BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Số 939/QĐ BTTTT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2010 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công[.]
BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Số: 939/QĐ-BTTTT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2010 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông BỘ TRƯỞNG BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Căn Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04/4/2001; Căn Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28/12/2000; Căn Nghị định số 187/2007/NĐ-CP ngày 25/12/2007 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Thông tin Truyền thông; Căn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ Quản lý sử dụng dấu Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 Bộ trưởng Bộ Công an Quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định 58/2001/NĐ-CP Quản lý sử dụng dấu sửa đổi bổ sung số điều theo Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2009 Chính phủ cơng tác lưu trữ; Căn Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Căn Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp; Theo đề nghị Chánh Văn phòng Bộ, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thơng Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng quan, đơn vị cán bộ, công chức, viên chức trực thuộc Bộ Thông tin Truyền thông chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Văn phòng Chính phủ; - Bộ trưởng Thứ trưởng; - Đảng ủy, Cơng đồn, Đồn TNCSHCM Bộ; - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; - Website Bộ; - Lưu VT, VP BỘ TRƯỞNG (Đã ký) Lê Doãn Hợp BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG - CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông (Ban hành kèm theo Quyết định số 939/QĐ-BTTTT ngày 30 tháng 06 năm 2010 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi, đối tượng điều chỉnh Quy chế quy định công tác văn thư, lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông, áp dụng thống quan, đơn vị trực thuộc Bộ Công tác văn thư, lưu trữ quy định Quy chế hiểu sau: - Công tác văn thư bao gồm công việc: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị; lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; quản lý sử dụng dấu văn thư - Công tác lưu trữ bao gồm công việc: Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, giao nộp tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trình hoạt động quan, đơn vị Điều Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông thống quản lý công tác văn thư, lưu trữ; đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Bộ Chánh Văn phịng Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng quản lý, đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Bộ trực tiếp tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ quan Bộ Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm quản lý, đạo thực công tác văn thư, lưu trữ đơn vị theo Quy chế quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Mọi cán bộ, công chức, viên chức, trình giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ, có trách nhiệm thực nghiêm chỉnh Quy chế quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Điều Tổ chức, nhiệm vụ văn thư, lưu trữ Bộ Tại Văn phòng Bộ thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ Phòng Văn thư - Lưu trữ đầu mối tiếp nhận, giải công văn đi, đến, quản lý sử dụng dấu Bộ Văn phịng Bộ; thực cơng việc liên quan đến công tác lưu trữ quan Bộ Phòng Văn thư – Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ thực nhiệm vụ, quyền hạn: a) Xây dựng trình Bộ trưởng ban hành chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định Nhà nước Bộ công tác văn thư, lưu trữ; c) Xây dựng tổ chức thực kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ Bộ; d) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; đ) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức Bộ; e) Phối hợp với Thanh tra Bộ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; g) Thực chế độ thống kê, báo cáo định kỳ đột xuất công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật h) Tổ chức sơ kết, tổng kết thực thi đua, khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ Bộ i) Tổ chức thực nhiệm vụ văn thư quan Bộ: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; - Trình chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân thực hiện; - Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải văn đến; - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; - Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký kiệu ngày, tháng ban hành; đóng dấu quan, dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); - Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Sắp xếp, bảo quản phục vụ tra cứu, sử dụng lưu văn đi; - Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức đơn vị thuộc Bộ lập hồ sơ công việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ Bộ; - Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn Bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức quan Bộ; - Bảo quản sử dụng dấu Bộ, Văn phòng Bộ loại dấu khác giao k) Tổ chức thực nhiệm vụ lưu trữ quan Bộ: - Tổ chức thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu quan Bộ; - Sắp xếp, thống kê, bảo vệ, bảo quản an toàn phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữ quan Bộ; - Giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử theo quy định pháp luật Tại đơn vị trực thuộc Bộ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, vào u cầu khối lượng cơng việc, thành lập phòng, tổ văn thư, lưu trữ bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp Nhiệm vụ cụ thể tổ chức văn thư, lưu trữ đơn vị thực theo điểm i, k khoản 1, điều Quy chế Điều Cán văn thư, lưu trữ Cán làm công tác văn thư, lưu trữ phải có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, lý lịch rõ ràng phải đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ: Tốt nghiệp đại học, cao đẳng trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ Nếu cán kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nắm vững thực quy định Quy chế Điều Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ lấy từ nguồn ngân sách nhà nước Hàng năm, Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, phận văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ lập dự trù kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ 2 Chánh Văn phòng Bộ thủ trưởng đơn vị có dấu tài khoản riêng trực thuộc Bộ có trách nhiệm bố trí kinh phí để thực hoạt động nghiệp vụ mua sắm trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ quan Bộ đơn vị Việc quản lý sử dụng kinh phí thực theo quy định pháp luật hành Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, Lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông phải tuân thủ quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước quy định Bộ Thông tin Truyền thông Điều Thống kê văn thư, lưu trữ Hàng năm, đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ lập báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ gửi Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ tổng hợp số liệu gửi báo cáo thống kê tổng hợp Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Chế độ báo cáo thống kê sở báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ thực theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê sở báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục XÂY DỰNG, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Các văn Bộ Thông tin Truyền thông ban hành bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành Hình thức văn quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông bao gồm: Thông tư, thông tư liên tịch Hình thức văn hành gồm: Quyết định, thị, quy chế, quy định, thông cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư cơng, cơng hàm Hình thức văn chuyên ngành: Giấy phép Điều Thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn Bộ thông tin Truyền thông quan, đơn vị trực thuộc Bộ ban hành phải theo thể thức kỹ thuật trình bày quy định Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; khoản điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Ký hiệu văn bản, tên viết tắt đơn vị, thể thức, trình bày văn bản, quy định kiểu chữ, cỡ chữ văn thực thống Phụ lục I – VI Công văn, công hàm Bộ gửi Đại sứ quán nước Việt Nam, tổ chức quốc tế cá nhân nước ngồi trình bày theo thơng lệ quốc tế tiếng Việt có dịch khơng thức thứ tiếng nước tương ứng mà nơi nhận văn dùng để giao dịch với quan, tổ chức Việt Nam Điện, thư giao dịch để xử lý công việc; tài liệu, văn trao đổi thông tin khơng thức viết tiếng nước ngồi tương ứng thứ tiếng thơng dụng khác Các tài liệu dự án hợp tác với nước phải trình bày tiếng Việt tiếng nước ngồi đơn vị đầu tư dự án Điều 10 Soạn thảo văn Phông chữ sử dụng để soạn thảo văn Bộ đơn vị trực thuộc Bộ phông chữ Times New Roman theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (bộ mã Unicode) Soạn thảo văn quy phạm pháp luật Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật Bộ Thông tin Truyền thông thực theo quy định pháp luật ban hành văn quy phạm pháp luật Quy chế Bộ Thông tin Truyền thơng Soạn thảo văn hành a) Căn vào nội dung, tính chất văn cần soạn thảo, Lãnh đạo Bộ thủ trưởng đơn vị giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo; b) Đơn vị, cá nhân giao soạn thảo văn bản, có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung, mức độ khẩn, mật nơi nhận văn cho phù hợp với vấn đề phải giải quyết; - Thu thập xử lý thông tin, tư liệu liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Đối với văn quan trọng trường hợp cần thiết đề xuất việc tổ chức lấy ý kiến đóng góp quan, đơn vị, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo văn Điều 11 Duyệt, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp văn thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền Bộ trưởng văn đơn vị soạn thảo để thông báo ý kiến kết luận Lãnh đạo Bộ phải thông qua Lãnh đạo Bộ trước thủ trưởng đơn vị Chánh Văn phịng Bộ ký ban hành Khi trình duyệt thảo phải đính kèm văn bản, tài liệu có liên quan Trường hợp cần bổ sung, sửa chữa thảo văn duyệt phải trình lại người ký duyệt xem xét, định Điều 12 Đánh máy, nhân Việc đánh máy, nhân văn phải đảm bảo yêu cầu sau: Văn cá nhân soạn thảo trực tiếp máy tính cá nhân, trường hợp văn cần phải có người đánh máy người giao nhiệm vụ đánh máy phải đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo người người duyệt thảo Nhân (photocopy) - Văn nhân theo số lượng thời gian quy định - Số lượng văn cần nhân xác định mục “Nơi nhận” văn bản, trường hợp văn gửi đến nhiều nơi mà “Nơi nhận” văn không liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo văn phải có phụ lục “Nơi nhận” kèm theo để lưu văn thư gửi Lãnh đạo Bộ (để báo cáo) - Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng Ngoài ra, văn đi, đơn vị phải gửi 01 báo cáo người ký văn biết Trường hợp văn Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng, đơn vị phải gửi 01 báo cáo Bộ trưởng biết Trường hợp văn thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng phải gửi 01 báo cáo Bộ trưởng 01 báo cáo Thứ trưởng phụ trách biết Giữ gìn bí mật nội dung văn q trình thực đánh máy, nhân Việc nhân văn mật thủ trưởng đơn vị định thực theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước Bộ Thơng tin Truyền thông Điều 13 Kiểm tra văn trước trình ký Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm nội dung văn trước Bộ trưởng (hoặc người đứng đầu quan, đơn vị) trước pháp luật Chánh Văn phòng Bộ có ý kiến tính hợp pháp, phù hợp với chủ trương, đường lối sách Đảng, Nhà nước nội dung chun mơn có liên quan văn quan đơn vị trực thuộc Bộ soạn thảo để trình Lãnh đạo Bộ xem xét định; phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn thủ tục ban hành văn quan Bộ Chánh Văn phòng; Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm đơn vị trực thuộc Bộ phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn đơn vị Điều 14 Ký tắt văn Văn trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành phải thủ trưởng quan, đơn vị trình ký, ký tắt vị trí sau dấu chấm kết thúc nội dung văn Trường hợp thủ trưởng quan, đơn vị ký thừa lệnh người giao nhiệm vụ soạn thảo phải ký tắt vào văn Văn thủ trưởng đơn vị ký ban hành lãnh đạo đơn vị trình ký người giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải ký tắt vị trí sau dấu chấm kết thúc nội dung văn Điều 15 Ký văn Thẩm quyền ký văn thực theo Quy chế làm việc Bộ Thông tin Truyền thông ban hành theo Quyết định số 03/2008/QĐ-BTTTT ngày 06/3/2008 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông Quy chế làm việc đơn vị Người có thẩm quyền ký văn phải ký chữ ký đăng ký giới thiệu thông báo giới thiệu chữ ký Bút ký dùng mực màu xanh sẫm; khơng dùng bút chì, bút dạ, bút mực đỏ loại mực dễ phai Không ghi học hàm học vị danh hiệu danh dự khác trước họ tên, chức vụ người ký văn Điều 16 Sao văn Các hình thức gồm: Sao y chính, trích lục Việc văn Bộ, quan khác gửi đến Bộ, Lãnh đạo Bộ Chánh Văn phòng Bộ định (riêng văn có dấu mức độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước) Việc văn đơn vị trực thuộc Bộ thủ trưởng đơn vị định Khi văn đơn vị, cá nhân phải xuất trình chính, người ký văn phải kiểm tra nội dung trước ký Hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn thực theo quy định Phụ lục số IV 4 Văn y chính, lục trích thể thức có giá trị pháp lý nh Bản chụp dấu chữ ký văn không thực theo thể thức quy định khoản Điều có giá trị tham khảo Khơng sao, chụp, chuyển phát quan ý kiến đạo Lãnh đạo Bộ thủ trưởng đơn vị Trường hợp ý kiến đạo Lãnh đạo Bộ thủ trưởng đơn vị cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải thể chế hóa văn hành Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 17 Nguyên tắc chung Giải thích từ ngữ: a) Văn đi: Là tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành (kể văn chuyển qua mạng, văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) Bộ Thông tin Truyền thông quan, đơn vị trực thuộc Bộ ban hành; b) Văn đến: Là tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật) quan, tổ chức đơn, thư cá nhân gửi đến Bộ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Văn đi, văn đến Bộ Thông tin Truyền thông, quan, đơn vị trực thuộc Bộ phải quản lý tập trung, thống văn thư Bộ văn thư quan, đơn vị trực thuộc Bộ Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu độ khẩn “Hoả tốc” “Hoả tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn cần hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký duyệt Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước Bộ Thông tin Truyền thông Điều 18 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Tiếp nhận văn đến a) Khi tiếp nhận văn đến, văn thư Bộ, văn thư quan, đơn vị trực thuộc Bộ người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn, thời gian chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với văn có đóng dấu “Hoả tốc hẹn giờ”) phải báo cáo người giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư đơn vị (sau gọi tắt người giao trách nhiệm) xem xét, giải quyết; trường hợp cần thiết phải lập biên bản; b) Đối với văn chuyển qua fax qua mạng phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn Nếu phát sai sót phải báo cho nơi gửi văn người giao trách nhiệm biết; c) Văn bản, tài liệu mật đến phải đăng ký vào “Sổ đăng ký văn mật - Đến” riêng; d) Đối với văn khẩn chuyển đến ngồi hành chính, vào ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết nhân viên bảo vệ Bộ đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm tiếp nhận báo cáo người có trách nhiệm để xử lý kịp thời Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến a) Loại văn văn thư khơng bóc bì, bao gồm: - Các bì văn đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn mật) dấu “Chỉ người có tên bóc bì”; - Các bì văn đến ghi đích danh người nhận (cho cá nhân) bì văn gửi cho đơn vị, tổ chức thuộc Bộ (Đảng uỷ, Cơng đồn, Đồn Thanh niên quan, Vụ,…) b) Loại văn văn thư bóc bì, bao gồm tất loại bì văn đến khác Khi bóc bì cần ý: - Bì thư có đóng dấu mức độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; - Khơng làm rách, hư hại để sót văn bì; kiểm tra đối chiếu văn với số, ký hiệu ghi bì, phát có sai sót, nhầm lẫn văn gửi đến không bảo đảm thể thức quy định (không ghi số, ngày tháng ban hành, thiếu dấu chữ ký, v.v ) gửi trả lại quan gửi văn Trong trường hợp cần thiết, văn thư lập biên bản, đồng thời, báo cáo người giao trách nhiệm xử lý; - Đối với văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn với phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả cho nơi gửi; - Đối với văn có dấu “Hoả tốc hẹn giờ”; đơn thư khiếu nại; văn bản, thư từ nước ngồi gửi đến; văn có ngày gửi cách xa ngày nhận; bì văn có độ mật, độ khẩn số ký hiệu khơng thống cần giữ lại bì đính kèm văn để theo dõi Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến đăng ký văn đến a) Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến - Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) - Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu “Đến” mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải - Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn - Đối với bì văn mật bì có ghi “Chỉ người có tên bóc bì” đóng dấu “Đến” ngồi bì, ghi số ngày đến b) Đăng ký văn Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn đến theo quy trình quản lý văn đến hệ thống thông tin quản lý văn Bộ đơn vị; đăng ký văn bản, cần đảm bảo rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Điều 19 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến, sau đăng ký văn thư, phải kịp thời trình Chánh Văn phịng Bộ người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, giải chuyển cho đơn vị, cá nhân theo ý kiến Chánh Văn phịng Bộ người có thẩm quyền ngày chậm buổi sáng ngày làm việc (đối với văn đến nhận sau 16h30 hàng ngày) Đối với văn "Khẩn", “Thượng khẩn” “Hỏa tốc”, văn thư phải trình chuyển giao sau nhận Cán văn thư đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ nhận văn hàng ngày Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ (văn thư quan), vào sổ đăng ký, trình thủ trưởng đơn vị cho ý kiến chuyển giao cho cá nhân thực Việc chuyển giao văn phải thực chặt chẽ, đối tượng đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn 4 Đối với văn đến ngồi bì ghi đích danh tên Lãnh đạo Bộ, văn thư quan có trách nhiệm vào sổ đăng ký theo thơng tin ghi ngồi bì chuyển giao ngun bì cho người có tên ghi bì cơng văn Đối với bì gửi cho cá nhân, đơn vị trực thuộc Bộ, văn thư quan vào sổ chuyển giao cho cá nhân, đơn vị (mỗi đơn vị sổ riêng) Người nhận phải ký vào sổ chuyển giao văn Đối với văn mật a) Văn thư quan vào sổ đăng ký “Văn Mật – Đến”, trình người có thẩm quyền cho ý kiến, xử lý Đơn vị hay cá nhân nhận văn sau xem xử lý xong chuyển trả lại cho Văn phòng Bộ để lưu bảo quản theo chế độ lưu trữ văn mật; b) Việc chuyển giao văn mật phải đảm bảo xác tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao nhận Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao ghi rõ họ, tên Điều 20 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Bộ theo dõi việc giải văn đến, hàng tháng tổng hợp số liệu văn đến (số lượng văn bản, tình hình giải quyết, ) để báo cáo Chánh Văn phòng Bộ Cán văn thư đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm giúp thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc giải văn đến đơn vị Đối với văn bản, tài liệu có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” “Xem xong trả lại” văn thư Bộ văn thư đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm theo dõi, thu hồi, ký, đóng dấu xác nhận (nếu có) gửi trả lại nơi gửi thời hạn quy định Điều 21 Trình tự quản lý văn Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn a) Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước thực thủ tục để phát hành văn bản, văn thư Bộ văn thư đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ kiểm tra lại hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải báo cáo với người giao trách nhiệm xem xét, giải b) Ghi số ngày, tháng văn - Ghi số văn + Việc ghi số văn quy phạm pháp luật Bộ ban hành thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật + Số văn hành Bộ ban hành ghi theo loại văn năm; văn mật đánh số đăng ký riêng Tùy thuộc vào số lượng ban hành văn năm, đơn vị trực thuộc Bộ lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký văn cho phù hợp, cụ thể: Đối với đơn vị, ban hành 1000 văn năm đánh số đăng ký chung cho tất loại văn Trường hợp đơn vị ban hành 1000 văn năm lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký hỗn hợp, theo nhóm văn định (văn có tên loại: định, chương trình, kế hoạch; nhóm cơng văn) - Ghi ngày, tháng văn Ngày, tháng, năm ban hành văn phải ghi đầy đủ ngày tháng năm ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu quan thực theo quy định Điều 26 Quy chế này; b) Việc đóng dấu mức độ khẩn, mật Việc đóng dấu độ khẩn văn thực theo quy định điểm a khoản 10 mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Việc đóng dấu độ mật, dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định điểm k khoản mục III Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ văn hệ thống quản lý văn máy tính của quan, đơn vị, văn thư thống quản lý Chuyển phát đính văn a) Làm thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì: Tùy theo số lượng, độ dày khổ giấy văn mà lựa chọn loại bì kích thước bì cho phù hợp Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua Bì đựng văn mật thực theo quy định khoản Thơng tư số 12/2002/TT-BCA (A11) - Trình bày bì viết bì: Thực theo hướng dẫn Phụ lục VIII, cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW - Vào bì dán bì: Tùy theo số lượng, độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn Khi gấp lưu ý để mặt chữ văn vào trong, khơng làm nhàu văn Khi dán bì, khơng để hồ dán dính vào văn bản, mép bì phải dán kín, khơng bị nhăn, hồ dán phải có độ kết dính cao, khó bóc - Đóng dấu độ khẩn, chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì: Việc đóng dấu độ khẩn bì văn phải dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định khoản 2,3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) b) Chuyển phát văn - Văn chuyển giao cho đơn vị, cá nhân nội quan phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn đi; Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào sổ gửi văn bưu điện; Trường hợp văn chuyển trực tiếp đến nơi nhận (theo định người có thẩm quyền) phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn Khi chuyển giao văn phải có ký xác nhận người nhận văn Mẫu loại sổ chuyển giao văn thực theo hướng dẫn Phụ lục số IX, X công văn số 425/VTLTNN-NVTW - Chuyển phát văn máy fax, qua mạng Trong trường hợp cần thiết, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng sau đơn vị phải gửi chính; Trường hợp số loại văn chuyển phát qua mạng cho quan, đơn vị, cá nhân trực thuộc Bộ, Sở Thông tin Truyền thông thực theo hướng dẫn Văn phòng Bộ - Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) c) Đính văn Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương quan ban hành; Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính văn hành quan ban hành Lưu văn a) Mỗi văn phải lưu 02 phụ lục kèm (nếu có): gốc lưu văn thư quan, đơn vị; lưu hồ sơ đơn vị, cá nhân soạn thảo văn với phiếu trình ký văn bản; b) Bản gốc lưu văn thư quan, đơn vị phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Hàng tuần, nhân viên văn thư phải đối chiếu với sổ đăng ký chương trình đăng ký để kịp thời bổ sung văn thiếu; c) Văn mật lưu giữ, bảo quản sử dụng theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Mục LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 22 Lập hồ sơ Lập hồ sơ Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Nội dung lập hồ sơ a) Mở hồ sơ; b) Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc đưa vào hồ sơ; c) Kết thúc hồ sơ hồn thành cơng việc, biên mục hồ sơ theo trình tự diễn biến cơng việc vào mục lục tài liệu Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh diễn biến trình giải công việc; c) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Những văn giao dịch không liên quan, khơng có giá trị tham khảo khơng đưa vào hồ sơ Điều 23 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trách nhiệm đơn vị cá nhân a) Các đơn vị cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành trình giải cơng việc vào kho lưu trữ Bộ kho lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ theo thời hạn quy định khoản điều này; b) Trường hợp đơn vị cán bộ, công chức, viên chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn giao nộp phải lập danh mục gửi cho lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ, thời hạn giữ lại không năm; c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, việc nghỉ hư u phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị người kế nhiệm, không chiếm giữ hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị làm riêng mang sang quan, đơn vị khác Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Bộ kho lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ a) Đối với tài liệu hành chính: Sau năm kể từ năm công việc kết thúc; b) Đối với tài liệu nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau năm kể từ ngày cơng trình nghiên cứu nghiệm thu thức; c) Đối với tài liệu xây dựng bản: Sau ba tháng kể từ cơng trình tốn; d) Đối với tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình: Sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp tài liệu Đơn vị, cán bộ, cơng chức, viên chức có hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ, có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu” “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu”, loại lập thành 02 bản, bên giữ Điều 24 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Bộ, kho lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ Chánh Văn phòng Bộ, người giao trách nhiệm đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ quan, đơn vị Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, phận văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị Cán bộ, cơng chức, viên chức q trình theo dõi, giải cơng việc phải lập hồ sơ cơng việc Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 25 Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư phải thực theo quy định pháp luật quản lý, sử dụng dấu quy định Quy chế Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý sử dụng dấu tổ chức Chánh Văn phịng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý dấu Bộ dấu Văn phòng Bộ, người giao trách nhiệm đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị việc quản lý dấu đơn vị Con dấu Bộ, Văn phòng Bộ đơn vị trực thuộc Bộ giao cho cán văn thư bảo quản đóng dấu Cán văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: a) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; b) Khơng mang dấu khỏi phòng làm việc, trường hợp thật cần thiết sử dụng dấu để giải công việc trụ sở quan phải đồng ý Bộ trưởng, Chánh Văn phòng thủ trưởng đơn vị Trong trường hợp bị dấu, Chánh Văn phịng Bộ, thủ trưởng đơn vị phải thơng báo cho quan công an nơi gần quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời thông báo huỷ bỏ dấu bị Khi dấu bị mòn bị biến dạng có thay đổi tổ chức hay tên gọi Văn phịng Bộ đơn vị trực thuộc Bộ phải làm thủ tục khắc dấu nộp lại dấu cũ theo quy định pháp luật Điều 26 Đóng dấu Mực dấu dùng mực màu đỏ 2 Cán văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Bộ, đơn vị Nghiêm cấm việc đóng dấu khống Cán văn thư đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức có chữ ký người có thẩm quyền; đóng dấu xác nhận (dấu treo) có ý kiến người có thẩm quyền Đóng dấu phải chiều, ngắn Vị trí đóng dấu - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Khi đóng dấu xác nhận (dấu treo) lên văn phụ lục kèm theo đóng dấu trùm lên phần tên quan, tổ chức ban hành văn tên phụ lục phía bên trái - Khi đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo dấu đóng vào khoảng mép phải văn bản, tài liệu phụ lục kèm theo trùm lên phần tờ giấy liền kề Đóng dấu độ khẩn, mật - Việc đóng dấu độ khẩn, mật thực theo quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước - Vị trí đóng dấu độ khẩn, mật dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định điểm k khoản Mục III Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ Điều 27 Thu thập tài liệu vào lưu trữ Hàng năm, Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ, có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ Bộ, kho lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ, cụ thể: a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; b) Căn kế hoạch thu thập tài liệu người có thẩm quyền phê duyệt, phối hợp đơn vị, cá nhân xác định loại hồ sơ, tài liệu cần thu vào lưu trữ; c) Hướng dẫn, hỗ trợ đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; d) Chuẩn bị kho tàng phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu; đ) Tổ chức tiếp nhận làm thủ tục giao nhận, lập “Biên giao nhận tài liệu”; “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (theo phụ lục số VII) Việc quản lý tài liệu quan, tổ chức sáp nhập, phân chia, giải thể thực theo quy định Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước Điều 28 Chỉnh lý tài liệu Văn phòng Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý tài liệu thu thập vào lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị 2 Tài liệu chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau đây: a) Được phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu để lưu trữ hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào lưu trữ lịch sử tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu huỷ; c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; d) Lập mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; đ) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu loại để tiêu huỷ Việc chỉnh lý tài liệu thực theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành ban hành kèm theo cơng văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Điều 29 Xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu a) Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị việc xác định: - Hồ sơ, tài liệu giữ lại; - Tài liệu hết giá trị loại để tiêu huỷ b) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu quy định sau: - Tại quan Bộ: + Chánh Văn phòng: Chủ tịch; + Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu huỷ: Uỷ viên; + Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ: Uỷ viên-thư ký - Tại đơn vị trực thuộc Bộ: + Phó thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ: Chủ tịch; + Đại diện phịng, ban có tài liệu huỷ: Uỷ viên; + Lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ: Uỷ viên-thư ký c) Hội đồng làm việc theo phương thức sau: - Từng thành viên Hội đồng nghiên cứu mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị tiến hành kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu huỷ (nếu cần); - Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số; - Thông qua biên bản, đề nghị Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị định Ban hành bảng thời hạn bảo quản Phịng Văn thư - Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ tổ chức biên soạn để Chánh Văn phịng Bộ trình Bộ trưởng ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Bộ để làm cho việc xác định giá trị tài liệu Bộ Điều 30 Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Bộ trưởng định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản kho lưu trữ Bộ; thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị đơn vị sau có ý kiến thẩm định văn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Chỉ phép tiêu huỷ tài liệu sau có định văn Bộ trưởng thủ trưởng đơn vị Hồ sơ đề nghị Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị định tiêu huỷ tài liệu gồm: a) Danh mục tài liệu hết giá trị (kèm theo thuyết minh); b) Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; c) Văn thẩm định Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Khi tiêu huỷ tài liệu, phải huỷ hết thông tin tài liệu Việc huỷ tài liệu phải lập thành biên có xác nhận người thực người giao trách nhiệm Văn phòng Bộ đơn vị trực thuộc Bộ có tài liệu tiêu huỷ Điều 31 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử Trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo quy định khoản Điều khoản 1, Điều Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác lưu trữ Danh mục quan đơn, vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành Danh mục số I quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Thủ tục giao nộp thực theo công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn thực giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thực theo công văn số 262/LTNNNVTW ngày 12/6/2001 Cục Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu quan hành nhà nước Trung ương thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia Những hồ sơ, tài liệu Bộ đơn vị trực thuộc Bộ không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử bảo quản kho lưu trữ Bộ, kho lưu trữ đơn vị hết giá trị bảo quản làm thủ tục để tiêu huỷ theo quy định pháp luật Mục BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 32 Bảo quản tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ phải tập trung bảo quản kho lưu trữ Hồ sơ, tài liệu bảo quản kho lưu trữ phải để hộp (cặp), xếp giá, tủ cách khoa học, thuận tiện cho việc quản lý khai thác, sử dụng Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm: a) Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích trang bị thiết bị, phương tiện kỹ thuật cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; b) Chỉ đạo, kiểm tra việc thực biện pháp kỹ thuật - nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm: a) Trực tiếp quản lý kho lưu trữ Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ; b) Lập quản lý sổ sách để theo dõi, quản lý tài liệu lưu trữ Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ; c) Thực chế độ bảo quản thường xuyên tài liệu kho như: kiểm tra, vệ sinh định kỳ kho lưu trữ tài liệu lưu trữ, v.v theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ; d) Kịp thời báo cáo, đề xuất biện pháp xử lý với người có thẩm quyền vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Điều 33 Đối tượng, hình thức thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tài liệu lưu trữ Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác cán bộ, công chức, viên chức quan Bộ đơn vị trực thuộc Bộ; nhu cầu công tác quan, tổ chức khác nhu cầu riêng đáng cá nhân nước Thủ tục xin nghiên cứu, sử dụng tài liệu a) Cán bộ, công chức, viên chức trực thuộc Bộ có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu kho lưu trữ Bộ kho lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ phải có giấy yêu cầu sử dụng tài liệu có xác nhận lãnh đạo đươn vị; b) Người Việt Nam có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu kho lưu trữ Bộ, kho lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ mục đích cơng vụ phải có văn đề nghị giấy giới thiệu quan, tổ chức nơi cơng tác; mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị ghi rõ mục đích nghiên cứu giấy chứng minh nhân dân; c) Người nước ngồi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu kho lưu trữ Bộ, kho lưu trữ tổ chức trực thuộc Bộ phải có đơn đề nghị ghi rõ mục đích nghiên cứu, văn đề nghị giấy giới thiệu quan, tổ chức nơi cơng tác (nếu có) hộ chiếu/visa Tài liệu lưu trữ nghiên cứu phòng đọc kho lưu trữ Trường hợp cần thiết nhu cầu cơng tác cần sử dụng tài liệu ngồi phịng đọc phải Chánh Văn phịng Bộ (đối với tài liệu bảo quản kho lưu trữ Bộ), thủ trưởng đơn vị cho phép Điều 34 Xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông duyệt cho phép sử dụng, tài liệu lưu trữ Bộ đơn vị trực thuộc Bộ tài liệu có mức độ Mật người nước ngoài, thuộc độ Tuyệt mật Tối mật người Việt Nam sở đề nghị Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ duyệt cho phép người quan sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi cho cán bộ, công chức, viên chức quan Bộ sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng hạn chế Bộ tổ chức sở đề nghị Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ người giao trách nhiệm đơn vị trực thuộc Bộ Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, người giao trách nhiệm đơn vị trực thuộc Bộ duyệt cho phép cán bộ, công chức, viên chức quan sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi kho lưu trữ quan, đơn vị Việc tài liệu lưu trữ phải người có thẩm quyền cho phép sử dụng duyệt Điều 35 Trách nhiệm Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ người sử dụng tài liệu Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm: a) Phục vụ kịp thời, đối tượng theo yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cấp có thẩm quyền duyệt; b) Lập ghi chép vào sổ sách để quản lý, theo dõi việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Người sử dụng tài liệu Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm thực nghiêm chỉnh quy định pháp luật có liên quan quy định cụ thể Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; bảo quản, giữ gìn tài liệu; khơng viết, tẩy xoá, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu hồ sơ Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 36 Khen thưởng xử lý vi phạm Cá nhân, tổ chức có thành tích xuất sắc cơng tác văn thư, lưu trữ thực tốt Quy chế khen thưởng theo quy định chung Bộ Cá nhân, tổ chức vi phạm quy định Quy chế này, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý kỷ luật bị đề nghị áp dụng biện pháp xử lý khác theo quy định pháp luật Điều 37 Tổ chức thực Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm phổ biến Quy chế đến cán bộ, công chức, viên chức để thực Các đơn vị trực thuộc Bộ quy định Quy chế ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ để thực đơn vị Chánh Văn phịng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực Quy chế Trong trình thực hiện, thấy cần bổ sung, sửa đổi Quy chế này, quan, đơn vị trực thuộc Bộ cán bộ, công chức, viên chức phản ánh Văn phịng Bộ để tổng hợp, trình Bộ trưởng xem xét, định./ BỘ TRƯỞNG (Đã ký) Lê Doãn Hợp Phụ lục VII MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Quyết định số: 939 /QĐ-BTTTT ngày 30 tháng năm 2010 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông ) Mẫu số Tờ nhan đề để mục lục Mẫu số Bảng kê hồ sơ, tài liệu giao nộp Mẫu số Tờ kết thúc Mẫu số Biên giao nhận tài liệu Mẫu số Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu Mẫu số 1: Tờ nhan đề để mục lục - BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU PHÔNG (tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) Mục lục số (quyển số): Hà Nội, năm 201 Mẫu số 2: Bảng kê hồ sơ, tài liệu giao nộp BẢNG KÊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU GIAO NỘP Hộp/ cặp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Thời gian BĐKT Số tờ Ghi -Hướng dẫn cách ghi cột: Cột - Hộp/cặp số: ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu nộp lưu; Cột - Hồ sơ số: ghi số hồ sơ đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ phông; Cột - Tiêu đề hồ sơ: ghi theo tiêu đề hồ sơ mục lục hồ sơ phông; Cột - Thời gian bắt đầu, kết thúc: ghi thời gian sớm muộn tài liệu có hồ sơ, ví dụ: 02/7/2003-15/01/2004; Cột - Số tờ: ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ; Cột - Ghi chú: ghi thơng tin cần ý nội dung hình thức tài liệu có hồ sơ Mẫu số 3: Tờ kết thúc -TỜ KẾT THÚC Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (ĐVBQ) Phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu Mục lục gồm: tờ (được đánh số liên tục từ đến ) Hà Nội, ngày tháng năm 201 Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Mẫu số 4: Biên giao nhận tài liệu -BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 201… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Căn Điều 6, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Căn kế hoạch thu thập tài liệu, Chúng gồm: BÊN NHẬN: (tên đơn vị nhận tài liệu) ………………………………………… Đại diện là: Ông (bà): Chức vụ công tác: Ông (bà): Chức vụ công tác: BÊN GIAO: (Tên quan, đơn vị giao tài liệu ) Đại diện là: Ông (bà): Chức vụ công tác: Ông (bà): Chức vụ công tác: Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung cụ thể sau: Tên phông (khối) tài liệu: Thời gian tài liệu: Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): hồ sơ (đơn vị bảo quản) - Quy mét giá: mét Tình trạng tài liệu nộp lưu: .(mơ tả tóm tắt tình trạng phơng khối tài liệu nộp lưu) Cơng cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu tài liệu liên quan khác gồm: - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; - Công cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu khác (nếu có) thẻ, sở liệu quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá ; Biên lập thành hai giá trị, bên giao giữ bản, bên nhận giữ có giá trị nhau./ BÊN GIAO (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) BÊN NHẬN (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu số 5: Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG VĂN PHỊNG - CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -Hà Nội, ngày tháng năm 201… PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG HỒ SƠ, TÀI LIỆU Họ tên: ……………………………………………………………… Số chứng minh thư hộ chiếu: ………………………….………., cấp ngày ……/…./… , ngày hết hạn ……./……./…… Đơn vị, quan công tác tổ chức quản lý: …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Giấy giới thiệu công văn (số, ngày, trích yếu): …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………… Mục đích khai thác: …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Các tài liệu cần khai thác: …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Người đề nghị khai thác Nhân viên phận Lưu trữ Ký, ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên Ý kiến phê duyệt người có thẩm quyền: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… CHỨC DANH NGƯỜI CĨ THẨM QUYỀN Ký, ghi rõ họ tên