vào lƣu trữ
- Đối với cơ quan quản lý Nhà nƣớc về công tác Văn thƣ Lƣu trữ
Hiện nay, hệ thống văn bản quản lý Nhà nƣớc về công tác Văn thƣ Lƣu trữ tƣơng đối đầy đủ. Văn bản mới nhất về công tác này là:
+ Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 nội dung đề cập chủ yếu về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ mà nói rất ít đến trách nhiệm thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
+Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy đinh chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ .Nội dung của văn bản chủ yếu đề cập đến việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ … không có nội dung nào nói đến công tác lập hồ sơ.
+Năm 1977, Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng ban hành văn bản số 261/NV về việc sử dụng “Bản hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ”, từ đó đến nay đã 36 năm, chƣa có văn bản hƣớng dẫn nào về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ. Rõ ràng, các cơ quan, tổ chức và cán bộ chuyên môn không thể áp dụng văn bản cũ để lập hồ sơ hiện hành vào từng vụ việc được giao.
+Thông tƣ 07/2012/TT-BNV là văn bản mới chỉ hƣớng dẫn chung về việc quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ mà chƣa đề cập cụ thể phƣơng pháp lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu vào lƣu trữ. Do đó, trên cơ sở các văn bản của cơ quan quản lý Nhà nƣớc đã ban hành,với tình hình thực tế hiện nay, chúng tôi thấy rằng, sự cần thiết phải ban hành văn bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan để cán bộ chuyên môn trong cơ quan nói chung và cán bộ công chức UBND cấp quận nói riêng căn cứ vào văn bản mà chủ động lập hồ sơ hiện hành. Việc ban hành các văn bản hƣớng dẫn lập hồ sơ hiện hành sẽ tăng cƣờng tính pháp chế ,bắt buộc đối với công tác này tại các cơ quan, tổ chức.
71
Ngoài văn bản hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, cơ quan quản lý Nhà nƣớc nên bổ sung chế tài quy định chi tiết về việc khen thƣởng, xử lý vi phạm đối với cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn trực tiếp thực hiện công tác lập hồ sơ hiện hành. Nội dung của văn bản nêu đƣợc:
+Quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ: đối tƣợng thi đua(cơ quan và cá nhân (Cán bộ, công chức, viên chức UBND quận); Thời gian thi đua(Triển khai từ thời điểm đầu năm và kết thúc vào cuối năm); Tiêu chuẩn đánh giá thi đua: tập thể và cá nhân( cán bộ văn thƣ lƣu trữ và nhấn mạnh đến trách nhiệm của cán bộ chuyên môn trực tiếp lập hồ sơ hiện hành);
+ Hình thức khen thƣởng và xử lý vi phạm nếu không thực hiện tốt công việc. Đồng thời phải coi vấn đề lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong là trách nhiệm công vụ của mỗi cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan
- Đối với UBND cấp quận- thành phố Hà Nội
Cùng với việc xây dựng và ban hành quy chế văn thƣ lƣu trữ ở UBND cấp quận, Phòng Nội vụ phối hợp với bộ phận Văn phòng thƣờng xuyên thu thập các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành, nhân sao và gửi trực tiếp tới các bộ phận chuyên môn của UBND quận, để từ đó cán bộ công chức căn cứ vào văn bản sẽ thấy trách nhiệm và nhiệm vụ của mình, chủ động lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan theo thời hạn quy định.
Ngoài ra, bộ phận tham mƣu về công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng, phải rà soát hệ thống văn bản của cơ quan về công tác này và tham mƣu cho lãnh đạo UBND cấp quận :
- Ban hành văn bản hƣớng dẫn lập hồ sơ hiện hành áp dụng phù hợp với tình hình thực tế ở mỗi quận
72
- Thực hiện công tác thống kê, báo cáo việc thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ theo định kỳ 6 tháng hoặc cả năm
- Ban hành các văn bản sơ kết, tổng kết,khen thƣởng, xử lý vi phạm trong công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ đối với UBND cấp quận và cơ quan cấp dƣới trực thuộc. Phòng Nội vụ lập phiếu chấm điểm, quy định thang điểm kiểm tra công tác Văn thƣ Lƣu trữ về các nội dung thực hiện sau:
+Tổ chức tuyên truyền phổ biến pháp luật lƣu trữ và các văn bản quy định, hƣớng dẫn về công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng
+ Xây dựng và ban hành văn bản quản lý Văn thƣ Lƣu trữ: Xây dựng quy chế Văn thƣ Lƣu trữ, xây dựng kế hoạch văn thƣ lƣu trữ…
+ Ban hành Danh mục hồ sơ, thực hiện công tác lập hồ sơ( làm tốt công tác lập hồ sơ hiện hành; không lập hồ sơ và để mất văn bản, tài liệu…)
+ Thực hiện chế độ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ theo thời hạn quy định