Giáo trình Soạn thảo văn bản Microsoft Word (Nghề: Tin học văn phòng - Trung cấp) kết cấu gồm 5 bài, cung cấp cho sinh viên những kiến thức về: tổng quan phần mềm xử lý văn bản; định dạng văn bản; chèn các đối tượng trong MS Word; thao tác trên bảng; bảo mật và in ấn;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ KHOA: CÔNG NGHỆ THƠNG TIN VÀ NGOẠI NGỮ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD NGHỀ: TIN HỌC VĂN PHÒNG TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm MÃ TÀI LIỆU : MĐ10 LỜI GIỚI THIỆU Trong năm qua, dạy nghề có bước tiến vượt bậc số lượng chất lượng, nhằm thực nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực kỹ thuật trực tiếp đáp ứng nhu cầu xã hội Cùng với phát triển khoa học công nghệ giới, lĩnh vực Công nghệ thơng tin nói chung ngành Tin học văn phịng Việt Nam nói riêng có bước phát triển đáng kể Chương trình nghề Tin học văn phịng xây dựng sở phân tích nghề, phần kỹ thuật nghề kết cấu theo môđun Để tạo điều kiện thuận lợi cho sở dạy nghề trình thực hiện, việc biên soạn giáo trình kỹ thuật nghề theo mơđun đào tạo nghề cấp thiết Mô đun 10: Tin học Văn phịng mơ đun đào tạo nghề biên soạn theo hình thức tích hợp lý thuyết thực hành Trong q trình thực hiện, nhóm biên soạn tham khảo nhiều tài liệu nước, kết hợp với kinh nghiệm thực tế Mặc dù có nhiều cố gắng, khơng tránh khỏi sai sót, mong nhận đóng góp ý kiến độc giả để giáo trình hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! Ninh Bình, ngày 20 tháng năm 2018 Biên soạn Phạm Thị Quỳnh Hương MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: LỜI GIỚI THIỆU MÔ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHÒNG BÀI TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD 1.1 GIỚI THIỆU VỀ TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN MS WORD 1.2 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI MS WORD 1.3 LÀM QUEN VỚI MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN MỘT TÀI LIỆU 2.1.THAO TÁC VỚI THỰC ĐƠN FILE 2.1.1 TẠO MỚI VĂN BẢN 2.1.2.MỞ MỘT VĂN BẢN TẠO SẴN 10 2.1.3 LƯU MỘT VĂN BẢN ĐÃ SOẠN THẢO 10 2.1.4 KẾT THÚC LÀM VIỆC TRONG WORD 11 2.2 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 11 2.2.4 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ TRONG VĂN BẢN 13 2.2.5 SOẠN THẢO VĂN BẢN 14 BÀI 18 TRÌNH BÀY VĂN BẢN 18 ĐỊNH DẠNG KÍ TỰ 18 ĐỊNH DẠNG DÒNG, KHOẢNG CÁCH CÁC ĐOẠN VĂN 19 ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN 20 CHIA CỘT VĂN BẢN 22 TẠO CHỮ LỚN ĐẦU ĐOẠN 23 THIẾT LẬP TAB CHO VĂN BẢN 24 ĐỊNH DẠNG CHO CÁC STYLE 25 BÀI 30 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG MS WORD 30 CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT 30 ĐÁNH SỐ TRANG CHO VĂN BẢN 31 CHÈN HÌNH ẢNH 32 CHÈN CHỮ NGHỆ THUẬT 33 CHÈN HEADER AND FOOTER 34 CHÈN MỤC LỤC TỰ ĐỘNG 34 CHÈN CHÚ THÍCH 36 BÀI 38 THAO TÁC TRÊN BẢNG 38 TẠO CẤU TRÚC VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG 38 1.1 TẠO CẤU TRÚC BẢNG 38 1.2 ĐỊNH DẠNG ĐƯỜNG VIỀN BẢNG 38 1.3 ĐỊNH DẠNG CHO HÀNG, CỘT, Ô 39 TÍNH TỐN VÀ SẮP XẾP DỮ LIỆU TRÊN BẢNG 40 2.1 SẮP XẾP DỮ LIỆU TRÊN BẢNG 40 2.2 TÍNH TOÁN DỮ LIỆU TRÊN BẢNG 41 BÀI 45 BẢO MẬT VÀ IN ẤN 45 BẢO MẬT 45 ĐỊNH DẠNG TRANG IN 45 2.1 THIẾT LẬP PAGE SETUPS 45 2.2 THIẾT LẬP TIÊU ĐỀ TRÊN, TIÊU ĐỀ DƯỚI CHO TRANG VĂN BẢN 46 IN TÀI LIỆU 47 3.1 XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN 47 3.2 IN TÀI LIỆU 47 TRỘN VĂN BẢN 48 4.1 CÁC KHÁI NIỆM 48 4.2 TRỘN THƯ 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG Mã mơ đun: MĐ10 Vị trí tính chất mơ đun: - Vị trí: Mơ đun bố trí sau học sinh học xong môn học chung, Anh văn chuyên ngành, tin học đại cương trước môn học, mơ đun đào tạo chun mơn nghề - Tính chất: Là mô đun kỹ thuật sở nghề Mục tiêu mơ đun: - Về kiến thức: + Trình bày định dạng văn Word + Trình bày hàm Excel + Trình bày cách tạo trình Powerpoint - Về kỹ năng: + Thao tác công cụ phần mềm Microsoft Sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn (Microsoft Word) để tạo tài liệu đạt tiêu chuẩn theo qui định; + Sử dụng phần mềm bảng tính (Microsoft Excel) để tạo lập, biểu diễn kiểu liệu: số, chuỗi ký tự, Thời gian, biểu đồ lập bảng tính + Thiết kế báo cáo, chuyên đề cách chuyên nghiệp - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Tự tin thao tác, tiếp cận phần mềm máy tính + Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an toàn cho người phương tiện học tập Nội dung mô đun: Thời gian Số Thực hành, thí Kiểm Tên mơ đun Tổng Lý TT nghiệm, thảo tra số thuyết luận,Bài tập Bài : Tổng quan phần mềm xử lý văn Giới thiệu Microsoft Word 2 1.1 Giới thiệu trình soạn 1 thảo văn MS Word 1.2 Khởi động thoát khỏi 0.5 0.5 MS Word 1.3 Làm quen với môi trường 0.5 0.5 làm việc Các thao tác 1 tài liệu 2.1.Thao tác với thực đơn file 2.2 Các thao tác Bài 2: Định dạng văn Định dạng ký tự Định dạng dòng khoảng cách đoạn Định dạng trang văn Chia cột văn Tạo chữ lớn đầu đoạn Thiết lập Tab cho văn Định dạng cho Style Bài 3: Chèn đổi tượng MS Word Chèn ký tự đặc biệt Đánh số trang cho văn Chèn ảnh Chèn chữ nghệ thuật Chèn header and footer Chèn mục lục tự động Chèn thích Bài 4: Thao tác bảng Tạo cấu trúc định dạng bảng 1.1 Tạo cấu trúc bảng 1.2 Định dạng đường viền bảng 1.3 Định dạng cho hàng, cột, Tính tốn xếp liệu bảng 2.1 Sắp xếp liệu bảng 2.2 Tính toán liệu bảng Bài 5: Bảo mật in ấn Bảo mật Định dạng trang in 2.1 Thiết lập Page Setups 2.2 Thiết lập tiêu đề trên, tiêu đề cho trang văn In tài liệu 3.1 Xem tài liệu trước in 3.2 In tài liệu 1 16 1.25 0.5 0.5 0.25 0.5 0.5 12 1.25 0.25 2.5 2.5 2.5 3.5 2.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 2 16 14 1.25 1.25 3.5 4.25 2.25 2.25 1.25 15 0.25 0.25 0.5 0.25 0.25 0.25 0.25 1 2 12 10 1.25 0.25 3.75 0.75 2.5 0.5 3.5 0.5 0.25 1.5 0.25 0.5 1.25 0.25 1 1 1 Trộn văn Cộng 60 13 45 BÀI TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN Mã bài: MĐ10-01 Giới thiệu: Bộ Microsoft Office 2003 người sử dụng quen thuộc với menu chuẩn nằm phía cửa sổ Microsoft Word 2010 sử dụng menu theo giao diện Ribbon, chức chia theo tab riêng biệt menu Ngồi tính bản, phần mềm soạn thảo văn cung cấp cho người sử dụng tính giúp người sử dụng giao tiếp với trình ứng dụng khác Mục tiêu: - Trình bày thao tác tài liệu - Mô tả chức cơng cụ - Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: Giới thiệu Microsoft Word Mục tiêu: - Giới thiệu giao diện, chức tab menu 1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn MS Word Chương trình soạn thảo văn Microsoft WinWord hay gọi tắt MS Word phần mềm chuyên dụng lĩnh vực soạn thảo Nó thành phần thuộc chương trình MS Office tiếng hang Microsoft Với giao diện đẹp dễ sử dụng với nhiều tính mạnh mẽ khác MS Word coi công cụ chuyên nghiệp công nghệ chế Các chức Word: Soạn thảo định dạng văn Tạo văn dạng cột, báo Chèn đối tượng đặc biệt vào văn như: hình ảnh, ký tự đặc biệt… Cung cấp cơng cụ đồ hoạ để vẽ hình, tạo chữ nghệ thuật Kiểm tra lỗi tả ngữ pháp tiếng anh Tìm kiếm thay từ hay cụm từ văn 1.2 Khởi động thoát khỏi MS Word 1.2.1 Khởi động MS Word Cách 1: Kích đúp chuột trái lên biểu tượng MS Word hình Desktop Cách 2: Chọn Start All Program MS Office MS Word 2010 1.2.2 Thoát khỏi Word Cách 1: Chọn File/ Exit Word Cách 2: Ấn vào biểu tượng góc bên phải cửa sổ làm việc MS Word 1.3 Làm quen với môi trường làm việc Với menu theo giao diện Ribbon, chức chia theo tab menu, khơng hiển thị tồn kiểu menu cũ 2003 Hình 3.1: Menu Ribbon Word 2010 Thanh Ribbon có thành phần bản: Tab (thẻ) có Tab nằm ngang phía trên, Tab đại diện cho vùng hoạt động Group (nhóm) Tab bao gồm nhiều Group tập họp đối tượng có liên quan mật thiết với Command (lệnh) Command nút, vùng để nhập nội dung Menu (trình đơn) Mọi thứ Tab lựa chọn cẩn thận dựa hoạt động người dùng Ví dụ Tab Home chứa lệnh có tần suất sử dụng nhiều chẳng hạn lệnh nhóm Font để định dạng văn như: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v Các thao tác tài liệu Mục tiêu: - Trình bày thao tác tạo mới, mở, kết thúc văn - Trình bày thao tác với chuột bàn phím 2.1.Thao tác với thực đơn file 2.1.1 Tạo văn Thông thường sau khởi động Word, hình trắng xuất Đó tài liệu mà Word tự động tạo Tạo gồm cách sau đây: + Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp chuột vơ mục Blank document + Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N Tạo tài liệu từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New Nhấn nút Create để tạo tài liệu từ mẫu chọn Hình 3.2 : Tạo văn Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở trước Mặc định, tài liệu Word 2010 lưu với định dạng *.DOCX, khác với *.DOC quen thuộc Với định dạng này, mở Word 2003 trở trước không cài thêm chuyển đổi Để tương thích mở Word 2003 mà khơng cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, chọn Word 97-2003 Document) Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng Word 2003, nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK Hình 3.3: Định dạng văn 2.1.2.Mở văn tạo sẵn Tương tự Word 2007, phím tắt mở tài liệu có sẵn Ctrl+O Chúng ta vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open Hình 3.4: Mở văn tạo sẵn 2.1.3 Lưu văn soạn thảo Để ghi tài liệu lên đĩa có cách sau: + Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save 10 b Chèn cột Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column + Nếu chọn Insert Left: cột chèn vào nằm bên trái chứa ô hành + Nếu chọn Insert Right: dòng chèn vào nằm bên phái chứa hành 1.3.3 Xóa dịng/cột bảng Để xóa dịng/cột thực bước: - Chọn dịng/cột cần xóa - Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column, chọn nút Delete + Delete Row: Xóa dịng + Delete Column: Xóa cột 1.3.4 Kết nối ô/ tách ô Kết nối ô Thực bước: - Chọn ô cần kết nối với (các ô cần trộn) - Nhấp chuột vào thẻ Layout → nhóm Merge, chọn Merge cells Tách Thực bước: - Chọn ô cần tách - Nhấp chuột vào thẻ Layout→ nhóm Merge, chọn Split cells xuất hộp thoại Hình: Chia tách Tính toán xếp liệu bảng 2.1 Sắp xếp liệu bảng Bôi đen liệu cần xếp chọn thẻ Layout chọn Sort Xuất hộp thoại Sort 40 Chọn cột cần xếp mục Sort by Chọn kiểu xếp: - Ascending: xếp tăng dần - Descending: xếp giảm dần Trong trường hợp cột trùng muốn tiếp cột chọn cột mục Then by nhấn OK 2.2 Tính tốn liệu bảng Đối với phần mềm Microsoft Word thao tác với bảng biểu, liệu ô số, ta thực số phép tốn đơn giản tính Tổng (sum), Tích (Product), trung bình (average) số nhờ hàm có sẵn Để thực tính tốn, thực bước sau: - Nhấp chuột vào mà muốn xuất kết tính tốn - Nhấp chuột vào thẻ Layout→ Data, chọn Formula…, xuất hộp thoại: Kích chọn hàm + Xóa hàm có Formula, hàm khơng u cầu ( khơng xóa dấu ) + Nhấp vào mũi tên ô Paste function, để chọn hàm thích hợp Lưu ý: Đối số hàm là: Above: muốn tính tốn ô nằm cột so với ô kết Below: Nếu muốn tính tốn ô nằm cột so với ô kết Left: Nếu muốn tính tốn ô nằm bên trái cột so với kết Right: Nếu muốn tính tốn ô nằm bên phải cột so với ô kết - Nhấp nút OK để thực việc tính tốn BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD KIẾN THỨC Câu 1: Trình bày cách tạo bảng biểu mới? Câu 2: Trình bày thao tác bảng biểu(chèn/xóa dịng cột tách/ kết nối ơ),định dạng đường viền cho bảng? Câu 3: Trình bày công dụng thẻ Design layout? KỸ NĂNG: 41 A YÊU CẦU : Gõ trình bày văn sau lưu lại với tên TH04A.DOC Hướng dẫn thực hành Nhắp chuột công cụ TAB (bên trái thước) vài lần đến xuất loại tab , , theo yêu cầu Nhắp chuột mốc dừng cần đặt thước tab NHƯ : Đặt tab (center tab) vị trí 1.25 4.5 cho “Cơng ty “ “Cộng hòa “ - Dòng tiêu đề Đặt mốc tab vị trí mốc dừng Đặt right tab vị trí 5.88 thước Tiếp tục đặt Decimal tab vị rí 2.75, 3.5 4.25 trước gõ “Mặt hàng “ Dùng lệnh format / tab chọn tab đặt leader nhắp chọn nút set Tiếp tục chọn tab 5.88 đặt leader nhắp chọn nút set Cuối nhắp chọn OK Quét chọn từ dòng “1 Hải sản ” đến hết dòng “Da cá sấu “ để kẻ đường viền đường viền : dùng lệng format / borders and shading Cơng ty xuất nhập Cộng hịa xã chủ nghĩa việt Nam TP Hồ Chí Minh Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÌNH HÌNH XUẤT NHẬP KHẨU tháng đầu năm 2000 MẶT HÀNG ĐVT QUÝ QUÝ CỘNG GHI CHÚ Hải sản chế biến : Tôm đông lạnh Tấn 23.50 115.73 139.23 Thị trường Nhật Tôm khô Kg 2500 3100 5600.00 70% sang Nhật Bong bóng cá Kg 688.85 1200.1 1888.95 Hồng Kông Khô mực Kg 3570 5000 8570.00 Nhật Súc sản, gia cầm chế biến : Vịt đông lạnh Con 3000 6500 9500.00 Châu Âu Da Bò thuộc m 2500.55 3123.3 5623.85 Pháp Da Cá Sấu m 250.6 423.15 673.75 Châu Âu B YÊU CẦU : Gõ trình bày văn theo mẫu sau va lưu lại với tên TH04B.DOC HƯỚNG DẪN : - Dùng lệnh :insert/table / insert table TRUỜNG CAO ÐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ NGOẠI NGỮ CHIÊU SINH CÁC LỚP TIN HỌC THỨ THỨ 42 HAI - TƯ - SÁU 7g 30 - 9g30 : Tin học CB SÁNG (10/05) 9g30 - 11g30 : Foxpro CB (10/05) BA - NĂM - BẢY 7g30 - 9g30 : Tin học VP (11/05) (windows - winword - excel) 9g30 - 11g30 : pascal NC (15/05) 13g30 - 15 g30 : foxpro NC (19/05) 15g30 - 17g30 : Tin học CB (15/05) 18g - 20 g : Foxpro CB (21/05) 13g30 - 15 g30 : Pascal CB CHIỀU (14/05) 15g30 - 17g30 : Foxpro NC (19/05) 18g - 20 g : Tin học VP TỐI (18/05) (windows - winword excel) STT HỌ TÊN NGUYỄN T KIM ÁNH NGUYỄN KIM LINH LÊ HỒNG NHUNG NGÔ THỊ LANH WORD EXCEL ACCESS 10 6 43 6 TRUN G BÌNH ĐIỂM TỔNG CỘN G TỔNG HỢP TÌNH HÌNH GHI DANH CÁC LỚP TIN HỌC KHÒA KHÒA KHÒA KHÒA LỚP HỌC TỔNG SỐ 1/1998 1/1999 1/2000 1/2001 100 120 160 150 530 TH CănBản 50 70 150 250 520 ĐT Văn Phòng 10 15 25 25 75 Foxpro 15 15 20 15 65 Pascal 0 5 C++ 50 50 60 50 210 Windows 100 200 200 200 700 Winword 70 80 100 140 390 Excel 10 10 15 10 45 Corel Draw 0 10 30 40 Access 10 10 30 Auto CAD 409 566 750 885 2610 TỔNG SỐ 37,18 51,45 68,18 80,45 109,34 TRUNG BÌNH Tổng Số Học Viên : 12 15 20 21 6,67 NGUYỄN THỊ PHÚC 44 24 BÀI BẢO MẬT VÀ IN ẤN Mã bài: MĐ10-05 Giới thiệu: In ấn việc quan trọng, đặc biệt người học word, chưa có nhiều kỹ in ấn Qua chức này, giúp ta biết cách bảo mật file văn bản, quan sát cấu trúc trang in, nội dung chi tiết trang in Qua có điều chỉnh hợp lí, kịp thời tài liệu để in có kết ý muốn Mục tiêu: - Thực thao tác tạo mật cho văn - Chọn lựa chế độ hiệu chỉnh trước in ấn - Thực thao tác trộn văn - Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: Bảo mật Mục tiêu: Bảo vệ độ an toàn cho văn mật Tạo Password cho văn bản: + Tại thẻ File, chọn Info, chọn Protect Docunment, chọn Encrypt with Password + Tại hộp Encrypt Documnent gõ vào Password, sau chọn OK + Tại hộp Confirm Password, Gõ lại Password nhấn chọn OK Hình 5.1: Hộp thoại tạo Password Định dạng trang in 2.1 Thiết lập Page Setups Mỗi tạo file mới, cửa sổ văn có sẵn trang giấy trắng để bắt đầu soạn văn (thường giấy letter giấy A4) - Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên góc phải để mở hộp thoại Page Setup 45 Hình 5.2: Chọn nhóm Page Setup Chọn loại giấy – Tab Paper - Paper Size : chọn loại giấy, Nhấp thước tương ứng width height, chọn Custom phải cho số đo Nhấp thước giấy width height Hình 5.3: Hộp thoại chọn loại giấy in(Paper) Đặt lề cho trang in Hình 5.4:Đặt lề trang giấy - Top : Lề bên trang in - Bottom : Lề bên trang in - Left : Lề trái trang in - Right : Lề phải trang in - Gutter : Khoảng cách dùng để đóng gáy sách From edge: Khoảng cách từ mép tờ giấy đến header footer - Orientation : chọn hướng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang - Mirror margins : Đặt lề đối xứng Nếu lệnh có dùng, giấy phân biệt có trang lẻ trang chẵn (Odd and Even), thường áp dụng để in sách 2.2 Thiết lập tiêu đề trên, tiêu đề cho trang văn Các văn giáo trình dạy học, tài liệu, chuyên đề, báo cáo, v.v thường phải có thơng tin mang tính hướng dẫn, xuất xứ như: Tên chuyên đề, người thực hiện, số trang, người hướng dẫn, v.v Các thông tin thường đặt đầu trang chân trang (Header and Footer) Tại thẻ Insert → nhóm Header & Footer, nhấn nút Header hay Footer 46 Hình: Hình tạo Header & Footer - Menu xổ xuống với Header, Footer mẫu cần chọn - Nhập nội dung cho Header hay Footer - Nhấn đúp chuột vào vùng nội dung trang, Header/ Footer áp dụng cho toàn trang tài liệu In tài liệu 3.1 Xem tài liệu trước in Cách 1: chọn biểu tượng Print Priview Quick Access (nếu có) Cách 2: Để in ấn Word 2010 bạn vào thẻ File > Print nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, dễ nhận thấy phần xem trước trang in khơng cịn giống trước 3.2 In tài liệu -Thẻ File, chọn Print Hình 5.5 : In tài liệu 47 - Copies: chọn số in - Printer : chọn tên máy in tương ứng cài đặt Windows Nếu máy in sử dụng khơng có tên danh sách (nghĩa chưa khai báo) phải thực bước sau: o Nhắp Start, chọn Settings nhắp Printers o Nhắp đúp vào biểu tượng Add Printer o Thực bước cài đặt máy in chức Add Printer Wizard - Pages : in số trang chọn lựa cách gõ số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách trang rời, dấu gạch nối “-“ để in trang liên tiếp Trộn văn Mục tiêu: - Xác định dạng văn cần thực trộn thư - Thực thành thạo thao tác trộn thư 4.1 Các khái niệm Trong thực tế, cần phải in văn gởi cho nhiều người chẳng hạn thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, tốt nghiệp Thay phải gõ thơng tin người vào nội dung giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta dùng cơng cụ Mail Merge để giải vấn đềtrên cách nhanh chóng 4.1.1 Tập tin data source Một file chứa liệu nguồn thường trình bày dạng bảng biểu đơn giản table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng nội dung ô 4.1.2 Tập tin main document Một file văn mẫu trình bày hồn chỉnh 4.2 Trộn thư Bước Tạo tập tin Main WORD sau Công Ty TNHH XYZ 999 Pasteur, Q.1, TP.HCM 8223344 Ngày 30 tháng năm 2012 THƯ MỜI Kính gởi: Sinh năm: Địa chỉ: Mời xếp thời gian đến dự vấn tuyển nhân cho Công ty Thời gian: giờ, ngày Địa điểm: Giám đốc Trần Văn B 48 Bước Tạo tập tin nguồn liệu Excel với cột có tên tương ứng Bước Trên tập tin Main Word Chọn Start Mail Merge tab Mailings sau chọn Step by Step Mail Merge Wizard Trình Wizard mở cửa sổ bên phải tài liệu Cửa sổ di chuyển chuột đến vị trí hình thay đổi kích cỡ Để thực mail merge cần phải qua bước, làm theo hướng dẫn cách chọn tùy chọn phù hợp nhấn Next hộp thoại, muốn quay lại nhấn vào Previous Trong mục Select document type chọn sẵn Letters Chọn Next qua bước Trong mục Select starting document chọn sẵn Use the current document Chọn Next qua bước Hình 5.6: Các bước thực Mail Merge Trong mục Select recipients nhấn nút Browse Chọn va mở file danh sách excel lưu Chọn Sheet1, OK Hình 5.7: Chọn file để lấy liệu Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta loại bỏ trích lọc hàng không muốn tạo thư mời Nhấn OK 49 Nhấn Next qua bước Hình 5.7: Thực bước 4, 5, Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items… Đặt trỏ text vị trí xác định văn mẫu, nơi cần chèn liệu vào, l ần lượt chèn field vào main document sau: Hình 4.8: Chèn Fiel cần Merge Nhấn nút Next sang bước thứ Chọn Print muốn in thư mời trực tiếp máy in, chọn Edit indidual letters muốn xem trước thư mời văn Trong hộp thoại Merge to New Document chọn tạo tồn thư mời có danh sách chọn tạo thư mời cho số người Hinh 5.9: Hộp thoại lựa chọn để xuất thông tin sau Trộn liệu 50 BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD KIẾN THỨC Câu 1: Trình bày bước cách thực trộn văn bản? Câu 2: Giả sử có văn thuctap.doc Hãy thực yêu cầu sau: - Xem văn trước in - In trang chẵn - In trang lẻ - In tất trang - In thuctap.doc Câu 3: Trình bày chức hộp thoại Page Setup? KỸ NĂNG: YÊU CẦU : Dùng chức trộn văn để in giấy định lương 51 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập - Tự - Hạnh phúc TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ Số : 1234/TCCB-QĐNL Đà Nẵng, ngày tháng năm 2018 QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG V/v nâng bậc lương cho nhân viên HIỆU TRƯỞNG - Căn Nghị định số 25/CP ngày 23/05/1993 Chính phủ ban hành tạm thời chế độ tiền lương Cơng chức, viên chức hành chính, nghiệp; - Căn Thông tư số 04/1999/TT-TCCP ngày 20/03/1999 Ban Tổ chức Cán Chính phủ, hướng dẫn thực Nghị định số 95/1998/NĐ-CP Chính phủ tuyển dụng, sử dụng quản lý công chức; - Theo đề nghị Ông/Bà Trưởng phòng TCHC QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nâng bậc lương cho Ông (Bà): Đơn vị : : số: lương lưu vào file có tên 1) SoạnNgạch danh sách nhân viên đượcMã nâng “DanhSachNangLuong.doc” Từ hệ số : Từ Mã Từ Lên Họ tên Tên ngạch kể từ ngày hệ Tên đơn vị TT Lên hệ số: ngạch ngày hệ số số Điều 2: Ơng (Bà) có tên điều chịu trách nhiệm thi hành định Phòng hành Lê Văn Thành Chuyên viên 1003 2.67 1/10/11 3.0 Chun viên 11/10/1 Phịng hành Ngơ Văn Hiền 1002 3.0 3.33 HIỆU TRƯỞNG chính Nguyễn Văn Chuyên viên Phòng thiết Nơi nhận: 1001 5.08 15/5/11 5.42 Liêm cao cấp bị - Như điều 11/12/1 Phòng kỹ Phạm Minh Kỹ sư 6033 3.33 3.33 thuật - Lưu VT, TCHC Chuyên viên 1002 Phịng quản Lê Lân 5.08 15/4/11 5.42 trị Nguyễn Phòng tài Chuyên viên 1003 3.66 5/9/11 3.99 Hương 52 Soạn mẫu sau lưu với tên QĐNangLuong.doc thực trộn QĐ nâng lương tự động cho nhân viên Tạo PassWord 123456 cho file QĐNangLuong.doc cho file In file QĐNangLuong.doc 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nhóm biên dịch tri thức thời đại, Tin học văn phòng, Năm 2005 [2] TS Thạc Đình Cường , Tin học văn phịng, Nhà xuất bản: Giáo dục, năm 2005 [3] Nguyễn Đình Tuệ, Hồng Đức Hải, Giáo trình lý thuyết thực hành Tin học văn phòng, Nhà xuất lao động xã hội , Năm 2006 [4] Nguyễn Thành Thái, Tự học thực hành word 2010 cho người bắt đầu, Nhà xuất Thanh niên, Năm 2010 [5] Microsoft Office 2010 dành cho người tự học, Nhà xuất Thông tin truyền thông, Năm 2010 [6] Phan Quang Huy Võ Duy Thanh Tâm, 100 thủ thuật Excel 2010, Nhà xuất Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, Năm 2010 [7] VNI-Guide, Tự học Microsoft PowerPoint 2010 hình ảnh, Nhà xuất Thời đại, Năm 2010 54 ... CÁC LỚP TIN HỌC THỨ THỨ 42 HAI - TƯ - SÁU 7g 30 - 9g30 : Tin học CB SÁNG (10/05) 9g30 - 11g30 : Foxpro CB (10/05) BA - NĂM - BẢY 7g30 - 9g30 : Tin học VP (11/05) (windows - winword - excel)... chính: Giới thiệu Microsoft Word Mục tiêu: - Giới thiệu giao diện, chức tab menu 1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn MS Word Chương trình soạn thảo văn Microsoft WinWord hay gọi tắt MS Word phần mềm... ; in hoa - Văn bản: Trình bày theo mẫu với lề first line = 0.5 inches, canh liệu: justify Lưu văn lại với tên TH02.DOC TRƯỜNG CAO ÐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ NGOẠI