Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 5 - Nguyễn Thị Phương Dung

Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 5 cung cấp cho người học những kiến thức như: Quy trình để in ấn; Tính năng Page Setup; Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang; Chèn số trang tự động; Xem tài liệu trước khi in; Chuẩn bị dữ liệu; Soạn mẫu tài liệu trộn; Chèn các trường tin lên tài liệu; Thực hiện trộn; Thanh công cụ Maillings. Mời các bạn cùng tham khảo!

Bài IN ẤN VÀ TRỘN TÀI LIỆU Giảng viên : Nguyễn Thị Phương Dung Khoa Công nghệ thông tin – ĐH SP Hà Nội Email : dungntp@hnue.edu.vn Bài giảng : fit.hnue.edu.vn/~dungntp/TinVP IN ẤN TÀI LIỆU NỘI DUNG • In ấn – – – – – – Quy trình để in ấn Tính Page Setup Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang Chèn số trang tự động Xem tài liệu trước in In tài liệu Quy trình in Định dạng trang in Soạn thảo tài liệu Thiết lập tiêu đề Xem tài liệu trước in Thực in Thiết lập trang in • Mở hộp thoại Page Setup: – Vào ribbon Page Layout – Kích mở nhóm lệnh Page Setup • Thiết lập trang in: – Margin: lề – Orientation: Hướng giấy • Thiết lập khổ giấy: – Vào tab Paper – Chọn kích cỡ giấy in mục Page size Thiết lập trang in • Mở hộp thoại Page Setup: – Vào ribbon Page Layout – Kích mở nhóm lệnh Page Setup • Thiết lập trang in: – Margin: lề – Orientation: Hướng giấy • Thiết lập khổ giấy: – Vào tab Paper – Chọn kích cỡ giấy in mục Page size Chia cột văn – Lựa chọn đoạn văn cần chia cột – Trên thẻ Page Layout, kích nút lệnh Columns – Chọn số cột cần chia Chia cột văn • Preset: chọn kiểu cột cần hiển thị • Number of Columns: số cột cần chia • Width and spacing: xác định độ rộng (Width) khoảng cách cột (spacing) • Equal column width: column có độ rộng • Line between: Tạo đường kẻ phân cách cột • Apply to: Phạm vi » Selected text: văn chọn » Whole document: toàn văn Tạo tiêu đề đầu trang (Header) • Tạo tiêu đề đầu – Vào ribbon Insert  Chọn Header – Chọn định dạng tiêu đề đầu – Nhập tiêu đề đầu phía trang Tạo tiêu đề cuối trang (Footer) • Tạo tiêu đề cuối – Vào ribbon Insert  Chọn Footer – Chọn định dạng tiêu đề cuối – Nhập tiêu đề phía trang TRỘN TÀI LIỆU NỘI DUNG  Khái niệm  Chuẩn bị liệu  Soạn mẫu tài liệu trộn  Chèn trường tin lên tài liệu  Thực trộn  Thanh công cụ Maillings Trộn tài liệu • Mục đích – Tạo nhiều in văn bản, khác vài thơng tin – Các thơng tin khác liệu có • Các kiểu trộn tài liệu – Thư mời – Nhãn – Phịng bì Trộn tài liệu • Quy trình trộn tài liệu Thiết lập file văn gốc word Thiết lập bảng liệu Word Excel (lưu ý: file liệu khơng có dịng văn bên bảng liệu) Chèn trường liệu vào văn Trộn Trộn tài liệu • Thiết lập file văn gốc – Tạo file văn – Vào ribbon Mailings – Ấn vào Start Mail Merge để chọn loại văn cần trộn • • • • Letter: Thư Email Message: Gửi thư Enverlopes: Bì thư Labels: Nhãn Trộn tài liệu • Lựa chọn liệu kết nối – Vào ribbon Mailings – Kích vào Select Recipients, chọn lựa chọn sau: » Type New List: Nhập thông tin tay » Use Existing List: Chọn file liệu có sẵn » Select From Outlook Contacts: lấy thông tin từ Outlook – Chỉnh sửa lại danh sách liệu • Chọn Edit Recipient List Trộn tài liệu • Sửa liệu kết nối – – – – – Checkbox: Chọn dòng liệu cần trộn Sort: Sắp xếp liệu theo thứ tự Filter: Lọc liệu theo điều kiện mong muốn Find duplication: Tìm dịng liệu bị trùng Find recipient: Tìm thơng tin cụ thể Trộn tài liệu • Đưa trường thông tin lên văn – Vào ribbon Mailings  Insert Merge Field – Chọn trường thông tin cần hiển thị tương ứng Trộn tài liệu • Thêm điều kiện hiển thị – Để hiển thị nội dung có điều kiện từ liệu đầu vào – Chọn ribbon Mailings – Ấn chọn Rules – Chọn If…then…Else – Thiết lập biểu thức điều kiện Trộn tài liệu • Xem văn trước hồn thiện – Vào ribbon Mailings – Ấn vào nút Preview Result – Sử dụng mũi tên để xem văn khác sinh Trộn tài liệu • Thực trộn – Vào ribbon Mailings – Ấn vào nút Finish & Merge – Edit Individual Documents: Tạo file văn – Print Documents: Thực in – Send Email Messages: Cho phép gửi mail (dùng cho trộn để gửi email) Trộn bì thư • Thao tác – Vào ribbon Mailings – Ấn vào nút Start Mail Merge • Evelope size: lựa chọn kích cỡ • Delivery address: chọn font chữ vị trí địa người nhận • Return address: chọn font chữ vị trí địa người gửi – Các bước sau tương tự THỰC HÀNH ... thơng tin cụ thể Trộn tài liệu • Đưa trường thơng tin lên văn – Vào ribbon Mailings  Insert Merge Field – Chọn trường thông tin cần hiển thị tương ứng Trộn tài liệu • Thêm điều kiện hiển thị –... Thiết lập file văn gốc word Thiết lập bảng liệu Word Excel (lưu ý: file liệu dịng văn bên bảng liệu) Chèn trường liệu vào văn Trộn Trộn tài liệu • Thiết lập file văn gốc – Tạo file văn – Vào ribbon... Page size Chia cột văn – Lựa chọn đoạn văn cần chia cột – Trên thẻ Page Layout, kích nút lệnh Columns – Chọn số cột cần chia Chia cột văn • Preset: chọn kiểu cột cần hiển thị • Number of Columns: