Luận văn Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây dựng điện Việt Nam nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần Xây dựng Điện Việt Nam trong điều kiện về trình độ khoa học, kỹ thuật công nghệ, trình độ quản lý và điều kiện sản xuất hiện tại của Công ty. Qua đó, phát hiện những hạn chế trong công tác kiểm soát chi phí xây lắp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí cho công ty.
Trang 1NGUYÊN THỊ NHƯ CÁM
TANG CUONG KIEM SOAT
CHI PHi XAY LAP TAI TONG CONG TY CO PHAN XAY DUNG DIEN VIET NAM
LUẬN VĂN THAC Si QUAN TRI KINH DOANH
Trang 2
NGUYEN THỊ NHƯ CẢM
TĂNG CƯỜNG KIÊM SOÁT
Trang 3
ây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai cong bé trong bắt kỳ công trình nào khác
Tác giả luận văn
Trang 4MO DAU 1 Tính cấp thiết của đề tài 1 2 Mục đích nghiên cứu
13 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4, Phương pháp nghiên cứu
5 Bố cục của luận văt
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐÈ LÝ LUẬN CƠ BAN Vi: KIEM SOÁT NỘI BO CHI PH{ XAY LAP TRONG DOANH NGHIỆP
XÂY LÁP
1.1 TÔNG QUAN LÝ LUẬN VẺ KIỀM SỐT NỘI BỘ «ng
1.1.1 Khái niệm, chức năng và mục tiêu kiêm soát nội bộ ¬
1.1.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ 10
1.2 ĐẶC ĐIÊM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT XÂY LÁP ẢNH HƯỚNG ĐẾN CƠNG TÁC KIÊM SỐT NỘI BỘ CHI PHI XAY LAI 15 1.2.1 Đặc điểm về sản phải 16 1.2.2 Cơ cầu tô chức bộ xây lắp áy quản lý của các doanh nghiệp xây dựng 17
1.2.3 Đặc điểm về chỉ phí sản xuất trong hoạt động xây lắ 18 1.2.4 Khái niệm và mục tiêu kiểm soát chỉ phí xây lắp 19 1.2.5 Ảnh hướng của CPXL đến công tác kiểm soát 20
1.3 NỘI DUNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LÁP TRONG
DOANH NGHIỆP XÂY LÁP 21
1.3.1 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ
Trang 5KẾT LUẬN CHƯƠNG I “
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIÊM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHi XAY LAP TAI TONG CONG TY CO PHAN XÂY
DUNG DIEN VIET NAM 38
2.1 DAC DIEM HOAT DONG SAN XUAT KINH DOANH CUA
TONG CONG TY CO PHAN XAY DUNG DIEN VIET NAM 38 2.1.1 Khái quát chung về Tổng Công ty Cổ phần Xây dựng Điện Việt
Nam, 38
2.1.2 Cơ cấu bộ máy quản lý của Tổng công ty 41
2.1.3 Tổ chức cơng tác kế tốn của Tổng công ty sec đ6
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỀM SOÁT NỘI BO CHI Pat XÂY
LAP TAI TONG CONG TY CO PHAN XÂY DỰNG ĐIỆN VIỆT NAM - - - 48 49
2.2.2 Hệ thống thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chỉ phí xây
_"
2.2.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chỉ phí xây lắp ở Tổng Công ty Cổ
phần Xây dựng Điện Việt Nam 66
Trang 6
DỰNG ĐIỆN VIET NAM 80
3.1 SỰ CÂN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIÊM SOÁT CHI PHÍ
XÂY LÁP TẠI TƠNG CÔNG TY CỎ PHÀN XÂY DỰNG ĐIỆN
VIET NAM 80
3.2 CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIÊM SỐT CHI PHÍ XÂY
LAP TẠI TÔNG CÔNG TY CÔ PHÀN XÂY DỰNG ĐIỆN VIỆT
NAM 81
3.2.1 Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt tại Tổng Cơng ty 81
3.2.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ cho công tác
kiểm soát nội bộ chỉ phí xây lắp 82 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chỉ phí xây lắp tại Tổng Công ty Cổ
83
3.2.4 Hoàn thiện phân tích tình hình biến động chỉ phí xây lắp phục vụ
công tác kiểm soát chỉ phí 90
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 „100,
KẾT LUẬN 101
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Trang 7CPNVLTT Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp CPNCTT 'Chỉ phí nhân công trực tiếp
CPSDMTC “Chỉ phí sử dụng máy thi công CPSXC “Chỉ phí sản xuất chung,
CPXL Chỉ phí xây lắp
DN Doanh nghiệp
HDQT Hội đồng quản trị
KSNB Kiểm soát nội bộ
Trang 8Số hiệu bảng 'Tên bảng Trang 21 Bảng phân tích định mức chỉ phí cho 100m3 5 ¬ Bảng tơng hợp dự toán chỉ phí trực tiếp cho 55 100m3
23 Bảng định mức CPNVL cho 100m3 đào hâm 56 oo Bang định mức CPNCTT cho 100 m3 qua 7
công đoạn dio him
25 Bang dinh mức chi phi MTC cho 100m3 đào hâm | 58 26 Bảng tông hợp chỉ tiết CPNVLTT 39 2 Bảng tông hợp chỉ tiết chỉ phí nhân công trực tiếp | 61 28 Bảng tông hợp chỉ tiết chỉ phí máy thì công 6 31 Bảng đánh giá nhà cung cấp 4 32 Bảng báo cáo tình hinh sir dung NVL 85 33 Kế hoạch sir dung lao động 87 34 Báo cáo số lượng công nhân thực tế tại công trình [_ 87 35 Bio cdo tong hợp nhiên liệu được cấp cho MTC | 88 36 Báo cáo tình hình hoạt động may thi cong s9 37 Bảng phân tích chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp _ [ "92 38 Bảng phân tích chỉ phí nhân công trực tiếp 9% 39 ‘Bang phân tích chỉ phí sử dụng may thi cong 9 3.10 [Băng phân tích chỉ phí sản xuất chung %
Trang 9
a Sơ đỗ tô chức bộ máy quản lý của Tong Cong] ” ty Cổ phần Xây dựng Điện Việt Nam
3 3ơ đỗ tô chức bộ máy kế tốn của Tơng Cơng | ty Cổ phần Xây dựng Điện Việt Nam
Trang 10Đắt nước ta đang từng bước phát triển, xã hội ngày càng văn mình và
tiến bộ hơn Ngày càng khẳng định mình với thế giới, nước ta đã và đang hoàn thiện các hệ thống cơ sở hạ tầng, đưa nông thông đến gần với thành thị
Để đáp ứng đủ các nhu cầu này mà ngày càng nhiều các doanh nghiệp
trong lĩnh vực xây dựng được thành lập Tuy nhiên, việc cạnh tranh giữa các
doanh nghiệp ngày càng khắc nghiệt khi nền kinh tế trong nước và thế giới
ngày càng khó khăn, chính vì vậy dé nâng cao năng lực cạnh tranh của minh,
các doanh nghiệp phải tính đến việc kiểm soát các chi phí hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ vẫn đạt được chất lượng nhưng giá cả lại hợp lý, mang tinh
cạnh tranh nhiều hơn
Trong doanh nghiệp xây lắp, chỉ phí xây lắp là những chỉ tiêu kinh tế quan trọng luôn được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm hàng đầu vì chỉ
phí xây lắp là chỉ tiêu phản ánh chất lượng hoạt động của doanh nghiệp Tuy
iên, vấn đề thất thoát chỉ phí trong công tác quán lý chỉ phí xây lắp là một bài toán khó chung đối với các doanh nghiệp xây lắp hiện nay Do đó doanh nghiệp muốn tổn tại và phát triển thì điều tắt yếu phải kiểm tra, kiểm soát
được các chỉ phí xây lắp trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình ‘Téng công ty cỗ phần xây dựng điện Việt Nam đã thành lập và đóng tại Đà Nẵng đến nay đã được hơn 20 năm và lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính
là lĩnh vực thí công các công trình thủy điện, các dự án kinh doanh cơ sở hạ tằng và phát tiển mạnh trên lĩnh vực xây lắp các công trình hệ thống lưới điện Với đặc thù của ngành xây lắp là nguồn vốn đầu tư lớn và thời gian thi công có thể
Trang 11'Với thực tế đó đã đặt ra cho Tổng Công ty Cổ phần Xây dựng Điện Việt Nam một yêu cầu cần được giải quyết đó là phải tăng cường kiểm soát nội bộ về chỉ phí sản xuất sản phẩm xây lắp Đó chính là lý do tác giả nghiên cứu và chọn để tài “Tăng cường kiểm soát chỉ phí xây lắp tại Tổng công ty cố phần xây dựng điện Việt Nam” làm để tài luận văn cho mình
2 Mục đích nghiên cứu
'Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất tại doanh nghiệp xây lắp, và những đặc điểm của các doanh nghiệp xây dựng đồi với cơng tác kiểm sốt chỉ phí xây lắp
lặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu cơng tác kiểm sốt nội bộ về chỉ phí xây lắp tại Tổng công ty Cổ phần Xây dựng Điện Việt Nam trong điều kiện về trình độ khoa học, kỹ thuật công nghệ, trình độ quản lý và điều kiện
sản xuất hiện tại của Công ty Qua đó, phát hiện những hạn chế trong cơng tác
kiểm sốt chỉ phí xây lắp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ về chỉ phí cho
Cong ty
3, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về công tác kiểm
soát nội bộ chỉ phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp, thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ và giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ tại Tổng Công ty Cổ phần Xây dựng Điện Việt Nam
Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu thực tế quá trình kiểm soát chỉ phí xây lắp tại Tổng Công ty Cổ phân Xây dựng Điện Việt Nam
4 Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp phỏng
Trang 12Xây dựng Điện Việt Nam
§ Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn được trình bày gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác kiểm soát nội bộ chỉ phí xây
lắp trong doanh nghiệp xây dựng
Chương 2: Thực trạng cơng tác kiểm sốt chỉ phí xây lắp tại Tổng Công ty Cổ phần Xây dựng Điện Việt Nam
Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát chỉ phí
xây lắp tại Tổng Công ty Cé phan Xây dựng Điện Việt Nam 6 Tống quan tài liệu nghiên cứu
“Trong khi ngày càng nhiều sự cạnh tranh trong kinh doanh, bắt kỳ doanh
nghiệp nào cũng đưa ra các giải pháp để đổi mới mình, và trên hết là với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh thì kiểm
soát chỉ phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong kinh doanh Vì vậy, trong những năm gần đây các doanh nghiệp đã quan tâm đến
việc xây dựng cho mình một hệ thống hoặc các giải pháp kiểm soát chỉ phí nhằm bảo vệ các lợi ích cho doanh nghiệp và đó cũng là một công cụ giúp cho
các nhà quản trị có được những thông tin chính xác, kịp th các quyết
định đúng đắn đảm bảo công tác kiểm tra, kiểm soát được thường xuyên và
hiệu quả
Kiểm soát nội bộ là một quy trình không thẻ thiếu trong một tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu về: Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, bao gồm cả việc bảo đảm các nguồn lực được sử dụng tối ưu, bảo vệ tài sản không bị thất thốt, hư hơng hoặc sử dụng sai mục đích, đảm bảo Báo cáo tài chính
Trang 13
'bằng những quy định rõ ràng, cụ thể để đạt được các mục tiêu đề ra
'Và kiểm soát chỉ phí sản xuất là một khâu kiểm soát quan trong trong hệ
thống KSNB, bởi chu trình này giúp cho Cơng ty kiểm sốt được giá thành sản phẩm sản xuất ra, cạnh tranh với các đối thủ cùng lĩnh vực hoạt động và
"hơn nữa là mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh
Trong khuôn khổ của đề tài đang thực hiện, tác giả đã tham khảo, tim hiểu tư liệu các đề tài đã nghiên cứu về các vấn đề kiểm soát chỉ phí xây lap
trong các doanh nghiệp cụ thể là:
Năm 2005, Tác giả Nguyễn Thị Kim Hương với đề tài “Tăng cường
kiếm soát chỉ phí các công trình xây dựng cầu đường tại thành phố Đà Nang” ~ Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng
Luận văn sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp so sánh
tương quan, để làm rõ các vấn để nghiên cứu trong đề tài qua quan sát thực
tiễn Luận văn này đã trình bày rõ vấn đề kiểm soát chỉ phí các công trình giao thông đô thị tại thành phố Đà Nẵng luận văn nêu rõ các chỉ phí thường xuyên phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động xây dựng làm ảnh hưởng
lớn đến giá thành sản phẩm của các công trình Luận văn đi sâu vào quá trình
hoạt động thực tế của các công trình được xây dựng từ đó đưa ra được các
giải pháp kiểm sốt chỉ phí các cơng trình Tuy nhiên, các để xuất hoàn thiện mang tính đồng nhất, đánh giá chung chung trên các công trình giao thông 06
thị, chýa Öýa ra giải pháp cụ thể Đối với từng công trình
Năm 2012, Tác giả Phạm Thị Thu Hà với đề tài *Tăng cường kiểm soát
chỉ phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng 47” ~ Luận văn thạc sĩ kinh
tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Trong luận văn này, tác giả đã
Trang 14'Cổ phần Xây dựng 47 Qua đó, tác giả đánh giá được những kết quả đạt được và những hạn chế cần khắc phục Luận văn cũng đưa ra được các giải pháp
nhằm tăng cường kiểm soát chỉ phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng 47
“Tuy nhiên, các giải pháp tác giả đưa vẫn còn chung chung, chưa đưa ra được
các giải pháp cụ thể giúp Công ty nắm rõ hơn về mặt kiểm soát chỉ phí trên cơ sở kiểm soát cái gì trong các mục chỉ phí và quá trình kiểm soát như thế nào
Nam 2012, Tác giả Đoàn Thị Thu Trang với đề tài *Tăng cường kiểm
soát chỉ phí xây lắp tại Công ty Cổ phần LiLaMa 7° ~ Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kể toán, Đại học Đà
2 Trong luận văn này, tác giả
đã sử dụng phương pháp nghiên cứu là phương pháp quan sát trực tiếp,
phương pháp so sánh lý thuyết và thực tiễn kiểm soát từ cơ sở lý thuyết tác
dựng được tác giả đã làm rõ hơn các vấn đề đặt ra đối với luận văn
giả xí
nghiên cứu Luận văn đã nêu được cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chỉ phí
xây lắp trong các DN xây dựng và làm rõ những đặc điểm khác biệt trong
kiểm soát nội bộ chỉ phí tại DN xây dựng đối với các loại hình kinh doanh khác, từ cơ sở lý luận đó tác giả đã di sâu nghiên cứu thực tiễn, phân tích
cơng tác kiểm sốt chỉ phí xây lắp tại Công ty Cổ phần LiLaMa 7 Trên cơ sở đó, tác giả đánh giá và chỉ rõ những kết quả đạt được, những mặt hạn chế còn
ï phí xây lắp của Công ty Từ đó, tác giả đã bộ chỉ pi
xây lắp tại Công ty Cổ phần LiLaMa 7, giúp cho Công ty có thể hoàn thiện
tổn tại trong cơng tác kiểm sốt
đưa ra một vài kiếm nghị nhằm tăng cường công tác kiểm sốt ni
hơn cơng tác kiểm soát chỉ phí mà công ty chưa xác định được các chỉ phí nhỏ
nhưng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm Tuy nhiên, tác giả lại đưa ra quá
nhiều giải pháp, công tác thực hiện các giải pháp nhằm tiết kiệm khoản mục
Trang 15kiểm soát các chỉ phí
Năm 2008, Tác giả Phạm Ngọc Điệp với đề tài “Tăng cường kiểm soát
chỉ phí xây lắp tại Công ty xây dựng công trình Hàng không ACC- Quân chủng Phòng không Không quân” ~ Luận văn thạc sĩ kinh tẾ, chuyên ngành
kế toán, Đại học Đà Nẵng Luận văn tác giả đã sử dụng các phương pháp duy
vật biên chứng, duy vat lich sử, phương pháp thống kê và điều tra, phương
pháp phân tích và đánh giá trong luận văn, tác giả đã đặt ra các vấn đề cơ
mg
hóa và phân tích những vấn đề lý luận cơ bản về đặc điểm, vai trò và nội dung
bản và làm rõ nội dung vắt ụ thể như sau: Một là, luận văn đã hệ t của kiểm soát nội bộ chỉ phí xây lắp trong ngành xây dựng; Hai là, luận văn đi
xâu nghiên cứu, đánh giá thực trang KSNB chi phí xây lắp ở Công ty xây dựng công trình hàng khong ACC ~ Quân chủng Phòng không ~ Không quân,
từ đó chỉ ra những tồn tại, hạn chế đối với KSNB về chỉ phí xây lắp tại Công ty ACC; Ba là, trong luận văn tác giả đã đề xuất các giải pháp có cơ sở lý luận
và thực tiễn nhằm tăng cường chỉ phí xây lắp tại Công ty ACC; Và cuối cùng
là kết quả nghiên cứu của luận văn có thể áp dụng thực tế trong công tác 'KSNB chỉ phí xây lắp tại các công ty xây dựng và cụ thể là tai Cong ty ACC
Nhìn chung, day là những tư liệu nghiên cứu khoa học mà tôi cho rằng
rất quý báu cả về lý luận và thực tiễn trong công tác kiểm soát nội bộ chỉ phí xây lắp cho các công ty xây dựng Việc nghiên cứu sẽ là hữu ích cho céc DN
xây dựng nâng cao năng lực quản lý, kiểm soát tốt tình hình hoạt động sản
xuất kinh doanh tại đơn vị, giảm thiểu những rủi ro, gian lận và sai sót có thể
xảy ra Tuy nhiên, các nghiên cứu chưa đi sâu vào thực tế chí phí phát sinh và tình hình kiểm soát mà chỉ mới đưa ra các tính chất chung chung việc phát
Trang 16biến động lớn và liên tục, lại phụ thuộc cụ thể vào tình hình của mỗi doanh
nghiệp nên cơng tác kiểm sốt chi phí còn gặp rắt nhiều khó khăn
'Vì vậy, mặc dù kiểm soát nội bộ chỉ phí xây lắp tại các DN xây lắp là đề
tài được rất nhiều tác giả nghiên cứu, nhưng luận văn mà tác giả đang
trung nghiên cứu là kiểm soát chỉ phí xây lắp tại các doanh nghiệp xây lắp mà
Trang 17
VE KIEM SOAT NOI BO CHI PHi XAY LAP TRONG
DOANH NGHIEP XAY LAP 1.1 TONG QUAN LY LUAN VE KIEM SOAT NOI BQ
1.1.1 Khái niệm, chức năng và mục tiêu kiếm soát nội bộ a Khái niệm
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi hội đồng
giám đốc, ban quản trị và những cá nhân liên quan, được thiết kế nhằm đảm
bảo đạt được những mục tiêu: Độ tỉn cậy của các thông tin báo cáo, thực hiện
các chế độ pháp lý và những quy định hiệu năng và hiệu quả của hoạt động, và bảo vệ tài sản
Kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết lập từ ban giám đốc và ban quản trị của công ty để đạt được bốn mục tiêu liệt kê ở trên Quá trình này bao ồm việc thực hiện các thủ tục kiểm soát và các chính sách để đảm bảo tắt cả
các nghiệp vụ được ghi chép đã được phê chuẩn, được ghi chép đúng kỷ, được ghỉ chính xác giá trị và các tài sản được bảo vệ phù hợp [3, tr.90]
b Chức năng của KSNE
KSNB có chức năng đảm bảo giám sát mức độ hiệu năng, hiệu quả của các quyết định trong quá trình thực thi, bảo đảm tuân thủ đúng quy định, đúng
thể thức đã được quy định
Kịp thời phát hiện những vấn để nảy sinh trong kinh doanh để hoạch
inh và thực hiện các biện pháp đối phó
Ngăn chăn, phát hiện những sai phạm và gian lân trong kinh doanh
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh vấn đề sai phạm và gian lận là điều „ cần phải có các quy định
Trang 18
Đảm bảo việc ghỉ chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về
các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh Việc ghỉ nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua công tác kế tốn khơng phải lúc nào cũng đầy đủ và ii thiết lập các quy trình quản lý về tài chính kế toán,
về hệ thống cung cấp số liệu và báo cáo KSNB sẽ giúp cho việc ghi chép kế
toán bảo đảm tuân thủ đúng theo quy định
'Đăm bảo các báo cáo tài chính được lập kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan
Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích
“Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể mắt cắp, bị thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích, mặt khác trong nền kinh tế thị trường yếu tổ tài sản và thông tin là những yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại
của đơn vị, do vậy cần phải có KSNB để hạn chế sự thất thốt về tài sản và thơng tin
.e Mục tiêu của KSNB
với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cây, bởi vì chính người quan lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo
cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kể toán hiện hành
Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo việc chấp hành
pháp luật và các quy định Bên cạnh đó, KSNB phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo việc đạt được các mục tiêu của đơn vị
Đối với mục tiêu sự hiện hữu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp
Trang 19sác mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tổn tại ví phát triển của đồn vị [2, tr 71] Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp luôn có hai dang kiể ~ Kiểm soát quản lý : Là việc kiểm soát tính tuân thủ của nhân viên soát:
với chính sách quản lý của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu hiệu quả
trong sản xuất kinh doanh
~ Kiểm soát kế toán: Là việc nhằm bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, kiểm tra tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán
1.1.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
Mỗi đơn vị sẽ thiết lập cho mình hệ thống KSNB thích hợp v quy mô, đặc điểm kinh doanh của đơn vị và phải đảm bảo có hiệu quả Hệ thống
'KSNB của mỗi đơn vị sẽ có sự khác biệt đáng kể vì phụ thuộc vào nhiều yếu
tố như quy mô, tinh chất hoạt động, mục tiêu tuy nhiên, dù thế nào thì hệ
thống KSBN của doanh nghiệp chỉ hoạt động tốt khi cấu thành nó phải đầy đủ
các bộ phận sau:
a Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác
trong hệ thông KSNB Các nhân tổ của môi trường KSNB bao gồm: Triết lý quản trị và phong cách điều hành hoạt độn;
à các quan điểm khác nhau của người quản lý đơn vị đối với tình trạng của báo cáo tài
chính cùng như đối với rủ ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị
Moi hoạt động của đơn vị đều đặt dưới sự điều hành của nhà quản lý Do đó,
Trang 20“Tính hữu hiệu của công tác KSNB còn phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị
Co cấu về quyền lực: Đi cùng với đặc thù về quản lý còn được thể hiện
ở cơ cấu quyển lực trong đơn vị Nếu quyền lực được tập trung vào người
quân lý cao nhất thì mơi trường kiểm sốt phụ thuộc vào quan điểm, phong cách điều hành của người đó, còn nếu quyền lực được phân cấp cho nhiều
người thì vấn đề kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyển lực đã phân quyền nhằm tránh tình trạng sử dụng không hết quyền lực được giao hoặc là lạm quyên
Cơ cầu tổ chức:
hực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận, góp phần rất lớn trong việc giúp cho đơn vị đạt được mục
tiêu đã đề ra Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch,
điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Như vậy, khi xây dựng một
cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyển hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo phù hợp Điều này còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của từng đơn vị, cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường
được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mỗi quan hệ giữa các
cấp về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo
Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh
nghiệp về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực ma
doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên Chính sách này biểu hiện thông qua
việc tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng,
và kỷ luật Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát trong các hoạt động như công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính
Trang 21
KSNB Vì vậy, một hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả thì không thể thiếu nhân tố quan trọng là kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ phải là một bộ phận hoạt động độc lập, trực thuộc cắp
quản lý cao nhất chứ không bị giới hạn hoạt động, mặt khác phải được giao
đạo đức tốt
quyền hạn rộng và đội ngũ nhân viên có năng lực, có phim cha
“Công tác kế hoạch: Trong hoạt động của một tổ chức thì công tác kế
hoạch là cần th é
đưa ra các biện pháp gidi qu
L giúp cho đơn vị chủ động trước mọi tình huống,
iệu quả và nhanh chóng Công tác
là việc lập kế hoạch và dự toán theo các mục tiêu da dé ra của đơn vị trong
từng giai đoạn nhất định, đồng thời theo doi và giám sát quá trình thực hiện để có biện pháp điều chỉnh kịp thời các sai phạm có thể xảy ra
'Việc lập công tác kế hoạch cũng phải có tính khoa học và có tinh kha thi
thì nó mới tở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu
Các nhân tố bên ngoài: Ngoài các nhân tổ thuộc tầm kiểm soát của đơn vị, còn có một số nhân tố khác nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý,
nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ cung cách của nhà quản lý như : Hệ thống pháp luật phong tục tập quán của địa phương, nhà đầu tư, đối thủ cạnh
tranh, nhà cung cấp, khách hàng
'Tóm lại, mơi trường kiểm sốt tốt khi đảm bảo được các nội dung sau:
Lãnh đạo đơn vị phải là người có tư cách đạo đức, có hành vi ứng xử tốt, có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm và có tỉnh thin trách nhiệm cao
Đồng thời, phải là người gương mẫu, chấp hành các quy chế của đơn vị cũng
như quy định pháp luật của Nhà nước
‘Don vị phải ban hành các quy chế hoạt động dưới dạng các văn bản và
phổ biến rộng rãi đến từng thành viên trong đơn vị, bên cạnh đó yêu cầu các
Trang 22Đơn vị phải xây dựng một sơ đồ tổ chức hợp lý, đảm bảo công tác quản
lý, tổ chức thực hiện, kiểm tra và ra quyết định được
thời và hiệu qua
‘Don vi phai thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực kiểm toán, kế toán có liên quan Bộ phận kiểm toán phải được đảm bảo
hành khoa học, kịp
là độc lập và hoạt động có tính hiệu quả
b Hệ thống kế tốn
Hệ thống thơng tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tỉn quản lý doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kể toán được tổ chức khoa học nhằm thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của DN cũng như
kết quả hoạt động kinh doanh của DN trong từng thời kỳ nhất định [4, tr22]
Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu
thập, phân loại, ghỉ số và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán
Một hệ thống kế toán hoạt động hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu như:
sau: [3, tr98]
~ Có thực: Cơ cấu kiểm sốt khơng cho phép ghỉ chép những nghiệp vụ không có thực vào số sách của đơn vị
- Phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý
~ Đẩy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phat sinh
- Đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí
~ Phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đỏ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại số sách kế toán
~ Đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi số các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện
Trang 23
~ Quá trình chuyển số và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi
vào số phụ phải được tổng cộng và chuyển số đúng đắn, tống hợp chính xác
trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp e Thủ tục kiểm soát nội bộ
“Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành: “Thủ tục ki:
quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong
soát là các
don vi nhằm đạt được mục tiêu quan ly cu thé” [1, tr 27]
Thủ tục kiểm soát nội bộ dù được thiết lập như thế nào cũng
hiện đầy đủ các nội dung như: Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, thực tài liệu liên quan đến DN; kiểm tra tính chính xác của số liệu trên sổ sách: chiếu
kiểm tra số liệu giữa số kế toán tổng hợp và kế toán chỉ tiết; so sánh,
kết quả kiểm kê thự tế với số liệu trên số kế toán; phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch:
Mỗi một đơn vị, tổ chức có những đặc
đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Để đạt được mục tiêu kiểm soát, các lù riêng, từ cơ cấu tổ chức đến
nhà quản lý phải xây dựng, thiết kế và duy trì các thủ tục kiểm soát sao cho
phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình Do đó, các bước kiểm soát và cách
thức kiểm soát có thể khác nhau cho dù không giống nhau nhưng các thủ tục được xây dựng đều dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân
nhiệm; nguyên tắc bắt kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn
~ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
“Theo nguyên tắc này, quyền hạn và trách nhiệm phải được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ
chức cùng thực hiện
Trang 24phận và cá nhân để có thể phát hiện những sai sót dễ dàng và các gian lận xảy
ra ít hơn.Việc phân công, phân nhiệm còn có tác dụng là tạo sự chuyên môn
hóa cho ra kết quả cao hơn
- Nguyên
Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách bạch vẻ trách nhiệm đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của
ít kiêm nhiệm
doanh nghiệp và dễ nhận ra sự sai sót và gian lận Cụ thể là không được bồ trí
kiêm nhiệm các chức danh vừa phê chuẩn vừa thực hiện nghiệp vụ và chức năng kiểm soát như: nhân viên kế toán kiêm thủ kho, nhân viên cung ứng vật tư kiêm cán bộ kỹ thuật ~ Nguyên tắ túy quy , phê chuẩn
“Theo sự ủy quyền của người quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Sự ủy quyển này
sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt đẹp, đồng thời giúp cho nhà quản lý kiểm soát, hạn chế được sự tùy tiện khi giải quyết công việc Thông thường trong một DN nên có hai hình thức ủy quyền là: Ủy
quyền chung và ủy quyền cụ thể ‘Uy quyền chung: Tức là một số nhiệm vụ trong những phạm vi giới hạn nhất định do những người lãnh đạo cấp dưới xét duyệt như trưởng phòng hay giám đốc các chỉ nhánh xét duyệt Ủy quyền cụ thể: Tức là một số nghiệp vụ cá biệt như các nghiệp vụ có
giá trị lớn hay một số nghiệp vụ quan trọng có ảnh hưởng mạnh đến hoạt động của DN thì phải do những lãnh đạo cấp cao hơn xét duyệt như TGĐ,
HĐQT
1.2 DAC DIEM HOAT BONG SAN XUAT XAY LAP ANH HUONG
DEN CONG TAC KIEM SOAT NOI BO CHI PHI XAY LAP
Trang 25được đặc điểm sản phẩm xây lắp, các chỉ phí nào thì được ghi nhận là chỉ phí
xây lắp, Làm được điều đó sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được một mức giá thầu hợp lý, cạnh tranh với các đối thủ tiềm năng và tổn tại DN trong quá
trình phát triển
1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm xây lắp
“Xây lắp là hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo lại hay
hiện đại hóa các công trình dan dụng, công nghiệp, đường sá, nhằm phục
vụ cho sản xuất và đời sống xã hội Việc tổ chức thi công các công trình có thể tự làm hay lựa chọn nhà thầu thi công thông qua các phương thức đấu
thầu hoặc chỉ đình thâu
Cũng như các hoạt động khác, hoạt động xây lắp cũng có những đặc
điểm riêng ảnh hưởng đến quản lý và kiểm soát:
~ Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc, có quy mô, kết cấu phức tạp, mang tính chắt đơn chiếc, thời gian xây dựng dài có khi tit 5-10
năm
+ Đối với những công trình cẩu, phải thì công trên mặt nước nên rất khó
cho việc vận chuyển, sử dụng, bảo quản vật liệu, xe máy thi công chịu ảnh hưởng của bão lũ
+ Đối với công trình đường, đây là loại sản phẩm có chiều dài lớn, có
công trình dài hàng chục km không thuận lợi cho việc tập kết vật tư, bảo quản
vật tư, xe máy thi công và đặc biệt là kiểm soát chất lượng, số lượng vật liệu
sir dung và xe máy thỉ công
Trang 26+ Sản phẩm xây lắp mang tính lâu dài vì vậy không thể chờ cho đến khi xây dựng xong mới tính giá thành và thanh toán mà phải tiễn hành hàng quý, hàng năm hay theo từng hạng mục công trình hoàn thành Do đó, sản phẩm
xây lắp phải được lập dự toán, thực hiện thi công xây lắp công trình phải theo quy định về quản lý đầu tư và xây dựng do Nhà nước ban hành, tổ chức thi công theo đúng quy trình kỹ thuật, khối
dự toán được duyệt
lượng, chất lượng thi công theo hồ sơ
~ Sản phẩm xây lắp cổ định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản xi
(xe may thi công, nguyên vật liệu công cự dụng cụ người lao động ) phải
đi chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm
Loại sản phẩm này làm cho quá trình kiểm soát chất lượng, số lượng vật tư đã xuất cho quá trình thi công khó thực hiện, quá trình quản lý tài san, vật tư, lao động tại hiện trường thi công cũng như hạch toán chỉ phí sản xuất
phức tạp
~ Sản phẩm xây lắp được sử dụng lâu dài, chịu ảnh hưởng của môi trường,
sinh thái, cảnh quan
'Việc quản lý, giám sát quá trình thi cơng và hạch tốn cẩn được tổ chức chặt chẽ, kiểm tra lại nhiều lần, đảm bảo chất lượng công trình phù hợp với
dự toán
1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các doanh nghiệp xây dựng, Cơ cấu tổ chức và quản lý của các DN xây lắp rất đa dạng và có sự thay đổi đối với từng loại sản phẩm, do sản phẩm xây lắp có những đặc thù riêng
biệt so với các loại sản phẩm công nghiệp khác
Trang 27nghiệp, đội hay bộ phận trực tiếp quản lý th cơng nhằm kiểm sốt được hoạt động sản xuất kinh doanh của DN mình
1.2.3 Đặc điểm về chỉ phí sản xuất trong hoạt động xây lắp
Bắt kỳ một loại hình DN nào, chỉ phí là giá trị tiền tệ của các khoản hao
phí bỏ ra nhằm tạo ra các loại tài sản, hàng hóa hoặc các dịch vụ phát sinh
ất kinh doanh Trong DN xây lắp thì chỉ phí phát sinh chủ yếu và chiếm tỷ trọng lớn nhất là chỉ phí các công trình xây dựng chỉ phí xây lắp có thể được phân loại theo nhiều cách như: phân loại chỉ phí theo yếu
tổ chỉ phí, phân loại chỉ phí theo lĩnh vực hoạt động kinh doanh, phân loại chỉ
trong quá trình sản xi
phí theo công dụng kinh tế,
“Theo cách phân loại này thì chỉ phí xây lắp được chia thành các khoản mục chỉ phí như sau:
~ Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiắp(CPNVLTT): Là những chỉ phí về vật liệu chính, vật liệu phụ, các kết cấu hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham gia cấu thành thực thể sản phẩm xây lắp hoặc giúp cho việc thực hiện và hoàn thành khối lượng xây lắp như: Gạch, gỗ, cát, sắt thép, xi măng, dây điện,
bồn dung, máy bơm,
~ Chỉ phí nhân công trực tiếp(CPNCTT): Là các chỉ phí chỉ cho lao động,
trực tiếp tham gia vào quá trình hoạt động xây lắp gồm: Tiền lương, tiền
thưởng, tiền công phải trả cho số ngày công lao động của công nhân trực tiếp
thực hiện khối lượng công tác xây lắp, công nhân phục vụ xây lắp kể cả công nhân vận chuyển, bốc đỡ vật liệu trong phạm vi công trình xây lắp, không phân biệt công nhân thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp hay thuê ngoài
~ Chỉ phí sử dụng máy thì công: Máy móc thì công là các loại xe máy có
động cơ được sử dụng trực tiếp để thi công xây lắp các công trình xây dựng như: máy trộn bê tông, hồ vữa, máy đào đắt, xúc đắt, ô tô vận chuyển đất đá
Trang 28về vật tư, lao động, khấu hao và chỉ phí bằng tiền trực tiếp cho quá trình sử
dụng máy thỉ công tại công trình xây dựng
~ Chỉ phí sản xuất chung (CPSXC): CPSXC của hoạt động xây lắp là
những chỉ phí có liên quan đến việc tổ chức, phục vụ và quan ly thi công của các đội thì công xây lắp và ở các công trường xây dựng
1.2.4 Khái niệm và mục tiêu kiểm soát chỉ phí xây lắp
a Khái niệm
Chi phi xây lắp (CPXL) là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chỉ phí khác để xây mới hoặc cải tạo, mở
rong hay trang bị lại kỹ thuật, công trình mà doanh nghiệp xây lắp đã chỉ ra
trong một kỳ nhất định (quý, năm)
Kiểm soát CPXL là một chức năng trong công tác quản trị chỉ phí của
DN, nó cũng mang tính chất của kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán
Kiểm soát CPXL còn là một bộ phận của hệ thống KSNB được thực hiện thông qua việc phân công, phân nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận trong việc
thực hiện công việc để đạt được mục tiêu của đơn vị về quản trị b Mục tiêu kiểm soát chỉ phí xây lắp
“Tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, giảm thiểu chỉ phí
không cần thiết, hạ giá thành công trình, tăng lợi nhuận, tăng hiệu quả trong cạnh tranh, đảm bảo hoàn thành kế hoạch của đơn vị hoặc những cam kết với
khách hàng
Là cơ sở để nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong
tồn DN
Kiểm sốt CPXL còn nhằm mục dich bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo
độ tin cậy của các thông tin kế toán về CPXL cũng như đảm bảo việc thực
Trang 29Kiểm soát CPXL tốt sẽ loại trừ được lăng phí và các khoản chỉ phí sử
dụng không hiệu quả trong quá trình sản xuất, giúp sử dụng có hiệu quả tài
sản, nâng cao năng xuất và hiệu suất các hoạt động trong DN Do vậy, kiểm
xoát CPXL cũng là một trong những mỗi quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị DN
“Từ những lý luận về kiểm soát CPXL và để thực hiện được mục tiêu của kiểm sốt CPXL, cơng tác quản trị CPXL của DN cần phải thực hiện kiểm
soát quản lý và kiểm soát kế toán
Tuy nhiên, phạm vi của đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu về mục tiêu kiểm
soát quản lý CPXL
1.2.5 Ảnh hướng của CPXL đến công tác kiểm soát
CPXL có những đặc điểm riêng biệt và phức tạp, do đó có ảnh hưởng rất lớn đến công tác kiểm soát Mức độ ảnh hưởng được thể hiện qua một số
điểm sau
'CPXL thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chỉ phí tại DN, nó phát sinh tại nhiều bộ phận khác nhau làm cho việc các nhân sự tham gia trong
công tác quản lý chỉ phí là lớn và qua nhiều cắp trung gian nên làm cho công tác triển khai các quyết định và thú tục kiểm soát chậm, khó đồng bộ, việc phân công phân nhiệm thường bị chồng chéo, bắt cập
(Qua trinh thi công các công trình xây lắp được thực hiện qua nhỉ đoạn, mỗi giai đoạn có những loại CPXL khác nhau phát sinh Chính vì vậy
cần phải xác lập cụ thể cơ cấu tổ chức quản lý CPXL trong từng giai đoạn
khác nhau này và xây dựng nhiều thủ tục kiểm soát phù hợp với từng giai đoạn đó
Trang 30định về định mức CPXL được sử dụng tại các bộ phận có liên quan, bên cạnh
át chặt chẽ các CPXL trong quá trình thỉ công Việc kiểm xoát CPXL nên có sự phối hợp giữa các bộ phận với nhau, đặc biệt là bộ phận kỹ thuật và bộ phận kế toán đó phải có sự giám Công tác xây lắp có tính lưu động cao vận chuyển và bảo quản các các lều, lần, trại tạm yếu tố phục vụ cho công tác thi công còn nhiều hạn chế,
thời không đủ đảm bảo an toàn làm cho công tác quản lý dòng vận động vật
chất của các yếu tố này gặp nhiều khó khăn, dẫn đến việc lãng phí, thất thốt
trong q trình thỉ cơng công trình là không thể không xảy ra
Việc kiểm sốt CPXL khơng chặt chẽ sẽ dẫn đến việc lãng phí chỉ phi, gian lận trong quá quản lý, góp phần làm giá thành sản phẩm tính toán sai lệch, giá thành sẽ cao hơn so với á trị thực của công trình, hạng mục
công trình Ảnh hưởng đến kết quả, chất lượng công trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN,
1.3 NỘI DUNG KIÊM SOAT NOI BO CHI PHI XAY LAP TRONG DOANH NGHIEP XAY LAP
1.3.1 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho công tác kiểm soát nội
bộ CPXL
Kiểm soát tốt cần phải có một hệ thống thông tin đầy đủ với hai nhân tố
là: Thơng tin dự tốn và thông tin thực hiện Dựa vào hai thông tin đó mới
thực hiện được thủ tục phân tích, đánh giá kết quả thực tế chỉ phí sản xuất là
đủ hay thừ
a Hệ thống thông tìn dự toán
và xác định được nguyên nhân gây ra
Trong các DN xây lắp, các công trình, hạng mục công trình trước khi nhận thi hoặc đầu tư xây dựng cần được lập dự toán chỉ phí trước cho từng
Trang 31Dự toán xây dựng công trình là tổng mức chỉ phí cằn thiết cho việc đầu tư xây dựng công trình được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế kỹ thuật thi cơng Dự tốn cơng trình bao gồm dự toán chỉ tiết các hạng mục, dự toán các công việc được lập trên cơ sở khối lượng xác định theo thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công, Hệ thống thông tin dự toán này chính là hệ
, chỉ phí nhân công trực tiếp, chỉ phí sử dụng máy thỉ công, chỉ phí sản xuất chung Dinh thống định mức cho các khoản mục: Chỉ phí nguyên vật trực ti
mức chỉ phí trong các công trình xây dựng là thước đo việc thực hiện chỉ phí trong hoạt động xây dựng tại các công trình
“Trong xây lắp, hệ thống định mức chỉ phí thường là định mức chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chỉ phí nhân công trực tiếp, định mức chỉ
Pl
việc xây dựng định mức chỉ phí xây lắp cho các công trình thủy điện đã được Bộ công nghiệp ban hành (Quyết định 2289/QĐ-NIL.DK ngày 12/07/2005, quy
định về định mức lắp đặt thiết bị cho công trình thủy điện) và việc xây dựng
sử dụng máy thi công và định mức sản xuất chung Điều thuận lợi trong
đơn giá tiền lương, hệ số nhân công cũng được Bộ xây dựng điều chỉnh dự
toán cho phù hợp với công tác xây dựng hiện nay (Thông tư 05/TT-BXD ngày 15/04/2009)
~ Định mức chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp: Định mức CPNVLTT bao gồm định mức giá và lượng cho một đơn vị khối lượng thi công
+ Các định mức về lượng cho 1 đơn vị khối lượng thi công trong các
công trình xây dựng được ngành xây dựng xác định rắt chuẩn xác dựa trên cơ sở tính toán, thí nghiệm của các chuyên gia kỹ thuật, kỉnh tế trong ngành
+ Định mức về giá cho I đơn vị khối lượng là mức giá niêm yết tại Sở
xây dựng và Sở tài chính của địa phương nơi mà công trình đang tọa lạc tại thời điểm lập dự toán
Trang 32CPNVLTT là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong chỉ phí của các công trình xây dựng Trong dự toán CPNVLTT, lượng nguyên vật liệu rất ổn định nhưng giá nguyên vật liệu lại có sự biến động theo tình hình kinh tế thị
trường, trong khi đó các công trình xây dựng thường thực hiện trong thời gian
dài, có công tính kéo dài đến vài năm, vì vậy việc lập dự toán chỉ phí trong
các công trình xây dựng luôn mang tính thực tế và kha thi, khi cơng trình
'hồn thành sự điều chỉnh chênh lệch giá nguyên vật liệu giữa thời điểm hoàn
thành so với thời điểm lập dự toán đảm bảo tính khách quan cho quá trình kiểm soát
~ Định mức chỉ phí nhân công trực tiếp: Định mức CPNCTT bao gồm
định mức giá và định mức lượng cho 1 khối lượng xây lắp
+ Giống như CPNVLTT, định mức về lượng (ngày công) cho CPNCTT cho một khối lượng xây lắp được quy định rõ trong các tiêu chuẩn xây dựng
với một trình độ nhân công thích hợp
+ Định mức về giá của CPNCTT là tương đối ôn định Vì tiền lương của
công nhân xây dựng thường được thương lượng trước và ổn định cho đến khi
công trình kết thúc
Tổng giá dự toán Tổng lượng(ngày công) Don giá
CPNCTT ~ lao động * [ao déng
= Dinh mite chỉ phí sử dụng máy thỉ công (CPSDMTC): Định mức
'CPSDMTC bao gồm các định mức về tiền lương công nhân vận hành máy thi
công, nhiên liệu, vật lì
chạy máy và khấu hao xe máy thi công sử dụng
trong quá trình thỉ công công trình
+ Tiền lương công nhân vận hành máy thỉ công, nhiên liệu, vật liệu chạy
Trang 33Tổng giá dự toán biến phí sử Tổng số giờ máy
dung mdy thi cong = (ca méy) hogt ding ` Bon gid
+ Khẩu hao máy thi cng là định phí không thay đổi theo số giờ máy (ca
máy) hoạt động mà thay đổi theo tiến độ thi công
Tổng giá dự toán định phi Tổng phi phí khẩu hao MCT sử:
sử dụng MTC * dụng cho cả công trình
+ Tổng khấu hao máy thi công được tính dựa vào tỷ lệ khấu hao cụ thể
của từng máy thỉ công sử dụng cho xây dung công trình
Tổng giá dự toán _ Tổng giá dự toán biến phí + Tổng giá định phí
CPSDMTC SDMTC sit dung MTC
~ Định mức chỉ phi chung: Dinh mite chi phí chung trong công trình xây
dựng định mức yếu tố định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp
+ Định mức định phí như: Tiền lương và các khoản trích theo lương của ông trình, chỉ phí lán trại, khấu hao TSCĐ dùng cho bộ
viên quản lý
phận quản lý công trình
+ Định mức biến phí như: Các khoản trích theo lương của công nhân vận
hành máy thi công, công nhân trực tiếp xây lắp,
+ Định mức chỉ phí hỗn hợp như: Tiền điện, nước, điện thoại phục vụ cho công trình xây dựng,
b Hệ thống thông tin thực hiện
Hệ thống thông tin thực hiện chỉ phí sản xuất trong các DN xây lắp là hệ thông thong tin kế toán cho việc đo lường các chỉ phí sản xuất thực tế phát
sinh trong quá trình thỉ công các công trình
Trang 34được đo lường cụ thể, khoa học, có hệ thống theo từng công việc, từng giai
p tính toán
Hệ thống thơng tin ké tốn trong quá trình xây dựng công trình bao gồm: hệ thống thơng tin kế tốn tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị
đoạn và phù hợp với s iệu dự toán cả về nội dung và phương phá Hệ thống thông tin trong một công trình xây dựng bao gồm nhiều phân hệ trong đó hệ thống thơng tin kế tốn và hệ thống thông tin kỹ thuật nghiệp
vụ là bộ phân quan trọng cho việc kiểm soát chỉ phí
~ Hệ thống thông tin kế toán gồm: Chứng từ, sổ sách, báo cáo kể toán ~ Hệ thống thông tin kỹ thuật nghiệp vụ gồm: Nhật ký công trình, tiến độ
thi công, báo cáo khối lượng thỉ cơng hồn thành
Chứng từ kế toán có chức năng thông tin và kiểm tra chỉ phí thực tế phát
sinh qua các nghiệp vụ thỉ công Việc kiểm sốt được thực hiện thơng qua nội
đừng kinh tẾ của từng nghiệp vụ và thông qua số lượng, đơn giá từng loại chỉ
thất sinh
Đối tượng hạch toán chỉ phí sản xuất và tính giá thành là từng hang mục,
công trình, hạng mục công trình như: Móng, dầm, đường dẫn (công trình
cầu); Móng, tằng, hằm (công trình nhà):
Kế tốn cơng trình ghi nhận chi phí thì công công trình phát sinh căn cứ
vào chứng từ hợp lệ, hợp pháp để hạch toán vào bốn khoản mục: CPNVLTT, 'CPNCTT, CPSDMTC, CPSXC chỉ số sách kế toán chỉ tiết và kế toán tổng hợp Định kỳ, kế toán sẽ tổng hợp chỉ Pl trình xây dựng theo từng hạng mục nhỏ trên hệ thống
à lập báo cáo để phục vụ cho cơng tác kiểm sốt chỉ phí tại các công Báo cáo kế toán bao gồm cả báo cáo kế toán tài chính và kế toán quản trị phục vụ yêu cầu kiểm soát từ bên trong và bên ngoài, kể cả phân tích tài
Trang 351.3.2 Các thủ tục kiếm soát nội bộ chỉ phí xây lắp
“Thủ tục kiểm soát do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu kiểm soát Mục tiêu kiểm soát quản lý đối với CPXL tại các DN xây lắp bao gồm: Tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, giảm thiểu chỉ phí không cần thiết, hạ giá thành sản xuất, tăng lợi nhuận, tăng hiệu
{qua trong cạnh tranh, đảm bảo hoàn thành kế hoạch của dom vi hoặc những
cam kết với khách hàng, ngoài ra nó còn là cơ sở để nâng cao trách nhiệm của
mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong toan DN
Để kiểm soát tốt chỉ phí sản xu:
phải có các chính sách kiểm soát hữu hiệu, các chính sách đó phải kiểm soát ngay lúc chỉ phí phát sinh như: Kiểm soát đơn giá mua vật liệu thông qua việc lựa chọn nhà cung cấp, kiểm
soát cị
lượng, số lượng vật liệu lúc nhập kho và số lượng vật liệu khi đưa vào sử dụng, kiểm soát năng suất lao động, kiểm soát năng su
máy thi
công, Nhưng để việc kiểm soát chỉ phí được hiệu quả hơn hết cần phải thực hiện việc phân tích, rà soát (thye hign sau khi sản xuất từng phẩn) bằng cách
tổng hợp, so sánh chỉ phí sản xuất thực tế phát sinh so với dự toán, từ đó phân
tích tìm ra nguyên nhân của sự biến động và đưa ra phương pháp điều chỉnh sự biến động đó bằng các thủ tục kiểm soát phù hợp hơn, đồng thời cũng xác
định trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phân trong quá trình thực hiện chi phí
sản xuất
a Thủ tục kiểm soát CPNVLTT
Đối với ngành xây dựng thì CPNVLTT có tỷ trọng lớn trong chỉ phí trực
tiếp xây dựng công trình (thường là chiếm đến 55% - 70%), nên các sai phạm về chỉ phí vật liệu thường ảnh hưởng đến chất lượng cơng trình
Kiểm sốt chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp còn phải đảm bảo mục tiêu cụ
Trang 36được phản ánh vào số sách đầy đủ, chính xác, được đánh giá đúng phù hợp
với chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành
Kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu bao gồm: kiểm soát quá trình mua
nguyên vật liệu nhập kho - xuất kho cho các đội công trình, và kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu - xuất nguyên vật liệu thẳng cho đội công trình
Tuy nhiên, việc kiểm soát hai quá trình này còn đòi hỏi kế toán cần phải kiểm soát chặt chẽ các chứng từ kế toán có liên quan đến nghiệp vụ và số kế toán phải được theo dõi chỉ tiết loại vật tư, hàng hóa
a1 Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu nhập kho - xuất kho cho các đội công trình: Việc kiểm soát quá trình này được chia ra làm hai phần
kiểm soát đó,
~ Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu nhập kho
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng xét duyệt, chức năng thực hiện nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, chức năng tiếp nhận và bảo quản vật tư
và kế toán vật liệu
Chức năng xét duyệt sẽ ban hành các chính sách mua nguyên vật liệu tối ưu như:
+ Xác định thời điểm và số lượng vật liệu cho mỗi lần đặt hàng
+ Chính sách chất lượng và giá cả nguyên vật liệu: Xác định thứ tự ưu
tiên trong điều kiện mua nguyên vật liệu, có sự kết hợp chat chẽ, hợp lý giữa
chất lượng và giá cả
-+ Chính sách lựa chọn nhà cung cắp: Công trình th công đóng rải rác ở các
nơi nên việc lựa chọn nhà cung cấp cũng gặp nhiều khó khăn, cần phải lựa chọn nhà cung cấp có giá bán thấp nhất, chất lượng cao nhất và gằn công trình
Chức năng thực hiện nghiệp vụ mua nguyên vật liệu: Bộ phận mua hàng ở phòng nghiệp vụ trong các DN sẽ thực hiện nghiệp vụ mua vật tư, nguyên
Trang 37+ Phiếu đề nghị mua vật tư: Là phiếu yêu cầu cung ứng về nguyên vật liệu để phục vụ cho các công trình xây dựng Phiếu này được lập khi có nhu cầu đột xuất hay thường xuyên căn cứ dựa vào thi công hoặc mức vật tư tồn
kho được quy định Khi lập phiếu này phải được kiểm tra, kiểm sốt thơng
qua phịng nghiệp vụ về tính hợp lý và tính có thực của nhu cầu
+ Đơn đặt hàng: Sau khi được chức năng xét duyệt phiếu yêu cầu mua
vật tư, bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng để gửi cho người bán Mọi đơn
đặt hàng đều phải ghi rõ thông tin liên quan đến vật tư mà DN có ý định mua như: chủng loại, số lượng, quy cách, giá cả của các loại vật tư, thời điểm giao nhận hàng, địa điểm giao nhận hàng, phương thức vận chuyển và thanh toán nhập kho thì phải có lượng, mẫu mã, thời gian giao nhận và các điều + Bộ phận tiếp nhận vật tư: Khi nguyên vật liệu
ban kiểm nhận để kiểm tra s
kiện khác có liên quan, đồng thời lập biên bản giao nhận vật tư Bộ phận nhận
vật tư này sẽ lập "Phiếu nhập kho” cho số nguyên vật liệu được nhập
+ Bộ phận kho vật tư: Là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại nguyên vật liệu tồn kho của DN Các nguyên vật liệu được cất giữ tại kho
phải có quy trình bảo quản để nguyên vật liêu không bị hao hụt, giảm phẩm chất, hư hỏng Khi bộ phân nhận nguyên vật liệu giao vật tư cho bộ phân
kho để bảo quản, thủ kho sau khi kiểm tra vật tư về mặt chất lượng, số
lượng
phân kế toán sẽ ký vào “Phiếu nhập kho”, sau đó chuyển phiếu nhập kho đến bộ
+ Bộ phận kế toán căn cứ vào “Phiếu đề nghị mua vật tu”, “Đơn đặt hàng”, “Phiếu nhập kho" và “Hóa đơn của người bán” kiểm tra đối chiếu,
theo dõi thanh toán với người bán và làm căn cứ để ghi sổ Tùy theo hình thức
Trang 38Việc thiết lập chức năng, nhiệm vụ mua vật tư cho nhiều bộ phận đảm
nhiệm nhằm kiểm soát và theo dõi lẫn nhau với mục đích là kiểm sốt được
sự thơng đồng giữa người mua hàng và nhà cung cấp, ngăn ngừa sai phạm,
gian lận có thể xảy ra, các nhân viên ở bộ phận vật tư phải độc lập với bộ phân kho và phòng kế toán, nguyên vật liệu phải được kiểm soát chặt chẽ từ
khâu nhận hàng đến khi chuyển đi nhập kho -Ki
soát quá trình xuất dùng nguyên vật liệu
giữ tại kho đến khi có yêu cầu
Nguyên vật liệu nhập về được tổn trữ,
xuất dùng để phục vụ thi công công trình thì xuất vật tư Việc xuất nguyên vật
liệu cho các công trình cần phải có các chứng từ sau mới được xuất:
Phiếu xin cấp vật tư cho các đội thi công: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, thì công hoặc dự tốn thì cơng hay các Phiếu giao nhận hoàn thành hạng mục công trình, các Đội hoặc Ban quản lý công trình sẽ lập phiếu xin cấp vật tư
Trong phiếu xin cấp vật tư ghi rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, các nguyên vật liệu cằn được cấp
Sau khi nhận được phiếu xin cấp vật tư, Phòng nghiệp vụ sẽ xem xét, phê duyệt và lập phiếu xuất kho giao cho đội công trình mang đến bộ phận
kho hàng nhận nguyên vật liệu yêu cầu
a2 Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu - xuất nguyên vật liệu thẳng cho đội công trình
Đặc điểm của sản phẩm xây lắp là cố định, gắn liền với địa điểm công trình xây dựng, vì vậy việc mua nguyên vật liệu nhập kho rồi sau đó lại xuất kho và chuyển đền công trình xây dựng sẽ mắt rắt nhiều thời gian và chỉ phí Nhằm tận dụng nguồn nguyên vật liệu địa phương giá rẻ, tiết kiệm được chỉ
phí vận chuyển, giảm hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình nhập kho, bảo
quản, xuất kho và hạn chế chỉ phí lưu kho bãi nhiều DN đều sử dụng
Trang 39
đựng và giao thing cho các đội thì công trực tiếp báo quản, quản lý, tổ chức
thực hiện thỉ công công trình
Công tác kiếm soát này là kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu và kiểm soát quá trình bảo quản nguyên vật liệu tại kho bãi
Việc kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu trình tự diễn ra tương tự như ở mục aL "uy nhiên kiểm soát quá trình xuất kho và bảo quản tại kho của công trình gặp nhiều khó khăn, việc kiểm soát này chủ yếu do các đội, ban quản lý ki
m soát Chính vì vậy, việc kiểm soát này phải được kiểm soát chặt chẽ ở
hai phương diện: Kiểm soát vật chất và kiếm soát ghỉ chép
~ Kiểm soát vật chất: Xây dựng tốt hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp ngăn ngừa việc mắt cắp, thất thoát tài sản của DN tại các công trình xây dựng
Quản lý nguyên vật liệu trong khu vực kho bãi riêng biệt, hạn chế những
người không có phận sự ra vào kho bãi là một thủ tục kiểm soát chủ yếu để
bảo vệ tài sản Mặt khác, trong bộ phận quản lý có sự phân chia trách nhiệm
cụ thể cho từng cá nhân là hết sức cần thiết trong việc bảo vệ tài san
- Kiểm soát ghỉ chép: Các chứng từ dùng để xuất nguyên vật liệu ra sử
dụng cho các công trình xây lắp phải được đánh theo số thứ tự, phải được kiểm tra, xét duyệt trước khi xuất kho Quá trình ghi chép số sách phải do một bộ phận riêng biệt với những người bảo vệ, quản lý tài sản, đồng thời phải tách biệt trách nhiệm của các bộ phận quản lý để có cơ sở điều tra khi phát sinh chênh lệch giữa kiểm tra kho với số sách Số tổng hợp và số chỉ tiết vật tư phải được theo dõi cả về số lượng, chất lượng giá trị của tồn kho đầu kỳ, nhập xuất, tồn cuối kỳ Trong quá trình kiểm so¿ ra mat mat kiểm kê cuối kỳ nếu phát hi
không tim ra được nguyên nhân thì người quản lý thì công công trình đó phải
bồi thường, nếu mắt mát ngay trong kho thì thủ kho pl
i bồi thường theo mức
Trang 40
b Thủ tục kiếm soát CPNCTT
Ngoài mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát 'CPNCTT còn phải đảm bảo các mục tiêu sau: Phải tuân thủ các chính sách,
quy định về quản lý tiền lương, các chỉ phí phát sinh vẻ tiền lương là có thật,
được ghỉ chép đầy đủ và chính xác Việc kiểm soát các chỉ phí phát sinh trong
'CPNCTT cần phải được thiết lập các thủ tục cụ thể nhằm làm căn cứ để kiểm
soát tốt hơn
~ Kiểm soát chỉ phí tiễn lương: Việc tơ chức kiểm sốt chỉ phí tiền lương bao gồm những vấn đề sau:
+ Kiểm soát bằng kế hoạch lao động - tiền lương: Mỗi bộ phận cần phải xây dựng bảng dự toán chỉ phí nhân công trực tiếp vào đầu niên độ và theo
đối việc thực hiện qua bảng dự toán nay Hàng tháng hoặc quý căn
bảng dự toán này bộ phận kế toán tổng hợp, so sánh với chỉ phí tiền lương
thực tế và báo cáo lại cho người quản lý Từ đó xác định những sai lệch khác biệt để xử lý kịp thời
+ Ban hành chính sách tiền lương rõ ràng đến từng người lao động nhằm
tránh trường hợp đội trưởng thực hiện gian lân trong việc ghi nhận không đúng kết quả lao động của công nhân và làm cho việc tính lương không đúng
+ Định kỳ hoặc đột xuất các nhà quản lý đơn vị phải đi kiểm kê số lượng
lao động thực tế làm việc tại công trình và đối chiếu số liệu với phòng nhân sự để đánh giá mặt quân số lao động
+ Theo dõi, tính toán thời gian lao động: Các đội trưởng đội xây dựng sẽ
tiến hành ghi chép, xác định thời gian làm việc, đánh giá hiệu quả làm việc
của các công nhân công trình thông qua bảng chấm công của đội Thường
xuyên đối chiếu bêng chấm cơng với khối lượng hồn thành công việc