Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin (Nghề Quản trị mạng máy tính - Cao đẳng)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN VÀ NGOẠI NGỮ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGHỀ: QUẢN TRỊ MẠNG MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG TUN BỐ BẢN QUYỀN: Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm M môn học: MH 25 LỜI GIỚI THIỆU Trong năm qua, dạy nghề có bƣớc tiến vƣợt bậc số lƣợng chất lƣợng, nhằm thực nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực kỹ thuật trực tiếp đáp ứng nhu cầu xã hội Cùng với phát triển khoa học công nghệ giới, lĩnh vực Cơng nghệ thơng tin nói chung ngành Quản lý dự án Việt Nam nói riêng có bƣớc phát triển đáng kể Chƣơng trình khung quốc gia nghề Quản lý dự án đƣợc xây dựng sở phân tích nghề, phần kỹ thuật nghề đƣợc kết cấu theo môn học Để tạo điều kiện thuận lợi cho sở dạy nghề trình thực hiện, việc biên soạn giáo trình kỹ thuật nghề theo môn học đào tạo nghề cấp thiết Quản lý dự án môn học đào tạo nghề đƣợc biên soạn theo hình thức tích hợp lý thuyết thực hành Trong trình thực hiện, nhóm biên soạn tham khảo nhiều tài liệu nƣớc, kết hợp với kinh nghiệm thực tế Mặc dù có nhiều cố gắng, nhƣng khơng tránh khỏi sai sót, mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến độc giả để giáo trình đƣợc hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Tam Điệp, ngày 20 tháng năm 2018 Biên soạn Phạm Thị Quỳnh Hƣơng MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU MÔN HỌC: QUẢN L DỰ ÁN CHƢƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG 10 Khoa học Quản lí nói chung 10 1.1 Khái niệm quản lí 10 1.2 Đặc điểm chung Hệ thống quản lí 11 Dự án 11 2.1.Khái niệm Dự án 11 2.2 Các tính chất Dự án 12 Quản lí Dự án 13 3.1 Khái niệm Quản lí Dự án 13 3.2 Các phong cách Quản lí Dự án 14 3.3 Các nguyên lí chung Phƣơng pháp luận Quản lí Dự án 14 3.4 Các thuộc tính Dự án IT 15 Nói ngƣời quản lí dự án 16 4.1 Bảng phân vai Dự án 16 4.2 Trách nhiệm Quản lí Dự án 16 4.3 Trở ngại cho Quản lí Dự án 17 4.4 Lựa chọn nhân cho Ban dự án Nhóm chun mơn 18 Việc định Ngƣời quản lí Dự án 18 5.1 Nói Ngƣời quản lí Dự án 19 5.2 Việc định ngƣời quản lí Dự án 19 CHƢƠNG XÁC ĐỊNH DỰ ÁN 22 Xác định mục đích mục tiêu Dự án 22 Làm tài liệu phác thảo Dự án 23 2.1 Xác định vai trò trách nhiệm Dự án 25 2.2 Đơn vị tài trợ Dự án 26 2.3 Khách hàng 26 2.4 Ban lãnh đạo 26 2.5 Tổ chuyên môn 26 2.6 Một vài hƣớng dẫn trợ giúp 26 CHƢƠNG LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN 28 Tài liệu Mô tả Dự án 28 Bảng công việc 30 2.1 Khái niệm Bảng công việc (BCV) 30 2.2 Cấu trúc BCV 31 2.3 Các bƣớc xây dựng BCV 32 2.4 Các cách dàn dựng khác BCV 33 2.5 BCV cho dự án CNTT 34 2.6 Những điểm cần lƣu ý cho BCV 36 Ƣớc lƣợng thời gian 37 3.1 Trởi ngại gặp phải ƣớc lƣợng 38 3.2 Các kĩ thuật để làm ƣớc lƣợng 38 3.3 Các bƣớc làm ƣớc lƣợng 41 3.4 Một số hƣớng dẫn trợ giúp ƣớc lƣợng thời gian cho dự án CNTT 41 Kiểm soát rủi ro 45 4.1 Định nghĩa rủi ro 45 4.2 Xác định phòng ngừa rủi ro 45 4.3 Các công việc Quản lí rủi ro 46 Lập tiến độ thực 48 5.1 Mục đích lịch biểu 48 5.2 Tại số Quản lí lại khơng xây dựng lịch biểu? 48 5.3.Phƣơng pháp lập lịch biểu 48 Phân bố lực lƣợng, tài nguyên 52 6.1 Đồ hình tài nguyên 52 6.2 Cách xây dựng Đồ hình 53 6.3 Các hƣớng dẫn bổ sung 54 Tính chi phí cho Dự án 55 7.1 Phân loại chi phí 55 7.2 Chi phí ƣớc tính 55 7.3 Chi phí ngân sách 55 7.4 Chi phí thực tế 55 7.5 Chi phí ƣớc lƣợng hồn tất 56 CHƢƠNG CÁC CÔNG CỤ PHỤC VỤ QUẢN L DỰ ÁN 59 Sử dụng phần mềm để trợ giúp Quản lí Dự án 59 1.1 Giới thiệu chung 59 1.2 Giới thiệu số phần mềm trợ giúp quản lí dự án 59 1.3 Phần mềm MS Project 60 Sơ đồ luồng công việc 61 2.1 Các thủ tục Dự án 61 2.2 Mô tả luồng công việc 61 Hồ sơ Dự án 63 3.1 Hồ sơ quản lí Dự án 63 3.2 Các biểu mẫu 63 3.3 Báo cáo 64 3.4 Thƣ viện dự án, lƣu trữ 64 3.5 Các biên 64 3.6 Văn phòng Dự án 65 Xây dựng Tổ dự án 65 CHƢƠNG KẾT THÚC DỰ ÁN 69 Các yếu tố làm ảnh hƣởng đến suất chất lƣợng Phần mềm 69 2.Nhập đề 69 3.Thống kê lại liệu 70 4.Rút học kinh nghiệm 70 5.Kiểm điểm sau bàn giao 71 6.Đóng dự án 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 73 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN M mơn học: MH25 Vị trí tính chất mơn học: - Vị trí: Mơn học đƣợc bố trí sau sinh viên học xong môn hệ quản trị sở liệu phân tích thiết kế hệ thống thơng tin - Tính chất: môn học chuyên môn nghề Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: + Phân tích xác định đƣợc danh mục cơng việc, nhân lực, chi phí quỹ thời gian dự án; + Lập đƣợc kế hoạch thực dự án bao gồm bảng công việc, tiến độ thực hiện, phân bố lực lƣợng ƣớc tính chi phí dự án; - Về kỹ năng: + Áp dụng khoa học quản lý vào việc quản lý dự án công nghệ thông tin; + Sử dụng đƣợc công cụ trợ giúp nhằm xây dựng hồ sơ dự án; + Quản lý điều chỉnh dự án theo tiến độ thực tế; + Thống kê liệu, bàn giao hƣớng dẫn sử dụng - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Có ý thức tự giác, tính kỷ luật cao, tinh thần trách nhiệm công việc + Cần cù, chủ động học tập, đảm bảo an toàn học tập Nội dung mơn học: Thời gian Thực Số hành, thí Tên chƣơng mục Tổng Lý Kiểm tra TT nghiệm, số thuyết thảo luận, Bài tập Chƣơng 1: Giới thiệu chung 1 Khoa học Quản lí nói chung 0.5 1.1 Khái niệm quản lí 1.2 Đặc điểm chung Hệ thống quản lí Dự án 0.5 2.1 Khái niệm Dự án 2.2 Các tính chất Dự án Quản lí Dự án 0.5 3.1 Khái niệm Quản lí Dự án 3.2 Lịch sử sơ lƣợc 3.3 Các phong cách Quản lí Dự án 3.4 Các nguyên lí chung Phƣơng pháp luận Quản lí Dự án 3.5 Các thuộc tính Dự án IT Nói ngƣời quản lí dự án 4.1 Bảng phân vai Dự án 4.2 Trách nhiệm Quản lí Dự án 4.3 Trở ngại cho Quản lí Dự án 4.4 Lựa chọn nhân cho Ban dự án Nhóm chuyên môn 4.5 Việc định Ngƣời quản lí Dự án Chƣơng 2: Xác định Dự án Xác định mục đích mục tiêu Dự án Làm tài liệu phác thảo Dự án 2.1 Xác định vai trò trách nhiệm Dự án 2.2 Đơn vị tài trợ Dự án 2.3 Khách hàng 2.4 Ban lãnh đạo 2.5 Tổ chuyên môn 2.6 Một vài hƣớng dẫn trợ giúp Chƣơng 3: Lập Kế hoạch thực Dự án Tài liệu Mô tả Dự án Bảng công việc 2.1 Khái niệm Bảng công việc 2.2 Cấu trúc bảng công việc 2.3 Các bƣớc xây dựng bảng công việc 2.4 Các cách dàn dựng khác bảng công việc 2.5 Bảng công việc cho dự án CNTT 2.6 Những điểm cần lƣu ý cho 10 0.5 2 1 0.5 bảng công việc Ƣớc lƣợng thời gian 3.1 Trởi ngại gặp phải ƣớc lƣợng 3.2 Các kĩ thuật để làm ƣớc lƣợng 3.3 Các bƣớc làm ƣớc lƣợng 3.4 Một số hƣớng dẫn trợ giúp ƣớc lƣợng thời gian cho dự án CNTT Kiểm soát rủi ro 4.1 Định nghĩa rủi ro 4.2 Xác định phòng ngừa rủi ro 4.3 Các cơng việc Quản lí rủi ro Lập tiến độ thực 5.1 Mục đích lịch biểu 5.2 Tại số Quản lí lại không xây dựng lịch biểu? 5.3 Phƣơng pháp lập lịch biểu Phân bố lực lƣợng, tài nguyên 6.1 Đồ hình tài nguyên 6.2 Cách xây dựng Đồ hình 6.3 Các hƣớng dẫn bổ sung Tính chi phí cho Dự án 7.1 Phân loại chi phí 7.2 Chi phí ƣớc tính 7.3 Chi phí ngân sách 7.4 Chi phí thực tế 7.5 Chi phí ƣớc lƣợng hồn tất Chƣơng 4: Các cơng cụ phục vụ Quản lí Dự án Sử dụng phần mềm để trợ giúp Quản lí Dự án Sơ đồ luồng cơng việc 2.1 Các thủ tục Dự án 2.2 Mô tả luồng công việc Hồ sơ Dự án 3.1 Hồ sơ quản lí Dự án 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 10 0.5 0.5 0.5 1 1 3.2 Các biểu mẫu 3.3 Báo cáo 3.4 Thƣ viện dự án, lƣu trữ 3.5 Các biên 3.6 Văn phòng Dự án Xây dựng Tổ dự án Chƣơng 5: Kết thúc dự án Các yếu tố làm ảnh hƣởng đến suất chất lƣợng Phần mềm Nhập đề Thống kê lại liệu Rút học kinh nghiệm Kiểm điểm sau bàn giao Đóng dự án Cộng 0.5 1 30 13 15 CHƢƠNG GIỚI THIỆU CHUNG M chƣơng: MH25-01 Mục tiêu: - Trình bày đƣợc khái niệm quản lý dự án - Trình bày đƣợc đặc điểm chung hệ thống quản lý - Phân tích đƣợc tính chất dự án nắm bắt số nguyên nhân thất bại dự án Nội dung chính: Khoa học quản lý nói chung 1.1 Khái niệm quản lý Quản lí (nói chung) tác động chủ thể quản lí lên đối tượng quản lí nhằm đạt đƣợc mục tiêu định điều kiện biến động mơi trường  Có chủ thể quản lí (ngƣời quản lí)  Có đối tƣợng quản lí (ngƣời bị quản lí)  Có mục tiêu cần đạt đƣợc  Có mơi trƣờng quản lí Vì cần quản lí? Đạt mục đích theo cách tốt hồn cảnh mơi trƣờng ln biến động nguồn lực hạn chế Quản lí tạo giá trị gia tăng tổ chức Chủ thể Quản Đối tƣợng Mục tiêu cần Mơi trƣờng (có thể biến lí Quản lí đạt đƣợc động) Quản lí sản xuất nhà máy Ban Giám đốc - Cán - Tăng suất - Điều kiện làm việc (đứng đầu - Công nhân lao động nhà máy Giám đốc) - Nhân viên - Hạ giá thành - Điều kiện sinh hoạt, sản phẩm lại thành phố Qui - Tình hình Chính trị, Xã tiêu, số hội Nhà nƣớc cụ thể - Ảnh hƣởng giới - Ảnh hƣởng tự nhiên, khí hậu Quản lí học tập trƣờng học Ban Giám - Giáo viên - Dạy tốt - Điều kiện dạy, học hiệu (đứng đầu - Sinh viên - Học tốt trƣờng Hiệu (Qui - Điều kiện sinh hoạt, trƣởng) tiêu, số cụ lại thành phố thể) - Tình hình Chính trị, Xã hội Nhà nƣớc - Ảnh hƣởng giới - Ảnh hƣởng tự nhiên, khí hậu 10 CHƢƠNG CÁC CÔNG CỤ PHỤC VỤ QUẢN LÍ DỰ ÁN M chƣơng: MH25-04 Mục tiêu: - Lập đƣợc hồ sơ dự án; - Thực thao tác an tồn với máy tính - Xác định xây dựng đƣợc thủ tục làm việc dự án (dạng tài liệu viết) - Thể thái độ tích cực, ham học hỏi yêu quí ngành nghề học Nội dung chính: Sử dụng phần mềm để trợ giúp Quản lí Dự án 1.1 Giới thiệu chung - Phải chọn phần mềm thích hợp để mua sử dụng - Phải học sử dụng phần mềm cho thành thạo (mất thời gian ban đầu để học) - Nên sử dụng phần mềm cho: + Tất máy tính dự án + Tất công việc mà phần mềm đáp ứng (tránh dùng phần mềm khác nhau) - Nên để ý đến phiên nâng cấp phần mềm - Phần mềm trợ giúp, khơng thể thay cho Ngƣời quản lí dự án Nhiều Ngƣời quản lí dự án dụng phần mềm, nhƣng kết thành cơng khác Có nhiều công việc phải làm tay phải suy nghĩ cẩn thận (xác định bảng công việc, ƣớc tính số tham biến, ) - Dữ liệu cho phần mềm phải thƣờng xuyên đƣợc cập nhật có ý nghĩa - Ngƣời cập nhật phần mềm: tốt Ngƣời xem phần mềm: nhiều tốt - Biết sử dụng thành thạo phần mềm biết sử dụng không thành thạo nhiều phần mềm - Mọi liệu nhập vào phần mềm liệu thô thiển, thực tế cịn nhiếu yếu tố khác khơng mơ tả đƣợc, không định lƣợng đƣợc - Nên kết hợp thêm với phần mềm Word, EXCEL, Email 1.2 Giới thiệu số phần mềm trợ giúp quản lí dự án - Quản lí dự án nhỏ + Microsoft Project + Fast Track + ManagePro + TimeLine + MacProject - Đặc điểm: + Dễ sử dụng nhà quản lí khơng chun Tin học 59 + Phản ảnh tốt việc lập kế hoạch dự án (công việc, thời gian, chi phí tài chính, nhân lực) + Cịn chƣa đáp ứng tốt yêu cầu khác dối với quản lí: giám sát, điều khiển cơng việc - Quản lí dự án mức trung bình + Project Management Workbench + SuperProject - Quản lí dự án lớn, phức tạp + Primavera + Artimis + OpenPlan Lưu ý: Các phần mềm trợ giúp người quản lí mà khơng thể quản lí dự án! 1.3 Phần mềm MS Project Chức năng: - Lập kế hoạch dự án (Thiết kế hoạch thực dự án): dựa liệu ban đầu + Các công việc phải làm + Ràng buộc công việc (thời gian, thứ tự thực hiện) + Đội ngũ thực dự án + Kinh phí cần thiết (tiền lƣơng cho anh em) (Lƣu ý: liệu giấy phải sẵn sàng trƣớc dùng phần mềm) - Xem tình hình thực dự án: Nhiều cách xem (View) khác + Trục thời gian: tƣơng đối hay tuyệt đối + Các thông tin kèm theo sơ đồ công việc + Menu View o Xem theo Lịch (Calendar) o Xem theo lƣợc đồ Gantt o Xem theo lƣợc đồ đƣờng găng (PERT ) o Xem theo tình hình phân bố Ngƣời-Việc (Task usage) o Xem tình hình diễn biến thực tế (Tracking Gantt) o Xem chi phí nhân cơng (Resource Sheet) o Xem tình hình sử dụng nhân lực (Resource usage) - Điều chỉnh kế hoạch làm việc + Thêm, bớt công việc + Tăng, giảm thời gian cho cơng việc + Bố trí lại nhân + Tăng, giảm tiền lƣơng - Cập nhật tiến độ công việc - Xem báo cáo (Report) + Báo cáo tổng hợp (Overview) + Báo cáo theo công việc (Current Activities) + Báo cáo tài (Cost) + Báo cáo giao việc (Assignement) 60 + Báo cáo phân tải công việc (Workload) Sơ đồ luồng công việc - Cần phải xây dựng số thủ tục làm việc dự án - Mỗi thủ tục qui định/nội qui bắt buộc thành viên dự án phải tuân theo - Mỗi thủ tục viết rõ ràng, phát cho thành viên, khơng nói lời 2.1 Các thủ tục Dự án - Vì phải áp đặt thủ tục + Tạo chuẩn mực để trao đổi, làm việc nhóm cách hiệu + Tập trung suy nghĩ, hành động thành viên tổ theo hƣớng + Tăng suất công việc (mọi việc qui định rõ ràng, không thời gian hỏi nhau) - Mỗi thủ tục phải trả lời câu hỏi: liên quan tới ai, gì, nào, đâu, - Việc xây dựng thủ tục Lƣu ý - Chỉ nên đặt thủ tục cho nội dung chính, quan trọng (tuỳ ngƣời quản lí dự án định) Nên xây dựng thủ tục cho: + Kiểm soát thay đổi + Sử dụng thiết bị + Dùng biểu mẫu + Quy chế báo cáo + Trách nhiệm số ngƣời dự án + Họp hành + Mua sắm vật tƣ, thiết bị 2.2 Mơ tả luồng cơng việc Minh hoạ hình vẽ cho thủ tục 61 Lập danh sách công việc biểu đồ mạng Xác định công việc cịn chƣa bắt đầu hay chƣa hồn tất tới ngày Có Cơng việc hồn thành 100%? Ghi hồn thành 100% Không Ghi ngày bắt đầu thực tế Xác định ngƣời tiếp xúc để biết trạng công việc Thu thập trạng công việc Ghi ngày hồn thành thực tế Thủ tục quản lí cơng việc Ghi phần trăm hồn thành Khối vng: Xử lí Mơ tả lời, thƣờng động từ bổ ngữ Viết tài liêu Lập trình cho module v.v Điều kiện rẽ nhánh: Câu hỏi, trả lời "Có" "Khơng" Có đạt khơng? Ví dụ: Mơ tả luồng công việc cho thủ tục "Xin cấp vật tƣ dự án" - Nhân viên viết yêu cầu đƣa cho nhóm trƣởng - Nhóm trƣởng kí duyệt, chuyển cho trƣởng nhóm Hành - Vật tƣ có sẵn ?=> phát cho nhân viên - Vật tƣ khơng có sẵn ? => Vật tƣ 200 nghìn? - - Vật tƣ dƣới 200 nghìn => Mua phát cho nhân viên Chuyển hoá đơn cho kế toán trƣởng 62 - Vật tƣ 200 nghìn => Lấy báo giá Chọn báo giá tốt Mua phát cho nhân viên Chuyển hoá đơn cho kế toán trƣởng Hồ sơ Dự án 3.1 Hồ sơ quản lí Dự án - Hồ sơ quản lí dự án: bao gồm tất giấy tờ, tài liệu liên quan đến trình hoạt động dự án - Lƣu trữ gì: Chia thành loại tài liệu khác + Thƣ từ trao đổi với bên (thƣ đến, thƣ đi) + Các ƣớc lƣợng thời gian + Các biểu mẫu + Các ghi nhớ + Các biên họp + Các thủ tục + Các báo cáo + Các quy định trách nhiệm, quyền hạn dự án + Các cập nhật lịch biểu + Bảng cơng việc + Các tài liệu khác có liên quan - Ai thực việc lƣu trữ, Trợ lí Ngƣời quản lí dự án: Có trách nhiệm + Phân loại tài liệu + Tạo lập, thu thập, bổ sung hồ sơ + Cung cấp tài liệu đƣợc yêu cầu - Lƣu trữ nhƣ + Trên giấy: (khơng khuyến khích): Tổ chức thành cặp tài liệu + Trên máy tính (khuyến khích): Tổ chức thành folder chia sẻ mạng (Nếu Dự án trải rộng nhiều tỉnh => Truy cập qua Web) + Ln có "File list" (trên giấy, máy) đƣợc cập nhật thƣờng xuyên thông báo cho ngƣời - Tại phải tổ chức lƣu trữ hồ sơ dự án + Mất thời gian lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần + Tạo điều kiện theo dõi dự án + Tạo điều kiện thuận lợi cho cấp (hoặc nhà tài trợ) kiểm tra dự án + Là sở để lập báo cáo + Là chỗ dựa để Ngƣời quản lí dự án tự bảo vệ Chia sẻ thơng tin tập thể thực dự án 3.2 Các biểu mẫu Ngƣời quản lí dự án cần quy định số biểu mẫu cho số báo cáo, đề nghị, tờ trình, - Ý nghĩa biểu mẫu + Thống cách trình bày vấn đề + Dễ theo dõi, xử lí 63 - Ví dụ số biểu mẫu + Mô tả công việc + Ƣớc lƣợng thời gian công việc + Bản ghi trạng công việc + Kiểm soát thay đổi + Bổ nhiệm nhân viên + Dự kiến chi phí + Vấn đề náy sinh + Đơn mua hàng + Theo dõi sử dụng lao động (chấm cơng) + Bản ghi chi phí sử dụng tài nguyên thực tế + Đồ hình tài nguyên - Lƣu ý: + Nên soạn biểu mẫu máy tính (chia xẻ thơng báo rộng rãi) + Có hƣớng dẫn cách khai (ngắn gọn, rõ ràng) + Thiết kế thoáng, nhiều chỗ trống + Chỉ yêu cầu viết đủ thông tin cần thiết, tránh viết dài, thừa + Biểu mẫu nên thiết kế cho dễ khai, thời gian để khai 3.3 Báo cáo - Báo cáo: loại Biểu mẫu (Form), đƣợc thiết kế để cấp dƣới báo cáo lên cấp - Form cho báo cáo đƣợc thiết kế đa dạng, phong phú (lời văn, hình vẽ, bảng biểu, ) Cố gắng cho báo cáo tạo máy tính - Một số ví dụ báo cáo đƣợc dùng dự án bao gồm: + Biểu đồ mũi tên + Sơ đồ + Biểu đồ việc trƣớc + Lịch biểu việc trƣớc - sau + Lịch biểu dự án + Tóm tắt trạng thái dự án + Chi phí tài nguyên + Việc sử dụng tài nguyên đến ngày 3.4 Thư viện dự án, lưu trữ - Các ấn riêng quan - Sách - Báo chí, tin tức - Hồ sơ, tài liệu dự án - Các thủ tục dự án - Tài liệu kĩ thuật 3.5 Các biên - Là loại tài liệu thiếu - Là dạng ghi lại thống nhất, cam kết - Theo dõi quản lí họp kiện dự án - Lƣu ý 64 Biên cần cụ thể, rõ ràng, tránh sơ sài Nói trực tiếp vấn đề, ngắn gọn (1- trang) Cấu trúc logic, hợp lí Nên tập trung vào điểm thỏa thuận, thống 3.6 Văn phòng Dự án Trung tâm huy kiểm soát dự án Phần lớn hoạt động định quản lí dự án xuất văn phòng dự án - Nơi cung cấp tài nguyên dự án - Nơi tổ chức họp quan trọng - Nơi làm việc thức Ban quản lí dự án - Lƣu ý: + Dự án lớn => Văn phòng dự án lớn + Nên lập Văn phòng dự án sớm tốt + Văn phịng dự án cần có o Phần mềm quản lí dự án tự động o Văn kiện dự án o Hồ sơ quản lí dự án o Thƣ viện dự án + Trên tƣờng Văn phịng dự án phải treo bảng phóng to o Các sơ đồ (Gantt) o Sơ đồ tổ chức o Các đồ o Bảng tiến độ công việc o Các nội dung quan trọng khác Xây dựng Tổ dự án Bao gồm nhiều tổ (nhóm con), làm việc dƣới quản lí ngƣời quản lí dự án, thông qua tổ trƣởng + + + + Ngƣời quản lí dự án Ban QLDA Tổ Thành viên Thành viên Nhóm hỗ trợ Tổ Thành viên Thành viên Thành viên Thành viên Thành viên Thành viên Vì cần đến chuyên môn khác nhau, tổ dự án tuyển ngƣời từ phịng Ban khác nhau: 65 Phòng ban A Phòng ban B Phòng ban C Phòng ban D Tổ Tổ Lƣu ý: - Một tổ không nên đông (dƣới 10 ngƣời) - Nếu 10 ngƣời => tìm cách tách thành tổ - Xác định rõ mối quan hệ "ai báo cáo ai": - Lập ma trận trách nhiệm Công việc Công việc Công việc Công việc X Y Z Tên Ng Văn A A A A Lê Thị B P I R Cao Văn C I P Không Vũ Văn D C R Không Phạm Văn E C Trần Thị F R C P - Các kiểu trách nhiệm khác công việc  A (Approving): Xét duyệt  P (Performing): Thực  R (Reviewing): Thẩm định  C (Contributing): Tham gia đóng góp  I (Informing): Báo cho biết * BÀI TẬP BÀI TẬP 1: NHẬP CÁC DỮ LIỆU SAU: Ngày dự án bắt đầu: 28/11/2014 Số làm việc ngày: 11 giờ; số làm việc tuần: 55 Thay đổi thời gian làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, từ 8g00AM đến 7PM khơng có nghỉ trƣa Ngày 22/12/2014: toàn dự án đƣợc nghỉ kỷ niệm 10 năm ngày thành lập công ty Đơn giá công: Quang: 10USD/h, Minh: 15USD/h, Phong: 20USD/h Nhập liệu chi tiết công việc nhƣ sau: ID ID Task name Duration Predecessors Resources Names Giai đoạn 2d 66 Đánh giá nhà thầu 3w Quang Liên hệ ngƣời thắng thầu 2d Minh Mua vật tƣ 2w Phong Huấn luyện nhân 4w 3,4 Quang, Minh Tiếp nhận công việc sau 3d Phong Kiểm tra 4d Phong TRẢ LỜI CÁC CÂU HỎI SAU: STT CÂU HỎI TRẢ LỜI Thời điểm dự án kết thúc? Tổng chi phí dự án? Ai làm việc vào ngày 23/12/2014? Phong nhận tiền dự án? Xác định đƣờng găng dự án? Có bị phân cơng q tải khơng (over-allocated)? Tổng số làm việc dự án? BÀI TẬP NHẬP CÁC DỮ LIỆU SAU: Ngày dự án bắt đầu: 28/11/2011 Số làm việc ngày: giờ; số làm việc tuần: 48 Thay đổi thời gian làm việc từ thứ Hai đến thứ Bảy, sáng từ 7g30AM đến 11g30AM, chiều từ 12g30PM đến 16g30 An đƣợc trả 35 USD/h, Dũng: 45 USD/h, Bình: 40 USD/h, Cƣờng: 28 USD/h Nhập liệu chi tiết công việc nhƣ sau: ID Task name Duration Predecessors Resources Names ID Task name Duration Predecessors Resources Names A 5d An, Dũng B 4d Bình C 3d Cƣờng D 1d An,Bình E 8d Dũng F 5d Cƣờng G 5d Bình H 2d 4,5,6 An I 7d 7,8 Dũng TRẢ LỜI CÁC CÂU HỎI SAU: STT CÂU HỎI TRẢ LỜI Công việc E bắt đầu vào ngày nào? Có làm việc dự án? Nhân viên đƣợc trả dự án? Những làm việc vào ngày 06/12/2011? Đƣờng găng dự án? Các công việc đƣợc thực ngày 06/12/2011? Tổng số làm việc Bình bao nhiêu? Tổng thời gian dự trữ công việc D? 67 Nếu công việc A phải hồn thành ngày thay ngày cơng việc G hồn thành? BÀI TẬP NHẬP CÁC DỮ LIỆU SAU: Ngày dự án bắt đầu: 05/01/2012 Số làm việc /ngày số làm việc tuần 56 Dự án làm việc ngày tuần, từ 8g00 sáng đến chiều khơng có nghỉ trƣa không nghỉ ngày thứ chủ nhật Đơn giá tiền công nhƣ sau: X: 50USD/h; Y: 32USD/h; Z: 20USD/h; W: 35USD/h Nhập liệu chi tiết công việc nhƣ sau: ID 10 Task name Thiết kế mô đun 01 Phân công cán lập trình Xác lập đặc tính kỹ thuật Họp lần thứ Đặt hàng kiểm tra Đặt hàng máy tính Đặt hàng máy in Đặt hàng ổn áp Kiểm tra phần cứng Kiểm tra phần mềm Duration Predecessors 7d 14d Resources Names Ông X Ông Y 6d Ông Y 1d 15d 3d 3d 3d 8d 4d 2,3 4 6,7,8 TRẢ LỜI CÁC CÂU HỎI SAU: STT CÂU HỎI TRẢ LỜI Tổng số làm việc dự án? Ngày hồn thành dự án? 3.Tổng chi phí dự án? Ai bị phân công nhiều công việc trùng ngày? Công việc không nằm đƣờng găng? Tổng thời gian dự trữ công việc Tổng tiền công ông Y đƣợc trả bao nhiêu? 68 Ông Z Ông Z Ông X Ông Y Ông W CHƢƠNG KẾT THÚC DỰ ÁN M chƣơng: MH25-05 Mục tiêu: - Xác định đƣợc điều kiện kết thúc công việc kết thúc dự án - Tìm hiểu thêm văn pháp quy liên quan - Thể thái độ tích cực, ham học hỏi yêu quí ngành nghề học Nội dung chính: Các yếu tố làm ảnh hƣởng đến suất chất lƣợng Phần mềm - Năng lực cá nhân: Năng khiếu, lịng u nghề, tính sáng tạo, tính cần cù + Kĩ trao đổi tổ, nhóm + Nói cách thuyết phục + Mình nói ngƣời khác hiểu, ngƣời khác nói hiểu + Nói cách thuyết phục - Độ phức tạp phần mềm + Nhiều dịng lệnh, thuật tốn phức tạp, nhiều module + Phụ thuộc vào nghiệp vụ phức tạp hay đơn giản - Cách tiếp cận hệ thống - Thời gian đƣợc phép + Nếu thời gian căng thẳng  phần mềm bị làm gấp nhiều lỗi - Khả hiểu thấu vấn đề, hiểu nghiệp vụ, hiểu công cụ lập trình - Độ ổn định yêu cầu - Kĩ địi hỏi cơng nghệ mới: Công nghệ client/server, công nghệ Web - Môi trƣờng làm việc, công cụ - Sự đào tạo, huấn luyện tổ chức - Kĩ quản lí - Các rủi ro xảy - Những hạn chế lập trình viên + Khả diễn đạt vấn đề + Hiểu nghiệp vụ lĩnh vực ứng dụng + Chƣa có ý thức việc bảo hành, bảo trì phần mềm + Làm việc khn khổ, quản lí dự án + Làm việc nhóm Nhập đề - Một dự án phải kết thúc, sớm hay muộn Các lí kết thúc dự án + Đã hoàn thành yêu cầu + Chƣa hồn thành u cầu, nhƣng có yếu tố sau: o Kinh phí hết, khơng thể cấp thêm o Thời hạn hết, không cho phép gia hạn thêm o Ban Quản lí nhà tài trợ định chấm dứt o Những lí đặc biệt khác - Trƣớc kết thúc dự án, cần làm số công việc dƣới + Thống kê lại liệu 69 + Rút học kinh nghiệm + Kiểm điểm sau bàn giao + Đóng dự án - Hoàn tất dự án việc giải thể tổ chức môi trƣờng dự án theo phƣơng thức đƣợc ấn định sau đạt đƣợc mục tiêu dự án tất nhiệm vụ kế hoạch làm việc chi tiết đƣợc hoàn thành - Qui trình hồn thiện dự án + Rà xét cập nhật kế hoạch quản lí + Xây dựng kế hoạch chi tiết hoàn tất dự án + Tiến hành rà xét hoạt động + Kết thúc hợp đồng với nhà thầu phụ + Chuẩn bị báo cáo dự án cuối + Lập văn giữ kết bàn giao + Đóng văn phòng dự án + Giải thể tổ chức dự án + Tiến hành họp kết thúc dự án + Tiến hành rà xét sau thực + Thiết lập lại việc phân bổ nhân Thống kê lại liệu Thống kê lại số liệu "lịch sử" chi phí, thời gian thực hiện, chất lƣợng công việc, chất lƣợng sản phẩm - So sánh kế hoạch thực tế - Tìm nguyên nhân (kể trƣờng hợp hoàn hảo) - Ngun tắc:  Qui trình việc hồn tất dự án cần đƣợc lập kế hoạch với ý vào chi tiết giống nhƣ giai đoạn vai trò trách nhiệm ngƣời trải qua thay đổi lớn vào thời điểm cuối dự án  Các kế hoạch việc hoàn tất dự án cần lên lịch hoạt động yêu cầu Rà xét sau thực Rút học kinh nghiệm - Gợi ý dàn I Giới thiệu chung dự án A Mục đích B Phạm vi II Tình hình/hiện trạng trƣớc thực dự án III Tóm tắt nội dung cơng việc dự án IV Những điểm đạt đƣợc/thành công A Các thành công B Thảo luận thành công V Các vấn đề gặp phải thực dự án A Thảo luận vấn đề B Cách khắc phục vấn đề VI Cơ hội cho công việc tƣơng lai 70 - Các nguồn tài liệu tham khảo để viết tài liệu + Yêu cầu kiểm soát thay đổi + Bản ghi chi phí + Phỏng vấn với thành viên tổ, Ban lãnh đạo khách hàng + Biên họp + Lịch biểu thời gian + Phác thảo dự án sửa đổi + Tài liệu thống kê - Thời gian tốt để viết tài liệu: liệu này: cuối dự án hay sau dự án kết thúc Càng để muộn không hay - Tài liệu khơng có lợi nào? + Ngƣời quản lí dự án khơng đủ trình độ, khơng đủ thơng tin => viết tài liệu khơng xác + Mục đích trị tài liệu: Tài liệu khơng phản ảnh thật, để cơng kích ngƣời khác + Không phổ biến cho ai, không cho đọc Kiểm điểm sau bàn giao - Mục đích: Khảo sát suất phục vụ sản phẩm hoạt động trì, bảo trì, hỗ trợ khách hàng  Xác định xem mục đích mục tiêu dự án có đạt đƣợc khơng?  Khẳng định sản phẩm có đáp ứng nhu cầu khách hàng khơng?  Đánh giá ích lợi thực sản phẩm?  Khách hàng có thực thoả mãn?  Thảo luận hỗ trợ tiếp tục - Các lƣu ý họp kiểm điểm  Mời tƣ vấn độc lập  Khoanh vùng nội dung cần họp bàn, tránh lan man, cãi vã  Cần khoảng 3-6 tháng chuẩn bị cho họp (tuỳ độ lớn dự án)  Tổng kết điểm (sáng kiến, kinh nghiệm, ) dự án Đóng dự án Trong giai đoạn cuối dự án, trƣớc kết thúc, nên làm số việc: - Tiến hành họp kết thúc dự án + Xem xét yêu cầu dự án + Các mục tiêu dự án + Phạm vi dự án + Các kết bàn giao + Phƣơng pháp tiếp cận dự án + Lịch trình mức cao + Xem xét thành dự án + Nền tảng + Kết bàn giao + Đặc tính bật + Các lợi ích lớn đạt đƣợc + Thực trạng cuối 71 Kế hoạch so với thực tế Phân tích khác thảo luận Xem xét khoản mục mở Danh mục bật Danh mục vấn đề thay đổi Khái quát bƣớc Hoàn tất lịch trình chuyển đổi Các mục tiêu/ kế hoạch rà xét sau thực - Giảmbớt ngƣời, phân công lại công việc - Xác nhận công bố cá nhân/đơn vị làm tốt (động viên tinh thần, kèm theo vật chất - dù nhiều/ít) - Lấy xác nhận từ phía khách hàng (một cách để ngƣời quản lí dự án tự bảo vệ mình) - Các nhân tố thành cơng + Kế hoạch làm việc tồn diện đƣợc xây dựng + Việc đánh giá trình triển khai đƣợc tiến hành + Các báo cáo dự án cuối đƣợc phát hành, kết bàn giao đƣợc lƣu giữ + Giải thể thức tổ chức dự án + Việc rà xét toàn diện sau triển khai đƣợc tiến hành * Kết luận - Việc giải thể yêu cầu cẩn thận không việc xây dựng nên dự án - Rà xét sau thực hội tốt nghiên cứu cá nhân nhƣ tổ chức - Nhƣng phải đƣợc lập kế hoạch tiến hành đảm bảo tập trung tích cực vào mục tiêu kinh doanh dự án tổ chức + + + + + + + + 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Đề án Tin học hố quản lí hành Nhà nƣớc 2001-2005 Giáo trình Khoa học quản lí - Đồn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền - NXB KHKT - Hà Nội - 2001 Phƣơng pháp luận quản lí dự án Cơng nghệ thơng tin - Ngô Trung Việt NXB KHKT - Hà Nội - 2002 Tiếng Anh Project Management Methodology - Ralph L Kliem, Irvin S Ludin, Ken L Robertson - Marcel Dekker Inc., 1997 Software Project Management - Bob Hughes and Mike Cotterell - The McGraw Hill - Third Edition - 2002 A Guide to the Project Management - Body of Knowledge - William R Duncan - PMI Standard Committee - 1996 Software Engineering - A Practitioner's approach - Roger S Pressman Fifth edition - McGraw Hill - 2001 Managing Large Database Development Projects -Tài liệu ging cho Workshop - Dự án CNTT Việt Nam-Canada tổ chức Hà Nội- tháng 5/1998 Một số Website http://www.spmn.com/ http://www.projectmanagement.com/main.html http://pscinfo.pscni.nasa.gov/online/msfc/project_mgmt/100_Rules.html 73 ... phong cách Quản lí Dự án 3.4 Các nguyên lí chung Phƣơng pháp luận Quản lí Dự án 3.5 Các thuộc tính Dự án IT Nói ngƣời quản lí dự án 4.1 Bảng phân vai Dự án 4.2 Trách nhiệm Quản lí Dự án 4.3 Trở... Khoa học Quản lí nói chung 0.5 1.1 Khái niệm quản lí 1.2 Đặc điểm chung Hệ thống quản lí Dự án 0.5 2.1 Khái niệm Dự án 2.2 Các tính chất Dự án Quản lí Dự án 0.5 3.1 Khái niệm Quản lí Dự án 3.2... gian dự án; + Lập đƣợc kế hoạch thực dự án bao gồm bảng công việc, tiến độ thực hiện, phân bố lực lƣợng ƣớc tính chi phí dự án; - Về kỹ năng: + Áp dụng khoa học quản lý vào việc quản lý dự án công