Lời mở đầu Chuyên đề thực tập GVHD Th S Nguyễn Thị Mai Chi Chuyên đề thực tập GVHD Th S Nguyễn Thị Mai Chi MỤC LỤC 1LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH[.]
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THIÊN LAN
Đặc điểm doanh thu, chi phí của công ty TNHH Thương mại Thiên Lan
1.1.1 Khái quát các hoạt động kinh doanh của công ty:
Công ty TNHH Thương mại Thiên Lan được Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Thanh Hoá công nhận và cấp phép hoạt động, là một tổ chức kinh tế có đẩy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn - Chi nhánh huyện Vĩnh Lộc, có con dấu riêng, hạch toán độc lập và tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh.
Công ty đăng ký hoạt động ban đầu dưới hình thức doanh nghiệp thương mại và dịch vụ vận tải hàng hoá Dựa trên đặc điểm thị trường và đặc điểm khu vực, công ty đã nắm bắt được nhu cầu tiêu thụ sản phẩm phục vụ cho ngành nông nghiệp, chăn nuôi và xây dựng ở địa phương từ đó có bước đi đầu tiên là thương mại Dịch vụ vận tải cũng từ nhu cầu vận chuyển hàng hoá mà Giám đốc đã quyết định đầu tư và đẩy mạnh khi nhìn thấy đây là hoạt động có tiềm năng Cụ thể các hình thức kinh doanh của công ty như sau:
- Hình thức thương mại: Công ty buôn bán các hàng hoá sử dụng cho các ngành:
+ Nông ngiệp: phân bón: Đạm, Lân, Kali
+ Chăn nuôi: thức ăn gia súc, gia cầm
+ Vật liệu xây dựng: xi măng, sắt thép
+ Và thu mua nông sản để tiêu thụ
Các hàng hoá này được phân phối cho các đại lý trên toàn tỉnh và bán lẻ trực tiếp tại địa bàn của công ty.
- Hình thức dịch vụ vận tải hàng hoá: Công ty đầu tư xe tải huyndai lớn vào hoạt động Việc vận tải diễn ra dựa trên ký kết hợp đồng chở hàng với đối tác, hoạt động không giới hạn trong phạm vi cả nước Hàng hoá vận chuyển cũng rất đa dạng: các hàng hoá công ty kinh doanh thương mại: nông sản, vật liệu xây dựng, thức ăn chăn nuôi, phân bón; các hàng hoá khác: gỗ, luồng Thị trường có nhiều thay đổi đòi hỏi nhà quản lý có những quyết định mới cho việc kinh doanh Giám đốc công ty nhận thấy kết quả có thể đạt được khi thay đổi phương thức bằng cách mở rộng quy mô công ty ở hoạt động sản xuất Thuộc da được lựa chọn và góp phần nâng cao lợi nhuận của công ty mặc dù lúc đầu còn gặp nhiều khó khăn.
Ba lĩnh vực hoạt động của công ty vẫn luôn được duy trì và phát triển. Các lĩnh vực này tuy là độc lập nhưng có sự hỗ trợ cho nhau đặc biệt là dịch vụ vận chuyển hàng hoá giúp công ty giảm thiểu được chi phí Hiện nay tình hình kinh tế đang trong giai đoạn khó khăn do đó việc nắm bắt cơ hội và vận hành tốt hoạt động của doanh nghiệp yêu cầu các nhà quản lý phải có những thông tin chính xác và nhanh nhạy để ra quyết định.
1.1.2 Đặc điểm doanh thu của công ty:
Theo chuẩn mực số 14 trong hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành và công bố theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của
Bộ trưởng Bộ tài chính thì : “Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu”.
Doanh thu của công ty được ghi nhận khi quyền sở hữu hàng hóa bán ra được chuyển giao và khi các dịch vụ được thực hiện Với thương mại và sản xuất doanh thu thoả mãn các điều kiện:
- Người bán chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá cho người mua.
- Người bán không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc kiểm soát hàng hoá.
- Doanh thu xác định tương đối chắc chắn.
- Người bán sẽ thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch hàng hoá.
- Xác định được chi phí liên quan đến việc bán hàng.
Cũng như các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ khác, doanh thu của công ty bao gồm: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính và các hoạt động bất thường Tuy nhiên ở các năm gần đây doanh thu của công ty chỉ có ở hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ. Với doanh thu tài chính, trước đây công ty chủ yếu là cho vay lãi, nhưng trở lại đây khi nền kinh tế khó khăn, các doanh nghiệp phải đối mặt với vấn đề vốn để quay vòng thì công ty cũng nằm trong ảnh hưởng chung đó Vì vậy lợi nhuận của công ty được tập trung cho sản xuất kinh doanh và công ty tạm dừng cho vay Để mở rộng kinh doanh công ty vẫn tiến hành vay ngân hàng do đó gần đây công ty chỉ phát sinh chi phí tài chính Các hoạt động bất thường của công ty gần như không có, chỉ khi tiến hành đầu tư cho sản xuất thuộc da công ty mới tiến hành nhượng bán một số xe vận tải Như vậy có thể thấy doanh thu của công ty cần được xem xét vào mảng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Kết quả kinh doanh của công ty được xác đinh theo công thức chung như sau:
Kết quả kinh doanh Kết quả hoạt động kinh doanh
+ Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác
Trong đó chú trọng kết quả hoạt động kinh doanh, bao gồm:
- Doanh thu bán hàng: là doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa mà công ty đã cung cấp hoặc đã thực hiện theo yêu cầu của khách hàng và được khách hàng chấp nhận hoặc cam kết sẽ thanh toán.
• Doanh thu tiêu thụ hàng hoá: tương ứng với hoạt động thương mại: là doanh số thu được từ hoạt động bán buôn và bán lẻ các hàng hoá.
• Doanh thu tiêu thụ thành phẩm: tương ứng với hoạt động sản xuất: là doanh số thu được từ hoạt động bán thành phẩm da thuộc.
- Doanh thu cung cấp dịch vụ: Là doanh thu của hợp đồng vận chuyển hàng hoá mà công ty thực hiện theo thoả thuận của đối tác, được đối tác chấp nhận hoặc cam kết sẽ thanh toán.
Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán và giá dịch vụ chưa có thuế GTGT.
1.1.3 Đặc điểm chi phí của công ty:
Công ty hoạt động trên 3 lĩnh vực nên chi phí được hạch toán theo tính chất chung của cả 3 loại hình doanh nghiệp: thương mại, dịch vụ và sản xuất. Chi phí của công ty bao gồm:
- Giá vốn hàng bán: tập hợp cụ thể theo từng hình thức hoạt động:
• Giá vốn của hình thức thương mại: là trị giá mua hàng cộng với chi phí vận chuyển.
• Giá vốn của hình thức dịch vụ vận tải: được tập hợp theo chi phí phát sinh khi thực hiện hợp đồng chở hàng.
• Giá vốn của hình thức sản xuất: được tập hợp theo chi phí phát sinh của quá trình sản xuất sản phẩm.
- Chi phí bán hàng: được hạch toán cho thương mại và sản xuất bao gồm:
• Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của toàn bộ nhân viên bán hàng trong công ty.
• Các chi phí bằng tiền khác: là các chi phí phát sinh có liên quan đến nhân viên bán hàng và hoạt động bán hàng: chi phí bồi dưỡng nghiệp vụ, chi phí thăm hỏi người ốm , chi phí điện, nước, chi phí khấu hao, chi phí công cụ dụng cụ
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: được tập hợp cho bộ phận quản lý và hoạt động quản lý của công ty, bao gồm:
• Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của toàn bộ nhân viên quản lý trong công ty.
• Các chi phí bằng tiền khác: chi phí điện, nước, chi phí khấu hao, chi phí công cụ dụng cụ
- Chi phí tài chính: công ty chỉ phát sinh chi phí lãi vay trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Chi phí khác: công ty gần như không phát sinh khoản chi phí này, trừ khoản chi phí phát sinh khi tiến hành nhượng bán một số xe vận tải để tập trung cho hoạt động sản xuất thuộc da.
Tổ chức quản lý doanh thu, chi phí của công ty TNHH Thương mại Thiên Lan
1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý doanh thu, chi phí của công ty: Đối với mỗi một doanh nghiệp, trong chiến lược phát triển, tăng cường lợi nhuận,mở rộng thị phần, hoạt động quản lý chi phí và công tác tiêu thụ hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng Vì vậy, việc phân cấp trách nhiệm giữa các phòng ban liên quan đến hoạt động bán hàng, quản lý chi phí trong công ty đòi hỏi phải rõ ràng, rành mạch; và luôn có sự phối hợp hoạt động một cách nhịp nhàng, hiệu quả.
Trong một công ty, sự kết hợp quản lý giữa nhà quản trị và bộ máy kế toán luôn là chặt chẽ Nhà quản trị trực tiếp điều hành hoạt động của công ty đồng thời điều hành hoạt động của bộ máy kế toán Trong khi đó hoạt động của công ty được thể hiện cụ thể qua các con số thống kê của kế toán Không những vậy kế toán còn đóng vai trò tham mưu, kết hợp với các bộ phận khác để có những ý kiến thiết thực cho nhà quản trị Vì vậy trong công tác quản lý doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh không chỉ là mối quan hệ giữa các nhân viên bộ máy kế toán hay giữa các nhân viên quản lý mà đó là tổng thể mối quan hệ giữa các bộ phận.
Sơ đồ1.1 Bộ máy tổ chức quản lý công ty TNHH Thương mại Thiên Lan
Sơ đồ 1.2 Bộ máy kế toán công ty
Phó GĐ kinh doanh Phó GĐ kỹ thuật
Phòng chính - tài kế toán
Bộ máy kế toán của công ty quản lý trực tuyến bởi phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kinh doanh chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Khi Giám đốc ra quyết định các phó giám đốc thực hiện giao nhiệm vụ cụ thể xuống các phòng ban Cùng nhận một mệnh lệnh, các phòng với chức năng chuyên môn sẽ phân công cho bộ phận trực tuyến cấp dưới Lúc này hoạt động được nhất quán trong sự chỉ đạo ban đầu Phòng kế toán tập hợp số liệu từ sự hoạt động của các phòng ban tiến hành các nghiệp vụ của từng vị trí kế toán để đưa đến những con số cuối cùng về doanh thu, chi phí, xác định lợi nhuận đã đạt được qua việc thực hiện quyết định của Giám đốc trong kinh doanh.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận trong công tác quản lý doanh thu, chi phí tại công ty:
Giám đốc khi đưa ra phương án kinh doanh có sự cung cấp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: bên trong công ty và bên ngoài công ty Thông tin bên trong công ty Giám đốc tiếp nhận ban đầu từ phó giám đốc kinh doanh qua phòng kinh tế thị trường và phòng kế toán Kết hợp với thông tin từ các bộ phận khác để ra quyết định Tính đúng đắn, hợp lý của quyết định được thể hiện trong kết quả cuối cùng về lợi nhuận mà gắn với đó là doanh thu và chi phí hoạt động Có sự phân công trong chức năng, nhiệm vụ các bộ phận tương ứng với chuyên môn để thực hiện mệnh lệnh của cấp trên Điều này tạo ra mối quan hệ giữa các bộ phận trong công tác quản lý về doanh thu, chi phí kinh doanh Cụ thể về chức năng, nhiệm vụ các bộ phận như sau:
Xét trong bộ máy quản lý của công ty:
- Giám đốc: quyết định loại hình, phương án kinh doanh của công ty, khi có sự biến động về doanh thu và chi phí, Giám đốc sẽ đưa ra những phương án hoạt động cụ thể Nó có sự điều chỉnh, ảnh hưởng đến doanh thu và chi phí.
Cụ thể: quyết định các hợp đồng sản xuất và dịch vụ được ký kết, số lượng hàng hoá thương mại, tăng cường đầu tư vào lĩnh vực nào
- Phó giám đốc kinh doanh: thực hiện quản lý và tổng hợp công việc của phòng kinh tế thị trường và phòng Tài chính - Kế toán để tham mưu cho Giám đốc, đồng thời nhận trách nhiệm phân công hoạt động cho các phòng ban dưới cấp Là người trực tiếp tham gia giao dịch tạo mối quan hệ trên thị trường,cụ thể: ký kết hợp đồng mua và bán hàng, ký kết hợp đồng dịch vụ vận tải, ký kết hợp đồng sản xuất.
- Phòng kinh tế thị trường: nghiên cứu thị trường, xây dựng các chiến lược marketing, có kế hoạch kinhh doanh dựa trên những nội dung nghiên cứu, thu thập để đưa lên cho phó Giám đốc kinh doanh, từ đó chuyển lên cho Giám đốc phê duyệt, quyết đinh thực hiện Phòng kinh tế thị trường cũng chịu trách nhiệm quản lý hoạt động dịch vụ vận tải: thực hiện hợp đồng đã ký kết, doanh thu và chi phí phát sinh Đồng thời phòng kinh tế thị trường quản lý hoạt động thương mại bằng việc quản lý bộ phận bán hàng: thực hiện việc giao nhận và tiêu thụ hàng hoá, doanh thu và chi phí phát sinh.
- Phòng tài chính - kế toán: từ hoạt động của các bộ phận tiến hành nghiệp vụ kế toán: tập hợp doanh thu theo từng loại hàng hoá, tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh Kế toán tổng hợp số liệu trên tất cả các hoạt động sản xuất, dịch vụ, thương mại để lập báo cáo về doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
- Phó giám đốc kỹ thuật: nhận chỉ đạo từ Giám đốc tiến hành phân công sản xuất Phòng kế hoạch - kỹ thuật sắp xếp các nguồn lực cụ thể, định hướng về chi phí phát sinh để xây dựng mức tiêu hao các yếu tố đầu vào một cách phù hợp, sau đó báo lên phó giám đốc kỹ thuật để có quyết định thực hiện Những biến động về chi phí được phòng kế hoạch - kỹ thuật theo dõi và trình cấp trên quản lý.
Ví dụ cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân và bộ phận trong công tác quản lý doanh thu, chi phí tại công ty:
Giám đốc ra quyết định sản xuất lô da thuộc cho khách hàng Trước đó phó giám đốc kinh doanh và phòng kinh tế thị trường đã tìm hiểu, xem xét đối tác, đánh giá việc thực hiện hợp đồng sản xuất có khả thi cho công ty hay không Khi đã đưa ra được nhận định, ý kiến được giám đốc chấp nhận, lúc này phó Giám đốc kinh doanh tiến hành ký kết hợp đồng Phó giám đốc kỹ thuật tiến hành xem xét hợp đồng để thực hiện sản xuất Phòng kế hoạch - kỹ thuật tính toán các mức tiêu hao chi phí để đưa ra được mức tối ưu cho phòng sản xuất làm việc.
Các số liệu về số lượng sản lượng sản xuất theo hợp đồng được kế toán tập hợp tương ứng với phần chi phí phát sinh Thủ kho ở bộ phận bán hàng sẽ viết phiếu xuất kho các nguyên vật liệu cần cho sản xuất và thành phẩm xuất bán, viết phiếu nhập kho khi thành phẩm hoàn thành Việc tập hợp chi phí, tính giá thành phẩm do kế toán HTK, TSCĐ thực hiện với sự kết hợp của các nhân viên kế toán trong từng mảng chi phí: kế toán HTK, TSCĐ tính chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, khấu hao TSCĐ; kế toán lương và các khoản trích theo lương tính chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán vốn bằng tiền kiêm công nợ, thủ quỹ tính các chi phí phát sinh bằng tiền: tiền điện, tiền nước Khi sản xuất hoàn thành, kế toán vốn bằng tiền kiêm công nợ kết hợp với bộ phận bán hàng lập hoá đơn GTGT, từ đó tập hợp số liệu để thống kê doanh thu.
Việc vận chuyển hàng căn cứ theo hợp đồng, nếu công ty chịu trách nhiêm thì dịch vụ vận tải được kết hợp hoạt động trong việc bán hàng Hợp đồng vận tải được ký kết với đối tác bởi phó giám đốc kinh doanh Tại phòng kinh tế thị trường có sự phân công cho bộ phận lái xe thực hiện Việc giao nhận hàng tại công ty được thực hiện kết hợp giữa lái xe, bốc và xếp hàng với bộ phận bán hàng và kế toán HTK, TSCĐ Các chi phí cho dịch vụ vận chuyển được bộ phận kế toán tập hợp theo sự phân công chuyên môn đối với từng cá nhân, sau đó được tổng hợp bởi kế toán HTK, TSCĐ.
Kế toán tổng hợp theo dõi và kiểm tra thường xuyên việc tập hợp chi phí và doanh thu để có những điều chỉnh phù hợp trong phương thức làm việc của các nhân viên kế toán Cuối kỳ kế toán lập báo cáo doanh thu, chi phí, đưa lên kế toán trưởng xét duyệt trước khi trình lên Giám đốc.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THIÊN LAN
Kế toán doanh thu và thu nhập khác tại công ty TNHH Thương mại Thiên Lan
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán:
Hiện nay công ty chỉ tiến hành kinh doanh thương mại, dịch vụ vận tải và sản xuất, các hoạt động khác không có nên khoản mục thu nhập khác công ty không kê khai Do đó công ty chỉ có kế toán doanh thu với hệ thống chứng từ và quy trình lập chứng từ cụ thể như sau:
- Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng:
• Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn xuất khẩu
• Giấy báo Có của ngân hàng
- Quy trình lập chứng từ:
Với hoạt động dịch vụ vận tải, căn cứ vào hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hoá, kế toán tiến hành ghi doanh thu.
Với hoạt động thương mại và sản xuất: căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết, các đơn đặt hàng, phát sinh nghiệp vụ bán hàng, thủ kho ở bộ phận bán hàng lập Phiếu xuất kho Số liệu trên Phiếu xuất kho phản ánh số hàng xuất kho theo chỉ tiêu số lượng (thông tin do thủ kho điền) và đơn giá, trị giá vốn hàng bán (thông tin do kế toán HTK, TSCĐ điền) Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá trị hàng xuất bán Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: giao cho bộ phận bán hàng
Liên 2: luân chuyển tại phòng kế toán để vào sổ
Liên 3: giao cho khách hàng
Ví dụ: Xuất bán da đà điểu theo hợp đồng
Biểu 2.1 Phiếu xuất kho Đơn vị: Cty TNHH Thiên Lan Mẫu số: 02 - VT
Bộ phận: Bán hàng (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nhận hàng: Trần Văn Minh. Địa chỉ: 266 Nguyễn Thái Bình, phường 12, quận Tân Bình, tp Hồ Chí Minh.
Lý do xuất: xuất da thuộc bán cho khách hàng.
Xuất tại kho: thành phẩm.
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất sản phẩm
Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Da thuộc đà điểu Bia 120 120 552.610 66.313.200
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi sáu triệu, ba trăm mười ba nghìn, hai trăm đồng.
Thủ kho (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc(Ký, họ tên) Đồng thời căn cứ vào PXK, kế toán HTK, TSCĐ lập Hoá đơn GTGT Hoá đơn này được lập thành 3 liên:
• Liên 1: Lưu tại quyển Hoá đơn, là căn cứ xác định số hiệu Hoá đơn đã sử dụng.
• Liên 2: Giao cho khách hàng, là căn cứ để xuất hàng cho khách hàng, là căn cứ vận chuyển hàng hợp lệ trên đường.
• Liên 3: Giao cho bộ phận bán hàng làm thủ tục cấp hàng, đến cuối ngày thủ kho nộp lên phòng kế toán để kế toán vốn bằng tiền kiêm công nợ làm cơ sở để hạch toán.
Hoá đơn GTGT có mẫu như sau:
Biểu 2.2 Hoá đơn GTGT (liên 3)
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 3: Nội bộ Ký hiệu: AA/10P
Ngày 18 tháng 01 năm 2013 Số: 0000152 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại Thiên Lan
Mã số thuế: 2801072874 Địa chỉ: Xã Vĩnh Tiến, huyện Vĩnh Lộc, tỉnh Thanh Hoá Điện thoại: 0378 929 054
Họ tên người mua hàng: Trần Văn Minh
Tên đơn vị: Công ty TNHH Tấn Phát
Mã số thuế: Địa chỉ: 266 Nguyễn Thái Bình, phường 12, quận Tân Bình, tp Hồ Chí Minh.
Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Da thuộc đà điểu Bia 120 800.000 96.000.000
Cộng tiền hàng: 96.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.600.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh năm triệu, sáu trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Kế toán vốn bằng tiền kiêm công nợ căn cứ vào Hoá đơn GTGT (liên 3) và phiếu xuất kho (liên 2) để vào sổ kế toán Đồng thời kế toán tiến hành hạch toán doanh thu:
Trong trường hợp xuất hàng bán cho đại lý (khách hàng), công ty cho đại lý (khách hàng) hưởng khoản chiết khấu thương mại thì Hoá đơn GTGT sẽ ghi rõ phần CKTM Dòng cộng tiền hàng, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán là số tiền đã trừ đi CKTM Lúc này kế toán hạch toán doanh thu như bình thường (chưa tính trừ CKTM), có thêm bút toán phản ánh khoản CKTM cho khách hàng:
Cùng với quá trình trên, ở bộ phận bán hàng, thủ kho sử dụng Thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá, thành phẩm Mỗi Thẻ kho được mở cho một loại mặt hàng theo dõi về mặt hiện vật.Phương pháp thẻ kho: Căn cứ vào các chứng từ nhập, Phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập Thẻ kho Cuối tháng thủ kho kiểm kê đối chiếu với kế toán
Công ty TNHH Thương mại Thiên Lan
Vĩnh Tiến - Vĩnh Lộc - Thanh Hoá
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Da thuộc đà điểu Đơn vị tính: Bia
STT Ngày tháng Số hiệu CT Diễn giải Số lượng
Ký xác nhận của KT
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang số 01
(Ký, họ tên, đóng dấu)
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu:
Hàng ngày, căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Hợp đồng dịch vụ vận tải hàng hoá, kế toán vốn bằng tiền kiêm công nợ ghi các thông tin vào sổ chi tiết bán hàng cho từng mặt hàng, riêng dịch vụ vận tải được vào sổ chung theo thứ tự hợp đồng và từng lần vận chuyển, số liệu phản ánh với giá chưa có thuế. Công việc này được tiến hành trên máy tính.
Biểu 2.4 SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm (hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư): Da thuộc đà điểu
Doanh thu Các khoản giảm trừ
SH NT SL Đơn giá Thành tiền Thuế
Ngày 31 tháng 01 năm 2013 Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, kế toán vốn bằng tiền kiêm công nợ tổng hợp nên sổ báo cáo tổng hợp bán hàng cho từng loại hàng bán và từng lần thực hiện dịch vụ vận chuyển trong tháng Mỗi dòng trên sổ tổng hợp chi tiết bán hàng là dòng tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết bán hàng của loại hàng hóa được bán, dịch vụ phát sinh trong kỳ.
Biểu 2.5 SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên, mã hàng hóa Đơn vị
(Ký, họ tên) Đối với hoạt động của công ty, các khoản giảm trừ doanh thu là chiết khấu thương mại cho đại lý (khách hàng) được hưởng Khoản CKTM được ghi cụ thể trên Hoá đơn GTGT, do đó kế toán vốn bằng tiền kiêm công nợ hạch toán đồng thời giữa doanh thu và các khoản giảm trừ theo thông tin ghi trên hoá đơn GTGT vào cột các khoản giảm trừ của sổ chi tiết bán hàng và sổ tổng hợp chi tiết bán hàng. Đông thời kế toán vào sổ chi tiết tài khoản cho doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Biểu 2.6 Sổ chi tiết tài khoản
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Đơn vị tính: đồng
18/01 152 18/01 Xuất bán da thuộc đà điểu
25/01 155 25/01 Xuất bán da thuộc đà điểu
25/01 156 25/01 Xuất bán da thuộc cá sấu
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu:
Công ty ghi sổ theo phương pháp chứng từ ghi sổ Hàng tháng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến doanh thu được phản ánh vào một chứng từ tương ứng với TK 131 - Phải thu khách hàng Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, hợp đồng dịch vụ vận chuyển, kế toán vốn bằng tiền kiêm công nợ tiến hành vàoChứng từ ghi sổ TK 131 tại thời điểm cuối tháng Việc vào số liệu được thực hiện trên máy tính.
Biểu 2.7 Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Cty TNHH Thương mại Thiên
Lan Địa chỉ: Vĩnh Tiến-Vĩnh Lộc-Thanh Hoá
Mẫu số S02a - DN (Ban hành kèm theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC)
Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản
152 18/01 Xuất bán da thuộc đà điểu 131 511 96.000.000
155 25/01 Xuất bán da thuộc đà điểu 131 511 120.000.000
131 333 197.637.265 Kèm theo 11 chứng từ gốc.
Sau khi công việc vào Chứng từ ghi sổ hoàn thành, kế toán vào Sổ cái TK
511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Biểu 2.8 Sổ cái tài khoản
Công ty TNHH Thương mại Thiên Lan
Vĩnh Tiến - Vĩnh Lộc - Thanh Hoá
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013 Đơn vị tính: đồng
18/01 152 Xuất bán da thuộc đà điểu 131 96.000.000
25/01 155 Xuất bán da thuộc đà điểu 131 120.000.000
Ngày 31 tháng 01 năm 2013 Người lập biểu
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán chi phí
2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán:
2.2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán:
Khi có các nghiệp vụ bán hàng, dịch vụ căn cứ vào các Hợp đồng đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng, thủ kho lập “Phiếu xuất kho”, phiếu này phản ánh số hàng xuất kho theo chỉ tiêu số lượng, đơn giá và chỉ tiêu thành tiền Phiếu
XK được lập thành 3 liên:
Liên 1: giao cho bộ phận bán hàng
Liên 2: luân chuyển tại phòng kế toán để vào sổ
Liên 3: Giao cho khách hàng.
Mẫu Phiếu xuất kho được thể hiện ở biểu 2.1 do thủ kho ở bộ phận bán hàng lập với thông tin được điền đầy đủ về số lượng, đơn giá, thành tiền cho số da thuộc đà điểu xuất bán Các thông tin này sẽ được kế toán HTK, TSCĐ làm căn cứ để lập Hoá đơn GTGT, và liên 2 của PXK được chuyển lên phòng kế toán để vào sổ chi tiết và tổng hợp của các TK liên quan.
Với dịch vụ vận tải hàng hoá, kế toán tổng hợp các chi phí trực tiếp để tính giá vốn cho mỗi lần thực hiện hoạt động chở hàng.
2.2.1.2 Phương pháp tính giá vốn hàng bán tại công ty:
Với loại hình dịch vụ công ty tính giá vốn dựa trực tiếp trên các chi phí phát sinh trực tiếp cho từng lần vận chuyển Các chi phí được tập hợp trên TK
154, sau đó kết chuyển sang TK 632 Cụ thể: chi phí xăng dầu được tính cho mỗi chuyến chở hang, chi phí lương và khấu hao TSCĐ được phân bổ theo tỷ lệ quy định được kế toán trưởng lập ra Tỷ lệ này được thiết lập dựa trên khối lượng hàng chở và số km cho mỗi lần xe chạy.
Với loại hình thương mại và sản xuất, công ty xác định giá vốn theo giá thực tế đích danh.
Trong thương mại, giá vốn được xác đinh từ giá trị hàng hoá xuất kho tiêu thụ TK 632 được kết chuyển từ TK 156.
Trong sản xuất, TK 632 - Giá vốn hàng bán được kết chuyển từ TK 155.
TK 155 thể hiện giá trị thành phẩm xuất bán, là tập hợp của các chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, lương công nhân và quản lý phân xưởng, khấu hao máy móc, các chi phí khác thông qua việc kết chuyển từ TK 154.
2.2.1.3 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán:
Căn cứ vào Hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận vật tư, hàng hoá, thủ kho cho nhập hàng hoá vào kho và tiến hành viết Phiếu nhập kho.
Biểu 2.9 Phiếu nhập kho Đơn vị: Cty TNHH Thương mại Thiên Lan Địa chỉ: Vĩnh Tiến-Vĩnh Lộc-Thanh Hoá
Họ tên người nhận hàng: Phạm Văn Lộc
Nhập tại kho: Thành phẩm
Tên, mã vật tư, hàng hóa ĐV T
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Da thuộc đà điểu Bia 150 552.610 82.891.500
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Phòng kế toán có nhiệm vụ tổng hợp chi phí để xác định trị giá thực tế cho các mặt hàng nhập theo từng lô khi nhập kho, theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn của từng loại hàng hóa, thành phẩm Hàng hóa được theo dõi chi tiết trên sổ kế toán chi tiết, giá trị hàng hóa được theo dõi trên tài khoản 156 – hàng hóa, thành phẩm được theo dõi trên TK 155 - thành phẩm.
Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho Ở bộ phận bán hàng, thủ kho ghi chép biến động Nhập - Xuất - Tồn về hiện vật trên thẻ kho Mỗi hàng hóa được theo dõi trên 1 thẻ kho Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số lượng hàng xuất bán vào hàng hóa liên quan, thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế. Ở phòng kế toán, kế toán HTK, TSCĐ ghi chép sự biến động Nhập - Xuất - Tồn hàng hóa cả về hiện vật lẫn giá trị của hàng hóa Mỗi hàng hóa được ghi trên một trang sổ chi tiết, sổ chi tiết cũng được mở theo danh mục hàng hóa, thành phẩm, vật tư.
Hàng ngày, sau khi nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán HTK, TSCĐ xác nhận trên thẻ kho về số lượng hàng xuất, ghi cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất và tiến hành nhập thông tin vào máy tính Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán bán hàng nhập thông tin về số phiếu xuất kho, ngày, số lượng…, sau đó vào ghi sổ chi tiết hàng hóa Mỗi dòng trên sổ chi tiết ứng với giá vốn của một loại hàng trên phiếu xuất kho.
Cuối tháng, kế toán HTK, TSCĐ thực hiện lệnh cộng sổ và in ra sổ chi tiết giá vốn hàng bán Song song với việc ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán, kế toán bán hàng cũng ghi sổ chi tiết hàng hóa và tổng hợp cuối quý thành bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để căn cứ vào đó, quý sau tiến hành xác định giá xuất kho các loại hàng hóa.
Khi có hoạt động xuất hàng bán kế toán phản ánh nghiệp vụ trị giá vốn đồng thời với nghiệp vụ ghi doanh thu:
Có 155 Các mẫu sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán:
Mẫu thẻ kho: Biểu 2.3 Thành phẩm: Da thuộc đà điểu.
Biểu 2.10 SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013 Tên thành phẩm: Da thuộc đà điểu Đơn vị tính : Bia Đơn vị tính: đồng Chứng từ
Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá
SH NT SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền
Biểu 2.11 SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013 Tên thành phẩm: Da thuộc đà điểu Đơn vị tính: Bia Đơn vị tính: đồng
SH NT SL Đơn giá Thành tiền
18/09 PX04 18/09 Xuất bán da thuộc đà điểu 155 120 552.610 66.313.200
25/01 PX06 25/01 Xuất bán da thuộc đà điểu 155 150 552.610 82.891.500
Ngày 31 tháng 01 năm 2013 Người ghi sổ
Biểu 2.12 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT-TỒN
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013 Đơn vị tính: đồng
STT Tên hàng hóa ĐV
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị
8 Da thuộc đà điểu Bia 10 5.526.100 300 165.783.000 270 149.204.700 40 22.104.400
9 Da thuộc cá sấu Bia 50 42.511.050 400 340.088.400 420 367.092.820 30 25.506.630
2.2.1.4 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán:
Khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán HTK, TSCĐ tập hợp số liệu vào các sổ kế toán chi tiết Đến cuối tháng, kế toán tiến hành vào chứng từ ghi sổ TK 632 và Sổ cái TK 632 Quá trình nhập số liệu được thực hiện trên máy tính do kế toán HTK, TSCĐ chịu trách nhiệm.
Với sổ cái TK 632 - Giá vốn hàng bán, tổng số phát sinh trong tháng là tổng giá vốn hàng bán được trong tháng và được kế toán tổng hợp và thực hiện bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh Đây cũng chính là số tổng phát sinh hàng xuất bán trong kỳ trên Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn mà kế toán có thể sử dụng để đối chiếu khi cần thiết.
Biểu 2.13 Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Cty TNHH Thương mại Thiên
Lan Địa chỉ: Vĩnh Tiến-Vĩnh Lộc-Thanh Hoá
Mẫu số S02a - DN (Ban hành kèm theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC)
Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản
152 18/01 Xuất bán da thuộc đà điểu 632 155 66.313.200
155 25/01 Xuất bán da thuộc đà điểu 632 155 82.891.500
156 25/01 Xuất bán da thuộc cá sấu 632 155 118.180.719
911 632 1.693.465.878 Kèm theo 11 chứng từ gốc.
Biểu 2.14 Sổ cái tài khoản
Công ty TNHH Thương mại Thiên Lan
Vĩnh Tiến - Vĩnh Lộc - Thanh Hoá
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013 Đơn vị tính: đồng
18/01 152 Xuất bán da thuộc đà điểu 155 66.313.200
25/01 155 Xuất bán da thuộc đà điểu 155 82.891.500
25/01 156 Xuất bán da thuộc cá sấu 155 118.180.719
Ngày 31 tháng 01 năm 2013 Người lập biểu
(Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.2 Kế toán chi phí bán hàng:
2.2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán:
Theo quyết đinh 48/2006/QĐ-BTC, công ty sử dụng TK4621 để hạch toán chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.
Căn cứ vào các chứng từ bao gồm: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; Phiếu chi các khoản chi tiếp khách, Giấy đề nghị thanh toán, Phiếu chi tạm ứng, tiền công tác phí để giao dịch với khách hàng; Hóa đơn vận chuyển cho việc tiêu thụ kế toán tập hợp chi phí bán hàng, tiến hành kiểm tra các chi phí hợp lý, hợp lệ rồi định khoản và ghi dữ liệu vào sổ.
2.2.2.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng:
Kế toán tập hợp các chi phí bán hàng thông qua việc theo dõi các yếu tố chi tiết từ chi phí trực tiếp như: lương và các khoản trích theo lương, Phiếu chi cho việc tiếp khách hàng, đối tác đến các khoản chi phí phân bổ: hao mòn TSCĐ, CCDC xuất dùng
Một số ví dụ về chi tiết chi phí bán hàng:
Chi phí tiền lương cho bộ phận bán hàng: kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên bộ phận bán hàng căn cứ Bảng chấm công và Bảng phân phối tiền lương.
STT Họ và tên Ngày trong tháng Số ngày
Kế toán kết quả kinh doanh
Hàng ngày khi một ngiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm hay dịch vụ vận tải, cũng như liên quan đến việc phát sinh chi phí, kế toán căn cứ vào các Hoá đơn, chứng từ nhập - xuất, phiếu chi, Tiến hành vào sổ liên quan Cuối tháng, các số liệu về doanh thu, chi phí sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh Đồng thời kế toán tiến hành lập sổ chi tiết TK 911 để phản ánh các bút toán kết chuyển cuối kỳ, và vào Sổ cái TK 911 để tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty trong một tháng hoạt động.
Công ty sử dụng tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối để hạch toán kết quả kinh doanh Tài khoản này được tập hợp chung cho tất cả các loại hình của công ty: thương mại, dịch vụ, sản xuất Sổ cái của tài khoản 421 được mở định kỳ vào cuối mỗi tháng.
Trích dẫn sổ cái TK 911:
Biểu 2.26 Sổ cái tài khoản
Công ty TNHH Thương mại Thiên Lan
Vĩnh Tiến - Vĩnh Lộc - Thanh Hoá
Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013 Đơn vị tính: đồng
Diễn giải TKĐƯ Số tiền
31/01 CT03 Kết chuyển doanh thu BH và CCDV
31/01 CT05 Kết chuyển giá vốn 632
31/01 CT08 Kết chuyển chi phí tài chính 635 68.450.000
31/01 CT06 Kết chuyển chi phí bán hàng
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ, KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
Đánh giá chung về thực trạng kế toán doanh thu, chi phí, kết quả
Công TNHH Thương mại Thiên lan trong những năm đầu thành lập còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, nhân lực và đặc biệt là vấn đề vốn kinh doanh còn hạn chế Song với sự phấn đấu không ngừng nghỉ của cán bộ công nhân viên có tinh thần, trách nhiệm, công ty đã gặt hái được những thành công nhất định Một trong những thành công phải kể đến đó là công ty đã xây dựng được một quy trình quản lý gọn nhẹ, hiệu quả, các bộ phận chức năng được tổ chức chặt chẽ, phân công phân nhiệm rõ ràng không có sự chồng chéo, năng lực của các cán bộ quản lý luôn được trau dồi phát triển Chính yếu tố này đã tạo nên động lực phát triển kinh tế cho toàn công ty Các ban ngành trong công ty luôn có được sự giám sát, kiểm tra chặt chẽ từ phía ban lãnh đạo nên hoạt động sản xuất kinh doanh luôn được đảm bảo, công tác hạch toán các yếu tố của quá trình sản xuất có hiệu quả và tiết kiệm Do vậy mà công ty đã giảm được tối đa hóa chi phí, hạ giá thành sản phẩm giúp cho mạng lưới khách hàng của công ty ngày càng đa dạng, thị trường được mở rộng dẫn đến doanh thu hàng năm tăng cao, đời sống anh chị em cán bộ được cải thiện.
Bên cạnh đó, lãnh đạo công ty vẫn luôn xem xét, nhìn nhận lại toàn bộ các hoạt động của công ty, nhận ra những mặt yếu kém chưa phù hợp với cơ chế mới nên đã đề ra nhiều giải pháp về mặt kinh tế, kỹ thuật, có hiệu quả nhằm khắc phục khó khăn, hoà mình vào nhịp sống của nền kinh tế thị trường Bản thân công ty đã tự tìm ra nguồn vốn để sản xuất kinh doanh và tự tìm ra thị trường để tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của mình Nhờ vậy trong những năm gần đây, công ty đã đạt được một số kết quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh, sản phẩm ngày càng có uy tín trên thị trường, mức tiêu thụ ngày càng nhiều, đem lại lợi nhuận ngày càng lớn Sở dĩ công ty TNHH Thương mại Thiên Lan là một trong những doanh nghiệp đứng vững và phát triển trong nền kinh tế mới là do trong công tác quản lý và công tác kế toán công ty đã và đang không ngừng củng cố và tự hoàn thiện Sau một thời gian thực tập tại công ty, em có một số đánh giá về công tác kế toán của công ty nói chung và kế toán doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh nói riêng như sau:
Nhìn chung, công tác hạch toán kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Thương mại Thiên Lan đã tuân thủ theo chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam Theo đó các khoản doanh thu và chi phí được hạch toán đúng nội dung kinh tế và đảm bảo các nguyên tắc cơ bản của kế toán như nguyên tắc cơ sở dồn tích, nguyên tắc thận trọng…
• Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ và linh hoạt, các kế toán viên có trình độ nghiệp vụ và kinh nghiệm tương ứng được tổ chức phù hợp với các công việc Mặt khác, việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung có thể dễ dàng trong việc quản lý và điều hành hoạt động của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị Công tác kế toán và kiểm tra, đối chiếu thông tin được thực hiên nhiều chiều, hạn chế khả năng gian lận và sai sót thấp nhất có thể Trong bộ máy kế toán của công ty TNHH Thương mại Thiên Lan, vai trò của kế toán trưởng và kế toán tổng hợp được đánh giá rất cao Đồng thời mỗi nhân viên trong phòng kế toán công ty được phân công một mảng công việc nhất định trong chuỗi các công việc chung Chính sự phân công đó trong công tác kế toán đã tạo ra sự chuyên môn hoá trong quá trình làm việc, tránh chồng chéo công việc, từ đó giúp nâng cao hiệu quả công việc, giúp cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được giải quyết nhanh chóng, rõ ràng theo sự phân công đảm nhiệm.
• Về chứng từ sổ sách:
Hầu hết hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán đều tuân thủ chế độ kế toán hiện hành Phần lớn hệ thống sổ sách ở công ty khá đầy đủ, việc ghi chép và mở sổ sách theo quy định do vậy công việc phần hành kế toán được thực hiện khá trôi chảy Cùng với việc hạch toán trên các sổ tổng hợp, công ty còn mở các sổ chi tiết, các bảng kê để theo dõi chi tiết từng loại thành phẩm, chi phí và doanh thu Việc lập và luân chuyển các chứng từ đều được kế toán thực hiện rất nghiêm ngặt theo chế độ quy định đảm bảo tính khách quan và tuân thủ các chứng từ
Ngoài ra trên các trang sổ như Sổ cái hay Sổ chi tiết các tài khoản, phần tài khoản đối ứng công ty đều ghi rõ tài khoản đối ứng nợ và tài khoản đối ứng có từ đó giúp cho việc theo dõi được dễ dàng.
Chứng từ được luân chuyển và có kết cấu một cách hợp lý phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản và việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kịp thời đầy đủ và chính xác.
• Về hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản công ty sử dụng theo đúng quyết định 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính Các tài khoản được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khá phù hợp với mục đích sử dụng Hệ thống tài khoản đơn giản, không gây khó khăn cho kế toán viên trong quá trình hạch toán cũng như lên sổ sách.
• Về kế toán chi phí: Đã theo dõi, tập hợp đày đủ từng nội dung chi phí, ghi chép và mở các sổ kế toán cần thiết theo quy định.
• Về kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh:
Công ty áp dụng linh hoạt lý luận vào thực tiễn để đưa ra hệ thống sổ sách ghi chép quá trình tiêu thụ, bán hàng và xác định chính xác doanh thu từng tháng Hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình, cung cấp đầy đủ thông tin cho ban lãnh đạo và cho các cơ quan chức năng có thẩm quyền.
Bên cạnh những ưu điểm của hệ thống kế toán nói chung và kế toán doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh nói tiêng của công ty có được, vẫn còn một số nhược điểm tồn tại cần hoàn thiện, cụ thể như:
• Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, mỗi nhân viên kế toán đảm nhận một chức năng nhất định trong việc hạch toán. Tuy nhiên do việc chi tiết theo từng phần hành vẫn chưa có sự chuyên biệt nên việc hạch toán nghiệp vụ vẫn đang chồng chéo lên nhau Mặt khác, với khối lượng công việc khá lớn, bộ máy kế toán vẫn còn thiếu nhân lực và có thể gây quá tải cho các kế toán viên, giảm hiệu suất làm việc của các kế toán và không đạt được hiệu quả mong muốn.
• Về chứng từ sổ sách:
Chứng từ được sử dụng tại công ty đã được luân chuyển đúng quy định và có quy trình rõ ràng Nhưng tại phòng kế toán, mọi chứng từ tập hợp về lại chưa có công tác phân loại theo từng nội dung cụ thể Bộ chứng từ cho nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ phát sinh được tập hợp thành một tập gồm: hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi… như vậy khi muốn đối chiếu số liệu sẽ gây khó khăn và tốn thời gian, đặc biệt khi sử dụng chứng từ gốc làm căn cứ để ghi các số liệu liên quan Việc sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian cũng chưa có tính cập hật dẫn đến việc vào số liệu chưa hoàn toàn kịp thời.
• Về hệ thống báo cáo:
Hiện nay công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh mới chỉ tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán tài chính chứ chưa có bộ phận riêng phục vụ cho yêu cầu quản trị và phân tích hoạt động kinh doanh Định kỳ, phòng kế toán chỉ mới lập các báo cáo tài chính về tổng thể doanh nghiệp, phục vụ việc cung cấp thông tin cho bên ngoài chứ chưa lập báo cáo quản trị phản ánh một cách chi tiết theo từng mặt hàng, từng khoản mục chi phí để phục vụ cho việc quản trị nội bộ doanh nghiệp Từ đó, việc lập kế hoạch tài chính trong ngắn hạn còn hạn chế thông tin và chưa đem lại hiệu quả cao Đồng thời, vào cuối kỳ kế toán, bộ phận kế toán chỉ mới lập báo cáo chi tiết công nợ phải thu đối với từng khách hàng hay báo cáo Nhập - Xuất - Tồn hàng hóa…chứ chưa lập báo cáo tổng hợp Doanh thu – Chi phí cho từng mặt hàng, từng hình thức kinh doanh Trong khi đó thì việc xác định kết quả bán hàng cho từng loại hàng (thương mại - sản xuất), từng mặt hàng là rất cần thiết, giúp cho người quan tâm theo dõi được nhu cầu thị trường đối với từng loại mặt hàng, biết được mặt hàng nào đang tạo ra lợi nhuận lớn nhất cho doanh nghiệp…Có thể nói, trong điều kiện nền kinh tế mở cửa hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới như hiện nay, nếu chỉ bằng kinh nghiệm của mình thì các nhà quản lý khó có thể kiểm soát và đánh giá được hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp Cũng như các doanh nghệp vừa và nhỏ khác, công ty cần phát triển với quy mô lớn, đa dạng hóa sản phẩm, hoạt động trong phạm vi rộng để hạn chế rủi ro và đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác Do đó, công ty cần nghĩ đến chiến lược phát triển lâu dài, coi kế toán quản trị và phân tích tài chính là công cụ không thể thiếu để thực hiện quản trị doanh nghiệp một cách bài bản, hiệu quả.
• Về hệ thống tài khoản kế toán:
Các tài khoản ở công ty được theo dõi cụ thể cho từng đối tượng tuy nhiên lại không mở chi tiết tài khoản cấp 2, cấp 3, do đó gây nên tình trạng có thể hạch toán nhầm và không cung cấp thông tin một cách cụ thể Ví dụ: khi hạch toán doanh thu, kế toán theo dõi chi tiết cho 3 hoạt động: TK511 - Thương mại,
Các giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh
3.2.1 Về công tác quản lý doanh thu, chi phí:
Công tác quản lý doanh thu, chi phí là công tác hết sức quan trọng, nó quyết định đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong năm đó, chính vì vậy bộ phận kế toán cần phải bám sát việc tổ chức quản lý sát doanh thu và chi phí của doanh nghiệp, nhất là trong công đoạn hạch toán để kịp thời có số liệu chính xác nhất để báo cáo cho Ban giám đốc, phân tích để Ban giám đốc thấy được tình hình kinh doanh của công ty tại thời điểm đó để có các phương án hợp lý nhằm mục đích cải thiện, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của công ty Để có được điều này, công ty nên có sự thay đổi ở 2 điểm:
- Phòng kế toán có sự phân công phần hành cụ thể và mang tính chuyên môn hơn: kế toán tổng hợp nên phụ trách phần tập hợp chi phí tổng thể để tính giá thành thông qua các phần hành của nhân viên kế toán khác: kế toán lương và các khoản trích theo lương tập hợp chi phí lương và các khoản trích theo lương, kế toán vốn bằng tiền kiêm công nợ tập hợp chi phí phát sinh bằng tiền, kế toán HTK, TSCĐ tập hợp chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ.
- Tổ chức bộ phận kế toán quản trị riêng để cung cấp thông tin cho nội bộ công ty một cách chính xác, kịp thời. Đồng thời Ban giám đốc cũng có những phương hướng chính xác trong hoạt động của công ty nói chung và công tác quản lý doanh thu, chi phí mang tính thực tiễn và khả thi.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán:
Công ty nên đăng ký mở TK cấp 2 và cấp 3 đối với một số nhóm TK:
- Nhóm TK chi phí sản xuất kinh doanh: TK 1541 - Chi phí dịch vụ vận tải, TK1542 - Chi phí sản xuất.
- Nhóm TK xác định kết quả kinh doanh: TK 5111 - Doanh thu hoạt động thương mại, TK 5112 - Doanh thu hoạt động dịch vụ, TK 5113 - Doanh thu hoạt động sản xuất; TK 6321 - Giá vốn hoạt động thương mại, TK 6322 - Giá vốn hoạt động dịch vụ, TK 6323 - Giá vốn hoạt động sản xuất.
Về bút toán định khoản, khi tiến hành nộp thuế GTGT kế toán ghi:
Có TK 111 Điều này không đúng theo quy định, do đó bút toán đúng cần thay đổi:
Có TK 111 Đồng thời trong việc phản ánh giá vốn của hàng xuất bán trong hoạt động thương mại, kế toán ghi toàn bộ giá trị của hàng xuất bán và chi phí mua hàng vào TK 156, như vậy chưa thể hiện được cụ thể tính chất của việc phản ánh, nên thay đổi bút toán như sau:
Do kinh doanh thương mại mang tính chất trao đổi hàng hoá nhiều nên Giám đốc cần có sự chỉ đạo lập thêm khoản dự phòng phải thu khó đòi - theo dõi qua TK 139 và khoản dự phòng giảm giá HTK - theo dõi qua TK 159. Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán vào hạch toán kế toán Đây thật sự là điều cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác cho việc cập nhật số liệu Việc hạch toán thủ công, tuy đã sử dụng máy tính nhưng có nhiều hạn chế Khối lượng công việc nhiều sẽ khiến cho việc vào sổ có nguy cơ sai sót cao, nhưng quản lý bằng phần mềm sẽ hạn chế được nguy khi thời gian và tính chất công việc được rút ngắn
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ:
Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ vào công tác hạch toán kế toán.
Vì vậy việc phân loại chứng từ gốc ở công ty cần khoa học, nên phân loại theo phần hành kế toán mà mỗi nhân viên trong phòng Kế toán - Tài chính phụ trách để vào chứng từ ghi sổ thuận tiện hơn Các chứng từ cần có sự cập nhật theo thời gian, đặc biệt là ở bộ phận bán hàng, thủ kho và kế toán HTK,TSCĐ để phản ánh có trình tự các nghiệp vụ diễn ra mang tính nhanh chóng,chính xác, tránh thiếu sót và bổ sung sau này Với công ty thương mại thì điều này cần quản lý chặt chẽ do sự thường xuyên diễn ra hoạt động bán hàng.
Trong quá trình xác định kết quả kinh doanh, đánh giá chi phí hợp lý cần có sự tổng hợp Do vậy nên lập bảng tổng hợp chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là ở chi phí bán hàng qua thực tế tại công ty em thấy chiếm tỷ trọng khá cao nên việc lập bảng tổng hợp sẽ đem đến sự xem xét cụ thể hơn ở hai khoản mục này Hình thức bảng tổng hợp như sau:
Biểu 3.1 Bảng tổng hợp chi phí
Chi phí dịch vụ mua ngoài
3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết:
Kết hợp với việc nên đăng ký mở thêm TK cấp 2, cấp 3 công ty cũng cần mở sổ chi tiết TK theo từng loại hình hoạt động Ví dụ: trước đây công ty chỉ mở sổ chi tiết TK 511 cho doanh thu của cả 3 hoạt động, khi dăng ký mở thêm TK cấp 2, công ty cũng tương ứng mở sổ chi tiết cho TK cấp 2 của TK
511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm: sổ chi tiết TK 5111 - doanh thu hoạt động thương mại, sổ chi tiết TK 5112 - Doanh thu hoạt động dịch vụ vận tải, sổ chi tiết TK 5113 - Doanh thu hoạt động sản xuất Kết cấu sổ không thay đổi so với ban đầu Các TK cấp 2 mở thêm của TK 632, TK
154 cũng được mở sổ chi tiết tương ứng.
Bên cạnh đó các sổ chi tiết của nhóm TK hàng tồn kho và nhóm TK công nợ cũng nên có thêm bảng mã để cụ thể cho số liệu trình bày Ví dụ: sổ chi tiết TK 156 nên có thêm bảng mã của các mặt hàng: 01 - Phân đạm, 02 - Phân lân, , 06 - Xi măng,
Thay đổi như vậy sẽ giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu so sánh diễn ra thuận lợi hơn Các nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng hơn với doanh thu và chi phí của từng hoạt động từ đó có tầm nhìn cụ thể cho việc đầu tư cho hoạt động mang lại lợi nhuận cao ở kỳ kinh doanh tiếp theo.
3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp:
Công ty mở sổ kế toán chi tiết cho các TK cấp 2, cùng với đó kế toán cũng mở sổ tổng hợp cho TK tương ứng.
Các hình thức sổ tổng hợp qua lịch sử phát triển của công ty cùng phòng kế toán đã có những thay đổi phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và phục vụ cho công tác quản lý và hoạch định.
3.2.6 Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng: Để phục vụ cho mục đích quản lý, việc xây dựng một hệ thống báo cáo kế toán quản trị là yếu tố quan trọng Hiện tại hầu hết các báo cáo về hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa trong công ty đều được lập vào cuối tháng, cuối năm Các báo cáo cũng được kế toán lập theo quý khi có yêu cầu Tuy nhiên, nội dung báo cáo chưa phản ánh một cách cụ thể nhất tình hình tiêu thụ hàng hóa tại công ty để phục vụ mục đích quản trị Vì thế, công ty có thể lập báo cáo kho hàng hóa, vật tư định kỳ theo tháng, theo quý để có thể cung cấp kịp thời thông tin cho Ban giám đốc, từ đó phân tích, đưa ra những chiến lược trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Các nhà quản trị luôn cần những thông tin một cách chi tiết, cụ thể về chi phí – doanh thu của từng loại hàng hóa để đáp ứng yêu cầu quản lý, để có được quyết định đúng đắn cho sự phát triển của công ty không chỉ trong thời gian hiện tại mà cả về tương lai lâu dài Việc kế toán chi tiết chi phí – doanh thu sẽ giúp cho các chủ doanh nghiệp quyết định lựa chọn, thúc đẩy tiêu thụ mặt hàng nào, tiêu thụ như thế nào Hiện nay, bộ phận kế toán của công ty chỉ mới xác định kết quả tiêu thụ chung cho tất cả các mặt hàng trong tháng chứ chưa xác định kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng nên Ban lãnh đạo công ty chưa nắm được một cách chính xác mặt hàng nào lỗ, mặt hàng nào có lãi cũng như xu hướng nhu cầu của thị trường để có những chiến lược phát triển kinh doanh kịp thời, nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất Do đó, để cung cấp đầy đủ thông tin cho các nhà quản lý trong việc nắm bắt tình hình kinh doanh từng mặt hàng, công ty có thể lập các báo cáo tổng hợp về chi phí – doanh thu của từng loại mặt hàng theo mẫu sau:
Biểu 3.2 Bảng tổng hợp Doanh thu – Chi phí từng mặt hàng
Cộng xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx