TÌNH HUỐNG KINH DOANH (BUSINESS CASE) A MƠ TẢ TỔNG QUAN DỰ ÁN [• Nhu cầu kinh doanh: Xác định thúc đẩy nhu cầu thực dự án; Tuyên bố vấn đề kinh doanh hội kinh doanh cần nắm bắt, bao gồm giá trị tạo cho tổ chức; • Xác định bên liên quan bị ảnh hưởng; • Xác định phạm vi • Xác định mục tiêu dự án • Phân tích tình • Xác định mối liên kết đến chiến lược, mục tiêu chiến lược tổ chức;] CHI PHÍ ƯỚC TÍNH LỢI ÍCH THU ĐƯỢC DỰ KIẾN CÁC MƠ HÌNH KINH DOANH VÀ CÁC CHỈ SỐ TÀI CHÍNH Giá trị ròng (NPV), Lợi tức đầu tư (ROI), Tỷ suất hoàn vốn nội (IRR), Thời gian hoàn vốn (PBP) E CÁC GIẢ ĐỊNH VÀ CĂN CỨ TÍNH TỐN F CÁC RỦI RO Rủi ro thực dự án Rủi ro không thực dự án Phân tích rủi ro (SWOT analysis, PEST analysis) G CÁC KHUYẾN NGHỊ VÀ CÂN NHẮC LỰA CHỌN GIẢI PHÁP THỰC HIỆN H CÁC THƯỚC ĐO & TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ THÀNH CƠNG DỰ ÁN I KÝ PHÊ DUYỆT B C D HƯỚNG DẪN VỀ TÀI LIỆU KINH DOANH TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN CÁC TÀI LIỆU KINH DOANH TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Người quản lý dự án (project manager) cần đảm bảo phương pháp quản lý dự án nắm bắt mục đích tài liệu kinh doanh Các tài liệu định nghĩa bảng sau Hai tài liệu phụ thuộc lẫn phát triển trì suốt vịng đời dự án Tài liệu kinh doanh dự án Định nghĩa Tài liệu tình kinh doanh Một tài liệu nghiên cứu khả thi kinh tế sử dụng để xác (Business case) định tính hợp lệ lợi ích cấu phần chọn mà thiếu định nghĩa đầy đủ sử dụng làm sở cho việc phê duyệt cho phép hoạt động quản lý dự án sau Kế hoạch quản lý lợi ích dự án Tài liệu giải thích xác định trình để tạo ra, tối (Benefit management plan) đa hóa, trì lợi ích cung cấp dự án Nhà tài trợ dự án (project sponsor) thường chịu trách nhiệm phát triển bảo trì tài liệu tình kinh doanh dự án Người quản lý dự án (project manager) có trách nhiệm đưa khuyến nghị giám sát để giữ cho tài liệu tình kinh doanh, kế hoạch quản lý dự án, đề cương dự án thước đo thành công kế hoạch quản lý lợi ích dự án phù hợp với phù hợp với mục tiêu tổ chức Các nhà quản lý dự án nên điều chỉnh cách thích hợp (tailoring) tài liệu quản lý dự án cho dự án Trong số tổ chức, tài liệu tình kinh doanh kế hoạch quản lý lợi ích trì cấp chương trình Người quản lý dự án (project manager) phải làm việc với người quản lý chương trình (program manager) để đảm bảo tài liệu quản lý dự án liên kết ăn khớp với tài liệu quản lý chương trình TÀI LIỆU TÌNH HUỐNG KINH DOANH DỰ ÁN Tài liệu tình kinh doanh dự án nghiên cứu khả thi kinh tế lập thành tài liệu sử dụng để xác định tính hợp lệ lợi ích cấu phần chọn mà thiếu định nghĩa đầy đủ sử dụng làm sở cho việc phê duyệt cho phép hoạt động quản lý dự án sau Các tài liệu tình kinh doanh liệt kê mục tiêu lý để bắt đầu dự án Nó giúp đo lường thành công dự án vào cuối dự án so với mục tiêu dự án Tài liệu tình kinh doanh sử dụng suốt vịng đời dự án Tài liệu tình kinh doanh sử dụng trước bắt đầu dự án dẫn đến định cho phép tiếp tục / không cho phép tiếp tục thực dự án Một tài liệu đánh giá nhu cầu (needs assessment) thường trước tài liệu tình kinh doanh Đánh giá nhu cầu liên quan đến việc hiểu mục tiêu kinh doanh, vấn đề hội khuyến cáo đề xuất để giải chúng Kết đánh giá nhu cầu tóm tắt tài liệu tình kinh doanh Q trình xác định nhu cầu kinh doanh, phân tích tình huống, đưa khuyến nghị xác định tiêu chí đánh giá thành cơng áp dụng cho dự án tổ chức Một tài liệu tình kinh doanh bao gồm khơng giới hạn nội dung sau: • Nhu cầu kinh doanh: Xác định thúc đẩy nhu cầu hành động; Tuyên bố vấn đề kinh doanh hội giải quyết, bao gồm giá trị tạo cho tổ chức; • Xác định bên liên quan bị ảnh hưởng; • Xác định phạm vi • Phân tích tình huống: • Xác định chiến lược, mục tiêu tổ chức; • Các giải pháp tùy chọn Đây tiêu chí khơng bắt buộc Đáp ứng tiêu chí trở thành điểm khác biệt quan trọng giải pháp thay khác Xác định tập hợp giải pháp tùy chọn xem xét để giải vấn đề nắm bắt hội kinh doanh Các tùy chọn mơ tả kịch kinh doanh Ví dụ: tài liệu tình kinh doanh trình bày ba giải pháp tùy chọn sau: o o o Không làm Điều gọi tùy chọn "kinh doanh bình thường" (business as usual) Lựa chọn tùy chọn dẫn đến dự án không ủy quyền Tùy chọn làm cơng việc tối thiểu để giải vấn đề nắm bắt hội Sự tối thiểu thiết lập cách xác định tiêu chí mấu chốt để giải vấn đề nắm bắt hội Tùy chọn làm nhiều cơng việc tối thiểu để giải vấn đề nắm bắt hội Tùy chọn đáp ứng tiêu chí tối thiểu số tất tiêu chí khác Có thể có nhiều tùy chọn loại ghi lại tài liệu tình kinh doanh • Khuyến nghị: Một tun bố lựa chọn đề nghị để theo đuổi dự án; Các mục nội dung đưa vào tuyên bố bao gồm khơng giới hạn ở: o o o Kết phân tích cho lựa chọn tiềm năng; Các ràng buộc, giả định, rủi ro phụ thuộc (dependencies) cho lựa chọn tiềm năng; Các thước đo thành công dự án • Một phương pháp thực (implementation approach) bao gồm không giới hạn ở: o o o Cột mốc, Các yếu tố phụ thuộc (dependencies) Vai trò trách nhiệm KẾ HOẠCH QUẢN LÝ LỢI ÍCH DỰ ÁN Kế hoạch quản lý lợi ích dự án tài liệu mô tả cách thức thời điểm lợi ích dự án thực hóa, mơ tả chế nên có để đo lường lợi ích Lợi ích dự án định nghĩa kết hành động, hành vi, sản phẩm, dịch vụ kết mang lại giá trị cho tổ chức tài trợ cho người thụ hưởng dự kiến dự án Phát triển kế hoạch quản lý lợi ích bắt đầu sớm vòng đời dự án với định nghĩa lợi ích mục tiêu thực Kế hoạch quản lý lợi ích mơ tả yếu tố lợi ích bao gồm khơng giới hạn nội dung sau: • Lợi ích mục tiêu (ví dụ: giá trị hữu hình vơ hình dự kiến đạt thực dự án; giá trị tài biểu thị giá trị rịng); • Liên kết với chiến lược (ví dụ: lợi ích dự án phù hợp với chiến lược kinh doanh tổ chức nào); • Khung thời gian để thực hóa lợi ích (ví dụ: lợi ích theo giai đoạn, ngắn hạn, dài hạn liên tục); • Chủ sở hữu lợi ích (ví dụ: người chịu trách nhiệm theo dõi, ghi lại báo cáo lợi ích nhận suốt khung thời gian thiết lập kế hoạch); • Số liệu (ví dụ: biện pháp sử dụng để thể lợi ích nhận ra, biện pháp trực tiếp biện pháp gián tiếp); • Giả định (ví dụ: yếu tố dự kiến đưa chứng); • Rủi ro (ví dụ: rủi ro thực lợi ích) Lập kế hoạch quản lý lợi ích cần sử dụng liệu thông tin ghi tài liệu tình kinh doanh tài liệu đánh giá nhu cầu Ví dụ, phân tích lợi ích chi phí ghi lại tài liệu minh họa ước tính chi phí so với giá trị lợi ích mà dự án tạo Kế hoạch quản lý lợi ích kế hoạch quản lý dự án bao gồm mô tả cách thức giá trị kinh doanh từ dự án trở thành phần hoạt động liên tục (ongoing operations) tổ chức, đưa số liệu cần sử dụng Các số liệu cung cấp chứng xác minh giá trị kinh doanh xác nhận thành công dự án Phát triển trì kế hoạch quản lý lợi ích dự án hoạt động lặp lặp lại Tài liệu bổ sung cho tài liệu tình kinh doanh, đề cương dự án kế hoạch quản lý dự án Người quản lý dự án làm việc với nhà tài trợ để đảm bảo đề cương dự án, kế hoạch quản lý dự án kế hoạch quản lý lợi ích phù hợp suốt vịng đời dự án CÁC THƯỚC ĐO SỰ THÀNH CÔNG DỰ ÁN Một thách thức phổ biến quản lý dự án xác định xem dự án có thành cơng hay khơng Theo truyền thống, số liệu quản lý dự án thời gian, chi phí, phạm vi chất lượng yếu tố quan trọng để xác định thành công dự án Những năm gần đây, nhà thực hành quản lý dự án học giả xác định thành công dự án cần đo lường cách xem xét đạt mục tiêu dự án Các bên liên quan dự án có ý tưởng khác việc định nghĩa thành công dự án yếu tố quan trọng Điều quan trọng phải ghi chép rõ ràng mục tiêu dự án chọn mục tiêu đo lường Ba câu hỏi mà bên liên quan người quản lý dự án (project manager) phải trả lời là: • Thành công dự án “trông” nào? • Thành cơng đo lường nào? • Yếu tố tác động đến thành công? Câu trả lời cho câu hỏi cần ghi lại thống bên liên quan người quản lý dự án (project manager) Thành cơng dự án bao gồm tiêu chí bổ sung cho liên quan đến chiến lược tổ chức việc cung cấp kết kinh doanh Các mục tiêu dự án bao gồm khơng giới hạn ở: • Hồn thành kế hoạch quản lý lợi ích dự án; • Đáp ứng mục tiêu tài thỏa thuận ghi tài liệu tình kinh doanh Những mục tiêu tài bao gồm khơng giới hạn ở: o o o o Giá trị ròng (NPV), Lợi tức đầu tư (ROI), Tỷ suất hoàn vốn nội (IRR), Thời gian hoàn vốn (PBP) • Đáp ứng mục tiêu kinh doanh phi tài chính; • Hoàn thành việc chuyển tổ chức từ trạng thái sang trạng thái tương lai mong muốn; • Hoàn thành điều khoản điều kiện hợp đồng; • Đáp ứng chiến lược, mục tiêu kinh doanh tổ chức; • Đạt hài lịng bên liên quan; • Được chấp nhận khách hàng / người dùng cuối • Tích hợp sản phẩm bàn giao dự án vào môi trường hoạt động tổ chức; • Đạt chất lượng giao hàng theo thỏa thuận; • Đáp ứng tiêu chí quản trị; • Đạt biện pháp tiêu chí thành cơng theo thỏa thuận khác (ví dụ: dung lượng/cơng suất q trình sản xuất, kinh doanh) Nhóm dự án (project team) cần có khả đánh giá tình hình dự án, cân nhu cầu trì giao tiếp chủ động với bên liên quan để thực dự án thành công Khi liên kết dự án với chiến lược kinh doanh ln trì khơng đổi, hội thành cơng dự án tăng lên nhiều dự án phù hợp với định hướng chiến lược tổ chức Dự án thành cơng từ quan điểm phạm vi / lịch trình / ngân sách không thành công từ quan điểm kinh doanh Điều xảy có thay đổi nhu cầu kinh doanh thay đổi môi trường kinh doanh, thị trường trước dự án hoàn thành