Qua tìm hiểu và phân tích tình hình chung, cũng nh tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ta nhận thấy đợc những mặt cạnh tranh và những hạn chế của bộ máy quản lý.
Dới đây tôi xin đa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy của Công ty sao cho phù hợp với tình hình hiện nay.
1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Trong tình hình mới, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải luôn hoàn thiện theo hớng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ công tác. Việc thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo hớng đổi mới và khoa học đảm bảo chuyên tinh gọn nhẹ và hiệu quả là vấn đề phức tạp cha thể giải quyết trong thời gian ngắn. Thời gian tới Công ty cần thiết thêm bộ phận chức năng bằng cách thành lập bộ phận mới, đáp ứng yêu cầu thể hiện trong chức năng nhiệm vụ, bổ song một số cán bộ lãnh đạo của một số phòng cụ thể.
1.1. Lãnh đạo Công ty
Căn cứ vào nhiệm vụ và công việc hiện tại của Giám đốc thì cần có một th ký giúp việc cho giám đốc thực hiện công việc thu thập, ghi chép thông tin tài liệu phục vụ cho công việc của giám đốc và thực hiện một số công việc khác khi cần thiết. Công việc của th ký sẽ tạo chủ động cho giám đốc trong công tác. Trong cơ cấu lãnh đạo Công ty gồm một giám đốc và ba phó giám đốc là hợp lý.
Nh vậy cơ cấu lãnh đạo Công ty gồm có: - 1 giám đốc
- 1 phó giám đốc kinh doanh - xuất nhập khẩu - 1 phó giám đốc kỹ thuật
- 1 phó giám đốc dự án đầu t - 1 th ký giám đốc
1.2. Bổ sung bộ phận chức năng
1.2.1. Cán bộ lãnh đạo các phòng
Theo biểu 06 thì Công ty hiện có 9 cán bộ trởng phó phòng trong 6 bộ phận trong 06 bộ phận hiện tại đều có chức năng, nhiệm vụ tơng đối rõ ràng tuy nhiên chỉ mới có văn bản quy định tạm thời chứ cha có văn bản chính thức. Do vậy cần sớm bổ sung và hoàn thiện để đa thành văn bản chính thức.
* Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu hiện có 30 ngời trong đó có 2 đồng chí là trởng, phó phòng. Theo em việc sắp xếp nh vậy là cha hợp lý, vì hiện tại Công ty có 1 phó giám đốc phụ trách kinh doanh cho nên chỉ cần một phó phòng kinh doanh - xuất nhập khẩu là đủ.
Lúc đó bộ phận kinh doanh - xuất nhập khẩu có: 29 ngời. * Phòng tổ chức tổng hợp.
Hiện tại phòng có 26 cán bộ công nhân viên. Trong đó có một trởng phòng và một phó phòng. Hầu hết cán bộ công nhân viên ở đây đều có trình độ và năng lực chuyên môn. Vì vậy việc sắp xếp bố trí ở đây là hợp lý.
* Phòng kế toán.
Hiện tại phòng kế toán có 7 ngời trong đó có một trởng phòng kế toán. Còn lại 6 ngời đều có trình độ đại học và trung cấp. Theo em công việc ở phòng này đòi hỏi sự cẩn thận trong tính toán, đòi hỏi phải có trình độ, năng lực của ngời thừa hành công việc nhìn chung với trình độ của cán bộ công nhân viên ở đây nh vậy có thể hoàn thành tốt công việc đợc giao.
* Phòng kế hoạch - tài vụ:
Phòng có hai đồng chí là cán bộ trởng, phó phòng trong tổng số 20 cán bộ công nhân viên của phòng. Hiện tại phòng có số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học 8 ngời còn lại phần đông là trình độ cao đẳng và trung cấp.
Theo em việc sắp xếp cán bộ công nhân viên ở đây cha đảm bảo, vì công việc đòi hỏi ngời có năng lực, trình độ chuyên môn cao mà đại đa số ở đây cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn thấp. Vì vậy cần bổ sung hay đào tạo lại số cán bộ nói trên sao cho hoàn thành tốt với công việc đợc giao.
* Phòng bảo vệ:
Đặc điểm của công tác bảo vệ là làm theo ca đảm bảo thờng trực 24 giờ trên ngày. Do vậy, phải có số lợng nhân viên để bố trí hợp lý, hiện tại Công ty có 3 địa điểm thờng trực, mỗi địa điểm có 2 ngời trực và tại cổng chính trụ sở có một nhân viên làm thủ tục ra vào cơ quan cho khách đến làm việc với cơ quan. Nh vậy mỗi ca trực có 7 nhân viên làm nhiệm vụ, mỗi ngày
cha làm 3 ca. Do đó bộ phận bảo vệ phải có 21 nhân viên thực hiện nhiệm vụ thờng trực. Đồng thời phải có chế độ bồi dỡng cho nhân viên làm ca đêm, đảm bảo sức khoẻ cho các ca trực hoàn thành nhiệm vụ.
Đội xe.
Tơng lai phát triển của Công ty là rất lớn, mọi nhu cầu phục vụ tăng lên trong đó có nhu cầu về phơng tiện đi lại, số lợng lao động phụ thuộc vào số lợng xe hiện có. Cán bộ quản lý phòng phải chủ động bổ sung lao động khi số đầu xe tăng lên. Mặt khác, theo đặc điểm công việc đã nêu ở trên thì cần phải có biện pháp quản lý lao động hợp lý, để thuận tiện khi điều động.
2. Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động
Lao động là vốn quý nhất, là yếu tố năng động linh hoạt trong sản xuất, thực hiện tốt quản lý và tổ chức lao động trong đơn vị sẽ đi đến thành công, mục đích của quản lý và tổ chức lao động là kết hợp chặt chẽ sức lao động công cụ lao động và đối tợng lao động nhằm đảm bảo tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Điều dễ nhận thấy là, mặc dù các yếu tố đều đảm bảo tốt và hiện tại những yếu tố lao động không tốt chắc chắn hoạt động không có hiệu quả. Sự đổi mới là cần thiết nhng phải có tính kế thừa. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý của Công ty không phải là công việc dễ dàng. Do vậy, những biện pháp để sử dụng tốt những lao động đặc biệt tạo điều kiện để họ tích cực đóng góp sức lao động cho đơn vị là giải pháp trớc mắt.
Trong công tác đổi mới, sắp xếp lại lao động hầu hết các doanh nghiệp đều có tình trạng vừa thừa thiếu lao động. Thiếu là thiếu lao động có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có năng lực, có tính kỷ luật cao, thừa những lao động có trình độ thấp, thiếu năng động, giải pháp tình trạng này là vấn đề hai mặt, có lợi cho bên này nhng không có lợi cho bên khác chính vì thế đòi hỏi các doanh nghiệp phải giảm dần sự thừa thiếu đó nâng cao hiệu quả sử dụng lao động.
2.1. Sắp xếp bố trí lao động hợp lý.
- Đánh giá lại lao động về các mặt nh: trình độ chuyên môn, năng lực sở trờng, tuổi đời, giới tính.
- Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lợng.
- Qua đó xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận đảm nhiệm đã phù hợp hay cha.
Nếu phù hợp thì giữ nguyên, nếu cha thì:
+ Tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu cầu
+ Hoặc là bố trí vào công việc khác phù hợp hơn.
+ Cũng từ việc khảo sát, xác định số lao động cần thiết để thực hiện công việc, hay phần công việc đó.
Bộ phận tổ chức lao động chịu trách nhiệm thực hiện công tác này.
2.2. Quản lý lao động
Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ thông qua việc kiểm tra, đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác áp dụng nhiệm vụ, nhằm khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của đơn vị. Đồng thời sử dụng hình thức cảnh cáo kỷ luật khi họ phạm nội quy, quy chế chung và riêng nhằm đảm bảo tính nghiêm minh trong Công ty.
Bổ sung hoàn thiện các nội quy, quy định và lề lối làm việc trong cơ quan, chỉ đạo việc thực hiện các nội quy, quy định một cách nghiêm túc và đồng bộ.
2.3. Công tác đào tạo và tuyển dụng lao động
+ Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ
Trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, tuổi đời, đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản thân và thời gian còn có thể công tác ở đơn vị từ đó xây dựng quy hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp.
Đối với cán bộ công nhân viên tuổi đời đã cao nên bố trí hình thức đào tạo ngắn hạn cuốn chiếu tổ chức tại cơ quan
Đối với cán bộ công nhân viên trẻ, cần bố trí theo học chơng trình dài hạn ở các trờng đại học, cao đẳng. Đặc biệt, khuyến khích loại lao động này tự chủ động học tập nghiên cứu để nâng cao trình độ.
Kinh phí đào tạo: có thể đơn vị bao cấp toàn bộ, hoặc chỉ trợ giúp một phần.
Ngoài ra hiện nay hầu hết các bộ phận trong Công ty đều đợc trang bị máy vi tính, cùng với yêu cầu của công việc đòi hỏi cán bộ công nhân viên phải biết sử dụng. Vì vậy Công ty cần tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên theo học các lớp tin học do cơ quan tổ chức và khuyến khích họ học thêm ở bên ngoài.
+ Công tác tuyển dụng.
Công tác này có ảnh hởng rất lớn đến chất lợng lao động, để có một đội ngũ cán bộ công nhân viên đủ năng lực, trình độ thì việc tuyển chọn lao động ở Công ty cần phải đợc quan tâm đúng mức. Cụ thể:
- Thứ nhất: phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn: trình độ văn hoá trình độ chuyên môn, trình độ tin học ngoại ngữ, tuổi đời, sức khỏe, thậm chí cá giới tính. Tuỳ theo công việc khác nhau mà có tiêu chuẩn khác nhau.
- Thứ hai: đảm bảo thực hiện đúng quy định của Nhà nớc về công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc... đối với lao động đợc tuyển dụng.