Giáo trình Ứng dụng CNTT - Cơ bản: Phần 2

MODULE 4: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN CHƯƠNG 10: KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH CHƯƠNG 11: BIỂU THỨC VÀ HÀM CHƯƠNG 12: BIỂU ĐỒ CHƯƠNG 13: ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ Trang 141 Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ Trang 142 Chương 10: Kiến thức bảng tính CHƯƠNG 10: KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH 10.1 Khái niệm bảng tính 10.1.1 Khái niệm Một bảng tính tờ giấy hiển thị số liệu tính tốn hàng cột - Trong kế tốn: bảng tính bảng giá trị tổ chức hàng cột để phân tích trình bày liệu tài - Trong máy tính: phần mềm cho phép nhập liệu ô (giao hàng cột) để tạo điều kiện phân tích thao tác với cơng thức tốn học, trình bày biểu đồ đồ thị VisiCalc phần mềm bảng tính đầu tiền cơng bố cuối thập niên 1970 chạy Apple II Trong bảng tính, hàng (rows) thường gán nhãn chữ số (1, 2, 3, …), cột gán nhãn kí tự (A, B, C, …), giao hàng cột gọi ô (cell) Các ô (cells) gán nhãn địa A5, C9, …, tham chiếu tới khác 10.1.2 Phần mềm bảng tính Phần mềm bảng tính sử dụng cho tính tốn, phân tích, tổng hợp số liệu tạo đồ thị biểu đồ Một đặc điểm phầm mềm bảng tính khả tính tốn lại nhanh chóng, dễ dàng mà không cần người dùng can thiệp phần tử bảng tính thay đổi Khi liệu sử dụng phép tính cơng thức thay đổi, kết phân tích bảng tính cập nhật tự động Ngày nay, có nhiều phần mềm bảng tính khác Một phần mềm sử dụng rộng rãi Excel, phần Microsoft Office Một phần mềm sử dụng rộng rãi khác Quattro Pro Corel Ấn phẩm Calc, phần OpenOffice Apache LibreOffice Writer The Document Foundation phát triển Hai phần mềm phần mềm thương mại, OpenOffice, LibreOffice mã nguồn mở tải sử dụng miễn phí Cuối cùng, phần mềm Numbers, phần iWork Apple 10.2 Giới thiệu Microsoft Excel 10.2.1 Giới thiệu 10.2.1.1 Các chức MicroSoft Excel Microsoft Excel (gọi tắt: Excel) loại bảng tính điện tử dùng để tổ chức, tính tốn cơng thức (Formulas), dùng để phân tích tổng hợp số liệu Các nhiệm vụ mà bạn thực với Excel gồm việc đơn giản việc viết hóa đơn tới việc phức tạp tạo biểu đồ 3D, quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp Chương mở đầu hướng dẫn bạn lướt nhanh qua không gian làm việc Excel, kiểu liệu cách tạo bảng tính đơn giản 10.2.1.2 Các khái niệm Khởi động thoát khỏi Excel thực giống chương trình khác chạy môi trường Windows 10.2.1.2.1 Khởi động Excel Có thể thực cách sau: - Double_Click biểu tượng chương trình Excel hình - Double_Click tên tập tin văn Excel tạo - Vào hình Start chọn Microsoft Excel 10.2.1.2.2 Thoát khỏi Excel Cách 1: Click vào nút Close góc bên phải cửa sổ Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Cách 3: Chọn lệnh File/ Close Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ Trang 143 Chương 10: Kiến thức bảng tính 10.2.1.2.3 Giao diện Microsoft Excel Cửa sổ chương trình Excel 2013 dễ dàng điều khiển sử dụng đơn giản (hình 10.1) Nhóm lệnh Fill handle Thanh công thức Thanh Quick Access Vùng làm việc Hình 10.1: Giao diện Excel 2013 Menu lệnh Excel nằm tab Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review View Home: Tạo, định dạng, chỉnh sửa Sheet Gồm có nhóm Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells Editing Insert: Thêm đối tượng vào Sheet (đồ họa, bảng pivot, đồ thị, liên kết, headers footers) Gồm có nhóm Tables, Illustrations, Apps, Charts, Reports, Sparklines, Filter, Links, Text Symbol Page Layout: chuẩn bị cho giai đoạn in ấn xếp lại đối tượng đồ họa Sheet Gồm có nhóm Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options Arrange Formulas: thêm hàm công thức vào Sheet kiểm tra công thức Sheet Gồm nhóm Function Library, Defined Names, Formula Auditing Calculation Data: nhập liệu từ bên ngồi vào, truy vấn, tính tổng nhóm (subtotal) Gồm có Get External Data, Connections, Sort and Filter, Data Tools Outline Review: bảo vệ đánh dấu bảng tính Gồm có Proofing, Language, Comments Changes View: thay đổi giao diện workbook liệu Gồm có nhóm Workbook Views, Show, Zoom, Window Macros Ngoài cơng cụ tương tự Word, Excel cịn có thêm công thức (Formula Bar) dùng để nhập liệu, công thức vào ô hành Thanh công thức gồm có phần (hình 10.2) Name box: hiển thị địa ô hành, gõ vào địa ô/vùng để di chuyển đến ô/vùng Name box Nút cơng thức Nội dung Hình 10.2: Thanh cơng thức Nút cơng thức: gồm có fx (Insert Function-thêm hàm), X (Cancel) (Enter) Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ Trang 144 Chương 10: Kiến thức bảng tính Thanh nội dung: trắng dài, chứa nội dung cơng thức Nếu cơng thức dài q click chuột vào nút để mở rộng cuối công thức Ghi chú: Có thể gọi nhanh lệnh truy xuất nhanh (Quick Access) (hình 10.3) Click nút , chọn Show Below the Ribbon/Show Above the Ribbon để định vị trí Quick Access Thêm lệnh vào Thanh Quick Access cách click nút / chọn More commands / chọn tiếp lệnh muốn gán lên Quick Access/ nhấn Add/ OK Hình 10.3: Chọn lệnh gắn vào Quick Access 10.2.1.2.4 Thay đổi tùy chọn Excel Khi cài đặt Excel sử dụng thơng số (theo ngầm định) Để thay đổi thông số theo ý muốn, bạn chọn lệnh File/ Options 10.2.2 Cấu trúc Workbook Một tập tin Excel gọi Workbook có phần mở rộng XLSX Một Workbook xem tài liệu gồm nhiều tờ Mỗi tờ gọi Sheet, số lượng Sheet Workbook không giới hạn, bị giới hạn nhớ khả dụng (available memory) hệ thống Mặc nhiên có Sheet Các Sheet đặt theo tên là: Sheet1, Sheet2, 10.2.2.1 Cấu trúc Sheet Mỗi Sheet xem bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột - Hàng (row): có tối đa 1.048.576 hàng, đánh số từ đến 1.048.576 - Cột (column): có tối đa 16.384 cột, đánh số từ A đến XFD - Ô (cell): giao cột hàng, liệu chứa ơ, có lưới phân cách - Tổng cộng có 1.048.576 x 16.384 = 17.179.869.184 Sheet Mỗi có địa xác định tên cột số thứ tự hàng, ví dụ C9 nghĩa cột C hàng thứ Ơ cuối có địa XFD1048576 Con trỏ ô: khung sậm màu, ô chứa trỏ ô gọi ô hành - Cách di chuyển đến bảng tính: + Sử dụng chuột: Click vào ô cần chọn + Sử dụng bàn phím:         , : Lên, xuống hàng , : Qua trái, phải ô PageUp: Lên trang hình PageDown: Xuống trang hình Alt + PageUp: Sang trái trang hình Alt + PageDown: Sang phải trang hình Ctrl + Home: Về A1 Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ Trang 145 Chương 10: Kiến thức bảng tính + Sử dụng Name Box: nhập địa ô vùng cần chuyển đến, gõ Enter + Sử dụng hộp thoại Goto: nhấn Ctrl-G F5, nhập địa ô vào khung Reference, nhấn OK + Sử dụng cuộn ngang/ đứng: cho hiển thị vùng chứa ô cần chuyển đến, xong click chuột vào ô Vùng (Range/ Block/ Array/ Reference): gồm nhiều liên dạng hình chữ nhật, vùng có địa gọi địa vùng Địa vùng xác định địa góc bên trái ô góc bên phải, địa ô dấu hai chấm (:) Ví dụ C5:F10 vùng chữ nhật định vị ô C5 ô cuối F10 Gridline: Trong bảng tính có đường lưới (Gridline) dùng để phân cách Mặc nhiên đường lưới không in Muốn bật/ tắt Gridline, chọn lệnh View/ lưới để bật/ tắt đường 10.2.2.2 Một số thao tác Sheet - Chọn Sheet làm việc: click vào tên Sheet nhấn Ctrl+Page Up/Ctrl+Page Down để di chuyển Sheet - Đổi tên Sheet: Cách 1: D_Click tên Sheet cần đổi tên, sau nhập vào tên mới, gõ Enter để xác nhận Cách 2: R_Click lên tên Sheet cần đổi tên, chọn Rename (hình 10.4) Cách 3: Click chọn Sheet cần đổi tên, chọn lệnh Home/ Format/ Rename Sheet Hình 10.4: R_Click lên tên sheet - Chèn thêm Sheet mới: New sheet Cách 1: Click nút New Sheet (hình 10.5) Hình 10.5: Thêm sheet Cách 2: R_Click lên vị trí muốn chèn Sheet mới, chọn Insert/ Worksheet/ OK Cách 3: Chọn vị trí muốn chèn Sheet mới, chọn lệnh Home/ Insert/ Insert Sheet - Xóa Sheet: Cách 1: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Home/ Delete/ Delete Sheet (hình 10.6) Cách 2: R_Click lên Sheet muốn xóa, chọn Delete Hình 10.6: Xóa Sheet - Di chuyển Sheet: Cách 1: Drag tên Sheet đến vị trí Cách 2: R_Click lên tên Sheet muốn di chuyển, chọn Move or Copy Cách 3: Click chọn Sheet muốn di chuyển, chọn lệnh Home/ Format/ Move or Copy Sheet - Tô màu tên Sheet: dùng để đánh dấu Sheet quan trọng Sheet cần ý Cách 1: R_Click lên tên Sheet, chọn Tab Color Cách 2: Chọn Sheet muốn tô màu tên Sheet, chọn lệnh Home / Format / Tab Color 10.2.3 Các kiểu liệu cách nhập Microsoft Excel tự động nhận diện kiểu liệu bạn nhập liệu vào ô Công việc bạn xác định kiểu liệu để tiện cho việc tính tốn định dạng Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ Trang 146 Chương 10: Kiến thức bảng tính 10.2.3.1 Cách nhập liệu vào ô - Đưa trỏ ô đến ô cần nhập - Nhập liệu vào - Kết thúc trình nhập phím ENTER (hoặc    ), hủy bỏ liệu nhập phím Esc Ghi chú: Muốn hiệu chỉnh liệu nhập ta chuyển trỏ ô đến ô cần hiệu chỉnh nhấn phím F2 D_Click vào cần hiệu chỉnh tiến hành hiệu chỉnh liệu 10.2.3.2 Dữ liệu kiểu số Khi nhập vào số bao gồm: 9, +, -, *, /, (, ), E, %, dấu chấm thập phân, ký hiệu phân cách hàng ngàn, ký hiệu $ số canh lề phải Excel hiểu liệu kiểu số bạn nhập liệu kiểu số theo định dạng Windows (ngày lưu trữ trị số), ngược lại hiểu liệu kiểu chuỗi 10.2.3.2.1 Dữ liệu dạng số Để đặt quy định cách nhập hiển thị số Windows: mở Region Panel chọn Additional Settings…/ Chọn lớp Numbers (hình 10.7) cửa sổ Control Ký hiệu số thập phân Số chữ số thập phân Ký hiệu phân cách hàng nghìn Số số hạng nhóm hàng nghìn Ký hiệu phủ định (số âm) Định dạng số âm Định dạng số thực nhỏ Dấu phân cách danh sách (giá trị, đối số, địa ô) Hệ thống đo lường Hình 10.7: Quy định cách nhập hiển thị số Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ Trang 147 Chương 10: Kiến thức bảng tính 10.2.3.2.2 Dữ liệu dạng ngày Microsoft Excel hiểu liệu kiểu Date ta nhập vào theo qui định Windows, tháng/ngày/năm (m/d/yy) Ngược lại Excel hiểu kiểu chuỗi Mặc nhiên liệu kiểu Date canh phải ô Mẫu liệu hiển thị Quy định định dạng Date Năm đầy đủ nhập chữ số cuối năm (99 ->1999, 13 -> 2013) Dữ liệu kiểu Date xem liệu kiểu số với mốc thời gian ngày 1/1/1900 (có giá trị 1), ngày 22/1/1900 có giá trị 22, … Để đặt quy định cách nhập hiển thị số Windows: mở Region cửa sổ Control Panel chọn Additional Settings…/Chọn lớp Date (hình 10.8) Hình 10.8: Thay đổi quy định kiểu Date 10.2.3.2.3 Dữ liệu dạng Microsoft Excel hiểu liệu kiểu Time ta nhập vào theo qui định Windows giờ:phút:giây buổi (hh:mm:ss AM/PM) Ngược lại Excel hiểu kiểu chuỗi Mặc nhiên liệu kiểu Time canh phải ô Dữ liệu kiểu Time xem liệu kiểu số 0:0:0 có giá trị 0, 24:0:0 có giá trị 1, 36:0:0 có giá trị 1.5, … 10.2.3.3 Dữ liệu kiểu chuỗi Khi nhập vào bao gồm ký tự chữ chữ số Mặc nhiên liệu kiểu chuỗi canh lề trái Ghi chú: Nếu muốn nhập chuỗi số thực cách: - Cách 1: Nhập dấu nháy đơn ( ‘ ) trước nhập liệu số - Cách 2: Xác định khối cần nhập liệu kiểu chuỗi số, chọn lệnh Home/ Cells/ Format/ Format Cells/ Number/ Text - Chuỗi xuất công thức phải bao quanh dấu nháy kép “ ” 10.2.3.4 Dữ liệu kiểu công thức Microsoft Excel hiểu liệu kiểu công thức ta nhập vào bắt đầu dấu = Đối với liệu kiểu cơng thức giá trị hiển thị công thức mà kết cơng thức (có thể trị số, ngày tháng, giờ, chuỗi hay thông báo lỗi) Công thức xem kết hợp toán tử toán hạng + Các toán tử là: +, -, *, /, &,^, >, =, , >=