Thực trạng hạch toán nvl tại nhà máy cơ khí ôtô

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ MÁY CƠ KHÍ Ô TÔ 3/2

Quá trình phát triển của nhà máy

1.2.1 Sơ lược tình hình nhà máy những ngày đầu thành lập

1.2.2 Giai đoạn từ năm 1964 đến 1984

1.2.3 Giai đoạn từ năm 1985 đến nay

1.2.4 Những khó khăn, thuận lợi

2 Chức năng và nhiệm vụ của nhà máy

Nhiệm vụ

3 Đặc điểm bộ máy tổ chức quản lý

Cơ chế hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

4 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

5 Đặc điểm tổ chức kế toán tại nhà máy cơ khí ôtô 3/2

Chế độ kế toán áp dụng tại Nhà máy

5.2.1 Tình hình vận dụng chế độ chứng từ kế toán

5.2.2 Tình hình vận dụng chế độ tài khoản

5.2.3 Tình hình vận dụng chế độ sổ kế toán

5.2.4 Tình hình vận dụng chế độ báo cáo tài chính

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NVL TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ Ô TÔ 3/2

Tổ chức chứng từ kế toán

2.1 Đối với quá trình nhập vật tư

2.1.1 Nếu là NVL mua ngoài

2.1.2 Trường hợp nhập NVL nội bộ

2.2 Đối với quá trình xuất vật tư

2.2.3 Xuất trả NVL vay của đơn vị bạn

2.2.4 Các trường hợp xuất khác

Hạch toán chi tiết NVL

4 Hạch toán tổng hợp NVL tại Nhà máy

4.1 Trình tự hạch toán tổng hợp nhập NVL

4.1.1 Trường hợp NVL mua ngoài thanh toán bằng tiền mặt

4.1.2 Vật liệu mua ngoài thanh toán do tạm ứng

4.1.3 Vật liệu mua ngoài nhưng chưa thanh toán

4.1.4 Nhập kho NVL nội bộ

4.2 Trình tự hạch toán tổng hợp xuất NVL

4.2.1 Xuất NVL để sản xuất, bán hàng quản lý, xuất bán trong tháng

4.2.2 Trường hợp xuất trả đơn vị cho vay NVL

4.3 Hạch toán nghiệp vụ kiểm kê NVL tại nhà máy

Phần III : Phương hướng hoàn thiện hạch toán NVL tại nhà máy cơ khí ô tô 3/2

1 Đanh giá khái quát về công tác quản lý và kế toán NVL của nhà máy cơ khí ô tô 3/2

2 Hoàn thiện hạch toán NVL tại nhà máy cơ khí ô tô 3/2

2.1 Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện

2.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện

2.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại nhà máy cơ khí ôtô 3/2

2.2.1 Hoàn thiện công tác quản lý NVL

2.2.2 Về phân loại và tính giá

2.2.3 Hoàn thiện việc hạch toán chi tiết NVL

2.2.4 Hoàn thiện hạch toán tổng hợp NVL

2.2.5 Hoàn thiện dự phòng giảm giá HTK

2.2.6 Việc sử dụng phần mềm kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng

PHẦN I : KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ MÁY CƠ KHÍ Ô TÔ 3/2

1.Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy cơ khí ôtô 3/2

1.1.Tên, trụ sở, ngày thành lập:

Tên Nhà máy: Nhà máy cơ khí ô tô 3-2 Địa chỉ: 18 đường Giải phóng - quận Đống Đa - Hà Nội Điện thoại giao dịch: (04) 8.532601 - 8.520721

Nhà máy cơ khí ô tô 3-2 là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công ty công nghiệp ôtô Việt Nam, được thành lập theo quyết định số

1046 QĐ/TCCB-LĐ ngày 27/05/1993 của bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải. Đăng kí kinh doanh số 108902 do Trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ngày 26/06/1993.

Nhà máy cơ khí ô tô 3/2 là doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, tự chủ về tài chính, hoạt động theo luật doanh nghiệp.

Trải qua một thời gian dài tồn tại và phát triển, để ghi nhận sự đóng góp và những thành tích lớn lao đó đã được Đảng và Nhà nước cùng các bộ ngành Trung ương và địa phương trao tặng nhiều phần thưởng cao quý.

+ Huân chương Lao động Hạng nhì: nhân kỷ niệm 40 năm thành lập Công ty (9/3/1964 - 9/3/2004)

+ Quận uỷ Đống Đa công nhận Đảng bộ Nhà máy cơ khí ô tô 3/2 là Đảng bộ trong sạch vững mạnh.

+ Bộ Giao thông vận tải tặng cờ đơn vị xuất sắc cho Nhà máy cơ khí ô tô 3/2.

+ Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam tặng cờ đơn vị thi đua xuất sắc cho Công đoàn Nhà máy

1.2 Quá trình phát triển của nhà máy:

1.2.1.Sơ lược tình hình Nhà máy những ngày đầu thành lập

Từ buổi ban đầu của Nhà máy là một bộ phận sửa chữa của đoàn xe 12 thuộc Cục chuyên gia Nhiệm vụ chủ yếu là tiểu tu bảo dưỡng các loại xe du lịch của Đoàn và của Trung ương mỗi năm không quá 2 đầu xe, mỗi tháng chỉ 8-12 xe Số thiết bị quá là ít ỏi và cũ kỹ, vẻn vẹn được 10 chiếc, lực lượng lao động không quá 210 người, số cán bộ kỹ thuật có 3 đồng chí với ba phân xưởng, nhiều bộ phận còn chắp vá, luộm thuộm, các phòng ban xí nghiệp chỉ

1, 2 người theo dõi, chức năng không rõ ràng, nhà cửa lụp sụp, tổng diện tích chỉ bằng một phân xưởng hiện nay (1,141m 2 ).

Sản xuất theo chế độ cung cấp, không có hạch toán kinh tế, sửa chữa theo kinh nghiệm, không có quy trình chuẩn định mức.

Từ buổi đầu phôi thai ấy do phấn đấu không ngừng, vượt qua mọi khó khăn gian khổ, tranh thủ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp trên, sự giúp đỡ tận tình của các cơ quan bạn, Nhà máy đã trưởng thành nhanh chóng về mọi mặt, luôn luôn hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ.

1.2.2.Giai đoạn từ năm 1964 đến 1984:

Xưởng ô tô 3/2 được thành lập ngày 09/03/1964 tại quyết định số 185/ QĐTC ngày 09/03/1964 của Bộ Giao thông vận tải Cấp trên trực tiếp của Nhà máy trước đây là Cục cơ khí Bộ Giao thông vận tải, sau đó là Liên hiệp các xí nghiệp cơ khí giao thông vận tải – Bộ Giao thông vận tải và bưu điện, lúc này là nhà máy ô tô 3/2 Trong 20 năm, nhà máy đã trưởng thành nhanh chóng về mọi mặt, dành được nhiều thành tích, dành tặng nhiều huân chương, nhiều bằng khen.Năm 1966 cuộc chiến tranh phá hoại lần một của đế quốc

Mỹ buộc nhà máy phải sơ tán.Từ năm 1968 đến năm 1972 sau nhiều cuộc đánh phá nhà máy đã phải tốn nhiều công sức và tiền của để khôi phục lại.

Về xây dựng cơ bản, cải tạo mặt bằng, trang thiết bị, tiến hành các biện pháp nhằm cải tạo mặt bằng, xây dựng một số nhà mới Trang thiết bị tăng lên được 178 thiết bị, đã có những thiết bị hiện đại chính xác, một hệ thống nhiệt luyện tương đối hoàn chỉnh đủ sức để sản xuất các loại phụ tùng.

Về tổ chức sản xuất, 20 năm, đã có 45 tổ sản xuất, 6 phân xưởng(lắp ráp, thân xe, cơ khí sửa chữa, cơ khí sản xuất phụ tùng, phân xưởng phụ, phân xưởng phụ, phân xưởng kim phun), 7 phòng, 3 ban hoàn chỉnh Việc tổ chức sản xuất đã theo dây truyền chuyên môn hoá cụm sản phẩm, có phân xưởng đã khoán theo lương Mọi công việc trong lắp ráp, sửa chữa đều có tiêu chuẩn, định mức vật tư, lao động. Đội ngũ cán bộ công nhân viên lớn mạnh không ngừng Năm 1984, số kĩ sư là 51, tự đào tạo được 653 công nhân trong 20 năm qua bằng tổng số cán bộ công nhân nhà máy hiện nay, bình quân bậc thợ của nhà máy là 4,1; trong đó có 11 kỹ sư đào tạo tại chức, đã bồi dưỡng được 10 cán bộ lãnh đạo, 33 cán bộ quản lý.

1.2.3.Giai đoạn từ năm 1985 đến nay:

Nhà máy không ngừng đổi mới, phát huy thế mạnh, khắc phục khó khăn trong giai đoạn đất nước đang trong giai đoạn hội nhập và phát triển.Nhất là năm 1999, là năm đánh dấu bước chuyển mình của Nhà máy cơ khí ô tô 3/2 Năm 1999 thực sự là năm khởi sắc của công ty sau gần 10 năm khủng hoảng, do không theo kịp sự chuyển biến của cơ chế thị trường để đi vào một thời kì mới, thời kì phát triển toàn diện.

Với phương châm tự thay đổi mình, lấy chất lượng, và giá cả làm đầu và giữ uy tín với khách hàng, Nhà máy đã thực hiện một loạt các chính sách, biện pháp nhằm đổi mới công ty Các biện pháp chủ yếu mà Nhà máy đã thực hiện trong giai đoạn này là: biện pháp về thị trường, biện pháp về vốn, biện pháp về công nghệ, biện pháp về nâng cao chất lượng sản phẩm,…Bằng tất cả những cố gắng nói trên Nhà máy đã từng bước khẳng định được mình và tìm được chỗ đứng trên thị trường, tăng nhanh nguồn vốn, doanh thu, mở rộng mặt bằng sản xuất, mua sắm thiết bị hiện đại để thành lập thêm dây chuyền sản xuất mới, bổ sung nguồn lực cho Nhà máy Đặc biệt năm 2002 Nhà máy đã xây dựng thành công hệ thống quản lí chất lượng 9001:2000 và được đưa vào áp dụng có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của Nhà máy Về thu nhập và đời sống của công nhân viên chức đã không ngừng được cải thiện Hiểu được muốn phát triển trong cơ chế thị trường thì phải không ngừng đổi mới sản phẩm, sản xuất sản phẩm với công nghệ cao, năm 2005, Nhà máy nghiên cứu dây truyền sản xuất của Hàn Quốc, sắp xếp dây truyền mới phù hợp với điều kiện Việt Nam Đẩy mạnh thông tin tuyên truyền quảng cáo, giới thiệu các sản phẩm truyền thống, đặc biệt là các sản phẩm mới của Nhà máy, để tăng cường khả năng tiêu thụ sản phẩm Dưới đây là một số chỉ tiêu thể hiện sự phát triển của công ty trong mấy năm gần đây:( đơn vị:1000 đ )

Bảng 1: Một số chỉ tiêu của Nhà máy trong mấy năm gần đây

Số lao động bình quân(người)

Thu nhập bình quân đầu người/tháng

Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu(%)

Nhìn qua có thể thấy, doanh thu 3 năm gần đây tăng: năm 2005 tăng so với năm 2004 là:123,8%; trong khi đó giá vốn hàng bán năm 2005 tăng so với năm 2004 là 123%, làm lợi nhuận năm 2005 tăng so với năm 2004 Xem xét tình hình của nhà máy thì sở dĩ có sự tăng này là do năm 2005, nhà máy đã chú trọng đến khâu tiêu thụ sản phẩm, quảng cáo sản phẩm làm số lượng sản phẩm tiêu thụ tăng, tăng doanh thu bán ra, nhưng đồng thời cũng làm tăng chi phí bán hàng Số lượng sản phẩm sản xuất tăng, lượng hàng tồn kho tăng có thể gây ứ đọng vốn, năm 2005 lượng hàng tồn kho tăng so với năm 2004:104,4% Thu nhập bình quân đầu người tăng vọt chứng tỏ nhà máy không ngừng đẩy manh sản xuất, đẩy mạnh công tác tiêu thụ, nhưng cũng luôn chú ý đến đời sống vật chất tinh thần của công nhân viên,tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu năm 2005, 2004 cũng tăng so với năm 2003.

1.2.4.Những khó khăn, thuận lợi:

- Đảng bộ Nhà máy cơ khí ô tô 3/2 là một Đảng bộ trong sạch vững mạnh. Đảng uỷ Nhà máy trong từng giai đoạn, đã xây dựng các định hướng phát triển của Nhà máy chính xác và kịp thời.

- Ban lãnh đạo Nhà máy và đội ngũ cán bộ quản lý đoàn kết nhất trí năng động sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm cao.

- Cán bộ công nhân viên trong Nhà máy đồng tâm hiệp lực, kiên trì phấn đấu, khắc phục mọi khó khăn, lao động quên mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Đội ngũ cán bộ ngày càng trưởng thành đáng kể cả về số lượng cũng như chất lượng

- Được sự giúp đỡ của các địa phương, của các ban ngành các cơ quan chức năng quản lý Nhà nước và Bộ Giao thông vận tải

- Đặc biệt Nhà máy chúng ta còn được sự quan tâm giúp đỡ có hiệu quả và sự chỉ đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị- Tổng giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của Tổng công ty.

- Trong thời gian thành lập, tồn tại và phát triển, Nhà máy cơ khí ô tô 3/2 đã gặp không ít khó khăn, đứng trước những khó khăn đó Nhà máy luôn tìm ra những biện pháp để khắc phục, tìm ra những hướng đi mới.

Hạch toán tổng hơp NVL tại Nhà máy

Nhà máy áp dụng hình thức hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp NVL Phương pháp này giúp Nhà máy quản lý tốt về hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng Hach toán theo phương pháp kê khai thường xuyên giúp nhà máy xác định được giá trị vật tư trên sổ kế toán ở bất kỳ thời điểm nào

 Tài khoản và sổ sách sử dụng: Để theo dõi tình hình biến động vật liệu ở Nhà máy, kế toán sử dụng

TK 152 (NVL) để phản ánh theo giá hiện có, tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế, TK 152 không mở chi tiết Việc không chi tiết cho TK 152 đã gây nhiều hạn chế trong việc cung cấp thông tin về lượng tồn kho đối với từng nhóm NVL Nhà máy không sử dụng TK 151(hàng mua đang đi đường) để hạch toán mà chờ hàng về nhập kho mới hạch toán, vì thế việc để lưu hoá đơn (nếu về trước khi hàng về kho) sẽ gây dễ bị bỏ quên, hoặc vào sổ không đúng với chứng từ Ngoài ra, trong quá trình hạch toán còn sử dụng các TK liên quan như: TK 111(Tiền mặt), TK 112(Tiền gửi ngân hàng), TK1331(Thuế GTGT được khấu trừ), TK 331(phải trả người bán), các TK loại 6 như: 621,627,641,642,632

Nhà máy sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ để ghi sổ kế toán, bao gồm các bộ sổ tổng hợp có liên quan được sử dụng trong hạch toán tổng hợp NVL: sổ cái TK 152, các NKCT 1,2,5,7,10 và các bảng kê số 3,4,5 Căn cứ để ghi các NKCT là các chứng từ gốc như: hóa đơn mua hàng, phiếu nhập, phiếu xuất,…, các sổ chi tiết Căn cứ vào NKCT cuối tháng kế toán tổng hợp lập sổ cái TK 152.

Cùng với hạch toán chi tiết NVL thì kế toán cũng tiến hành hạch toán tổng hợp NVL Hạch toán tổng hợp NVL được ghi theo sơ đồ sau:

Chứng từ gốc ban đầu

Bảng kê phiếu xuất Sổ chi tiết TK 331,141

1,2,7,10 Bảng phân Bảng kê số 3 bổ số 2

: ghi trong tháng : ghi cuối tháng

Sơ đồ 06: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức NKCT

4.1 Trình tự hạch toán tổng hợp nhập NVL:

NVL của Nhà máy được nhập từ hai nguồn chủ yếu: mua ngoài và tự sản xuất Trường hợp mua với số lượng lớn, có hợp đồng ký kết giữa 2 bên thì căn cứ vào Hợp đồng kinh tế và biên bản thanh lí hợp đồng, cùng với các điều khoản thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, thời hạn thanh toán cũng được quy định trong hợp đồng Trường hợp mua không có hợp đồng kinh tế thì hình thức thanh toán cũng có thể là bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, hoặc thanh toán chậm, ngoài ra nếu do nhân viên tiếp liệu thu mua thì là qua tạm ứng cho nhân viên Mua ngoài có mua trong nước và mua nhập khẩu đối với những mặt hàng khan hiếm hoặc theo yêu cầu của khách hàng Nhà máy không sử dụng TK 151 để hạch toán vì vậy công tác hạch toán

NL mua vào nhiều khi không kịp thời và chính xác Đối với trường hợp nhập nội bộ hoặc sản xuất trong nhà máy, NVL sử dụng không hết nhập kho thì được theo dõi qua TK 154 (TK 154 cũng không được chi tiết theo từng đối tượng gia công sản xuất).

Giá trị NVL xuất kho sử dụng trong DN

Giá mua và chi phí NVL đã nhập kho

Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công

Giá trị NVL xuất để gia công chế biến

Giá trị NVL thừa khi kiểm kê kho Giá trị NVL thiếu khi kiểm kê kho

Sơ đồ 07: Hạch toán 1 số nghiệp vụ về NVL

4.1.1.Trường hợp NVL mua ngoài thanh toán bằng tiền mặt:

Khi nhận được hóa đơn (GTGT) của người bán, phiếu nhập kho, kế toán tiền mặt tính ra số tiền mặt phải trả nhà cung cấp, bao gồm giá ghi trên hóa đơn, chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu là của bên bán), thuế GTGT, thuế nhập khẩu, sau đó sẽ viết phiếu chi (gồm 2 liên và phải có đầy đủ chữ ký của người lập biểu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị) kế toán chuyển đến cho thủ

TK111,112,331,141… quỹ chi tiền và cùng người nhận tiền ký vào cả 2 liên, sau đó một liên giao cho người nhận tiền, liên còn lại là cơ sở để thủ quỹ vào sổ quỹ tiền mặt (sổ quỹ tiền mặt có ghi rõ ngày, phiếu thu, phiếu chi, nội dung, số tiền thu, số tiền chi) Sổ quỹ tiền mặt được khóa sổ định kỳ 10 đến 20 ngày một lần, căn cứ vào sổ quỹ tiền mặt kế toán sẽ lập ra Bảng tổng hợp thu chi ( căn cứ vào phiếu chi 96 thanh toán một nửa số tiền hoá đơn số 38809).

BẢNG TỔNG HỢP THU CHI từ ngày 01/02 đến 10/02 ngày, tháng

T PC Diễn giải tiền thu tiền chi T.K.Đ.Ư 05/02

Bảng tổng hợp thu chi cũng được lập theo định kỳ 10 đến 20 ngày một lần tùy thuộc vào nghiệp vụ thu chi nhiều hay ít).Căn cứ vào các bảng tổng hợp thu chi và chứng từ gốc là các phiếu chi kế toán tiền mặt sẽ vào NKCT số 1 Việc lập bảng tổng hợp thu chi sẽ giảm bớt công việc của kế toán tổng hợp vào cuối tháng Mỗi bảng tổng hợp thu chi lập trong tháng được ghi 1 dòng trên NKCT số 1 theo thứ tự thời gian Để vào NKCT số 1 kế toán thực hiện như sau: thông tin ghi trên cột phản ánh thời gian ghi trên từng bảng tổng hợp thu chi (theo thứ tự) phát sinh trong khoảng thời gian này Số liệu ghi trên các cột phản ánh số phát sinh có TK 111 đối ứng với nợ các TK liên quan được lấy ra căn cứ vào tổng cộng “số chi tiền” của từng TK trên các bảng tổng hợp thu chi Cuối tháng khoá sổ NKCT số 1, xác định số tổng cộng phát sinh bên có TK 111 đối ứng với nợ TK 152 để ghi vào bảng kê số 3 (cột giá thực tế NVL nhập kho và dòng NKCT số 1)

Tổng công ty công nghiệp ô tô 3/2

Nhà máy cơ khí ôtô 3/2

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 ghi có TK 111- Tiền mặt tháng 02 năm 2006

Ngày ghi có TK 111, ghi nợ các TK

4.1.2 Vật liệu mua ngoài thanh toán do tạm ứng:

Như đã nói ở trên, đối tượng được tạm ứng đi mua vật liệu là các nhân viên tiếp liệu thuộc phòng KHSX Cuối tháng căn cứ vào các phiếu chi kế toán thanh toán vào sổ chi tiết phần phát sinh nợ TK 141 cho từng đối tượng được tạm ứng Sau khi NVL về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn, “giấy thanh toán tạm ứng”, phiếu chi, kế toán sẽ lập tờ kê chi tiết phát sinh có TK 141.

TỜ KÊ CHI TIẾT PHÁT SINH CÓ TK 141

Tháng 02/2006 Ghi nợ TK 152 Ghi có TK 141 chứng từ số họ tên người thanh toán tạm ứng

tổng cộng 10.005.000 Để vào NKCT số 10 cho TK 141 kế toán không dựa vào sổ chi tiết TK

141 như thông thường mà dựa vào các tờ kê chi tiết phát sinh Có TK 141 được lập như trên cho các TK liên quan Căn cứ vào tờ kê chi tiết PS có TK

141 đối ứng với nợ TK 152 trên kế toán sẽ có được tổng giá trị vật tư nhập kho thanh toán bằng tiền tạm ứng trong tháng (thể hiện ở dòng Cuối cùng cột Cộng có TK 141) để ghi vào NKCT số 10 cho dòng TK 141 đối ứng với cột nợ TK 152.

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10

Dư đầu kỳ 111 152 Dư cuối kỳ

Cuối tháng khoá sổ NKCT số 10, số phát sinh bên có TK 141 đối ứng với nợ TK 152 được ghi vào bảng kê số 3 cột giá thực tế của TK 152 dòng NKCT số 10. Đồng thời cũng căn cứ vào các tờ kê chi tiết phát sinh có của TK 141 Cuối tháng kế toán ghi vào phần PS có trong sổ chi tiết TK 141 Trong trường hợp tạm ứng kế thừa kế toán viết phiếu thu thu lại số tiền thừa hoặc trừ vào lương của người tạm ứng

4.1.3 Vật liệu mua ngoài nhưng chưa thanh toán: Đối với trường hợp thanh toán chậm hoặc nếu nhập kho NVL vay của đơn vị bạn hoặc xuất trả NVL để tiện cho việc vào NKCT số 5 kế toán cũng mở “sổ chi tiết thanh toán với người bán” Sổ này được mở theo từng tháng và được mở làm 2 quyển: 1 quyển phát sinh bên có TK 331, 1 quyển phát sinh bên nợ TK 331 Đối tượng để kế toán theo dõi thanh toán là các công ty, nhà máy hoặc các xí nghiệp có quan hệ thanh toán với nhà máy, có thể là các đối tượng thường xuyên hoặc cũng có thể là các đối tượng vãng lai, hay tên của các nhân viên trong Nhà máy đi mua NVL và nhập kho Trên thực tế tên của nhà cung cấp thường cung cấp trong sổ chi tiết thanh toán với người bán thường là tên của nhân viên trong nhà máy tức là người nhận hàng Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán là các hoá đơn mua hàng ( thường là có thuế GTGT), phiếu nhập kho, và các chứng từ khác như giấy báo có của ngân hàng (nếu thanh toán bằng chuyển khoản), …, tuỳ theo hình thức thanh toán với nhà cung cấp Để phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư trả chậm vào sổ chi tiết

TK 331 kế toán tiến hành như sau:

- Trên quyển PS Có TK 331: căn cứ vào các thông tin trên phiếu nhập kho, kế toán sẽ tiến hành ghi tên của nhà cung câp( trong trường hợp khách hàng lớn, thường xuyên thì tên của “người giao hàng” trên phiếu nhập kho lấy tên của nhà cung cấp) hoặc nhân viên trong Nhà máy thu mua, thành tiền hạch toán của TK 152 vào các cột tương ứng Trong trường hợp hàng về trước, hoá đơn chưa về thì cột giá thực tế của TK 152 sẽ được ghi theo giá tạm tính bằng cột giá hạch toán Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về, căn cứ vào giá thực tế ghi trên hoá đơn liên quan (đến phiếu nhập kho trên) kế toán sẽ ghi vào cột giá thực tế của TK 152) Nếu hàng chưa về mà hoá đơn đã về rồi thì nhà máy không sử dụng TK 151 để hạch toán mà chờ hàng về mới ghi sổ

SỔ PHÁT SINH CÓ TK 331

Tên nhà cung cấp PN Diễn giải TK 152

HT TT công ty Sơn

Mai mua vật tư 28.050.000 công ty kính Đại Lợi Mua vật tư 29.577.550 công ty chất dẻo Đại Mỗ Mua vật tư 36.470.594

- Trên quyển PS nợ TK 331: khi tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp vật tư, do phần lớn nhà cung cấp là đứng tên của các nhân viên trong Nhà máy và chứng từ để ghi nhận nợ nhà cung cấp (trên sổ chi tiết phát sinh có TK 331) lại là các phiếu nhâp, mặt khác khi thanh toán thì trên các chứng từ thanh toán thường chỉ ghi chi cho hoá đơn nào do vậy việc thanh toán tương đối khó khăn Căn cứ vào hoá đơn được đề cập đến trên chứng từ thanh toán ( chủ yếu là các phiếu chi) kế toán sẽ tiến hành định khoản và ghi vào các cột tương ứng trên quyển phát sinh nợ như: chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng Cũng căn cứ vào hoá đơn được đề cập đến trong PC kế toán phải tìm ra phiếu nhập tương ứng (được đính kèm với hoá đơn) để tìm ra tên nhà cung cấp tương ứng mà trước đó kế toán đã ghi nhận nợ

SỔ CHI TIẾT PHÁT SINH NỢ TK 331

Tháng 02/2006 Tên nhà cung cấp PN Diễn giải TK 152

HT TT công ty chất dẻo Đại Mỗ Thanh toán 142.551.215 tổng cộng 1.593.578.87

PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NVL TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ Ô TÔ 3/2

Hạn chế