HƯỚNG DẪN: CÁC NGUYÊN TẮC ĐẠO ĐỨC TRONG GÂY QUỸ TẠI VIỆT NAM

HƯỚNG DẪN: CÁC NGUYÊN TẮC ĐẠO ĐỨC TRONG GÂY QUỸ TẠI VIỆT NAM Mục đích Hướng dẫn Về Các Nguyên Tắc Đạo Đức Trong Gây Quỹ nhằm thúc đẩy phát triển cộng đồng tổ chức phi phủ (NGOs) phi lợi nhuận (NPOs) hoạt động Việt Nam tham gia hoạt động gây quỹ cam kết với trách nhiệm giải trình, tính minh bạch hiệu Mục đích văn nhằm thống cộng đồng gây quỹ Việt Nam tuyên bố phổ quát nguyên tắc bản, liên kết thực hành nghề nghiệp Các tổ chức, cá nhân ủng hộ hướng dẫn không thiết phải từ bỏ quy tắc tiêu chuẩn riêng họ, mà thể quan tâm họ nguyên tắc Đây nguyên tắc tự quản tổ chức quan tâm tuỳ ý tự nguyện áp dụng Văn đưa hướng dẫn thực hành tốt loại hình tổ chức NGO/NPO khác Việt Nam Hướng dẫn phát triển dựa Tuyên bố quốc tế nguyên tắc đạo đức gây quỹ1 liên hệ đến bối cảnh khối phi lợi nhuận/phi phủ Việt Nam cho phù hợp2 Việc tuân thủ Hướng dẫn giúp thúc đẩy tin tưởng cộng đồng vào lĩnh vực phi lợi nhuận, đồng thời khơng khuyến khích việc trục lợi cá nhân mà bỏ qua lợi ích nhà tài trợ, mạnh thường quân, đối tượng thụ hưởng bên liên quan khác Việc gây quỹ bao gồm nỗ lực NGO/NPO nhà tài trợ, đạo đức gây quỹ đòi hỏi cam kết hai Dù hướng dẫn liên hệ đến nỗ lực thực hành tốt NGO/NPO, việc phát triển quy tắc ứng xử cộng đồng nhà tài trợ quan trọng tương đương giúp xây dựng hiểu biết lẫn cải thiện hợp tác từ hai phía.3 I NĂM NGUYÊN TẮC PHỔ QUÁT CHUNG Năm nguyên tắc quan trọng việc gây quỹ NGO/NPO: ● ● ● Minh bạch: NGO/NPO báo cáo rõ ràng công việc họ, cách quản lý tiền tài trợ giải ngân, chi phí cách xác đầy đủ Chính trực: NGO/NPO ln hành động cách cơng khai có trách nhiệm lịng tin cộng đồng Họ tiết lộ mâu thuẫn lợi ích thực tế tiềm tàng tránh hành vi cá nhân hay hành vi nghề nghiệp sai trái Trung thực: NGO/NPO hành động cách trung thực để đảm bảo niềm tin cộng đồng bảo vệ nhà tài trợ người thụ hưởng không hiểu sai Tuyên bố quốc tế nguyên tắc đạo đức gây quỹ từ Hiệp Hội Gây quỹ (http://www.afpnet.org/Ethics/IntlArticleDetail.cfm?ItemNumber=3681) Việc Việt hóa hướng dẫn gồm nhiều cá nhân tổ chức tình nguyện đóng góp thời gian, kỹ kinh nghiệm Danh sách chi tiết người đóng góp vui lịng xem trang 33-34 Tun bố Lake Washington ví dụ quy tắc ứng xử nhà tài trợ: (http://www.marketsforgood.org/the-lake-washington-declaration/) Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ ● ● II Tôn trọng: NGO/NPO hành động với tôn trọng nghề nghiệp tổ chức họ tôn trọng nhà tài trợ đối tượng hưởng lợi Đồng cảm: NGO/NPO thúc đẩy mục đích họ khuyến khích người khác sử dụng tiêu chuẩn nghề nghiệp Họ coi trọng quyền riêng tư cá nhân, tự lựa chọn, đa dạng tất hình thức CÁC TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH Những tiêu chuẩn nhìn nhận NGO/NPO hoạt động chi phối nhiều luật khác họ phải tuân thủ luật liên quan Việt Nam Tuy nhiên, tổ chức làm theo nguyên tắc hướng dẫn nên tuân thủ luật (và Quy tắc đạo đức hiệp hội thành viên riêng họ) áp dụng hoạt động gây quỹ, hoạt động liên quan đến luật Lưu ý: Danh mục thuật ngữ sử dụng tài liệu nằm trang 27 - 32 Trách nhiệm NGO/NPO liên quan đến khoản tài trợ a Các khoản đóng góp chấp nhận cách tự nguyện, hoàn toàn phù hợp với sứ mệnh mục tiêu tổ chức không phát sinh chi phí khơng phù hợp liên quan đến trị giá khoản tài trợ (i) Hướng dẫn: ● ● ● ● (ii) NGO/NPO nên đề xuất gây quỹ phù hợp với sứ mệnh, mục tiêu hoạt động tổ chức Việc định nhận khoản đóng góp nên xem xét hiệu mặt chi phí vịng đời khoản đóng góp Các hoạt động gây quỹ không vi phạm nguyên tắc (gây quỹ) (nếu có) điều lệ tổ chức Chi phí gây quỹ kiểm sốt mức thấp hiệu mặt chi phí Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: ● ● ● Các khoản đóng góp chấp nhận phù hợp với sứ mệnh, mục tiêu điều lệ tổ chức Chi phí nhận khoản đóng góp nhỏ trị giá khoản đóng góp Chí phí liên quan đến gây quỹ cho chương trình/ dự án hợp lý Ví dụ, tổ chức phi lợi nhuận xem xét chi phí liên quan đến tổ chức buổi hịa nhạc, tiệc tối, chiến dịch truyền thơng, v.v định xem chi phí hợp lý hay khơng dựa ước tính thận trọng nguồn thu từ hoạt động gây quỹ Trang Vui lịng gửi phản hồi giúp hồn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ ● ● (iii) Những khoản tài trợ thực tinh thần tình nguyện hợp tác NGO/NPO nhà tài trợ Từ chối khoản đóng góp khơng phù hợp với sứ mệnh mục tiêu tổ chức tất khoản đóng góp địi hỏi khoản hoa hồng cho nhà tài trợ (ví dụ cam kết mua sản phẩm hay dịch vụ từ nhà tài trợ đó.) Ví dụ thực hành không tuân thủ đạo đức: ● ● ● Khoản đóng góp ảnh hưởng tiêu cực đến tiếng tăm tổ chức (thương hiệu, sản phẩm đối tác mâu thuẫn với sứ mệnh tổ chức) Ví dụ, tổ chức thực chiến dịch phòng chống ung thư phổi nhận tài trợ từ công ty thuốc Giá trị phát sinh khoản đóng góp gây tốn cho tổ chức lớn giá trị khoản tài trợ Ví dụ tổ chức nhận máy tính cũ, chi phí vận chuyển, sửa chữa, lưu kho, sử dụng 01 năm cao chi phí mua máy tính với thời hạn sử dụng 05 năm Chấp nhận tài sản mà phận thay khơng có sẵn Việt Nam tốn để nhập Việt Nam gửi sửa chữa nước b Tiền tài trợ giải ngân theo thỏa thuận phù hợp với mong muốn nhà tài trợ (i) Hướng dẫn: ● ● ● ● ● Trước nhận nguồn quỹ nào, tất nhân viên liên quan tổ chức (ví dụ, giám đốc, kế toán nhân viên dự án) cần đọc hiểu tất yêu cầu mong muốn nhà tài trợ, NGO/NPO tự tin có, có, lực đáp ứng yêu cầu Đảm bảo tất chi phí dự án tuân theo kế hoạch nhà tài trợ phê duyệt phù hợp với sứ mệnh mục tiêu tổ chức Nếu có chi phí vượt hay thấp mức thỏa thuận với nhà tài trợ cần trao đổi thống với nhà tài trợ điều chỉnh Trong trường hợp nhà tài trợ không đồng ý với thay đổi tổ chức cần tuân thủ mong muốn nhà tài trợ trả lại nguồn quỹ không sử dụng Xem lại yêu cầu nhà tài trợ thường xuyên, đặc biệt NGO/NPO có câu hỏi hay điều khơng chắn Liên lạc nhà tài trợ trực tiếp yêu cầu văn chưa đủ giải đáp thắc mắc Trao đổi với nhà tài trợ từ đầu đóng góp khơng xác định mục đích coi "khơng giới hạn" Khi khoản đóng góp ‘có giới hạn', NGO/NPO cần có đồng ý văn (email chấp nhận) và/hoặc biên nhận ghi rõ kỳ vọng nhà tài trợ việc sử dụng khoản đóng góp Trang Vui lịng gửi phản hồi giúp hồn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ (ii) Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: ● ● ● ● ● (iii) Nghiên cứu điều khoản văn mà nhà tài trợ có qui định Biên Ghi nhớ (MOU) NGO/NPO nhà tài trợ trước bắt đầu thực hoạt động Lên ngân sách cho hoạt động trước thực để đảm bảo việc sử dụng theo mục đích giới hạn cho phép thỏa thuận với nhà tài trợ Sử dụng quỹ cam kết với nhà tài trợ phân bổ nguồn quỹ có giới hạn Thỏa thuận nhận đồng ý nhà tài trợ trước sử dụng nguồn quỹ có giới hạn cho hoạt động nhà tài trợ chưa đồng ý Chia sẻ báo cáo tài với nhân viên dự án thường xuyên để đảm bảo chi phí lên kế hoạch phân bổ phù hợp phạm vi ngân sách, đồng thời giúp sớm xác định khoản chi vượt hay dư thừa dự án Ví dụ thực hành khơng tn thủ đạo đức: ● ● ● Tự ý thay đổi mục đích sử dụng khoản tài trợ cho hoạt động nào, ví dụ thay đổi việc tập huấn cho nhân viên đối tác tổ chức thăm quan học tập cho nhân viên tổ chức trước thoả thuận nhận đồng ý nhà tài trợ Tự ý sử dụng khoản tài trợ có giới hạn cho chi phí hành trước thoả thuận nhận đồng ý nhà tài trợ Tự ý sử dụng tiền cịn thừa sau hồn thành hoạt động mà khơng có phê duyệt nhà tài trợ c Không vận động tài trợ cho mục đích lợi ích tài cá nhân người gây quỹ tổ chức mà người gây quỹ làm việc (i) Hướng dẫn: ● ● ● ● ● Xây dựng kế hoạch gây quỹ cụ thể với mục tiêu rõ ràng sử dụng nguồn tài trợ cho hoạt động/chương trình số tiền ước tính trước bắt đầu tiến hành gây quỹ Gửi báo cáo hoạt động báo cáo tài cho tất nhà tài trợ, ghi rõ ràng tổng nguồn quỹ quyên góp nguồn quỹ (hoặc sẽ) sử dụng NGO/NPO không trả phí hoa hồng hay phần trăm bồi dưỡng khoản đóng góp với nhân viên tham gia vào việc gây quỹ Một người gây quỹ không yêu cầu từ chối / trả lại đề nghị có lợi cho tình hình tài cá nhân họ thơng qua khoản tài trợ Người gây quỹ tiết lộ mâu thuẫn lợi ích phát sinh với NGO/NPO nhà tài trợ Trang Vui lịng gửi phản hồi giúp hồn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ (ii) Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: ● ● ● ● ● ● (iii) Thoả thuận nhận đồng ý nhà tài trợ trước sử dụng quỹ khác với hiểu đồng ý nhà tài trợ, gồm sử dụng nguồn quỹ để tăng thêm nguồn thu cho tổ chức cho phép (ví dụ, tổ chức muốn dùng tiền tài trợ vào mục đích sinh lời, bỏ tiền vào tài khoản tiết kiệm, hay mua trái phiếu phủ, v.v.) NGO/NPO làm rõ với nhà tài trợ lãi ngân hàng từ khoản đóng góp khơng/chưa dùng đến nên trả lại cho nhà tài trợ hay sử dụng thu nhập NGO/NPO Giám sát đánh giá hiệu công việc nhân viên gây quỹ thường xuyên (dựa số đo lường hiệu họ) thông qua họp 1:1 Nhân viên gây quỹ chấp nhận khoản bồi dưỡng theo hiệu công việc, tiền thưởng, khoản thưởng theo thực hành tổ chức không dựa tỷ lệ phần trăm khoản đóng góp Gửi cập nhật báo cáo tài báo cáo hoạt động hàng năm lên trang web tổ chức với quan nhà nước có liên quan yêu cầu Thuê đơn vị bên thực kiểm toán tổ chức gửi báo cáo kiểm toán tới nhà tài trợ đăng lên trang web tổ chức Ví dụ thực hành không tuân thủ đạo đức: ● ● ● ● Nhân viên gây quỹ chấp nhận khoản bồi dưỡng hay tham gia vào hợp đồng dựa tỷ lệ phần trăm khoản đóng góp Nhân viên gây quỹ chấp nhận phí hoa hồng hay phí phụ thuộc Tự gọi tài trợ mà khơng có kế hoạch hay không làm theo văn thể mục tiêu hoạt động dự án gây quỹ Nguồn quỹ vận động được sử dụng cho hoạt động sinh lời mà khơng có đồng ý nhà tài trợ d Những đóng góp tiền mặt thu nhận ghi vào sổ (i) Hướng dẫn: ● ● ● ● ● (ii) Nên xây dựng quy trình nhận tiền mặt văn Mỗi khoản đóng góp tiền mặt ghi vào sổ sách cách sách minh bạch thời điểm đươc nhận Khi khoản đóng góp tiền mặt thực hiện, có hai đại diện NGO/NPO đếm tiền ký biên nhận NGO/NPO nên cung cấp biên nhận cho nhà tài trợ cho khoản đóng góp tiền mặt mức tổ chức quy định Tiền nên giữ hộp đựng tiền hay két sắt an tồn, có khóa Những khoản tiền lớn nên chuyển vào tài khoản ngân hàng sớm Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: Trang Vui lịng gửi phản hồi giúp hồn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ ● ● ● (iii) Tại kiện gây quỹ, có hai đại diện NGO/NPO giao nhiệm vụ nhận khoản đóng góp tiền mặt Cả hai đại diện chịu trách nhiệm đếm tiền ký biên nhận Với khoản đóng góp tiền mặt có giá trị cao mức (ví dụ, triệu đồng) cần cung cấp biên nhận, lấy từ tập biên lai có đánh số sẵn Bất NGO/NPO nhận khoản đóng góp lớn hộp tiền mặt vượt q mức (ví dụ, mười triệu đồng), khoản quỹ nên gửi vào tài khoản ngân hàng tổ chức ngày Ví dụ thực hành không tuân thủ đạo đức: ● ● Sau kiện gây quỹ, kế toán giữ khoản đóng góp tiền mặt nhà hay bàn làm việc họ lâu đêm Khi nhà tài trợ thực khoản đóng góp tiền mặt, NGO/NPO nhận mà không hỏi tên hay thông tin liên lạc nhà tài trợ e Nguồn quỹ nhận cách cẩn thận tôn trọng tự lựa chọn nhà tài trợ mà không sử dụng áp lực, quấy rối, hăm dọa cưỡng ép (i) Hướng dẫn: ● ● ● ● ● Các nhà tài trợ nhà tài trợ tiềm phải tránh bị gây áp lực, quấy nhiễu, hăm dọa ép buộc Áp lực, việc quấy nhiễu, hăm dọa ép buộc bối cảnh gồm: ■ thực giao tiếp hay hành động khiến người khác hiểu lầm đề tài hay chất lời đề nghị đóng góp; ■ lợi dụng người khác cho mục đích riêng mình; ■ đe dọa thực hành động người khác khơng tn thủ u cầu mình; ■ khuyến khích người khác thực hành động bất lợi cho họ gia đình họ; và, ■ khuyến khích người khác hành động trái với lợi ích tốt họ NGO/NPO giải trình xác minh bạch tất khoản tiền nhận NGO/NPO thiết lập sách quy trình liên quan đến việc cung cấp chứng từ kế tốn (ví dụ biên nhận tốn) mà nhà tài trợ cần để hưởng ưu đãi thuế theo luật hành thuế thu nhập cá nhân/doanh nghiệp việc đóng góp từ thiện/tài trợ sẵn sàng chia sẻ thông tin với nhà tài trợ Khi nhà tài trợ khơng nêu cụ thể mục đích dành cho khoản quỹ chuyển, người gây quỹ / NGO/NPO phải làm rõ để hiểu xem khoản tài trợ dự định dành cho chi tiêu có giới hạn khơng giới hạn trước sử dụng quỹ Đảm bảo mong muốn nhà tài trợ thực phù hợp với sứ mệnh mục tiêu tổ chức Trang Vui lịng gửi phản hồi giúp hồn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ (ii) Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: ● ● ● ● ● ● (iii) Đảm bảo nhà tài trợ hiểu mục đích sử dụng khoản quỹ trước thực khoản đóng góp Khi nhà tài trợ đồng ý tặng tiền, nhân viên kế toán ghi số tiền xác mục đích nêu, được, gửi chứng từ kế tốn có chữ ký cho nhà tài trợ, bao gồm số tiền nhận mục đích phê duyệt Trong trường hợp nhận khoản đóng góp mà mục đích chưa rõ, hỏi lại nhà tài trợ thống mục đích trước sử dụng nguồn quỹ Khơng làm phiền hay trích nhà tài trợ họ khơng định đóng góp vào hoạt động hay chương trình NGO/NPO yêu cầu Gửi báo cáo hoạt động báo cáo tài thường niên cho tất nhà tài trợ, nêu chi tiết việc sử dụng nguồn quỹ nhận Từ chối tham gia việc xếp khoản đóng góp nhà tài trợ nhà tài trợ tiềm mà, theo người hợp lý, khơng có khả đưa định độc lập, đủ thông tin (hay khơng có có lực hành vi dân hạn chế (ví dụ trẻ vị thành niên4, v.v.) Ví dụ thực hành khơng tn thủ đạo đức: ● ● ● Sử dụng đe dọa sử dụng thông tin bất lợi cho người để ép buộc khoản đóng góp mà khơng cá nhân khơng tự nguyện thực Sử dụng đe dọa sử dụng tình trạng, địa vị hay quyền lực để ép buộc thực khoản đóng góp mà khơng cá nhân không tự nguyện thực Chi phối nhà tài trợ nhà tài trợ tiềm mà dễ bị tổn thương tuổi tác, khuyết tật, bệnh tật suy yếu tinh thần hay thể chất phụ thuộc để mang lại lợi ích cho người gây quỹ / tổ chức gây quỹ Theo Mục 1, Chương Bộ Luật Dân sự, số giao dịch (bao gồm việc đóng góp từ thiện) thực cá nhân khơng có lực hành vi dân không hợp pháp Những cá nhân bao gồm: ● Người chưa đủ tuổi ● Người đủ tuổi chưa đến 18 tuổi mà khơng có đồng ý đại diện pháp luật (ví dụ cha mẹ) ● Người bị bệnh tâm thần mắc bệnh khác mà nhận thức, làm chủ hành vi ● Người nghiện ma tuý, nghiện chất kích thích Người từ 15 – 18 tuổi khơng địi hỏi đồng ý nói khoản đóng góp tài sản riêng người Trang Vui lịng gửi phản hồi giúp hoàn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ Mối quan hệ với bên liên quan a NGO/NPO có trách nhiệm giải trình với bên liên quan, bao gồm nhà tài trợ, đối tượng thụ hưởng, tổ chức (i) Hướng dẫn: ● ● (ii) Các bên liên quan gồm nhà tài trợ người thụ hưởng, ban quản trị đồng nghiệp dễ dàng tiếp cận người gây quỹ tổ chức Người gây quỹ tổ chức có trách nhiệm giải trình với bên liên quan gồm nhà tài trợ người thụ hưởng, ban quản trị đồng nghiệp Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: ● ● ● ● (iii) NGO/NPO chia sẻ thông tin liên lạc (trên trang web, danh bạ, v.v.) phản hồi yêu cầu từ bên liên quan khoảng thời gian hợp lý NGO/NPO có trách nhiệm giải trình đề xuất gây quỹ nguồn quỹ quyên góp với nhà tài trợ, nhà tài trợ tiềm năng, người thụ hưởng, thành viên hội đồng quản trị nhân viên cần NGO/NPO trung thực với bên liên quan thách thức, thất bại hoat động hay dự án chủ động cập nhật cho họ Công khai danh sách tất nhà tài trợ khoản đóng góp họ trang web và/hoặc báo cáo thường niên tổ chức, trừ nhà tài trợ khơng đồng ý Ví dụ thực hành khơng tn thủ đạo đức: ● ● NGO/NPO không chia sẻ thông tin liên lạc phản hồi yêu cầu hay quan ngại từ bên liên quan hoạt động gây quỹ họ đảm trách NGO/NPO không tiết lộ thay đổi quan trọng, kể thất bại công việc với bên liên quan gồm nhà tài trợ người thụ hưởng b NGO/NPO tôn trọng quyền nhà tài trợ cách cung cấp thơng tin kịp thời cách sử dụng khoản đóng góp, tơn trọng quyền riêng tư nhà tài trợ, mong muốn họ (i) Hướng dẫn: ● ● Tất nhân viên tổ chức, bao gồm nhân viên gây quỹ, phải tôn trọng riêng tư mục đích sử dụng khoản đóng góp nhà tài trợ, tôn trọng bảo vệ quyền ẩn danh nhà tài trợ yêu cầu NGO/NPO có trách nhiệm đảm bảo tất nhà tài trợ hiểu thông tin họ lưu giữ, sử dụng chia sẻ Tất nhân viên tổ chức, bao gồm nhân viên gây quỹ, phải hiểu tuân thủ nghiêm ngặt tất thỏa thuận tổ chức nhà tài trợ Trang Vui lòng gửi phản hồi giúp hoàn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ ● ● ● ● (ii) Nhân viên gây quỹ phải rõ ràng việc xử lý khoản tài trợ cung cấp thông tin phản hồi cho nhà tài trợ cách kịp thời Nhân viên gây quỹ có trách nhiệm đảm bảo nhân viên liên quan tổ chức nhận hiểu tất thông tin liên quan đến khoản đóng góp, bao gồm kỳ vọng nhà tài trợ cách sử dụng khoản đóng góp họ, tôn trọng riêng tư mong muốn khác nhà tài trợ Nhân viên gây quỹ cân nghĩa vụ tổ chức để thu thập, lưu lại công bố thông tin với quyền riêng tư nhà tài trợ tiềm nhà tài trợ Nhân viên gây quỹ tìm kiếm lưu giữ thơng tin có liên quan đến hoạt động gây quỹ tổ chức Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: ● ● ● ● ● ● (iii) NGO/NPO chia sẻ thảo luận yêu cầu kỳ vọng nhà tài trợ đề xuất với nhân viên có liên quan để đảm bảo tổ chức sẵn sàng thực trước chấp nhận nguồn quỹ Sau nhận tài trợ, phổ biến thông tin liên quan đến khoản tài trợ cho nhân viên có liên quan Gửi báo cáo / cập nhật đến nhà tài trợ liên quan đến việc sử dụng khoản đóng góp họ Mời nhà tài trợ thăm địa điểm dự án, tham dự họp đánh giá dự án / hoạt động chương trình liên quan thích hợp Chia sẻ thành tựu thách thức việc thực dự án mà họ hỗ trợ Lưu trữ thông tin nhà tài trợ nhà tài trợ tiềm cách an toàn để tránh bị truy cập người khơng có thẩm quyền Xây dựng sách bảo mật thơng tin với đối tác dựa luật pháp địa phương, xác định thơng tin nhà tài trợ thu thập, thơng tin công bố cho điều kiện Ví dụ thực hành khơng tn thủ đạo đức: ● ● ● Thay đổi số hoạt động dự án ngân sách mà khơng có phê chuẩn trước nhà tài trợ Chia sẻ thông tin nhà tài trợ với bạn bè, người thân, đồng nghiệp không tham gia vào việc gây quỹ quản lý nhà tài trợ, dịp có người không trực tiếp tham gia vào việc gây quỹ quản lý nhà tài trợ Bất cẩn với thông tin mật (ví dụ, mang thơng tin vào nhà hàng khiến người ngồi dễ dàng thấy) c NGO/NPO tôn trọng quyền người hưởng lợi giữ gìn danh dự, nhân phẩm, uy tín họ NGO/NPO không sử dụng tài liệu gây quỹ kỹ thuật gây quỹ gây tổn hại đến danh dự, nhân phẩm uy tín Trang Vui lịng gửi phản hồi giúp hồn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ (i) Hướng dẫn: ● ● (ii) NGO/NPO tôn trọng quyền người hưởng lợi tổ chức liên quan đến luật pháp địa phương quốc tế thực hành tốt NGO/NPO thảo luận với người thụ hưởng kế hoạch sử dụng tên, thông tin hình ảnh họ cho mục đích gây quỹ xin phép họ trước Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: ● ● ● ● ● (iii) Cung cấp thông tin, trao đổi xin phép người hưởng lợi (hay người bảo trợ pháp lý) sử dụng hình ảnh hay viết họ cho tài liệu gây quỹ Từ chối khoản tài trợ trực tiếp mà NGO/NPO thấy rõ việc xâm phạm đến danh dự, nhân phẩm, uy tín người hưởng lợi Tôn trọng mối quan hệ tổ chức với người hưởng lợi Tôn trọng mong muốn liên quan đến riêng tư bảo mật chi tiết người hưởng lợi NGO/NPO phát triển tuân thủ sách thực hành việc sử dụng thơng tin hình ảnh người thụ hưởng Ví dụ thực hành khơng tn thủ đạo đức: ● ● ● Sử dụng hình ảnh người hưởng lợi cho mục đích gây quỹ mà khơng xin phép chấp thuận trước Sử dụng hình ảnh hay câu chuyện đau thương người hưởng lợi và/hoặc gia đình họ cho mục tiêu gây quỹ mà khơng giải thích họ đồng ý khơng bảo vệ danh tính họ Sử dụng khoản tài trợ dành cho người hưởng lợi chuyển cho người hưởng lợi khác mà không hỏi ý kiến nhà tài trợ người hưởng lợi d NGO/NPO làm việc với nhà cung cấp đại lý trung gian với tiêu chuẩn với tổ chức họ, đảm bảo nhà cung cấp không trục lợi bất làm việc với tổ chức (i) Hướng dẫn: ● ● Với chi phí lớn (theo quy định tổ chức), đảm bảo có báo giá từ nhà cung cấp dịch vụ khác việc lựa chọn nhà cung cấp thực theo tiêu chí đưa Các điều khoản liên quan tới chi phí tối đa, lịch toán, lịch làm việc, yêu cầu kỹ thuật, v.v nên thêm vào tất hợp đồng ký kết với nhà cung cấp đại lý trung gian Trang 10 Vui lòng gửi phản hồi giúp hoàn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ ○ ○ (ii) Những khoản đóng góp hỗn lại tương lai có giá trị pháp lý phải báo cáo giá trị mức khấu trừ áp dụng5, để cung cấp đủ thông tin cho người sử dụng tài khoản6 Bất kỳ khác biệt lớn chi phí dự tốn thực tế cần làm rõ giải thích với ban quản trị Ví dụ cách thực hành tuân thủ đạo đức ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● Khi nhà tài trợ cam kết đóng góp 100 triệu đồng năm năm, NGO/NPO ghi nhận khoản đóng góp 100 triệu đồng năm (tức là, ghi lại khoản tiền nhận năm đó, khơng phải khoản tiền cam kết) Các chi phí ghi nhận đối chiếu với hạng mục ngân sách, điều có nghĩa NGO/NPO chi vượt hạng mục ngân sách Báo cáo, mục Chú thích báo cáo tài chính, số lượng khoản đóng góp hỗn lại tuơng lai kí thỏa thuận hợp tác mà chưa ghi nhận giá trị tài Chia sẻ sách thực hành kế toán áp dụng chuẩn bị báo cáo tài Phát triển quy trình, thủ tục tổ chức để đảm bảo việc hạch toán khoản đóng góp quán từ năm qua năm khác Thiết lập sách tài phù hợp với quy mô tổ chức, việc nhận giải ngân nguồn lực tài chính, thực hành việc mua hàng hóa quy trình kiểm sốt nội (như sách ký chứng từ toán) Giữ tất chứng từ hỗ trợ liên quan đến giao dịch nhận hay chi trả tiền Chia sẻ chi phí thực tế dự án hay chiến dịch thực năm tài Đối chiếu tài khoản ngân hàng thường xuyên đếm tiền mặt lần/tháng để tránh sai sót ngăn ngừa tình trạng gian lận có chủ ý Thực việc đếm tiền bất ngờ 2-3 lần năm Thường xuyên đếm hàng tồn kho tài sản cố định Tùy thuộc vào mức độ thường xuyên mà hàng tồn kho tài sản cố định di chuyển, việc đếm thực hàng tháng, hàng quý hàng năm Yêu cầu nhà tài trợ cam kết lời nói viết hay văn hóa cam kết họ kí tên, ghi ngày tháng lên cam kết Tiết lộ/cung cấp khoản mục báo cáo tài trình bày lại phân loại lại năm tài Các số liệu so sánh (của giai đoạn trước) Tỉ lệ khấu trừ tỉ lệ bạn áp dụng để ước tính giá trị ngày hơm q hỗn lại tương lai (Ví dụ, bạn có tài khoản tiền gửi/vay, bạn sử dụng mức lãi suất tài khoản đó.) Người sử dụng tài khoản liên hệ đến người nhận sử dụng báo cáo tài NGO/NPO định (ví dụ, nhà tài trợ, người ủng hộ, người thụ hưởng, đối tác, quan nhà nước) Trang 18 Vui lòng gửi phản hồi giúp hoàn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ nên phân loại lại để tương thích với báo cáo giai đoạn tại; chất, giá trị lý phân loại lại nên cung cấp (iii) Ví dụ cách thực hành không tuân thủ đạo đức ● ● ● ● Báo cáo giá trị khoản đóng góp, theo quy định hay ước tính, tài sản thừa kế trước tài sản phân bổ Báo cáo khoản đóng góp giá trị hợp đồng bảo hiểm, cho dù hủy ngang hay sở hữu tổ chức trước kết thúc hợp đồng Báo cáo cam kết tài trợ vào thời điểm cam kết đưa sau tính tốn khoản đóng góp vào thời điểm nhà tài trợ thực cam kết Thay đổi sách kế tốn tổ chức để trình bày sai kết tài trung thực kết không hấp dẫn bên liên quan c NGO/NPO gửi báo cáo thường niên xác, báo cáo định kỳ khác theo yêu cầu, cho tất bên liên quan thời gian hợp lý (i) Hướng dẫn: ● ● (ii) Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: ● ● ● ● (iii) Lập báo cáo thường niên, báo cáo định kỳ khác theo yêu cầu, với thơng tin xác hoạt động tổ chức ngân sách năm trước hay giai đoạn trước cho bên liên quan gồm nhà tài trợ, đối tác người thụ hưởng cập nhật tình hình hoạt động Báo cáo thường niên báo cáo định kỳ chia sẻ với bên liên quan vào thời điểm phù hợp Báo cáo thường niên báo cáo định kỳ khác theo yêu cầu với thông tin xác hoạt động ngân sách tổ chức chia sẻ với nhà tài trợ, đối tác người thụ hưởng vào khoảng thời gian phù hợp sau bắt đầu năm tài hay giai đoạn liên quan Cung cấp báo cáo dự án, so sánh chi phí dự tốn với chi phí thực tế, nhà tài trợ u cầu thoả thuận tài trợ NGO/NPO xác định thời gian hoàn thành báo cáo thường niên báo cáo định kỳ, lập danh sách đơn vị cá nhân cần gửi báo cáo thường niên, báo cáo định kỳ gửi cho họ theo kế hoạch NGO/NPO chia sẻ báo cáo thường niên báo cáo định kỳ trang web tổ chức để quan tâm xem Ví dụ thực hành không tuân thủ đạo đức: Trang 19 Vui lịng gửi phản hồi giúp hồn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ ● ● NGO/NPO thực báo cáo thường niên báo cáo định kỳ với thông tin khơng xác hoạt động, thu nhập, chi phí tổ chức NGO/NPO khơng thực báo cáo thường niên báo cáo định kỳ hứa với nhà tài trợ đối tác d NGO/NPO công khai rõ ràng tất bên liên quan chi phí gây quỹ, lệ phí cách phân bổ chi phí (i) Hướng dẫn: ● ● (ii) NGO/NPO cần có kế hoạch chi phí hay ngân sách cho hoạt động gây quỹ Cơng khai chi phí gây quỹ thực tế, lệ phí cách hạch tốn chi phí cho bên liên quan Thông tin bao gồm báo cáo thường niên, báo cáo định kỳ yêu cầu, báo cáo tài khác dự án hoạt động tổ chức Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: ● ● ● ● (iii) Vào tháng 12, tổ chức phê duyệt ngân sách dành cho hoạt động gây quỹ lên kế hoạch cho năm sau người gây quỹ Những đề xuất kiện gây quỹ, bao gồm chi tiết chi phí nguồn thu dự kiến, cung cấp cho nhà tài trợ tiềm Khi kêu gọi đóng góp quỹ, nhà tài trợ thông báo số tiền (phần trăm) phân bổ để giúp trang trải chi phí liên quan đến gây quỹ NGO/NPO cơng khai chi phí gây quỹ thực tế nguồn quỹ trang trải chi phí báo cáo thường niên, báo cáo định kỳ / báo cáo dự án tổ chức Ví dụ thực hành khơng tn thủ đạo đức: ● ● ● NGO/NPO không công bố xác thơng tin chi phí gây quỹ NGO/NPO khơng cơng bố trước mục đích sử dụng khoản đóng góp NGO/NPO khơng báo cáo cho nhà tài trợ khoản đóng góp sử dụng e NGO/NPO làm rõ thỏa thuận bồi dưỡng nhân viên, nhà tài trợ, người thụ hưởng yêu cầu (i) Hướng dẫn: ● ● NGO/NPO có quy định thực hành minh bạch giải trình, có thực hành liên quan đến khoản bồi dưỡng người gây quỹ với bên liên quan Người gây quỹ tổ chức sẵn lòng công bố với bên liên quan thỏa thuận bồi dưỡng cho họ yêu cầu Trang 20 Vui lịng gửi phản hồi giúp hồn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ (ii) Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: ● ● (iii) NGO/NPO có sách hướng dẫn chung khoản bồi dưỡng, thưởng theo hiệu cơng việc sách chia sẻ với nhân viên NGO/NPO xác định rõ nguồn quỹ sử dụng cho khoản bồi dưỡng thưởng, sử dụng nguồn qũy có giới hạn cho việc yêu cầu Ví dụ thực hành không tuân thủ đạo đức: ● ● Việc bồi dưỡng (hay trả hoa hồng) cho nhân viên gây quỹ không chia sẻ với bên liên quan, gồm nhà tài trợ, người thụ hưởng yêu cầu Nguồn quỹ dành cho việc bồi dưỡng nhân viên gây quỹ lấy tùy tiện từ nguồn quỹ giới hạn mà khơng có thỏa thuận từ trước với nhà tài trợ Lương bồi dưỡng a Người gây quỹ cung cấp dịch vụ họ với tư cách tình nguyện viên, sở hưởng lương hay phí xác định trước Người gây quỹ khơng nên chấp nhận hoa hồng khoản bồi dưỡng tỷ lệ phần trăm nguồn quỹ huy động (i) Hướng dẫn: ● ● ● ● (ii) NGO/NPO phát triển hoạt động theo sách hướng dẫn liên quan đến việc bồi dưỡng cho việc gây quỹ văn bản, tổ chức gây quỹ nhà tài trợ Ký hợp đồng thỏa thuận văn với người gây quỹ trước hoạt động gây quỹ diễn ra, với tình nguyện viên, phù hợp với sách thoả thuận Đảm bảo có sách rõ ràng nhân viên gây quỹ không nhận tiền hoa hồng từ nhà tài trợ cho việc xếp khoản tài trợ Theo dõi chi phí gây quỹ tổ chức kiểm sốt chi phí tiêu chuẩn lĩnh vực Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: ● ● ● ● Người gây quỹ khơng nhận khoản tốn hoa hồng thêm cho nguồn quỹ huy động Người gây quỹ công bố mâu thuẫn lợi ích (ví dụ lãi suất tài việc đóng góp hay mối quan hệ cá nhân với nhà tài trợ) Người gây quỹ từ chối lời đề nghị khoản chi thêm hay bồi dưỡng Từ chối nhận nguồn quỹ mà thực hoa hồng trả cho người gây quỹ Trang 21 Vui lịng gửi phản hồi giúp hồn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ ● (iii) Nếu nghi ngờ khoản hoa hồng, kiểm tra làm rõ với nhà tài trợ giải thích sách Ví dụ thực hành không tuân thủ đạo đức: ● ● ● Chấp nhận khoản hoa hồng tiền liên quan đến khoản đóng góp Chấp nhận khoản bồi dưỡng cho khoản đóng góp Khơng có thỏa thuận phù hợp với người gây quỹ để đảm bảo tuân thủ với sách gây quỹ tổ chức b Người gây quỹ không chấp nhận khoản bồi dưỡng định đại diện cho tổ chức (i) Hướng dẫn: ● ● ● ● ● ● (ii) Thực sách hướng dẫn rõ ràng chặt chẽ việc nhận khoản tiền thưởng, bồi dưỡng cảm ơn nhân viên hay người gây quỹ Thường xuyên nhắc lại với nhân viên nhân viên gây quỹ sách đó, tác động với tiếng tăm tổ chức chấp nhận khoản tiền thưởng cần thiết phải khai báo lời đề nghị với quản lý trực tiếp hay trưởng phận Lưu lại văn có đề nghị Đảm bảo tất nhân viên nhận thức việc tuyên bố lời đề nghị để bảo vệ cá nhân họ nhiều bảo vệ tổ chức Nhìn chung, đại diện nên thay mặt cho NGO/NPO cố gắng từ chối chấp nhận quà; nhiên, trường hợp việc coi khơng nhã nhặn chấp nhận, miễn là: (1) giá trị q khơng đáng kể (ví dụ, 500.000 đồng), (2) việc nhận quà không mâu thuẫn với yêu cầu nhà tài trợ, (3) người đại diện làm rõ quà chấp nhận thay mặt cho tổ chức, trao cho NGO/NPO Những quà tặng miễn trừ áp dụng sách gồm: ○ T-shirts, bút vật dụng khác mà có kiện hội thảo, tập huấn hội nghị vốn cung cấp đồng cho người tham gia; ○ Thiệp, thư cảm ơn, giấy chứng nhận hình thức cám ơn hay cơng nhận văn khác ○ Thực phẩm, đồ uống bữa ăn có giá vừa phải vé tham dự kiện địa phương đối tác/nhà cung cấp tiềm cung cấp tham dự nhằm xây dựng mối quan hệ tích cực Việc giải trí khơng q tốn cung cấp phần họp làm việc phiên làm việc để thúc đẩy mối quan hệ làm việc tích cực Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: Trang 22 Vui lòng gửi phản hồi giúp hoàn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ ● ● ● ● (iii) Người gây quỹ từ chối phần thưởng, khoản bồi dưỡng dịch vụ nhằm đổi lấy khoản đóng góp tài trợ tiền mặt vật Người gây quỹ đề cập với nhà tài trợ sách gây quỹ để đảm bảo nhà tài trợ tiềm nhận thức khơng có khoản tiền thưởng chấp nhận lời đề nghị báo cáo ghi lại Người gây quỹ đảm bảo dịch vụ hay giảm giá vật nhận hình thức bồi dưỡng Khi đại diện NGO / NPO vơ tình chấp nhận khoản tiền bồi dưỡng (ví dụ, bao gồm phong bì niêm phong chưa mở thời điểm nhận), người đại diện phải thông báo cho quản lý phận xếp trả lại sớm yêu cầu người đóng góp đồng ý phân bổ nguồn quỹ hỗ trợ cho NGO/NPO văn rõ ràng Ví dụ thực hành khơng tn thủ đạo đức: ● ● ● ● Chấp nhận khoản tiền thưởng quà tặng có liên quan tới khoản đóng góp hay việc lựa chọn nhà tài trợ / nhà cung cấp Khuyến khích, gợi ý nhà tài trợ đưa tiền thưởng Không khai báo khoản tiền thưởng đề nghị Không trả lại q vật khơng sử dụng cho nhà tài trợ (ví dụ giải thưởng xổ số khơng có người nhận sử dụng) c Người gây quỹ khơng tìm kiếm chấp nhận khoản tiền cá nhân, tiền mặt vật, từ nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ hoa hồng làm việc với nhà cung cấp (i) Hướng dẫn: ● ● ● ● ● (ii) Áp dụng sách quy trình rõ ràng cho việc mua sắm hàng hố, dịch vụ Chính sách nên cụ thể cấm nhận khoản toán, bồi dưỡng hay hoa hồng liên quan đến hàng hóa, dịch vụ mua sắm Lấy báo giá so sánh cho tất khoản mua sắm lớn, đảm bảo định và/hoặc hợp đồng mua sắm, chi trả, ký (i) người có thẩm quyền đại diện cho tổ chức tham gia giao dịch (ví dụ đại diện theo pháp luật đại diện theo ủy quyền, (ii) đóng dấu tổ chức (nếu có) Thơng báo cho nhà cung cấp biết việc đưa hoa hồng cho đơn hàng dẫn đến việc tuyệt giao với nhà cung cấp tương lai Lưu lại việc đưa tiền hoa hồng đảm bảo tất nhân viên nhận thức phải kê khai đề nghị Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: Trang 23 Vui lòng gửi phản hồi giúp hoàn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ ● ● ● (iii) Áp dụng trình mua sắm rõ ràng minh bạch, lưu bảng báo giá so sánh với tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp Người đồng ý việc mua sắm lựa chọn nhà cung cấp không phê duyệt ủy quyền tốn Cơng bố lưu lại việc đưa hoa hồng nhà cung cấp Ví dụ thực hành khơng tn thủ đạo đức: ● ● ● ● Chấp nhận khoản bồi dưỡng hay thưởng từ nhà cung cấp, dù tiền mặt vật Đòi tiền bồi dưỡng hay hoa hồng từ nhà cung cấp Không khai báo việc đề nghị khoản tiền Lựa chọn nhà cung cấp với hy vọng họ đưa tiền hoa hồng d Tiêu chí giúp người gây quỹ thưởng dựa thể công việc thoả thuận từ trước không nên dựa vào tỷ lệ phần trăm khoản đóng góp vận động (i) Hướng dẫn: ● ● (ii) Đảm bảo người gây quỹ chi trả, không hưởng lương, ký hợp đồng để nhận số tiền cố định thỏa thuận trước, không liên quan trực tiếp với khoản tiền quyên góp được, số tiền thống trước Viết thực thi sách quy trình rõ ràng liên quan đến việc gây quỹ chi trả cho việc gây quỹ Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: ● ● (iii) ● ● ● Có thỏa thuận hợp đồng rõ ràng với nhân viên hay tình nguyện viên gây quỹ Xem xét chi phí gây quỹ đồng ý mức thù lao, trì tiêu chuẩn ngành Ví dụ thực hành không tuân thủ đạo đức: Trả tiền hoa hồng dựa tỷ lệ phần trăm khoản quỹ quyên góp Đồng ý hay thương lượng mức tốn sau qun góp khoản quỹ Chi cho người gây quỹ khoản bổ sung, vật dịch vụ Trang 24 Vui lòng gửi phản hồi giúp hoàn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ Tuân thủ luật pháp quốc gia NGO/NPO triển khai hoạt động gây quỹ khuôn khổ luật liên quan cấp địa phương, quốc gia quốc tế NGO/NPO không tham gia vào hoạt động mâu thuẫn với nghĩa vụ pháp lý quốc gia quốc tế tổ chức Ngoài ra, NGO/NPO tránh tham gia hành vi phạm tội sai trái chuyên môn (i) Hướng dẫn: ● ● ● (ii) Người gây quỹ tổ chức nhận thức việc tuân thủ luật quy định liên quan chuẩn mực rõ ràng phải nắm bắt luật liên quan đến lĩnh vực tổ chức hoạt động NGO/NPO tham khảo tư vấn pháp lý tổ chức mình, tình nguyện viên dịch vụ có chi trả liên quan đến hợp đồng, cho thực hành mối quan hệ hợp tác họ NGO/NPO xác định rủi ro tiềm tàng cho tổ chức hoạt động gây quỹ giải pháp giảm nhẹ rủi ro Ví dụ thực hành tuân thủ đạo đức: ● ● ● ● ● (iii) Thường xuyên cập nhật thay đổi luật quy định có liên quan Đảm bảo báo cáo thuộc yêu cầu pháp lý hồn tồn xác hẹn Tn thủ yêu cầu việc đăng ký, giấy phép cần thiết Lưu giữ hợp đồng cần thiết Nhận thức rủi ro tiềm ẩn với tổ chức Ví dụ thực hành khơng tn thủ đạo đức: ● ● ● Thực báo cáo pháp luật quy định khơng xác hay phản ánh khơng trung thực kết chi phí gây quỹ Biết yêu cầu pháp lý liên quan không làm theo Biết rủi ro có liên quan đến tổ chức phớt lờ rủi ro Trang 25 Vui lịng gửi phản hồi giúp hồn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ DANH MỤC THUẬT NGỮ Ẩn danh: Một nhà tài trợ người thụ hưởng yêu cầu đóng góp nhận dịch vụ mà khơng nêu tên, khơng bị xác định danh tính hay tiếp cận tương lai Ban /Hội đồng quản trị - quan chịu trách nhiệm quản lý tổ chức Hội đồng đảm bảo NGO / NPO có nguồn lực cần thiết để thực sứ mệnh mình, cách hợp pháp lý, có đạo đức hiệu Báo cáo hoạt động / tường thuật - mô tả văn nhiều chương trình, nêu chi tiết hoạt động chính, thành (kết đầu ra), thách thức học kinh nghiệm Báo cáo tài - hồ sơ thức hoạt động tình hình tài tổ chức NGO / NPO Các nội dung thông thường bao gồm bảng cân đối, báo cáo thu nhập báo cáo lưu chuyển tiền mặt Báo giá so sánh cạnh tranh – Trước mua sản phẩm hay dịch vụ, NGO/NPO tìm hiểu chi phí ước tính từ nhà cung cấp khác Bằng cách yêu cầu nhiều bảng báo giá, tổ chức đưa định Bảo mật - thơng tin nói, viết hành động cách riêng tư bí mật Biên ghi nhớ (MOU) - thỏa thuận thức hai nhiều bên Mặc dù khơng có chế tài, biên ghi nhớ thường tổ chức NGO / NPO sử dụng để hướng dẫn mối quan hệ hợp tác Bộ quy tắc ứng xử - tập hợp nguyên tắc phác thảo chuẩn mực, quy tắc, trách nhiệm, thực hành thích hợp cho tất nhân viên đại diện tổ chức NGO / NPO Bồi dưỡng theo hiệu công việc - hình thức bồi dưỡng mà mức lương định dựa vào chất lượng thực dịch vụ thay chất dịch vụ 10 Các bên liên quan – cá nhân nhóm ảnh hưởng bị ảnh hưởng hành động, mục tiêu sách NGO/NPOs (ví dụ, đối tượng thụ hưởng, nhà tài trợ, tình nguyện viên, nhân viên, thành viên cộng đồng) 11 Cam kết đóng góp lời (Pledge) - lời hứa miệng thực đóng góp (cho tổ chức NGO / NPO) 12 Chi phí hành chính: Các chi phí quản lý chi phí hành liên quan đến chi phí hoạt động khơng phí liên quan trực tiếp đến chương trình / dịch vụ Chi phí quản lý hành bao gồm tiền thuê nhà, điện nước, bảo hiểm tiền lương quản lý 13 Chiến dịch - chiến lược có mục đích nhằm gây quỹ cho tổ chức NGO / NPO / chương trình tổ chức 14 Chứng từ tốn - Một tài liệu sử dụng chứng giao dịch tiền tệ xảy hai bên Trang 26 Vui lịng gửi phản hồi giúp hồn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ 15 Có điều kiện (khoản đóng góp) - rào cản cần phải vượt qua trước quà hứa trở thành khoản đóng góp thực 16 Có giá trị pháp lý / Chế tài (hợp đồng) – hợp đồng có chế tài pháp luật hay luật công nhận nghĩa vụ việc thực có vi phạm 17 Có giới hạn (Quỹ) - Một khoản đóng góp mà sử dụng cho nhiều mục đích cụ thể theo định nhà tài trợ 18 Có lãi suất – Những khoản đầu tư, chẳng hạn trái phiếu chứng tiền gửi trả lãi thường xuyên, định kỳ 19 Có thể hủy bỏ - đóng góp tiền (hoặc cam kết đóng góp) thay đổi hủy bỏ phụ thuộc vào nhà tài trợ 20 Đặc quyền (Thơng tin) – thơng tin bí mật bảo vệ mặt pháp lý để chúng đưa cho công chúng 21 Đánh giá lại - xem lại thảo luận trình kết họp, kiện, dự án hoàn thành 22 Đối chiếu ngân hàng - trình tổ chức thực để đảm bảo ghi chép (tài khoản sổ cái, bảng cân đối, v.v.) xác ghi chép ngân hàng xác 23 Đóng góp vật (hoặc quà tặng) – việc đóng góp hàng hóa hay dịch vụ, khơng bao gồm tiền bạc 24 Giá trị giảm dần - giá trị khoản tiền dòng tiền tương lai dựa tỷ lệ sinh lời định 25 Giảm thiểu - cách tiếp cận để giảm thiểu rủi ro, ảnh hưởng nghiêm trọng, hay xác suất khả tiêu cực 26 Giao dịch với nhà cung cấp – việc trao đổi chuyển giao hàng hóa, dịch vụ tiền nhà cung cấp dịch vụ NGO / NPO 27 Hành vi sai trái - hành vi chấp nhận không phù hợp, đặc biệt nhân viên hay người có chun mơn 28 Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) – Những thực hành, chiến lược công nghệ mà NGO / NPO sử dụng để quản lý phân tích liệu việc tương tác với bên liên quan (ví dụ, người thụ hưởng, nhà tài trợ, tình nguyện viên) với mục tiêu cải thiện mối quan hệ, giúp trì quan hệ với bên liên quan thúc đẩy phát triển tổ chức Trang 27 Vui lòng gửi phản hồi giúp hoàn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ 29 Hoa hồng – việc bồi dưỡng dựa việc đạt mục tiêu cụ thể; phần tồn lương nhân viên làm cơng việc gây quỹ dựa tỷ lệ phần trăm số quỹ qun góp Dù việc gây quỹ dựa hoa hồng hợp pháp, việc thường coi thực hành xấu / phi đạo đức 30 Hoãn lại - hoãn (một khoản đóng góp) lại thời gian sau 31 Hợp đồng bảo mật - hợp đồng pháp lý hai bên phác thảo tài liệu, kiến thức, thông tin mật mà bên muốn chia sẻ với cho mục đích đó, muốn hạn chế tiếp cận cho bên thứ ba 32 Khoản cam kết đóng góp - lời hứa đóng góp cho tổ chức NGO / NPO vào thời điểm sau 33 Khoản đóng góp hỗn lại vơ điều kiện tương lai – khoản trao tặng mà việc tốn trì hỗn đến ngày tương lai nhà tài trợ thay đổi hủy bỏ 34 Khoản phải thu – khoản tiền mà nhiều tổ chức bên nợ tổ chức NGO / NPO 35 Khơng có người nhận - Không yêu cầu thuộc quyền (ví dụ, giải thưởng xổ số khơng có người nhận) 36 Khơng ủy quyền - khơng có cho phép phê duyệt thức 37 Khơng giới hạn (Quỹ) – khoản đóng góp mà NGO/NPO sử dụng cho mục đích Nguồn quỹ khơng có giới hạn sử dụng để hỗ trợ chi phí hoạt động tổ chức dự án thiếu kinh phí 38 Khơng hợp lý (lợi nhuận) - vượt ngồi giới hạn chấp nhận cơng 39 Khơng mơ hồ - rõ ràng, khơng có nhiều cách diễn dịch 40 Không thể thu hồi – Việc xếp q khơng thể thu hồi việc chuyển giao tài sản hoàn tất cho tổ chức NGO / NPO mà nhà tài trợ thay đổi 41 Kiểm chứng (thông tin, liệu) – điều (dữ liệu) đúng, xác hợp lý 42 Kiểm tốn (tổ chức/dự án) – việc kiểm tra có hệ thống độc lập sổ sách, tài khoản, tài liệu, chứng từ, hóa đơn NGO/NPO (hoặc chương trình NGO/NPO) để xác định báo cáo tài có với hoạt động hay khơng Từ kết việc kiểm tốn, bên liên quan có đánh giá cải thiện hiệu việc quản lý rủi ro, kiểm soát, trình quản trị NGO/NPO 43 Lệnh toán - định gửi đến ngân hàng định chế tài khác, từ chủ tài khoản ngân hàng hướng dẫn ngân hàng thực nhiều toán cho bên thứ ba Trang 28 Vui lòng gửi phản hồi giúp hoàn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ 44 Lợi ích tài - điều có giá trị tiền tệ, bao gồm khơng giới hạn tiền lương, chi phí tư vấn, bồi dưỡng, quyền lợi vốn cổ đông, quyền lợi bất động sản tài sản cá nhân, cổ tức, tiền quyền, lãi vốn, sở hữu trí tuệ, v.v 45 Mua sắm - hành động thay mặt cho tổ chức NGO / NPO mua thiết bị, vật tư, hàng hoá hay dịch vụ khác 46 NGO - Từ viết tắt Tổ chức phi phủ, phi lợi nhuận vốn sử dụng lợi nhuận tổ chức, sử dụng khoản thu nhập thặng dư để nâng cao mục đích hay sứ mệnh tổ chức, thay phân phối thu nhập thặng dư cho cổ đông tổ chức (hoặc tương đương) lợi nhuận cổ tức Trong tài liệu này, NGO liên hệ đến Tổ chức Phi lợi nhuận hoạt động Việt Nam 47 Người gây quỹ - người giúp thu thập khoản đóng góp tự nguyện tiền nguồn lực khác cho tổ chức NGO / NPO thông qua việc yêu cầu khoản quyên góp tài trợ từ cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức từ thiện quan nhà nước 48 Người thụ hưởng / hưởng lợi - người nhóm nhận lợi ích từ hỗ trợ / dịch vụ hỗ trợ từ nhiều NGO/NPO 49 Nhà thầu - cá nhân công ty tổ chức NGO / NPO thuê để thực hay nhiều dịch vụ cụ thể thường chi trả cho dịch vụ cung cấp 50 NPO - Từ viết tắt Tổ chức phi lợi nhuận vốn sử dụng khoản thu thặng dư để nâng cao mục đích hay sứ mệnh tổ chức, thay phân phối thu nhập thặng dư cho cổ đông tổ chức (hoặc tương đương) lợi nhuận hay cổ tức Trong tài liệu này, NPO đề cập đến tổ chức phi lợi nhuận Việt Nam 51 Phân loại lại - chuyển khoản chi phí từ tài khoản sổ tổng hợp sang tài khoản khác (ví dụ: từ hành sang tiếp thị) 52 Phần thưởng - khoản tiền mà tặng, tiền lương, cho nhân viên (hoặc chuyên gia tư vấn) sau dịch vụ thực Tương tự Tiền thưởng 53 Phí hoa hồng - khoản hoa hồng trả cho người điều phối giao dịch (ví dụ: chuyên viên gây quỹ) Việc toán thực người "phát hiện" nhà tài trợ tạo điều kiện cho việc đóng góp lần cho tổ chức NGO / NPO 54 Phí phụ thuộc - khoản phí phải trả cho dịch vụ cung cấp kết dịch vụ mang lại khả quan (ví dụ, khoản tốn cho chuyên viên gây quỹ kết mang lại nhà tài trợ thực cấp quỹ) 55 Quản lý phận / giám sát - người có trách nhiệm quản lý trực tiếp nhân viên 56 Quản lý nhà tài trợ - xây dựng mối quan hệ sâu sắc với nhà tài trợ tổ chức cách, ví dụ, cảm ơn, liên lạc tương tác với họ theo cách củng cố ủng hộ lâu dài họ Trang 29 Vui lòng gửi phản hồi giúp hoàn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ 57 Quy thức - hệ thống quy tắc thiết lập giải thích thực hành quy trình xác cần tn theo tình định (ví dụ, vào sổ khoản thu nhập) 58 Sự riêng tư (Nhà tài trợ / Người thụ hưởng) - khả người thụ hưởng nhà tài trợ giữ thơng tin cho riêng họ Đối với tổ chức NGO / NPO, điều thiết lập tiêu chuẩn cho việc sử dụng thông tin nhà tài trợ cá nhân người thụ hưởng, bao gồm không giới hạn việc bảo vệ thông tin liên lạc chi tiết lịch sử mối quan hệ họ với NGO / NPO 59 Sự tuân thủ: xác nhận nội quy, chẳng hạn sách, tiêu chuẩn luật 60 Tặng vật thừa kế - tài sản tặng theo ý muốn (ví dụ, di chúc ước nguyện cuối cùng) 61 Thẳng thắn, Rõ ràng (Sự đồng ý) - bên liên quan truyền đạt rõ ràng trực tiếp họ đồng ý cho tổ chức NGO / NPO làm việc 62 Thỏa thuận đóng góp - biên thỏa thuận thức nhà tài trợ NGO / NPO đóng góp tự nguyện tiền nguồn lực khác 63 Thù lao - tiền chi trả cho việc thực công việc dịch vụ thoả thuận (xem Bồi dưỡng) 64 Thưởng khuyến khích - khoản tốn nhượng để kích thích kết lớn đầu tư (một nỗ lực) 65 Tiền thưởng - khoản tiền cấp, bên cạnh tiền lương, cho nhân viên (hoặc chuyên gia tư vấn) sau dịch vụ thực 66 Tiết lộ - khiến cho việc trước vốn bí mật hay khơng có thơng tin biết biết đến 67 Tiêu chuẩn lĩnh vực – Những yêu cầu chấp nhận chung mà thành viên ngành / lĩnh vực tuân theo (ví dụ, lĩnh vực NGO/NPO) 68 Tự lựa chọn - lựa chọn thực (ví dụ: định đóng góp) mà khơng có lừa gạt, gây áp lực, sách nhiễu, đe dọa cưỡng chế 69 Tự quản (Bộ nguyên tắc) – kiểm sốt hay giám sát tổ chức áp dụng 70 Tư vấn pháp lý - người đưa lời khuyên giải vấn đề khác nhau, đặc biệt vấn đề pháp lý (ví dụ, luật sư) 71 Vô điều kiện - giới hạn 72 Xung đột / Mâu thuẫn lợi ích - tình cá nhân tổ chức có liên quan đến nhiều lợi ích, tài cá nhân mà số ảnh hưởng đến động cá nhân tổ chức (như kế tốn viên cho thành viên gia đình tham gia thực kiểm toán cho tổ chức NGO / NPO) Trang 30 Vui lịng gửi phản hồi giúp hồn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ NHỮNG NGƯỜI ĐÓNG GÓP Những tổ chức cá nhân sau tình nguyện đóng góp thời gian, kỹ kinh nghiệm để đưa nguyên tắc quốc tế đạo đức gây quỹ gần gũi với môi trường Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu cá nhân tổ chức gây quỹ hoạt động Việt Nam Nhóm phát triển Hướng dẫn • • • • • • Bà Nguyễn Phương Anh Cơ sở Bảo trợ xã hội Hóc Mơn – Bà Lã Hồng Anh Thư DRD – Bà Lương Thị Quỳnh Lan ICS – Ông Trần Khắc Tùng Trung Tâm phát triển cộng đồng LIN – Bà Dana R.H Doan, Ông Phạm Trường Sơn (với hỗ trợ từ Cô Đinh Quỳnh Anh Cô Trần Vũ Ngân Giang) Saigon Children’s Charity (SCC) – Ông Tim Mullet Những tổ chức cá nhân đóng góp ý kiến cho thảo văn Hướng dẫn • • • • • • • Hogan Lovells – Bà Lâm Quỳnh Anh KPMG – Ơng Mark Jerome, Cơ Lý Thị Ngân Châu Ơng Nguyễn Thanh Hịa Mekong Plus – Ơng Bernard Kervyn MSD – Bà Nguyễn Phương Linh Rajah & Tann LCT Lawyers – Ông Logan Leung YKVN – Ông Eli Mazur Bà Phạm Thị Bảo Chinh - Tư vấn Những tổ chức cá nhân đóng góp ý kiến hội thảo tham vấn • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Alliance Anti-Trafficking (AAT) – Bà Renata Pio CHANGE – Ơng Bình Vương CLB Nguồn Nhân Lực Trẻ - Bà Nguyễn Minh Trí CNCF – Bà Donna Burr Cơ Sở Bảo Trợ Xã Hội Gia Đình Hoa Mẫu Đơn – Ông Võ Văn Nam Cơ Sở Btxh Thảo Đàn – Bà Lê Thị Thu Thủy Cộng Đồng LGBT Quảng Ngãi – Ông Lê Thành Đạt Happier Group of Social Workers – Bà Trần Thị Ngọc Hân and Bà Hoàng Thị Thảo Nhi Hope Unending - Bà Ophélie SNOY IECD – Bà Trần Đỗ Thu Trang Life Project Youth – Bà Phan Thị Mỹ Hạnh Mạng lưới ung thư vú Việt Nam – Bà Lê Nguyễn Phương Uyên Mạng lưới ung thư vú Việt Nam – Bà Nguyễn Thủy Tiên NGO Fontana – Bà Tăng Thị Thanh Thảo Nguyễn Thị Hải Dương, CTV đánh giá dự án LIN Nhóm Nụ cười: Bạn Thầy Hùng – Bà Phún Cẩm Linh Room to Read – Bà Vũ Thị Bích Câu Lạc Học thuật lan tỏa – Bà Phạm Quốc Việt Ông Phan Luân Spread Your Love – Ông Phùng Thế Kiệt Trang 31 Vui lòng gửi phản hồi giúp hoàn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com Các nguyên tắc đạo đức gây quỹ • • • • • • • • • • • • • • Taiwan Fund for Children and Families – Bà Phạm Phương Linh The Future Chef Contest (Đại Học Hoa Sen) – Bà Nguyễn Minh Phương The VaVa Củ Chi – Bà Nguyễn Thị Phương Dung Trường Tình Thương Thánh Giuse (St Joseph's Charity School) – Bà Trịnh Thị Ngọc Lan bà Anastasia Peter (tình nguyện viên) TT Nghiên cứu tư vấn CTXH PTCĐ (SDRC) – Bà Trương Nguyễn Bảo Trân Bà Bích Trâm Ơng Chu Vĩ Thành Ông Đỗ Đức Hòa Gemma Aerts Lâm Thiên Vy, Sinh viên ĐH Y Dược TP.HCm Nguyễn Phượng Hoàng Bà Thái Thị Kim Ngân Trần Bảo Kiếm Bà Trần Thị Hồng Châu Trang 32 Vui lòng gửi phản hồi giúp hoàn thiện Hướng dẫn đến gayquyvn@gmail.com