DÙNG CHO CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ I BỘ MÁY NHÀ NƯỚC VÀ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Bộ máy nhà nước Bộ máy nhà nước Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam toàn quan nhà nước từ trung ương đến địa phương tổ chức hoạt động theo nguyên tắc chung thống nhất, tạo thành cấu đồng để thực chức nhà nước Bộ máy nhà nước ta bao gồm: - Quốc hội: quan đại biểu cao nhân dân, quan quyền lực nhà nước cao nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Quốc hội quan có quyền lập hiến lập pháp; định vấn đề quan trọng đất nước - Chủ tịch nước: người đứng đầu nhà nước, thay mặt nhà nước đối nội đối ngoại - Chính phủ: quan chấp hành Quốc hội, quan hành nhà nước cao nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chính phủ thống quản lý việc thực nhiệm vụ trị, kinh tế, văn hố, xã hội, quốc phịng, an ninh đối ngoại nhà nước - Hệ thống quan xét xử Toà án nhân dân tối cao, án nhân dân địa phương, án quân án khác quan xét xử nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam - Hệ thống quan Kiểm sát Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân địa phương, viện kiểm sát quân quan kiểm sát nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam - Chính quyền địa phương + Hội đồng nhân dân (HĐND): quan quyền lực nhà nước địa phương, nhân nhân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương quan nhà nước cấp + Uỷ ban nhân dân (UBND): quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp Khái niệm, nguyên tắc, hình thức quản lý hành nhà nước 2.1 - Khái niệm: Quản lý hành nhà nước hoạt động có tổ chức điều chỉnh quyền lực nhà nước quan hành nhà nước trình xã hội hành vi hoạt động người để trì, phát triển mối quan hệ xã hội trật tự pháp luật nhằm thực chức nhiệm vụ Nhà nước 2.2 Nguyên tắc, hình thức quản lý hành nhà nước - Quản lý hành cần phải tuân theo nguyên tắc sau: + Nguyên tắc Đảng lãnh đạo + Nguyên tắc bảo đảm tham gia đông đảo nhân dân lao động vào quản lý Nhà nước + Nguyên tắc tập trung dân chủ + Nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa + Nguyên tắc kết hợp tốt quản lý theo lãnh thổ theo ngành + Nguyên tắc phân định kết hợp tốt chức quản lý nhà nước kinh tế chức sản xuất kinh doanh tổ chức kinh tế - Hình thức quản lý hành nhà nước Có hình thức quản lý nhà nước: ban hành văn bản; hội nghị; tổ chức trực tiếp II VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Khái niệm, hình thức văn quản lý nhà nước * Khái niệm Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định Văn quản lý hành nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức, cơng dân * Các hình thức văn quản lý hành nhà nước Văn quản lý nhà nước (Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư) bao gồm: văn quy phạm pháp luật; văn hành chính; văn chuyên ngành văn tổ chức - Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, quy tắc xử chung nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội * Văn hành - Văn cá biệt (quyết định, thị cá biệt): Văn cá biệt văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm giải công việc cụ thể Văn cá biệt gồm định, thị cá biệt - Văn thông thường: Văn thông thường văn mang chức trao đổi thông tin, hướng dẫn cơng việc, để tổng kết, trình bày dự án công tác, giao dịch Các loại văn thông thường gồm: thơng cáo, thơng báo, báo cáo, tờ trình, chương trình, kế hoạch, phương án, biên bản, cơng văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển * Văn chuyên ngành: Văn chuyên ngành văn mang tính chất chun mơn nghiệp vụ ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thoả thuận thống với Bộ trưởng Bộ nội vụ Nguyên tắc xây dựng, thể thức văn quản lý nhà nước 2.1 Nguyên tắc xây dựng - Đảm bảo thẩm quyền; - Hình thức văn phải tuân theo quy định pháp luật; - Đảm bảo tính thống mặt pháp chế văn bản; - Đảm bảo phạm vi hiệu lực văn 2.2 Thể thức văn * Khái niệm Thể thức văn toàn yếu tố cấu thành văn xếp theo trật tự định nhằm đảm bảo cho văn có hiệu lực pháp lý thuận tiện trình sử dụng * Thể thức chung văn Thể thức chung văn bao gồm: - Quốc hiệu: gồm dòng chữ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc - Tên quan ban hành: bao gồm tên quan ban hành tên quan chủ quản cấp trực tiếp (trừ trường hợp Bộ, văn phòng Quốc hội, HĐND UBND) Tên quan ban hành phải ghi đầy đủ theo tên gọi thức theo văn thành lập Có thể viết tắt cụm từ thông dụng như: UBND, HĐND - Số kí hiệu văn + Văn quy phạm pháp luật: Số văn quy phạm pháp luật (trừ văn quan Quốc hội): gồm số thứ tự đăng kí đánh theo loại văn quan ban hành năm, năm ban hành văn Số ghi chữ ả rập số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; số 10 phải thêm số đằng trước Kí hiệu: chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan chức danh nhà nước ban hành văn Số ký hiệu văn quy phạm pháp luật có cấu sau: Số: / năm ban hành/ viết tắt tên loại văn - viết tắt tên quan ban hành Ví dụ: Số: 110/2004/NĐ-CP Số ký hiệu văn cá biệt: - Địa danh; ngày, tháng, năm ban hành văn + Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành nơi quan đóng trụ sở Địa danh ghi văn quan cấp huyện: tên huyện quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh + Ngày, tháng, năm ban hành: Đối với văn quy phạm pháp luật Quốc Hội, UB thường vụ Quốc Hội, HĐND ngày, tháng năm văn thông qua Đối với văn khác ngày văn ký ban hành Phải ghi đầy đủ ngày, tháng năm chữ ả rập Nếu ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số đằng trước - Tên loại trích yếu nội dung văn + Tên loại tên loại văn quan ban hành (trừ công văn) Tất văn phải ghi tên loại + Trích yếu nội dung câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn - Nội dung văn Nội dung văn thành phần chủ yếu văn Trong quy phạm pháp luật quy định đặt ra, vấn đề, việc trình bày Bố cục, nội dung văn phải đảm bảo yêu cầu theo quy định - Chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền + Trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên tập thể lãnh đạo + Trường hợp ký thay người đứng đầu phải ghi chữ “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu + Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ “TL” vào trước chức vụ người đứng đầu Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức - Dấu quan - Nơi nhận Nơi nhận quan, tổ chức, cá nhân nhận văn mục đích cụ thể: để kiểm tra, giám sát, giải quyết, thi hành - Dấu mức độ mật, khẩn - Các thành phần thể thức khác Địa quan, số điện thoại, số Fax, dẫn phụ lục kèm theo * Thể thức - Hình thức sao: y chính; trích sao; lục - Tên quan tổ chức văn - Số ký hiệu sao: đánh chung cho loại quan thực chữ viết tắt tên Số ghi chữ ả rập từ số 01 ngày đầu năm đến ngày 31 tháng 12 - Các thành phần thể thức khác ghi tương tự văn Soạn thảo số văn hành 3.1 Trình tự soạn thảo u cầu chung * Chuẩn bị: xác định mục đích, yêu cầu văn cần soạn thảo, xác định đối tượng tiếp nhận văn bản, thu thập xử lý thơng tin cần thiết, lựa chọn hình thức văn * Soạn đề cương: Trình bày theo nội dung thể loại văn bản, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định + Quyết định cá biệt: điều, khoản, điểm; quy chế, quy định ban hành kèm theo định theo chương, mục, điều, khoản, điểm + Các loại khác: phần, mục, khoản, điểm * Viết thành văn: - Khi soạn thảo văn phải sử dụng văn phong hành Văn phong hành phong cách viết văn văn hành Văn phong hành có đặc điểm sau: + Tính khách quan nội dung hay việc nói đến cách trình bày trực tiếp khơng thiên vị (vì tiếng nói quan khơng phải tiếng nói riêng cá nhân) + Tính chất ngắn gọn, xác thơng tin đưa vào văn tính đầy đủ thông tin cần thiết cho vấn đề việc mà văn nói đến (khơng dài dịng phải đầy đủ thơng tin) + Tính khn mẫu, điển hình tiêu chuẩn hoá thuật ngữ sử dụng cách diễn đạt sáng Các thuật ngữ sử dụng văn phải xác hiểu theo nghĩa Trong trường hợp phải sử dụng từ đa nghĩa, từ chun mơn phải có giải thích Khơng dùng từ ngữ màu mè, hình tượng + Tính chất rõ ràng, cụ thể quan điểm, vấn đề lối truyền đạt phổ thông đại chúng + Tính cân liên kết chặt chẽ câu văn - Cách xưng hô văn bản: + Tự xưng Văn gửi cấp trên: phải nêu đầy đủ tên quan Văn gửi cấp dưới: cần nêu tên cấp, bậc chủ quản Văn gửi quan ngang cấp thêm từ “chúng tôi” sau tên quan gửi văn + Gọi tên quan cá nhân nhận văn bản: Cơ quan nhận cấp trực thuộc nêu tên cụ thể tổng quát Cơ quan nhận cấp trên: cần nêu cấp chủ quản Cơ quan nhận quan ngang cấp không hệ thống: ghi đầy đủ tên quan Văn gửi cho cá nhân: nam gọi Ông, nữ gọi Bà * Kiểm tra thảo: Khi soạn xong thảo thiết phải kiểm tra lại Cần phải sốt lại nội dung; câu, từ; lỗi tả Nội dung văn phải đảm bảo yêu cầu sau: - Phù hợp hình thức văn sử dụng; - Phù hợp đường lối chủ trương Đảng, pháp luật Nhà nước - Các quy phạm, quy định việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác - Sử dụng ngơn ngữ viết cách diễn đạt đơn giản dễ hiểu - Dùng ngôn ngữ phổ thông, không dùng từ địa phương từ nước ngồi khơng thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn - Không viết tắt cụm từ không thông dụng Đối với cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau cụm từ - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại; trích yếu nội dung; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan ban hành văn (trừ luật, pháp lệnh), lần viện dẫn ghi tên loại; số, ký hiệu * Kĩ thuật trình bày Mẫu chữ chi tiết trình bày thể thức văn thể thức (Theo Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội Vụ) 3.2 Soạn thảo Báo cáo * Khái niệm Báo cáo văn dùng để trình bày, phản ánh kết hoạt động quan, đơn vị, địa phương, đánh giá kết công tác, rút học kinh nghiệm công tác đạo, đề xuất vấn đề cần bổ sung cho chủ trương sách phản ánh việc bất thường xảy để xin ý kiến, phương hướng xử lý - Có nhiều loại báo cáo khác loại có đặc thù riêng, báo cáo định kỳ; báo cáo sơ kết, tổng kết; báo cáo bất thường Nhưng báo cáo văn suy luận mà văn mô tả Người viết báo cáo không phép sáng tạo mà đánh giá, nhận định dựa kết khảo sát, mô tả * Cách viết báo cáo Khi soạn thảo báo cáo cần tuân theo quy định chung; cần ý số vấn đề: - Chuẩn bị + Xác định rõ mục đích,yêu cầu báo cáo: vào mục đích u cầu mà cấp đề cho đơn vị từ thực tế công tác tiến hành cần báo cáo + Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào nội dung báo cáo Cần phải xác định giá trị tài liệu, số liệu phần minh hoạ khơng thể thiếu loại báo cáo + Sắp xếp, tổng hợp tài liệu, số liệu thu thập theo hệ thống định để đưa vào báo cáo - Cách viết báo cáo + Hình thức: phải đúng, đủ thể thức văn theo quy định chung + Nội dung: tuỳ theo báo cáo khác mà người soạn thảo xây dựng bố cục thích hợp Một báo cáo thơng thường phần nội dung thường có hai phần: Phần thứ nhất: phần nói tình hình cơng việc phần mơ tả việc xảy thực tế; giới thiệu nét chung tiêu biểu tình hình, đặc điểm quan, địa phương; thành tích đạt được, phân tích kết quả, đánh giá, rút kinh nghiệm đạo, lãnh đạo, xác định vấn đề tồn cần tiếp tục giải Phần thứ hai: phần trình bày phương hướng lớn để tiếp tục giải vấn đề kiến nghị, đề nghị lãnh đạo, đạo Trong phần nêu có nhiều mục nhiều cách phân chia khác dựa theo đối tượng báo cáo Việc phân tích kết đạt phân tích cách tổng quát hoạt động, mặt hoạt động + Cách trình bày hành văn: Báo cáo viết lời, dùng chữ số để minh hoạ, trình bày theo lối biểu mẫu, sơ đồ, bảng đối chiếu xét thấy cần thiết Hành văn báo cáo phải mạch lạc, không nên dùng lối hành văn cầu kỳ Khi đánh giá tình hình cần thực khách quan cơng Khơng nên dùng từ mang tính chất chủ quan, chiều khoa trương điều làm tổn hại cho giá trị báo cáo Báo cáo chuyên đề kèm theo phần phụ lục gồm số liệu liên quan đến nội dung báo cáo Phần phụ lục bảng thống kê, biểu mẫu so sánh v.v 3.3 Biên Bản * Khái niệm Biên ghi chép chỗ việc, hoạt động diễn giới hạn thời gian ngắn mà khơng có hiệu lực pháp lý để dẫn đến tình trạng trình quản lý Hoạt động quản lý nhà nước cấp xã thường sử dụng loại biên sau: biên hội nghị; biên bàn giao, kiểm kê; biên ghi chép cố, vụ vi phạm pháp luật… * Cách viết biên - Hình thức: tuỳ thuộc vào tính chất việc, thể thức biên khơng hồn tồn giống nhau, thơng thường có: tên nước, tên quan ban hành, số, ký hiệu, tên loại, trích yếu nội dung, nội dung văn bản; riêng phần chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền thay chữ ký người liên quan Biên không cần cần ghi nơi nhận; trường hợp biên làm việc quan khơng cần ghi tên quan ban hành, số ký hiệu - Nội dung: tuỳ theo loại hình biên mà bố cục cho thích hợp Thơng thường biên có ba phần: + Phần 1: ghi thời gian, địa điểm, thành phần chứng kiến xảy kiện + Phần 2: ghi diễn biến kiện + Phần 3: ghi kết luận - Cách ghi chép làm biên bản, có hai cách ghi chép làm biên bản: + Cách thứ ghi chi tiết đầy đủ biểu có liên quan đến kiện Ví dụ: biên họp, theo cách biên ghi lại đầy đủ nguyên văn lời nói tất cá nhân tham gia hội nghị Cách bắt buộc biên bàn giao, biên kiểm tra, biên họp quan trọng + Cách thứ hai ghi tổng hợp: theo cách này, biên chi tiết quan trọng ghi đầy đủ, chi tiết xét thấy thể tóm tắt khơng cần ghi đầy đủ 3.4 Tờ trình * Khái niệm Tờ trình văn mà nội dung chủ yếu đề xuất quan cấp xem xét định, phê chuẩn chủ trương, phương án công tác, sách, chế độ, phương sán xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ sách * Những yêu cầu tờ trình - Trình bày phân tích mặt tích cực, tiêu cực tình hình, lý giải nhu cầu thiết qua tờ trình - Nêu phân tích ý nghĩa đề nghị - Phân tích thuận lợi, khó khăn việc thực đề nghị Khi thảo tờ trình cần lưu ý: - Cần nhìn nhận vấn đề cách tồn diện có xác định rõ chất vấn đề - Có lập luận sắc bén đưa đề nghị mới, sử dụng số liệu có chọn lọc, xác * Cách viết tờ trình - Hình thức: Phải đủ thể thức văn theo quy định chung - Nội dung: Thơng thường bố cục tờ trình chia thành ba phần: - Phần 1: nêu lý đưa tờ trình, nhận định tình hình chung, mặt tiêu cực, tích cực tình hình Phần cần trình bày khách quan, cụ thể - Phần 2: nêu nội dung vấn đề cần đề xuất quan cấp Phần cần viết rõ ràng, sáng sủa, có tính thuyết phục cao, lập luận chặt chẽ Các số liệu sử dụng cách chọn lọc, xác - Phần 3: ý nghĩa, tác dụng đề nghị Phần cần trình bày gọn, tồn diện, tránh chủ quan Tóm tắt nội dung đề xuất với cấp trên, đề nghị quan cấp xem xét sớm có định vấn đề trình bày 3.5 Quyết định * Khái niệm - Quyết định hình thức văn để quan nhà nước, nhà chức trách thực thẩm quyền việc quy định vấn đề chế độ, sách, tổ chức máy, nhân công việc khác - Yêu cầu định phải đảm bảo tính pháp lý; tính khoa học; tính hiệu quả; tính khả thi * Cách viết định - Hình thức: đảm bảo đúng, đủ thể thức theo quy định chung - Nội dung: định thường chia làm hai phần + Phần thứ nhất: định Phần không chia thành đề mục, phải gạch đầu dòng, phần thường bao gồm pháp lý (tức văn quan cấp làm sở cho định cụ thể phần định) sở thực tiễn để ban hành định (theo đề nghị để tăng cường ) + Phần hai: nội dung định Phần nội dung định thường viết dạng điều Tuỳ thuộc nội dung định để thể 3.6 Soạn thảo thông báo - Thông báo văn sử dụng chủ yếu để truyền đạt nội dung định, định họp nhiệm vụ cụ thể cấp giao cho, dùng để đưa thông tin hoạt động quản lý - Cách viết thông báo + Hình thức: phải đúng, đủ thể thức theo quy định chung + Nội dung: tuỳ theo nội dung cần thơng báo mà bố trí bố cục cho thích hợp Văn phịng Sở