Luận văn thạc sĩ phương hướng và các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý dự án tại tổ chức constella futures

MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ TÓM TẮT LUẬN VĂN LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết Đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu .3 Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN VỐN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CHÍNH THỨC (ODA) 1.1 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội .4 1.1.2 Vai trị hệ thống kiểm sốt nội 1.1.3 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt 1.1.3.2 Hệ thống thông tin 11 1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát 13 1.1.3.4 Kiểm toán nội 14 1.1.4 Các nguyên tắc chủ yếu hệ thống kiểm soát nội .14 1.1.5 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội .16 1.2 Quản lý dự án 17 1.2.1 Khái niệm, đặc điểm dự án 17 1.2.2 Khái niệm, tiến trình chức quản lý dự án .20 1.3 Hệ thống kiểm soát nội quản lý dự án tổ chức quản lý dự án sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển thức (ODA) 23 1.3.1 Khái quát nguồn vốn hỗ trợ phát triển thức (ODA) .23 1.3.2 Quản lý dự án tổ chức quản lý thực dự án ODA .25 1.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội quản lý dự án tổ chức quản lý dự án ODA .27 1.3.3.1 Các nhân tố khách quan 27 1.3.3.2 Các nhân tố chủ quan 28 1.3.4 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội quản lý dự án tổ chức quản lý dự án hỗ trợ phát triển thức (ODA) 29 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI TỔ CHỨC CONSTELLA FUTURES .34 2.1 Giới thiệu tổng quan Tổ chức Constella Futures 34 2.1.1 Khái quát tổ chức Constella Futures .34 2.1.2 Mục tiêu quản lý Dự án .36 2.1.3 Đặc điểm quản lý dự án văn phòng Việt Nam 37 2.2 Hệ thống kiểm soát nội quản lý Dự án tổ chức Constella Futures 38 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 38 2.2.2 Hệ thống thông tin .45 2.2.3 Thủ tục kiểm soát 49 2.2.4 Kiểm toán nội 50 2.3 Kiểm soát hoạt động chủ yếu 51 2.3.1 Ký kết hợp đồng (phi kỹ thuật) 51 2.3.2 Thu mua quản lý tài sản 53 2.3.3 Hoạt động thuê văn phòng 55 2.3.4 Tổ chức hội thảo 57 2.3.5 Ký kết hợp đồng với nhà thầu phụ .60 2.3.6 Tuyển nhân viên 63 2.3.7 Tuyển tư vấn 65 2.3.8 Kiểm soát việc lại công tác 67 2.4 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội quản lý Dự án Tổ chức Constella Futures 68 2.4.1 Về môi trường kiểm soát .68 2.4.2 Về hệ thống thông tin 70 2.4.3 Việc tuân thủ thủ tục kiểm soát nội 72 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI TỔ CHỨC CONSTELLA FUTURES 74 3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý Dự án Tổ chức Constella Futures .74 3.2 Phương hướng hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quản lý Dự án Tổ chức Constella Futures 75 3.3 Các giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quản lý Dự án Tổ chức Constella Futures 76 3.3.1 Hồn thiện mơi trường kiểm soát 76 3.3.2 Hồn thiện hệ thống thơng tin - kế tốn .82 3.3.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát 87 3.4 Kiến nghị thực giải pháp: 90 3.4.1 Kiến nghị với ban quản lý Dự án HPI, tổ chức Constella Futures .91 3.4.2 Kiến nghị với quan hỗ trợ phát triển quốc tế Hoa Kỳ (USAID) 92 KẾT LUẬN 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ADB AIDS CDC COP COSO DFID GAAP HIV HPI IDU IFAC IMF MARP MOH MOLISA NCH NGO ODA OECD PEPFAR PLHIV TO1 USA USAID USD WB WHO Ngân hàng Phát triển Châu Á Hội chứng suy giảm miễn dịch mắc phải Trung tâm phòng chống bệnh tật Hoa Kỳ Chương trình hoạt động quốc gia Ủy ban Tổ chức đồng bảo trợ Bộ phát triển, Vương Quốc Anh Chuẩn mực kế toán chấp nhận rộng rãi Virus gây suy giảm miễn dịch người Sáng kiến sách y tế Người nghiện ma túy Liên đồn kế tốn quốc tế Quỹ Tiền tệ Quốc tế Nhóm dân cư có nguy cao Bộ Y tế Bộ lao động thương binh xã hội Người có H (người sống chung với HIV) Tổ chức phi phủ Hỗ trợ phát triển thức Tổ chức hợp tác phát triển kinh tế Kế hoạch cứu trợ AIDS khẩn cấp Tổng thống Hoa Kỳ Người sống chung với HIV Hợp phần Hợp chủng quốc Hoa Kỳ Cơ quan hỗ trợ phát triển quốc tế Hoa Kỳ Đồng đô la Mỹ Ngân hàng giới Tổ chức Y tế giới DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 01 Kế hoạch tổ chức hội nghị Sơ đồ Chu kỳ hoạt động dự án Sơ đồ Nỗ lực thực dự án Sơ đồ Chi phí dự án Sơ đồ Quy trình quản lý dự án Sơ đồ Tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Trung tâm Chính sách vận động Chính sách Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Dự án Sáng kiến sách y tế, Hợp phần 1, Văn phòng Việt Nam Sơ đồ Quy trình thực hợp đồng cung cấp dịch vụ phi kỹ thuật Sơ đồ 10 Quy trình mua tài sản đơn vị Sơ đồ 11 Thủ tục thuê nhà Sơ đồ 12 Tổ chức hội nghị với kế hoạch duyệt trước Sơ đồ 13 Tổ chức hội nghị với kế hoạch chưa duyệt trước Sơ đồ 14 Quy trình tiến hành ký kết hợp đồng thầu phụ Sơ đồ 15 Quy trình tuyển dụng lao động Sơ đồ 16 Quy trình tuyển dụng tư vấn i TĨM TẮT LUẬN VĂN CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN VỐN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CHÍNH THỨC (ODA) 1.1 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội Khái niệm kiểm soát nội đời từ đầu kỷ 20, mô tả hoạt động tự kiểm soát tổ chức Hiểu cách ngắn gọn, kiểm soát nội quy trình ban lãnh đạo áp dụng nhằm ngăn ngừa, phát sửa chữa kịp thời sai phạm trọng yếu đảm bảo đạt mục tiêu tổ chức Theo Liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC - International Federation of Accountants), hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục thiết lập nhằm đạt bốn mục tiêu: bảo đảm độ tin cậy thông tin báo cáo, bảo bảo đảm việc tuân thủ pháp luật quy định đơn vị, bảo đảm hiệu hiệu lực hoạt động bảo vệ tài sản đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bao gồm yếu tố sau: Môi trường kiểm sốt Hệ thống thơng tin Các thủ tục kiểm soát nội Kiểm toán nội Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội Trên thực tế, khơng có hệ thống kiểm sốt nội đảm bảo khơng có gian lận hay sai sót xảy hệ thống kiểm soát nội đưa đảm bảo hợp lý không tuyệt đối việc bảo vệ tài sản, trì mức độ tin ii cậy thông tin tuân thủ luật lệ, qui định Xét chất, kiểm soát nội có hạn chế cố hữu: - Xuất phát từ yêu cầu quản lý, hệ thống kiểm soát nội xây dựng cho chi phí xây dựng vận hành phải nhỏ lợi ích mang lại; - Hệ thống có hiệu nghiệp vụ thông thường thực tế có nhiều dạng sai phạm mà hệ thống khơng dự kiến được; - Hệ thống kiểm soát nội xây dựng vận hành người nên có sai sót từ yếu tố người; - Ngồi ra, hệ thống kiểm soát nội thường trở nên không phù hợp điều kiện kinh tế thay đổi 1.2 Quản lý Dự án hệ thống kiểm soát nội quản lý Dự án tổ chức quản lý Dự án ODA Dự án tập hợp hoạt động có liên quan đến nhau, thực nhằm đạt mục tiêu xác định điều kiện ràng buộc thời gian nguồn lực Quản lý Dự án trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra cơng việc nguồn lực để hồn thành mục tiêu định Trong công tác quản lý Dự án, hệ thống kiểm soát nội thiết lập, đưa qui định kiểm sốt tồn thơng số Dự án nhằm hồn thành Dự án thời gian phạm vi ngân sách cấp, đồng thời đáp ứng tốt chất lượng kỹ thuật, góp phần sử dụng hiệu nguồn viện trợ thơng qua số thủ tục kiểm sốt thiết lập như: kiểm soát tuân thủ, kiểm soát mục tiêu, kế hoạch, kiểm sốt chu trình, nghiệp vụ tài Hệ thống kiểm sốt nội bao gồm yếu tố: mơi trường kiểm sốt, hệ thống thơng tin, thủ tục kiểm soát kiểm toán nội Tuy nhiên, iii qui mô Dự án hệ thống kiểm toán nội Dự án chưa thành lập nên Dự án, chưa có tổ chức kiểm tốn nội CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI TỔ CHỨC CONSTELLA FUTURES 2.1 Giới thiệu tổng quan Tổ chức Constella Futures Constella Futures, có trụ sở thủ Washington DC Hợp chủng quốc Hoa Kỳ, chuyên làm công tác tư vấn lĩnh vực bảo vệ sức khoẻ Những nhà tài trợ Tổ chức là: USAID, DFID, CDC Constella Futures phép hoạt động từ tháng năm 2003 Việt Nam với hai văn phòng đại diện Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh Dự án lớn mà văn phòng Việt Nam quản lý Dự án sáng kiến sách Y tế USAID tài trợ, khuôn khổ Chương trình PEPFAR Dự án HPI bắt đầu thực Việt Nam từ năm 2003 kết thúc vào năm 2012, triển khai bảy tỉnh: Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Nghệ An, Cần Thơ, An Giang Thành Phố Hồ Chí Minh Đây Dự án viện trợ khơng hồn lại Chính phủ Hoa Kỳ, thực Tổ chức Constella Futures nên số vốn Dự án khơng có vốn đối ứng Chính Phủ Việt Nam Tổng số vốn Dự án từ năm 2006 tới năm 2008 2,65 triệu USD; từ năm 2009 đến năm 2012 10 triệu USD Mục tiêu chung Dự án: xây dựng sách, rà sốt lại văn pháp luật, xây dựng chương trình đào tạo HIV/AIDS, thúc đẩy vấn đề nhân quyền, góp phần khống chế tỉ lệ lây nhiệm 0.3% cộng đồng, nâng cao nhận thức tầng lớp dân cư dự phòng lây nhiễm HIV/AIDs tỉnh thụ hưởng Dự án 2.2 Đặc điểm quản lý Dự án văn phịng Việt Nam iv Mơ hình quản lý Dự án Tổ chức phân làm ba cấp: trụ sở Hoa Kỳ, văn phịng Việt Nam sở thơng qua Tổ chức phi phủ nước Việc quản lý Dự án văn phòng Việt Nam Tổ chức cấp thứ hai, việc quản lý Dự án qua tổ chức phi phủ nước (nhà thầu phụ) cấp thứ ba Văn phòng Việt Nam chịu trách nhiệm quản lý Dự án Việt Nam, quản lý tài chính, quản lý chi tiêu, mua sắm hợp đồng, thực thủ tục rút vốn toán cho hoạt động Dự án nhà thầu phụ thực Mọi hoạt động tiến hành Việt Nam khuôn khổ Dự án phải duyệt văn phòng Constella Futures Hoa Kỳ Mọi chứng từ, tài liệu Dự án phải gửi trụ sở Những nhà thầu phụ lựa chọn thông qua đấu thầu số lựa chọn định, chịu trách nhiệm thực hoạt động địa bàn tỉnh PEPFAR Nội dung chi Dự án gồm có: chi cho hoạt động hỗ trợ quản lý Dự án văn phòng Constella Futures Việt Nam, chi cho hoạt động Dự án văn phịng thực (hội thảo, đào tạo nâng cao lực cho nhóm tự lực người nhiễm HIV/AIDs…), chi cho nhà thầu phụ thực mảng hoạt động Dự án Việt Nam (phòng tư vấn, phổ biến pháp luật cho người nhiễm, đường dây nóng, phát triển mạng lưới…) Kế hoạch hoạt động ngân sách lập hàng năm Văn phòng Dự án Việt Nam trình kế hoạch tổng hợp Dự án văn phịng dựa số tiền duyệt cho năm đó, hoạt động mục tiêu cần đạt Các nhà thầu phụ ký hợp đồng theo năm với ngân sách ứng với khoản tài trợ duyệt Dựa kế hoạch hoạt động, kế hoạch ngân sách dự toán tiền mặt cho ba tháng, văn phòng mẹ chuyển tiền cho văn phòng Việt Nam cho ba tháng Các nhà thầu phụ rút vốn theo thoả thuận số lượng khối lượng hợp đồng thầu phụ v Theo qui định, hàng tháng văn phòng Dự án Việt Nam phải gửi báo cáo tài trụ sở hai lần: vào cuối tháng; gửi dự toán tiền mặt cho ba tháng vào cuối tháng Hàng quí, phải gửi báo cáo tiến độ hoạt động báo cáo tài theo yêu cầu PEPFAR cho nhà tài trợ USAID Các nhà thầu phụ gửi báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động cho lần rút vốn thoả thuận hợp đồng thầu phụ Ngoài ra, tổ chức phải báo cáo số liệu hoạt động hàng tuần hay hàng tháng tuỳ theo thoả thuận riêng với Tổ chức Định kỳ đột xuất, văn phòng Dự án kiểm tra tình hình thực dự án, việc sử dụng vốn dự án Nếu phát trường hợp dụng vốn không với quy định hợp đồng khơng hồn thành tiến độ, hợp đồng thầu phụ bị chấm dứt Văn phịng Dự án bị kiểm tra đột xuất văn phòng mẹ nhà tài trợ USAID mặt: tài hoạt động Dự án 2.3 Hệ thống kiểm soát nội quản lý Dự án tổ chức Constella Futures Về mơi trường kiểm sốt, ban lãnh đạo Dự án ln đề cao ý thức tôn trọng pháp luật hai nước nên thường tham vấn luật sư hoạt động Mọi quy định hoạt động Dự án tuân thủ theo văn quy phạm pháp luật nhà nước Hoa Kỳ, nhà nước Việt Nam ban hành quy định thân Tổ chức Văn phòng Việt Nam nằm quản lý Trung tâm sách vận động sách Trung tâm chia thành khối: quản lý kỹ thuật, giám sát đánh giá quản lý chất lượng, quản lý chương trình nước Khối thứ ba làm nhiệm vụ hỗ trợ văn phòng Dự án nước tài chính, hành chính, hợp đồng cơng việc hàng ngày họ Cơ cấu tổ chức văn phòng Dự án Việt Nam chia thành hai mảng: mảng chương trình mảng hành vi Dự án xây dựng sách nhân tương đối tốt góp phần tạo nên mơi trường làm việc tích cực hiệu Mỗi chức danh, vị trí cơng tác có mơ tả cơng việc qui định rõ ràng yêu cầu lực chuyên môn, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, chế độ đãi ngộ, chế độ báo cáo đánh giá kết công việc Các cán Dự án tuyển chọn thông qua quy trình tuyển chọn nghiêm túc Văn phịng Dự án Việt Nam sử dụng đồng đẳng viên người có H vào vị trí trợ lý cán chương trình làm việc trực tiếp với NCH nhóm tự lập họ Cơng tác kế hoạch Dự án quan tâm Tổ chức sử dụng xuyên suốt trình quản lý, từ khâu chuẩn bị đến khâu thực kết thúc Dự án Công tác kế hoạch Dự án thực theo quy định văn phịng Những kế hoạch gửi văn phịng gửi tới USAID để xét duyệt trước thực Văn phịng Dự án có phận đánh giá, giám sát đảm bảo chất lượng, giám sát hoạt động, việc tuân thủ thủ tục, luật pháp quan tài trợ suốt giai đoạn Dự án Bộ phận chịu trách nhiệm đánh giá Dự án thời điểm quan trọng định, chịu trách nhiệm kiểm soát chất lượng Dự án, theo dõi kết Dự án dựa mục tiêu Dự án kết trực kế hoạch ban đầu Dự án, tư vấn cho văn phòng Dự án nước Tổ chức tiến hành kiểm tốn nội với mảng tài chính, kế toán Dự án Hoạt động kiểm tra tài mang tính độc lập, khách quan tiến hành nhằm cải thiện hiệu hoạt động đảm bảo việc sử dụng vốn mục đích quy trình nhà tài trợ Dự án HPI chịu quản lý nhiều quan có USAID, chương trình PEPFAR, Đại sứ quán Hoa Kỳ, số quan ban ngành Việt Nam Mọi hoạt động nước sở Dự án phải duyệt nhà tài trợ USAID 93 KẾT LUẬN Qua q trình nghiên cứu hồn thành Luận văn, đối chiếu với mục đích như: tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm sốt nội quản lý Dự án Tổ chức Constella Futures; kết hợp nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Văn phòng Dự án Việt Nam, từ đưa giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm soát nội nhằm đưa hoạt động hệ thống ngày có hiệu lực hiệu cao trình tổ chức quản lý Dự án, Luận văn đạt số kết sau: Luận văn trình bày lý luận hệ thống kiểm sốt nội nói chung, làm sáng tỏ lý luận hệ thống kiểm soát nội quản lý Dự án ODA Nghiên cứu thực trạng quản lý Dự án tổ chức Constella Futures văn phòng Dự án Việt Nam, phân tích đặc điểm quản lý Dự án Luận văn sâu phân tích thực trạng hệ thống kiểm sốt nội Dự án, từ rút nhận xét, đánh giá, nêu lên cần thiết phải hoàn thiện phương hướng hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội nhằm tăng cường quản lý Dự án cách có hiệu Luận văn đề xuất giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội việc quản lý Dự án tổ chức Constella Futures Việt Nam với trường hợp cụ thể Dự án Sáng kiến sách Y tế nội dung sau: - Hồn thiện mơi trường kiểm sốt - Hồn thiện hệ thống thơng tin, kế tốn - Hồn thiện thủ tục kiểm sốt 94 Tuy nhiên, luận văn cịn có nhiều hạn chế: (1) Chưa khái qt hóa hết tính lý luận thực tiễn hệ thống kiểm soát nội quản lý Dự án Dự án sáng kiến sách Y tế tổ chức Constella Futures, Văn phòng Việt Nam; (2) Các giải pháp đưa để tăng cường hệ thống kiểm soát nội quản lý Dự án có bám lý luận thực trạng hoạt động đơn vị chưa đưa giải pháp có tính thuyết phục cao Sự đóng góp luận văn nhỏ phần tâm huyết cá nhân người viết với hoạt động ngày có hiệu Dự án HPI nói riêng tổ chức Constella Futures Việt Nam nói chung Luận văn cịn có hạn chế định tính phức tạp khó khăn giải vấn đề, nhận thức cá nhân người viết hạn chế, chưa theo kịp với thay đổi nhanh chóng q trình vận động u cầu quản lý Dự án ODA giai đoạn Để mục đích mà luận văn đề sớm đạt kết mong muốn, cần có đầu tư thêm thời gian nghiên cứu sâu sắc mặt lý luận tổng kết thực tiễn hoạt động Dự án ODA Những công việc địi hỏi khơng tập trung trí tuệ cao nhiều người, nhiều tổ chức mà tất quan tâm đến vấn đề Cá nhân người viết mong nhận đóng góp thầy cô, bạn bè đồng nghiệp để luận văn hoàn thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt Nguyễn Quang Quynh (2005), Lý thuyết kiểm tốn, NXB Tài Nguyễn Quang Quynh Ngơ Trí Tuệ (2006), Giáo trình kiểm tốn tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Hao Thi Bang Tam (2005), Bài giảng Thẩm định đầu tư phát triển: Quản lý dự án, Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Khoa Kế Toán - Kiểm Toán ĐH Kinh Tế TP HCM (2004), Kiểm Toán, NXB Thống Kê MANGO & CECEM (2008), Tài liệu tập huấn: Quản lý tài Dự án MANGO & CECEM (2008), Tài liệu tập huấn: Đánh giá Dự án Ngân hàng Phát triển Châu Á (1988), Sách hướng dẫn quản lý thực Dự án Nhóm quan hệ đối tác nâng cao hiệu viện trợ (2007), Thực cam kết Hà Nội hiệu viện trợ Tổ cơng tác Chính phủ (2007), Hội nghị kiểm điểm chung tình hình thực Dự án, Lần thứ V 10 Victor Z.Brink Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội đại: Đánh giá hoạt động hệ thống kiểm soát, NXB Tài Tài liệu tiếng Anh 11 Laura F.Spira and Micheal Page (2003), Risk Management - The reinvention of Internal Control & the changing role of Internal Audit, AAAJ, pp 640-661, Vol.16 No.4 12 American Institute of Certified Public Accountant Inc (AICPA) -Audit committee, NewYork, Internal Control: A tool for the Audit Committee 13 Constella Futures (2008), Field Office Operation Manual 14 National Endowment for the Arts Office of Inspector General (1997), Financial management guide for NGO 15 USAID mission in Vietnam (2007), Grant and Financial Management PHỤ LỤC Phụ lục 1: Phiếu điều tra thị trường Hướng dẫn Phiếu phải điền đầy đủ cho tất giao dịch gắn kèm với phiếu chi tương ứng Quá trình xác định giá thị trường cho giao dịch cụ thể phải ghi chép lưu trữ thơng qua phiếu điều tra Giao dịch có giá trị nhỏ (từ 500 đô la Mỹ trở xuống): _Kinh nghiệm khứ Giải thích ngắn ngọn: _Báo giá điện thoại Liệt kê báo giá thực nhà cung cấp: Giao dịch có giá trị vừa (từ 501 đến 2,500 đô la Mỹ): Báo giá điện thoại Liệt kê báo giá thực nhà cung cấp: _ Quảng cáo (kèm theo) _ Báo giá văn (kèm theo) Giao dịch lớn (từ 2,501 đến 100,000 đô la Mỹ): Yêu cầu báo giá văn (Ba báo giá bắt buộc) Phụ lục 2: Phiếu điều tra việc thuê văn phòng Hướng dẫn Mẫu phải hoàn tất cho tất hợp đồng thuê văn phịng gia hạn hợp đồng Q trình xác định giá thị trường cho giao dịch cụ thể phải ghi chép cụ thể tài liệu Nước _ Dự án _ Giám đốc dự án _ Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng Thời hạn thuê Thời hạn thuê Hàng tháng/Hàng quí/Hàng năm _ Thời hạn thuê cũ Hàng tháng/Hàng quí/Hàng năm Sự gia hạn tăng _phần trăm Market Rate Validation Ba báo giá văn cho diện tích tương tự (kèm theo ba báo giá) Kinh nghiệm khứ _ _ Hợp đồng thuê Thời hạn hợp đồng _ Thời hạn thuê Hàng tháng/Hàng quí/Hàng năm Market Rate Validation Ba báo giá văn cho diện tích tương tự (Kèm theo ba báo giá) Kinh nghiệm khứ _ _ Chính sách/ thủ tục FCPA CF đưa cho _ Ngày cung cấp sách/ thủ tục Nộp bởi: Giám đốc (sở tại) dự án Ngày Phụ lục 3: Điều tra viên chức Chính phủ Tên viên chức Chính phủ: _ Nước nơi dịch vụ tư vấn sử dụng/ cung cấp: Nhà tài trợ tên dự án: _ _ Miêu tả ngắn dịch vụ cung cấp Constella Futures chi tiết cụ thể kế hoạch hoạt động dự án: _ _ Thời hạn dự tính hợp đồng tư Dự tính tổng chi phí trả cho Viên chức theo hợp đồng này: _ Mô tả tổng quát công việc tư vấn viên: _ _ Liệt kê đơn vị/ tổ chức Chính phủ mà tư vấn viên làm việc: _ _ Mô tả trách nhiệm tư vấn viên đơn vị đó: _ _ Bằng cách mà viên chức biết đến? Ai người giới thiệu cho anh ta? _ Viên chức có ảnh hưởng tới khả kết dự án Tổ chức Constella Futures Việt Nam hay không? _ _ Có điều luật làm hạn chế cấm viên chức Chính phủ tham gia làm tư vấn cho đơn vị Tổ chức Constella Futures? _ _ Viên chức nghỉ phép nghỉ không lương để tham gia hoạt động này? _ Tổ chức có đề nghị viên chức nộp giấy lãnh đạo viên chức cho phép viên chức tham gia hoạt động Tổ chức Constella Futures? Nếu khơng, Vì sao? _ _ Người nộp: Người duyệt Tên Tên _ Chức vụ Chức vụ Ngày: Ngày: Phụ lục 4: Mẫu báo cáo Q/Giữa kỳ/năm BÁO CÁO Q/GIỮA KỲ/NĂM Văn phòng trợ giúp pháp lý tỉnh/TP……………………… I Thời gian báo cáo: từ…… đến……… II Nội dung báo cáo: Các vấn đề vận hành chung văn phòng: Các hoạt động thực quí: Hoạt động tư vấn trợ giúp pháp lý văn phòng Số ca tư vấn Gián tiếp Số khách hàng nữ Ttrực tiếp Tháng Tổng số T T số ca tư vấn ghi nhân thành công Thông tin chung Phân loại xét nghiệm, dự nội phịng dung Chăm sóc điều tư vấn Hơn nhân gia đình Giáo dục, đào tạo Lao động việc làm Hành chính, HSự , dân Khác( chi tiết) (Biểu 1) Thống kê hoạt động tư vấn thực theo tháng Tổng Biểu 2: Kết tư vấn trực tiếp/gián nội dung lượt tư vấn: Số Số lượt Số lượt tư Số lượt tư tư vấn vấn hỗ theo Số khách TT Nội dung tư vấn hỗ trợ vấn Ghi Gián trợ thành dõi/hỗ trợ hàng nữ trực tiếp công tiếp tiếp Thông tin chung HIV/AIDS Xét nghiệm, dự phòng Chăm sóc điều trị Hơn nhân gia đình Giáo dục, đào tạo Lao động việc làm Hỗ trợ giới thiệu dịch vụ Y tế, xã hội Hành hình dân Khác (chi tiết) # Ghi chú: Hỗ trợ thành công tính ca giải vấn đề/nhu cầu khó khăn khách hàng Hành hình dân Khác( chi tiết) Hỗ trợ dịch vụ Y tế, xã hội Lao động việc làm Giáo dục, đào tạo Hơn nhân gia đình Chăm sóc điều trị Quận/huyện A Quận/huyện B Quận/huyện C Quận/huyện xét nghiệm, dự phịng Thơng tin chung HIV/AIDS Địa khách hàng Số khách hàng nữ T T Tổng số Biểu3 Diện bao phủ theo vùng địa lý trợ giúp pháp lý Kết hoạt động tư vấn lưu động Biểu 4: Thống kê hoạt động tư vấn lưu động cộng đồng Thời gian Nội dung truyền thơng tư vấn Nhóm đối tượng # tuyên truyền Tỷ lệ nữ Số người tư vấn Tỷ lệ nữ tư vấn Tổng hợp ý kiến phản hồi khách hàng Khó khăn, tồn Kết quả, kiến nghị họp ban tư vấn Kế hoạch hoạt động quí tiếp Người làm báo cáo Lãnh đạo duyệt Ghi chú: Đối với báo cáo tổng kết hoạt động dự án: báo cáo hoạt động cần có báo cáo tài hoạt động chi tiêu so với kinh phí dự án theo biểu sau đây: Biểu 5: Mẫu báo cáo kinh phí hoạt động TT Hoạt động Hoạt động A Tổng kết Ngân sách hoạt động Kinh phí thực Số dư II Phục lục 5: Mẫu hợp đồng phụ theo mức giá ấn định HỢP ĐỒNG PHỤ THEO MỨC GIÁ ẤN ĐỊNH Giữa Constella Futures International (CONSTELLA FUTURES) (Tên nhà thầu phụ) Theo Dự án USAID | HEALTH POLICY INITIATIVE USAID Prime IQC Number GPO-I-00-05-00040-00 Prime IQC Number (Hợp đồng chính): GPO-I-00-05-00040-00 Task Order Number: GPO-I-01-05-00040-00 Số hợp đồng phụ: 17448.001.001.364.050.06.00.00.10 Tổng giá trị hợp đồng phụ: Giá trị hợp đồng USD/ (Giá trị hợp đồng nội tệ (tỉ giá)) Ngày hiệu lực: Ngày bắt đầu hiệu lực Ngày hoàn thành: Ngày kết thúc hiệu lực CONSTELLA FUTURES Tên nhà thầu phụ Người ký: Người ký: _ Tên chữ in: Tên chữ in: _ Chức danh: _ Chức danh: _ Ngày: _ Ngày: Phụ lục 1: Phụ lục 2: Phụ lục 3: Phụ lục 4: Phạm vi cơng việc (SOW) Mẫu hóa đơn chuẩn Các quy định chung Các điều khoản Hợp đồng MỤC ĐÍCH Mục đích hợp phần 1, dự án the USAID | Health Policy Initiative, xây dựng sách, rà sốt lại văn pháp luật, xây dựng chương trình đào tạo HIV/AIDS, thúc đẩy vấn đề nhân quyền, giảm phân biệt kỳ thị Mục đích Dự án Health policy initiative hợp đồng cung cấp trang thiết bị, nguyên vật liệu nhân cần thiết cho Cục Y tế Tồn cầu, Văn phịng Chính sách Dân số Sức khỏe Sinh sản, Bộ phận Định giá Truyền thơng (GH/PRH/PEC) Văn phịng HIV/AIDS để giúp xây dựng mơi trường sách hỗ trợ cho chương trình kế hoạch hóa gia đình sức khỏe sinh sản Xét rằng, Constella Futures International (sau gọi CONSTELLA FUTURES) ký kết hợp đồng không hạn định khối lượng số GPO-I-00-05-00040-00 (sau gọi Nhà thầu chính) với Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ (sau gọi USAID) Xét rằng, CONSTELLA FUTURES mong muốn thầu lại phần công việc theo Hợp đồng Chính cho (tên nhà thầu phụ) (sau gọi Nhà thầu phụ) theo quy định hợp đồng này; Xét rằng, Nhà Thầu phụ đề nghị cung cấp dịch vụ mong muốn cung cấp dịch vụ cho CONSTELLA FUTURES theo yêu cầu Hợp đồng (sau gọi Phạm vi Cơng việc (SOW) VÌ THẾ, bên thỏa thuận chung điều khoản điều kiện sau HÌNH THỨC THỎA THUẬN Đây hợp đồng phụ theo mức giá ấn định SỐ TIỀN DO CƠNG TY ẤN ĐỊNH Tổng số tiền cơng ty ấn định để thực công việc nêu hợp đồng (điền số tiền nêu trang 1) THỜI HẠN THỰC HIỆN Hợp đồng có hiệu lực thời từ (điền ngày trang 1) đến (điền ngày trang 1) PHẠM VI CÔNG VIỆC Tham khảo Phụ lục THỦ TỤC THANH TỐN Việc tốn tiền cho Nhà thầu phụ thực sở hóa đơn trình cho Futures theo mẫu quy định Phụ lục (Mẫu Hóa đơn chuẩn CONSTELLA FUTURES) Nhà Thầu phụ tốn theo hóa đơn sau CONSTELLA FUTURES nhận chấp thuận hóa đơn chuẩn bị hồn chỉnh báo cáo theo kế hoạch kết đầu mô tả Phụ lục 1, Phạm vi Công việc (SOW) BÁO CÁO, KẾT QUẢ ĐẦU RA, VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ Toàn báo cáo kết đầu yêu cầu thực theo hình thức mà CONSTELLA FUTURES quy định CONSTELLA FUTURES phải nhận báo cáo kết đầu trước thực khoản tốn theo hóa đơn chưa tốn cho Nhà thầu phụ, Phụ lục 1, “Phạm vi Công việc” mơ tả đầy đủ văn cần trình theo danh mục Kết đầu Nội dung Ngày đến hạn Số tiền Tờ Trình: Bìa ngồi báo cáo thể nội dung báo cáo (chỉ có tập hay tập 1/2, tập 2/2 v.v) bao gồm nội dung sau: Tên Nhà Thầu phụ : (Điền tên Nhà Thầu phụ) Hợp đồng Chính : GPO-I-00-05-00040-00 Hợp phần : GPO-I-01-05-00040-00 – TO1 Số dự án : 17448.001.001.364.050.06.00.00.10 Tên dự án : USAID | Dự án Health policy initiative Hợp đồng phụ số : (Điền số nhà thầu phụ nêu trang 1) Báo cáo tài liệu cần thiết cho hồ sơ rút vốn yêu cầu (kết đầu ra, báo cáo, hóa đơn v.v) phải gửi tới văn phòng dự án nước sở Constella Futures địa sau: USAID | Health Policy Initiative Attn.: Phụ trách văn phịng Địa chỉ: Tầng 21, tồ nhà Thành công, 25 Láng Hạ, Hà Nội CÁC QUY ĐỊNH CHUNG VÀ ĐIỀU KHOẢN THAM CHIẾU Hợp đồng phụ tuân thủ quy định chung nêu Phụ lục kèm với hợp đồng Bên cạnh đó, quy định hợp đồng ký kết CONSTELLA FUTURES USAID bao gồm điều khoản mà điều khoản tham chiếu cách viện dẫn đính kèm làm Phụ lục tài liệu này, viện dẫn cách tham chiếu Trong trường hợp có khơng thống Hợp đồng Chính Hợp đồng phụ này, điều khoản Hợp đồng Chính dùng để tham chiếu TÀI TRỢ CHO KHỦNG BỐ Luật pháp Hoa Kỳ Lệnh Tổng thống Hoa Kỳ ban hành cấm thực giao dịch với cấm cung cấp nguồn lực hỗ trợ cho tổ chức cá nhân có liên quan tới chủ nghĩa khủng bố Nhà thầu phụ có trách nhiệm mặt pháp lý phải đảm bảo tuân thủ pháp luật lệnh nêu Quy định phải đưa vào toàn hợp đồng phụ/gói thầu phụ trao thực theo hợp đồng phụ Có thể tham khảo danh mục tên gọi trang web Văn phịng Quản lý Tài sản Nước ngồi (OFAC), trực thuộc Bộ tài Hoa Kỳ http://treasury.gov/ofac CÁC PHÊ CHUẨN VÀ HƯỚNG DẪN KỸ THUẬT A Giám sát kỹ thuật Việc thực công việc mô tả hợp đồng thực dẫn phê chuẩn mặt kỹ thuật (điền tên/chức danh giám sát viên kỹ thuật) Giám sát viên kỹ thuật CONSTELLA FUTURES người Giám sát viên kỹ thuật định B Các dẫn kỹ thuật, sử dụng hợp đồng này, dẫn Nhà Thầu phụ, nhằm bổ sung chi tiết, đề xuất điểm hỏi đáp, hồn chỉnh phạm vi cơng việc cách khác Các dẫn kỹ thuật phải nằm hạm vi điều khoản hợp đồng phụ không thay đổi sửa đổi cách điều khoản Để Nhà Thầu phụ chấp nhận đóng góp đầu vào Giám sát viên Kỹ thuật, đóng góp đưa phải phù hợp với phạm vi công việc, không nhằm giao thêm công việc không thay đổi điều khoản, điều kiện hay thông số kỹ thuật quy định cụ thể hợp đồng phụ này, không tạo sở để gia hạn thời gian thực kế hoạch thực dịch vụ khơng tạo sở để tăng chi phí hợp đồng phụ C Phê chuẩn trước Nhà thầu phụ phải xin ý kiến phê chuẩn riêng biệt CONSTELLA FUTURES kế hoạch và/hoặc báo cáo chuẩn bị theo hợp đồng trước hoàn tất và/hoặc ban hành chúng Kiểm tra chấp nhận Theo FAR 52.246-4 "Kiểm tra Dịch vụ giá ấn định" FAR 52.246-25 "Giới hạn nghĩa vụ dịch vụ," việc kiểm tra chấp nhận toàn dịch vụ Giám sát viên Kỹ thuật CONSTELLA FUTURES thực hiện, trừ có thỏa thuận khác văn CONSTELLA FUTURES Việc kiểm tra chấp nhận dịch vụ hàng cung ứng CONSTELLA FUTURES tiến hành sở để toán theo hoá đơn D 10 THÔNG BÁO CONSTELLA FUTURES Tên Nhà thầu phụ (Điền tên thông tin liên lạc đầy đủ Tiến sĩ Sarah Clerk Nhà thầu phụ đây) Giám đốc, Dự án HPI Constella Futures International Suite 200, One Thomas Circle Washington, DC 20005, USA Điện thoại: (202) 775-9680 Fax: (202) 775-9694 GIÁM SÁT VIÊN KỸ THUẬT GIÁM SÁT VIÊN KỸ THUẬT (Điền tên thông tin liên lạc đầy đủ Họ Tên giám sát kỹ thuật Giám sát viên kỹ thuật đây) Địa Điện thoại Fax Địa email PHỤ TRÁCH HỢP ĐỒNG PHỤ TRÁCH HỢP ĐỒNG Sandy Printz Tên Constella Futures International, LLC Tên công ty One Thomas Circle, NW, Suite 200 Địa Washington, DC 20005 Điện thoại: (202) 777-0948 Số điện thoại Địa email: sprintz@constellagroup.com Địa email _ Kết thúc Hợp đồng phụ