198-QD

UBND TỈNH AN GIANG SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 198/QĐ-SKHCN An Giang, ngày 27 tháng năm 2020 Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở Khoa học Công nghệ tỉnh An Giang Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Thơng tư 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn thực chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức; Căn Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Căn Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Căn Quyết định số 16/2015/QĐ-UBND ngày 01/6/2015 UBND tỉnh việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Khoa học Công nghệ; Căn Quyết định số 20/2019/QĐ-UBND ngày 09/7/2019 UBND tỉnh việc bãi bỏ số điều Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 16/2015/QĐ-UBND ngày 01/6/2015 UBND tỉnh; Theo đề nghị Chánh Văn phịng Sở Khoa học Cơng nghệ QUYẾT ĐỊNH Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở Khoa học Công nghệ tỉnh An Giang Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký thay Quyết định số 47/QĐ-SKHCN ngày 19/6/2014 Sở Khoa học Công nghệ tỉnh An Giang 2 Điều Chánh Văn phịng Sở Khoa học Cơng nghệ, Trưởng phịng chun mơn, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Sở công chức, viên chức chịu trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: - Như điều 3; - Sở Nội vụ; - Cổng Thông tin điện tử Sở KH&CN; - Phòng, đơn vị thuộc Sở; - Lưu: VT GIÁM ĐỐC Người ký: Sở Khoa học Công nghệ Email: sokhcn@angiang.gov.vn Cơ quan: Tỉnh An Giang Thời gian ký: 27.07.2020 10:41:12 +07:00 Tầng Phú An UBND TỈNH AN GIANG SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Về công tác lưu trữ Sở Khoa học Công nghệ (Kèm theo Quyết định số 198/QĐ-SKHCN 27/7/2020 Giám đốc Sở Khoa học Công nghệ) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế quy định hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo Sở Khoa học Công nghệ (KH&CN) để thực chức năng, nhiệm vụ Cơng tác văn thư: bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động Sở KH&CN; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu văn thư Công tác lưu trữ: bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Sở KH&CN Đối tượng áp dụng: phịng chun mơn Sở, đơn vị trực thuộc Sở, công chức, viên chức, người lao động Sở Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở KH&CN bao gồm tất quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo, điều hành Sở KH&CN để thực chức năng, nhiệm vụ “Văn bản” thông tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định “Văn chuyên ngành” văn hình thành q trình thực hoạt động chun mơn, nghiệp vụ ngành, lĩnh vực người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định “Văn hành chính” văn hình thành q trình đạo, điều hành, giải cơng việc quan, tổ chức “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định “Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến 2 “Bản thảo văn bản” viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử 10 “Bản văn giấy” hồn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 11 “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 12 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 13 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 14 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, tổ chức 15 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 16 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định 17 “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” Hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 18 “Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức 19 “Thu thập tài liệu” trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ tỉnh 20 “Chỉnh lý tài liệu” việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động Sở KH&CN, cá nhân 21 “Xác định giá trị tài liệu” việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm Lãnh đạo Sở: đạo thực quy định công tác văn thư; đạo việc nghiên cứu, ứng dụng KH&CN vào công tác văn thư 3 Trách nhiệm Chánh Văn phòng Sở: Chánh Văn phòng giúp lãnh đạo Sở trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Sở KH&CN, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Sở đơn vị trực thuộc Sở Trách nhiệm Văn thư, Lưu trữ quan: a) Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn b) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến c) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn d) Quản lý Sổ đăng ký văn đ) Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức; loại dấu khác theo quy định Trách nhiệm Trưởng phòng chuyên môn đơn vị trực thuộc Sở: Triển khai tổ chức thực quy định Sở KH&CN quy định cấp công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cá nhân q trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư phải thực theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư, Quy chế quy định pháp luật có liên quan Điều Bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Tất công chức, viên chức người lao động quan phải nghiêm chỉnh chấp hành theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15/11/2018 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 Chính phủ Quy định chi tiết số điều Luật Bảo vệ bí mật nhà nước Quyết định số 1283/QĐ-UBND ngày 13/7/2017 Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước địa bàn tỉnh An Giang; Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Sở KH&CN phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục I THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Hình thức văn Sở KH&CN ban hành gồm loại hình văn sau: Văn hành chính: Quyết định, chương trình, kế hoạch, báo cáo, cơng văn, tờ trình, thơng báo, giấy mời, Văn chuyên ngành: Đề tài, dự án, đề án, giấy phép tiến hành công việc xạ, chứng nhân viên xạ, giấy chứng nhận, vẽ thi công kỹ thuật, … Điều Thể thức văn Các phịng chun mơn, đơn vị trực thuộc, cơng chức, viên chức Lãnh đạo giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải thực theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật ngành Sở KH&CN chủ trì tham mưu soạn thảo để trình cấp Quyết định thực theo quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật; Luật số 47/2019/QH14 ngày 22/11/2019 Quốc hội sửa đổi, bổ sung số điều Luật tổ chức Chính phủ Luật tổ chức quyền địa phương Việc soạn thảo văn khác thực sau: a) Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn b) Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; Soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết c) Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn d) Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều Soạn thảo văn mật Người lãnh đạo Sở giao chủ trì soạn thảo văn bí mật nhà nước khơng sử dụng máy tính nối mạng Internet đánh máy, soạn thảo văn mật, ghi cụ thể số lượng in, sao, chụp tài liệu mật Sau in, sao, chụp xong văn mật phải kiểm tra lại hủy dư thừa, in, sao, chụp hỏng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở nội dung, hình thức văn mật 5 Người giao soạn thảo văn mật phải đề xuất độ mật văn bản; người ký duyệt văn có trách nhiệm định độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật), phạm vi lưu hành, số lượng phát hành Văn thư có trách nhiệm đóng dấu theo định người ký duyệt văn mật gửi, phát tài liệu mật theo quy định pháp luật hành cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước Điều Duyệt thảo văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo phê duyệt, thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Điều 10 Kiểm tra văn trước ký ban hành Văn hành chính: - Người đứng đầu phịng chun mơn, đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản; thể thức trình bày văn trước gửi trình lãnh đạo Sở ký duyệt - Người đứng đầu phòng chuyên mơn, đơn vị lãnh đạo Sở giao chủ trì soạn thảo Quyết định, văn đạo, điều hành quan trọng có trách nhiệm phối hợp với cơng chức làm công tác Pháp chế tổ chức soạn thảo gửi văn tới công chức làm công tác Pháp chế Sở để lấy ý kiến mặt pháp lý việc xử lý vấn đề phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước địa phương Văn quy phạm pháp luật: Công chức làm công tác Pháp chế giúp Lãnh đạo Sở phối hợp với Phịng chun mơn, đơn vị trực thuộc Sở nghiên cứu xây dựng dự thảo văn quy phạm pháp luật UBND tỉnh giao cho Sở phụ trách Tổ chức kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn độ mật, độ khẩn văn Văn thư có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phịng kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày loại văn trước ban hành; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Điều 11 Ký văn Thẩm quyền ký văn thực theo quy định pháp luật Quy chế làm việc Sở KH&CN Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền: - Giám đốc Sở ký tất văn quan Sở ban hành thuộc thẩm quyền Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa uỷ quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.) - Phó Giám đốc Sở ký văn Giám đốc Sở uỷ quyền theo lĩnh vực phân công phụ trách phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan văn ký - Chánh Văn phòng Sở phép ký thừa lệnh số văn hành thông thường, như: Thông báo, Giấy công lệnh, Giấy giới thiệu, Sao y chính, Sao lục chính, Trích sao; Cơng văn thực ý kiến đạo Lãnh đạo Sở đơn đốc phịng, ban, đơn vị trực thuộc thực nhiệm vụ giao - Phó Chánh Văn phịng Sở phép ký văn phạm vi Chánh Văn phòng Sở phân công phụ trách uỷ quyền ký thay Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Hình ảnh, vị trí chữ ký số người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nên suốt; đặt canh chức vụ người ký họ tên người ký Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 12 Nguyên tắc chung Tất văn Sở KH&CN phải quản lý tập trung Văn thư Sở để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Văn thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn hỏa tốc, khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15/11/2018 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 Chính phủ Cá nhân Lãnh đạo giao giải quyết, theo dõi cơng việc phụ trách có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan năm công việc kết thúc Hồ sơ lập phải bảo đảm yêu cầu sau: a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; cơng việc mà cá nhân chủ trì giải b) Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc Hồ sơ tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thủ tục quy định Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải công việc Điều 13 Trình tự quản lý văn Tất văn Sở KH&CN ban hành phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu mức độ mật, mức độ khẩn (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 14 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số thời gian ban hành văn bản: lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử Việc cấp số văn hành văn chuyên ngành Giám đốc Sở ủy quyền cho Văn thư quản lý quy định Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật đánh số đăng ký sổ riêng Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống Điều 15 Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn Hệ thống quản lý điều hành VNPT-iOffice Lập Sổ đăng ký văn đi: Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm Sở KH&CN, Văn thư quy định cụ thể việc lập Sổ đăng ký văn cho phù hợp; Văn mật lập sổ đăng ký riêng Đăng ký văn đi: Việc đăng ký văn thực Hệ thống quản lý điều hành VNPT-iOffice Phòng chuyên môn soạn thảo văn bản, đề xuất yêu cầu độ khẩn, số lượng bản, phân loại văn bản, tài liệu phải gửi kèm (nếu có) gửi cho Lãnh đạo Sở xem xét phê duyệt, ký số trình ký trực tiếp chuyển cho văn thư đồng thời gửi mềm (file điện tử) văn cho văn thư để làm thủ tục phát hành Văn thư đối chiếu, kiểm tra thể thức văn file điện tử Hệ thống quản lý điều hành VNPT-iOffice với văn giấy Lãnh đạo Sở ký phê duyệt cập nhật thông tin phát hành Văn thư tiếp nhận phát hành văn có file điện tử với giấy, sẽ, khơng sửa chữa, tẩy xố người có thẩm quyền ký phê duyệt Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 16 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan dấu mức độ mật, mức độ khẩn Nhân bản: a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư Thực theo Hệ thống quản lý điều hành VNPT-iOffice, văn thư phát hành văn theo nơi nhận, giấy gửi đơn vị theo nơi nhận, nội quan gửi cho Phịng chun mơn trực tiếp soạn thảo văn đó, cịn lại Lãnh đạo Sở phịng, đơn vị trực thuộc, chun viên có liên quan gửi điện tử để biết, theo dõi Văn thư có trách nhiệm gửi qua Hệ thống quản lý điều hành VNPT-iOffice, không gửi giấy cho nội quan b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực (t/h), phối hợp thực (p/h), báo cáo (b/c), giám sát (g/s), kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo c) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định d) Việc nhận văn mật phải có ý kiến Lãnh đạo Sở thực theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15/11/2018 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 Chính phủ Đóng dấu quan: a) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục d) Đóng dấu giáp lai:Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang 9 Dấu, chữ ký số quan văn điện tử: a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số quan hình ảnh dấu quan ban hành văn văn đó, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quyền bên trái b) Chữ ký số quan văn kèm theo văn thể sau: Văn kèm theo tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số văn không thực ký số lên văn kèm theo; văn không tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số quan, tổ chức văn kèm theo Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu văn kèm theo Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn kèm theo Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Không hiển thị Thông tin: Số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày, tháng, năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen Đóng dấu độ khẩn, mật: a) Việc đóng dấu độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HOẢ TỐC, HOẢ TỐC HẸN GIỜ) văn hành thực theo quy định Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ b) Việc đóng dấu độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 Chính phủ c) Ví trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) văn thực theo quy định Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Điều 17 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính công văn quan, tổ chức ban hành văn Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận 10 b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn Hoặc Lãnh đạo ký tươi gốc để lưu Văn thư Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Điều 18 Lưu văn Lưu văn giấy: a) Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ công việc người soạn thảo văn Lưu văn điện tử: a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn b) Sở KH&CN có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 19 Nguyên tắc chung Tất văn đến Sở KH&CN phải quản lý tập trung Văn thư Sở để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư Sở, phịng chun mơn, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đến thuộc ngày phải đăng ký, chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: "Hoả tốc" (kể "Hoả tốc" hẹn giờ), "Thượng khẩn" "Khẩn" (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15/11/2018 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 Chính phủ 11 Cá nhân Lãnh đạo giao giải quyết, theo dõi cơng việc phụ trách có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan năm công việc kết thúc Hồ sơ lập phải bảo đảm yêu cầu sau: a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; cơng việc mà cá nhân chủ trì giải b) Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc Hồ sơ tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thủ tục quy định Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích trình tiếp nhận, chuyển giao, giải cơng việc Điều 20 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến, kể đơn thư cá nhân gửi đến quan phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận văn đóng dấu đến Đăng ký vào sổ văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 21 Tiếp nhận văn đóng dấu đến Đối với văn giấy: a) Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu lực bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu mức độ mật) gửi đến Sở KH&CN thuộc diện đăng ký Văn thư phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan Văn thư chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký vào sổ văn đến c) Đối với fax, văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) d) Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, cơng chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Lãnh đạo Sở Chánh Văn phòng để xử lý 12 e) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Đối với văn điện tử: a) Văn thư phải kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận Văn thư nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn c) Văn thư nhận văn có trách nhiệm thông báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống (nếu có) Điều 22 Đăng ký vào sổ văn đến Việc đăng ký vào sổ văn đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử số đến Đăng ký văn a) Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào sổ đăng ký văn Scan PDF văn gửi qua Hệ thống quản lý điều hành VNPT-iOffice cho Lãnh đạo Sở xử lý b) Văn mật đến đăng ký riêng sử dụng phần mềm máy vi tính khơng nối mạng LAN (mạng nội bộ) mạng Internet Điều 23 Trình, chuyển giao văn đến Việc chuyển giao văn đến Sở KH&CN thực theo quy trình Hệ thống quản lý điều hành VNPT-iOffice sau: Văn thư tiếp nhận tài liệu bưu điện, tổ chức, cá nhân chuyển đến Phân loại bóc bì văn đến Sau scan (quét) văn cập nhật toàn văn đến (trừ văn mật) qua Hệ thống quản lý điều hành VNPT-iOffice, thông tin văn (cơ quan ban hành, số ký hiệu, trích yếu, ngày tháng, sổ lưu văn ) sau chuyển file điện tử trình Lãnh đạo Sở qua Hệ thống quản lý điều hành VNPT-iOffice để Lãnh đạo Sở phân giao xử lý cho phịng chun mơn theo lĩnh vực phụ trách Văn thư nhận thông tin phân giao xử lý văn thông báo điện tử từ Lãnh đạo Sở chuyển đến vào sổ tiếp nhận phân loại giấy (bản chính) để tủ tài liệu theo tên phòng, đơn vị, cá nhân đặt Bộ phận Văn thư Sở 13 Lãnh đạo phòng, trưởng đơn vị trực thuộc Sở phân cơng cơng chức, viên chức đại diện phịng, đơn vị đến Bộ phận Văn thư Sở ký nhận văn giấy đến số loại văn như: - Hồ sơ tài liệu dự án, đề án tài liệu khơng có phần mềm máy tính - Các văn gửi đến có liên quan đến việc thanh, tốn kinh phí - Quyết định bổ nhiệm, nâng lương, luân chuyển công tác, khen thưởng, kỷ luật, thành lập ban đạo, tổ thư ký,… Tất văn lại lưu tập trung Bộ phận Văn thư Sở, không gửi giấy cho phòng, đơn vị trực thuộc Sở Văn có chế độ mật khơng chuyển qua Hệ thống quản lý điều hành VNPT-iOffice, ghi vào sổ đăng ký văn mật riêng trình Lãnh đạo Sở phân giao xử lý trực tiếp, lưu văn thư, phơ tơ 01 chuyển cho người nhận thực Việc tiếp nhận, chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Cán bộ, công chức, viên chức phân công đến Bộ phận văn thư nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Điều 24 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến Hệ thống quản lý điều hành VNPTiOffice, phòng chun mơn, đơn vị, chun viên có trách nhiệm chủ động giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc Sở KH&CN Đối với văn đến có dấu "Tài liệu thu hồi", Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Chánh Văn phịng có trách nhiệm đơn đốc cá nhân việc giải văn đến, báo cáo Lãnh đạo Sở tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan Mục SAO VĂN BẢN Điều 25 Các hình thức Sao y gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử a) Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy b) Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy c) Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số quan Sở KH&CN 14 Sao lục: a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy, lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy b) Sao lục thực việc in, chụp từ y Trích sao: a) Trích gồm: Trích từ văn giấy sang văn giấy, trích từ văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy b) Bản trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích Thể thức kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phục lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Điều 26 Giá trị pháp lý Bản y, lục trích thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ có giá trị pháp lý Điều 27 Thẩm quyền văn Lãnh đạo Sở Chánh Văn phòng Sở định việc văn Sở KH&CN ban hành, văn quan, tổ chức khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15/11/2018 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 Chính phủ Chương III LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 28 Lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ Giám đốc Sở KH&CN phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Mẫu Danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ- CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư lưu trữ Điều 29 Lập hồ sơ Yêu cầu: a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ Sở KH&CN b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc 15 Mở hồ sơ: a) Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác b) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành c) Trường hợp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ: a) Hồ sơ kết thúc công việc giải xong b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống phần mềm VNPT-iOffice thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống phần mềm VNPT- iOffice Điều 30 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan: a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu: a) Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 16 b) Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống phần mềm VNPT-iOffice Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống phần mềm VNPT-iOffice Điều 31 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trách nhiệm người đứng đầu quan Sở: Hàng năm Lãnh đạo Sở có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ quan; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm Chánh Văn phòng: a) Tham mưu cho Lãnh đạo Sở việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm công chức, viên chức đơn vị trực thuộc Sở: a) Trưởng đơn vị trực thuộc Sở chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan b) Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan c) Các phòng, đơn vị trực thuộc Sở cá nhân quan có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan d) Trường hợp phòng, đơn vị trực thuộc cá nhân có nhu cầu giữ lại hố sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải Lãnh đạo Sở đồng ý văn phải lập Danh danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu phòng, đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu đ) Công chức, viên chức người lao động trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao tồn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho phịng, đơn vị Lưu trữ quan theo quy chế quan, đơn vị 17 Chương IV QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHĨA BÍ MẬT TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ Điều 32 Quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Giám đốc Sở giao cho Văn thư sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan theo quy định Văn thư quan có trách nhiệm: a) Bảo quản an tồn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sở phòng văn thư b) Chỉ giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sở cho người khác phép văn người có thẩm quyền Việc bàn giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sở phải lập biên bàn giao theo quy định c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn Sở ban hành văn d) Chỉ đóng dấu, ký số Sở vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn Sở trực tiếp thực Các cá nhân cấp thiết bị chữ ký số có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị chữ ký số mình, khơng làm thất lạc, mát, hư hỏng Nếu bị mát hư hỏng phải khai báo kịp thời chịu trách nhiệm bí mật thiết bị có xác nhận Lãnh đạo Sở Lãnh đạo đơn vị để làm thủ tục để nghị Sở Thông tin Truyền thông cấp lại Điều 33 Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sử dụng dấu: a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định b) Khi đóng dấu lên chữ ký số, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy Giám đốc Sở quy định đ) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật: Thiết bị lưu khóa bí mật Sở sử dụng để ký số băn điện tử Sở ban hành từ văn giấy sang văn điện tử 18 Chương V CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 34 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm công chức lưu trữ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ quan, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 35 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu quan phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan Sở Khoa học Cơng nghệ Hình thức chỉnh lý: Hợp đồng, đấu thầu, thuê, khoán, Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 36 Xác định giá trị tài liệu Bộ phận Văn thư, Lưu trữ quan có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo quan ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: 19 a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 37 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho Giám đốc Sở việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu Giám đốc Sở định thành lập, thành phần gồm: a) Đại diện Lãnh đạo Sở Chủ tịch Hội đồng b) Chánh Văn phịng Sở Phó Chủ tịch Hội đồng c) Đại diện phịng chun mơn, đơn vị có tài liệu uỷ viên d) Công chức phụ trách công tác lưu trữ quan, ủy viên kiêm thư ký e) Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên Nhiệm vụ Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn giúp Lãnh đạo Sở định mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản danh mục tài liệu hết giá trị Phương thức làm việc Hội đồng xác định giá trị tài liệu: a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần) b) Hội đồng thảo luận biểu theo đa số tài liệu dự kiến loại Biên họp có đủ chữ ký thành viên Hội đồng lập thành bản, lưu hồ sơ hủy tài liệu, đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị c) Thơng qua biên trình Lãnh đạo Sở định Điều 38 Hủy tài liệu hết giá trị Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực sau có định văn Lãnh đạo Sở Thủ tục định tiêu hủy tài liệu hết giá trị quy khoản 2, Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011 Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm: a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị 20 c) Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu, biên họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu d) Văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến quan, đơn vị có tài liệu hết giá trị đ Văn vản thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị g Biên bàn giao tài liệu hủy h Biên hủy tài liệu hết giá trị Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải Sở KH&CN bảo quản 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu Điều 39 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm cơng việc kết thúc phịng, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thực theo hướng dẫn Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 40 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ quan tập trung bảo quản kho lưu trữ quan Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Chánh Văn phịng có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Công chức Văn thư, lưu trữ quan có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 41 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cơng chức, viên chức trong, ngồi quan cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng 21 Cán bộ, cơng chức, viên chức ngồi quan nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Lãnh đạo quan Chánh Văn phòng đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Lãnh đạo quan Chánh Văn phịng đồng ý Điều 42 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả theo quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Mượn tài liệu nghiên cứu chỗ: Sau nghiên cứu văn xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi mượn tài liệu Công chức phụ trách công tác lưu trữ phải giám sát trình mượn kiểm tra tài liệu sau hoàn trả Mượn tài liệu nơi làm việc: Trường hợp đặc biệt nhu cầu công tác, chuyên viên thuộc Sở cần sử dụng hồ sơ, tài liệu kho phải Chánh Văn phòng Sở đồng ý Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu trả hạn Sao, chụp tài liệu lưu trữ: Người đến khai thác cần chụp tài liệu phải thực đầy đủ thủ tục khai thác có giấy xin chụp tài liệu, đồng thời phải đồng ý lãnh đạo Sở phép chụp Việc chụp tài liệu lưu trữ phải cán lưu trữ thực Đối với tài liệu mật thực theo qui chế bảo vệ bí mật Nhà nước Đơn vị, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định bảo mật thơng tin phải giữ gìn bảo đảm an tồn tài liệu Điều 43 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Lãnh đạo Sở cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ Sở tổ chức, cá nhân nước có yếu tố nước ngồi; cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật Chánh Văn phòng cho phép sử dụng tài liệu loại thường công chức thuộc Sở tổ chức, cá nhân có nhu cầu đáng Việc chụp tài liệu lưu trữ phải ý kiến phê duyệt lãnh đạo Sở Cơ quan, tổ chức, cá nhân mang tài liệu lưu trữ khỏi lưu trữ quan để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác sau Giám đốc Sở cho phép phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ 22 Điều 44 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ chế độ phụ cấp Lưu trữ quan phải có nội quy việc khai thác tài liệu lưu trữ Công chức lưu trữ quan phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Công chức Văn thư, Lưu trữ Sở có trách nhiệm quản lý kho lưu trữ quan Sở đảm bảo an toàn phục vụ tốt cho việc tra cứu tài liệu lưu trữ hưởng chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm theo quy định Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức ngành Lưu trữ Mức hưởng cụ thể theo quy chế chi tiêu nội hành quan đơn vị Mục TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 45 Khen thưởng xử lý vi phạm Việc thực nội dung Quy chế tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng tập thể phòng, đơn vị cá nhân công chức, viên chức điều kiện, sở đánh giá, nhận xét, phân loại công chức Công chức, viên chức vi phạm quy định Quy chế tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định pháp luật xử lý kỷ luật công chức truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Trường hợp công chức, viên chức vi phạm quy định Quy chế mà gây thiệt hại vật chất cho quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật hành trách nhiệm vật chất công chức, viên chức Điều 46 Khiếu nại, tố cáo Các phịng, đơn vị cơng chức, viên chức có quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Sở KH&CN Việc giải khiếu nại, tố cáo công tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định Luật Lưu trữ, quy định Chính phủ cơng tác văn thư pháp luật khiếu nại, tố cáo Điều 47 Tổ chức thực Trưởng phòng, trưởng đơn vị trực thuộc Sở có trách nhiệm phổ biến, quán triệt tới công chức, viên chức thuộc quyền quản lý tổ chức thực Quy chế đơn vị Cơng chức, người lao động Sở có trách nhiệm thực nghiêm túc Quy chế 23 Chánh Văn phịng có trách nhiệm kiểm tra, đơn đốc, theo dõi việc thực Quy chế Trong trình tổ chức, triển khai, thực có nội dung chưa phù hợp cần sửa đổi, bổ sung, Trưởng phòng, trưởng đơn vị trực thuộc Sở có trách nhiệm phản ánh văn Văn phịng Sở để tổng hợp, trình Lãnh đạo Sở xem xét, định./ GIÁM ĐỐC Người ký: Sở Khoa học Công nghệ Email: sokhcn@angiang.gov.vn Cơ quan: Tỉnh An Giang Thời gian ký: 27.07.2020 10:41:40 +07:00 Tầng Phú An