PowerPoint Presentation HƯỚNG DẪN TẠO FILE CHẤM CÔNG CƠ BẢN BẰNG EXCEL Bước 1 Tạo khung cho bảng chấm công Tiêu đề BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG Đối với từng nhómbộ phận sẽ có thêm dòng BỘ PHẬN Bảng chấm công cơ b.
HƯỚNG DẪN TẠO FILE CHẤM CÔNG BẰNG EXCEL Bước 1: Tạo khung cho bảng chấm công - Tiêu đề: BẢNG CHẤM CƠNG THÁNG …./… - Đối với nhóm/bộ phận có thêm dịng BỘ PHẬN: - Bảng chấm cơng bao gồm cột: STT, Mã nhân viên, Họ tên, Chức vụ, tổng ngày tháng, Công chính, Cơng tăng ca, Tổng cơng - Tùy theo cơng ty có thêm cột theo u cầu khác Hình minh họa Bước 2: Tạo năm, tháng - Tại ô C1 ghi “Năm” - Tại ô D1 ghi “2022” thay đổi thành 2023, 2024… (năm chấm công) - Merge ô B4, C4, D4 thành ô để thể tháng chấm công - Tại ô tháng này, công thức = DATE($D$1,2,1) Trong đó, “2” tháng chấm cơng (có thể chỉnh sửa số theo tháng chấm công), “1” ngày tháng (cố định không thay đổi) Bước 3: tạo ngày, thứ chấm công - Kẻ 31 cột - Tạo dịng đầu tiên, merge từ 31 ơ, ghi “Ngày tháng” (có thể tạo khơng) - Tạo dòng thứ hai thể thứ - Tạo dòng thứ ba thể ngày Bước 3: tạo ngày, thứ chấm công Tạo thứ: - Tại ô thứ E9 - Nhập công thức: =Choose(Weekday(E10),“CN”,“T2”,“T3”,“T4”,“T5”,“T6”,“T7”) - Copy công thức cho 30 cịn lại Tạo ngày: - Tại ô ngày E10, nhập công thức: =B4 - Tại ô F10, nhập công thức: =E10+1 - Kéo công thức ô F10 đến hết ô AF10 (ngày 28) Bước 3: tạo ngày, thứ chấm công Tạo ngày (tt): - Tuy nhiên, năm có tháng (28 – 29 ngày), tháng 30 ngày tháng 31 ngày nên ngày tạo công thức riêng - Tại ô AG10 (ngày 29), công thức: =If(Day(AF10 + 1)=Day(E10),””,AF10 + 1) - Tại ô AH10 (ngày 30), công thức: =If(AG10=“”,””,If(Day(AG10 + 1)=Day(E10),””,AG10 + 1)) - Tại ô AI10 (ngày 31), công thức: = If(AH10=“”,””,If(Day(AH10 + 1)=Day(E10),””,AH10 + 1)) Bước 3: tạo ngày, thứ chấm công Tạo khác biệt để phân biệt thứ 7, chủ nhật với thứ khác tuần: - Click vào Conditional Formatting/New rule/Use a formula to determine which cells to format + Thứ 7: nhập công thức =If(Weekday(E$10)=7,True, False) vùng chọn =$E$8:$AI$15 (vùng theo hình minh họa đầu) Click vào Format để chọn màu cho cột Chọn OK Bước 3: tạo ngày, thứ chấm công Tạo khác biệt để phân biệt thứ 7, chủ nhật với thứ khác tuần (tt): +Chủ nhật: nhập công thức =If(Weekday(E$10)=7,True, False) vùng chọn, format chọn màu cột tương tự Thứ Tạo chọn màu cho cột ngày khơng có tháng: - Click vào Conditional Formatting/New rule/Use a formula to determine which cells to format - Nhập công thức: =If(E$10=“”,True, False) - Vùng chọn: =$E$9:$AI$10, Format chọn màu cho cột - Chọn OK Bước 4: Tạo công thức cho cột Công chính, Cơng tăng ca, Tổng cơng Lưu ý: Trong phần hướng dẫn này, công ngày thể qua ký hiệu: X (làm ngày), X/2 (làm nửa ngày), OFF (ngày nghỉ) Tùy cơng ty có ký hiệu ca làm việc khác để HR dễ tiện theo dõi Chỉ nhập công thức cho ô copy công thức ô Công thức cho cột công sau: - Cơng chính: =Counta(E11:AI11,”X”) – Countif(E11:AI11,”OFF”) – Countif(E11:AI11,”X/2”)/2 Bước 4: Tạo cơng thức cho cột Cơng chính, Cơng tăng ca, Tổng cơng Đối với ngày OFF, tạo cột riêng để theo dõi Nhập công thức ô AM11 (ngày off): = Countif(E11:AI11,”OFF”) Khi cơng thức cơng thức =Counta(E11:AI11,”X”) – AM11 – Countif(E11:AI11,”X/2”)/2 - Công tăng ca: sử dụng hàm Vlookup lấy giá trị từ sheet “Tăng ca” - Tổng cơng có hai trường hợp: + Tăng ca tính lương trả theo tháng Tổng cơng bao gồm Cơng Công tăng ca: =AJ11 + AK11 + Tăng ca không tính lương trả theo tháng Tổng cơng Cơng chính: =AJ11 Hình minh họa Một số lưu ý - Nên sử dụng Font color để che “năm” “tháng” - Công tăng ca nên tạo sheet “Tăng ca” riêng để theo dõi - Ngoài cột bản, bạn tạo thêm cột ngày OFF, ngày bù lễ, ngày phép, ngày nghỉ bù lễ… tùy theo công ty ...Bước 1: Tạo khung cho bảng chấm công - Tiêu đề: BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG …./… - Đối với nhóm/bộ phận có thêm dịng BỘ PHẬN: - Bảng chấm công bao gồm cột: STT, Mã nhân viên,... tạo ngày, thứ chấm công - Kẻ 31 cột - Tạo dòng đầu tiên, merge từ 31 ô, ghi “Ngày tháng” (có thể tạo không) - Tạo dòng thứ hai thể thứ - Tạo dòng thứ ba thể ngày Bước 3: tạo ngày, thứ chấm công. .. 2024… (năm chấm công) - Merge ô B4, C4, D4 thành ô để thể tháng chấm công - Tại ô tháng này, công thức = DATE($D$1,2,1) Trong đó, “2” tháng chấm cơng (có thể chỉnh sửa số theo tháng chấm cơng), “1”