QD-SXD 129-2020.

UBND TỈNH NAM ĐỊNH SỞ XÂY DỰNG CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 129 /QĐ-SXD Nam Định, ngày10 tháng năm 2020 Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Xây dựng tỉnh Nam Định GIÁM ĐỐC SỞ XÂY DỰNG TỈNH NAM ĐỊNH Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 năm 2011; Căn Luật bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 năm 2018; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; Căn Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật Bảo vệ bí mật nhà nước; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác Văn thư; Căn Quyết định số 21/2016/QĐ-UBND ngày 04/8/2016 UBND tỉnh Nam Định ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Xây dựng; Theo đề nghị Chánh Văn phòng Sở QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Quy chế công tác văn thư, lưu trữ” Sở Xây dựng tỉnh Nam Định Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký thay Quyết định số 90/QĐ-SXD ngày 30/6/2020 việc ban hành “Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở Xây dựng tỉnh Nam Định” Điều Chánh Văn phịng Sở, Trưởng phịng chun mơn, đơn vị thuộc Sở cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như điều 3; - UBND tỉnh Nam Định; - Sở Nội vụ tỉnh Nam Định; - Ban Giám đốc Sở Xây dựng; - Văn phòng Đảng ủy Sở Xây dựng; - Cơng đồn Sở Xây dựng; - Trang TTĐT Sở Xây dựng; - Lưu: VT,VP GIÁM ĐỐC Vũ Văn Hƣng UBND TỈNH NAM ĐỊNH SỞ XÂY DỰNG CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY CHẾ Về công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Xây dựng tỉnh Nam Định (Ban hành kèm theo Quyết định số: 129 /QĐ-SXD ngày 10 /9/2020 Giám đốc Sở Xây dựng tỉnh Nam Định) Chƣơng I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tƣợng điều chỉnh Phạm vi điều chỉnh Quy chế áp dụng công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ Sở Xây dựng tỉnh Nam Định (sau gọi tắt quan): a) Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan Sở; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư b) Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan Đối tượng áp dụng Đối tượng áp dụng Quy chế bao gồm: a) Các đồng chí Lãnh đạo Sở b) Văn phịng Sở, Trưởng phịng chun mơn, đơn vị thuộc Sở c) Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động quan d) Các tổ chức, quan, đơn vị cá nhân có liên quan Điều Giải thích từ ngữ “Văn bản” thông tin thành văn truyền đạt ngôn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định “Văn chuyên ngành” văn hình thành trình thực hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ ngành, lĩnh vực người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định “Văn hành chính” văn hình thành q trình đạo, điều hành, giải công việc quan, tổ chức “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định “Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến “Văn mật” văn mang tính bí mật tiết lộ Việc tiếp nhận, xử lý văn mật thực theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước quan quy định “Bản thảo văn bản” viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử 10 “Bản văn giấy” hồn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 11 “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 12 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 13 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 14 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, tổ chức 15 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 16 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định 17 Hệ thống quản lý văn điều hành https://sxdnamdinh.vnptioffice.vn/ Hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 18 “Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức 19 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 20 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức), cá nhân 21 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Điều Trách nhiệm thực công tác văn thƣ, lƣu trữ Giám đốc Sở chịu trách nhiệm chung quản lý hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành Chánh Văn phòng Sở chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở toàn hoạt động quản lý tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ quan Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho quan đơn vị trực thuộc Cán trực tiếp quản lý văn thư, lưu trữ người giúp Giám đốc Sở việc quản lý, kiểm tra đôn đốc thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ; nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ quan Sở Trưởng phòng chuyên mơn, đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ quy định Quy chế Cá nhân q trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, công chức viên chức phải thực nghiêm túc quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ quy định Quy chế Văn thư quan a) Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn b) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến c) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn d) Quản lý Sổ đăng ký văn đ) Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức; loại dấu khác theo quy định Lưu trữ quan a) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức quan lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu d) Bảo đảm bí mật, an tồn hồ sơ, tài liệu đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định thực thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Điều Bảo vệ bí mật Nhà nƣớc cơng tác văn thƣ, lƣu trữ Mọi hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan thực theo quy định Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước ngành Xây dựng tỉnh Nam Định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước Chánh Văn phòng Sở, cán quản lý văn thư, lưu trữ chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở hướng dẫn, kiểm tra việc thực bảo vệ bí mật Nhà nước Chánh Văn phòng Sở, Trưởng phịng chun mơn, đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm quản lý văn độ mật: Tuyệt mật, tối mật, mật theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước quy định Quy chế Cán bộ, công chức viên chức giao xử lý văn độ mật có nhiệm vụ phải cam kết bảo vệ bí mật quan, bí mật Nhà nước theo quy định pháp luật Chƣơng II CÔNG TÁC VĂN THƢ Mục SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Gồm loại hình văn sau: Văn quy phạm pháp luật Văn hành chính: Văn hành thực theo quy định Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, bao gồm loại văn sau: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công Văn chuyên ngành Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước ngồi Điều Thể thức kỹ thuật trình bày văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Điều 8, Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn chuyên ngành: Thực theo hướng dẫn quan quản lý ngành Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước ngoài: Thực theo quy định hành pháp luật theo thông lệ quốc tế Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP Việc soạn thảo văn hành khác thực sau: a) Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, Lãnh đạo Sở giao cho đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo Trưởng đơn vị đề xuất soạn thảo văn trình Lãnh đạo Sở ban hành Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao b) Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày c) Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải cập nhật văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống quản lý văn (QLVB) cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, Lãnh đạo Sở phụ trách cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống QLVB, chuyển lại thảo văn cho Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo, trước Lãnh đạo Sở trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Đối với văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh Sở tham mưu dự thảo ngồi bước quy định trên, trước trình phải gửi dự thảo xin ý kiến ngành liên quan mặt nội dung gửi Sở Tư pháp thẩm định; văn liên quan đến thủ tục hành phải gửi phịng Kiểm sốt thủ tục hành - Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định Điều Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Duyệt dự thảo văn thực theo quy định Điều 11 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Dự thảo văn phải người có thẩm quyền ký duyệt văn Trong trường hợp dự thảo Lãnh đạo Sở phê duyệt, thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải trình người duyệt dự thảo xem xét, định việc sửa chữa, bổ sung Điều Kiểm tra văn trƣớc ký ban hành Cán bộ, chuyên viên soạn thảo xong văn phải thông qua Lãnh đạo đơn vị duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung trước trình Lãnh đạo Sở phụ trách Giám đốc Sở ký ban hành Trường hợp Lãnh đạo Sở có yêu cầu sửa chữa, bổ sung thảo văn bản, Trưởng đơn vị phải trực tiếp sửa lại thảo văn trình Lãnh đạo Sở ký ban hành Đối với văn quy phạm pháp luật phải thực quy định Ủy ban nhân dân tỉnh trình tự, thủ tục ban hành văn quy phạm pháp luật Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở trước pháp luật nội dung văn Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn Chánh Văn phịng Sở Phó Chánh Văn phịng Sở phân cơng phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn Ký hiệu văn bản, chữ viết tắt tên Sở; phòng chức quan quy định thống Phụ lục số I kèm theo Quy chế Ký hiệu hình thức văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan, tổ chức, đơn vị (Ví dụ: Quyết định số 117 ngày 03/8/2020 Sở Xây dựng tỉnh Nam Định bổ nhiệm có thời hạn cán bộ, công chức, viên chức, đặt tên là: Quyết định số 117/QĐ-SXD) Ký hiệu công văn văn khác bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức, đơn vị chữ viết tắt tên quan, tổ chức, đơn vị soạn thảo (Ví dụ: Cơng văn số 1011 ngày 04/8/2020 Sở Xây dựng tỉnh Nam Định việc chủ trương cho Cơng ty TNHH khí Phong Doanh lập thủ tục dự án đầu tư xây dựng xưởng đúc kim loại gia cơng khí xã n Dương, huyện Ý n Phịng Quy hoạch kiến trúc chủ trì, soạn thảo, đặt tên là: Công văn số 1011/SXD-QH) Điều 10 Ký ban hành văn Giám đốc Sở có thẩm quyền ký tất văn Sở Xây dựng ban hành; giao Phó Giám đốc ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền Giám đốc Sở Trường hợp Phó Giám đốc Sở giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc Sở ủy quyền cho Trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số Sở Xây dựng Giám đốc Sở giao cho Trưởng đơn vị ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh quy định cụ thể Quy chế làm việc Sở Xây dựng Chánh Văn phòng Sở ký thừa lệnh Giám đốc Sở văn hành thơng thường như: Sao y chính, lục văn bản, giấy giới thiệu, giấy đường, giấy nghỉ phép, thông báo truyền đạt ý kiến Lãnh đạo Sở chịu trách nhiệm việc ký văn Thủ trưởng đơn vị thuộc Sở ký văn thuộc thẩm quyền theo chức năng, nhiệm vụ quy định văn hướng dẫn thi hành luật có liên quan Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Ban Giám đốc Sở văn ký ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều 11 Bản văn Các hình thức quy định Quy chế gồm: Sao y, lục, trích Thể thức văn thực theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Bản y, lục trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý Giám đốc Sở định việc văn Sở Xây dựng ban hành, văn quan, tổ chức khác gửi đến giao Chánh Văn phòng Sở ký văn Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến Sở Xây dựng phải quản lý tập trung Văn thư quan Sở Xây dựng (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Điều 13 Trình tự quản lý văn đến Trình tự quản lý văn đến thực theo quy định Điều 20 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan (sau gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 14 Tiếp nhận văn đến Tiếp nhận văn đến thực theo quy định Điều 21 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Đối với văn giấy a) Văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi Sở Xây dựng, tổ chức, đoàn thể thuộc diện đăng ký Văn thư phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan Văn thư chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn 10 gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức đồn thể cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký c) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Đối với văn điện tử a) Văn thư phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống QLVB b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định Điểm a Khoản gửi sai nơi nhận Sở Xây dựng trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống QLVB Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn c) Sở Xây dựng có trách nhiệm thông báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống QLVB Điều 15 Đăng ký văn đến Đăng ký văn đến thực theo quy định Điều 22 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống QLVB a) Đăng ký văn đến sổ Văn thư đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn đến Mẫu Sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP b) Đăng ký văn đến Hệ thống QLVB Văn thư tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống QLVB Trường hợp cần thiết, Văn thư thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn thư cập nhật vào Hệ thống QLVB trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn đến đăng ký vào Hệ thống QLVB 13 Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống QLVB a) Đăng ký văn sổ Văn thư đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP b) Đăng ký văn Hệ thống QLVB Văn đăng ký Hệ thống QLVB phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước ngành Xây dựng tỉnh Nam Định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước Điều 20 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn thực theo quy định Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Nhân bản, đóng dấu Sở Xây dựng dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn b) Việc đóng dấu Sở Xây dựng dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Ký số Sở Xây dựng văn điện tử Theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều 21 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn theo quy định Điều 17 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành 14 có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn Sở Xây dựng Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống QLVB, đồng thời thông báo qua Hệ thống QLVB để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu Sở Xây dựng để tạo phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư thực theo quy định điểm c Khoản Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều 22 Lƣu văn Lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ công việc Lưu văn điện tử a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống QLVB Sở Xây dựng b) Trường hợp Hệ thống QLVB đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống QLVB thay cho văn giấy c) Trường hợp Hệ thống QLVB chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định pháp luật có liên quan Văn thư tạo văn giấy theo quy định Khoản Điều 21 Quy chế để lưu Văn thư hồ sơ công việc Mục LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN Điều 23 Lập danh mục hồ sơ Lập danh mục hồ sơ thực theo quy định Điều 28 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP 15 Căn chức năng, nhiệm vụ giao kế hoạch công tác năm đơn vị Định kỳ vào ngày 15/12 năm (trường hợp trùng vào ngày nghỉ ngày làm việc tiếp theo), đơn vị lập Danh mục hồ sơ gửi Văn phòng Sở trước ngày 25/12 để Văn phịng Sở tổng hợp trình Giám đốc Sở phê duyệt Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ ban hành vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Mẫu Danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều 24 Lập hồ sơ Lập hồ sơ thực theo quy định Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Yêu cầu a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ Sở Xây dựng đơn vị b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải công việc Mở hồ sơ a) Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác b) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành c) Trường hợp hồ sơ Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ a) Hồ sơ kết thúc công việc giải xong b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ c) Đối với hồ sơ giấy: người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống QLVB thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống QLVB 16 Điều 25 Nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực theo quy định Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐCP Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 b) Đối với hồ sơ điện tử Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống QLVB Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống QLVB Điều 26 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan thực theo quy định Điều 31 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Giám đốc Sở có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan Sở; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trách nhiệm Văn phòng Sở a) Tham mưu cho Giám đốc Sở việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan đơn vị b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Sở Xây dựng Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan Sở Xây dựng a) Trưởng đơn vị quan Sở Xây dựng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan b) Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động quan Sở Xây dựng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở việc lập hồ sơ, bảo quản giao 17 nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Sở Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan c) Đơn vị cá nhân quan Sở có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan d) Trường hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải Giám đốc Sở đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu đ) Cán bộ, công chức, viên chức người lao động quan Sở trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao tồn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho đơn vị, Lưu trữ quan theo Quy chế làm việc Sở Xây dựng Mục QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƢU KHĨA BÍ MẬT TRONG CƠNG TÁC VĂN THƢ Điều 27 Quản lý dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật Quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Giám đốc Sở giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan Sở theo quy định Giám đốc Sở giao cho đơn vị trực thuộc Sở quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật đơn vị trực thuộc Sở theo quy định Văn thư quan có trách nhiệm a) Bảo quản an tồn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan Sở trụ sở làm việc Sở Xây dựng b) Chỉ giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan Sở, tổ chức Sở cho người khác phép văn Giám đốc Sở Việc bàn giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan Sở, tổ chức thuộc Sở phải lập biên c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn Sở Xây dựng ban hành văn d) Chỉ đóng dấu, ký số quan Sở vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan Sở trực tiếp thực 18 Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật Điều 28 Sử dụng dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật thực theo quy định Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Sử dụng dấu a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai văn giấy quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đ) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật quan Sở Xây dựng sử dụng để ký số văn điện tử từ văn giấy sang văn điện tử thực theo quy định pháp luật có liên quan Chƣơng III CƠNG TÁC LƢU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 29 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Hàng năm, cán bộ, công chức lưu trữ quan Sở có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ quan, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 30 Chỉnh lý tài liệu 19 Hồ sơ, tài liệu quan Sở Xây dựng phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập) c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan Sở Xây dựng Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 31 Xác định giá trị tài liệu Căn chức năng, nhiệm vụ giao, đơn vị xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu đơn vị gửi Văn phịng Sở tổng hợp trình Giám đốc Sở ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 32 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực theo quy định Điều 18 Luật lưu trữ năm 2011 Điều 33 Hủy tài liệu hết giá trị Thực theo quy định Điều 28 Luật lưu trữ năm 2011 Điều 34 Thời hạn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử Thực theo quy định Điều 21 luật Lưu trữ năm 2011 Mục THỐNG KÊ, BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 35 Thống kê tài liệu lƣu trữ Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ 20 Thống kê lưu trữ thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến 24 ngày 31 tháng 12 Báo cáo thống kê thực theo quy định Bộ Nội vụ chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ Điều 36 Bảo quản tài liệu lƣu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan Sở Xây dựng cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ quan Sở Xây dựng tập trung bảo quản kho lưu trữ quan Sở Xây dựng Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Chánh Văn phịng Sở có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Cán bộ, công chức Văn thư, lưu trữ quan Sở Xây dựng có trách nhiệm: Bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xun kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 37 Đối tƣợng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức trong, quan Sở Xây dựng cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu đáng Cán bộ, cơng chức, viên chức quan Sở Xây dựng nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Lãnh đạo Sở Xây dựng Chánh Văn phòng Sở đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Lãnh đạo Sở Xây dựng Chánh Văn phòng Sở đồng ý Điều 38 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ Thực theo quy định Điều 32 Luật lưu trữ năm 2011 Điều 39 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Thực theo quy định Điều 31 Điều 34 Luật lưu trữ năm 2011 21 Điều 40 Quản lý việc sử dụng tài liệu lƣu trữ Lưu trữ quan Sở Xây dựng phải có Nội quy phòng đọc Nội quy Phòng đọc bao gồm nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ độc giả b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu c) Những vật dụng khơng mang vào phịng đọc d) Quy định độc giả phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn nhân viên phòng đọc đ) Độc giả không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thơng tin cơng cụ tra cứu chưa phép e) Ngoài quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ quan Sở Xây dựng Cán bộ, công chức lưu trữ quan Sở Xây dựng phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Sổ theo dõi thực Phụ lục số II, Phụ lục III, Phụ lục IV kèm theo Quy chế Chƣơng IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 41 Kinh phí cho hoạt động văn thƣ, lƣu trữ Bộ phận Kế tốn - Văn phịng Sở tham mưu với Giám đốc Sở để bố trí kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ dự toán ngân sách nhà nước hàng năm Kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ sử dụng vào công việc a) Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư, lưu trữ b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ công tác văn thư, lưu trữ d) Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư Điều 42 Khen thƣởng xử lý vi phạm Việc thực nội dung Quy chế tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng tập thể đơn vị cá nhân công chức, viên chức, sở đánh giá, nhận xét, phân loại công chức, viên chức; xem xét nâng bậc lương, nâng ngạch công chức, viên chức Công chức, viên chức vi phạm quy định Quy chế tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu hình thức kỷ luật áp dụng theo quy 22 định pháp luật xử lý kỷ luật cán bộ, cơng chức, viên chức truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Trường hợp công chức, viên chức vi phạm quy định Quy chế mà gây thiệt hại vật chất cho quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật hành trách nhiệm vật chất cán bộ, công chức, viên chức Điều 43 Khiếu nại, tố cáo Các đơn vị, công chức, viên chức có quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ quan Sở Xây dựng Việc giải khiếu nại, tố cáo công tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo Điều 44 Tổ chức thực Chánh Văn phòng Sở, Trưởng phịng chun mơn, đơn vị thuộc Sở cá nhân liên quan có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực Quy chế đến cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý để thực Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm đơn đốc, theo dõi việc thực Quy chế này./ Phu luc I KV HrEU vAlr sAN, cHO'vrET rni rrN so; cAc pHoNG cHU'c NANG, DoN V.l THUQC SO XAv DUNG TiNH NAM DINH (Kim theo Quy€r clinh sit I 29 iQD-SXD ngAy 10 I Sti'Xiy dgng Cic phdng chuy6n m6n, tlon vi thuQc cia So Xtiy dqmg tinh Nant Dinh) t6n vi6t t6t SXD SO XAy dgng k! thu6t 2.1 Phdng Phrlt tri6n d6 th! vd hq tdng 2.2 Phdng Kinh t CV d v6t liQu x6y dyng ) /2020 T6n co'quan, t6 chri'c STT /- ,/ Phdng Quy ho4ch ki€n truc 2.4 Phong Qudn ly nhi va thi truong b6t d6ng sdn 2.5 Phdng Qudn l1i xdy drmg 2.6 Vdn phdng So 2.7 Thanh tra Sd 2.8 Chi cpc Girim dlnh xdy dmg 2.9 ViQn Quy hoqch xdy PTDT&HTKT KT&VLXD QHKT QLN QI,XD VP T.Tr dmg 2.10 Trung tdm Girim tlinh chAt lugng x6y dyng 2.tt Ban Quin lf nhd o sinh vi6n tap ffung Thdnh ph6 Nam Dlnh CCGE VQHXD TTGD BQLN Phu lgc II LUII Do KHAr THAC StTDUNG HO So, TAr LrpU Lw TR[I (Kim theo Quyiit dinh sii 129/QD-SXD ngoy t / /2020 cia Sd Xdy dvng tinh Nam Dlnh) Luu tI6 Tr:lch nhiQm thg'c hiQn NQi dung - ,.^ I ar ,^,1 i lreu/lrreu mau Nguoi d6n khai th6c Linh tl4o So, Chrinh Vin phdng Xem xdt ph6 duy6t i C6n b0 Vdn thu - Luu trft trfr) (Lm Cung cdp h6 so, tdi li0u theo su ph6 duyQt C6n b0 Vdn thu - Luu trfr Vdo s6 theo ddi h6 so, tii : lreu muon va Ktem soat trit rhu hdi, ki6m tra lai hti C6n b0 Vdn thu - Luu so, tiri li€u nguoi khai th6c trA lai C6n b6 Vdn thu - Luu trir VAo s6 vd nhdn lai h6 so, tai tiQu Crin b0 M6 Q ti YAu Vin thu - Luu trfr chi ti6t ciu khai thdc, sit dqtng hi so, tdi tiQu luu trfr - Crln b0 Vdn thu - Luu trt c6 tr6ch nhiQm ti6p nhan vd xem x6t y6u cAu cira nguoi tl6n khai th6c h6 so, tdi li6u luu trt - Trudng hqp ngudi tl6n khai th6c c6 thi tli6u kign theo quy dinh t4i DiAu 37 cira Quy chii vi c6ng t6c v5n thu, lrru trir cria So, c6n bQ y6u cAu nguoi diin khai thric hd so, tdi li€u k€ khai vdo Phi6u khai thric, sir dgng hd so, tii ligu theo miu t4i Phu luc III - Trulng hqp nguoi tl6n khai thric kh6ng di gi6y td thi tra l4i y€u cAu b) Xem xit phA duyQt - C6c v6n b6n thudng Ch6nh Vnn phdng xem x6t ph6 duyQt cho khai th6c - Ciic vin bin m{t Linh d4o S& xem x6t ph6 duy€t hoac Ch6nh Vdn phdng thira lQnh xem x6t ph6 duyQt cho khai th6c c) Cung cdp fii tiQu theo sq ph| duyQt C6n b0 Vdn thu - Luu trt c6 tr6ch nhiQm cung c6p h6 so, tdi liQu ltru trfr theo su ph6 duyQt cria nguoi c6 thAm quy6n d) Thqc hiQn vdo sd vd kidm sodt - C6n bQ Vdn thu - Luu trii phuc vU ngucri d6n khai th6c h6 so, tdi liQu theo sr,r ph6 duyQt cria nguoi c6 th6m quyAn phi6u khai th6c, su dgng h6 so, tdi ligu - Vdo s6 theo ddi khai th6c h6 so, tdi li€u - Cung c6p bin photocopy vdn bin thuong n6u c6 y6u ciu it) Thu nil *idm tgi hi so, tdi liQu ngndi khai thtic trd lgi Khi ngudi diin khai th6c tri h6 so, tdi liQu, c6n b0 Vdn thu - Ltru trir c6 tr6ch nhi6m thu nOi, titim tra l4i hd so, tdi liQu Ni5u h6 so, trii liQu bi hong, r6ch, m6t trang thi th6ng brio cho ngudi d6n khai th6c vd b6o c6o nguoi c6 thim quydn xem x6t, xt l1i e) Vdo sii vd nhQn lgi hi so, tdi tiQu C6n b6 Vin thu - Ltru trir c6 tr6ch nhi6m vdo s6 vir luu hd so sau nguoi d6n khai th6c tri lai h6 so, tdi liQu tii liQu vdo v!tri quy itlnh g) Xiip hi C6n bQ Vin thu - Luu trir so, s6p *iip lai h6 so, tdi liQu vio dring vi tri quy dinh ... so; cAc pHoNG cHU'c NANG, DoN V.l THUQC SO XAv DUNG TiNH NAM DINH (Kim theo Quy€r clinh sit I 29 iQD-SXD ngAy 10 I Sti'Xiy dgng Cic phdng chuy6n m6n, tlon vi thuQc cia So Xtiy dqmg tinh Nant Dinh)... BQLN Phu lgc II LUII Do KHAr THAC StTDUNG HO So, TAr LrpU Lw TR[I (Kim theo Quyiit dinh sii 129 /QD-SXD ngoy t / /2020 cia Sd Xdy dvng tinh Nam Dlnh) Luu tI6 Tr:lch nhiQm thg'c hiQn NQi dung -