1. Tên sáng kiến: Thiết lập cơ bản về kiểm soát nội bộ trong công tác kế toán.2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Giải pháp tác nghiệp.3. Mô tả bản chất của sáng kiến: Điều 39 Luật Kế toán năm 2015 đã nêu: “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”.Chính vì thế trong nội bộ đơn vị kế toán cần thiết phải lập một hệ thống kiểm soát nội bộ với nội dung cơ bản là kiểm soát nội dung công tác kế toán. Nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc MÔ TẢ SÁNG KIẾN Tên sáng kiến: Thiết lập kiểm sốt nội cơng tác kế tốn Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Giải pháp tác nghiệp Mô tả chất sáng kiến: Điều 39- Luật Kế toán năm 2015 nêu: “Kiểm soát nội việc thiết lập tổ chức thực nội đơn vị kế tốn chế, sách, quy trình, quy định nội phù hợp với quy định pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro đạt u cầu đề ra” Chính nội đơn vị kế toán cần thiết phải lập hệ thống kiểm soát nội với nội dung kiểm sốt nội dung cơng tác kế tốn Nhằm nâng cao chất lượng cơng tác kế tốn, hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn nâng cao hiệu quản lý tài đơn vị hành nghiệp 3.1 Tình trạng giải pháp biết: Cơng tác kế tốn đơn vị HCSN thực đầy đủ nhiệm vụ chủ yếu như: - Ghi chép phản ánh cách xác, kịp thời, đầy đủ có hệ thống tình hình luân chuyển sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, q trình hình thành kinh phí sử dụng nguồn kinh phí, tình hình kết hoạt động đơn vị - Thực theo dõi tình hình chấp hành dự tốn thu, chi; Tình hình thực tiêu kinh tế tài chính, tiêu chuẩn, định mức Nhà nước; Quản lý sử dụng tốt loại vật tư tài sản đơn vị; Chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật tốn chế độ sách Nhà nước - Lập nộp hạn báo cáo tài cho quan quản lý cấp quan tài theo quy định, cung cấp thông tin tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng định mức chi tiêu; Phân tích đánh giá hiệu sử dụng nguồn kinh phí đơn vị Tuy nhiên để đánh giá hiệu tiêu kinh tế tài chính, nguồn vốn, tài sản kinh phí đơn vị HCSN cần thiết lập hệ thống kiểm soát nội nhằm hạn chế ngăn ngừa tối đa sai sót cơng tác kế tốn quy trình xử lý nghiệp vụ Phát sửa chữa kịp thời sai phạm xử lý nghiệp vụ giúp cho đơn vị tránh khỏi thất thoát tài sản hồn thành báo cáo tài cách xác Vì đơn vị kế tốn cần thiết lập cho hệ thống kiểm soát nội bộ, mà thiết lập nội dung kiểm soát nội cơng tác kế tốn để từ xây dựng quy trình kế tốn, quy định tài phù hợp cho đơn vị 3.2 Nội dung giải pháp đề nghị cơng nhận sáng kiến: 3.2.1 Mục đích giải pháp: Thiết lập hệ thống kiểm soát nội để kiểm soát hoạt động nội dung cơng tác kế tốn nhằm tn thủ quy định kế toán để bảo đảm yêu cầu sau đây: - Phòng ngừa, phát xử lý kịp thời sai sót nghiệp vụ quy trình kế tốn; - Phát sơ hở quản lý, bảo vệ tài sản đơn vị nhằm bảo đảm an toàn, tránh sử dụng sai mục đích sử dụng khơng hiệu tài sản; - Kiểm soát nghiệp vụ thực quy trình, quy định ghi chép đầy đủ làm sở cho việc lập trình bày báo cáo tài trung thực, hợp lý 3.2.2 Nội dung giải pháp: a) Cách thức tổ chức thực hiện: Thành lập tổ kiểm soát đơn vị kế toán định kỳ theo quý với nội dung kiểm soát hoạt động cơng tác kế tốn sau: - Kiểm soát tiền mặt tài khoản ngân hàng - Kiểm sốt tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ - Kiểm soát khoản tạm ứng - Kiểm soát khoản chi ngân sách b) Các bước thực hiện: (1) Kiểm soát tiền mặt tài khoản ngân hàng Về tiền mặt: Đảm bảo khoản tiền mặt không mắc phải sai phạm sau: - Chưa có biên tiền mặt tồn quỹ, biên kiểm kê thiếu chữ ký thủ quỹ kế toán trưởng Khơng thành lập hội đồng kiểm kê, khơng có chữ kí Giám đốc thành viên Hội đồng kiểm kê quỹ biên - Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không thực theo quy trình, phiếu thu, chi khơng đủ số liên lưu phận theo quy định - Số tiền phiếu thu, chi khác sổ sách kế toán Cần đối chiếu lại phiếu thu, chi ngày với sổ nhật ký - Hạch tốn thu chi tiền mặt không kỳ - Số dư quỹ tiền mặt âm hạch toán phiếu chi trước phiếu thu.(Sổ tiền mặt khơng có số âm, kể tiền gửi ngân hàng có số âm hoạch toán sổ sách ghi đảo lộn mặt thời gian chi trước thu sau) - Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế biên kiểm kê quỹ - Phiếu thu, phiếu chi chưa lập quy định (thiếu dấu, chữ ký thủ trưởng đơn vị, kế tốn trưởng, thủ quỹ,…); Khơng có khơng phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; Số thứ tự bị trùng; Nội dung chi không hoạt động phát sinh - Chi định mức tiền mặt theo quy chế chi tiêu nội đơn vị khơng có định phê duyệt thủ trưởng đơn vị - Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận cán công nhân viên đơn vị khơng có phiếu thu giấy nhận tiền người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền trả tới người bán hàng - Có tượng chi khống hạch toán thiếu nghiệp vụ thu, chi phát sinh - Cùng hóa đơn tốn hai lần, tốn tiền lớn số ghi hợp đồng, hóa đơn - Khơng có báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ, thủ quỹ kế tốn khơng thường xun đối chiếu Các khoản tiền gửi ngân hàng, kho bạc: Đảm bảo đơn vị không mắc phải sai phạm sau: - Hạch tốn theo giấy báo Nợ, báo Có ngân hàng chưa kịp thời - Chưa mở sổ theo dõi chi tiết theo ngân hàng - Chưa đối chiếu số dư cuối kì với ngân hàng - Mở nhiều tài khoản nhiều ngân hàng nên khó kiểm tra, kiểm soát số dư - Chênh lệch sổ sách kế toán với biên đối chiếu với ngân hàng, với bảng cân đối số phát sinh - Chuyển tiền sai đối tượng hay người nhận khơng có quan hệ kinh tế đơn vị - Tên người nhận ủy nhiệm chi tên đối tượng tốn khơng trùng - Chưa hạch tốn đầy đủ lãi tiền gửi ngân hàng hạch toán lãi tiền gửi ngân hàng không khớp với sổ phụ ngân hàng (2) Kiểm sốt tài sản cố định,cơng cụ dụng cụ Đảm bảo tài sản không vướng sai phạm sau: - Quản lý TSCĐ chưa chặt chẽ: hồ sơ TSCĐ chưa đầy đủ, TSCĐ chưa chuyển quyền sở hữu cho đơn vị ghi nhận báo cáo tăng tài sản; khơng có sổ, thẻ chi tiết cho TSCĐ - Không tiến hành kiểm kê TSCĐ cuối kỳ, biên kiểm kê không phân loại TSCĐ không sử dụng, chờ lý, hết khấu hao Số chênh lệch sổ sách so với biên kiểm kê chưa xử lý - Chứng từ liên quan đến TSCĐ không lưu riêng với chứng từ kế toán - TSCĐ đưa vào hoạt động thiếu biên bàn giao, biên giao nhận (Khi mua sắm làm bàn giao biên giao nhận nội bộ) - Hạch toán tăng TSCĐ chưa kịp thời theo biên bàn giao (hạch tốn khơng kỳ) - Hạch tốn tăng TSCĐ chưa có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: tốn cơng trình, biên nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng… - Không theo dõi sổ chi tiết nguồn vốn hình thành TSCĐ Hoạch tốn trích khấu hao TSCĐ sai nguồn Không theo dõi riêng TSCĐ cho mượn, cho thuê - Chênh lệch nguyên giá, khấu hao lũy kế bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, sổ chi tiết - Phân loại sai: tài sản không đủ tiêu ghi nhận TSCĐ ghi nhận TSCĐ, hạch tốn nhầm TSCĐ hữu hình TSCĐ vơ hình - Nâng cấp TSCĐ hồn thành chưa ghi tăng nguyên giá TSCĐ, chưa xác định lại thời gian sử dụng hữu ích điều chỉnh khấu hao phải trích vào chi phí kỳ - Hạch tốn tăng nguyên giá TSCĐ nội dung không chế độ quy định: ghi vào nguyên giá TSCĐ chi phí phát sinh TSCĐ đưa vào sử dụng; chi phí sửa chữa lớn TSCĐ khơng mang tính nâng cấp, không làm tăng công suất thời gian sử dụng; ghi tăng nguyên giá không với biên bàn giao, nghiệm thu… - Số khấu hao lũy kế chưa xác, khấu hao phận mà không phân bổ - Tài sản hết thời gian sử dụng chưa trích hết khấu hao Số chưa trích hết khơng hạch tốn vào chi phí kỳ - Vẫn trích khấu hao tài sản khấu hao hết tiếp tục sử dụng - Chưa thực đầy đủ thủ tục lý TSCĐ: thành lập hội đồng lý TSCĐ, định lý, khơng có biên lý biên khơng có chữ ký người có thẩm quyền… - Khơng phát hành hóa đơn bán TSCĐ lý - Hạch toán giảm TSCĐ thực tế chưa lý, tháo dỡ, chưa có định Giám đốc,… - Khơng hạch tốn đầy đủ, kịp thời thu nhập thu từ hoạt động lý TSCĐ - Đầu tư TSCĐ trước có phê duyệt cấp có thẩm quyền khơng có kế hoạch đầu tư phê duyệt - TSCĐ không sử dụng chưa lý - TSCĐ điều chuyển nội có giá trị cịn lại định điều chuyển khơng khớp sổ kế tốn - Tài sản nhận điều động, điều chuyển theo định cấp ghi tăng nguyên không ghi nhận giá trị khấu hao - Giá trị TSCĐ ghi nhận không phù hợp, TSCĐ biếu tặng không ghi nhận theo giá trị hợp lý, TS nhận bàn giao không đánh giá lại giao nhận… (3) Kiểm sốt khoản tạm ứng Đảm bảo khơng vướng sai phạm sau: - Chưa đối chiếu tạm ứng với đối tượng tạm ứng - Chưa theo dõi chi tiết đối tượng tạm ứng - Chênh lệch sổ kế toán biên đối chiếu tạm ứng - Chữ ký biên đối chiếu tạm ứng khác chữ ký chứng từ tạm ứng - Tạm ứng cho đối tượng ngồi cơng ty - Chưa xây dựng quy chế tạm ứng, quy chế quản lý tạm ứng chưa chặt chẽ: tốn hồn tạm ứng chậm, tạm ứng nhiều… - Giấy đề nghị tạm ứng khơng ghi rõ thời hạn hồn ứng, số tiền, lý sử dụng, khơng có chữ ký kế toán trưởng - Số dư tạm ứng cuối năm lớn Khoản tạm ứng thời hạn toán lâu ngày chưa sử lý - Công nợ tạm ứng cho cán công nhân viên chuyển công tác chưa thu hồi - Sử dụng tạm ứng không mục đích (4) Kiểm sốt khoản chi ngân sách Đảm bảo khoản chi ngân sách không mắc phải sai phạm sau: - Rút kinh phí ngân sách tiền mặt từ kho bạc không nhập quỹ tiền mặt - Nội dung chi không ghi nhận nguồn sử dụng kinh phí ngân sách - Chi sai chế độ, khơng mục đích, khơng đối tượng khơng dự tốn ngân sách giao - Hạch toán sai chế độ kế toán Nhà nước Mục lục ngân sách nhà nước; - Lập hồ sơ, chứng từ chi không với nội dung chi - Nội dung hóa đơn chứng từ tốn khơng khớp với bảng kê tốn qua KBNN - Sử dụng tiền tạm ứng từ kinh phí giao không chế độ quy định - Lập hồ sơ tốn khống khối lượng khơng chấp hành quy định pháp luật đấu thầu - Chi phí sửa chữa vật dụng hỏng khơng có giấy báo hỏng, chi phí sửa chữa xe khơng có biên xác nhận tình trạng kỹ thuật tài sản trước đưa vào sửa chữa, khơng có tờ trình xin duyệt kinh phí, có hóa đơn tài - Chi làm thêm giờ: chi tổ chức làm thêm không chế độ quy định Thiếu chứng từ toán chi tiền làm thêm như: Giấy báo làm thêm giờ; Bảng chấm công làm thêm giờ; Bảng toán tiền làm thêm - Chi tổ chức họp, hội nghị: thực chi tổ chức hội nghị không chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu quy định phạm vi dự toán cấp có thẩm quyền phê duyệt Chứng từ tốn chi tổ chức họp, hội nghị thiếu (Văn đồng ý cho phép tổ chức hội nghị cấp có thẩm quyền; Giấy mời dự họp, hội nghị; Danh sách đại biểu mời người trực tiếp có liên quan; Hoá đơn tiền thuê hội trường; Hoá đơn tiền in ấn tài liệu; Hoá đơn tiền thuê xe ô tô đưa đón đại biểu chứng từ pháp lý khác có liên quan) - Chi mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc không theo tiêu chuẩn, định mức, sử dụng tài sản không hiệu quả, tiết kiệm Chứng từ tốn kinh phí mua sắm tài sản khơng có Kế hoạch mua sắm tài sản cấp có thẩm quyền phê duyệt chi tiết theo loại tài sản mua sắm; Hồ sơ đấu thầu (trong trường hợp phải tổ chức đấu thầu); Quyết định mua sắm tài sản trang thiết bị làm việc thủ trưởng đơn vị cấp có thẩm quyền theo phân cấp; Hợp đồng, lý hợp đồng mua sắm tài sản; Hoá đơn bán hàng hoá người bán… 3.3 Khả áp dụng giải pháp Những nội dung kiểm soát nội xây dựng hệ thống để kiểm soát hoạt động cơng tác kế tốn nên khơng nhiều thời gian, chi phí để thực hiện, chi phí trì phát huy mà đảm bảo khả kiểm tra kiểm sót loại bỏ nguy tiềm tàng dẫn đến sai phạm thất tài sản đơn vị Vì thiết lập kiểm soát nội cơng tác kế tốn sử dụng áp dụng thực cho tất đơn vị kế tốn 3.4 Hiệu quả, lợi ích thu dự kiến thu áp dụng giải pháp: Năm 2017 Theo Nghiên cứu sinh bà Đặng Thúy Anh Trường Đại học Kinh tế Quốc dân bảo vệ luận án tiến sĩ chuyên ngành Kế toán, với đề tài "Nghiên cứu kiểm soát nội doanh nghiệp xây dựng niêm yết thị trường chứng khoán Việt Nam" Luận án đóng góp mặt học thuật lý luận sau: (1) Luận án xây dựng giả thuyết nghiên cứu kiểm định mối quan hệ chất lượng kiểm soát nội với khả sinh lời, mối quan hệ quy mơ ban kiểm sốt, tính độc lập, trình độ ban kiểm soát với chất lượng kiểm soát nội doanh nghiệp xây dựng niêm yết thị trường chứng khoán Việt Nam (2) Chỉ rõ chất lượng kiểm sốt nội có ảnh hưởng đến khả sinh lời doanh nghiệp xây dựng niêm yết thị trường chứng khoán Việt Nam (3) Luận án rõ ban kiểm sốt khơng có ảnh hưởng đến chất lượng kiểm soát nội Kết cho thấy hiệu hoạt động ban kiểm soát việc nâng cao chất lượng kiểm soát nội thấp (4) Làm rõ lý luận kiểm soát nội theo yếu tố cấu thành vào doanh nghiệp xây dựng niêm yết thị trường chứng khoán Việt Nam, cụ thể: làm rõ hướng dẫn giữ bí mật thơng tin, thiết lập sử dụng kênh truyền thông riêng biệt để thông tin hành vi bất hợp pháp phi đạo đức, xem xét đánh giá khả gian lận đánh giá rủi ro Trên sở đóng góp mặt học thuật lý luận đề tài bà Đặng Thúy Anh.Mỏi đơn vị hành nghiệp cần thiết lập kiểm soát nội cơng tác kế tốn để nâng cao hiệu hoạt động đơn vị cụ thể sau: - Đảm bảo tính liên hồn, xác số liệu tài chính, kế tốn làm sở cho việc lập trình bày báo cáo tài trung thực, hợp lý, đáp ứng nhu cầu quản lý Thủ trưởng đơn vị quan cấp trên, giúp họ đánh giá xác hiệu hoạt động quan Từ định hướng kế hoạch cần thực để hoàn thành nhiệm vụ giao - Giảm bớt rủi ro không tuân thủ sách, quy định quan, pháp luật Nhà nước quy trình hoạt động cơng tác kế tốn Giảm bớt rủi ro sai sót khơng cố ý nhân viên mà gây tổn hại cho đơn vị tài sản Nhà nước; - Ngăn chặn sớm gian lận, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn vốn đơn vị mà khơng mục tiêu, nhiệm vụ đơn vị - Tạo chế vận hành trơn chu, minh bạch hiệu công tác quản lý điều hành Tạo mơi trường làm việc có quy củ, chun nghiệp từ thúc đẩy làm sở cho hình thành văn hóa đặc thù, khai thác hữu hiệu tiềm nguồn nhân lực, tính tổ chức làm việc nhóm tơn trọng Là tảng cho việc cải tiến hệ thống quản lý, điều hành bước định hướng cho kế hoạch tự chủ tài đơn vị - Kết nghiên cứu tính hiệu việc thiết lập kiểm soát nội cơng tác kế tốn cho thấy, có mối quan hệ thuận chiều tính hữu hiệu KSNB với hiệu hoạt động đơn vị hành nghiệp Chính đơn vị HCSN cần thực kiểm soát nội kế toán để từ xây dựng quy trình, hệ thống kế tốn tối ưu cho đơn vị 3.5 Tài liệu kèm theo gồm: - Bản vẽ, sơ đồ (bản) - Bản tính tốn (bản) - Các tài liệu khác (bản) Kiên Giang, ngày 29 tháng năm 2020 Người mô tả (Ký ghi rõ họ tên) Trần Thị Bảo Chi ... tổ kiểm soát đơn vị kế toán định kỳ theo quý với nội dung kiểm soát hoạt động cơng tác kế tốn sau: - Kiểm soát tiền mặt tài khoản ngân hàng - Kiểm sốt tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ - Kiểm soát. .. thuyết nghiên cứu kiểm định mối quan hệ chất lượng kiểm soát nội với khả sinh lời, mối quan hệ quy mơ ban kiểm sốt, tính độc lập, trình độ ban kiểm soát với chất lượng kiểm soát nội doanh nghiệp... pháp Những nội dung kiểm soát nội xây dựng hệ thống để kiểm soát hoạt động cơng tác kế tốn nên khơng nhiều thời gian, chi phí để thực hiện, chi phí trì phát huy mà đảm bảo khả kiểm tra kiểm sót