THỰC TIẾN - KINH NGHIỆM
VAI NET VE
Số 2/2006
THỰC TRẠNG TÀI LIỆU VÀ TƯ LIỆU LƯU TRỮ BI HU HONG HIỆN NAY
Nguyễn Đăng Khải
Giám đốc Trung tâm Tu bồ phục chế TLLT iét Nam nằm trong
vùng khí hậu nhiệt
đới, gió mùa, năng,
nóng, mưa nhiều, độ ẩm
cao Do đặc điểm khí hậu
như vậy, cộng với điều kiện cơ sở vật chất bảo quản tài
liệu, tư liệu còn nhiều bắt
cập và những tác nhân do
con người gây ra, khiến cho
nhiều tài liệu, tư liệu hiện
đang được bảo quản tại các kho lưu trữ đang bị hư hỏng nặng và xuống cấp ngày càng trầm trọng Hiện nay, tại một số kho lưu trữ đang có một bộ phận lớn tải liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng; khó có khả năng phục hồi được, trong đó có cả những tài liệu đặc biệt quý,
hiếm như: Tài liệu Hán
Nôm; Mộc bản; Số bộ; Sử
thi Tây Nguyên; tài liệu về
các cột mốc biên giới, tài
liệu về CCRĐ, sửa sai; các
bài nói, bài viết của Chủ tịch
Hồ Chí Minh v.v
Để nắm được một cách tương đối đầy đủ, chính xác
tình trạng tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng và đưa ra được một giải pháp tu bổ phục ché-kha thi, can phải tiến hành khảo sất thực tế tình hình tài liệu ở các bộ, cơ quan Trung ương và địa
phương Trên cơ sở kết quả
khảo sát, cơ quan chức
năng sẽ tiến hành xây dựng Đề án tu bổ, phục chế
12
“Một trong những tài liệu bị hư hỏng ở Trung tâm LÍOGTH
những tài liệu, tư liệu hư hỏng theo kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, kế hoạch hàng năm trên phạm vi toàn quốc Trước mắt, cần có những giải pháp kịp thời, cấp bách để cứu vãn những tài liệu đang bị hư hỏng nặng và ngày càng xuống cấp, nhất là đối với những tài liệu, tư liệu lưu trữ đặc biệt quý hiểm hiện đang bảo quản tại
lưu trữ các cấp
Xuất phát từ mục đích
này, năm 2005, Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu
trữ đã tiến hành khảo sát
thực tế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng ở 16 cơ quan Đó ià: Cục Lưu trữ Văn phòng Trung vương Đảng; Lưu trữ Văn phòng
Quốc hội; Viện Khoa học xã
hội Việt Nam; Viện Khí tượng Thuỷ văn; Bộ Lao
động thương binh và Xã hội;
Bộ Khoa học và Công nghệ; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia ll Trung tâm Khí tượng
Thuỷ văn Quốc gia; Bộ Bưu
chính viễn thông; Ban Tôn giáo Chính phủ, Tổng cục: Thống kê, Trung tâm Lưu trữ các tỉnh: Lào Cai, Yêp Bai, Thanh Hoá, Quảng
Bình và Lâm Đồng
i- THỰC TRẠNG TINH HÌNH TÀI LIỆU, TƯ LIỆU
KHẢO SÁT TẠI CÁC KHO
LƯU TRỮ
1 Tài liệu lưu trữ:
Về số lượng: Khối tài
liệu được khảo sát tại 16 cơ
quan gồm: 1 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; 10 bộ, cơ
quan Trung ương và 5 tỉnh,
Trang 2Thực tiễn - Kinh nghiệm
- Tài liệu giấy: 19.875,7
mét (trong đó, tài liệu hành chính: 19,446 mét, tài liệu khoa học kỹ thuật: 259,3 mét, tài liệu chuyên môn 119.4 mét và tải liệu cá nhân, gia đình, dòng họ: 51 mét),
- Tài liệu ghi hinh: 1.220 cuộn phim, 629 cuộn băng
Video và 499 đĩa CD, DVD ;
- Tài liệu ghi âm: 7.546 cuộn bang Cassette va
4.756 đĩa ghi âm; - Tài liệu ảnh: 63,092 chiếc ảnh và 48.721 chiếc phim; - Tài liệu khác: + Bản đồ: 10 mét và 23.296 tờ; + Tài liệu Mộc bản: 1.538 mét
Về thời gian của tài liệu được khảo sát: Tài liệu có
thời gian sớm nhất còn giữ
được là năm 1868, đây là khối tài liệu Mộc bản được
khắc trên gỗ thị, có niên đại sớm nhất, hiện đang được
bảo quản tại kho lưu trữ của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Il, Thanh phố Hồ Chí Minh
Thời gian phổ biến của khối
tài liệu được khảo sát hầu
hết có từ năm 1976 đến
nam 2005
Vật mang tin: Tài liệu
được khảo sát tại 16 cơ quan, hầu hết trên vật mang tin là giấy công nghiệp, giây pơluya, giấy dó, một số được in trên giấy nứa, giấy in sao ánh sáng, giấy Croki và chất liệu khác Cụ thể: 16/16 cơ quan có tài liệu là
giấy công nghiệp, 16/16 cơ quan có tài liệu là giấy
pơluya, 9/16 cơ quan có tài
liệu là giấy dó, 6/16 cơ quan
có tài liệu là giấy nứa, 3/16
cơ quan có tài liệu là giấy in
sao ánh sáng, 3/16 cơ quan
có tài liệu là giấy Croki và
2/16 cơ quan có tài liệu là chất liệu khác
Khổ giấy: Khối tài liệu
khảo sát hầu hết duoc in
trên khổ A4, A3 và A0; một
số được in trên khổ giấy A2,
A1 và khổ giấy khác Cụ
thể: tài liệu in trên khổ giấy
A4 có 16/16 cơ quan, tai
liệu in trên khổ giấy A3 có 11/16 cơ quan, tài liệu in trên khổ giấy A2 có 3/16 cơ
quan, tài liệu in trên khổ
giấy A1 có 4/16 cơ quan, tài liệu in trên khổ giấy A0 có
8/16 cơ quan và tải liệu in
trên khổ giấy khác có 6/16
cơ quan
Nhóm, loại tài liệu có giá
trị đặc biệt quý, hiếm: Nếu phan theo nhóm gia trị,
trong toàn bộ khối tài liệu đã
khảo sát, tài liệu của những cơ quan, đơn vị hình thành phông có vị trí, vai trò, chức
năng, nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động xã hội
chiếm 47,90%; tài liệu có bút tích của các nhân vật
lịch sử chiếm 0,79 %; tài liệu đặc biệt quý, hiếm chiếm 7,10% Tài liệu quý, hiếm bao gồm: tài liệu Mộc
bản, Số bộ; tài liệu Hán Nôm; sử thi Tây Nguyên; tài liệu về cột mộc biên giới; tài liệu về Cải cách ruộng đất, sửa sai; các bài nói, bài viết và Di chúc của Chủ tịch Hồ Chí Minh; các văn kiện của Đảng Cộng sản Việt Nam từ ngày thành lập đến nay V.V Số 2/2006 Nếu phân theo thời kỷ
lịch sử của đất nước, tài liệu
thời kỳ phong kiến chiếm
0,94 %; tài liệu thời kỳ Pháp
thuộc chiếm 5,02; tài liệu
thời kỳ Mỹ nguy chiếm
343%, tài liệu thời kỳ VNDCCH va CHXHCNVN
chiếm 90,6%
2 Tư liệu lưu trữ:
Về số lượng: Toàn bộ tư
liệu lưu trữ được khảo sát
tại 16 cơ quan gồm: 10 mét và 6.442 cuốn An phẩm định kỳ; 64.861 đầu sách tư liệu, 30 mét và 20.083 quyền báo các loại, 25 521 cuốn tạp chí và 1.560 quyển tư liệu khác
Về thời gian: Thời gian của tư liệu lưu trữ sớm nhất còn giữ được là từ thế kỷ 10 Đây là khối tư liệu có
niên đại sớm nhất, hiện đang được bảo quản tại kho tư liệu của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Thời gian
phổ biến của tư liệu là từ năm 1976 đến năm 2005
Như vậy, nếu so với thời
gian của tài liệu lưu trữ còn giữ được sớm nhất là từ nam 1868, thi tu liệu có thời gian som nhat con giữ được sớm hơn rất nhiều, gần một thế kỷ
Loại giấy: Loại giấy của tư liệu lưu trữ hầu hết được in trên giấy công nghiệp, một số khác được in trên giấy pơluya và giấy dó Loại tư liệu được in trên giấy
công nghiệp có 12/16 cơ quan, in trên giấy pơluya có 4/16 cơ quan va duoc in
trên giấy dó có 4/16 cơ
quan
Khổ giấy: Khối tư liệu
Trang 3Thực tiễn - Kinh nghiệm Số 2/2006
được in trên khổ giấy 19 x
24 và khỗ A4, số còn lại
được in trên khổ giấy 15 x 19, khổ giấy báo và khổ giấy
khác Cụ thể: Tư liệu in trên khổ giấy 19 x 24 có 7/16 cơ
quan, in trên khổ giấy A4 có 8/16 cơ quan, in trên khổ giấy 15 x 24 có 5/16 cơ quan, in trên khổ giấy báo
có 2/16 cơ quan và in trên
khổ giấy khác có 4/16 cơ
quan
Tỉnh trạng đóng quyển tư liệu: Đa số tư liệu hiện
đang bảo quản tại các kho lưu trữ có tỉnh trạng đóng quyền còn tốt, một số bi mat gáy và mat bìa Cụ thể: tư liệu lưu trữ còn tốt chiếm
77,1%; tình trạng mất gát chiếm 10,2% và long bìa chiếm 12,37%
Nếu chia theo thời kỳ
lịch sử của đất nước, tư liệu
lưu trữ thời kỳ trước cách mạng tháng 8/1945 chiếm 3,89%; thời kỳ 1945 - 1954 chiếm 4,44%; thời kỳ 1955 - 1975 chiếm 10,8%; thời kỳ tty 1976 đến nay chiếm 80,9% 3 Tình trạng hư hỏng của tài liệu và tư liệu lưu trữ:
Phần lớn tài liệu và tư
liệu lưu trữ được khảo sát đều: - nhiễm axit: 92,2%; - nắm, mốc: 31,9%; - rách, thủng do côn trùng phá hoại: 13,0%, - do mực ăn: 5,31%; - vón cục: 1,3%; - dính bết: 1,98%; - mục, nát: 2,53%; - giòn, gẫy: 11,7%; - mờ, khó đọc: 12,0%; - nhoè chữ: 4,81%
Như vậy, tỉnh trạng tài liệu và tư liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại các lưu
trữ bị nhiễm axit khá phổ
biến, nhiều nơi tỷ lệ nhiễm
axít chiếm 100% (như: Văn phòng Quốc hội, Ban Tôn
giáo Chính phủ, Bộ Lao
động Thương binh và Xã hội, Tổng cục Thống kê, UBND tỉnh Thanh Hoá, Quang Binh .) Tinh trang
tài liệu, tư liệu bị nắm, mốc
chiếm tỷ lệ lớn tại một số cơ
quan như: Bộ Bưu chính Viễn thống (chiếm 70%);
Viện Khí tượng Thuỷ văn (chiếm 90%), Trung tâm Khí tượng Thuỷ văn - Bộ Tài nguyên Môi trường (82%); UBND tỉnh Quảng Bình
(chiếm 70%) v.v Nếu tính
bình quân chung cho 16 cơ
quan đã tiến hành khảo sát,
tỷ lệ tài liệu, tư liệu bị nắm,
mốc chiếm 31,9% Tài liệu,
tư liệu hư hỏng do côn trùng phá hoại chiếm tỷ lệ khá lớn (13%); bị giỏn, gẫy cũng chiếm đến 11,7% lI- TÀN SỐ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU VÀ TƯ LIỆU LƯU TRỮ Tài liệu và tư liệu lưu trữ có tần số sử dụng, khai thác
hàng năm rất lớn Tại Viện
Khoa học Xã hội Việt Nam,
số lượt người sử dụng, khai
thác tài liệu đạt 3.000 lượt người/năm, tại Bộ Khoa học và Công nghệ đạt 1.800 lượt ngườinăm, tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thanh Hoá đạt
trên 1.000 lượt người năm
.V Tính bình quân 16 cơ quan đã khảo sát, đạt 581
lượt người/năm Với tần số
sử dụng, khai thác trên chứng tỏ tài liệu và tư liệu
lưu trữ ngày càng được các cơ quan Đảng, nhà nước và các tầng lớp xã hội quan tâm, khai thác sử dụng
ll- KIÊN NGHI CUA CÁC CƠ QUAN CÓ TÀI
LIỆU, TỰ LIỆU LƯU TRỮ ĐƯỢC KHẢO SÁT
1 Đề nghị các cơ quan có thẩm quyền sớm lập Đề
án và có giải pháp cứu nguy khối tài liệu quý, hiểm đang bị hư hỏng, xuống cấp nghiêm trọng hiện đang bảo quản tại các kho lưu trữ;
2 Cần có kế hoạch và
đầu tư kinh phí cho việc tu
bổ, phục chế đối với tài liệu
lưu trữ phim, ảnh phản ánh thời ky lịch sử của địa
phương từ năm 1953 đến
1976 Vì đây là khối tài liệu quý, hiếm, hiện còn giữ
được không nhiều và ngày
càng có nguy cơ hư hỏng nặng;
3 Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần hướng dẫn thống nhất việc xây dựng kho lưu trữ chuyên
dụng, đây là việc làm cấp bách, thiết thực và là tiền đề hạn chế việc xuống cấp, hư
hỏng tài liệu ngày càng gia tăng;
4 Đề nghị các cơ quan có thảm quyền duyệt cấp
một khoản kinh phí thường xuyên hàng năm cho các địa
phương để tu bổ, phục chế
tài liệu bị hư hỏng và xuống cấp, nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu và tư liệu lưu trữ;
5 Các cơ quan quản lý
công tác lưu trữ cần sớm ban hành Quy chế bảo quản và tu bổ, phục chế tài liệu