khảo sát chi tiết thích ứng với nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy với chi phí bỏ ra ở mức thấp nhất.
Trong quá trình thực hiện kiểm tra chi tiết các giấy tờ tàI liệu thu thập đ - ợc, các ghi chép của kiểm toán viên đợc đánh số tham chiếu một các hệ thống.
Ký hiệu tham chiếu của AASC đợc đa ra thống nhất cho toàn Công ty ĐIều này giúp cho kiểm toán viên dễ dàng đối chiếu, so sánh các phần việc với nhau, thuận lợi cho ngời kiểm tra soát xét cũng nh khi cần tra cứu lại.
I.2.2 Giai đoạn hoàn thành kiểm toán
AASC thực hiện soát xét lạI công việc kiểm toán trên các file kiểm toán của khách hàng bởi những ngời độc lập, có trình độ và kinh nghiệm Giấy tờ làm việc có liên quan đến những mục tiêu trọng tâm thì thông thờng đợc kiểm tra lạI bởi Ban Giám đốc, báo cáo kiểm toán có tính xây dựng cao Các kết luận kiểm toán đa ra là độc lập khách quan, chính xác với thực tế tạo đợc tin cậy cho mọi ngời
Tuy nhiên, vì hoạt động kiểm toán còn mới mẻ và là một trong những Công ty đầu tiên đI đầu trong lĩnh vực kiểm toán ở Việt Nam, nên trong công tác kiểm toán cuả Công ty cũng không thể thực sự hoàn hảo ngay đợc Nhng bên cạnh đó AASC đã có nhiều cố gắng để khắc phục và sửa đổi để tự hoàn thiện mình ĐIều đó phảI kể đến chiến lợc đào tạo con ngời, các nguyên tắc hoạt động cơ bản đợc AASC thực hiện nghiêm túc, Ban lãnh đạo giàu kinh nghiệm trong nghề nghiệp và trong quản lý Tất cả những đIều đó đã tạo đIều kiện thuận lợi cho AASC có một chỗ đứng vững chắc trên thị trờng.
II Những đánh giá và đề xuất phơng hớng hoàn thiện quy trình kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền
Là một tổ chức đI đầu trong lĩnh vực kiểm toán còn hết sức mới mẻ ở ViệtNam, AASC phảI đối đầu với nhiều khó khăn trong quá trình kiểm toán báo cáo tàI chính nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền nói riêng.Khó khăn lớn nhất là môI trờng và khung pháp lý cho hoạt động kiểm toán Mặc dù hiện nay Việt Nam đã có quy chế về kiểm toán độc lập, đã ban hành đợc 04 chuẩn mực kiểm toán nhng hệ thống chuẩn mực kiểm toán vẫn cha đầy đủ và đang trong giai đoạn dự thảo các chuẩn mực tiếp theo, quy trình kiểm toán cha chính thức và thật sự thống nhất nên công việc kiểm toán chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và sự hiểu biết của kiểm toán viên Cũng chính vì cha có hệ thống chuẩn mực đầy đủ nên quan đIểm của các kiểm toán viên vẫn còn có một khoảng cách so với các quan đIểm của cơ quan thuế vụ, từ đó dẫn đến sự chồng chéo, gây phiền hà cho đơn vị đợc kiểm toán vì báo cáo kiểm toán không đợc cơ quan thuế vụ thừa nhận, chất lợng công tác kiểm toán bị nghi ngê.
Một vấn đề còn tồn tạI hiện nay là phần lớn các khách hàng ký hợp đồng kiểm toán hiện nay là các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoàI và doanh nghịêp Nhà nớc, còn các doanh nghiệp ngoàI quốc doanh thì cha thật sự quan tâm tới hoạt động kiểm toán vì Nhà nớc cha bắt buộc mọi doanh nghiệp phảI đợc kiểm toán, hơn nữa do trình độ hiểu biết còn thấp nên họ không thấy đợc tác dụng và quyền lợi của việc kiểm toán, họ lạI không thích có bên thứ ba can thiệp vào hoạt động kinh doanh của họ Do đó, trong quá trình làm việc của kiểm toán viên việc thu thập các thông tin một cách đầy đủ và chính xác gặp rÊt nhiÒu khã kh¨n.
Mặt khác, những hớng dẫn nghề nghiệp hoàn toàn không có, AASC phảI tự tìm hiểu, học hỏi kinh nghiệm làm kiểm toán của các tổ chức kiểm toán thế giới, tuy nhiên không thể dập khuôn máy móc vào đIều kiện thực tế của Việt Nam mà đòi hỏi phảI có sự vận dụng linh hoạt Hơn nữa, hoạt động kiểm toán là hoạt động đòi hỏi phảI có kiến thức chuyên ngành sâu rộng, kiểm toán viên phảI là những ngời có sáng tạo, có khả năng phân tích và đánh giá cao, am hiểu tờng tận đIều kiện thực tiễn của Việt Nam Do những đòi hỏi khắt khe về trình độ và những hạn chế khách quan của ngành nghề nên hoạt động kiểm toán báo cáo tàI chính nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng không tránh khỏi những đIều bất cập Trong giai đoạn khảo sát thực tế tạI AASC, em đã học hỏi đợc những kinh nghiệm thực tế Với những kiến thức đợc trang bị ở nhà trờng cùng với sự tìm hiểu thêm qua sách báo em xin đợc mạn phép nêu nên một số nhận xét trên và đề xuất một vàI ý kiến hy vọng góp phần hoàn thiện quy trình kiểm toán báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền nói riêng.
1 Giai đoạn lập kế hoạch. a, B ớc tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trong bớc tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên chỉ lu những giấy tờ liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ nh bản sao đIều lệ hoạt động của khách hàng, quy chế quản lý tàI chính, cơ cấu tổ chức, trong file kiểm toán mà cha tổng hợp các thông tin thu đợc về hệ thống kiểm soát nộ bộ dới dạng tóm tắt, lựa chọn những thông tin quan trọng, mô tả kháI quát hệ thống kiểm soát nội bộ để làm bằng chứng chứng minh là kiểm toán viên đã tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ.
Theo em, kiểm toán viên nên tóm tắt vào bản tổng hợp (có thể là có một mẫu sẵn) dới dạng các câu hỏi về hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Bảng câu hỏi có thể bao gồm những câu hỏi đợc trả lời bằng các câu “có”,