Vài nét về thực trạng tài liệu và tư liệu lưu trữ bị hư hỏng hiện nay

THỰC TIẾN - KINH Số 2/2006 NGHIỆM VAI NET VE THỰC TRẠNG TÀI LIỆU VÀ TƯ LIỆU LƯU TRỮ BI HU HONG HIỆN NAY Nguyễn Đăng Khải Giám đốc Trung tâm Tu bồ phục chế TLLT iét Nam nằm đới, mùa, vùng nóng, khí gió mưa hậu nhiệt nhiều, độ năng, ẩm cao Do đặc điểm khí hậu vậy, cộng với điều kiện sở vật chất bảo quản tài liệu, tư liệu nhiều bắt cập tác nhân người gây ra, khiến cho nhiều tài liệu, tư liệu bảo quản kho lưu trữ bị hư hỏng nặng xuống cấp ngày trầm trọng Hiện nay, số kho lưu trữ có phận lớn tải liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng; khó có khả phục hồi được, có tài liệu đặc biệt q, Nơm; như: Mộc Tài bản; liệu Hán Số bộ; Sử thi Tây Nguyên; tài liệu cột mốc biên giới, tài liệu CCRĐ, sửa sai; nói, viết Chủ tịch Hồ Chí Minh v.v Để nắm cách tương đối đầy đủ, xác tình trạng tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng đưa giải pháp tu bổ phục ché-kha thi, can phải tiến hành khảo thực tế tình hình tài liệu bộ, quan Trung ương địa “Một tài liệu bị hư hỏng Trung tâm LÍOGTH tài liệu, tư liệu năm phạm vi toàn quốc Trước mắt, cần có giải pháp kịp thời, cấp bách để cứu vãn tài liệu bị hư hỏng nặng ngày xuống cấp, tài liệu, tư liệu lưu trữ đặc biệt quý hiểm bảo quản lưu trữ cấp Xuất phát từ mục này, năm 2005, trữ tiến hành khảo quan Văn Đó ià: phịng 12 chức Lưu trữ Cục Trung Lưu hội Việt Nam; Viện tượng Thuỷ văn; Bộ quan sát thực tế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng 16 tiến hành xây dựng Đề án tu bổ, phục chế tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu phương Trên sở kết sát, đích Trung Đảng; khảo hư hỏng theo kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, kế hoạch hàng Văn trữ vương phòng Quốc hội; Viện Khoa học xã Khí Lao động thương binh Xã hội; Bộ Khoa học Công nghệ; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia ll Trung tâm Khí tượng Thuỷ văn Quốc gia; Bộ Bưu viễn thơng; Ban Tơn giáo Chính phủ, Tổng cục: Thống kê, Trung tâm Lưu trữ tỉnh: Lào Cai, p Bai, Thanh Hố, Quảng Bình Lâm Đồng i- THỰC TRẠNG TINH HÌNH TÀI LIỆU, TƯ LIỆU KHẢO SÁT TẠI CÁC KHO LƯU TRỮ Tài liệu lưu trữ: Về số lượng: Khối tài liệu khảo sát 16 quan gồm: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; 10 bộ, quan Trung ương tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Tổng số tài liệu khảo sát bao gồm: Thực tiễn - Kinh nghiệm - Tài liệu giấy: 19.875,7 mét (trong đó, chính: 19,446 khoa học kỹ mét, tài liệu 119.4 mét nhân, mét), tài liệu hành mét, tài liệu thuật: 259,3 chuyên mơn tải liệu cá gia đình, dịng họ: 51 - Tài liệu ghi hinh: 1.220 cuộn phim, 629 cuộn băng Video 499 đĩa CD, DVD ; - Tài liệu ghi âm: 7.546 cuộn bang Cassette va 4.756 đĩa ghi âm; - Tài liệu ảnh: 63,092 ảnh 48.721 phim; - Tài liệu khác: + Bản đồ: + Tài liệu khảo sát: 23.296 tờ; 10 Tài năm 1868, khối tài liệu Mộc có khắc gỗ thị, có niên đại sớm nhất, bảo quản kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Il, Thanh phố Hồ Chí Minh Thời gian phổ biến khối tài liệu khảo hết có từ năm nam 2005 Vật mang tin: sát hầu 1976 đến Tài liệu khảo sát 16 quan, hầu hết vật mang tin giấy cơng nghiệp, giây pơluya, giấy dó, số in giấy nứa, giấy in ánh sáng, chất liệu khác 16/16 quan giấy Croki Cụ thể: có tài liệu giấy cơng nghiệp, 16/16 quan có tài liệu giấy pơluya, 9/16 quan có tài liệu giấy Croki thuộc 2/16 quan có tài liệu chất liệu khác Khổ giấy: Khối tài liệu khảo sát hầu hết duoc in khổ A4, A3 A0; số in khổ giấy A2, A1 khổ A4 có 16/16 giấy khác Cụ quan, tai thể: tài liệu in khổ giấy liệu in khổ giấy A3 có 11/16 quan, quan, tài liệu tài liệu in khổ giấy A2 có 3/16 in khổ khổ giấy khác có 6/16 thời gian sớm cịn giữ thời ánh sáng, 3/16 quan bản: liệu có tài Nếu 8/16 quan tải liệu in quan Nhóm, loại tài liệu có giá trị đặc biệt q, hiếm: phan theo nhóm gia Nếu trị, tồn khối tài liệu khảo sát, tài liệu quan, đơn vị hình thành phơng có vị trí, vai trị, chức năng, chiếm bút nhiệm hoạt tích vụ quan trọng động xã hội 47,90%; tài liệu nhân có vật lịch sử chiếm 0,79 %; tài liệu đặc biệt quý, chiếm 7,10% Tài liệu quý, bao gồm: tài liệu Mộc bản, Số bộ; tài liệu Hán Nôm; sử thi Tây Nguyên; tài liệu cột mộc biên giới; tài liệu Cải cách ruộng đất, sửa sai; nói, viết Di chúc Chủ tịch Hồ Chí Minh; văn kiện Đảng Cộng sản Việt Nam từ ngày V.V thành lập đến phân theo thời kỷ lịch sử đất nước, tài liệu quan có tài liệu giấy in 1.538 mét Về thời gian tài liệu liệu giấy dó, 6/16 quan có tài liệu giấy nứa, 3/16 giấy A1 có 4/16 quan, tài liệu in khổ giấy A0 có mét Mộc Số 2/2006 kỳ phong kiến chiếm 0,94 %; tài liệu thời kỳ Pháp chiếm thời kỳ 5,02; tài liệu Mỹ nguy chiếm 343%, tài liệu thời kỳ VNDCCH va CHXHCNVN chiếm 90,6% Tư liệu lưu trữ: liệu Về số lượng: Toàn tư lưu trữ khảo sát 16 quan gồm: 10 mét 6.442 An phẩm định kỳ; 64.861 đầu sách tư liệu, 30 mét 20.083 quyền báo loại, 25 521 tạp chí 1.560 tư liệu khác Về thời gian: Thời gian tư liệu lưu trữ sớm giữ từ kỷ 10 Đây khối tư liệu có niên đại sớm nhất, bảo quản kho tư liệu Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Thời gian phổ biến tư liệu từ năm 1976 đến năm 2005 Như vậy, giữ sớm so với thời gian tài liệu lưu trữ nam từ 1868, thi tu liệu có thời gian som nhat giữ sớm nhiều, gần kỷ Loại giấy: Loại giấy tư liệu lưu trữ hầu hết in giấy công nghiệp, số khác in giấy pơluya giấy dó Loại tư liệu in giấy cơng nghiệp có 12/16 quan, in giấy pơluya có 4/16 quan va duoc in quan giấy dó Khổ giấy: khảo có 4/16 Khối sát tư liệu phần lớn 13 Thực tiễn - Kinh nghiệm in khổ giấy 19 x 24 khỗ A4, số lại in khổ giấy 15 x 19, khổ giấy báo khổ giấy khác Cụ thể: Tư liệu in khổ giấy 19 x 24 có 7/16 quan, 8/16 giấy quan, in 15 in có 2/16 khổ giấy A4 có quan, in khổ x 24 có 5/16 khổ giấy báo quan in khổ giấy khác có 4/16 quan Tỉnh trạng đóng tư liệu: Đa số tư liệu bảo quản lưu trữ có tỉnh trạng kho đóng quyền cịn tốt, số bi mat gáy mat bìa Cụ thể: tư liệu lưu trữ cịn tốt chiếm 77,1%; tình trạng gát chiếm 10,2% long bìa chiếm 12,37% Nếu chia theo thời kỳ lịch sử đất nước, tư liệu lưu trữ thời kỳ trước cách mạng tháng 8/1945 chiếm 3,89%; thời kỳ 1945 - 1954 chiếm 4,44%; thời kỳ 1955 1975 chiếm 10,8%; thời kỳ tty 1976 đến chiếm 80,9% Tình trạng hư hỏng tài liệu tư liệu lưu trữ: liệu đều: Phần lớn tài liệu tư lưu trữ khảo - nắm, mốc: 31,9%; - vón cục: 1,3%; - dính bết: 1,98%; - mục, nát: 2,53%; - giịn, gẫy: 11,7%; - mờ, khó đọc: 12,0%; - nhoè chữ: 4,81% Như vậy, tỉnh trạng tài liệu tư liệu lưu trữ bảo quản lưu trữ bị nhiễm axit phổ biến, nhiều nơi tỷ lệ nhiễm axít chiếm 100% (như: Văn phịng Quốc hội, Ban Tơn giáo động hội, Chính Thương Tổng UBND Quang tỉnh Binh phủ, Bộ cục binh Thống Thanh ) Tinh Lao Xã kê, Hố, trang lưu trữ ngày quan Đảng, nhà nước tầng lớp xã hội quan tâm, khai thác sử dụng CÁC ll- KIÊN CƠ NGHI QUAN CÓ quan quản kho lưu trữ; như: Viễn Bộ thống Bưu (chiếm 70%); Viện Khí tượng Thuỷ văn (chiếm 90%), Trung tâm Khí tượng Thuỷ văn - Bộ Tài nguyên UBND Mơi trường (82%); tỉnh Quảng Bình (chiếm 70%) v.v Nếu tính bình qn chung cho 16 quan tiến hành khảo sát, tỷ lệ tài liệu, tư liệu bị nắm, TÀI án có giải pháp cứu nguy khối tài liệu quý, hiểm bị hư hỏng, xuống chiếm tỷ lệ lớn số CUA LIỆU, TỰ LIỆU LƯU TRỮ ĐƯỢC KHẢO SÁT Đề nghị quan có thẩm quyền sớm lập Đề tài liệu, tư liệu bị nắm, mốc cấp nghiêm trọng bảo Cần có kế hoạch đầu tư kinh phí cho việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ phim, ảnh phản ánh thời ky phương lịch sử từ năm địa 1953 đến 1976 Vì khối tài liệu quý, hiếm, cịn giữ khơng nhiều ngày mốc chiếm 31,9% Tài liệu, có nặng; phá hoại chiếm tỷ lệ lớn (13%); bị giỏn, gẫy chiếm đến 11,7% Cơ quan quản lý nhà nước lưu trữ cần hướng dẫn thống việc xây dựng kho lưu trữ chuyên tư liệu hư hỏng côn trùng lI- TÀN SỐ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU VÀ TƯ LIỆU LƯU TRỮ có tần số sử dụng, khai thác Khoa có hàng năm lớn Tại Viện học Xã hội Việt Nam, thác tài liệu đạt 3.000 người/năm, Bộ Khoa Công nghệ đạt 1.800 ngườinăm, Trung Lưu trữ tỉnh Thanh Hoá 1.000 lượt lượt học lượt tâm đạt người năm V Tính bình qn 16 quan khảo sát, đạt 581 lượt người/năm Với tần số sử dụng, khai thác chứng tỏ tài liệu tư liệu nguy hư hỏng dụng, việc làm cấp bách, thiết thực tiền đề hạn chế việc xuống cấp, hư hỏng tăng; Tài liệu tư liệu lưu trữ số lượt người sử dụng, khai - nhiễm axit: 92,2%; - rách, thủng trùng phá hoại: 13,0%, - mực ăn: 5,31%; 14 sát Số 2/2006 tài liệu ngày gia Đề nghị quan thảm quyền duyệt cấp khoản kinh phí thường xuyên hàng năm cho địa phương để tu bổ, phục chế tài liệu bị hư hỏng xuống cấp, nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu tư liệu lưu trữ; Các quan quản lý công tác lưu trữ cần sớm ban hành Quy chế bảo quản tu bổ, phục chế tài liệu điện tử /  ... chiếm 0,94 %; tài liệu thời kỳ Pháp chiếm thời kỳ 5,02; tài liệu Mỹ nguy chiếm 343%, tài liệu thời kỳ VNDCCH va CHXHCNVN chiếm 90,6% Tư liệu lưu trữ: liệu Về số lượng: Toàn tư lưu trữ khảo sát... pháp cứu nguy khối tài liệu quý, hiểm bị hư hỏng, xuống chiếm tỷ lệ lớn số CUA LIỆU, TỰ LIỆU LƯU TRỮ ĐƯỢC KHẢO SÁT Đề nghị quan có thẩm quyền sớm lập Đề tài liệu, tư liệu bị nắm, mốc cấp nghiêm... 4,81% Như vậy, tỉnh trạng tài liệu tư liệu lưu trữ bảo quản lưu trữ bị nhiễm axit phổ biến, nhiều nơi tỷ lệ nhiễm axít chiếm 100% (như: Văn phịng Quốc hội, Ban Tơn giáo động hội, Chính Thương