Cẩm-Nang-Làm-Việc-Từ-Xa-Hiệu-Quả-Gimasys

MỤC LỤC L​ỜI NÓI ĐẦU I Mục tiêu II N ​ hận biết thách thức triển khai làm việc từ xa LÀM VIỆC TỪ XA NHƯ THẾ NÀO CHO HIỆU QUẢ I Ban hành quy định quy tắc thống làm việc từ xa Bảo mật thông tin đặt lên hàng đầu Tổ chức lại máy làm việc phù hợp với mơ hình làm việc từ xa Ban hành quy trình làm việc từ xa Quy tắc giao tiếp II Thống công cụ làm việc 10 III Vận dụng công cụ để làm việc từ xa hiệu 1​ Quản lý thời gian hiệu với Google Calendar 1​ 2 Họp trực tuyến mặt-đối-mặt Hangout Meets 1​ 2.1 Họp điểm danh ngày 15 2.2 Họp giao ban họp báo cáo định kỳ 16 Cộng tác thời gian thực thành viên nhóm với Google Office (Docs, Sheets, Slides) 3.1 Chia sẻ cộng tác tài liệu Google Docs, Sheets, Slides 1​ 18 3.2 Đánh dấu thay đổi tài liệu đồng nghiệp tương tác với tính Version history 1​ 3.3 Ứng dụng Trí tuệ nhân tạo Google Docs, Sheets 21 Quản lý công việc tiến độ với Trello 2​ Tạo cổng thơng tập trung cho nhóm làm việc với Google Sites 2​ In ấn từ xa khơng cịn trở ngại với Google Cloud Print 3​ MẸO VÀ THỰC TIỄN 3​ CÁC THẮC MẮC THƯỜNG GẶP 3​ Lời nói đầu Làm việc từ xa (Work from Home/ Remote Working) khơng cịn thuật ngữ xa lạ xã hội, đặc biệt thời đại 4.0 Nhưng, liệu bạn có chắn biết cách làm việc từ xa hiệu quả? Các doanh nghiệp cần có chuẩn bị trước xây dựng sẵn văn hóa làm việc từ xa cho cơng ty nhằm chủ động ứng phó hiệu cơng việc nhân viên từ tác nhân khách quan (thời tiết, thiên tai, dịch bệnh, ) đến tác nhân chủ quan (bệnh tật, công tác, nguyên nhân bất khả kháng khác) Hãy dành thời gian tham khảo tài liệu để xem cách chúng tơi xây dựng văn hóa làm việc từ xa hiệu dựa công cụ G Suite - Truyền thông hợp Google Vậy truyền thơng hợp gì? Truyền thơng hợp khái niệm mơ tả tích hợp dịch vụ truyền thông doanh nghiệp nhắn tin tức thời (chat), thơng tin diện, giọng nói (bao gồm điện thoại IP), tính mobile, hội nghị truyền hình, audio video, chia sẻ liệu làm việc cộng tác, điều khiển gọi nhận dạng giọng nói với dịch vụ liên lạc khơng theo thời gian thực nhắn tin hợp (voicemail, email, SMS fax), gắn liền với quy trình kinh doanh Trong đó, cách thức truyền tin tích hợp, không thiết phải sản phẩm nhất, mà kết hợp từ nhiều giải pháp khác G Suite sản phẩm đơn lẻ cách phận người dùng hiểu nhầm với tên mail G Suite hay mail Google, mà truyền thông hợp với công cụ thiết yếu đáp ứng cho nhu cầu làm việc doanh nghiệp Tài liệu xây dựng văn hóa làm việc từ xa mẫu dựa công cụ G Suite Google với nội dung: ● Làm việc từ xa cho hiệu quả? ● Mẹo thực tiễn làm việc từ xa ● Các thắc mắc thường gặp Mục tiêu Cẩm nang nhằm cung cấp cho nhà Quản lý tổ chức/doanh nghiệp góc nhìn ứng dụng số cơng nghệ đại vào Làm việc từ xa, cụ thể: ● Tổng quan cách thiết lập môi trường để giúp cho nhân viên tổ chức/doanh nghiệp vận hành hiệu trình làm việc từ xa, mà đạt kết làm việc văn phòng ● Những hướng dẫn tài liệu hướng đến tổ chức/doanh nghiệp trình thực Chuyển đổi số (Digital Transformation) mong muốn tạo môi trường làm việc đại, đổi ● Tổ chức/doanh nghiệp chuẩn bị kịch để sẵn sàng thay đổi vận hành máy làm việc có biến động bất thường xảy như: thảm họa thiên nhiên, dịch bệnh tràn lan, ● Giúp tổ chức/doanh nghiệp ứng dụng hiệu công cụ, phần mềm tảng điện toán đám mây, mà ​trọng tâm ứng dụng giải pháp G Suite Google vào quản lý thực công việc hàng ngày Nhận biết thách thức triển khai làm việc từ xa ● Khơng cịn "mặt-đối-mặt" với đồng nghiệp: Làm việc từ xa đồng nghĩa với việc thành viên công ty mặt đối mặt để trao đổi công việc, cập nhật công việc thành viên nhóm trưởng nhóm văn phòng ● Sự cách ly xã hội: Thời gian bắt đầu làm việc từ xa cải thiện tích cực nhân viên họ thoải mái tự cơng việc nhiên cần ý thức kèm với giảm sút quan hệ xã hội, nghĩa sau thời gian nhân viên cảm thấy chán đơn ● Sự tập trung:​ Không phải nhân viên có điều kiện nhà với khơng gian riêng cho cơng việc (phịng làm việc riêng), có nhiều tác nhân khách quan chủ quan ảnh hưởng đến suất lao động nhân viên nhà Làm việc từ xa cho hiệu quả? I Ban hành quy định quy tắc thống làm việc từ xa Bảo mật thông tin đặt lên hàng đầu Làm việc từ xa đồng nghĩa với việc nhân viên phải tiếp xúc với môi trường Internet, mơi trường mang nhiều tiềm ẩn rủi ro bảo mật ý thức Vì doanh nghiệp cần trang bị cho người kiến thức nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro từ an ninh mạng, cách đơn giản dễ tiếp cận xác thực bước Multi-factor authentication​ Multi-factor authentication giúp nhân viên bảo vệ tài khoản kể sơ ý bị lộ mật vào tay kẻ xấu, lúc lớp bảo mật thứ cần phải xác nhận trước cho phép truy cập vào tài khoản G Suite cách: ● Nhập mã xác thực SMS gửi di động ● Nhập mã xác thực từ ứng dụng Google Authenticator điện thoại di động ● Xác nhận điện thoại di động ● Dùng ​khóa bảo mật Titan Google - Đây phương thức bảo mật tài khoản cao mà Google công bố Trong tương lai gần Google cơng bố phần mềm khóa bảo mật Titan điện thoại di động Mặc định nhân viên quyền tự bật tính xác thực 02 bước cho tài khoản công ty Nếu trường hợp sách cơng ty bắt buộc tất nhân viên phải thực xác thực 02 bước Người quản trị hệ thống ​bắt buộc sách xác thực 02 bước (Multi-factor authentication - MFA) cho toàn nhân viên Nếu doanh nghiệp cần mức độ bảo mật cao bảo mật cho tất thiết bị di động công ty (Smartphone, Laptop) cân nhắc triển khai ​Cloud Identity Premium nâng cấp lên ​G Suite Enterprise để sử dụng tính bảo mật cao cấp mà Google cung cấp Tổ chức lại máy làm việc phù hợp với mơ hình làm việc từ xa Khi bắt đầu làm việc từ xa, hầu hết người trải qua trường hợp không hiểu ý thiếu rõ ràng trao đổi cơng việc Việc "bị cách ly" nhà dẫn đến thắc mắc gặp vấn đề khơng biết nên tìm để giải hay cách thức để liên lạc hậu khiến cho cơng việc bị trì trệ Vì việc tổ chức lại máy làm việc giúp cho việc định giao tiếp hiệu mấu chốt Trong trường hợp này, mơ hình tổ chức với nhóm nhỏ nhiều chức phù hợp Mỗi nhóm đảm nhiệm nhiệm vụ rõ ràng cách thức báo cáo chung giúp cho việc định giao việc dễ Ban hành quy trình làm việc từ xa Chuyển qua làm việc từ xa phá bỏ quy trình làm việc cơng sở, dẫn đến nhiều sai sót làm việc Doanh nghiệp cần ban hành quy trình làm việc dành riêng cho làm việc từ xa yêu cầu nhân viên tuân thủ: ● Mỗi nhân viên tự đề xuất cam kết tiến độ cơng việc ● Chủ động cập nhật tiến độ cho trưởng nhóm thành viên ● Cơng bố quy trình chung báo cáo lên cấp yêu cầu nhân viên trung thực minh bạch báo cáo ● Nhân viên phải đảm bảo sẵn sàng khung làm việc Đặc biệt nhấn mạnh tầm quan trọng đề cao tinh thần tự giác cá nhân làm việc từ xa nhằm đảo bảo suất lao động Quy tắc giao tiếp Quản lý người từ xa thành phần khó khăn người phản hồi giao nhiều cách khác hay tác động từ môi trường làm việc nhà gây nên khó khăn Vì cấp quản lý cần quy định rõ quy tắc giao tiếp để nhân viên thống từ bắt đầu làm việc từ xa Một số quy tắc áp dụng như: Kênh giao tiếp Telephone 1:1 Trường hợp sử dụng ● Thảo luận cá nhân vấn đề khẩn cấp ● Xây dựng mối quan hệ - ● Thảo luận chủ đề nhạy cảm khó khăn ● Khi cần mức độ ưu tiên phản hồi gấp ● Giải vấn đề hữu thảo luận sáng tạo hình chia sẻ với Google Drawing Video conference Chat/Message ● Lập kế hoạch đánh giá hàng tuần ● Họp định ● Hội thảo đào tạo ● Khi cần truyền đạt xác thơng tin cần trao đổi ● Quy trình cung cấp ● Gợi mở chủ đề thảo luận nhóm Video recording ● Tìm kiếm hướng dẫn ● Chia sẻ tài liệu, URL, video, ● Nói chuyện phiếm, chia sẻ sống, quan tâm, ● Khi không cần phản hồi gấp ● Trình bày giải thích cơng việc/ý tưởng ● Hướng dẫn công việc cho thành viên ● Tổng kết vấn đề quan trọng không đủ thành viên người nghe dễ bị nhãng ● Thông báo, cập nhật thông tin, trạng thái cho phận, phịng ban, tồn cơng ty Email ● Giao tiếp thức ngồi cơng ty Khi chuyển qua mơ hình làm việc mới, cần phải nhận số nhân viên phải đối mặt với áp lực khác nhà việc họ có nhỏ nhà khiến họ phản hồi lâu người cần có cảm thơng với Ngồi việc khuyến khích giao tiếp thư giãn với tư cách cá nhân nhóm quan trọng, giúp người giải tỏa áp lực, giảm bớt cô lập làm việc nhà kích thích người mạnh dạn chia sẻ đóng góp giúp cải thiện văn hóa làm việc chung công ty Nếu theo khuyến cáo ​Explore khơng thỏa mãn bạn hồn tồn phân tích theo cách dựa vào câu hỏi có cú pháp Ask about this data 23 Thử với câu hỏi để tìm tổng số ca ngày 3/3/2020: "​total cases in date 2020-03-03​", dù câu không cú pháp, ​Explore gợi ý cú phát xác để kết bạn muốn 24