2. CHỨC NĂNG CHÍNH TRÊN BIZMAIL
2.1. Danh sách liên hệ
Liên hệ trên Bizmail là địa chỉ email và các thông tin kèm theo như họ tên, độ tuổi, thu nhập, địa chỉ, …. Các liên hệ được sắp xếp và quản lý theo từng danh sách gọi danh sách liên hệ
Xem danh sách liên hệ
Chọn Danh sách liên hệ >> Xem các danh sách liên hệ. Trang quản lý các danh sách liên hệ xuất hiện:
Trang cho phép bạn xem đầy đủ các danh sách liên hệ đã tạo và quản lý chúng. Nếu bạn chưa tạo danh sách liên hệ nào, bạn cần Tạo danh sách liên hệ (xem mục 1.1)
Tên danh sách: Tên danh sách liên hệ đã tạo
Đã tạo: Ngày tạo danh sách
Liên hệ: Số liên hệ có trong danh sách
List Owner: Tên công ty hoặc tên sở hữu danh sách liên hệ
RSS: Xem các chiến dịch email đã gửi tới danh sách dưới dạng RSS Bạn có thể thực hiện các thao tác thông qua hành động ở bên trái danh sách
Xem liên hệ: Xem các liên hệ có trong danh sách, sau đó bạn có thể Xem|Sửa|Xóa thông tin từng liên hệ
26 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Thêm liên hệ: Thêm liên hệ vào danh sách bằng cách nhập liên hệ bằng tay
Chỉnh sửa: Sửa thông tin danh sách như tên danh sách, địa chỉ chủ sở hữu, …
Sao chép: Sao danh sách thành một danh sách mới với thông tin tương đồng
Xóa: Xóa danh sách khỏi hệ thống Bizmail (xóa cả các thống kê liên quan)
Bạn có thể thao tác với một hay nhiều danh sách bằng cách lựa chọn
Sau đó chọn hành động và click Chuyển đến
Xóa danh sách được chọn: Xóa tất cả danh sách đã chọn bên dưới (dữ liệu xóa không thể phục hồi)
Xóa địa chỉ liên hệ trong danh sách lựa chọn: Xóa tất cả liên hệ có trong danh sách đã chọn
(dữ liệu xóa không thể phục hồi)
Cập nhật liên hệ để nhận chiến dịch email định dạng văn bản: Đổi định dạng email của tất cả liên hệ trong danh sách thành định dạng văn bản
Cập nhật liên hệ để nhận chiến dịch email định dạng HTML: Đổi định dạng email của tất cả liên hệ trong danh sách thành định dạng HTML
27 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Cập nhật trạng thái liên hệ để xác nhận: Đổi trạng thái của tất cả liên hệ trong danh sách thành đã xác nhận
Cập nhật trạng thái liên hệ để hủy xác nhận: Đổi trạng thái của tất cả liên hệ trong danh sách thành hủy xác nhận
Hợp nhất các danh sách lựa chọn với nhau: Ghép nhiều danh sách liên hệ thành 1 danh sách mới, bạn sẽ phải khai báo lại thông số cho danh sách mới này.
Tạo danh sách liên hệ
Chọn Danh sách liên hệ >> Tạo 1 danh sách liên hệ
28 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Ngoài ra, nếu bạn muốn sử dụng trường tùy chỉnh cho danh sách, bạn cần khai báo các thông số về trường tùy chỉnh (nếu không sử dụng trường tùy chỉnh, bạn hãy giữ nguyên các thông số mặc định)
Chọn các trường tùy chỉnh sẽ dùng trong danh sách và trường tùy chỉnh sẽ hiện ra khi bạn vào Xem liên hệ
29 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Chú ý: bạn không cần thay đổi các tùy chọn ở phần Trường tùy chỉnh và Trường hiển thị nếu không hoặc chưa dùng đến trường tùy chỉnh
Click Lưu để hoàn tất
Danh sách được tạo thành công, chuyển về trang danh sách liên hệ
Thêm liên hệ
30 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Hiện của sổ Thêm liên hệ, chọn Danh sách muốn thêm liên hệ rồi chọn Thêm một liên hệ
hoặc Thêm liên hệ từ file
a. Thêm một liên hệ
Chọn nút Thêm một liên hệ
Nhập thông tin cần thiết cho liên hệ, click Lưu và đóng để hoàn tất
Nếu bạn định dùng một trường tùy chỉnh cho danh sách nào đó, thì khi nhập thêm liên hệ cho danh sách này, bạn phải nhập cả thông tin về trường tùy chỉnh đó.
31 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Các trường không cần thiết có thể bỏ trống, nhưng nhất thiết phải nhập 3 trường Địa chỉ email
Định dạng Email HTML / Text
Trạng thái xác nhận Xác nhận / Chưa xác nhận b. Nhập liên hệ từ file
Thường bạn phải nhập một số lượng lớn email vào danh sách, bạn đã thu thập và lưu trữ vào file trên máy tính. Bizmail hỗ trợ bạn lấy email từ file vào danh sách bằng cách import file lên và thiết lập các thông số cần thiết
(Một số định dạng file mà bizmail hỗ trợ sẽ được hướng dẫn chi tiết tại 3.1) Chọn nút Thêm liên hệ từ file
Chọn file chứa các email trên máy tính của bạn
Bizmail cho phép tải lên file dưới dịnh dạng: Text, HTML, Excel (dạng CSV), Outlook… (kích thước file tối đa là 2M)
32 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Chọn tùy chọn “Đồng ý, file này chứa tiêu đề” nếu file excel có dòng tiêu đề như dưới
Có, ghi đè lên các thông tin liên hệ đã có: Nếu địa chỉ email bị trùng, tùy chọn này sẽ khiến các thông tin cũ bị ghi đè lên bởi thông tin mới.
Dấu phân cách trường: nếu bạn dùng dịnh dạng CSV hoặc tương đương và có nhiều trường, bạn cần nhập ký tự phân cách giữa các trường đó, thường là dấu phảy, dấu cách hoặc dấu chấm phảy, tùy thuộc vào định dạng file của bạn
Dấu bao trường: nếu mỗi trường đều được bao quanh bởi một cặp ký tự, bạn cần nhập ký tự đó, tùy chọn này ít khi được sử dụng.
Ví dụ: mỗi dòng trong file CSV có dạng: “họ”, “tên”, “địa chỉ email”, “tuổi”
Bạn sẽ nhập dấu phảy vào ký tự phân cách các trường và dấu ngoặc kép vào ký tự bao quanh trường.
Click Tiếp để chuyển sang bước tiếp theo
Chọn các phần thông tin liên hệ (họ, tên, email, số điện thoại…) tương ứng với các cột của file dữ liệu được nhập vào
33 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Chọn Không gì nếu thông tin liên hệ của bạn không cần dùng đến cột này Click Next để tiếp tục, click Bắt đầu nhập để bắt đầu thực hiện
34 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Báo cáo nhập liên hệ thành công xuất hiện
Tìm kiếm liên hệ
Chọn Danh sách liên hệ >> Tìm kiếm liên hệ
35 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
định thêm các điều kiện tìm kiếm, còn với phân nhóm, bạn chỉ có thể xem tất cả các liên hệ có trong phân nhóm
Chọn Danh sách/Phân nhóm cần tìm hoặc chọn Tất cả
36 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Nhập các thông tin để tìm kiếm liên hệ mong muốn của bạn. Click Tiếp để hoàn tất
Xuất liên hệ ra một file
Nếu bạn cần lưu trữ thông tin liên hệ trên máy tính hoặc nhập dữ liệu từ Bizmail sang phần mềm khác, bạn có thể dùng chức năng xuất liên hệ ra file.
Dữ liệu xuất có định dạng CSV hoặc XML tùy lựa chọn của bạn Chọn Danh sách liên hệ >> Xuất liên hệ ra file
37 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Nhập thông tin ban đầu để xuất liên hệ
Tùy chọn Vâng, tôi muốn lọc liên hệ từ danh sách đã chọn
Nếu bạn muốn xuất tất cả liên hệ có trong danh sách hoặc thêm điều kiện để lọc ra một số liên hệ nhất định (ví dụ: đã click link)
Nếu bạn tích chọn này, bạn sẽ phải nhập thêm các điều kiện ở bước tiếp theo
38 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Nhập các điều kiện cần thiết để lọc liên hệ mong muốn
Chú ý: nếu bạn không tích tùy chọn Vâng, tôi muốn lọc liên hệ từ danh sách đã chọn, bước này sẽ không xuất hiện
39 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Các điều kiện lọc giống như các điều kiện để tìm kiếm liên hệ. Bạn có thể lọc theo Ngày thêm, Đã click vào liên kết, Đã mở mail trong chiến dịch.
Thiết lập các thông số để xuất liên hệ ra file
Chọn định dạng cho file xuất: CSV hoặc XML (CSV thông dụng hơn)
Nếu dùng CSV, bạn cần nhập ký tự phân cách các trường (thường là dấu phảy) và ký tự bao phủ các trường (trường này để trống hoặc dùng dấu ngoặc kép)
40 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Bạn chỉ cần chọn những trường cần thiết, với các trường hợp không cần thiết hoặc không có hãy chọn Không gì
Click Bắt đầu xuất để bắt đầu thực hiện xuất ra file
Click vào Nhấp ở đây để download file
Xóa liên hệ
Chức năng này sẽ xóa các liên hệ có trong danh sách hoặc đặt họ dừng nhận tin Chọn Danh sách liên hệ >> Bỏ các liên hệ
41 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Chọn danh sách chứa liên hệ cần xóa
42 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Bạn có thể nhập các liên hệ cần xóa vào textbox hoặc upload file chứa các liên hệ lên
Click Tiếp để hoàn tất. Thông báo lỗi sẽ xuất hiện nếu các địa chỉ email bạn nhập vào không thể xóa được (do không tồn tại trong danh sách đã chọn)
Trường tùy chỉnh
Một liên hệ ngoài thông tin bắt buộc là địa chỉ email, bạn có thể kèm theo các thông tin khác như họ tên, địa chỉ, độ tuổi, thu nhập, công ty, chức vụ…
Mỗi thông tin nhập vào gọi là một trường tùy chỉnh. Với các danh sách liên hệ khác nhau có thể thiết lập các trường tùy chỉnh khác nhau. Trường tùy chỉnh giúp bạn thu thập thêm thông tin từ khách hàng, chèn chúng vào nội dung email để cá biệt hóa từng email.
Theo mặc định, Bizmail tạo sẵn một số chương tùy chỉnh, bạn có thể sử dụng chúng và tạo thêm bất kỳ trường tùy chỉnh nào theo ý bạn.
Tạo trường tùy chỉnh
43 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Hiện ra bảng danh sách các trường tùy chỉnh
Chọn Create a custom field
44 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Bizmail cung cấp 7 loại dữ liệu
Trường văn bản
Người dùng được nhập chữ (bao gồm cả chữ cái và số).
Đây là dạng thông dụng nhất, thích hợp với: họ, tên, tiêu đề, tên công ty…. Trường văn
bản đa dòng
Giống như text nhưng cho phép nhập nhiều dòng. Thích hợp với: thông tin bổ sung, ghi chú…
Chỉ có số
Dạng số
Thích hợp với: thu nhập, độ tuổi… Chọn danh sách
Bao gồm một dòng hướng dẫn và danh sách các giá trị do bạn đưa ra để người đăng ký lựa chọn
Hộp kiểm soát Người đăng ký chọn giá trị đúng/sai với các giá trị do bạn đưa ra Nút lựa chọn Người đăng ký sẽ chọn một trong các tùy chọn do bạn đưa ra
Trường ngày Người dùng được nhập ngày tháng trong khoảng thời gian xác định do bạn đưa ra
Đúng, liên hệ phải điền vào trường này để nhập thêm vào danh sách: chọn phần này nếu bạn muốn các liên hệ phải nhập trường tùy chỉnh này mới được đăng ký nhận tin.
45 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Bước tiếp theo, tương ứng với loại dữ liệu bạn chọn, sẽ thiết lập thông số khác nhau Lưu ý: bạn chỉ cần nhập những trường cần thiết có dấu *, còn các trường khác bỏ đi nếu không rõ
Trường văn bản và chỉ có số
Trường văn bản đa dòng
Chọn danh sách
46 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Hộp kiểm soát và nút lựa chọn
Nhập các giá trị, mỗi giá trị đặt trên 1 dòng
Trường ngày
Xem phân nhóm
Phân nhóm giúp bạn lọc các liên hệ thỏa mãn một hay nhiều điều kiện lọc từ các danh sách liên hệ. Khi bạn gửi email đi, bạn có thể chọn gửi tới các phân nhóm bạn đã tạo. Ví dụ, bạn có thể lọc:
- Chỉ những người đã mở email ra đọc
- Chỉ những người đã click vào một link nào đó
- Lọc theo trường tùy chỉnh nếu danh sách của bạn có trường tùy chỉnh: những người có độ tuổi từ 18-30, giới tính, thu nhập…
47 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Các phân nhóm đã tạo hiện ra
Bạn có thể thực hiện thao tác như với danh sách
Xem: xem các liên hệ có trong phân nhóm
Sửa: sửa các thông tin, điều kiện lọc về phân nhóm (xem mục tạo phân nhóm bên dưới)
Copy: sao chép thêm một phân nhóm mới
Xóa: xóa phân nhóm, thao tác này sẽ không xóa đi các liên hệ trong phân nhóm (chúng vẫn tồn tại trong danh sách tương ứng)
Chọn Tạo phân nhóm để tạo một nhóm mới
Nhập tên phân nhóm và các danh sách dùng để lọc lấy liên hệ (chỉ những liên hệ có trong các danh sách được chọn mới đưa vào phân nhóm)
48 Công ty cổ phần công nghệ DKT
Tầng 4, tòa nhà HaNoi Group, 442 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8587 7962 – Fax: (04) 3786 8904
Email: support@bizmail.vn
Bạn cần xác định các điều kiện để một liên kết cho vào trong phân nhóm
Bạn có thể đặt ra một hoặc nhiều điều kiện (quy tắc) để lọc các liên hệ
Kiểu điều kiện: chọn – trùng tất cả các quy tắc (điều kiện VÀ) nếu bạn muốn liên hệ phải thỏa mãn
toàn bộ các quy tắc xác định bên dưới hoặc chọn – trùng bất kì quy tắc nào (điều kiện HOẶC) nếu liên hệ chỉ cần thỏa mãn một trong các quy tắc.
Quy tắc phân nhóm: Bizmail cho phép sử dụng các quy tắc sau
Địa chỉ email
Điều kiện thích hợp - là / không là / chứa / không chứa Nhập từ khóa tương ứng
Ví dụ: Địa chỉ email không chứa no-reply
Để loại tất cả các địa chỉ email có chứa từ no-reply Định dạng email
Điều kiện thích hợp – là / không là