2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Sông Đà 7
2.1.2. Trình tự hạch toán TSCĐ
Sơ đồ 4: Quy trình hạch toán TSCĐ theo hình thức NKC
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán Công ty Cổ phần Sông Đà 7)
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu
Hằng ngày, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ về TSCĐ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ. Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
Chứng từ tăng, giảm, bảng khấu hao tài sản cố định Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy SỐ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ cái tài khoản 211, 212, 213, 214 Bảng cân đối số phát sinh Thẻ, sổ chi tiết tài sản cố định Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán
In các báo cáo kế toán, các sổ kế
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 211, 212, 213, 214 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết TSCĐ
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết luôn được thực hiện tự động và đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ
Hạch toán TSCĐ tăng do mua sắm tại Công ty Cổ phần Sông Đà 7
Quy trình luân chuyển chứng từ tổng quát khi tăng TSCĐ do mua sắm được minh hoạ theo sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 5: Luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ kế toán tăng TSCĐ
(1) (2)
Để trình bày cụ thể những chứng từ sử dụng, quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán tăng TSCĐ của Công ty do mua sắm, lấy ví dụ điển hình về việc mua sắm 1 ôtô tải ben tự đổ CAT 769D nhằm phục vụ cho nhu cầu hoạt động của Chi nhánh Sông Đà 702.
Phòng Vật tư- Cơ giới viết giấy đề nghị mua hàng
Phòng kế toán lập hồ sơ TSCĐ Tổng giám đốc Công ty, Tổng Công ty duyệt mua
Bộ phận sử
Dựa vào tình hình thực tế nhu cầu sử dụng tài sản cũng như việc nâng cao năng suất lao động, chất lượng công trình đắp đập tại thuỷ điện Sơn La do Chi nhánh Sông Đà 702 đang thi công. Chi nhánh Sông Đà 702 có nhiệm vụ lập kế hoạch mua sắm TSCĐ mà cụ thể là máy thi công để gửi về phòng Vật tư- Cơ giới của Công ty Sông Đà 7. Sau đó, phòng Vật tư- Cơ giới viết giấy đề nghị trình Tổng giám đốc Tổng Công ty Sông Đà phê duyệt (1). Tại đây, Tổng Giám đốc sẽ tiến hành xem xét, kiểm tra và phê duyệt để có quyết định về phòng Vật tư- Cơ giới (2). Căn cứ vào quyết định của Tổng Giám đốc, chuyển cho phòng Kinh tế có trách nhiệm lấy báo giá của ôtô tải ben tự đổ CAT 769D, lựa chọn mua và tiến hành kí Hợp đồng với bên bán là Công ty TNHH Hưng Thiên (3). Các bên tiến hành bàn giao 1 ôtô tải ben, lập biên bản bàn giao, Công ty Cổ phần Sông Đà 7 nhận Hoá đơn GTGT của bên bán. Khi hoàn thành bàn giao hai bên tiến hành thanh lý Hợp đồng và lập biên bản thanh lý Hợp đồng. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT mà bên bán phát hành, Công ty tiến hành thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng. Dựa vào các chứng từ trên mà phòng Kế toán- Tài chính nhập vào máy tính, phần mềm kế toán SAS sẽ tự động chuyển số liệu vào phiếu hạch toán, sổ chi tiết TSCĐ, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TSCĐ (4).
Từ kế hoạch mua sắm TSCĐ sử dụng trong năm, Chi nhánh Sông Đà 702 gửi Tờ trình lên Công ty Cổ phần Sông Đà 7 có mẫu như sau:
CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 7 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI NHÁNH SÔNG ĐÀ 702 Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Sơn La, ngày 28 tháng 5 năm 2007
TỜ TRÌNH
( v/v: trang bị thêm xe máy, thiết bị) Kính gửi: Giám đốc Công ty Cổ phần Sông Đà 7 Phòng Quản lý Vật tư- Cơ giới Công ty. Căn cứ theo:
- Năng lực thiết bị hiện có của Chi nhánh Sông Đà 7
- Tiến độ và khối lượng công việc tại công trình thuỷ điện Sơn La
Chi nhánh Sông Đà 702 kính trình Giám đốc Công ty và Phòng Quản lý Vật tư- Cơ giới Công ty đầu tư thêm cho đơn vị 1 xe ôtô tải ben tự đổ ( trọng tải từ 30- 50 tấn)
Rất mong được sự lưu tâm giải quyết của các quý ông Xin chân thành cảm ơn!
GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH ( Ký, họ tên)
Biểu mẫu 2: Tờ trình về việc trang bị thêm xe máy, thiết bị
Công ty Cổ phần Sông Đà 7 có nhu cầu mua mới 1 ôtô tải ben tự đổ CAT 769D, Công ty làm một giấy Đề nghị yêu cầu Tổng công ty đồng ý xét duyệt. Mẫu giấy yêu cầu Tổng công ty như sau:
Công ty CP Sông Đà 7 Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Số: 385 CT/QL-CG-VT Hà Nội, ngày 07 tháng 06 năm 2007
GIẤY ĐỀ NGHỊ
Kính gửi: Tổng giám đốc Tổng công ty Sông Đà Căn cứ:
- Kế hoạch đầu tư, đổi mới trang thiết bị của Tổng Công ty
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2007 của Công ty Sông Đà 7 - Tình hình thực tế của đơn vị thi công tại chi nhánh Sông Đà 702
- Tình trạng máy móc thiết bị hiện có của Công ty, Công ty Sông Đà 7 đề nghị:
Tổng giám đốc duyệt mua một số TSCĐ sau:
STT Tên TSCĐ Nước sản xuât Số lượng Ghi chú
1 Ôtô tải ben tự đổ CAT 769D ( 38-40 tấn)
Hoa Kỳ 1 cái
2 … … …
Rất mong được sự lưu tâm giải quyết, xin cảm ơn!
Giám đốc công ty ( Ký, đóng dấu, họ tên)
Biểu mẫu 3: Giấy đề nghị duyệt mua TSCĐ
Sau khi nhận được giấy đề nghị của Công ty Cổ phần Sông Đà 7 gửi lên, Tổng Công ty xem xét, ý kiến phản hồi được ghi trong quyết định phê duyệt như sau:
BỘ XÂY DỰNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Số 189 TCT/ HĐQT Hà Nội, ngày 15 tháng 06 năm 2007
QUYẾT ĐỊNH
CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ
( v/v: Phê duyệt giấy đề nghị mua ôtô tải ben tự đổ CAT 769D 38- 40 tấn)
Căn cứ:
- Kế hoạch đầu tư đổi mới trang thiết bị của Tổng công ty
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2007 của Công ty Sông Đà 7 - Giấy đề nghị số 385 của Giám đốc Công ty Cổ phần Sông Đà 7
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Phê duyệt cho Công ty Cổ phần Sông Đà 7 mua ôtô tải ben 38- 40 tấn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Điều 2 : Đơn vị tiến hành đấu thấu thu mua tài sản. Biên bản giao nhận tài sản gửi về phòng Quản lý Vật tư- Cơ giới và phòng Tài chính- Kế toán Tổng công ty để theo dõi.
Điều 3 : Các ông giám đốc, trưởng phòng quản lý Vật tư- Cơ giới, kế toán trưởng, trưởng phòng tổ chức hành chính công ty Sông Đà 7 có trách nhiệm thi hành quyết định này
Nơi gửi: Tổng giám đốc Tổng Công ty - Điều 3 ( ký, đóng dấu, họ tên) - Lưu tại phòng QL VT- CG
Biểu mẫu 4: Quyết định của HĐQT phê duyệt mua TSCĐ
Sau khi nhận được quyết định phê duyệt của Tổng công ty, Công ty Cổ phần Sông Đà 7 lấy báo giá của ôtô tải ben tự đổ cần mua cụ thể như sau:
Công ty TNHH Hưng Thiên GIẤY BIÊN NHẬN VP: 210- Long Biên (BÁO GIÁ) Điện thoại: 04.7471719
FAX : 04.8235317
Tên khách hàng: Công ty Cổ phần Sông Đà 9
Địa chỉ: Toà nhà Sông Đà – Mễ Đình- Từ Liêm- Hà Nội ĐVT VNĐ
TT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
1 Ô tô tải ben CAT 769D
1 cái 760.000.000 760.000.000
Cộng 760.000.000
Thành tiền( bằng chữ): Bảy trăm sáu mươi triệu đồng chẵn
Giám đốc Công ty Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người nhân hàng Người viết
Biểu mẫu 5: Giấy biên nhận( báo giá)
Sau khi xem xét Giấy báo giá của ô tô cần mua được chuyển đến, Công ty tiến hành họp Hội đồng kiểm nghiệm, Biên bản họp như sau:
CÔNG TY SÔNG ĐÀ 7
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
( VẬT TƯ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ) Ngày 30 tháng 06 năm 2007
Hoá đơn số : HĐ GTGT 0076328 Ngày 01 tháng 6 năm 2007 của Công ty TNHH Hưng Thiên 210- Tổ 30- P. Thượng Thanh- Long Biên- Ha Nội.
Thành phần kiểm nghiệm, gồm có:
Ông (bà): Nguyễn Thị Nga Chức vụ: P. phòng quản lý VT- CG Ông (bà): Đặng Kim Ngọc Chức vụ: Trưởng phòng TCKT Ông (bà): Nguyễn Quốc Trường Chức vụ: P.Phòng Kinh tế Ông (bà): Trần Tuấn Anh Chức vụ: Nhân viên bán hàng Nội dung kiểm nghiệm các hàng hoá
Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất Ô tô tải ben tự đổ
CAT 769D Loại 38- 40 tấn Xem xét, đếm số lượng cái 01 01 không
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Hàng đúng quy cách phẩm chất. Thành phần kiểm nghiệm
Bên giao Kế toán Đại diện kỹ thuật Ban VT- CG ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Sau khi hội đồng kiểm nghiệm đưa ra biên bản kết luận tài sản mua vào đúng quy cách số lượng và chất lượng, Công ty quyết định mua ô tô tự đổ ben. Sau đó, khi ô tô được giao cho Công ty thì làm Biên bản bàn giao thiết bị theo mẫu như sau: TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Công ty CP Sông Đà 7 Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Số 364/ QLVT- CG
BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ
Hôm nay, ngày 01 tháng 07 năm 2007 tại Công ty Cổ phần Sông Đà 7- Toà nhà Sông Đà- Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội.
A/ THÀNH PHẦN
1. Bên giao: Công ty TNHH Hưng Thiên, đại diện:
- Ông, bà: Nguyễn Quốc Doanh Chức vụ: Phó phòng Kinh doanh - Ông, bà: Trần Tuấn Anh Chức vụ: Nhận viên bán hàng
2. Bên nhận: Công ty Cổ phần Sông Đà 7
- Ông, bà: Nguyễn Thị Nga Chức vụ: P. Phòng VT- CG - Ông, bà: Đặng Kim Ngọc Chức vụ: Trưởng phòng TCKT - Ông, bà: Nguyễn Quốc Trường Chức vụ: P. Phòng Kinh tế.
Hai bên cùng nhau thống nhất giao nhận lô hàng xe ô tô tải ben tự đổ CATERPILLAR và phụ kiện theo Hợp đồng số: 160507/DCD- SD9 ngày 16 tháng 5 năm 2007 cụ thể như sau:
* 1 ô tô tải ben hiệu CATERPILLAR Model 769D mới 100% - Số khung: CAT769DABBB00443
- Số máy: 5XD 03800 - Trọng lượng: 39.985kg * 1 hòm gỗ:
B/ TÌNH HÌNH KỸ THUẬT
1. Phần động lực: Tốt 6. Chất lượng còn lại: 100%
2. Cơ cấu di chuyển: Tốt 7. Dụng cụ phụ tùng kèm theo: Tốt 3. Cơ cấu công tác: Tốt 8. Nước sản xuất: Hoa Kỳ
4. Khung và cơ cấu khác: Tốt 9. Năm sản xuất: 2007 5. Kết luận tình trạng kỹ thuật: Tốt
Hai bên đã thống nhất giao nhận lô hàng trên không có vướng mắc để làm cơ sở thanh toán. Biên bản được lập thành 08 bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên giao 04 bản, bên nhận 04 bản
Đại diện bên giao Lái xe Đại diện bên nhận ( Ký tên, đóng dấu) ( Ký tên) ( Ký tên, đóng dấu).
Biểu mẫu 7: Biên bản bàn giao thiết bị
Đồng thời khi giao nhận lô hàng trên bằng biên bản bàn giao thiết bị, Công ty lấy Hoá đơn mua ô tô để hạch toán vào phần hành Tài sản cố định. Hoá đơn là một chứng từ quan trọng làm căn cứ pháp lý của nghiệp vụ mua bán tài sản và được in tại Công ty in Tài chính theo đúng mẫu quy định của BTC như sau:
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG AK/2007B Liên 2: Giao khách hàng 0076328 Ngày 01 tháng 7 năm 2007
Đơn vị bán: Công ty TNHH Hưng Thiên
Địa chỉ: 210- Tổ 30- P. Thượng Thanh- Long Biên- Hà Nội Mã số thuế: 0101310696
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Quốc Trường- Phòng Kinh tế Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Sông Đà 7
Địa chỉ: Toà nhà Sông Đà- Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội Số Tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM/CK Mã số thuế: 0100845515 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn
vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Ô tô tải ben tự đổ CAT 769D ( 38- 40 tấn)
Cái 01 760.000.000 760.000.000
Cộng tiền hàng: 760.000.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 38.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 798.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Đóng dấu ( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn).
Phòng Kế toán- Tài chính căn cứ vào các chứng từ trên sẽ nhập vào máy tính trong phần “ Nhập tăng TSCĐ” và in ra một tờ phiếu hạch toán có mẫu như sau: Công ty Cổ phần Sông Đà 7
Phòng TCKT- MST: 0100845515
PHIẾU HẠCH TOÁN Số CT: CTHT 264A
Ngày CT: 01/07/2007 Ngày ghi sổ: 01/07/2007 Diễn giải: Hạch toán tăng ô tô tải ben tự đổ CAT 769D
Tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có 21131710-60 Ô tô CAT 769D 760.000.000
1331110101 Thuế GTGT được KT 38.000.000
112- Tiền gửi Ngân hàng 798.000.000 4411- Nguồn vốn đầu tư XDCB 760.000.000
4111- Nguồn vốn kinh doanh 760.000.000 Người lập biểu Kế toán trưởng
Biểu mẫu 9: Phiếu hạch toán tăng TSCĐ
Máy tính sẽ tự động chuyển các thông tin vào thẻ TSCĐ, Sổ TSCĐ, Sổ tăng TSCĐ, Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 211. Thẻ TSCĐ theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính có mẫu dưới đây:
Tổng Công ty Sông Đà
Công ty CP Sông Đà 7
THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Số : 32330012
Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ số 364/QLVT- CG ngày 01 tháng 07 năm 2007.
Tên, ký hiệu TSCĐ: Ô tô tải ben tự đổ CATERPILLAR 769D Số hiệu TSCĐ: 21131710-60
Nước sản xuất : Hoa Kỳ Năm sản xuất: 2007 Bộ phận quản lý sử dụng: Chi nhánh Sông Đà 708 Năm đưa vào sử dụng : 2007
Diện tích thiết kế: Chiều dài: 8239mm Chiều rộng: 4398mm Chiều cao: 4027mm Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày… tháng… năm… Lý do đình chỉ: Số hiệu CT
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn
Ngày CT Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C D E F G TANG 01 01/06/2007 Mua mới 760.000.000 2007 DỤNG CỤ KÈM THEO Số TT
Tên quy cách, dụng cụ, phụ tùng ĐVT Số lượng Giá trị
A B C D E
1 Hòm gỗ cái 01
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số… ngày… tháng… năm… Lý do giảm………
Biểu mẫu 10: Thẻ TSCĐ
Hạch toán biến động TSCĐ do điều chuyển nội bộ( giữa các chi nhánh thuộc Công ty Cổ phần Sông Đà 7 )
Công ty Cổ phần Sông Đà 7 có hơn 10 chi nhánh, với rất nhiều tổ đội xây dựng, do vậy thường xuyên có nghiệp vụ điều chuyển TSCĐ giữa các chi nhánh thuộc Công ty và Công ty Cổ phần Sông Đà 7. Kế toán chi tiết nghiệp vụ trên sử dụng các chứng từ sau: Giấy đề nghị của các chi nhánh, tổ đội, quyết định của Giám đốc Công ty Cổ phần Sông Đà 7 về việc điều chuyển tài sản, biên bản bàn giao tài sản( lập 3 liên như mua sắm mới). Để cụ thể chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ, ta xét đến trường hợp cụ thể là nghiệp vụ điều chuyển nội bộ máy ủi R964B từ chi nhánh Sông Đà 708 về đội xây dựng Tổng hợp tại Sơn La. Quy trình luân chuyển chứng từ như sau:
Sơ đồ 6: Luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ điều chuyển TSCĐ
Căn cứ vào những chứng từ do Đội xây dựng tổng hợp Sơn La và Chi nhánh Sông Đà 708 cung cấp, Phòng Tài chính- kế toán sẽ hạch toán vào phiếu hạh toán trong máy tính. Từ đó, máy tính sẽ tự động chuyển thông tin vào sổ TSCĐ, sổ tăng