Đề cương Quản lý dự án đại cương

Đề cương quản lý dự án Khoa Đô thị học Trường ĐH KHXHVNV ĐHQG TPHCM. Dự án là gì? Là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau nhằm đạt được một hoặc một số mục tiêu xác định, được thực hiện trên một địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định và dựa trên nguồn lực xác định.

Nguyễn Thị Nhàn_1956170077 Quản lý dự án đại cương Câu1: Dự án gì? Là tập hợp hoạt động có liên quan đến nhằm đạt mục tiêu xác định, thực địa bàn cụ thể, khoảng thời gian xác định dựa nguồn lực xác định Câu 2: Phân biệt dự án nghiên cứu Câu 3: Tính chất dự án (1) Tính chỉnh thể a Kết cấu hoàn chỉnh - Mục tiêu hoạt động phù hợp mục tiêu - Có giai đoạn, có tiến trình - Có chế điều chỉnh b Sản phẩm theo dự kiến c Bộ máy vừa đủ (2) Tính tạm thời a Khởi đầu - kết thúc: Giới hạn thời gian thực b Giới hạn phạm vi, chức nhiệm vụ máy: vai trò tạm thời (3) Tính đơn nhất: Sản phẩm, dịch vụ, kết khơng lặp lại ( - Xu hướng dự án hóa hoạt động quản lý hoạt động theo kiểu dự án (Management by project) - Cần có phân biệt dự án dạng tương tự (những hoạt động thực cho mục đích - ongoing operation) ➔ Làm để phân biệt dự án nhóm hoạt động tổ chức theo kiểu dự án (xu hướng “dự án hóa”)?) => dựa vào đặc tính chungc cua dự án Câu 4: Dựa vào đặc tính chung dự án ➢ TÍNH CHẤT: dựa vào tính chất dự án ➢ ĐẶC ĐIỂM BÊN NGỒI • dự án luôn mang ý tưởng thực cụ thể, có tác động trực tiếp (theo mục tiêu) vào người, tổ chức, quy trình, kiện, tượng… phạm vi thời gian • Được thể kế hoạch (hoặc dạng tài liệu tương tự) • Có chuẩn bị u cầu về: thời gian, nguồn lực (tiền bạc, nhân lực, công nghệ, trang thiết bị, nguyên vật liệu) • Kết thúc mục tiêu hoàn thành (hoặc điều kiện thực khơng cịn) Câu 5: Phân loại dự án (Có khác biệt quy mô dạng tác động dự án loại) (1) Mục đích kinh tế (dựa yếu tố lợi nhuận) - Dự án đầu tư: dự án tạo mới, mở rộng cải tạo sở vật chất định nhằm đạt tăng trưởng số lượng trì, cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, thực địa bàn cụ thể, khoảng thời gian xác định - Dự án hỗ trợ: dự án có mục tiêu hỗ trợ phát triển lực thể chế cung cấp yếu tố đầu vào kỹ thuật để chuẩn bị, thực chương trình, dự án thơng qua hoạt động cung cấp chuyên gia, đào tạo, hỗ trợ trang thiết bị, tư liệu tài liệu, tham quan, khảo sát, hội thảo (2) Nguồn vốn - Dự án phi lợi nhuận (NGOs, NPOs) - Dự án phát triển từ ngân sách nhà nước, ODA - Dự án từ nguồn vốn chủ đầu tư - Đồng tham gia (về tài chính) (3) Lĩnh vực (Đầu tư xây dựng; Đầu tư khác: Kinh doanh/thương mại; Phát triển cộng đồng, nâng cao lực, cứu trợ, nhân đạo; Các dự án phát triển thuộc lĩnh vực: Kinh tế, Văn hóa, Xã hội, Y tế, Giáo dục, Môi trường; Nghiên cứu khoa học) - Đầu tư xây dựng cơng trình; Đầu tư khác: Kinh doanh/thương mại… - Các dự án phát triển thuộc lĩnh vực: Kinh tế, Văn hóa, Xã hội, Y tế, Giáo dục, Môi trường, Phát triển cộng đồng, cứu trợ, nhân đạo (4) Cấp quản lý (gián tiếp) - Bộ KHĐT, Sở KHĐT quan phủ khác (ODA) - Các ban ngành phê duyệt hoạt động cho tổ chức/dự án; Cơ quan định đầu tư: + Với dự án hỗ trợ thuộc NGOs tổ chức địa phương chịu giám sát quan quản lý hoạt động tổ chức + Với dự án đầu tư xây dựng chịu quản lý giám sát sở ban ngành liên quan theo quy định - Tổ chức cấp kinh phí tổ chức có quyền giám sát quản lý => Mơ tả đặc điểm dự án nguồn vốn, lĩnh vực dự án, cấp quản lý Câu 6: Vòng đời dự án: - Một dự án trước giai đoạn khởi đầu thường có bước khởi xướng ➔ Đề xuất tài trợ/Xin tài trợ/Khởi xướng ý tưởng/Thử nghiệm - Sau thời điểm kết thúc dự án tác động, kết dự án kéo dài tiếp tục Ví dụ: Sản phẩm lĩnh vực công nghệ hay xây dựng (tiếp nhận, vận hành, bảo trì….), - Các dự án mơi trường - xã hội giai đoạn hậu dự án… (1) Khởi đầu - Tiến hành công việc để chuẩn bị cho việc triển khai dự án - Một số công việc như: khảo sát địa bàn, nhận diện vấn đề, nhu cầu dự án, thực nghiên cứu tiền khả thi… (2) Xây dựng dự án - Xác định chọn lọc mục tiêu - Lập kế hoạch cho giai đoạn hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu (Lập kế hoạch chi tiết cách thức hoạt động làm sở để triển khai giai đoạn sau) (3) Triển khai dự án - Tập hợp NGUỒN LỰC để thực dự án - Tập trung hầu hết hoạt động QUẢN LÝ - Phát triển mạnh nhóm hoạt động THEO DÕI, GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ (Là giai đoạn làm nên kết dự án) (4) Kết thúc dự án - Giai đoạn cơng nhận thức sản phẩm, dịch vụ kết dự án đưa đến kết thúc dự án cách gọn gàng - Kèm theo hoạt động tổ chức, triển khai đánh giá… nhằm đóng dự án (Chuyển giao dự án) • Mơ hình vịng đờic dự án: Mơ hình vịng đời dự án số dự án đầu tư lớn có nhiều giai đoạn phát triển sản phẩm Mơ hình vịng đời dự án số dự án đầu tư lớn có nhiều giai đoạn phát triển sản phẩm Các tiến trình thực dự án Câu 7: Xây dựng dự án (Lập kế hoạch dự án, thiết kế dự án) (1) Xác định phạm vi, vấn đề: dự án làm gì? Sử dụng sơ đồ sương cá Bảng chấm điểm lựa chọn ưu tiên (2) Chính sách khn khổ thực (3) Xác định địa bàn: địa điểm tiến hành dự án Những đặc điểm môi trường, tự nhiên, xã hội, thị trường liên quan đến dự án (4) Xác định đươc bên liên quan/tham gia dự án Chia thành nhóm đối tượng với mức độ tham gia khác nhau, loại dự án khác nhau: • Ban/nhóm quản lý dự án • Người thụ hưởng, người bị ảnh hưởng, khách hàng • Các đối tác có liên quan (nhà tài trợ, nhà đầu tư, chuyên gia….) Ngồi cịn có quan, ban ngành, tổ chức liên quan Ma trận thành phần tham gia (5) Xác định nguồn vốn: nguồn tài từ đâu, bao nhiêu? (6) Xác định tương quan chi phí – lợi ích (dự án đầu tư) Xác định mục tiêu dự án: *Nguyên tắc xác định mục tiêu: nguyên tắc SMART - Specific: Cụ thể - Measurable: Đo lường - Achievable: Có thể đạt - Realistic/Relevant: Thực tế, phù hợp - Timely/Time: Đạt thời gian xác định Câu 8: Xây dựng kế hoạch dự án (Phần thứ 2) (1) Xác định hoạt động dự án (2) Uớc tính: - Rủi ro dự án - Thời gian - Nhân - Các gói mua sắm/gói thầu - Chi phí - Tiêu chuẩn chất lượng/Các giải pháp kỹ thuật - Hoạt động quản lý, giám sát, đánh giá: hội họp, thông tin-báo cáo, tập huấn, hoạt động giám sát, đánh giá Ước tính rủi ro: (Lập kế hoạch quản lý rủi ro) + Rủi ro= mức độ nguy hiểm + xác xuất xảy + Người xác định rủi ro là: Các bên liên quan, chuyên gia phù hợp; Đánh giá theo nhóm + Xác định loại rủi ro: (1) Rủi ro bên trong: thường liên quan đến thời gian, chi phí, nhân sự, chất lượng hoạt dộng (2) Rủi ro bên ngồi: thường liên quan đến mơi trường, điều kiện tự nhiên, sách, thị trường, thành phần tham gia + Kỹ thuật: Xem xét tư liệu; kỹ thuật tập hợp tư liệu (chuyên gia, brainstorming, vấn bên liên quan, swot, dự báo, phân tích liệu rủi ro); kỹ thuật biểu đồ (ishikawa, flow chart…) ✓ SWOT (strengths, weeknesses, opportunities, threats) dùng nhằm có tổng quan nhanh chóng tình hình Khơng nên dùng phương pháp đánh giá, so sánh ý kiến ✓ Liệt kê tất rủi ro có khả xảy Đánh giá xác suất rủi ro (gán xác suất cho rủi ro) Ước tính tác động dự án rủi ro xảy (gán giá trị cho tác động), đánh giá tương quan rủi ro tác động theo xác suất) (Lập kế hoạch đối phó với rủi ro) • Né tránh: loại trừ mối đe dọa (từ nguyên nhân): thay đổi mục tiêu, chọn hướng khác • Thuyên chuyển: thuyên chuyển hậu rủi ro giao trách nhiệm quản lý cho bên thứ ba (thường dùng rủi ro tài chính), chia sẻ rủi ro, bảo hiểm • Giảm nhẹ: cắt giảm yếu tố gây rủi ro, dùng biện pháp khắc phục, kế hoạch dự phòng, tập huấn Cách ly; Thay (thay mối nguy hiểm điệu kiện, thiết bị vv an tồn hơn; Chính sách: Cung cấp sách hay chế độ thời gian làm việc phù hợp; Trang bị bảo hộ lao động (trang bị bảo hộ cá nhân) • Chấp nhận: chờ đợi theo dõi, biện pháp khắc phục hậu • Kế hoạch dự phòng, rút lui Với CƠ HỘI: tận dụng, nâng cao Ước tính thời gian - Sắp xếp thứ tự hoạt động (dựa vào) • Mục tiêu • Đặc tính hoạt động - Phân bổ thời gian cho hoạt động (dựa vào) • Nguồn lực có (tài chính, cơng nghệ ) • Thời gian cho đội ngũ • Các thơng tin rủi ro * Các kỹ thuật - Ý kiến chuyên gia; - Kinh nghiệm từ hoạt động tương tự; - Arrow diagram (mối liên hệ phụ thuộc hoạt động theo trình tự thời gian) - CPM; - Gantt; - Milestone chart Phân bổ nhân sự: Các vị trí máy dự án bao gồm: • Trưởng ban quản lý/Giám đốc dự án/Điều phối viên/Trưởng nhóm dự án • Phụ trách chun mơn: chun gia, chun viên, cán chương trình…/Nhà tư vấn • Giám sát/Tư vấn giám sát: ngồi dự án • Hành chính, kế tốn • Các nhóm cộng tác viên, nhóm ảo Các bước lập kế hoạch nhân dự án: Ước tính nhân sự: lập sơ đồ tổ chức (chi tiết) - Đồ thị kiểu thứ bậc: cấu trúc đơn vị, đội nhóm dự án chi tiết hoạt động liên quan - Ma trận phân công công việc Mô tả cơng việc: Vai trị - quyền hạn - trách nhiệm - khả - thời gian - điều kiện kết thúc làm việc Các kế hoạch khác: tập hợp đội ngũ, đào tạo, khen thưởng (nếu có) Cách thức phát triển đội ngũ thực • Phân cơng/bổ nhiệm: thường có dự án thiết lập cá nhân/nhóm vị trí bổ nhiệm ghi sẵn tuyên bố dự án (kiêm nhiệm, toàn thời gian) • Thơng qua thương lượng (tuyển dụng): tồn thời gian, bán thời gian, cộng tác viên • Thuê nhân lực ngồi dự án (hợp đồng tư vấn, gói thầu) • Nhóm ảo: làm cho mục tiêu dự án, nhân nơi khác nhau, chuyên gia, người làm việc nhà, làm khác ca/giờ, người khuyết tật (vận động) Cung- Mua sắm- Đấu thầu (Các gói mua sắm/gói thầu) Phân bổ chi phí: Xác định loại tài trợ ngân sách có Cách thức lập ngân sách dự án tùy thuộc vào nguồn tài chính, quan điểm/ý định thực dự án đơn vị cấp kinh phí cho dự án Căn tiến hành ước tính chi phí - Thơng tin ban đầu chi phí dự án Các hoạt động Nhân Thời gian Ghi nhận rủi ro Các bước thực • Sử dụng khung hoạt động dự án chi tiết làm sở Chi phí thực dự án phải tính tốn cho khớp với tổng thể hoạt động dự án Tính tốn chi phí cho mục, hoạt động, bao gồm: • Hoạt động chun mơn: gồm hoạt động theo lĩnh vực dự án hoạt động khác hội nghị, tập huấn, kiện, đánh giá, khảo sát,… • Các gói hoạt động/gói thầu mua sắm trang thiết bị/vật tư/tư liệu… • Th nhân bên ngồi: tư vấn, LĐ tạm thời, CTV, tình nguyện viên,… • Các chi phí quản lý: lương cho nhân phụ trách hoạt động quản lý hoạt động chuyên mơn, chi phí văn phịng, lại, cơng tác phí,… • Chi phí dự phịng: gồm dự phịng cho tồn dự án (là khoản nằm ngân sách dự án, sử dụng trường hợp trượt giá, rủi ro bất thường ) dự phòng cho rủi ro hoạt động (loại tính tốn chung tổng chi phí dành cho hoạt động có khả phát sinh rủi ro – theo dự đốn, thuộc ngân sách dự án) • Tính tốn tổng ngân sách dự án sở chi phí hoạt động ➔ Bảng phân bổ chi tiết chi phí dự án Dự tốn chi phí thực theo cách: • Phân bổ ngân sách cho hạng mục (top-down): - Mức phân bổ tùy độ quan trọng hoạt động dự án - ➔ Tiến hành tính tốn chi phí cho mục theo định mức ngân sách phân bổ - Thường áp dụng cho dự án mà lập ngân sách biết trước tổng ngân sách dành cho dự án tỷ lệ % cho nhóm hoạt động, dành cho dự án thực tương tự giai đoạn trước tương tự cấu trúc dự án có • Tính tốn chi tiết chi phí hoạt động, khoản chi (bottom-up), sau tổng hợp thành số tổng chi phí dự án, thường áp dụng cho dự án xây dựng kế hoạch để nộp đề xuất xin tài trợ Các lưu ý thực tính tốn ngân sách cho dự án • Chi phí tính cần dựa theo đơn vị tiền tệ thống • Để thực ước tính ngân sách cho hoạt động, dự án cần có định mức chi (cost norm) Định mức chi thường tuân theo quy định tài tổ chức tài trợ Quy định định mức chi tạo thuận lợi cho quản lý tránh mâu thuẫn tài • Đối với dự án có nhiều nguồn tài trợ, cần đặt mã số cho nguồn tài trợ Trong bảng tính tốn ngân sách dự án, cần có cột thơng tin nguồn tài trợ phân bổ ngân sách cho cơng việc • Các hoạt động có sử dụng nguồn lực từ cộng đồng, cần có ghi cụ thể để tạo logic phân bổ ngân sách • Với dự án PTCĐ có phát sinh lợi nhuận từ hoạt động dự án (như dự án hỗ trợ người khuyết tật sản xuất kinh doanh đồ handmade) cần kèm theo quy định cách quản lý riêng nguồn tài tách riêng với ngân sách dành cho thực dự án, thông thường theo hướng cộng đồng tự quản lý (1) Phân tích chi phí lợi ích dự án đầu tư ➔ Lợi nhuận sau trừ chi phí (chi phí bao gồm đầu tư bản, thuế, chi phí hội…) ➔ Quyết định đầu tư (2) Dự tốn chi phí đầu tư: bao gồm chi tiết khoản chi, chi tiết phân bổ nguồn vốn đầu tư giai đoạn Câu 8.1: Làm để dự án dễ đạt chấp thuận tài trợ chấp thuận đầu tư? Xây dựng số (Tiêu chuẩn chất lượng/Các giải pháp kỹ thuật) Dựa vào điều để xác định mục đích, hoạt động dự án đã hồn thành? • Để đảm bảo mục tiêu kiểm chứng ➔ cần số đo lường (như: số lượng kỳ vọng bao nhiêu? hoàn thành vào thời điểm dự án?) • Các số cần lượng hóa nhiều tốt Quản lý -Giám sát- Đánh giá - Quản lý – Giám sát: • Dẫn dắt dự án theo lộ trình hồn thành thời hạn • Đảm bảo u cầu chất lượng, số lượng • Điều chỉnh kế hoạch, giải vấn đề phát sinh - Đánh giá • • • Dự án đạt yêu cầu không? Dự án có hiệu khơng? Dự án có tác động gì? 1) Quản lý dự án: a Quản lý thời gian: • Đặc tính thời gian dự án: Mỗi hoạt động làm khoảng thời gian định • Quản lý thời gian dự án quản lý tổng thể: - Xây dựng lịch trình (trình tự, hoạt động chính) - Phối hợp nguồn lực để đẩy hoạt động theo lịch trình * Phương pháp quản lý thời gian: • Quản lý dựa nhiệm vụ (nhân sự) • Chế độ báo cáo cơng việc, báo cáo tiến độ thường xuyên b Quản lý chi phí: • Giám sát hoạt động chi ngân sách dự án thơng qua quy trình: dự tốn (từng hạng mục), giải ngân, tốn, kiểm tốn • Căn vào: định mức chi, dự toán ngân sách dự án (bảo đảm chi phí khơng vượt q định mức chi dự tốn) • Chế độ báo cáo định kỳ: tiến độ giải ngân, tốn • Ghi nhận thay đổi, bảo đảm thay đổi nằm kế hoạch báo cáo thay đổi đến bên liên quan c Quản lý nhân sự: - Quản lý nhiệm vụ cá nhân: Trách nhiệm quy định hợp đồng, TOR - Quản lý hoạt động nhóm: Điều phối nhóm giải xung đột • Thực đánh giá công việc cá nhân - Theo dõivvà trao đổi thường xuyên - Đánh giá công việc thành viên (định kỳ), thức khơng thức (hợp đồng, ý kiến người giám sát, đồng sự, cấp dưới) phản hồi • Quản lý giải xung đột - Nguồn gốc xung đột: Khan nguồn lực, Hoạt đông ưu tiên, Phong cách cá nhân - Quản lý quy định, tiêu chuẩn, áp dụng biện pháp cứng rắn * Tại phải quản lý nhóm? Những ưu điểm hoạt động nhóm: - Có nhiều ý kiến, sáng kiến - Chia sẻ cơng việc - Tránh tình trạng bị động nhân Những hạn chế thường xuất hoạt động nhóm: - Lối mịn tổ chức - Thiếu sáng kiến - Ngồi mát ăn bát vàng - Dựa dẫm - Xung đột nhóm (lợi ích) d Thông tin dự án: 2) Đánh giá dự án (1) Đánh giá sơ bộ/đánh giá đầu kỳ • Tính khả thi dự án; Tính bền vững • Bối cảnh kinh tế, xã hội, thể chế, tài chính, trạng kỹ thuật • Tác động: mơi trường, kinh tế, xã hội, • Thị trường/thị hiếu; Nhu cầu • Chi phí - Hiệu (2) Đánh giá kỳ • Kết hoạt động (từng hoạt động dự án) • Tính phù hợp • Tác động (3) Đánh giá cuối kỳ: BC kết quả; Nghiệm thu; Tác động; Hiệu (4) Đánh giá tác động/đánh giá sau dự án: Tác động kinh tế, xã hội, môi trường… sau hồn tất DA (2-5 năm); Tính bền vững Một số phương pháp đánh giá: • Đánh giá nhanh, đánh giá có tham gia • Các nghiên cứu, khảo sát, thử nghiệm, thí nghiệm • Phân tích hiệu - chi phí, chi phí - lợi ích • Thanh tra, kiểm tốn • (Tổng hợp phương pháp) 3) Giám sát dự án Cách thức - Giám sát dựa vào “Kế hoạch dự án” - Giám sát tiêu chuẩn Quá trình giám sát dự án: Bước 1: Xây dựng tiêu chuẩn Căn yêu cầu hoạt động sản phẩm Đưa tiêu chuẩn chất lượng cho hạng mục cần thiết Uớc tính khả & tỷ lệ sai sót chất lượng… ➔ (để) quản lý rủi ro Đưa giới hạn tiêu chuẩn (baseline) về: thời gian, chi phí, chất lượng (Ví dụ: vào thời điểm A hoạt động B phải đạt mức …1/2/3….; Vào thời điểm A, dự án phải hoàn thành 50%; Vào thời điểm A, dự án giải ngân 30% ) Bước 2: Chọn phương pháp xây dựng hệ thống giám sát • Quan sát, kiểm tra: bảng kiểm chất lượng, biên - biểu mẫu giám sát • Đo lường: số đo lường (trình bày kiểu checklist, bảng kiểm, biểu mẫu) • Phân tích mẫu: lấy mẫu phân tích thống kê, thí nghiệm • Khảo sát: bảng câu hỏi, biểu mẫu (dùng giám sát việc thực công việc, nhân sự) Bước 3: Thu thập thông tin Thu thập thông tin cần thiết thân người giám sát, người có liên quan Thu thập thông tin đâu cách nào? ➔ Trực tiếp nơi diễn hoạt động Nguồn quan trọng khác: hồ sơ, báo cáo, văn Câu 9: Yếu tố tác động đến thành công dự án Câu 10: Kỹ quản lý dự án: ... đời dự án số dự án đầu tư lớn có nhiều giai đoạn phát triển sản phẩm Các tiến trình thực dự án Câu 7: Xây dựng dự án (Lập kế hoạch dự án, thiết kế dự án) (1) Xác định phạm vi, vấn đề: dự án làm... hoạch, giải vấn đề phát sinh - Đánh giá • • • Dự án đạt u cầu khơng? Dự án có hiệu khơng? Dự án có tác động gì? 1) Quản lý dự án: a Quản lý thời gian: • Đặc tính thời gian dự án: Mỗi hoạt động... kết dự án đưa đến kết thúc dự án cách gọn gàng - Kèm theo hoạt động tổ chức, triển khai đánh giá… nhằm đóng dự án (Chuyển giao dự án) • Mơ hình vịng đờic dự án: Mơ hình vịng đời dự án số dự án