Tin học văn phòng Tin học văn phòng – MS Word www QuanTriMang com – www QuanTriMang com vn 1/20 BẢNG BIỂU (Office 2003) Tiếp theo các bài Tin học văn phòng, QuanTriMang com hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cá[.]
Tin học văn phòng – MS Word BẢNG BIỂU (Office 2003) Tiếp theo Tin học văn phòng, QuanTriMang.com hôm hướng dẫn bạn cách tạo xử lý liệu bảng biểu Giới thiệu menu Table Giới thiệu menu bơi đen kích chuột phải vào bảng Tạo bảng Thêm cột & dịng Xóa ơ, dịng, cột, bảng Lựa chọn (bôi đen) bảng Nhập ô Chia ô Định dạng bảng theo kiểu có sắn 10.Đặt chế độ tự động co giãn bảng 11.Chuyển đổi liệu từ bảng thành văn 12.Chuyển đổi liệu từ dạng văn vào bảng 13.Sắp xếp liệu bảng 14.Một số hàm áp dụng tính bảng MS Word 15.Xem thuộc tính định dạng bảng 1- Giới thiệu menu Table (Menu bảng) - Draw table: Vẽ bảng - Insert: Chèn bảng - Delete: Xóa - Select: Lựa chọn (bôi đen) - Merge Cells: Nhập ô - Split Cells: Chia ô - Split Table: Chia bảng - Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo kiểu có sẵn - AutoFit: Tự động co giãn hảng - Heading Rows Repeat: Đặt dòng đầu bảng làm tiêu đề bảng cho trang sau - Convert: Chuyển đổi - Sort…: Sắp xếp - Formula…: Cơng thức tính tốn bảng - Hide Gridlines: Ẩn/hiện đường viền bảng - Table Properties: Xem thuộc tính bảng 2- Giới thiệu menu bơi đen kích chuột phải vào bảng: www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 1/20 Tin học văn phòng – MS Word - Cut: Cắt - Copy: Sao chép - Paste: Dán - Merge Cells: Nhập ô - Distribute Rows Evenly: Phân phối theo dòng - Distribute Columns Evenly: Phân phối theo cột - Draw Table: Vẽ bảng - Border and Shading…: Tạo đường viền màu bảng - Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo kiểu có sẵn - Cell Alignment: Căn lề văn bảng - AutoFit: Tự động co giãn hảng - Caption…: Đặt tiêu đề bảng - Table Properties: Xem thuộc tính bảng 3- Tạo bảng Cách 1: Chọn biểu tượng Standart rê chuột lựa chọn số cột số dịng: Trên hình vẽ tạo bảng gồm dòng x cột Sau kích nhả chuột, bạn bảng Tuy nhiên, cách bạn tạo bảng tối đa dòng x cột Cách 2: Vào Table / Insert / Table… www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 2/20 Tin học văn phòng – MS Word Xuất hộp thoại Insert Table: Table size: Kích cỡ bảng • Number of Columns: Nhập số cột • Number of rows: Nhập số dòng AutoFit behavior: Tự động co giãn • Fixed column width: Đặt kích thước cột cố định • AutoFit to contents: Tự động co giãn theo nội dung • AutoFit to window: Tự động co giãn theo hình window AutoFormat: Chọn kiểu định dạng có sẵn bảng Remember dimensions for new tables: Ghi nhớ kích cỡ cho bảng www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 3/20 Tin học văn phòng – MS Word Chọn nút OK 4- Thêm cột & dòng Cách 1: Dùng bút vẽ Vào Table / Draw Table (Hoặc kích vào biểu tượng Standard) Di chuyển bút vẽ đến bảng kéo thẳng đường bảng vào vị trí muốn chèn thêm cột (dịng) Cách 2: Đặt trỏ vào bảng Vào Table / Insert/ - Columns to the left: Thêm cột bên trái - Columns to the right: Thêm cột bên phải - Rows Above: Thêm dòng www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 4/20 Tin học văn phòng – MS Word - Rows Below: Thêm dòng - Cells… / Insert entire column: Chèn thêm cột cho bảng - Cells… / Insert entire row: Chèn thêm dịng cho bảng 5- Xóa ơ, dịng, cột, bảng Vào Table / Delete / - Tabe: Xóa bảng - Columns: Xóa cột - Rows: Xóa dịng - Cells…: Xóa theo lựa chọn • Shift cells left: Xóa bên trái • Shift cells up: Xóa • Delete entire row: Xóa dịng • Delete entire column: Xóa cột 6- Lựa chọn (bơi đen) bảng Bạn sử dụng kết hợp phím Shift phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home, End để bơi đen bảng Ngồi cịn dụng theo cách: Vào Table / Select / www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 5/20 Tin học văn phịng – MS Word - Table: Bơi đen bảng (Hoặc dùng tổ hợp phím tắt Alt + phím số với đèn Num Lock tắt) - Column: Cột - Row: Dịng - Cell: Ơ 7- Nhập Bơi đen ô muốn nhập theo chiều ngang dọc Vào Table / Merge Cells 8- Chia ô Vào Table / Split Cells… www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 6/20 Tin học văn phòng – MS Word Xuất hộp thoại Split Cells - Number of columns: Nhập số cột cần chia - Number of rows: Nhập số dòng cần chia Merge cells before split: Nhập ô trước chia.≤ Chọn nút OK đồng ý chia ô 9- Định dạng bảng theo kiểu có sẵn Vào Table / Table AutoFormat… www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 7/20 Tin học văn phòng – MS Word Xuất hộp thoại Table AutoFormat - Category: Chọn All table styles - Table styles: Lựa chọn kiểu định dạng bảng có sẵn MS Word - Apply special formats to: Áp dụng kiểu định dạng đặc biệt cho: www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 8/20 Tin học văn phòng – MS Word Heading rows: Dòng tiêu tiêu đề bảng First column: Cột bảng Last row: Dòng cuối bảng Last column: Cột cuối bảng - Nút New…: Tạo kiểu định dạng bảng riêng bạn • Name: Tên kiểu định dạng • Style base on: Kiểu định dạng • Apply formatting to: Áp dụng định dạng cho: o o o o o o o o o Whole table: Toàn bảng Header row: Dòng tiêu đề Last row: Dòng cuối Left column: Cột trái Right column: Cột phải Odd row stripes: Viền cho dòng lẻ Even row stripes: Viền cho dòng chẵn Odd column stripes: Viền cho cột lẻ Even column stripes: Viền cho cột chẵn • Add to template: Thêm thành mẫu • Chọn nút OK để hồn thành thêm kiểu định dạng www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 9/20 Tin học văn phòng – MS Word - Nút Modify… Sửa định dạng kiểu chọn Các tính sử dụng giống phần thêm kiểu định dạng bảng - Nút Delete: Xóa kiểu định dạng bảng Màn hình xuất thơng báo: Bạn có muốn xóa kiểu định dạng Table Style1 không? Để bạn chắn lại muốn xóa - Nút Default…: Thiết lập kiểu định dạng mặc định cho bảng sau: www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 10/20 Tin học văn phòng – MS Word This document only: Chỉ áp dụng cho file All documents based on the Normal.dot template? Dùng cho tất file khác có dạng Normal.dot Chọn nút Apply / Close 10- Đặt chế độ tự động co giãn bảng Vào Table / AutoFit/ - AutoFit to Contents: Tự động co giãn theo nội dung - AutoFit to Window: Tự động co giãn theo hình Window - Fixed Column Width: Đặt cố định chiều rộng cột Trường hợp bạn cần dùng chuột kéo đường dọc cột theo độ chỉnh - Distribute Rows Evenly: Chia độ cao dòng - Distribute Columns Evenly: Chia độ rộng cột www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 11/20 Tin học văn phòng – MS Word 11- Chuyển đổi liệu từ bảng thành văn (Bỏ bảng giữ đủ nội dung bảng) Vào Table / Convert / Table to Text… Xuất hộp thoại Convert Table To Text Separate text with: Chọn loại ngăn cách đoạn văn là: Paragraph marks: Theo dạng đoạn Tabs: Theo khoảng cách 1tab = 1.27cm Commas: Dấu phẩy Other: Ký tự khác Chọn nút OK để hoàn thành 12- Chuyển đổi liệu từ dạng văn vào bảng www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 12/20 Tin học văn phòng – MS Word Lựa chọn (bôi đen) đoạn văn muốn đưa vào bảng Vào Table / Convert / Text to Table… Xuất hộp thoại Convert Text To Table - Number of columns: Nhập số cột - Number of rows: Phần nhập số dịng khơng phải nhập mà MS Word tự điều chỉnh theo số cột bạn nhập - AutoFit behavior: Tự động co giãn www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 13/20 Tin học văn phòng – MS Word • Fixed column width: Đặt kích thước cột cố định • AutoFit to contents: Tự động co giãn theo nội dung • AutoFit to window: Tự động co giãn theo hình window - Separate text with: Chọn loại ngăn cách đoạn văn là: Paragraph marks: Theo dạng đoạn Tabs: Theo khoảng cách 1tab = 1.27cm Commas: Dấu phẩy Other: Ký tự khác Chọn nút OK để hoàn thành 13- Sắp xếp liệu bảng Bơi đen tồn bảng Ở bạn nên bơi đen tồn bảng sau xếp theo nhiều cột giá trị cột khác xếp theo Nếu bạn bơi đen cột liệu xếp theo cột đó, liệu bạn bảng bị sai lệch Vào Table / Sort… Xuất hộp thoại Sort www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 14/20 Tin học văn phòng – MS Word - Sort by: Bạn chọn tên cột muốn xếp (Trên ảnh cột Tháng) Type: Kiểu định dạng cột (trường) xếp (Text, Number, Date…) Ascending: Sắp xếp tăng dần Descending: Sắp xếp giảm dần - Các phần Then by: Sắp xếp theo cột (các tính giống phần Sort by) - My list has: Header row: Loại trử dịng tiêu đề No header row: Việc xếp khơng lại trừ dòng tiêu đề Chọn nút OK để hoàn thành xếp 14- Một số hàm áp dụng tính bảng MS Word Để vị trí trỏ vào muốn tính (Ví dụ tính tổng cột để dịng cuối cột) Vào Table / Formula… www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 15/20 Tin học văn phòng – MS Word Xuất hộp thoại Formula - Formula: Hiển thị hàm, công thức tính tốn Bắt đầu hàm hay cơng thức phải dấu “=” (SUM(ABOVE): Tỉnh tổng giá trị trên) Bạn phải điền công thức hàm - Number format: Các định dạng kiểu số - Paste Function: Các hàm bản: ABS: Trị tuyệt đối AND: Hàm AVERAGE: Tính trung bình COUNT: Đếm IF: Hàm điều kiện INT: Hàm chia lấy phần nguyên www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 16/20 Tin học văn phòng – MS Word MAX: Hàm lớn MIN: Hàm nhỏ MOD: Hàm chia lấy phần dư NOT: Hàm phủ định OR: Hàm ROUND: Hàm làm trịn SUM: Tính tổng Chọn nút OK để hồn thành tính tốn Nếu cơng thức sai, kết hiển thị dịng lệnh !Syntax Error Kết Hàm tính tổng bảng tính là: 15- Xem thuộc tính định dạng bảng Vào Table / Properties: Xuất hộp thoại Table Properties: www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 17/20 Tin học văn phòng – MS Word - Thẻ Table: Các thông tin bảng - Thẻ Row: Các thơng tin dịng www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 18/20 Tin học văn phòng – MS Word - Thẻ Column: Các thông tin cột www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 19/20 Tin học văn phòng – MS Word - Thẻ Cell: Các thông tin ô www.QuanTriMang.com – www.QuanTriMang.com.vn 20/20