VI. Nhân viên: (Tạp vụ, phục vụ nấu ăn )
thuộc Bưu điện tỉnh, TP (Bưu
3.2.6.1. Hoàn thiện việc phân công và hiệp tác lao động
Hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực Bưu chính Viễn thông mang tính tập thể, sản phẩm được tạo ra là kết quả lao động của nhiều người. Mỗi người chỉ có thể hoàn thành một phần công việc của quá trình chế biến sản phẩm. Bởi vậy, phân công lao động và hiệp tác lao động là yêu cầu khách quan của sản xuất. Phân công lao động càng sâu thì hiệp tác lao động càng rộng và người thực hiện càng phải hợp nhất sự cố gắng của mình nhiều hơn để đạt được mục đích chung có kế hoạch.
Hiện nay, phân công lao động và hiệp tác lao động tại Bưu điện Quảng Bình thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên vẫn còn có một số vấn đề cần được quan tâm và thay đổi để phù hợp với điều kiện của đơn vị và xu thế phát triển chung của ngành.
Thứ nhất, cần hoàn thiện các hình thức tổ, đội sản xuất tại Bưu điện Quảng Bình (tổ khai thác, tổ vận chuyển, tổ giao dịch…) theo hướng số lượng người tối ưu trong 1 tổ là 8- 15 người dựa trên cơ sở là mỗi người lao động có thể làm thay một phần hay toàn bộ công việc của người khác trong tổ đảm trách. Lãnh đạo của các tổ phải là người có uy tín và có khả năng tổ chức. Kế hoạch công việc của tổ được xây dựng hợp lý cho đến từng người lao động theo khối lượng công việc, năng suất lao động, theo quỹ lương.
Thứ hai, việc phân công và hiệp tác lao động cho một số bưu cục của bưu điện Quảng Bình hiện nay chưa thật hợp lý và không linh hoạt do không bám sát so với nhu cầu lao động cần có. Vì thế, khi phân công lao động cho các bưu cục
cần phải tính đến thực tế sản xuất và khả năng đáp ứng của đơn vị về lao động. Chẳng hạn, căn cứ theo thống kê của bộ phận quản lý nghiệp vụ của Bưu điện Quảng Bình và thực tế quan sát thấy rằng một nhân viên giao dịch tại bưu cục trung tâm thị xã Đồng Hới có thể phục vụ bình quân được 8 khách hàng trong 1 ngày và xác định được lưu lượng khách hàng đến giao dịch trong 1 tuần theo bảng sau đây:
Bảng 3.3: Thống kê số khách hàng trong tuần tại bưu cục Trung tâm Quảng Bình năm 2008
Hai Ba Tư Năm Sáu Bảy CN
1.Số khách hàng đến sử dụng
dịch vụ 110 120 90 130 100 140 170
2.Yêu cầu lao động phục vụ 14 15 11 16 13 18 22
(Nguồn: Phòng TCCB - LĐ, Bưu điện tỉnh Quảng Bình)
Dòng thứ hai trong bảng trên (chính là yêu cầu lao động phục vụ) bằng số khách hàng sử dụng dịch vụ chia cho 8.
Thứ ba, khi khối lượng công việc nhiều (vào các ngày cao điểm về lượng tải), đơn vị có thể tăng cường lao động làm việc bằng cơ cấu nhóm nhân lực mềm (lao động bán thời gian, lao động thời vụ, lao động phụ trợ linh hoạt về số lượng, lao động cốt lõi linh hoạt về thời gian…), linh hoạt chuyển dịch lao động từ khu vực thừa sang khu vực thiếu, tăng giảm lao động linh hoạt đảm bảo lưu thoát hết nhu cầu thông tin của khách hàng.
Thứ tư, tại các bưu cục (gồm có bưu cục chính và bưu cục lẻ) phải linh hoạt hơn về sự phân công lao động, các Trưởng Bưu cục nên là người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý nhân sự tại các Bưu cục của mình, có thể ra các quyết định điều chuyển lao động (lao động cốt lõi và lao động bổ trợ) giữa các bưu cục tuỳ theo yêu cầu hoặc khi có biến động bất thường về lao động, được quyền kí hợp đồng lao động với những lao động bán thời gian (giải quyết nhu cầu trước mắt) và có kế hoạch bố trí lao động theo thời vụ trình lãnh đạo Trung tâm quyết định.
Tại mỗi bưu cục có sự liên hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ lẫn nhau giữa các quầy, các bộ phận. Trưởng bưu cục phải có nghiên cứu tỉ mỉ chặt chẽ và nắm được sự biến động của nhu cầu trên địa bàn để có biện pháp thích hợp.
Nên coi mỗi Bưu cục nhỏ là một tổ sản xuất và mỗi tổ phải xây dựng kế hoạch chi tiết, hợp lý đến từng người lao động theo khối lượng công việc, bám sát nhu cầu.
Đối với đội kiểm soát (gồm có: Kiểm soát, tổ quản lý PHBC, tổ quản lý đại lý). Mặc dù hiện nay trong đội kiểm soát đã chia nhóm, tổ nhưng nhiệm vụ của từng kiểm soát viên nên để cho Tổ trưởng tự quyết định theo nhiệm vụ được giao và thật linh hoạt trong việc đổi địa điểm làm việc, như vậy sẽ đảm bảo được tính khách quan và chính xác hơn. Đối với Kiểm soát viên không nên để có thời gian nợ giờ để đảm bảo có thể kiểm soát hết toàn bộ Bưu gửi và các nghiệp vụ đúng thời gian. Qua thực tế cho thấy những Bưu phẩm - Bưu kiện, thư chuyển tiền, EMS nhận tại các bưu cục khi hết giờ hành chính thì chúng chỉ được “kiểm soát lại” trong ca làm việc của ngày hôm sau, trong khi các Bưu gửi đó đã không còn ở bưu cục đó mà đang được khai thác trên mạng lưới. Vậy tránh sao cho được sai sót! Do đó Bưu điện Quảng Bình nên xem xét tại các đơn vị có lượng bưu gửi lớn, cần kiểm soát ngay khi chấp nhận trong các ca làm việc của các Giao dịch viên thì nên tiến hành chia bộ phận Kiểm soát thành hai bộ phận: một đi ca như các Giao dịch viên, bộ phận còn lại đi hành chính để hỗ trợ trong những giờ cao điểm. Hai bộ phận này có thể hoán đổi cho nhau để đảm bảo lợi ích cho người lao động.
Đối với đội vận chuyển: Hiện nay lực lượng Bưu tá với 21 người với 21 đường thư và 2 chuyến/ ngày như vậy là tạm được. Tuy nhiên đối với bộ phận phân phối làm các công việc: nhận, khai thác, thu gom, tiếp quỹ thời gian làm việc là: 5:45-8:45; 13:30-16:30; ngày 2 chuyến. Như vậy là chưa hợp lý, đặc biệt đối với bộ phận thu gom tiếp quỹ, bởi để đáp ứng được khả năng thanh toán kịp thời cho các bưu cục đối với khách hàng thì bộ phận này nên thật cơ động và linh hoạt.
Vì vậy ngoài các chuyến cố định: sáng 7:30 hiện nay thì tiếp quỹ nên sớm trước giờ làm việc 7:30, trưa nên có một chuyến vào lúc 13: 00, tối một chuyến
18:30. Cũng nên có một bộ phận trực tiếp nhận thông tin từ các Bưu cục chuyển tới để từ đó có biện pháp xử lý kịp thời các tình huống phát sinh trong quá trình sản xuất. Đối với bộ phận lái xe phải hoàn thiện hơn nữa lịch trình, đảm bảo tiêu chuẩn chung và lưu thoát được kịp thời sản phẩm dịch vụ, trong khi xây dựng cần tính toán đến các điều kiện về giao thông, thời tiết, các phương án dự phòng nhằm đảm bảo được yêu cầu của công việc.