a. Nội dung chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Với ngành xây dựng cơ bản nói chung, Công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẠN XUÂN nói riêng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá thành công trình, hạng mục công trình thường chiếm từ 65% đến 80% tuỳ theo kết cấu từng công trình. Do chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm nên việc quản lý nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả giảm chi phí sản xuất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng thi công các công trình là rất quan trọng.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho việc thi công công trình của Công ty bao gồm các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là nguyên vật liệu tham gia cấu thành lên công trình, gồm có: cát, đá, nhựa đường, xi măng…
- Nguyên vật liệu phụ: là phụ gia bê tông, cốt pha, tre, gỗ…
Phụ tùng sửa chữa thay thế (đinh ốc, bu lông…) dùng để sửa chữa thay thế từng công trình và bảo hộ lao động cần thiết cho việc hoàn thành công trình.
b. Chứng từ hạch toán
+ Giấy đề nghị tạm ứng (bao gồm danh mục vật liệu và bảng báo giá hoặc hợp đồng kinh tế kèm theo)
+ Biên bản nghiệm thu vật tư
+ Các hoá đơn mua vật tư (Hoá đơn giá trị gia tăng) + Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho
+ Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế +…..
Sơ đồ 15: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tập hợp chi phí NVLTT
Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu
Ghi cuối tháng
d. Trình tự hạch toán
Đầu tiên, Công ty sẽ xem xét nhu cầu thi công, lập kế hoạch vay, sau đó lập Bảng kê chi phí và trình lên Ban Giám đốc. Đội làm Hợp đồng mua vật tư (hay phiếu báo giá) sau đó gửi lên Công ty nếu được duyệt thì sẽ tiến hành xin mua vật tư. Phòng Kỹ thuật sẽ bóc tách khối lượng vật tư trong dự toán và đề nghị Tổng Giám đốc phê duyệt.
Sau khi được duyệt Kế toán, Đội trưởng hoặc nhân viên quản lý đội có nhiệm vụ đi mua nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được mua về và chuyển tới chân công trình thì thủ kho công trình, cùng đội trưởng, nhân viên cung ứng vật liệu tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng vật liệu. Kế toán đội nhận hoá đơn thu mua vật liệu, kiểm tra, sau khi thấy hợp lý sẽ viết Phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Chứng từ ghi sổ
Sổ ĐKCT ghi sổ Bảng tổng hợp chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp Sổ chi tiết tài khoản 621 Hoá đơn GTGT
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng kế toán xác định giá trị thực tế vật tư nhập kho.
Giá thực tế vật tư nhập kho =
Giá mua trên hóa đơn +
Chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư
Chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư gồm : Chi phí bốc dỡ vận chuyển, chi phí thuê kho bãi, các khoản thuế không được khấu trừ...vv
VD : Ngày 18 tháng 03 năm 2011 mua vật liệu của Công ty TNHH ĐẦU TƯ VÀ XAY DỰNG BẮC HẢI theo HĐGTGT số 0000003 ngày 18 tháng 03 năm 2011 : Thép CT3 phi 6 cuộn Số lượng 2500 KG, đơn giá chưa có thuế GTGT 11.300đ/Kg; Thép CT3 phi 10-11 dài 11.7m số lượng 1.500 Kg, đơn giá 11.400đ/kg ; Dây thép mạ kẽm số lượng 400kg, đơn gía 14.000đ/kg.Công ty đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Công ty đã tiến hành nhập kho đủ.
Hạch toán : Nợ TK 152 : 50.950.000 ( CT TK 152:- Thép CT3 phi 6cuộn : SL 2.500 kg. ST 28.250.000 - Thép CT3 phi 10-11 dài 11.7 m : SL: 1.500 kg. ST : 17.100.000 - Dây thép mạ kẽm 3-4 li :SL: 400 Kg. ST: 5.600.000 ) Nợ TK 133 : 5.095.000 Có TK 112 : 56.045.000
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao người mua Ngày 18 tháng 03 năm 2011
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu hóa đơn: HP/11P
Số hóa đơn: 0000003
Đơn vị bán hàng : CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BẮC HẢI
Mã số thuế:0104216370
Địa chỉ : Số 48 Chợ Bún ,đường Đa Tốn ,xã Đa Tốn,huyện Gia Lâm,thành phố Hà Nội.
Điện thoại:04.38746329 Fax:04.38746329 . Số tài khoản:……….
Họ tên người mua hàng : Lê Thị Dung Tên đơn vị : Cty CPXDTM Vạn Xuân
Địa chỉ :Số 15A Tập thể thiết bị I,Mộ Lao –HÀ Đông –Hà Nội Số tài khoản : 12923143203014
Hình thức thanh toán : CK MST :0500558956
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4*5
1 Thép cây CT3 phi 10-11 dài
11,7 m Kg 1.500 11.400 17.100.000 2 Thép CT3 phi 6 cuộn Kg 2.500 11.300 28.250.000 3 Dây thép mạ kẽm 3 đến 4 li Kg 400 14.000 5.600.000 Cộng tiền hàng : 50.950.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5.095.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 56.045.000 Số tiền bằng chữ : Năm mươi sáu triệu không trăm bốn mươi năm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng: Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào yêu cầu, kế hoạch xây lắp thực tế bộ phận sản xuất, phân xưởng lập phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế toán.
Biểu số 2: Phiếu xin lĩnh vật tư
PHIẾU XIN LĨNH VẬT TƯ
Kính gửi: Giám đốc Công ty CP XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VẠN XUÂN
Tôi tên là: Ngô Đình Tuyên
Chức vụ: Kế toán Công trình Ủy Ban Phương Mai Dịch
Căn cứ vào kế hoạch xây lắp Công trình Ủy Ban Phường Mai Dịch tháng 03 năm 2011 tôi làm phiếu này xin được cấp vật tư để đảm bảo quá trình thi công được kịp thời, bao gồm:
Đơn vị tính: đồng
TT Tên vật tư, hàng hóa Mã số Đơn vị
tính Số lượng Ghi chú
01 Dây thép mạ kẽm VT07 Kg 220
02 Thép CT3 phi 6 cuộn CT13 Kg 1.500
03 Ống nhựa PN20 dày 3,4mm PN20 M 20
Ngày 19 tháng 03 năm 2011
Người lập phiếu Giám đốc
Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư Biểu 2.3đã được giám đốc xét duyệt phòng kế toán viết phiếu xuất kho, tính giá xuất kho của vật tư xuất, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật tư.
Giá nguyên vật liệu phục vụ thi công được xác định theo giá thực tế như sau:
Giá thực tế vật tư
xuất kho =
Số lượng vật tư xuất kho x
Đơn giá xuất kho
Đơn giá vật tư xuất kho được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước
Theo phương pháp này áp dụng dựa trên giả định hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập trước hoặc sản xuất trước và thực hiện tuần tự cho đến khi chúng được xuất hết.
Giá trị xuất kho ngày 19/03 được tính như sau:
- Thép CT3 phi 6 cuộn : Ngày 7/03/2011 tồn 330 kg đơn giá tồn
11.350đ/kg. Ngày 18/3 Nhập kho 2.500kg đơn giá nhập 11.300 đ/kg. Giá xuất kho là = 330 x 11.350 +1.170 x 11.300 = 16.966.500
- Dây thép mạ kẽm : Ngày 8/3 tồn 50 kg đơn giá tồn 14.100 đ/kg.
Ngày 15/2 nhập kho 400 kg đơn giá nhập 14.000đ/kg.
Giá xuất kho là = 50 x 14.100 + 170 x 14.000 = 3.085.000
- Ống nhựa PN20 : Ngày 10/3 tồn kho 134m đơn giá tồn 16.700đ/m
Biểu 3:Phiếu xuất kho NVL
CÔNG TY CPXD TM VẠN XUÂN Số 15A,tập thể thiết bị I,Mộ Lao-Hà
Đông-Hà Nội.
Mẫu số:02- VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO Số: 158
Ngày 19 tháng 03 năm 2011
- Họ và tên người nhận hàng: Trần Minh Phú - Địa chỉ: Đội XD công trình 10
- Lí do xuất kho: Xuất thi công công trình - Xuất tại kho: Ủy Ban phường Mai Dịch
-Bằng chữ : Hai mươi triệu ba trăm tám mươi lăm nghìn đồng chẵn.
- Số chứng từ gốc kèm theo: 3
Ngày 19 tháng 03 năm 2011
Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho hàng ngày ghi vào thẻ kho để đối chiếu số liệu với Sổ kế toán.
STT Tên, nhãn hiệu,quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng Mã số Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép CT3 phi 6 cuộn Kg 330 330 11.350 3.745.500 1.170 1.170 11.300 13.221.000 2 Dây thép mạ kẽm Kg 50 50 14.100 705.000 170 170 14.000 2.380.000 3 Ống nhựa PN 20 dày 3,4 mm M 20 20 16.700 334.000 Tổng 20.385.500 Nợ : TK 621 Có : TK 152
Biểu số 4: Thẻ kho
CÔNG TY CPXDTM VẠN XUÂN Số 15A tập thể thiết bị I,Mộ lao-Hà
Đông –Hà Nội
Mẫu số S12-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ KHO ( SỔ KHO )
Ngày lập thẻ : 1/03/2011 Tờ số : 01
-Tên nguyên vật liệu, quy cách, phẩm chất : Thép CT3 phi 6 cuộn - Đơn vị tính : Kg
- Mã số : CT13
STT Ngày tháng
Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngà y Số lượng Kí xác nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Tồn đầu tháng 8 1055
1 5/3 PX124 Xuất kho thi
công
5/3 725 330
2 18/3 PN125 Nhập kho
thép
18/3 2.500 2.830
3 19/3 PX158 Xuất kho thi
công 19/3 1.500 1.380 ... .... .... .... .... .... .... .... ... ... Cộng cuối tháng 3.500 2.355 1.14 5
- Sổ này có... trang, đánh số từ trang 01 đến trang... - Ngày mở sổ:...
Thủ kho
( Ký, họ tên) Kế toán trưởng( Ký, họ tên)
Ngày 31 tháng 03 năm 2011
Giám đốc
( Ký, họ tên)
Căn cứ và các chứng từ liên quan đến thi công xây dựng hàng ngày kế toán vào sổ chi tiết nguyên liệu vật liệu TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Quy trình ghi sổ được kế toán tiến hành như sau:
Từ các chứng từ gốc, Kế toán sẽ vào Sổ chi tiết Chi phí NVL trực tiếp. Sổ này được mở chi tiết cho từng công trình, phản ánh đầy đủ tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình thi công, Kế toán lập với mục đích để tiện theo dõi cụ thể chi phí nguyên vật liệu
cho từng công trình. Trên sổ này số tổng cộng chi phí NVL trực tiếp là cơ sở để phục vụ cho công tác tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp.
Biểu 5: Sổ chi tiết tài khoản 621
CÔNG TY CPXDTM VẠN XUÂN Số 15A tập thể thiêt bị 1,Mộ lao-Hà
Đông –Hà Nội
Mẫu số S36-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT
TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi tiết TK 621.010: Công trình Ủy Ban phường Mai Dịch
Tháng 03 năm 2011
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú
Số hiệu thángNgày Nợ Có
.... .... .... .... .... .... ....
158 19/3 Xuất kho Thép
CT3 phi 6 cuộn 152 16.966.500 158 19/3 Xuất kho dây thép
mạ kẽm 152 3.085.000
158 19/3 Xuất kho ống
nhựa PN 20 152 334.000
159 20/3 Xuất kho xi măng
hải phòng 152 11.982.200 159 20/3 Xuất kho cát vàng 152 8.753.300 159 20/3 Xuất kho gạch lỗ tuynel 152 13.014.500 .... .... .... .... .... .... .... BTH369 31/3 Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 154.010 1.592.563.24 5 Tổng cộng 1.592.563.24 5 1.592.563.24 5 Ngày 31 tháng 03 năm 2011 ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Cuối tháng, căn cứ vào phiếu xuất kho và các chứng từ gốc liên quan khác mà kế toán Đội chuyển lên Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty và căn cứ vào Sổ chi
tiết chi phí NVL trực tiếp, Kế toán chi phí của Công ty sẽ lập Bảng tổng hợp chi phí NVL sử dụng cho thi công các công trình.
Biểu 6:Bảng tổng hơp chi phí NVL trực tiếp
CÔNG TY CPXDTM VẠN XUÂN
Số 15A tập thể thiết bị I,Mộ Lao-Hà Đông -Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NVL TRỰC TIẾP
Tháng 03 năm 2011
Đơn vị tính: Đồng
Ngày 31 tháng 03 năm 2011
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hàng tháng ngày 5- 10- 15-20-25- 30 tiến hành ghi Chứng từ ghi sổ, vào Sổ cái TK 621, rồi vào Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.
Biểu số 07 :Chứng từ ghi sổ
STT Tên công trình sử dụng Chi phí NVL trực tiếp
… …….. ...
2 Tầng 3 Ủy Ban Nhân Dân Phường Mai Dịch 592.563.245
3 Văn phòng công chứng Ủy Ban Phường Mai
Dịch 1.592.563.245
…. …….. ...
Tổng 5.903.339.210
CÔNG TY CPXDTM VẠN XUÂN Số 15A tập thể thiết bị I,Mộ lao -Hà
Đông- Hà Nội
Mẫu số S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 87
Ngày 20 tháng 03 năm 2011
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
SH NT Nợ Có
.... .... ... .... .... ....
158 19/3 Xuất kho Vật liệu thi
công 621.010 152 20.385.500
159 20/3 Xuất kho Vật liệu thi
công 621.010 152 33.750.000
.... .... ... .... .... ....
Tổng 415.730.758
Kèm theo 6 chứng từ gốc
Ngày 20 tháng 03 năm 2011
Người lập Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Biểu số 08:Sổ cái TK 621
CÔNG TY CPXDTM VẠN XUÂN Số 15A tập thể thiết bị I,Mộ Lao –Hà
Đông-Hà Nội
Mẫu số S02c2-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tháng 03 năm 2011
Tên tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiệu: 621 Đơn vị tính: Đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ
ghi sổ Diễn giải
SHTK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có .... .... .... ... ... ... ... 20/03 87 20/3 Chi phí NVLTT cho văn phòng công chứng UBND PHƯỜNG MAI DỊCH 152 415.730.758 20/03 88 20/3 Chi phí NVLTT cho Tầng 3 UBND Phường Mịa Dịch 152 210.775.965 .... .... .... ... ... ... ... 31/3 234 31/3 Kết chuyển chi phí NVLTT CT Ủy Ban Nhân Dân Phường Mai Dịch 154: 010 1.592.563.245 Cộng phát sinh 3.903.339.21 0 3.903.339.210 Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)