Hdsd qltl gxd

0 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD I THAY ĐỔI CÁCH LÀM VIỆC Khi có phần mềm Quản lý tài liệu GXD máy tính, bạn thay đổi cách làm việc với máy tính Buổi sáng, bạn mở máy tính, mở file Quanlytailieu.xlsm Desktop Tìm tài liệu làm dở hơm qua bấm vào Mở file làm tiếp Bạn kiểm tra xem GXD có cập nhật cho bạn Nghị định, Thông tư hay tài liệu không! Trong ngày, làm thêm file tài liệu nào, bạn thả vào thư mục chứa tài liệu, phần mềm QLTL GXD bạn thêm vào file Quanlytailieu.xlsm Cuối ngày, bạn thêm thơng tin thuộc tính (properties) thêm cho file tài liệu mà bạn làm ra, nhận từ email, tải từ web xuống… vào file Quanlytailieu.xlsm sau lưu lại, tắt máy nghỉ ngơi Bất kỳ cần tìm tài liệu dự án, bạn lại Desktop, mở file Quanlytailieu.xlsm Tất nhiên, bạn đổi tên file tùy ý, nhân nhiều file để quản lý chủ đề tài liệu khác Ví dụ: Đầu tư xây dựng, Bất động sản, Kế tốn tài chính… II CÀI ĐẶT PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD Yêu cầu máy tính có - Trình duyệt Chrome, Firefox Cốc cốc - Chrome, Acrobat Reader (hoặc phần mềm đọc file Pdf bất kỳ) - Microsoft Office phần mềm đọc file Word, Excel, PowerPoint Giải nén Sau copy File nén vào máy tính, kích chuột phải chọn Extract Here để giải nén Chú ý: - Phần mềm chạy môi trường Windows + Microsoft Office (Excel) Bạn cần đảm bảo môi trường tốt để phần mềm chạy tốt Nếu gặp trục trặc, bạn phải cài lại Office thay cài khác tốt (chúng chạy Office 2016 mượt mà) - File phần mềm Excel, ngồi lệnh & chức lập trình thêm phần mềm, chức + hàm + công thức Excel bạn sử dụng để lọc, xử lý liệu, tính tốn… bình thường III CÁCH SỬ DỤNG QUANLYVANBAN.XLSM PHẦN MỀM: MỞ FILE EXCEL Cập nhật liệu Khi mở lên file Excel tự động bảng thơng báo có văn cần cập nhật Ấn Cập nhật để đưa toàn văn vào phần mềm Sửa đường dẫn không cửa sổ Danh sách cập nhật Trong Tab Quản lý tài liệu, kích chọn Thay đổi đường dẫn Sau chọn đường dẫn đến Folder chứa phần mềm Sau chọn đường dẫn, bạn Kích vào cập nhật liệu để sử dụng phần mềm Thêm liệu Ngoài danh mục liệu tự động cập nhật, người sử dụng thêm file từ đâu máy tính vào bảng tính để dễ dàng quản lý tổng thể kho liệu cá nhân 3.1 Thêm nhanh tên file đường dẫn Muốn thêm liệu dịng nào, bạn kích chuột vào dịng kích lệnh Thêm liệu Phần mềm cửa sổ để bạn chọn file đưa vào phần mềm - Kích chọn lệnh Thêm liệu - Chọn folder chứa file cần đưa vào phần mềm - Kích chọn file - Thêm vào danh mục Phần mềm lấy tên file đường dẫn đưa vào danh mục văn Sau bạn sửa tên file thành Nội dung văn để dễ theo dõi quản lý Đồng thời thêm cột liệu khác Lĩnh vực, quan ban hành, ngày ban hành, ngày có hiệu lực, … 3.2 Thêm file kèm chép/di chuyển file gốc Tại mục 3.1, thao tác thêm nhanh file giữ nguyên file gốc Có nghĩa file gốc giữ nguyên vị trí ban đầu Phần mềm đưa tên file đường dẫn vào Danh mục Trong trường hợp muốn chép di chuyển file gốc cấu trúc thư mục phần mềm Bạn thao tác sau: - Kích chọn lệnh Thêm liệu - Chọn đường dẫn chọn file cần thêm - Chọn folder đích cần chép di chuyển file đến - Kích vào mũi tên hướng xuống cạnh nút Thêm vào danh mục - Chọn lệnh Sao chép Di chuyển - Kích Thêm vào danh mục Sao chép liệu Đây lệnh sử dụng để tách danh mục liệu thành lĩnh vực để dễ tra cứu quản lý tài liệu Tìm kiếm văn 5.1 Tìm kiếm nhanh Kích vào hộp Tìm kiếm phần mềm gõ từ khóa để tìm kiếm nhanh văn 5.2 Tìm kiếm Auto Filter Excel Sử dụng tính Auto Filter Excel để tìm kiếm văn nhanh chóng IV HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG PHẦN MỀM QLTL GXD Văn pháp luật Các văn pháp luật trình bày sheet Danh muc van ban Sheet để tìm kiếm, quản lý, tra cứu văn theo lĩnh vực, chuyên môn với tài liệu lưu trữ phần mềm người dùng tự đưa thêm tài liệu để quản lý tổng thể Các Danh mục theo lĩnh vực Sử dụng lệnh Sao chép liệu để chép, phân loại tài liệu theo lĩnh vực để dễ dàng quản lý, tra cứu Danh mục chi phí khác chi phí tư vấn Dự tốn TMĐT Danh mục khoản mục chi phí tổng hợp, hướng dẫn cách tính, xác định vấn đề chun mơn sâu cho loại chi phí Các Danh mục tham khảo khác Là nơi chia sẻ tài liệu, giáo trình, website, page, … bổ ích, cần thiết cho kỹ sư xây dựng V CÁC BƯỚC ĐƯA DỮ LIỆU CÁ NHÂN VÀO PHẦN MỀM ĐỂ QUẢN LÝ TỔNG THỂ Quy trình phiên đầu tiên, phiên 1.01 sơ khai, tác giả có ý tưởng đột phá, giúp đơn giản thao tác lý tài liệu Quy trình cải thiện dần phiên lần sau Công ty Giá xây dựng mong nhận phản hồi từ người sử dụng để tiếp tục phát triển phần mềm Đưa liệu vào thư mục quản lý file Excel Có file tài liệu thả vào thư mục mà phần mềm chọn Mở phần mềm lên, tự động đọc tên tài liệu vào, đánh số thứ tự, đặt Hyperlink Mở file Do chưa có mơ tả nên bạn kích vào Mở file mở file ra, quay sang file Excel điền thêm mô tả, ngày ban hành… đủ thơng tin vào file Nếu Thêm tài liệu cách browse đến tài liệu đó, cần trỏ đến đường dẫn Sau kích vào chọn Move Copy, sau chọn thư mục dự án bấm OK, tài liệu di chuyển nhân thư mục dự án tùy Move hay Copy Đưa liệu theo quy trình thủ cơng 2.1 Xác định Folder chứa liệu Phần mềm QLTL GXD tạo sẵn số Folder tương ứng với lĩnh vực Nếu tài liệu bạn cần đưa vào thuộc lĩnh vực bạn copy file (Word, Excel, PowerPoint, …) vào folder tương ứng Hoặc bạn muốn tạo lĩnh vực mới, chuyên ngành khác bạn tạo folder Lưu ý: Tên folder đặt viết liền khơng dấu folder mặc định có Sau copy file vào folder vừa tạo 2.2 Tạo đường dẫn sở liệu - Mở file Danhmucvanban.csv - Nhập liệu vào file Danhmucvanban theo trình tự:  Lĩnh vực: Tên folder chứa liệu (folder có sẵn folder mới) – Bắt buộc  Tên / Mô tả: Tên hiển thị phần mềm – Bắt buộc  Số hiệu văn bản, Loại, Cơ quan ban hành, Ngày ban hành, Ngày có hiệu lực  File văn gốc: Là đường dẫn đến file PDF (văn gốc) Cách nhập đường dẫn: TenFolderChuaFile/Tenfile – Bắt buộc  File chuẩn style: Là tài liệu biên tập lại định dạng Word, chuẩn style GXD, có mục lục dễ tra cứu, trình bày đẹp - Bấm Ctrl S để lưu file Chọn Yes - Tắt file, Excel hỏi Save lần Chọn Don’t save 2.3 Đưa liệu vào file quản lý - Mở file Excel Quanlytailieu.xlsm - Kích chọn Cập nhật liệu, phần mềm tự động lên liệu để cập nhật vào phần mềm - Kích chọn tiếp lệnh Sao chép liệu muốn phân loại liệu vừa đưa vào phần mềm Tiếp tục lặp lại thao tác cho liệu sau VI ỨNG DỤNG MÀU SẮC TRONG QUẢN LÝ TÀI LIỆU Các kỹ sư GXD nghiên cứu mã ANSI (American National Standards for Safety Signs and Colors) từ vận dụng vào khoa học ứng dụng màu sắc quản ls tài liệu Bởi Excel bạn lọc tài liệu theo màu sắc Bắt đầu từ ý hiểu sơ khai, bước đầu tiên, hoàn thiện nội dung ứng dụng màu sắc quản lý liệu nói chung quản lý tài liệu nói riêng Đây vấn đề tác giả Nguyễn Thế Anh để cập phần mềm Quản lý chất lượng cơng trình GXD Tuy tìm kiếm nhiều Google khoa học ứng dụng màu sắc quản lý, chưa tìm tịi nhiều, chúng tơi tin có giải pháp hiệu để phổ biến cho bạn đồng nghiệp Ứng dụng màu đánh dấu lọc văn bản, nhắc: - Các tài liệu quan trọng, cần ý cao nhất: Màu đỏ - Tài liệu quan trọng vừa: Màu cam - Tài liệu quan trọng: Màu vàng - Tài liệu bình thường: Khơng màu “ANSI Safety Color Categories The following are the higher-level categories for safety colors issued by the ANSI Z535.1 code Red - The color red is used on any safety signs, labels, or other objects to signify danger or to alert people that they need to stop Orange - The color orange is used to alert people to the fact that there are dangerous parts of a machine or equipment The danger could be from crushing, cutting, shocking or otherwise harming people or the facility This is most commonly used on labels that are applied to machinery, but could also be used on signs and other objects Yellow - Anywhere that caution needs to be used, the color yellow should be primary on the signs or labels alerting people to this fact Similar to OSHA, this includes risks of tripping, falling, getting burned, being caught in a pinch point, experiencing hearing damage, and almost any other common hazard that may be present Green - Green is used to alert people to the presence of an emergency egress This is important for helping people escape from an area if they need to Another place where green is used according to ANSI is to identify where first aid and other types of safety equipment are kept Blue - Blue is used on signs and labels that provide information about a particular item or area This information doesn't necessarily have to be safety related Black & White - Black & white signs or labels are used for guiding traffic or telling people which direction to go These colors can also be for housekeeping information in the facility While not specifically safety related, having this type of signage can directly improve the safety of the facility Purple - Purple was being reserved by ANSI for future use, but it has become a de facto standard for radiation hazards through popular use Gray - Gray is reserved for future use by ANSI.” VII GIẢI PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN Bạn chia nhỏ để quản lý, tạo thư mục, sau tạo riêng file quản lý tồn tài liệu dự án Có file quản lý cho cơng trình, gói thầu riêng… tùy ý linh hoạt VIII CHIA SẺ DỮ LIỆU TEAMWORK Tạo thư mục Dropbox Các file chia sẻ người làm dự án share thư mục Dropbox, sử dụng chung hệ thống file tài liệu share File Excel để chỗ máy tính Trên máy tính người file 10 Trưởn g phòng Kỹ sư Dữ liệu chung dự án Dropbox Kỹ sư Đối tác Cơng trường Dropbox th tài khoản có phí, chi phí rẻ cho cá nhân dùng Dropbox cho doanh nghiệp Nên dùng Dropbox, tính đồng cập nhật file tốt cho TeamWork, kế thừa công việc làm nhiều người, không Google Drive file người làm sau đè lên file người làm trước, hết cơng sức người IX PHẢN HỒI, GĨP Ý Nếu bạn thấy phần mềm có chỗ bất tiện cho bạn sử dụng, đừng ngại phản hồi vào vị trí đây, chúng tơi nghiên cứu cải tiến để công việc bạn thuận lợi hơn: - Link diễn đàn: https://giaxaydung.vn/threads/hoi-dap-su-dung-phanmem-quan-ly-tai-lieu-gxd-qltl-gxd.100709 - Form góp ý: https://bom.to/gop-y-phan-mem-quan-ly-tai-lieu-gxd GXD mong nhận ý tưởng, đóng góp ý kiến, hiến kế bạn để phát triển phần mềm phục vụ bạn tốt 11 ... https://giaxaydung.vn/threads/hoi-dap-su-dung-phanmem-quan-ly-tai-lieu -gxd -qltl- gxd. 100709 - Form góp ý: https://bom.to/gop-y-phan-mem-quan-ly-tai-lieu -gxd GXD mong nhận ý tưởng, đóng góp ý kiến, hiến kế bạn để... tiếp Bạn kiểm tra xem GXD có cập nhật cho bạn Nghị định, Thông tư hay tài liệu không! Trong ngày, làm thêm file tài liệu nào, bạn thả vào thư mục chứa tài liệu, phần mềm QLTL GXD bạn thêm vào file... tính Auto Filter Excel để tìm kiếm văn nhanh chóng IV HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG PHẦN MỀM QLTL GXD Văn pháp luật Các văn pháp luật trình bày sheet Danh muc van ban Sheet để tìm kiếm, quản