tiểu luận môn học thực hành phầm mềm quản lý khách sạn thực hành các tính năng của phân hệ reservation vàreception viết quy trình hướng sử dụng

Quy trình booking cho kháchBước 1: Truy cập phần mềm iHotel DoubleClick icon trên desktop.Bước 2: Click vào Module PMS.Bước 3: Theo đường dẫn PMS Reservation Detailed Avaibility để k

TRƯỜNG CAO ĐẲNG THỰC HÀNH FPT POLYTECHNIC CẦN THƠDU LỊCH – NHÀ HÀNG – KHÁCH SẠN

Đề tài:

MÔN HỌC: THỰC HÀNH PHẦM MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠNGiảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thanh Trường

Lớp HM17302– Nhóm 4

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tập thể nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc và trân trọngnhất đến với Ban giám hiệu trường cao đẳng FPT Polytechnic đã tạo điều kiện thuậnlợi để sinh viên được học tập trong một môi trường vô cùng năng động và thoải mái.Đặc biệt, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến với Thầy Nguyễn ThanhTrường giảng viên bộ môn Thực hành phầm mềm quản lý Khách sạn, người đã nhiệttình chỉ dạy và hướng dẫn nhóm chúng em trong suốt quá trình học tập và thực hiệnbài tiểu luận này Cảm ơn những lời chia sẻ tận tình, tâm huyết của Thầy đã giúpchúng em hoàn thành bài tiểu luận tốt nhất Ngoài ra, chúng em xin gửi lời cảm ơnđến các trang mạng đã cung cấp những thông tin cần thiết, bổ ích cho chuyên đề giúpnhóm chúng em có thể hoàn thiện bài Assignment một cách hoàn chỉnh nhất.

Xin chân thành cảm ơn!

Cần Thơ, ngày tháng năm 2023Đại diện nhóm

(ký và ghi rõ họ tên)

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

Too long to read on your phone?

Save to read later on your computerSave to a Studylist

MỤC LỤC

PHẦN 1: THỰC HÀNH CÁC TÍNH NĂNG CỦA PHÂN HỆ RESERVATIONVÀ RECEPTION, VIẾT QUY TRÌNH HƯỚNG SỬ DỤNG CÁC TÍNH NĂNG

CỦA PHÂN HỆ RESERVATION VÀ RECEPTION KHI PHỤC VỤ KHÁCH 1

1 QUY TRÌNH TẠO PROFILE-BOOKING-CHECKIN CHO KHÁCH LẺTRÊN HỆ THỐNG 1

1.1 Quy trình tạo profile cho khách lẻ 1

1.2 Quy trình booking cho khách 3

1.3 Quy trình check-in cho khách lẻ 5

2 QUY TRÌNH TẠO PROFILE-BOOKING-CHECKIN CHO KHÁCH NHÓMTRÊN HỆ THỐNG 8

2.1 Quy trình tạo profile cho khách nhóm 8

2.2 Quy trình booking cho khách nhóm 9

3 QUY TRÌNH TẠO PROFILE-BOOKING-CHECKIN CHO KHÁCH ĐOÀNTRÊN HỆ THỐNG 10

3.1 Quy trình tạo profile cho khách đoàn 10

3.2 Quy trình booking cho khách đoàn 13

3.3 Quy trình checkin cho khách đoàn 15

4 CÁC QUY TRÌNH HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG 17

4.1 Quy trình hỗ trợ tính năng Trace 17

4.2 Quy trình hỗ trợ tính năng Comment 18

4.3 Quy trình hỗ trợ tính năng Alerts 19

4.4 Quy trình hỗ trợ tính năng Wakeup call 20

PHẦN 2 THỰC HÀNH CÁC TÍNH NĂNG CỦA PHÂN HỆ CASHIERING VÀHOUSEKEEPING, VIẾT QUY TRÌNH HƯỚNG SỬ DỤNG CÁC TÍNH NĂNGCỦA PHÂN HỆ CASHIERING VÀ HOUSEKEEPING KHI PHỤC VỤ KHÁCH212.1 Thực hành chuyển các chi phí dịch vụ vào phòng khách khi khách sửdụng 21

dịch vụ tại khách sạn vào hồ sơ lưu trú của khách 21

2.2 Thực hành quy trình đổi tiền cho khách 22

2.3 Thực hành chuyển chi phí dịch vụ từ phòng này sang một phòng khác 23

2.4 Thực hành chuyển trạng thái phòng, khóa phòng và phân công công việccho nhân viên trên hệ thống 26

PHẦN 3 THỰC HÀNH TẠO SỰ KIỆN TRÊN MODULE SC VIẾT QUY TRÌNHSỬ DỤNG CÁC TÍNH NĂNG CỦA MODULE SC ĐỂ TẠO MỚI SỰ KIỆN VÀCẬP NHẬT YÊU CẦU CỦA KHÁCH VÀO SỰ KIỆN 29

3.1 Thực hành tạo block và tạo mới sự kiện trên hệ thống 29

3.1.1 Tạo block mới 29

3.1.2 Tạo sự kiện cho block 30

3.2 Cập nhật yêu cầu của khách hàng vào thông tin sự kiện 31

3.3 Xuất BEO cho sự kiện 35

PHẦN 4 THỰC HÀNH SỬ DỤNG ĐIỂM BÁN HÀNG POS, VIẾT QUY TRÌNHSỬ DỤNG POS ĐỂ GHI NHẬN YÊU CẦU ĂN UỐNG CỦA KHÁCH HÀNG 37

4.2.1 Sử dụng tính năng hỗ trợ Request 394.2.2 Sử dụng tính năng hỗ trợ tách bàn cho khách 404.2.3.Sử dụng tính năng Gộp bàn cho khách 414.2.4 Sử dụng tính năng giảm giá cho khách hàng Giảm 10% các món ăn trong bàncho khách 43BẢNG PHÂN CÔNG LÀM VIỆC NHÓM 68

1.1 Quy trình tạo profile cho khách lẻ

 Bước 1: Truy cập phần mềm iHotel (DoubleClick icon trên desktop)Bước 2: Click vào Module PMS

Bước 3: Chọn theo đường dẫn PMS  Chọn Reception Chọn Profile

Bước 6: Nhấn “Save”.

Hình 1.1.3: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel1.2 Quy trình booking cho khách

Bước 1: Truy cập phần mềm iHotel (DoubleClick icon trên desktop).Bước 2: Click vào Module PMS.

Bước 3: Theo đường dẫn PMS Reservation Detailed Avaibility để kiểmtra trạng phòng sẵn có trong hệ thống phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Bước 4 : Theo đường dẫn PMS Reservation New Reservation để mởmàn hình“New Reservation”.

Bước 7: Chọn “Save” để hoàn tất.

Hình 1.2.7: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel1.3 Quy trình check-in cho khách lẻ

Bước 1: Theo đường dẫn PMS - Reception - Arrival Search để cập nhật danhsách có trạng thái “DUE IN” trong ngày.

Hình 1.3.8: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Hình 1.3.9: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3: Trong màn hình “Room Assignment” chọn phòng đã được phânphòng và chọn nút“Check In”.

Hình 1.3.10: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4: Trong cửa sổ “Check In” chọn “Reg.” để khách xác nhận thông tinđăng ký trong phiếu Registration Card.

Hình 1.3.11: Ảnh chụp từ hệ thống iHotelBước 5: Chọn chức năng “Cut Key” để tạo thẻ khóa phòng.Bước 6: Chọn “OK” để hoàn tất quy trình check in.

Hình 1.3.12: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

2 QUY TRÌNH TẠO PROFILE-BOOKING-CHECKIN CHO KHÁCH NHÓMTRÊN HỆ THỐNG

2.1 Quy trình tạo profile cho khách nhómBước 1: Truy cập phần mềm iHotel

Bước 2: Click vào Module PMS Theo đường dẫn PMS  Reception Profile.

Hình 2.1.1: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3: Trong cửa sổ “Choose Profile Type” chọn “Group” chọn “Ok”.

Hình 2.1.2: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4: Trong cửa sổ “Profile -Group” điền đầy đủ các trường thông tin theoyêu cầu Sau đó nhấn “Save” để lưu thông tin khách hàng.

Bước 5: Trong cửa sổ “Profile-Group” chọn nút chức năngOption/relationship để tạo mối liên hệ giữa profile cá nhân với Profile Group (có thểtạo mới một profile cá nhân là Booker/Employee hoặc chọn profile có sẵn trên hệthống).

Hình 2.1.13: Ảnh chụp từ hệ thống iHotelBước 6: Nhấn “Save” và hoàn thành.

2.2 Quy trình booking cho khách nhóm

Bước 1: Truy cập phần mềm iHotel (DoubleClick icon trên desktop)Bước 2: Click vào Module PMS

Bước 3: Theo đường dẫn vào PMS Reservation Rate Query để tiếnhành đặt phòng (tiến hành các bước đặt phòng như đặt phòng cho khách lẻ).

Hình 2.2.14: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4: Chọn booking vừa tạo và click chọn “option/ party” chọn “ok” trongcửa sổ thông báo của hệ thống Booking vừa tạo sẽ được tách thành các bookingriêng lẻ.

3 QUY TRÌNH TẠO PROFILE-BOOKING-CHECKIN CHO KHÁCH ĐOÀNTRÊN HỆ THỐNG

3.1 Quy trình tạo profile cho khách đoànBước 1: Truy cập phần mềm iHotel

Bước 2: Click vào Module PMS Theo đường dẫn PMS - Reception – Profile.

Hình 3.3.15: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3: Trong cửa sổ “Choose Profile Type” chọn “Company” chọn “ok”.

Hình 3.3.16: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Hình 3.3.18: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

3.2 Quy trình booking cho khách đoàn

Bước 1: Truy cập phần mềm iHotel click chọn Module PMS theo đường dẫnPMS - Reservation/ block search (hoặc new business bock và quick block).

Hình 3.3.19: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 2: Trong màn hình “New Business Block” điền đầy đủ các thông tin vàchọn“Save”.

Hình 3.2.20: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3: Tìm thông tin block vừa tạo chọn “Grid” trên cửa sổ “Businessblock” để mở cửa sổ “Room details” tiến hành đặt phòng cho khách đoàn.

Hình 3.2.23: Ảnh chụp từ hệ thống iHotelBước 6: Nhấn “Save” và hoàn thành.

Hình 3.2.24: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel3.3 Quy trình checkin cho khách đoàn

Bước 1: Mở cửa sổ “Business block search” theo đường dẫn PMS Reservationbusiness block search.

Bước 2: Tìm Block cần check-in và chọn edit để xem thông tin chi tiết về danhsách khách đã được tạo và các phòng đã được Assign trên hệ thống.

Hình 3.3.26: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3: Chọn Option/ Check-in Group để thực hiện quy trình check in cho đoàn.

Hình 3.3.27: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4: Trong cửa sổ “Check-in Group” chọn các tính năng tự động của hệthống về chìa khóa, in phiếu đăng ký và chọn “OK” để hoàn tất quy trình check in.

Hình 3.3.28: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel4 CÁC QUY TRÌNH HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

4.1 Quy trình hỗ trợ tính năng Trace

Bước 1: Truy cập phần mềm iHotel (DoubleClick icon trên desktop)Bước 2: Click vào Module PMS

Bước 3: Theo đường dẫn PMS – Reception - Arrival search Chọn options/trace để mở cửa sổ“Using trace”.

Bước 4: Chọn “Save” và hoàn thành.

4.2 Quy trình hỗ trợ tính năng Comment

Bước 1: Truy cập phần mềm iHotel (DoubleClick icon trên desktop)Bước 2: Click vào Module PMS

Bước 3: Theo đường dẫn PMS – Reception - Arrival search Chọn options/trace để mở cửa sổ“Comment”.

Hình 4.2.30: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4: Chọn “New”Điền các thông tin vào mục trốngNhấn “Save” đểlưu lại.

Hình 4.2.31: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

4.3 Quy trình hỗ trợ tính năng Alerts

Bước 1: Truy cập phần mềm iHotel (DoubleClick icon trên desktop)Bước 2: Click vào Module PMS

Bước 3: Theo đường dẫn PMS – Reception - Arrival search Chọn options/trace để mở cửa sổ“Alerts”.

Hình 4.3.32: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3: Chọn “New” → Điền đầy đủ các mục thông tin còn trống → Nhấn“OK” để lưu lại.

4.4 Quy trình hỗ trợ tính năng Wakeup call

Bước 1: Truy cập phần mềm iHotel (DoubleClick icon trên desktop)Bước 2: Click vào Module PMSReception Wakeup call.

Hình 4.4.34: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3: Trong cửa sổ “Wakeup call” click “New” để tạo báo thức mới, đúngvới các thông tin báo thức theo yêu cầu của khách.

Hình 4.4.34: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

PHẦN 2.

THỰC HÀNH CÁC TÍNH NĂNG CỦA PHÂN HỆ CASHIERING VÀHOUSEKEEPING, VIẾT QUY TRÌNH HƯỚNG SỬ DỤNG CÁC TÍNH NĂNGCỦA PHÂN HỆ CASHIERING VÀ HOUSEKEEPING KHI PHỤC VỤ KHÁCH2.1 Thực hành chuyển các chi phí dịch vụ vào phòng khách khi khách sử dụngdịch vụ tại khách sạn vào hồ sơ lưu trú của khách

Bước 1: Theo đường dẫn PMS - Cashiering - Post It để mở cửa sổ “Post it”.

Hình 2.1.35: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 2: Chọn phòng muốn post chi phí vào nhấn chọn, nhập số lượng và nhấnenter.

Bước 3: Sau khi nhập đủ số lượng hàng hóa khách đã sử dụng, nhấn “post” đểhoàn tất.

Hình 2.1.37: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel2.2 Thực hành quy trình đổi tiền cho khách

Bước 1: Theo đường dẫn PMS Cashiering – Exchange Management chọn Currency Calculator.

-Hình 2.2.38: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 2: Sau đó, hiện ra cửa sổ và điền các thông tin cần đổi.

Hình 2.2.39: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

2.3 Thực hành chuyển chi phí dịch vụ từ phòng này sang một phòng khácBước 1: Theo đường dẫn PMS - Cashiering - Transfer Transaction để mở mànhình Transfer Transaction.

Hình 2.3.40: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 2: Chọn phòng muốn chuyển các giao dịch đi tại ô Current Room.

Hình 2.3.41: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3: Chọn phòng các giao dịch sẽ được chuyển đến tại ô Room List.

Hình 2.3.42: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4: Lưu ý phải chọn vào nút “Transfer to another room” và WINDOWmuốn chuyển đến.

Hình 2.3.43: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 5: Chọn các giao dịch muốn chuyển đi và chọn “Transfer” để hoàn tất.

Hình 2.3.44: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

2.4 Thực hành chuyển trạng thái phòng, khóa phòng và phân công công việccho nhân viên trên hệ thống

Bước 1: Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Quick Change Room Statusđể mở cửa sổ “Quick Change Room Status”.

Hình 2.4.45: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 2: Chọn các phòng muốn thay đổi trạng thái và chọn trạng thái muốnthay đổi sang kiểu trạng thái mới và nhấn change để hoàn tất.

Hình 2.4.46: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3: Trong cửa sổ Housekeeping - Task Assignment để mở màn hìnhTask Assignment.

Hình 2.4.47: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4: Chọn New để mở cửa sổ Task Sheet Details và chọn phòng và phâncông công việc cho nhân viên room attendant Chọn “OK” để hoàn tất.

Hình 2.4.48: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 5: Trong cửa sổ Housekeeping - Out of Order/Service để mở cửa sổ Outof Order/Service.

Hình 2.4.49: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 6: Chọn New để mở cửa sổ Out of Order và chọn phòng cần khóa Chọn“Save” để hoàn tất.

Hình 2.4.50: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

3.1.1 Tạo block mới

Bước 1: Theo đường dẫn SC - Business Management - Business Block Searchclick New để tạo Block mới

Hình 3.1.52: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel3.1.2 Tạo sự kiện cho block

Bước 1: Trong màn hình “Business block” chọn nút chức năng “Event” để mởcửa sổ “block event”.

Hình 3.1.53: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 2: Chọn New để mở cửa sổ “Event Definite” và hoàn thiện thông tin đặtsự kiện là hội nghị cho khách theo yêu cầu.

Hình 3.1.54: Ảnh chụp từ hệ thống iHotelBước 3: Nhấn “Save”để hoàn tất.

3.2 Cập nhật yêu cầu của khách hàng vào thông tin sự kiện

Bước 1: Mở cửa sổ “Event Definite” nhấn “Resourc.”để mở cửa sổ “Event ItemResource”

Hình 3.2.55: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 2: Trong cửa sổ “Event Item Resource” chọn “Items” để mở cửa sổ“Event Item Search”, trong cửa sổ này, chọn các item theo yêu cầu để đưa vào cửa sổ“Event Items Resource”

Hình 3.2.56: Ảnh chụp từ hệ thống iHotelChọn “Items” để mở cửa sổ “Event Item Search”

Hình 3.2.57: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Chọn các item theo yêu cầu để đưa vào cửa sổ “Event Items Resource”

Bước 3: Trong cửa sổ “Event Items Resource” click chọn các item và click editđể chỉnh sửa số lượng, giá dịch vụ thuê các trang thiết bị.

Hình 3.2.62: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 5: Nhấn “Save” khi điền hoàn tất về các “Item” và “F&B” của kháchhàng.

Hình 3.3.63: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

3.3 Xuất BEO cho sự kiện

Hình 3.3.64: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

PHẦN 4.

THỰC HÀNH SỬ DỤNG ĐIỂM BÁN HÀNG POS, VIẾT QUY TRÌNH SỬ DỤNGPOS ĐỂ GHI NHẬN YÊU CẦU ĂN UỐNG CỦA KHÁCH HÀNG4.1 Thực hành ghi nhận yêu cầu ăn uống trên hệ thống POS

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống POS.

Hình 4.1.64: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

Bước 3: Click chọn món ăn và số lượng món theo yêu cầu của khách Nhấn“enter” để đưa món qua khung khách yêu cầu.

Hình 4.1.66: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

Bước 4: Nhấn “Send order” để chuyển yêu cầu xuống bếp Hoàn thành yêu cầuđặt món cho khách.

Hình 4.1.67: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

request, tách bàn, gộp bàn, giảm giá…4.2.1 Sử dụng tính năng hỗ trợ Request

Bước 1: Chọn Request để tạo các yêu cầu cho món ăn Nhấn chọn các yêu cầuphù hợp cho khách → Apply.

Hình 4.2.68: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

Bước 2: Close trở về màn hình và các yêu cầu của khách đã hiện trên bill.

4.2.2 Sử dụng tính năng hỗ trợ tách bàn cho khách

Bước 1: Mở POS/ đăng nhập vào hệ thống Chọn bàn cần thực hiện yêu cầutách bàn - Click chọn “Split bill”.

Hình 4.2.70: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)Bước 2: Chọn các món cần tách qua bàn số một và số hai như yêu cầu.

Hình 4.2.70: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

Bước 3: Nhấn Save để cập nhật thông tin.

Hình 4.2.71: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)4.2.3.Sử dụng tính năng Gộp bàn cho khách.

Bước 1: Trong màn hình sơ đồ bàn, chọn “Select”

Hình 4.2.72: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

Bước 2: Chọn một trong hai bàn muốn gộp lại với nhau, click Merge Bill Từdanh sách, chọn bàn muốn gộp vào như yêu cầu NhấnApplyđể hoàn thành.

Hình 4.2.73: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)Bước 3: Nhấn Apply để hoàn thành.

Hình 4.2.74: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

4.2.4 Sử dụng tính năng giảm giá cho khách hàng Giảm 10% các món ăn trongbàn cho khách.

Bước 1: Chức năng Discount - Chọn chức năng Discount→ Giảm giá chokhách hàng.

Hình 4.2.75: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

Bước 2: Click chọn các món ăn trong bill của khách sau đó chọn giảm 10%.Nhấn Apply để thực hiện giảm giá.

Bước 3: Sau khi Click vào Apply sẽ hiện ra màn hình bill đã giảm giá chokhách.

Hình 4.2.77: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)