Đang tải... (xem toàn văn)
ĐỀ XUẤT TƯ VẤN SỔ TAY VĂN HOÁ BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ CHO NHÂN VIÊN Hà Nội, tháng 01 năm 20xx GIỚI THIỆU Cán bộ nhân viên thân mến, cuốn Sổ tay Văn hoá này ra đời với mục tiêu giúp tất cả các thành viên hiể[.]
SỔ TAY VĂN HOÁ BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ CHO NHÂN VIÊN EDUVIET CORPORATION EduViet Building, Số 19, đường Trung Yên 1, Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội Tel: (844) 37855518 Fax: (844) 37855518 Email: contact@eduviet.vn Website: www.eduviet.vn Hà Nội, tháng 01 năm 20xx GIỚI THIỆU Cán nhân viên thân mến, Sổ tay Văn hoá đời với mục tiêu giúp tất thành viên hiểu rõ quy tắc ứng xử nội với bên dựa giá trị mà Ban lãnh đạo tâm huyết, mong muốn vun đắp phát triển cho Ngồi giá trị văn hố cốt lõi, sổ tay tóm lược số quy định ngắn gọn liên quan tới ý thức kỷ luật lao động CBNV Cơng ty q trình làm việc Công ty, quy định cụ thể nêu rõ Quy chế Lao động Công ty Với tinh thần khát vọng xây dựng trở thành Tổ chức Tư vấn Giáo dục hàng đầu Việt Nam, Ban Lãnh đạo mong muốn CBNV trân trọng vun đắp, hoàn thiện hệ giá trị văn hố Cơng ty, chung sức xây dựng ngày phát triển TM Ban Lãnh đạo Giám đốc điều hành ……………………… CÔNG TY TNHH MTV NGUYỄN HÀ – 0962.289.654 - 0963.483.869 Chuyên cung cấp trang thiết bị, vật tư y tế, túi y tế sơ cấp cứu cho Doanh nghiệp, Trường học, Bệnh viện I GIÁ TRỊ VĂN HÓA đời phát triển kết tinh khát vọng tri thức Văn hoá tảng định tới phát triển trường tồn : Triết lý phát triển * Tôn vinh tri thức: Thế kỷ 21, kỷ nguyên tri thức “học nhanh đối thủ cạnh tranh trở thành vũ khí cạnh tranh mạnh công ty” Tri thức trở thành sức mạnh quan trọng người tổ chức đường phát triển Tổ chức Tư vấn Giáo dục, nơi sáng tạo lan toả tinh hoa tri thức cho khách hàng xã hội, tri thức tất yếu trở thành giá trị tôn vinh * Phụng xã hội: cung cấp cho khách hàng xã hội giá trị thực tiễn thông qua hoạt động nghề nghiệp với tinh thần phụng coi tinh thần phụng vừa trách nhiệm xã hội, vừa niềm vui công việc sống thành viên Thông qua đó, mong muốn nhận thành xứng đáng từ nỗ lực đóng góp khơng ngừng cho xã hội * Giữ gìn danh tiếng: coi giữ gìn danh tiếng trở thành lẽ sống tổ chức chuẩn mực cam kết cao chất lượng dịch vụ Mỗi thành viên nhận thức sâu sắc việc phát triển giữ gìn danh tiếng thơng qua thái độ ứng xử tận tụy, tác phong làm việc chuyên nghiệp chất lượng dịch vụ vượt trội cho khách hàng Hoài bão (Vision) Trở thành Tổ chức Tư vấn Giáo dục hàng đầu Việt Nam, góp phần xứng đáng vào phát triển cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam kỷ 21 Sứ mệnh (Mission) Thúc đẩy phát triển người tổ chức nỗ lực học tập sáng tạo tri thức Các giá trị cốt lõi (Core Values) Con người: Với , người động lực phát triển, đích hướng sáng tạo cung ứng sản phẩm dịch vụ, tính nhân mà tâm niệm thực sứ mệnh mình, qua mang lại giá trị thành công cho khách hàng, đối tác tổ chức Sáng tạo: nỗ lực sáng tạo để tạo tri thức giá trị cho khách hàng Gắn học tập với sáng tạo nhằm tạo khác biệt làm nên lợi cạnh tranh Mỗi thành viên tự suy nghĩ, sáng tạo cống hiến nhằm phát huy tối đa phẩm chất lực thân Học tập: phát triển văn hoá học tập để thành viên khơng ngừng tích lũy tri thức chuẩn mực nghề nghiệp quốc tế nhằm nâng cao lực thân tổ chức Là tổ chức tư vấn giáo dục, học tập chia sẻ tri chức trở thành “bản năng” thành viên Slogan: Maximize your potential! (Tối ưu hóa tiềm bạn!) Logo ý nghĩa CÔNG TY TNHH MTV NGUYỄN HÀ – 0962.289.654 - 0963.483.869 Chuyên cung cấp trang thiết bị, vật tư y tế, túi y tế sơ cấp cứu cho Doanh nghiệp, Trường học, Bệnh viện Ý nghĩa Logo: Hình ảnh người trước hết tượng trưng cho giá trị cốt lõi phát triển người, biểu tượng thể khát vọng mãnh liệt, tự tin, ý chí học hỏi sáng tạo không ngừng, vươn lên tầm cao thời đại tri thức, biểu sinh động giá trị cốt lõi II QUY ĐỊNH PHONG CÁCH LÀM VIỆC Quy định làm việc: 1.1 Cơng ty làm việc theo hành từ thứ đến hết sáng thứ Nghỉ vào chiều thứ 7, chủ nhật ngày lễ tết (theo quy chế lao động) Tuy nhiên theo yêu cầu công việc cơng ty huy động CBNV làm thêm buổi tối/chiều thứ bảy/chủ nhật Giờ làm việc áp dụng CBNV ký hợp đồng thức, làm việc tồn thời gian: - Sáng từ 8h00 – 12h00 Chiều từ 13h30 – 17h30 - Nghỉ ăn trưa từ 12h00 – 13h30 - Nghỉ giải lao trao đổi công việc dùng teabreak vào buổi làm việc 15 phút Sáng từ 10h00 – 10h15, chiều từ 15h30 – 15h45 - Riêng sáng thứ bắt đầu làm việc từ 8h15 Trường hợp làm việc bán thời gian theo thỏa thuận thể hợp đồng lao động khơng phải làm việc theo quy định Giám đốc định 1.2 Các quy định khác: - Trường hợp CBNV nghỉ phải bắt buộc báo cáo đồng ý Giám đốc Quy định làm việc 2.1 Không hẹn dẫn bạn bè, người nhà để gặp gỡ, trao đổi Văn phịng cơng ty cơng việc cá nhân Những trường hợp đặc biệt có việc đột xuất cần báo cáo chấp nhận Giám đốc 2.2 Không sử dụng thời gian làm việc Công ty để làm việc riêng việc khơng mang lại lợi ích cho cơng ty 2.3 Khơng tự ý ngồi làm việc, trường hợp gặp khách hàng, đối tác công việc Công ty phải báo cáo lý đăng ký vào sổ theo dõi công ty với nhân viên hành Trường hợp đặc biệt có việc cá nhân quan trọng, đột xuất phải đồng ý Giám đốc 2.4 Khơng gây ồn nói chuyện làm việc để ảnh hưởng tới người khác công việc công ty, đặc biệt có tiếp khách Văn phịng người khác giao dịch với khách qua điện thoại 2.5 Không sử dụng công cụ giao tiếp mạng làm việc để làm việc riêng, ảnh hưởng tới hiệu suất công việc cá nhân ảnh hưởng tới người khác (chát, game, mạng xã hội…) Riêng phận tư vấn khách hàng trực tuyến sử dụng vào mục đích tư vấn khách hàng Mọi giao dịch cần thiết khác với khách hàng đối tác thực qua điện thoại, Email gặp trực tiếp văn phịng cơng ty 2.6 Tuyệt đối không sử dụng điện thoại Công ty vào việc riêng, đặc biệt để buôn chuyện với người khác 2.7 Không hút thuốc lá, không xả rác tùy tiện, tuyệt đối không ăn sáng, ăn vặt làm việc Văn phịng cơng ty (trừ buổi teabreak theo quy định) CÔNG TY TNHH MTV NGUYỄN HÀ – 0962.289.654 - 0963.483.869 Chuyên cung cấp trang thiết bị, vật tư y tế, túi y tế sơ cấp cứu cho Doanh nghiệp, Trường học, Bệnh viện Quy định họp hành: 3.1 Công ty họp giao ban từ 8h30 – 10h30 sáng thứ 3.2 Trường hợp nghỉ lý đáng khơng tham gia phải báo cáo đồng ý Giám đốc 3.3 Khi họp mang theo sổ tay cá nhân, bút Công ty phát ghi chép nội dung họp, đặc biệt phần việc thân 3.4 Tuyệt đối không làm việc riêng, không nghe điện thoại (tắt để điện thoại chế độ rung) tham gia họp, có điện thoại phải nghe xin phép ngồi 3.5 Thư ký (nhân viên hành chính) có trách nhiệm ghi chép lại nội dung họp văn mềm gửi qua Email tới toàn thể CBNV trước 12h ngày Quy định trang phục: tổ chức tư vấn, giáo dục, làm dịch vụ cho doanh nghiệp xã hội, lại hàng ngày có nhiều học viên, khách hàng, đối tác đến học tập làm việc cơng ty, việc xây dựng hình ảnh chun nghiệp, lịch thơng qua trang phục CBNV yêu cầu bắt buộc CBNV, góp phần vào thành cơng dịch vụ khách hàng công ty 4.1 Đeo huy hiệu công ty vào tất thời gian làm việc ngồi hành chính, có mặt lớp học/hội thảo… gặp gỡ khách hàng, đối tác 4.2 Mặc đồng phục vào ngày quy định Các ngày lại mặc lịch trang phục công sở nam nữ 4.3 Tuyệt đối không mặc áo phông/thun, trang phục thiếu lịch không phù hợp (áo sát nách, quần áo nhà, quần túi hộp, dép lê…) đến làm việc văn phòng tất ngày gặp gỡ khách hàng, đối tác Ngày thứ phép mặc áo phơng (có cổ) làm 4.4 Đối với Hội nghị/Hội thảo/Ngày hội văn hóa…: Mặc theo yêu cầu cơng ty tùy chương trình 4.5 Các hoạt động ngoại khóa: Mặc theo sở thích cá nhân Quy định xưng hô giao tiếp: 5.1 Đối với Giảng viên: Gọi tất giảng viên Thầy/Cô giao tiếp với khách hàng, đối tác bên ngồi cơng ty hình thức giao tiếp (trực tiếp, email, điện thoại, thư…) Xưng hô nội theo quan hệ cá nhân CBNV với giảng viên 5.2 Xưng hô họp hành: Các quy định xưng hô họp hành nhằm tạo bầu không khí nghiêm túc bình đẳng văn hóa họp hành công ty: - Xưng “Tôi” trao đổi/phát biểu chung họp để biểu thị tính tự chủ, độc lập bình đẳng - Có thể xưng hô theo quan hệ cá nhân trao đổi với người khác họp III QUY ĐỊNH CHUNG KHI GIAO TIẾP VỚI KHÁCH HÀNG/ĐỐI TÁC Tuyệt đối trung thực với thông tin công ty sách cơng ty, khơng lạm dụng sách cam kết chất lượng công ty để khoa trương hay lừa dối khách hàng nhằm đạt mục tiêu công việc Nắm hiểu rõ nét văn hóa Cơng ty, sản phẩm dịch vụ tinh thần cam kết Tác phong đĩnh đạc, tự tin, lịch giao tiếp với khách hàng tình hình thức Luôn niềm nở nhẹ nhàng giao tiếp với khách hàng, đối tác CÔNG TY TNHH MTV NGUYỄN HÀ – 0962.289.654 - 0963.483.869 Chuyên cung cấp trang thiết bị, vật tư y tế, túi y tế sơ cấp cứu cho Doanh nghiệp, Trường học, Bệnh viện Tuyệt đối không cãi vã hay đổ lỗi cho khách hàng tình Nếu khách hàng sai ln ân cần giải thích Khơng trực tiếp phản bác họ mà khéo léo dẫn dắt họ thái độ lịch Tuyệt đối khơng giải thích vịng vo, đổ lỗi cho cá nhân hay phận khác Công ty phát sinh cố khách hàng phản đối Cần nhận lỗi Công ty, xin lỗi khách hàng, hứa xem xét giải vấn đề Luôn lắng nghe khách hàng chia sẻ tâm tư, nguyện vọng, nhu cầu họ trả lời vướng mắc khách hàng Luôn giới thiệu “Tổ chức Tư vấn Giáo dục Việt Nam – Corporation” “Trường Kinh doanh ”, “ Business School” giao tiếp với khách hàng, đối tác Cảm ơn khách hàng, đối tác tình kết thúc giao tiếp IV GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI Các nguyên tắc: 1.1 Không nhấc máy hồi chuông phải nhấc máy chậm sau hồi chuông thứ 1.2 Lời chào: - Đối với lễ tân (hoặc người nhấc máy đầu tiên): Dạ Business School xin nghe! - Đối với phận: Dạ + Tên Phòng/Ban (Đào tạo /Kế toán/Marketing)….xin nghe! - Đối với cá nhân: Dạ + Tên riêng (Hạnh/Nguyệt/Hằng)…xin nghe! 1.3 Khi trao đổi qua điện thoại, đặt điện thoại bên tay trái bút, sổ, lịch bàn bên tay phải Mọi thứ tư sẵn sàng (bàn làm việc đủ dụng cụ cần thiết) 1.4 Ghi chép đầy đủ thông tin, đặc biệt thông tin cá nhân nhu cầu khách hàng 1.5 Khi có điện thoại cần quan sát nhắc nhở người xung quanh giữ gìn trật tự 1.6 Xác nhận/phản hồi lại với khách hàng, đối tác email sau trao đổi qua điện thoại V GIAO TIẾP TRỰC TIẾP Các nguyên tắc: 1.1 Hãy ghi nhớ nói chuyện đối diện trực tiếp với khách hàng phong cách bạn hình ảnh Cơng ty 1.2 Tn thủ quy tắc trang phục công ty 1.3 Sẵn sàng chuẩn bị tài liệu (chào hàng) bút, sổ, danh thiếp 1.4 Ghi chép nội dung làm việc với khách hàng cần thiết 1.5 Luôn tươi cười, thân thiện với khách hàng VI GIAO TIẾP QUA EMAIL Các nguyên tắc 1.1 Văn phong trang trọng, rõ ràng gắn gọn 1.2 Sử dụng mẫu văn mẫu chữ ký theo quy định chuẩn nhận diện thương hiệu Cơng ty 1.3 Đính kèm liệu cho khách hàng, đối tác phải dạng PDF (ngoài trừ tài liệu cần tương tác thông tin khách hàng) 1.4 Sử dụng email công ty cấp giao dịch với khách hàng/đối tác 1.5 Khi gửi Email nội cho khách hàng/đối tác phải cc (Copy Carbon) cho tất cá nhân phận liên quan để phối hợp công việc để biết thông tin 1.6 Giám đốc điều hành kiểm duyệt Email giao dịch Trưởng phòng/Ban Trưởng Phịng/Ban kiểm sốt Email CBNV trực thuộc CƠNG TY TNHH MTV NGUYỄN HÀ – 0962.289.654 - 0963.483.869 Chuyên cung cấp trang thiết bị, vật tư y tế, túi y tế sơ cấp cứu cho Doanh nghiệp, Trường học, Bệnh viện Chữ ký mẫu Email: - CORPORATION VII CÁC QUY ĐỊNH KHÁC VỀ LÀM VIỆC NỘI BỘ: Quy định làm kế hoạch báo cáo công việc: * Về nội dung thể thức: - Theo tuần, cá nhân phải lập kế hoạch báo cáo công việc cá nhân tuần theo mẫu - Trưởng Phịng/Ban lập kế hoạch báo cáo cơng việc Phịng/Ban - Đối với CBNV trực thuộc phận gửi kế hoạch báo cáo cho Trưởng Phòng/Ban (hoặc Giám đốc đề nghị), Trưởng Phòng/Ban gửi cho Giám đốc - Kế hoạch báo cáo lập chung theo mẫu cơng ty, mềm Excel trì tuần/tháng Sheet khác file Filename ghi rõ họ tên, chức danh, Phòng/Ban * Về thời gian: - Các cá nhân Phòng/Ban làm báo cáo kết công việc tuần lập kế hoạch cho tuần sau trước họp giao ban hàng tuần Quy định sử dụng máy tính mạng nội bộ: - Tất CBNV phải sử dụng hệ thống máy Destop phân để làm việc, có kết nối với hệ thống mạng nội Server công ty để bảo mật thống quản lý liệu Trường hợp sử dụng Laptop cá nhân phải đồng ý Giám đốc bắt buộc trình làm việc phải kết nối với Server hệ thống công ty để lưu trữ liệu Quy định sử dụng điện chiếu sáng 3.1 Hạn chế tối đa việc bật đèn làm việc phòng, đèn nhà vệ sinh đèn chiếu sáng cầu thang vào ban ngày 3.2 Trực lớp buổi tối bật đèn khu vực làm việc mình, khơng bật đèn tồn phịng 3.3 Các trường hợp dùng đèn cầu thang đèn nhà vệ sinh buổi tối phải tắt sau sử dụng xong 3.4 Người cuối khỏi Công ty phải có trách nhiệm tắt tồn thiết bị chiếu sáng trước Quy định sử dụng điều hòa 4.1 Chỉ bật điều hòa nhiệt độ trời vượt 30 0C để chế độ không thấp 24 0C 4.2 Khi bật điều hịa, cần ý đóng tồn cửa: cửa sổ, cửa vào 4.3 Người cuối khỏi phịng phải có trách nhiệm tắt điều hịa trước Quy định sử dụng thang máy 5.1 CBNV không sử dụng thang máy trường hợp di chuyển tầng (Trừ trường hợp khách hàng, đối tác, giảng viên, …hoặc vận chuyển đồ đạc nặng, cồng kềnh,….) CÔNG TY TNHH MTV NGUYỄN HÀ – 0962.289.654 - 0963.483.869 Chuyên cung cấp trang thiết bị, vật tư y tế, túi y tế sơ cấp cứu cho Doanh nghiệp, Trường học, Bệnh viện Những quy định chung khác 6.1 Khi xảy cố điện, nước, thang máy, cần báo cho nhân viên hành bảo vệ biết Nhân viên hành có trách nhiệm báo cho bên có liên quan để giải tình hình Trong trường hợp cố xảy ngồi hành cần báo cho bảo vệ nhà cung cấp để có hướng xử lý kịp thời 6.2 Xe để khu vực để xe, xếp theo hàng ngắn theo xếp nhân viên bảo vệ; không khóa cổ xe để tiện cho việc xếp trông coi xe VIII HIỆU LỰC THI HÀNH Sổ tay quy chế nội có tính chất tuân thủ bắt buộc tất CBNV Các trưởng phịng, ban có trách nhiệm giám sát, đôn đốc hướng dẫn nhân viên thực quy định sổ tay Các CBNV vi phạm chịu phạt theo phụ lục kèm, tiền phạt đưa vào “Quỹ tiến bộ” công ty Cơng đồn định sử dụng cho hoạt động dành cho CBNV Phịng Hành có trách nhiệm tổng hợp theo dõi thực Sổ tay tồn cơng ty Sổ tay có hiệu lực kể từ ngày ký Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 20xx TM Ban Lãnh đạo công ty Giám đốc điều hành …………………… CÔNG TY TNHH MTV NGUYỄN HÀ – 0962.289.654 - 0963.483.869 Chuyên cung cấp trang thiết bị, vật tư y tế, túi y tế sơ cấp cứu cho Doanh nghiệp, Trường học, Bệnh viện PHỤ LỤC QUY ĐỊNH ĐÓNG GÓP “QUỸ TIẾN BỘ” TT Tên ĐK đối chiếu Đi làm muộn từ 5-15' Đi làm muộn từ 16-30' II>1.1 Đi làm muộn từ 31' trở lên Mức đóng góp tháng Ghi Lần Lần Từ lần 10,000 20,000 50,000 20,000 40,000 80,000 30,000 60,000 100,000 Nghỉ không xin phép/không bàn giao II>1.2 50,000 100,000 150,000 Làm việc riêng làm việc II>2.1 - 2.6 10,000 30,000 80,000 Hút thuốc lá, xả rác không nơi quy định, II>1.1; 2.7 20,000 40,000 80,000 Để chuông điện thoại họp II>3.4 10,000 20,000 50,000 Không đeo huy hiệu/thẻ nhân viên II>4.1 10,000 20,000 50,000 Không mặc đồng phục vào ngày quy định/trang phục không quy định( áo phông không cổ, dép lê…) II>4.1 - 4.4 20,000 40,000 100,000 Khơng tắt đèn, điều hồ dùng xong VII>3.1 - 3.4 20,000 40,000 100,000 Dùng điều hồ/đèn khơng cần thiết VII>3.1 - 4.4 30,000 50,000 100,000 10 Dùng thang máy sai quy định VII>5.1 30,000 50,000 100,000 11 Ăn uống không nơi quy định ăn làm II>1.1; 2.7 10,000 20,000 50,000 CÔNG TY TNHH MTV NGUYỄN HÀ – 0962.289.654 - 0963.483.869 Chuyên cung cấp trang thiết bị, vật tư y tế, túi y tế sơ cấp cứu cho Doanh nghiệp, Trường học, Bệnh viện việc 12 13 14 15 Sử dụng phương tiện liên II>2.5, 2.6 lạc công ty ( điện thoại, máy fax…) vào mục đích riêng Đồng ý cho phép người không phép khách họ vào nơi làm việc mà không II>2.1 đồng ý người có thẩm quyền Nộp Báo cáo tuần muộn không nộp VII>1 10,000 30,000 80,000 10,000 30,000 80,000 10,000 30,000 50,000 Các hành vi vi phạm khác theo định tồn thể CBNV cơng ty CƠNG TY TNHH MTV NGUYỄN HÀ – 0962.289.654 - 0963.483.869 Chuyên cung cấp trang thiết bị, vật tư y tế, túi y tế sơ cấp cứu cho Doanh nghiệp, Trường học, Bệnh viện ... dõi thực Sổ tay tồn cơng ty Sổ tay có hiệu lực kể từ ngày ký Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 20 xx TM Ban Lãnh đạo công ty Giám đốc điều hành …………………… CÔNG TY TNHH MTV NGUYỄN HÀ – 09 62. 289.654 - 0963.483.869... Từ lần 10,000 20 ,000 50,000 20 ,000 40,000 80,000 30,000 60,000 100,000 Nghỉ không xin phép/không bàn giao II>1 .2 50,000 100,000 150,000 Làm việc riêng làm việc II >2. 1 - 2. 6 10,000 30,000... rác không nơi quy định, II>1.1; 2. 7 20 ,000 40,000 80,000 Để chuông điện thoại họp II>3.4 10,000 20 ,000 50,000 Không đeo huy hiệu/thẻ nhân viên II>4.1 10,000 20 ,000 50,000 Không mặc đồng