03_NEU_TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213

Microsoft Word 03 NEU TXNLQT01 Bai2 v1 0014109213 doc Bài 2 Phân tích công việc TXNLQT01 Bai2 v1 0014109213 17 BÀI 2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Hướng dẫn học Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các p[.]

Bài 2: Phân tích cơng việc BÀI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:  Nghiên cứu quy trình phân tích cơng việc doanh nghiệp mà sinh viên biết; đánh giá việc xây dựng sản phẩm phân tích cơng việc doanh nghiệp khoa học chưa doanh nghiệp sử dụng sản phẩm hoạt động quản trị nhân lực nào?  Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn  Đọc tài liệu: Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm (2007), Quản trị nhân lực, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Trần Kim Dung (2003), Quản trị nguồn nhân lực, Nhà xuất Đại học Quốc gia, Hà Nội  Sinh viên làm việc theo nhóm, thực hành xây dựng văn phân tích cơng việc trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email  Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung Trong giới thiệu nội dung phân tích cơng việc cần thiết phải tiến hành phân tích cơng việc tổ chức Mục tiêu Sau học xong chương này, sinh viên hiểu được:     Các thơng tin cần thu thập phân tích cơng việc Các kết phân tích cơng việc ứng dụng hoạt động quản trị nhân lực Các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho phân tích cơng việc tổ chức Tiến trình phân tích cơng việc tổ chức TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 17 Bài 2: Phân tích cơng việc Tình dẫn nhập Phân tích cơng việc cơng ty TNHH Hưng Phú Anh Hưng, Trưởng phịng Kinh doanh cơng ty TNHH Hưng Phú vui mừng vừa ký hợp đồng độc quyền phân phối sản phẩm lưu điện (UPS) Áo thị trường Việt Nam Đây mảng kinh doanh với cơng ty nhiều năm qua, Hưng Phú nhà cung cấp máy lọc nước cho hộ gia đình thành cơng thị trường Hợp đồng mở hội tiếp cận đến doanh nghiệp nhu cầu cho lưu điện cỡ trung cỡ lớn tiềm Anh Hưng trao đổi với chị Thủy, trưởng phịng Nhân sự: “Cơ Thủy này, hợp đồng UPS ký kết rồi, vòng 12 tháng, công ty không triển khai hệ thống phân phối hỗ trợ kỹ thuật phía đối tác Áo cắt hợp đồng Bây tháng 9, chậm đến tháng 12, phải tìm cán phụ trách kỹ thuật để gửi sang công ty đối tác Áo tập huấn tháng Sau tập huấn, cán Việt Nam để triển khai hệ thống hỗ trợ kỹ thuật, bảo hành bảo dưỡng sản phẩm Bên cạnh đó, cần tuyển thêm nhân viên kinh doanh chuyên trách phát triển thị trường hệ thống phân phối mảng sản phẩm UPS Cô nghĩ nào?” Thủy trả lời: “Anh Hưng ạ, nay, cơng ty chưa có hiểu biết sản phẩm lưu điện đâu Vậy, cán kỹ thuật cán kinh doanh UPS phải tuyển mới.” Sau dịp tuyển dụng nhân lực rầm rộ, chị Thủy giới thiệu ứng viên cho vị trí cán kỹ thuật ứng viên cho vị trí cán kinh doanh để anh Hưng lựa chọn Tuy nhiên, anh Hưng thấy khơng có ứng viên đạt yêu cầu phàn nàn với chị Thủy: “Khả sử dụng tiếng Anh nói viết ứng viên cho vị trí cán kỹ thuật kém, gửi học tập làm việc Áo vào đầu tháng 12 dự định kỹ sư chuyên ngành điện tốt nghiệp từ Đại học Bách Khoa ứng tuyển cho vị trí cán kinh doanh phát triển thị trường thể lúng túng non nớt lĩnh vực kinh doanh.” Chị Thủy phân trần: “Nhưng anh nói cán kinh doanh cần có kiến thức kỹ kỹ thuật điện – điện tử, yêu cầu mức thấp so với cán kỹ thuật Và anh không đưa yêu cầu cụ thể trình độ ngoại ngữ ứng viên cho vị trí cán kỹ thuật.” Anh Hưng thừa nhận: “Đây công việc mới, chưa viết mô tả công việc nên yêu cầu người thực công việc chưa xác định rõ ràng Quả không phối hợp chặt chẽ nên kết không mong đợi.” Nguyên nhân thất bại đợt tuyển dụng nhân lực công ty Hưng Phú gì? Có thể giải vấn đề nào? 18 TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 Bài 2: Phân tích cơng việc 2.1 Khái niệm nội dung Phân tích cơng việc 2.1.1 Khái niệm mục đích Phân tích cơng việc Phân tích cơng việc q trình thu thập tư liệu đánh giá cách có hệ thống thơng tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể tổ chức nhằm làm rõ chất cơng việc Đó việc nghiên cứu công việc để làm rõ: cơng việc cụ thể, người lao động có nhiệm vụ, trách nhiệm gì; họ thực hoạt động nào, phải thực thực nào; máy móc, thiết bị, cơng cụ sử dụng; mối quan hệ thực hiện; điều kiện làm việc cụ thể; yêu cầu kiến thức, kỹ khả mà người lao động cần phải có để thực cơng việc Phân tích cơng việc khác với thiết kế công việc Thiết kế công việc trình sau hồn thành phân tích cơng việc tổ chức Thiết kế công việc trình xác định nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể thực người lao động tổ chức điều kiện cụ thể để thực nhiệm vụ, trách nhiệm Trong tổ chức, chun mơn hóa lao động mà nghề chia thành công việc Mỗi công việc lại tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể thực người lao động gọi vị trí việc làm Nghề, cơng việc, vị trí việc làm nhiệm vụ hiểu sau:     Nhiệm vụ: biểu thị hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà người lao động phải thực Ví dụ: nhập thơng tin từ hóa đơn bán hàng vào sổ kế tốn Vị trí (vị trí việc làm): biểu thị tất nhiệm vụ thực người lao động Ví dụ: tất nhiệm vụ thực nhân viên kế tốn Cơng việc: tất nhiệm vụ thực người lao động tất nhiệm vụ giống thực số người lao động Chẳng hạn, nhiệm vụ giống thực nhân viên kế tốn bán hàng theo ca phụ trách Nghề: tập hợp công việc tương tự mặt nội dung có liên quan với mức độ định với đặc tính vốn có, địi hỏi người lao động có hiểu biết đồng chun mơn nghiệp vụ, có kỹ năng, kỹ xảo kinh nghiệm cần thiết để thực Ví dụ: cơng việc kế tốn, kiểm tốn thủ quỹ thuộc nghề tài Phân tích cơng việc có ý nghĩa quan trọng nhờ có phân tích cơng việc mà người quản lý xác định kỳ vọng người lao động làm cho họ hiểu kỳ vọng đó; nhờ đó, người lao động hiểu nhiệm vụ, nghĩa vụ trách nhiệm cơng việc Đồng thời, phân tích cơng việc điều kiện để thực hoạt động Quản trị nhân lực đắn có hiệu thơng qua việc giúp cho người quản lý đưa định nhân tuyển dụng, đề bạt, thù lao dựa tiêu thức có liên quan đến cơng việc khơng phải dựa tiêu chuẩn mơ hồ mang tính chủ quan Trong xu chung ngày công tác quản lý nhân ngày phải tuân thủ yêu cầu ngày cao luật pháp nhân quyền quyền bình đẳng người lao động, phân tích cơng việc ngày trở thành phận quan trọng Quản trị nhân lực tổ chức TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 19 Bài 2: Phân tích công việc 2.1.2 Các thông tin cần thu thập Đối với cơng việc cụ thể, thu thập số lượng lớn thông tin quan trọng có liên quan đến cơng việc Tuy nhiên, cần thu thập loại thông tin nào, mức độ chi tiết tuỳ thuộc mục đích sử dụng thơng tin tuỳ thuộc vào lượng thơng tin có sẵn chí tuỳ thuộc vào quỹ thời gian, ngân sách dành cho việc Nói chung, để làm rõ chất công việc cụ thể cần phải thu thập loại thông tin sau:  Thông tin nhiệm vụ, trách nhiệm, hoạt động, mối quan hệ cần thực thuộc công việc Đối với loại thông tin này, yêu cầu phải thu thập đầy đủ, khơng bỏ sót tất mà người lao động cần phải làm, trách nhiệm cần phải gánh chịu làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng nhiệm vụ kể hao phí thời gian (ước tính) để thực nhiệm vụ  Thơng tin máy móc, thiết bị, cơng cụ, ngun vật liệu cần phải sử dụng phương tiện hỗ trợ công việc  Thông tin điều kiện làm việc điều kiện vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội  Thông tin địi hỏi cơng việc người thực khả kỹ cần phải có, kiến thức, hiểu biết kinh nghiệm làm việc cần thiết Các tư liệu thông tin thu thập xử lý phù hợp tuỳ thuộc vào mục đích phân tích cơng việc Tuy nhiên, chúng thường hệ thống hóa trình bày dạng mô tả công việc, yêu cầu công việc với người thực tiêu chuẩn thực cơng việc Đó cơng cụ hữu ích cho tất có liên quan tới chức quản lý nhân tổ chức 2.1.3 Các phương pháp thu thập thông tin Khi thu thập thơng tin phân tích cơng việc, cần lưu ý cần làm rõ người lao động thực mà quan trọng phải làm rõ người lao động cần phải thực Có thể sử dụng nhiều phương pháp để thu thập thơng tin phân tích cơng việc Khơng có phương pháp phù hợp với tình huống, phương pháp có ưu điểm nhược điểm riêng Cán phân tích cơng việc sử dụng kết hợp vài phương pháp số phương pháp sau đây:  Quan sát Quan sát phương pháp người cán nghiên cứu quan sát hay nhóm người lao động thực cơng việc ghi lại đầy đủ: hoạt động lao động thực hiện, phải thực thực để hoàn thành phận khác công việc Các thông tin thường ghi lại theo mẫu phiếu quy định trước Phương pháp giúp người nghiên cứu thu thông tin phong phú thực tế công việc; nhiên kết quan sát bị ảnh hưởng yếu tố chủ quan người quan sát người bị quan sát Đồng thời, có số nghề dễ dàng quan sát được; cơng việc chủ yếu có liên quan đến 20 TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 Bài 2: Phân tích cơng việc hoạt động trí não giải vấn đề chẳng hạn nghề chun mơn kỹ thuật khơng biểu lộ nhiều hành vi ngồi để quan sát  Ghi chép kiện quan trọng Trong phương pháp này, người nghiên cứu ghi chép lại hành vi thực công việc người lao động làm việc có hiệu người lao động làm việc khơng có hiệu quả; thơng qua khái quát lại phân loại đặc trưng chung công việc cần mô tả địi hỏi cơng việc Phương pháp cho thấy tính linh động thực cơng việc nhiều người khác nhau; nhiên, tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quát hóa phân loại kiện; đồng thời gặp hạn chế việc xây dựng hành vi trung bình để thực cơng việc Phương pháp thích hợp việc mô tả công việc xây dựng tiêu chuẩn thực công việc  Nhật ký công việc (Tự ghi chép) Nhật ký công việc phương pháp người lao động tự ghi chép lại hoạt động để thực cơng việc Phương pháp có ưu điểm thu thơng tin theo kiện thực tế, nhiên, độ xác thơng tin bị hạn chế khơng phải lúc người lao động hiểu họ thực Đồng thời, việc ghi chép khó bảo đảm liên tục quán  Phỏng vấn Đối với công việc mà người nghiên cứu khơng có điều kiện quan sát thực công việc người lao động (chẳng hạn công việc người quản lý, kiến trúc sư ) áp dụng phương pháp vấn Qua vấn, người lao động cho biết nhiệm vụ cần phải thực công việc họ, phải thực nhiệm vụ cần phải thực Cũng giống phương pháp quan sát, thông tin ghi lại theo mẫu quy định sẵn Phỏng vấn theo mẫu thống giúp ta so sánh câu trả lời người lao động khác cơng việc tìm hiểu sâu cơng việc tốn nhiều thời gian  Sử dụng câu hỏi thiết kế sẵn (phiếu điều tra) Trong phương pháp này, người lao động nhận danh mục câu hỏi thiết kế sẵn nhiệm vụ, hành vi, kỹ điều kiện có liên quan đến cơng việc họ có trách nhiệm phải điền câu trả lời theo yêu cầu hướng dẫn ghi Mỗi nhiệm vụ hay hành vi đánh giá theo giác độ: có thực hay khơng thực hiện; tầm quan trọng, mức độ phức tạp; thời gian thực hiện; quan hệ thực cơng việc nói chung TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 21 Bài 2: Phân tích cơng việc Bản câu hỏi thiết kế sẵn phương pháp phân tích cơng việc sử dụng rộng rãi ngày Ưu điểm phương pháp thông tin thu thập chất lượng hóa dễ dàng cập nhật cơng việc thay đổi, thích hợp với việc xử lý thơng tin máy tính phân tích khối lượng lớn thơng tin Việc thu thập thơng tin thực dễ dàng phương pháp khác tốn phí Tuy nhiên, việc thiết kế câu hỏi tốn nhiều thời gian đắt tiền Người nghiên cứu không tiếp xúc trực tiếp với đối tượng nghiên cứu nên dễ gây tình trạng hiểu lầm câu hỏi Bản câu hỏi thiết kế nhiều dạng với mức độ chi tiết khác Ở nước tiên tiến, câu hỏi sử dụng rộng rãi ngày Bản câu hỏi phân tích vị trí việc làm (PAQ), Ernest Mc Cormick đồng nghiệp trường đại học Purdue thiết kế PAQ câu hỏi phân tích cơng việc hướng vào hành vi lao động, bao gồm 195 yếu tố công việc để đo sáu mặt cơng việc (xem hình 2.1) Các tiêu thức đo lường Bản câu hỏi phân tích vị trí việc làm (PAQ – Position Analysis Questionaire) Thông tin đầu vào: Nguồn thông tin: chẳng hạn sử dụng tài liệu viết Các hoạt động phân loại soạn thảo: đánh giá tốc độ đối tượng chuyển động Các trình trí óc: Ra định lý giải: chẳng hạn lý giải để giải vấn đề Xử lý thơng tin: mã hố/giải mã Sử dụng thơng tin tích luỹ: sử dụng kiến thức tốn học Q trình thực cơng việc: Sử dụng thiết bị: sử dụng bàn phím Các hoạt động phối hợp thủ công: bốc dỡ đối tượng/nguyên vật liệu Các hoạt động thân thể: trèo leo Các hoạt động phối hợp: phối hợp bàn tay – cánh tay Các hoạt động quan hệ với người khác: Quan hệ giao tiếp: thị Quan hệ qua lại: phục vụ/dịch vụ Quan hệ cá nhân: quan hệ cá nhân với khách hàng Giám sát phối hợp: cấp giám sát Điều kiện lao động hoàn cảnh công việc: Các điều kiện vật chất lao động: nhiệt độ thấp Điều kiện tâm lý xã hội: bình thường Các đặc trưng khác cơng việc: Thời gian biểu làm việc, phương pháp trả công: làm việc không theo thời gian biểu cố định trả cơng theo Các địi hỏi cơng việc: làm việc theo nhịp độ chặt chẽ Trách nhiệm: phải chịu trách nhiệm an toàn người khác (Nguồn: Ernest J McCormick, Paul R Jeanneret, and Robert C Mecham Position Analysis Questionaire, 1969 by Purdue Research Foundation, West Lafayette, Indiana 47907) Hình 2.1 Các tiêu thức đo lường Bản câu hỏi phân tích vị trí việc làm(PAQ – Position Analysis Questionaire) 22 TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 Bài 2: Phân tích cơng việc Bản câu hỏi địi hỏi người phân tích phải đánh giá cơng việc theo yếu tố thường theo thang điểm từ đến (xem hình 2.2) Một mục từ PAQ (Position Analysis Questionaire: Bản câu hỏi phân tích vị trí việc làm) Các q trình trí óc Lý giải giải vấn đề (sử dụng mã để biểu thị mức độ lý giải đòi hỏi người lao động phải có sử dụng kiến thức, kinh nghiệm, đánh giá vấn đề) Rất hạn chế (Sử dụng kinh nghiệm để thực hướng dẫn đơn giản có liên quan, ví dụ: thợ lắp ráp, người vận hành máy trộn) Hạn chế (Sử dụng số kiến thức kinh nghiệm để lựa chọn từ số giải pháp định quy trình hành động hợp lý để thực cơng việc, ví dụ: người bán hàng, thợ điện, thủ thư) Trung bình (Sử dụng nguyên tắc phù hợp để giải vấn đề thực tiễn xử lý loạt biến cụ thể tình tồn tiêu chuẩn hạn chế, ví dụ: người giám sát, thợ khí) Cao (Sử dụng tư logic khoa học để xác định vấn đề, thu thập thông tin, lấy số liệu đưa kết luận có giá trị, ví dụ: kỹ sư dầu khí, giám đốc nhân sự, người quản lý hệ thống siêu thị) Hình 2.2 Một mục từ PAQ PAQ nghiên cứu thiết kế cẩn thận cho phép so sánh thống kê công việc, nhiên, danh mục câu hỏi dài địi hỏi khả đọc trình độ đại học Nhưng cơng cụ hữu ích cho việc xác định khoảng mức lương cho phép đánh giá giá trị cơng việc điểm  Hội thảo chuyên gia Hội thảo chun gia phương pháp phân tích cơng việc chun gia (gồm cơng nhân lành nghề, người am hiểu công việc, người lãnh đạo cấp trung gian, phận) mời dự họp để thảo luận công việc cần tìm hiểu Các ý kiến trao đổi thành viên làm sáng tỏ bổ sung thêm chi tiết mà người nghiên cứu không thu từ vấn cá nhân phương pháp Ngồi ra, q trình trao đổi ý kiến cịn làm rõ trách nhiệm nhiệm vụ thành viên hội thảo Phương pháp sử dụng để thu thập thông tin phục vụ nhiều mục đích phân tích cơng việc như: xây dựng mô tả công việc, yêu cầu công việc, tiêu chuẩn thực công việc, xây dựng phiếu đánh giá thực công việc Phương pháp đắt tốn nhiều thời gian 2.1.4 Các kết Phân tích cơng việc  Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc văn viết giải thích nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc vấn đề có liên quan đến cơng việc cụ thể TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 23 Bài 2: Phân tích cơng việc Bản mơ tả công việc thường bao gồm ba nội dung: o Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số công việc, tên phận hay địa điểm thực công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo quyền, mức lương Phần thường bao gồm vài câu tóm tắt mục đích chức cơng việc o Phần tóm tắt nhiệm vụ trách nhiệm thuộc công việc: phần tường thuật viết cách tóm tắt xác nhiệm vụ trách nhiệm thuộc công việc Phần bao gồm câu mơ tả xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực nhiệm vụ trách nhiệm nào, phải thực nhiệm vụ o Các điều kiện làm việc: bao gồm điều kiện mơi trường vật chất (các máy móc, cơng cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, phương tiện lại để phục vụ công việc điều kiện khác có liên quan Bản mơ tả cơng việc nên ngắn gọn, súc tích, nên sử dụng động từ hành động có tính quan sát để mô tả hoạt động cụ thể nghĩa vụ Nói chung, khơng có hình thức cụ thể coi tốt mà công ty khác sử dụng hình thức khác để mô tả công việc  Bản yêu cầu công việc với người thực Bản yêu cầu công việc với người thực liệt kê địi hỏi cơng việc người thực kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục đào tạo cần thiết; đặc trưng tinh thần thể lực; yêu cầu cụ thể khác Bản yêu cầu công việc với người thực nên bao gồm yêu cầu chuyên môn có liên quan rõ ràng tới việc thực cơng việc mức chấp nhận Khơng nên có u cầu q cao mà khơng cần thiết để thực công việc, đặc biệt yêu cầu đào tạo không cần thiết, thể phân biệt đối xử người lao động (giới tính, dân tộc ) Các u cầu cơng việc với người thực viết riêng thành văn bản, viết gộp văn với phần mô tả công việc Hình 2.3 ví dụ mơ tả công việc cán quản lý nhân công ty nhỏ  Bản tiêu chuẩn thực công việc Tiêu chuẩn thực công việc hệ thống tiêu/ tiêu chí phản ánh yêu cầu số lượng chất lượng hoàn thành nhiệm vụ quy định mô tả công việc Ở doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực cơng việc thể dạng khác Có doanh nghiệp xây dựng cách có hệ thống tiêu chuẩn thực cơng việc cho cơng việc; có nơi lại giao hẹn miệng điều khoản thời người lãnh đạo cấp Đối với công việc sản xuất, tiêu chuẩn chủ yếu thực cơng việc mức lao động (số sản phẩm cần sản xuất đơn vị thời gian; lượng thời gian phép tiêu hao cho sản phẩm ) thường gắn liền với hệ thống khuyến khích thực vượt mức Đối với công việc quản lý 24 TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 Bài 2: Phân tích cơng việc chun mơn nghiệp vụ, việc xác định tiêu chuẩn thực cơng việc thường khó Tuy nhiên, nên cố gắng sử dụng khả định lượng nhiều tốt Trong trường hợp dùng tiêu chuẩn định lượng để đánh giá thực công việc, dùng câu diễn đạt định tính để thể tiêu chuẩn cần đạt được, chẳng hạn: “Khơng để khách hàng phàn nàn xử thiếu lịch thiệp” Quản lý mục tiêu phương pháp để xác định tiêu chuẩn thực công việc cho cá nhân Hình 2.4 cho thấy ví dụ tiêu chuẩn thực công việc Tiêu chuẩn thực cơng việc coi mở rộng mơ tả cơng việc nhiều chúng viết gộp thành Ưu điểm tiêu chuẩn thực công việc diễn đạt viết so với tiêu chuẩn miệng chỗ giúp cho tổ chức kiểm sốt phát triển mình, đồng thời phương tiện thuận lợi cho trao đổi tái thông tin người lao động người quản lý Bản mô tả công việc Chức danh công việc: Cán quản lý nhân Báo cáo với: Phó giám đốc kinh tế Ngạch lương: Các nhiệm vụ Thiết kế thực sách có liên quan tới tất hoạt động quản lý người Tuyển mộ, vấn tuyển chọn lao động cho tất vị trí việc làm cịn trống Thiết kế thực chương trình định hướng cho cơng nhân viên để xây dựng cho họ thái độ tích cực mục tiêu cơng ty Theo dõi quản lý hoạt động bảo hiểm, hưu trí hoạt động nhân thuê mướn, thăng tiến, thuyên chuyển cho việc Điều tra vụ tai nạn viết báo cáo trình lên ban tra Thực nghiên cứu tiền lương thị trường lao động để xác định mức trả lương hợp lý Làm việc với trưởng phận quản đốc phân xưởng để giải bất bình Viết báo cáo người lao động rời khỏi công ty thực vấn để xác định nguyên nhân Viết báo cáo kiến nghị nhằm giảm tình trạng vắng mặt biến động sức lao động Có thể đàm phán với đại diện cơng đồn xây dựng thoả ước lao động tập thể Các yêu cầu công việc Kiến thức: Có kiến thức quản lý nhân sự; hiểu biết sách quy định nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh cuả công ty; hiểu biết luật pháp quy định lao động Kỹ năng: Sử dụng thành thạo phương pháp nghiên cứu lao động chụp ảnh, bấm giờ, vấn, điều tra xã hội học có khả giao tiếp quan hệ người; có kỹ soạn thảo, đàm phán; sử dụng thành thạo tiếng Anh chương trình máy tính văn phịng Giáo dục: Tốt nghiệp đại học tương đương Quản lý nguồn nhân lực Kinh tế lao động Quản trị kinh doanh Kinh nghiệm: Tối thiểu có hai năm kinh nghiệm lĩnh vực quản lý nhân quản trị kinh doanh Hình 2.3 Bản mô tả công việc TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 25 Bài 2: Phân tích cơng việc Tiêu chuẩn thực cơng việc nhân viên bán hàng (trong tháng) Thực 100 điện thoại bán hàng Liên hệ với 20 khách hàng Bán buôn sản phẩm (số hiệu 117) cho 30 người bán buôn Đạt 10.000.000 đ doanh thu cho sản phẩm 12 Đạt 17.000.000 đ doanh thu cho sản phẩm 17 Thực 35 điện thoại phục vụ khách hàng (ví dụ: giải thích phàn nàn khách) Thực thắng lợi đàm phán bán hàng Thực 12 báo cáo cuối tháng Tiêu chuẩn thực công việc bếp trưởng nhà hàng Công việc phải phân công, xếp hợp lý để đưa trình tự đồ ăn theo yêu cầu khách hàng Các ăn phải trình bày đẹp Cùng thời gian bếp trưởng phải đảm nhận từ ba bếp trở lên Không 2% số khách hàng phàn nàn chất lượng đồ ăn cách trình bày Khơng hao hụt q 1% tổng số bát, đĩa, dĩa tháng Bếp trưởng người phụ việc phải đảm nhận 200 khách hàng ăn trở lên ngày Hình 2.4 Tiêu chuẩn thực công việc 2.2 Ứng dụng Phân tích cơng việc Phân tích cơng việc tiến hành nhiều lý Các thơng tin mô tả công việc, yêu cầu công việc kể tiêu chuẩn thực công việc sử dụng nhiều chức nguồn nhân lực Một số tác dụng thơng tin phân tích cơng việc kể đến sau:  Lập kế hoạch nguồn nhân lực: sử dụng để đưa loại công việc  Tuyển mộ: sử dụng để mô tả công việc cần tuyển người quảng cáo vị trí việc làm  Tuyển chọn: sử dụng để xác định kỹ hoạt động Lấy làm tiêu thức để định lựa chọn ứng cử viên  Định hướng: sử dụng để giúp người lao động biết hoạt động mà họ phải làm  Đánh giá thực công việc: sử dụng để xác định tiêu thức mục đích thực cơng việc mà vào người lao động đánh giá  Trả thù lao: sử dụng để để đánh giá giá trị công việc sở cho việc đưa cấu tiền lương 26 TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 Bài 2: Phân tích cơng việc  Đào tạo: sử dụng để tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo thông qua việc xác định hoạt động mà người lao động cần phải có khả để thực  Kỷ luật: sử dụng để xác định tiêu chuẩn thực cơng việc chấp nhận mà người lao động cần đạt  An toàn lao động: sử dụng để xác định quy trình làm việc an tồn để nhằm thay đổi chấm dứt hoạt động không an tồn 2.3  Thiết kế lại cơng việc: sử dụng để phân tích đặc trưng cơng việc cần phải thay đổi chương trình thiết kế lại công việc  Bảo vệ mặt luật pháp: sử dụng để xác định chức mà người lao động phải thực có ích cho việc bào chữa vụ tranh chấp, khiếu nại Tiến trình Phân tích cơng việc Q trình nghiên cứu có hệ thống nội dung cơng việc q trình phức tạp, địi hỏi phải tham gia có trách nhiệm có tổ chức tất người lao động người quản lý có liên quan Do đó, q trình tổ chức thực phân tích cơng việc, phịng Nguồn nhân lực thường đóng vai trị Phịng Nguồn nhân lực thường có nhiệm vụ:  Xác định mục đích phân tích cơng việc; kế hoạch hóa điều phối toàn hệ thống, trình có liên quan; xác định bước tiến hành phân tích cơng việc  Xây dựng văn thủ tục, câu hỏi, mẫu điều tra để thu thập thông tin  Tổ chức lực lượng cán thu hút vào phân tích cơng việc Để huy tồn q trình phân tích cơng việc, cần phải lựa chọn chuyên gia phân tích cơng việc (cán phân tích cơng việc) Người người doanh nghiệp, chun gia th từ bên ngồi Nhưng phải người am hiểu công việc điều kiện bên trong, bên doanh nghiệp Những chun gia th từ bên ngồi phải tìm hiểu, làm quen để nắm vấn đề Đồng thời, cán phân tích cơng việc phải người có kỹ viết tốt để trực tiếp viết hướng dẫn cán có liên quan việc viết mô tả công việc, yêu cầu công việc tiêu chuẩn thực công việc Các nhân viên chuyên môn nguồn nhân lực trực tiếp viết mơ tả cơng việc yêu cầu cuả công việc phối hợp với cán quản lý, nhân viên giám sát phận người lao động Tuy nhiên, phịng Nguồn nhân lực thường khơng viết tiêu chuẩn thực công việc cho cơng việc ngồi phận Như nói trên, phịng Nguồn nhân lực đào tạo người quản lý, người giám sát phận cách viết tiêu chuẩn, việc thực viết tiêu chuẩn vấn đề người quản lý, người giám sát người quyền họ TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 27 Bài 2: Phân tích cơng việc Q trình phân tích cơng việc bao gồm nhiều hoạt động, nhìn chung chia thành bốn bước sau: Bước 1: Xác định công việc cần phân tích Danh mục cơng việc cần phân tích xác định tuỳ thuộc vào mục đích nhu cầu phân tích cơng việc doanh nghiệp Thơng thường, phân tích cơng việc tiến hành bốn dịp sau:  Khi tổ chức bắt đầu hoạt động chương trình phân tích cơng việc lần tiến hành  Khi xuất cơng việc  Khi cơng việc có thay đổi đáng kể nội dung kết phương pháp mới, thủ tục công nghệ  Khi tổ chức tiến hành rà sốt lại theo chu kỳ tất cơng việc (thường ba năm lần) Xác định công việc cần phân tích Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Tiến hành thu thập thông tin Xử lý thơng tin viết văn Phân tích cơng việc Hình 2.5 Tiến trình phân tích cơng việc Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin thích hợp với mục đích phân tích cơng việc; thiết kế biểu mẫu ghi chép câu hỏi cần thiết Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập vào mục đích phân tích cơng việc, chẳng hạn kế hoạch hóa nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo, viết mô tả công việc, yêu cầu công việc, tiêu chuẩn thực công việc Để viết mô tả công việc, yêu cầu công việc cần phải làm việc sau:  Viết thảo lần thứ  Lấy ý kiến góp ý người lao động người lãnh đạo phận có liên quan  Sửa lại thảo sở ý kiến góp ý  Tổ chức hội thảo với giám đốc nguồn nhân lực người quản lý cấp cao để tiếp tục hoàn thiện thảo (nếu cần thiết) Sửa lại thảo theo góp ý  Lấy chữ ký phê chuẩn người lãnh đạo cao trước ban hành để thực  Đánh máy thành nhiều để lưu phòng Nguồn nhân lực gửi tới phận có liên quan 28 TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 Bài 2: Phân tích cơng việc Tóm lược cuối Việc tạo thành cơng việc kết phân chia lao động nội tổ chức Mỗi công việc tạo thành từ nhiều nhiệm vụ thực người lao động vị trí việc làm Phân tích cơng việc giúp cho tổ chức xây dựng văn làm rõ chất công việc như: Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu công việc với người thực hiện, Bản tiêu chuẩn thực công việc Các văn công cụ đắc lực Quản trị nhân lực tổ chức Để thu thập thông tin công việc, tổ chức sử dụng nhiều phương pháp khác như: quan sát, tự quan sát, ghi chép kiện quan trọng, vấn, câu hỏi hội thảo chuyên gia Trong tiến trình thực phân tích cơng việc, phịng nguồn nhân lực đóng vai trị trực tiếp, cần có phối hợp nhịp nhàng với phòng ban khác để phân tích cơng việc thực thành cơng TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 29 Bài 2: Phân tích cơng việc Câu hỏi ơn tập Thế nhiệm vụ, vị trí, cơng vệc, nghề? Cho ví dụ minh họa Tổ chức cần thu thập thơng tin để phục vụ cho việc phân tích cơng việc? Trình bày nội dung Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu công việc với người thực Bản tiêu chuẩn thực công việc Xây dựng ba cho vị trí cơng việc tổ chức anh/ chị biết Để phân tích cơng việc đạt hiệu tổ chức cần tiến hành theo quy trình nào? Giải thích phân tích công việc công cụ Quản trị nhân lực tổ chức? 30 TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 Bài 2: Phân tích cơng việc Bài tập tự luận Câu hỏi: Tổ chức cần thu thập thơng tin để phục vụ cho việc phân tích cơng việc? Gợi ý trả lời:  Các nhiệm vụ, trách nhiệm, mối quan hệ cần thực thuộc công việc: phải thu thập đầy đủ; làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng nhiệm vụ, hao phí thời gian (ước tính) để thực nhiệm vụ  Các máy móc, thiết bị, cơng cụ dụng cụ phụ trợ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng kết công việc  Điều kiện làm việc: điều kiện vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội  Thơng tin địi hỏi công việc người thực hiện: yêu cầu thể lực, yêu cầu trí lực (khả kỹ cần phải có, kiến thức, hiểu biết kinh nghiệm làm việc) cần thiết TXNLQT01_Bai2_v1.0014109213 31