(Luận văn) ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng hđnd ubnd huyện lục ngạn, tỉnh bắc giang

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG lu an n va KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP gh tn to p ie ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG d oa nl w CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND va an lu : THS NGUYỄN TIẾN THÀNH oi m Người hướng dẫn ll u nf Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG : LÝ THỊ MAI Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB039, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B z at nh Sinh viên thực z m co l gm @ an Lu HÀ NỘI - 2017 n va ac th si LỜI CẢM ƠN Cuộc sống tồn người xung quanh vật, tượng, tương tác, hỗ trợ qua lại, giúp đỡ lẫn công việc sống Mỗi người số tồn mà không nhờ dến giúp đỡ ai, dù giúp đỡ lớn hay nhỏ, Các cụ ta có câu: “ăn nhớ kẻ trồng cây”, hay “uống nước nhớ nguồn”… Để có hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp mình, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn lãnh đạo quan, cán bộ, công chức viên lu an chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn tiếp nhận tạo điều n va kiện tốt để tơi hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Đặc biệt, tn to muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Dương Thị Tuyến- cán văn thư gh người trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ bảo tơi suốt q trình p ie thực tập, cung cấp cho văn bản, số liệu làm sở cho việc thực w khóa luận oa nl Hơn nữa, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy d Khoa Quản trị văn phịng, đặc biệt Thạc sĩ Nguyễn Tiến Thành- giảng viên lu va an hướng dẫn trực tiếp hướng dẫn, bảo, giúp đỡ tơi suốt q trình tơi u nf làm để tơi hồn thành khóa luận cách tốt nhất, ll với yêu cầu giao m oi Mặc dù cố gắng quan sát học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, tham khảo z at nh thêm nhiều tài liệu khác nhau, song báo cáo tơi cịn nhiều thiếu z sót Tơi mong nhận đóng góp từ Lãnh đạo quan, cán nhân l Tôi xin chân thành cảm ơn ! gm @ viên văn phịng q thầy để báo cáo tơi hồn thiện m co Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017 Sinh viên an Lu Lý Thị Mai n va ac th si LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tất số liệu kết khóa luận tốt nghiệp tài liệu, số liệu thực Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, tơi khơng chép quan khác Tôi xin hoàn toàn chịu trác nhiệm trước nhà trường cam đoan Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017 lu Sinh viên an va n Lý Thị Mai p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT THƯỜNG CHỮ VIẾT TẮT lu CNTT Công nghệ thông tin CTVT Công tác văn thư HĐND-UBND Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân HTTT Hệ thống thông tin KTXH Kinh tế xã hội an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỤC LỤC lu an n va gh tn to LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài NỘI DUNG p ie CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Công nghệ thông tin 1.1.2 Vănphòng 1.1.3 Công tác văn thư 11 1.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 12 1.2 Vai trị cơng nghệ thơng tin cơng tác văn thư 12 d oa nl w ll u nf va an lu oi m 1.3 Nội dung việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư cơng tác văn phịng 14 Tiểu kết chương 14 z at nh z CHƯƠNG THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN 15 2.1 Khái quát văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15 2.1.1 Chức văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15 m co l gm @ an Lu n va ac th si 2.1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 17 2.2 Tình hình cơng tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 19 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 21 2.2.2 Tổ chức quản lý giải văn 24 2.2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 29 2.2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 31 2.3 Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 35 lu 2.4 Sự cần thiết việc ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 35 an n va p ie gh tn to 2.5 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 37 2.5.1 Cơ sở hạ tầng phần mềm 39 2.5.2 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin việc soạn thảo văn 42 2.5.3 Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin việc quản lý văn 46 2.5.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 56 2.5.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin nội quan quan 58 2.5.6 Ứng dụng công nghệ thông tin việc sử dụng chữ ký số 59 d oa nl w va an lu ll u nf 2.6 Khảo sát loại trang thiết bị sử dụng công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 62 2.7 Nhận xét 64 2.7.1 Ưu điểm 64 2.7.2 Nhược điểm 68 2.7.3 Nguyên nhân 70 Tiểu kết chương 71 oi m z at nh z gm @ m co l CHƯƠNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN 73 3.1 Nhóm giải pháp nhận thức 73 an Lu n va ac th si lu an n va p ie gh tn to 3.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo văn phòng cán bộ, nhân viên văn phòng tầm quan trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 74 3.1.2 Chú trọng việc đẩy mạnh việc nâng cao trình độ đội ngũ cán nhân nhằm đáp ứng u cầu cơng việc, đại hóa phần mềm, trang thiết bị 74 3.1.3 Tổ chức tuyển dụng thêm nhân cho văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu công việc 76 3.2 Nhóm giải pháp cơng nghệ 77 3.2.1 Trang bị cho văn phòng, quan hệ thống mạng rộng rãi, hợp lý 77 3.2.2 Tăng cường việc ứng dụng phần mềm việc thực nghiệp vụ công tác văn thư 78 3.2.3 Thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa, tăng cường mua sắm trang thiết bị đại phục vụ công tác văn thư 79 3.2.4 Đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số vào hoạt động quan 80 3.2.5 Triển khai ứng dụng ISO 9000 công tác văn thư 80 3.3 Nhóm giải pháp thể chế 81 Tiểu kết chương 82 KẾT LUẬN 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 d oa nl w ll u nf va an lu PHỤ LỤC oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Với phát triển hội nhập toàn cầu kinh tế giới, đất nước ta có sách, xu hướng đổi theo Đặc biệt phát triển vũ bão cơng nghệ thơng tin,nó có tầm ảnh hưởng to lớn đới với tất lĩnh vực đời sống xã hội, phát triển đòi hỏi đất nước ta cần phát triển mặt, ngành nghề,lĩnh vực, nhằm đáp ứng hóa nhu cầu giới Để đáp ứng nhu cầu địi hỏi cơng tác hành văn phịng trọng lu an Văn phịng đóng vai trò quan trọng hoạt động quan n va Nó bao gồm tồn bộ máy quản lý tổ chức, bao gồm toàn sở vật tn to chất kỹ thuật môi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung, ie gh cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phịng có đầy đủ tư cách pháp nhân p hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức Qua nl w nhận thức tầm quan trọng công tác hành văn phịng, đặc biệt oa cơng tác văn thư quan ngày quan tâm d Công tác văn thư nhiệm vụ quan trọng thiếu an lu va phận Văn phòng hoạt động quan Làm tốt cơng tác góp u nf phần tích cực vào việc thu thập tài liệu, bảo quản quản lý tài liệu ll quan, lập nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan oi m z at nh Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cơng tác quản lý, bao gồm tồn công việc xây dựng, ban hành văn z tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động @ gm quan, tổ chức Chính vậy, vai trị cơng tác văn thư ngày m co l trọng, nâng cao xã hội thông tin nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao thiết Công tác văn thư ngày an Lu trọng, tổ chức hợp lý tự động hóa khâu nghiệp vụ n va ac th si góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý Công nghệ thơng tin yếu tố có ảnh hưởng to lớn toàn cầu tất lĩnh vực đời sống xã hội.Công nghệ thông tin phần thiếu việc tổ chức triển khai thực công việc Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, công cụ hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư, góp phần giúp cho công việc giải nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, sức lao động tay chân cán bộ, nhân viên quan, nâng cao suất, chất lượng công việc cán văn thư lu an Ứng dụng công nghệ thông tin vấn đề Nhà nước ta quan tâm n va hàng đầu, quy định hóa văn bản, quy định cụ thể Nhà nước tn to ta khẳng định, việc ứng dụng CNTT lĩnh vực quản lý hành nhà gh nước ưu tiên hàng đầu công tác văn thư công việc mang tính chất p ie hành chính, xác định lĩnh vực hàng đầu CNTT w Trước nay, công tác văn thư Văn phòng HĐND- oa nl UBND huyện Lục Ngạn thực tương đối tốt, đồng thời việc ứng d dụng CNTT vào CTVT trọng, đặc biệt việc ứng lu va an dụng phần mềm Netoffice vào khâu nghiệp vụ CTVT Hơn nữa, u nf đội ngũ cán nhân viên có lực, trình độ cao, ln hịa đồng, cởi ll mở giúp tơi nhiều q trình tơi tìm hiểu thu thập thông oi m tin z at nh Trên sở đó, tơi định chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ z thông tin công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục gm @ Ngạn” làm chủ đề cho khóa luận tốt nghiệp m co l Lịch sử nghiên cứu vấn đề CNTT yếu tố quan trọng hàng đầu lĩnh vực hoạt động an Lu đời sống xã hội, đặc biệt thời đại phát triển mạnh công nghệ n va ac th si thơng tin nay.Chính vai trò, tầm quan trọng CNTT ngày đẩy mạnh trọng Xuất phát từ nhu cầu đó, có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu nhiều tác giả, nhà khoa học khcs vấn đề này: - Báo cáo khoa học: Nguyễn Mạnh Cường: Tìm hiểu ứng dụng tiến CNTT vào công tác quản lý văn đi- đến phận văn thư số quan - Báo cáo khoa học: Dương Thị Hòa: Vai trò CNTT việc quản lý văn Bộ Nông nghiệp lu an - Báo cáo khoa học: Nguyễn Thu Huyền: Tìm hiểu Ứng dụng CNTT n va số quan nhà nước trung ương tn to - Khóa luận tốt nghiệp: KLTN389.2002 Nguyễn Thị Mai: Vai trò ie gh việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư- lưu trữ p - Khóa luận tốt nghiệp: KLTN148.2016 Nguyễn Thị Lan: Tìm hiểu ứng w dụng tin học Quản trị văn phòng Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát oa nl triển nơng thơn d - Khóa luận tốt nghiệp: LT.157.2004 Nguyễn Thị Út Trang: Ứng dụng lu va an CNTT CTVT Bộ Khoa học Công nghệ u nf - Khóa luận tốt nghiệp: KL.173.2016 Chu Thị Hải Quỳnh: Ứng dụng ll CNTT công tấc văn thư Viện Thơng tin khoa học- Học viện Chính oi m trị quốc gia Hồ Chí Minh z at nh - Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thanh Hà: Ứng dụng CNTT cơng z tác văn phịng Viện Quy hoạch thiết kế công nghiệp @ gm - Bài viết tác giả Dương Mạnh Hùng “Một vài ý kiến xây dựng danh m co l mục hồ sơ, hồ sơ tập lưu công văn điện tử” Trang Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 10 tháng 10 nă m 2007 an Lu - Luận văn cử nhân Nguyễn Anh Tuấn (2005), Trường Đại học Khoa n va ac th si lực tốt chun mơn giup cho hoạt động tổ chức đạt hiệu cao hơn, chất lượng cơng việc tốt 3.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo văn phòng cán bộ, nhân viên văn phòng tầm quan trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - Cần làm cho lãnh đạo, cán viên chức quan, tổ chức nhận thức hiệu to lớn việc ứng dụng CNTT vào cơng tác hành văn phịng nói riêng hoạt động quản lý nói chung; xem khâu quan trọng cải cách hành có liên quan trực tiếp đến nhiều cán viên lu an chức Từ có ý thức học tập, nghiên cứu nắm vững kiến thức cần thiết n va CNTT áp dụng vào cơng việc mình, thay cho lề lối phương pháp tn to làm việc thủ công, hiệu thấp gh - Các cán chuyên môn phải học hỏi, nâng cao trình độ để hồn p ie thành nhiệm vụ giao w - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức oa nl tạo lập thói quen tác nghiệp môi trường mạng cho cán chuyên trách d công đồn nói chung cán làm cơng tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng lu va an - Thường xuyên, tổ chức kiểm tra lực ứng dụng CNTT cán u nf chun trách cơng đồn tồn huyện ll 3.1.2 Chú trọng việc đẩy mạnh việc nâng cao trình độ đội ngũ cán nhân m oi nhằm đáp ứng yêu cầu công việc, đại hóa z at nh phần mềm, trang thiết bị z Con người chủ thể xã hội, yếu tố quan trọng để hoàn gm @ thành cơng việc Vì vậy, UBND huyện cần quan tâm đến chất l lượng cán quan m co - Con người nhân tố định đến hiệu cơng việc, địi hỏi an Lu cán cơng chức phải người có lực, giỏi chun mơn nghiệp vụ có phẩm chất đạo đức tốt n va ac th 74 si - Cần có chương trình kế hoạch cụ thể cho việc đào tạo cán cơng chức, có quan tâm lãnh đạo khen thưởng, kỷ luật cán kịp thời Ngồi càn phải có giải pháp tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần để khuyến khích đội ngũ cán cơng chức làm việc hăng say có hiệu - Bên cạnh việc mở lớp đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao tay nghề, nâng cao trình độ lý luận trị cho cán bộ, nhân viên quan, UBND huyện cần tăng cường phối hợp với trường Đại học, Trung học chuyên nghiệp vấn đề đào tạo cán Hành Văn phịng, lu an thường xuyên tổ chức tổ chức cho cán tham quan, học tập, trao n va đổi kinh nghiệm quan khác Đây biện pháp giúp cho cán tn to bộ, chuyên viên quan nâng cao lực chuyên môn trình độ lý - Tổ chức lớp đào tạo, tập huấn ngắn hạn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho p ie gh luận, hồn thành nhiệm vụ cơng tác w cán bộ, nhân viên quan công tác văn thư: kỹ thuật soạn thảo văn oa nl bản, quản lý văn – đến, công tác lập hồ sơ d - Hiện tại, trở ngại lớn việc thực chủ chương tin học lu va an hố cơng tác hành văn phịng phần lớn cán chun trách chưa u nf trang bị đầy đủ kiến thức cần thiết tin học văn phịng Do khơng ll thể sử dụng thành thạo chương trình phần mềm Internet, chưa khai m oi thác triệt để hết tính phần mềm Bởi vậy, tổ chức đào tạo z at nh bồi dưỡng kiến thức tin học văn phòng cho đối tượng làm cơng tác văn z phịng biện pháp cần thiết, có tác dụng thúc đẩy q trình tin học hố gm @ cơng tác hành văn phịng kiến thức tin học mà cán bộ, viên chức l làm cơng tác văn phịng nói chung bồi dưỡng phải đạt yêu cầu tối thiểu: m co sử dụng thành thạo chương trình soạn thảo văn vào công tác chuyên an Lu môn, biết cách đưa thông tin truy cập thông tin mạng nội bộ, mạng diện rộng Internet Yêu cầu cao biết cách tổ chức trao đổi, hội n va ac th 75 si thảo qua mạng Riêng cán chuyên trách phải biết sử dụng thành thạo phần mềm công tác văn thư chương trình quản lý văn bản, quản lý dự án… - Tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ tin học - Tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng cán việc nâng cao khả ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng, quan chuẩn bị áp dụng rộng rãi hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 hoạt động văn phòng Coi yếu tố quan trọng để đạt hiệu cao q trình giải cơng việc lu an -Tăng cường hoạt động tra kiểm, kiểm tra thường xuyên trình n va độ nghiệp vụ văn phịng q trình áp dụng ISO hoạt động văn tn to phịng Từ đó, nâng cao nhận thức để cán văn thư thấy rõ vai gh trị cơng nghệ thơng tin văn phịng nói chung cơng tác văn thư p ie nói riêng để cán ý thức không ngừng học hỏi để nâng cao w trình độ chun mơn kiến thức tin học, bắt kịp với phát triển oa nl mạnh mẽ ngành văn thư giai đoạn hội nhập d 3.1.3 Tổ chức tuyển dụng thêm nhân cho văn phòng nhằm đáp ứng nhu va an lu cầu cơng việc u nf Trong văn phịng có nhiều cán bộ, công chức ðang chuẩn ll bị nghỉ hýu Vậy nên cần phải tuyển dụng lớp nhân viên kế cận ðể có oi m thể thay lớp cán z at nh Việc đem lại nhiều thuận lợi cho Văn phòng huyện: z -Tranh thủ bảo lớp cán dày dặn kinh nghiệm, gm @ tiết kiệm chi phí thời gian để làm quen công việc l nhân viên thay m co -Tạo mối quan hệ tốt cán với làm cơng việc người tới Văn phịng Bộ an Lu việc.từ tạo mơi trường làm việc hịa nhã, thân thiện, chuyên nghiệp n va ac th 76 si -Những nhân viên trẻ có lực, có nhiệt huyết, có nhận thực, có tính sang tạo cao, đặc biệt tiếp cận với ứng dụng công nghệ nhiều hơn, việc triển khai ứng dụng cơng nghệ dễ dàng - Tuy nhiên, việc tuyển dụng cân thiết lập chặt chẽ tất các mặt, đặc biệt trình độ chuyên mơn, nhận thức cơng việc 3.2 Nhóm giải pháp cơng nghệ 3.2.1 Trang bị cho văn phịng, quan hệ thống mạng rộng rãi, hợp lý - Để tin học hóa cơng tác văn phịng quản lý hành nhà nước tầm vĩ mơ, Nhà nước cần phải xây dựng sở hạ tầng thông tin quản lý mà lu an cốt lõi hệ thống thông tin quản lý phủ; quan cần n va xây dựng hệ thống thông tin quản lý kết nối với hệ tn to thống thông tin khác gh - Hệ thống thông tin hệ thống sử dụng nguồn lực người công p ie nghệ thông tin để tiếp nhận nguồn liệu yếu tố đầu vào xử lý w chúng thành sản phẩm thông tin yếu tố đầu oa nl - Hệ thống thông tin quản lý xây dựng với mục đích chủ yếu d cung cấp thơng tin trợ giúp lãnh đạo quan, tổ chức việc định lu va an giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ qaun, tổ chức u nf Hệ thống thông tin phương tiện quan trọng để văn thư ll văn phòng quan thực tốt nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động m oi quản lý chức tham mưu tổng hợp z at nh - Tóm lại, để xây dựng hệ thống thơng tin phục vụ có hiệu hoạt z động quản lý quan, cần phải đầu tư kinh phí để trang bị gm @ phương tiện kỹ thuật cần thiết, xây dựng sở liệu, chương trình, phần l mềm có liên quan, mang tin học nội kết nối với mạng tin học diện m co rộng, trang bị kiếm thức tin học văn phòng cho cán bộ, viên chức an Lu n va ac th 77 si 3.2.2 Tăng cường việc ứng dụng phần mềm việc thực nghiệp vụ công tác văn thư - Cơng tác văn thư cần có quản lý thống Nhà nước, trước hết quản lý thống nghiệp vụ chuyên môn Cac quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhiều văn quản lý thống mặt Các chương trình, phần mềm cơng tác văn thư nói chung nhằm thể nghiệp vụ văn thư phương pháp tự động hóa Do đó, cần có dự đạo, hướng dẫn quan quản lý công tác văn thư Nhà nước việc xây dựng để đảm bảo thống đạt hiệu sử dụng cao lu an - Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối quan sở ban ngành liên n va quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản tn to lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị - Phối hợp quan chức cài đặt phần mềm quản lý văn p ie gh liên quan w đi, đến Tăng cường khâu kết nối đồng hệ thống thông tin tỉnh đến sở d oa nl nhằm đảm bảo xác, kịp thời, an toàn điều hành tác nghiệp từ lu va an - Khuyến khích việc nghiên cứu áp dụng nhiều phần mềm ưu việt u nf hoạt động công tác văn thư đặc biệc phần mềm có khả ll tích hợp nhiều ứng dụng m oi - Tăng cường sử dụng văn điện tử thay cho văn giấy z at nh nay.Việc sử dụng văn điện tử giúp cho việc quản lý văn đơn giản z hơn, tiết kiệm không gian lưu trữ, tiết kiệm thời gian chi phí cho quan tổ gm @ chức.Tuy nhiên việc sử dụng văn điện tử cần phải sử dụng đồng bộ, l kiểm sốt chặt chẽ, đảm khả bảo mật thơng tin cho văn m co - Khuyến khích việc sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử an Lu - Xây dựng phần mềm việc lập hồ sơ hành, để giảm tải khối lượng tài liệu lưu trữ, đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ, n va ac th 78 si tạo hiệu cho công việc, tránh thất lạc tài liệu, thơng tin bị rị rỉ - Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND huyện Lục Ngạn khâu quan trọng UBND huyện ý nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quan - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhằm nâng cao suất, hiệu cơng tác, nhanh chóng Tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cơng việc - Cơng tác quản trị văn phịng chủ trì, phối hợp với quan hữu quan, nghiên cứu, xây dựng ban hành quy trình mẫu công tác quản lý lu an văn đi, văn đến, hồ sơ công việc, lưu trữ hành, lưu trữ cố định; n va 3.2.3 Thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa, tăng cường mua sắm trang tn to thiết bị đại phục vụ công tác văn thư gh - Thường xuyên mua sắm, đầu tư thêm trang thiết bị đại phục p ie vụ cho công tác soạn thảo ban hành văn công việc w quan tiến hành xác, nhanh hơn: máy tính, máy fax, máy photo oa nl - Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo d thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối lu va an mạng đảm bảo q trình tra cứu cổng thơng tin điện tử đơn vị u nf liên quan truyền tải thơng tin có u cầu, phương tiện máy Fax, điện ll thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu nhận m oi - Quá trình triển khai ứng dụng CNTT địi hỏi việc khảo sát, phân tích z at nh sở hệ thống có, tìm hiểu nhu cầu người sử dụng từ xác z định hệ thống phải làm gì, có chức gì? lập gm @ trình cài đặt chức cần phải có theo thiết kế triển khai ứng dụng l Quá trình triển khai ứng dụng bao gồm bước soạn thảo quy trình; đào tạo; m co triển khai; thu thập thơng tin phản hồi; tổ chức kiểm sốt hiệu chỉnh hệ an Lu thống; trì hệ thống; cải tiến hệ thống; khắc phục, phịng ngừa hồn thiện hệ thống n va ac th 79 si - Cần phải làm tốt công tác tổ chức bảo quản thiết bị CNTT (xây dựng quy chế quản lý,sử dụng thiết bị CNTT internet…) - UBND huyện cần quan tâm đầu tư ứng dụng CNTT( kinh phí đầu tư cho CNTT hàng năm, tổng số máy tính, tỉ lệ máy tính / CBCC) 3.2.4 Đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số vào hoạt động quan - Tổ chức hoạt động tuyên truyền, nâng cao nhận thức vai trò, tầm quan trọng chữ ký số; phổ biến văn hướng dẫn, quy định, quy trình ứng dụng triển khai chữ ký số cho đơn vị hệ thống trị - Nghiên cứu, rà soát hệ thống văn quy phạm pháp luật có liên lu an quan trong công tác văn thư, lưu trữ, quản lý dấu, sử dụng văn n va điện tử nhằm đề xuất ban hành, sửa đổi văn chưa phù hợp tn to nhằm tạo chế, sách khuyến khích sử dụng văn điện tử, ứng dụng - Khẩn trương nâng cao lực, phát triển sở hạ tầng hệ thống p ie gh chữ ký số rộng rãi toàn hệ thống trị w chứng thực điện tử chuyên dùng Chính phủ để kịp thời đảm bảo cung cấp oa nl quản lý chứng thư số theo yêu cầu quan nhà nước Tạo điều kiện hỗ trợ d nhân lực kinh phí q trình quan nhà nước tích hợp dịch vụ lu va an chứng thực chữ ký số Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp u nf 3.2.5 Triển khai ứng dụng ISO 9000 công tác văn thư ll - Trên sở phân tích, đánh giá khăc phục hạn chế hệ m oi thống quản lý hành hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ z at nh quan nhà nước, cần triển khai xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất z lượng theo mơ hình ISO 9000 CTVT Đây thực chất gm @ hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý cơng l việc khoa học, hợp lý, phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc, m co rõ người, rõ cách làm, đảm bảo sở, pháp lý để người lãnh an Lu đạo kiểm sốt q trình giải cơng việc nội quan.Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng n va ac th 80 si hiệu CTVT, khắc phục tồn phổ biến lâu quan hành nhà nước làm theo thói quen, kinh nghiệm, tùy tiện Đây hoạt động có ý nghĩa thiết thực trình hội nhập nhập quốc tế 3.3 Nhóm giải pháp thể chế Nhóm giải pháp thể chế nhóm giải pháp xây dựng hành lang pháp lý, văn quy định, hướng dẫn để tạo môi trường pháp lý thống cho tổ chức Trong nhóm giải pháp tơi xin đề xuất sau : lu an - Xây dựng ban hành văn hướng dẫn sử dụng hợp lý trang n va thiết bị văn phòng nhằm phát huy tối ưu công dụng việc ứng dụng công nghệ tn to thông tin hoạt động quản trị văn phòng; gh - Xây dựng nội quy, quy chế sử dụng trang thiết bị văn phòng nhằm p ie sử dụng bảo quản tốt hệ thống trang thiết bị như: máy tính, điện thoại, w máy fax… oa nl -Xây dựng quy định tài liệu lưu trữ điện tử, quy định sử d dụng chữ ký số ban hành văn lu va an - Cần xây dựng hoàn thiện hành lang pháp lý, văn quy định, u nf hướng dẫn việc ứng dụng tin học công tác lưu trữ ll - Thực nghiêm túc Nghị định 64/2007/NĐ-CP nghị định quy định m oi ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước z at nh -Xây dựng khung đánh giá việc ứng dụng tin học tạo điều kiện z việc kiểm tra việc ứng dụng, thấy hiệu ứng dụng gm @ tin học m co biệt xây dựng hồ sơ cá nhân máy l - Xây dựng văn quy định chặt chẽ việc lập hồ sơ cá nhân, đặc an Lu n va ac th 81 si Tiểu kết chương Như vậy, thông qua chương chương 2, tơi đưa thực trạng, tình hình cơng tác văn thư, tình hình ứng dụng CNTT CTVT Văn phịng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn Cơng tác thực tương đối tốt, việc ứng dụng CNTT hoạt động quan mang lại hiệu cao công việc Tuy nhiên, bên cạnh mặt tích cực đươc đạt đượcthì việc ứng dụng cịn gặp số khó khăn hạn chế Xuất phát từlý đó, mạnh dạn đưa số giải pháp thiết thực, hữu hiệu chương nhằm nâng cao hiệu công tác lu an hiệu hoạt động quan n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th 82 si KẾT LUẬN Công nghệ thông tin ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, cụ thể hoá văn pháp lu an luật Chỉ thị 58 BCH TW Đảng ứng dụng CNTT phục vụ n va nghiệp CNH, HĐH đất nước Đảng xác định CNTT động lực tn to quan trọng phát triển, Kế hoạch số 495 UBND tỉnh ứng dụng gh CNTT hoạt động quan Nhà nước tỉnh Hà Tĩnh năm 2014 Nhà p ie nước ta xác định ứng dụng CNTT lĩnh vực quản lý hành nhà w nước ưu tiên hàng đầu công tác văn thư công việc mang tính chất oa nl hành xác định lĩnh vực hàng đầu việc ứng d dụng CNTT, hay nói cách khác việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư lu va an góp phần nâng cao chất lượng hiệu cải cách hành chính, hướng tới ll CNTT tỉnh nhà u nf xây dựng hành đại, tạo môi trường thuận lợi cho phát triển m oi Từ đó, tơi nhận thức tầm quan trọng việc ứng dụng CNTT z at nh vào CTVT Chính vậy, thơng qua khóa luận tơi tìm hiểu z thực trạng việc ứng dụng CNTT CTVT Văn phòng HĐND- @ gm UBND huyện Lục Ngạn, hiệu việc ứng dụng phần mềm l Netoffice vào CTVT; từ ưu điểm, hạn chế tồn tại, m co đặc biệt mạnh dạn đưa số giải pháp nhằm khắc phục hạn an Lu chế nâng cao hiệu việc ứng dụng CNTT CTVT quan Tôi hy vọng khóa luận góp phần cải thiện chất lượng n va ac th 83 si hoạt động quan, đồng thời trở thành tài liệu để người tham khảo Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Lãnh đạo Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn, đặc biệt lãnh đạo cán bộ, công chức Văn phòng Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn, Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà nội, quan trọng Th.S Nguyễn Tiến Thành- giảng viên hướng dẫn, tận tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi để tơi hồn thành khóa luận lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th 84 si DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Cổng thông tin điện tử huyện Lục Ngạn Luật công nghệ thông tin năm 2006 Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc hội khóa XIII Luật Lưu trữ Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 cơng tác văn thư Nguyễn Hữu Trí (2005) Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo(2005) Quản trị văn phòng, NXB Lao động xã hội lu Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê an Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền Quản trị va n văn phòng, NXB Đại học kinh tế quốc dân 2012 tn to Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2011 công tác lưu trữ gh 10 Quyết định số 142/QĐ-BTP, định ban hành quy chế công tác p ie văn thư, lưu trữ Bộ Tư Pháp w 11 Thông tư 04/2013/ TT-BNV, Hướng dẫn xây dựng Quy chế công oa nl tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức d 12 TV170: Tin học đổi quản lý công tác văn thư lưu trữ, an lu Dương Văn Khảm u nf va 13 Tạp chí Lưu trữ Việt Nam: quản lý trình xử lý văn hành ll kỹ thuật tin học văn phịng Chính phủ Một số điểm cần lưu ý oi m ứng dụng tin học vào lưu trữ, Dương Văn Khảm z at nh 14 Tạp chí Lưu trữ Việt Nam: Tài liệu nghe nhìn – CNTT: vài nét việc ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc văn phịng Chính phủ z số 2/2001, Kiều Mai @ gm 15 Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội Lưu trữ, NXB Giao thông vận tải m co l 16 Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Chính trị quốc gia an Lu 17.Văn phòng Trung ương Đảng Tập giảng Công tác văn thư, lưu trữ, Hà Nội 2014 n va ac th 85 si lu an n va p ie gh tn to PHỤ LỤC d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn Bộ phận công nghệ thông tin Bộ phận cửa Chuyên viên tổng hợp phụ trách HĐND Bộ phận công vụ lu an Bộ phận bảo vệ va n Phó Chánh văn phịng phụ trách hành quản trị tn to p ie gh Chánh văn phòng HĐND UBND Bộ phận lái xe Bộ phận kế toán nl w d oa Bộ phận lưu trữ hành an lu ll u nf va Bộ phận văn thư m oi Chuyên viên khối văn hóa xã hội z at nh Chuyên viên khối giao thông xây dựng z gm @ Chuyên viên khối kinh tế tổng hợp m co l Phó Chánh văn phịng phụ trách tổng hợp an Lu Chuyên viên khối nội n va ac th si Phụ lục Một số văn Văn phòng HĐND- UBND, UBND huyện Lục Ngạn lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si