Hướng dẫn các bước kiểm tra xử lý sự cố phần mềm quản trị đại học thường gặp của thư ký khoa báo cáo kết quả thực hiện đề tài sáng kiến kinh nghiệm năm học 2016 2017

Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NĂM HỌC 2016-2017 ĐỀ TÀI: HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC KIỂM TRA XỬ LÝ SỰ CỐ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ ĐẠI HỌC THƯỜNG GẶP CỦA THƯ KÝ KHOA Tác giả: Nguyễn Hồng Vinh Đơn Vị: Trung Tâm Thơng Tin Thư Viện TP.Hồ Chí Minh – Tháng 02/ 2017 Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017 ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC KIỂM TRA XỬ LÝ SỰ CỐ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ ĐẠI HỌC THƯỜNG GẶP CỦA THƯ KÝ KHOA PHẦN I Đặt vấn đề A Lý chọn đề tài: - Qua công tác tiếp nhận phản ảnh xử lý cố Phần Mềm Quản Trị Đại Học từ khoa, giảng viên HSSV Trung Tâm Thông Tin Thư Viện nhận thấy số cố phần mềm xảy Khoa thường lặp lại nhiều lần học kỳ Việc Thư Ký Khoa kiểm tra trường hợp cố phần mềm thường gặp nhiều trở ngại, chức thư ký khoa hồn tồn chủ động kiểm tra xử lý phần mềm - Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến khó khăn cho Thư Ký Khoa việc sử dụng Phần Mềm Quản Trị Đại Học: người dùng chưa hiểu rõ quy trình thao tác sai bước phần mềm, đồng thời chức phần mềm nhiều nghiệp vụ xử lý thư ký số chức phần mềm - Đó lý mà Trung Tâm Thông Tin Thư Viện xây dựng sáng kiến kinh nghiệm “Hướng Dẫn Các Bước Kiểm Tra Xử Lý Sự Cố Phần Mềm Quản Trị Đại Học Thường Gặp Của Thư Ký Khoa” để hỗ trợ thư ký Khoa cơng việc dễ dàng, hiệu nhanh chóng, chuyên nghiệp B Giải trình tính cấp thiết: Trên sở tiếp nhận Quản Trị Hệ Thống Phần Mềm Quản Trị Đại Học Trung Tâm Thông Tin Thư Viện nhận thấy số lỗi phần mềm thường xuyên lặp lại học kỳ có liên quan đến cơng tác Khoa sau:  Chương trình đào tạo Khố (sai lệch số mơn, số tín chỉ, mơn ngồi chương trình đào tạo, mơn thay thế), nhóm mơn tương đương (một mơn thay cho nhiều mơn, khố có điều chỉnh mã mơn, điều chỉnh số tín chỉ) Sai lệch nhóm mơn tiên quyết, nhóm mơn học trước  Sinh viên Đăng kí học phần online khơng được, sinh viên đăng kí học phần khơng có liệu Đăng kí bổ sung khơng  Bảng điểm sinh viên chưa có điểm Học phần có điểm đạt khơng đạt số tín tích luỹ  Xét tốt nghiệp cấp bằng: trường hợp xét HSSV thi tốt nghiệp/xét tốt nghiệp không  Không tìm thấy HSSV danh sách lớp Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017 - Hiện Phần Mềm Quản Trị Đại Học, thư ký khoa hoàn tồn tự thao tác để kiểm tra đưa hướng xử lý lỗi - Thư ký Khoa chưa rõ quy trình kiểm tra xử lý phần mềm Nguyên nhân do: chức phần mềm nhiều nghiệp vụ xử lý thư ký số chức phần mềm Các chức phần mềm lại liên quan đến nhiều phận khác - Trước tình Trung Tâm Thông Tin Thư Viện đưa sáng kiến kinh nghiệm “Hướng Dẫn Các Bước Kiểm Tra Xử Lý Sự Cố Phần Mềm Quản Trị Đại Học Thường Gặp Của Thư Ký Khoa” để hỗ trợ thư ký Khoa cơng việc dễ dàng, hiệu nhanh chóng C Mục tiêu Cơng trình/ Đề tài: - Giúp thư ký khoa nắm rõ quy trình kiểm tra xử lý lỗi Phần Mềm Quản Trị Đại Học - Nâng cao nghiệp vụ thư ký khoa việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý đào tạo - Rút ngắn thời gian kiểm tra xử lý cố phần mềm quản trị đại học, chủ động công việc không cần phải liên hệ nhiều đơn vị hỗ trợ kiểm tra trước D Nhiệm vụ phương pháp nghiên cứu - Để đạt mục đích nghiên cứu đề ra, Trung Tâm Thông Tin Thư Viện xác định cần phải thực nhiệm vụ nghiên cứu sau:  Rà soát chức Phần Mềm Quản Trị Đại Học liên quan đến nghiệp vụ thư ký Khoa Tổng hợp thống kê báo cáo lỗi phần mềm hàng tuần, hàng tháng hàng năm  Hỗ trợ, hướng dẫn Thư ký Khoa kiểm tra, khắc phục lỗi thường xuyên xảy  Phối hợp đơn vị nhà trường Cty PSC kiểm tra xử lý lỗi phần mềm hướng dẫn thực quy trình xử lý cố phần mềm - Để đạt mục đích nghiên cứu nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, Trung Tâm Thông Tin Thư Viện sử dụng phối hợp phương pháp nghiên cứu sau:     Phương pháp thống kê, tổng hợp Phương pháp quan sát Phương pháp xử lý thông tin Phương pháp tổng kết kinh nghiệm Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017 E Điểm kết nghiên cứu - Việc xử lý thông tin chức phần mềm cách khoa học - Việc tổ chức xử lý cố phần mềm nhanh chóng đạt hiệu cơng việc cao F Tính khả thi hiệu đề tài - Việc xây dựng sáng kiến kinh nghiệm “Hướng Dẫn Các Bước Kiểm Tra Xử Lý Sự Cố Phần Mềm Quản Trị Đại Học Thường Gặp Của Thư Ký Khoa” thật mang lại kết tích cực công tác Quản Lý Hệ Thống Phần Mềm Quản Trị Đại Học Quy trình xử lý rõ ràng, kiểm soát lỗi phát sinh thường xuyên, đưa hướng xử lý nhanh hiệu quả, hỗ trợ tốt cho công tác quản lý chung nhà trường PHẦN II Nội dung A Mục đích:  Hỗ trợ thư ký khoa nắm rõ quy trình kiểm tra xử lý lỗi Phần Mềm Quản Trị Đại Học  Nâng cao nghiệp vụ thư ký khoa sử dụng phần mềm quản trị đại B Phạm vi: - Các phịng Khoa, Trung Tâm Trường Cao Đẳng Cơng Nghệ Thủ Đức C Từ viết tắt - Công ty PSC: Công ty Pyramid Software & Consulting Ltd - HSSV: Học Sinh Sinh Viên - P.QLĐT: Phòng Quản Lý Đào Tạo Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017 D Kiểm tra lỗi thường xảy cách xử lý: Thơng tin chương trình đào tạo: i Trường họp bảng điểm cá nhân HSSV hiển thị không đủ số học phần học số tín tích luỹ khơng Các bước kiểm tra:  Đăng nhập vào phần mềm UIS, vào chương trình đào tạo tương ứng HSSV để kiểm tra  Tiếp nhìn khung bên trái, hình sau: Chọn Chương trình đào tạo tương ứng HSSV cần kiểm tra Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017  Chọn tab xem toàn kế hoạch đào tạo, kiểm tra mã mơn mà HSSV bị có chương trình đào tạo khơng, hình bên dưới:  Để kiểm tra môn tương đương người dùng vào tab Tổ chức giảng dạy/Nhóm mơn tương đương Cụ thể theo hình sau: Sau kiểm tra hết thông tin mà chưa tìm nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để hỗ trợ thêm Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017 ii Đăng kí học phần khơng được, báo lỗi chưa học môn tiên Các bước kiểm tra:  Đăng nhập vào phần mềm UIS, vào chương trình đào tạo tương ứng HSSV để kiểm tra  Chọn Chương trình đào tạo tương ứng Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017  Kiểm tra cấu hình nhóm mơn tiên có khơng, theo hình sau: Trường hợp chưa mã học phần tiên quyết, khoa liên hệ P.QLĐT để kiểm tra lại Sau kiểm tra hết thông tin mà chưa tìm nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để hỗ trợ thêm Tổ chức kế hoạch giảng dạy: i Sai lệch số tín chỉ, sai nhóm mơn học trước, nhóm mơn tiên  Người dùng vào chức Thơng tin chương trình đào tạo để kiểm tra cấu hình mơn học, định nghĩa môn tương đương, định nghĩa môn tiên (các bước mục D.1.i mục D.1.ii trên) Ở Trung Tâm Thông Tin Thư Viện hướng dẫn dùng chức Tổ chức kế hoạch giảng dạy để kiểm tra Các bước kiểm tra:  Trước tiên kiểm tra HSSV thuộc Khố, Khoa, loại hình đào tạo Sau vào chức Tổ chức kế hoạch giảng dạy để kiểm tra Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017  Tiếp theo làm bước theo hình sau:  Sau chọn Bậc đào tào, loại hình đào tạo, khoá, đơn vị, thư ký khoa chọn chuyên nghành đào tạo tương HSSV cần kiểm tra Ta kết hình sau: + Ta lưu ý kiểm tra cột Mã Môn, Tiên Quyết Học Trước xem học phần HSSV học có với định nghĩa chương trình đào tạo hay khơng Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017  Trường hợp học phần HSSV học khơng với định nghĩa chương trình đào tạo khoa liên hệ P.QLĐT để kiểm tra lại  Trường hợp với thiết kế chương trình khoa liên hệ Tổ IT để hỗ trợ thêm Đăng kí học phần: i HSSV khơng thấy học phần để đăng kí trang online:  Người dùng vào chức đăng kí học phần - Sinh viên, nhập mã số sinh viên cần kiểm tra, nhấn phím Enter, chọn năm học-học kỳ tương ứng, chọn nút Lọc liệu, theo hình sau: + Nhập mã Lớp học phần vào khung bên trái chức đăng kí học phần - Sinh viên, kiểm tra tình trạng Lớp học phần: thời khố biểu, số lượng HSSV đăng kí  Để kiểm tra chi tiết người dùng vào chức Tổ chức giảng dạy/ danh sách lớp học phần, hình sau: Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang 10 Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017 + Theo hình thư ký khoa kiểm tra được: tình trạng lớp học phần, sĩ số tối thiểu - tối đa, số lượng HSSV đăng kí, thời khố biểu  Trường hợp chưa có thời khố biểu, tình trạng lớp học phần chưa cho phép đăng kí online khơng tìm thấy Lớp học phần , người dùng liên hệ P.QLĐT kiểm tra lại chức năng: tạo thời khoá biểu, thời hạn đăng kí, chuyển tình trạng học phần việc đồng liệu thời khoá biểu lên server đăng ký học phần  Sau kiểm tra hết thơng tin mà chưa tìm ngun nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để hỗ trợ thêm ii HSSV đăng kí học phần thành cơng lớp học phần bị  Đầu tiên kiểm tra lại lịch sử đăng kí học phần HSSV  Nhập mã số HSSV vào nhấn phím enter Kiểm tra cột: thời điểm thao tác xem HSSV có huỷ đăng ký lớp học phần khơng Tác giả Nguyễn Hồng Vinh Các lớp học phần đăng ký thành công trang 11 Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017  Trường hợp HSSV có đăng kí thành công bị môn Tiếp tục kiểm tra xem học phần bị có bị thay đổi thời khố biểu khơng, học phần có bị huỷ số lượng đăng kí Cụ thể để kiểm tra chi tiết người dùng vào chức Tổ chức giảng dạy/ danh sách lớp học phần, hình sau:  Trường hợp tình trạng lớp học phần thời khố biểu có thay đổi, liên hệ P.QLĐT kiểm tra lại  Sau kiểm tra hết thông tin mà chưa tìm nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để hỗ trợ thêm iii Thư ký khoa khơng thể đăng kí học phần bổ sung cho HSSV  Trước tiên thư ký Khoa vào chức đăng ký học phần, kiểm tra xem nút đăng ký có sáng hay bị mờ Nút đăng ký sáng đăng kí bổ sung, cịn Nút đăng ký mờ kí bổ sung Tác giả Nguyễn Hồng Vinh có nghĩa cho phép có nghĩa khơng cho phép đăng trang 12 Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017  Lưu ý: chức mở vào tuần cho phép đăng kí học phần bổ sung, bình thường chức ẩn nút đăng ký nút huỷ đăng ký  Thư ký Khoa kiểm xem HSSV đăng kí học phần (theo kế hoạch, học lại, học vượt, hay học kế hoạch) để chọn mục đăng ký, theo hình sau:  Lưu ý: Thư ký khoa đăng ký bổ sung cho mơn khoa chủ quản Những mơn khơng khoa chủ quản thư ký khoa không thấy để đăng ký  Sau kiểm tra hết thông tin mà chưa tìm nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để hỗ trợ thêm Chức điểm: i Bảng điểm sinh viên chưa có điểm  Thư ký khoa vào chức điểm/xem điểm theo Lớp học phần, kiểm tra xem học phần có điểm lưu điểm thức chưa  Trường hợp lưu điểm thức mà chưa thấy điểm, vào tiếp chức xem bảng điểm cá nhân, nhấn nút Tính ĐTB để cập nhật lại điểm nhất: Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang 13 Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017  Trường hợp lưu điểm thức in bảng điểm cá nhân không thấy, thư ký khoa kiểm tra xem học phần có chương trình đào tạo không (xem lại mục D.1.i)  Sau kiểm tra hết thơng tin mà chưa tìm ngun nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để hỗ trợ thêm ii Học phần có điểm đạt khơng đạt số tín tích luỹ  Trước tiên thư ký khoa xác định học phần thuộc nhóm học phần bắt buộc hay nhóm học phần tự chọn  Đối với học phần bắt buộc thư ký khoa kiểm tra xem học phần có chương trình đào tạo không (làm giống bước D.1.i)  Trường hợp học phần tự chọn kiểm tra học phần thuộc nhóm tự chọn Cụ thể vào chức thơng tin chương trình đào tạo chọn chương trình đào tạo sau chọn tab Nhóm tự chọn Các bước sau: Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang 14 Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017 Kiểm tra nhóm mơn tự chọn:  Kiểm tra mơn nhóm tự chọn, cần lưu ý số tín đạt nhóm số tín mơn tự chọn theo hình sau: Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang 15 Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017  Sau kiểm tra hết thơng tin mà chưa tìm nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để hỗ trợ thêm Xét tốt nghiệp cấp i HSSV xét thi tốt nghiệp/xét tốt nghiệp không  Đầu tiên kiểm tra bảng điểm cá nhân HSSV: Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang 16 Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017  Bảng điểm cá nhân: kiểm tra tổng số tín tích luỹ so với tổng số tín theo quy định xét thi tốt nghiệp/ quy định xét tốt nghiệp có đạt khơng Tác giả Nguyễn Hồng Vinh trang 17 Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017  Kiểm tra đối chiếu: học phần bảng điểm so với học phần chương trình đào tạo, học phần bắt buộc học phần tự chọn (xem lại bước mục D.4.ii)  Kiểm tra chứng đầu Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang 18 Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017 - Kiểm tra HSSV có nợ học phí khơng  Trường hợp chưa được, người dùng liên hệ P.QLĐT kiểm tra lại điều kiện xét thi tốt nghiệp/ xét tốt nghiệp Có trùng với đợt xét trước khơng…  Sau kiểm tra hết thơng tin mà chưa tìm ngun nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để hỗ trợ thêm Phần mềm quản lý sinh viên: i Khơng tìm thấy HSSV danh sách lớp  Vào chức Module quản lý sinh viên kiểm tra lại thơng tin HSSV Tác giả Nguyễn Hồng Vinh trang 19 Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017 Kiểm tra danh sách theo lớp sinh viên có tên HSSV khơng, theo hình sau: Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang 20 Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017  Trường hợp khơng có tên danh sách, kiểm tra HSSV phân cho lớp Tại phần mềm Student chọn tab Thông tin sinh viên Nhập MSSV vào ô Tìm(F1) nhấn nút Enter  Kiểm tra HSSV xem phân vào lớp Theo hình sau:  Trường hợp HSSV phân vào lớp khác không phân vào lớp nào, liên hệ P.QLĐT để phân lại cho Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang 21 Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017  Sau kiểm tra hết thông tin mà chưa tìm nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để hỗ trợ thêm Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh trang 22 Báo cáo kết sáng kiến kinh nghiệm Năm học 2016-2017 Mục lục PHẦN I Đặt vấn đề A Lý chọn đề tài: B Giải trình tính cấp thiết: C Mục tiêu Cơng trình/ Đề tài: .3 D Nhiệm vụ phương pháp nghiên cứu E F Điểm kết nghiên cứu Tính khả thi hiệu đề tài PHẦN II Nội dung A Mục đích: B C Phạm vi: Từ viết tắt D Nội dung kiểm tra lỗi thường xảy cách xử lý: .5 Thông tin chương trình đào tạo: i Trường họp HSSV bảng điểm cá nhân hiển thị không đủ số môn học, có điểm số tín tích luỹ khơng ii Đăng kí học phần không được, báo lỗi chưa học môn tiên Tổ chức kế hoạch giảng dạy: i Sai lệch số tín chỉ, sai nhóm mơn học trước, nhóm mơn tiên Đăng kí học phần: 10 i HSSV khơng thấy học phần để đăng kí trang online: 10 ii HSSV đăng kí học phần thành công bị 11 iii Thư ký khoa khơng thể đăng kí học phần bổ sung cho HSSV 12 Chức điểm: 13 i Bảng điểm sinh viên chưa có điểm 13 ii Học phần có điểm đạt khơng đạt số tín tích luỹ 14 Xét tốt nghiệp cấp .16 i HSSV xét thi tốt nghiệp/xét tốt nghiệp không .16 Phần mềm quản lý sinh viên: .19 i Khơng tìm thấy HSSV danh sách lớp 19 Tác giả Nguyễn Hoàng Vinh