20_2013_QD-UBND_221114

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: 20/2013/QĐ-UBND Thái Nguyên, ngày 27 tháng 09 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI NGUYÊN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN Căn Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003; Căn Luật Lưu trữ năm 2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Căn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP; Căn Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Căn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Căn Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Xét đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy định công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Thái Nguyên Điều Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký, bãi bỏ Quyết định số 5103/2001/QĐ-UB ngày 27/12/2001 UBND tỉnh Thái Nguyên việc ban hành Quy định công tác lưu trữ Điều Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng sở, ban, ngành, quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Dương Ngọc Long QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI NGUYÊN (Ban hành kèm theo Quyết định số 20/2013/QĐ-UBND ngày 27 tháng năm 2013 Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên) Chương QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy định quy định chi tiết hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo quan, tổ chức để thực chức năng, nhiệm vụ Quy định áp dụng sở, ban, ngành thuộc tỉnh; UBND huyện, thành phố, thị xã; quan trực thuộc Bộ, ngành Trung ương thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh (sau gọi chung quan, tổ chức) Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Điều Nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND tỉnh Thái Nguyên thống quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tham mưu giúp UBND tỉnh thực quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Thủ trưởng quan, tổ chức phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn thực quản lý văn thư, lưu trữ; áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ; ban hành quy chế văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức phải biên chế nhà nước, có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù lưu trữ sách ưu đãi khác theo quy định pháp luật Điều Chính sách nhà nước văn thư, lưu trữ Sở Tài Quy định Nhà nước nhu cầu ngành, cấp để xác định bố trí kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Thủ trưởng quan, tổ chức, Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã UBND xã, phường, thị trấn phải bảo đảm kinh phí cấp, tập trung đại hóa sở vật chất, kỹ thuật ứng dụng khoa học, công nghệ hoạt động công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức phù hợp với tình hình phát triển chung nước hội nhập quốc tế UBND huyện, thành phố, thị xã; UBND xã, phường, thị trấn phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn thực quản lý nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ địa phương Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy định này, từ ngữ sau hiểu sau: “Văn đi” tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, văn tổ chức khác (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức đóng dấu, phát hành “Văn đến” tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức “Đăng ký văn bản” việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận thông tin khác vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính để quản lý tra tìm văn “Bản thảo văn bản” viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền “Bản văn bản” hồn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành “Bản y chính” đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ “Bản trích sao” phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 10 “Hồ sơ” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân 11 “Hồ sơ nguyên tắc” tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định, dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan, tổ chức 12 “Đơn vị bảo quản” đơn vị thống kê nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để tra tìm tài liệu Một hồ sơ có văn bản, tài liệu lập đơn vị bảo quản Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu chia làm nhiều tập tập hồ sơ đơn vị bảo quản 13 “Lập hồ sơ” việc tập hợp xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 14 “Danh mục hồ sơ” bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập thời hạn bảo quản hồ sơ 15 “Văn thư quan (đơn vị)” chức danh công chức, viên chức thực nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức (hoặc đơn vị thuộc quan, tổ chức) theo quy định pháp luật 16 “Hoạt động lưu trữ” hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ 17 “Tài liệu” vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác hình thành trình hoạt động sở, ban, ngành, đoàn thể, UBND huyện, thành phố, thị xã, UBND xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh; khơng kể thời gian, hình thức ghi tin, loại hình tài liệu tập trung thống quản lý phận lưu trữ quan để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử công tác thực tiễn 18 “Tài liệu lưu trữ” tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp 19 “Lưu trữ quan” tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức 20 “Lưu trữ lịch sử” quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ Lưu trữ quan từ nguồn khác 21 “Phơng lưu trữ” tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân 22 “Thu thập tài liệu” trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 23 “Chỉnh lý tài liệu” việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 24 “Xác định giá trị tài liệu” việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị 25 “Bản bảo hiểm tài liệu lưu trữ” từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn định nhằm lưu giữ dự phịng có rủi ro xảy tài liệu lưu trữ Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Trách nhiệm Chánh Văn phòng Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành người phụ trách cơng tác hành (sau gọi chung Chánh Văn phòng) giúp Thủ trưởng quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, đồng thời hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho quan, tổ chức đơn vị trực thuộc Trách nhiệm Trưởng đơn vị Trưởng đơn vị chức (phòng, ban, phận ), người đứng đầu đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định quy định quan, tổ chức văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cá nhân Trong q trình giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định quy định quan, tổ chức văn thư, lưu trữ Điều Chế độ bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động phạm vi công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức phải tuân theo quy định pháp luật hành chế độ bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước văn pháp luật có liên quan Chương CÔNG TÁC VĂN THƯ MỤC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Gồm loại hình văn sau: - Văn quy phạm pháp luật; - Văn hành chính; - Văn chuyên ngành; - Văn trao đổi với quan, tổ chức khác cá nhân nước Các hình thức văn hành quan, tổ chức ban hành: Quyết định (cá biệt), thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển, thư công Điều Thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn quy phạm pháp luật Thực theo quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn hành Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quan, tổ chức ban hành thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Điều 10 Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004 Việc soạn thảo văn hành văn khác quy định sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo văn b) Đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn thành thảo; - Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt a) Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt b) Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Đánh máy văn a) Văn đơn vị cá nhân soạn thảo phải đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn (theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV) Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo người duyệt thảo b) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy văn theo thời gian quy định Điều 11 Ký văn Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Đối với vấn đề quan trọng quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật theo điều lệ tổ chức, phải thảo luận tập thể định theo đa số, việc ký văn quy định sau: - Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức - Cấp phó người đứng đầu thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Ký thừa ủy quyền Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền theo thể thức đóng dấu quan, tổ chức ủy quyền Ký thừa lệnh Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành - Tổ chức Trưởng số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) số loại văn Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế hoạt động quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Mực bút ký văn Khi ký văn không dùng bút chì, khơng dùng bút mực đỏ bút có mực dễ phai; nên dùng bút mực màu xanh để văn sau nhân dễ dàng nhận dạng gốc lưu trữ văn thư Điều 12 Bản văn Hình thức gồm: Bản y chính, trích lục Quy định thể thức Các thành phần thể thức văn bản: Tên quan, tổ chức văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn bản; nơi nhận thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TTBNV Bản y chính, trích lục thực theo quy định khoản Điều có giá trị pháp lý Bản chụp dấu chữ ký văn không thực theo thể thức quy định khoản Điều này, có giá trị thơng tin, tham khảo MỤC QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 13 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi chung văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Quy định Điều 14 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến quan, tổ chức phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 15 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Tiếp nhận văn đến a) Văn đến quan, tổ chức từ nguồn phải qua văn thư làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký b) Văn đến hành chính, vào ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết, nhân viên thường trực - bảo vệ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn bàn giao đầy đủ cho văn thư vào đầu sáng ngày làm việc tiếp theo; văn khẩn phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì phải báo cáo Chánh Văn phịng Trưởng phịng Hành - Tổ chức để xử lý kịp thời c) Đối với văn đến chuyển phát qua máy fax qua mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số trang văn bản; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến a) Loại khơng bóc bì, bao gồm: - Các bì văn đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn mật) dấu “Chỉ người có tên bóc bì”; - Các văn gửi cho tổ chức Đảng Đoàn thể, bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức, người nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký b) Loại văn thư bóc bì: Gồm tất loại bì văn đến không thuộc quy định điểm a khoản này, bóc bì cần ý: Tất văn quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đánh số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý Việc đánh số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật; việc đánh số văn hành thực theo quy định điểm a khoản Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ b) Ghi ngày, tháng văn Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, tháng phải ghi thêm số trước Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy vi tính theo hệ thống chung quan, tổ chức văn thư thống quản lý Điều 19 Nhân bản, đóng dấu, chuyển phát văn Nhân a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn khơng liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo c) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực nhân theo thời gian quy định d) Việc nhân phải có ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức thực theo quy định khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Đóng dấu văn thực theo quy định Điều 26 Quy định Thủ tục chuyển phát hành văn a) Lựa chọn bì Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên Bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2012 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP b) Vào bì dán bì Tuỳ theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi vào bì, khơng làm nhàu văn Khi dán bì hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín, khơng bị nhăn, khơng để hồ dán dính vào văn bản; hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc c) Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định khoản khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc a) Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân - Cơ quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư phải lập sổ chuyển giao riêng - Cơ quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn Văn thư quan trực tiếp thực sử dụng Sổ đăng ký văn để chuyển giao văn Khi lập Sổ đăng ký văn cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột “Nơi nhận văn bản” - Chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân nội bộ, người nhận văn phải ký nhận vào sổ b) Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác - Các văn văn thư giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn - Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ c) Chuyển phát văn qua bưu điện - Các văn chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ - Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) d) Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau phải gửi đ) Chuyển phát văn mật Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư quan có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: a) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định b) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc c) Đối với bì văn gửi lý mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Điều 20 Lưu văn Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: Bản gốc lưu Văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ đơn vị soạn thảo văn (hồ sơ công việc) Bản gốc lưu Văn thư quan, tổ chức phải có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền, đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư quan có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức MỤC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 21 Lập Danh mục hồ sơ Căn lập Danh mục hồ sơ Những chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ, bao gồm: Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, đơn vị; Quy chế làm việc quan; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan, đơn vị cán bộ, công chức, viên chức; Danh mục hồ sơ năm trước, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mục lục hồ sơ quan Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ a) Khung đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Tùy theo tình hình thực tế quan, tổ chức để định chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Những quan, tổ chức có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ ràng nên áp dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Đối với quan, tổ chức có cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng nên xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động b) Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức, lấy tên đơn vị quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động lấy tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan tổ chức làm đề mục lớn (các phần) Danh mục hồ sơ c) Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đơn vị khung đề mục theo cấu tổ chức vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động Các hồ sơ đề mục nhỏ xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí tầm quan trọng chúng Xây dựng Danh mục hồ sơ a) Văn thư quan chủ trì xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; tổ chức lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân liên quan cho dự thảo Danh mục hồ sơ; tổng hợp trình người đứng đầu ký ban hành b) Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan phê duyệt, ký ban hành vào đầu năm c) Căn vào Danh mục hồ sơ duyệt, Văn thư quan chụp danh mục hồ sơ gửi đơn vị, cá nhân liên quan để tổ chức thực Trong q trình thực có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có công việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ cá nhân cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn thư quan tổng hợp vào Danh mục hồ sơ chung quan, tổ chức Điều 22 Mở hồ sơ, cập nhật văn vào hồ sơ, hoàn thiện hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thực theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002 “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 Cục Lưu trữ Nhà nước Cán bộ, công chức, viên chức giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm mở hồ sơ Cán bộ, công chức, viên chức dựa vào Danh mục hồ sơ bìa hồ sơ có để mở hồ sơ, bổ sung hoàn thiện hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Trong trình theo dõi, giải cơng việc, cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật tất văn bản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ tương ứng, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo không để bị thất lạc tài liệu Hồn thiện hồ sơ a) Khi cơng việc giải xong, hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ; xem xét loại khỏi hồ sơ văn trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ b) Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải cơng việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn bản; xem xét thời hạn bảo quản hồ sơ (thực theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức) c) Nếu hết năm mà cơng việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc, hồ sơ chuyển sang năm sau theo dõi giải đưa vào Danh mục hồ sơ năm sau Điều 23 Yêu cầu, trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Yêu cầu việc lập hồ sơ Hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, cơng việc mà cá nhân chủ trì giải Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan a) Cán bộ, công chức, viên chức giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức b) Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi quyền hạn giao có trách nhiệm: Quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan c) Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành - Tổ chức có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan đơn vị thuộc quan, tổ chức d) Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Điều 24 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định khoản Điều này; Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn hồ sơ, tài liệu xây dựng Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải Thủ trưởng quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan; thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu MỤC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 25 Quản lý sử dụng dấu Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành - Tổ chức có trách nhiệm quản lý dấu quan, tổ chức Con dấu quan, tổ chức giao cho cán bộ, công chức văn thư quan giữ đóng dấu quan Cán bộ, công chức văn thư giao nhiệm vụ giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: a) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; b) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan; c) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; d) Khơng đóng dấu khống Điều 26 Đóng dấu Đóng dấu quan a) Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định sau: - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục b) Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định sau: - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định thủ trưởng quan quản lý ngành - Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định sau: Con dấu độ khẩn khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm 20mm x 8mm, từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Mực để đóng dấu độ khẩn mực màu đỏ tươi b) Việc đóng dấu độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định sau: Mẫu dấu độ mật thực theo quy định khoản Thơng tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Mực để đóng dấu độ mật mực màu đỏ tươi Chương CÔNG TÁC LƯU TRỮ MỤC THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Điều 27 Trách nhiệm Lưu trữ quan Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức Điều 28 Thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan (Lưu trữ hành) Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ công việc kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ quan Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ quan giữ 01 Điều 29 Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu tỉnh đơn vị khác theo quy định pháp luật Lưu trữ lịch sử tỉnh sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân sở thỏa thuận Thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử ngành công an, quốc phòng ngành khác thực theo quy định pháp luật Điều 30 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thơng tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an tồn khả truy cập; bảo quản sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt Tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác khơng có giá trị thay tài liệu số hóa Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực theo quy định pháp luật Sở Nội vụ hướng dẫn chi tiết yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Điều 31 Quản lý tài liệu lưu trữ xã, phường, thị trấn Tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp xã, phường, thị trấn lựa chọn lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Người làm lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải có đủ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định pháp luật Người làm lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật lưu trữ Điều 32 Chỉnh lý tài liệu Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý Tài liệu sau chỉnh lý phải bảo đảm yêu cầu sau đây: a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; b) Được xác định thời hạn bảo quản; c) Hồ sơ hoàn thiện hệ thống hóa; d) Có Mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu Danh mục tài liệu hết giá trị Điều 33 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm ngun tắc trị, lịch sử, tồn diện tổng hợp Xác định giá trị tài liệu thực theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin sử liệu học Xác định giá trị tài liệu phải vào tiêu chuẩn sau đây: a) Nội dung tài liệu; b) Vị trí quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; c) Ý nghĩa kiện, thời gian địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức độ tồn vẹn phơng lưu trữ; đ) Hình thức tài liệu; e) Tình trạng vật lý tài liệu Sở Nội vụ hướng dẫn chi tiết việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu Điều 34 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan, tổ chức định thành lập Thành phần Hội đồng bao gồm: a) Chủ tịch Hội đồng; b) Người làm lưu trữ quan, tổ chức Thư ký Hội đồng; c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu ủy viên; d) Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình người đứng đầu quan, tổ chức Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan, tổ chức định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định Điều 35 Quy định MỤC BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Điều 35 Bảo quản tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ quý, Người đứng đầu quan, tổ chức, có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ quý, tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn có đặc điểm sau đây: a Có giá trị đặc biệt tư tưởng, trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử có tầm quan trọng đặc biệt quốc gia, xã hội; b Được hình thành hồn cảnh lịch sử đặc biệt thời gian, không gian, địa điểm, tác giả; c Được thể vật mang tin độc đáo, tiêu biểu thời kỳ lịch sử Tài liệu lưu trữ q, khơng phân biệt hình thức sở hữu đăng ký với quan quản lý nhà nước lưu trữ trung ương cấp tỉnh, lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu khu vực giới Tài liệu lưu trữ quý, phải kiểm kê, bảo quản, lập bảo hiểm sử dụng theo chế độ đặc biệt Điều 36 Thống kê nhà nước lưu trữ Tài liệu Phông lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên phải thống kê tập trung hệ thống sổ sách, sở liệu, hồ sơ quản lý Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định chế độ thống kê lưu trữ Số liệu báo cáo thống kê năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 Thống kê lưu trữ thực theo quy định sau a) Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tổng hợp số liệu báo cáo Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) Sở Nội vụ tổng hợp số liệu quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, Phòng Nội vụ huyện, thành phố, thị xã báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ b Cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu báo cáo Phòng Nội vụ huyện, thành phố, thị xã Phòng Nội vụ huyện, thành phố, thị xã tổng hợp số liệu quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã báo cáo Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) Điều 37 Hủy tài liệu hết giá trị Thẩm quyền định hủy tài liệu a) Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên xem xét đề nghị Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ Quyết định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh b) Người đứng đầu quan, tổ chức, Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ quan, tổ chức Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã Thẩm tra xác định giá trị tài liệu a) Giám đốc Sở Nội vụ Quyết định thành lập “Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu” để thẩm tra tài liệu hết giá trị Lưu trữ Lịch sử; thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tài liệu hết giá trị UBND huyện, thành phố, thị xã b) Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã Quyết định thành lập “Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu” để thẩm tra tài liệu hết giá trị Lưu trữ cấp huyện; thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy phịng, ban chun mơn trực thuộc UBND huyện, thành phố, thị xã xã, phường, thị trấn Thủ tục định hủy tài liệu hết giá trị a) Người đứng đầu quan, tổ chức Quyết định thành lập “Hội đồng xác định giá trị tài liệu” trước tiêu hủy Theo đề nghị “Hội đồng xác định giá trị tài liệu” người đứng đầu quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư – Lưu trữ) thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu quan, tổ chức không thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp trực tiếp có ý kiến tài liệu hết giá trị cần hủy Căn vào ý kiến thẩm định “Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu” ý kiến quan cấp trực tiếp, người có thẩm quyền quy định Khoản Điều định việc hủy tài liệu hết giá trị b) Theo đề nghị “Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu”, Giám đốc Sở Nội vụ quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ Quyết định hủy tài liệu có thơng tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị, gồm có: a) Quyết định thành lập Hội đồng; b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị; c) Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; d) Văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; đ) Văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền; e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; g) Biên bàn giao tài liệu hủy; h) Biên hủy tài liệu hết giá trị Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan, tổ chức có tài liệu bị hủy 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu MỤC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 38 Sử dụng tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan Người đứng đầu quan, tổ chức quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan quan, tổ chức Sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh a) Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ định việc sử dụng tài liệu lưu trữ loại tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh phép sử dụng rộng rãi Giám đốc Sở Nội vụ định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng Chủ tịch UBND tỉnh định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật b) Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước c) Tài liệu liên quan đến cá nhân sử dụng theo quy định pháp luật d) Người sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh phải có Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ cơng tác phải có giấy giới thiệu văn đề nghị quan, tổ chức nơi công tác Mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh