Diễn giải các luồng dữ liệu:
1. Thông tin hợp đồng, gia hạn, thôi việc.
2. Thông tin tìm kiếm hợp đồng. 3. Kết quả tìm kiếm hợp đồng.
4. Thông tin cá nhân nhân viên, bảo hiểm, bằng cấp, nhân thân, đoàn đảng. 5. Thông tin tìm kiếm hồ sơ.
6. Kết quả tìm kiếm hồ sơ.
7. Thông tin thay đổi vị trí, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ dài, chuyển công tác.
8. Thông tin tìm kiếm quá trình công tác. 9. Kết quả tìm kiếm quá trình công tác. 10. Dữ liệu hợp đồng.
11. Dữ liệu thôi việc.
12. Dữ liệu gia hạn hợp đồng. 13. Dữ liệu thông tin cá nhân. 14. Dữ liệu bảo hiểm.
15. Dữ liệu bằng cấp.
16. Dữ liệu QT bảo hiểm. 17. Dữ liệu thăm hỏi, tặng quà. 18. Dữ liệu nhân thân.
19. Dữ liệu Đoàn Đảng.
20. Dữ liệu quá trình công tác. 21. Dữ liệu khen thưởng. 22. Dữ liệu kỷ luật.
23. Dữ liệu QT Đoàn, Đảng. 24. Dữ liệu chuyển công tác. 25. Dữ liệu danh mục chức vụ. 26. Dữ liệu danh mục phòng ban. 27. Dữ liệu danh mục loại hợp đồng. 28. Dữ liệu danh mục bằng cấp. 29. Dữ liệu danh mục tỉnh thành. 30. Dữ liệu DM dân tộc, tôn giáo. 31. Dữ liệu danh mục bảo hiểm. 32. Dữ liệu danh mục khen thưởng. 33. Dữ liệu danh mục kỷ luật.
Mô tả: Phòng hành chính sử dụng chức năng Quản lý Nhân sự thực hiện quản lý mọi thông tin về nhân sự của công ty bao gồm Quản lý Hợp đồng, Quản lý Hồ sơ, Quản lý Quá trình công tác. Ngoài ra còn có chức
năng Xuất thông tin nhân sự thực hiện xuất toàn bộ thông tin của nhân viên được chọn ra Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word để chỉnh sửa và in ấn. Các chức năng còn lại được diễn tả bằng các biểu đồ dưới đây:
4.2.5.1. Biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh mức 2 Quản lý Hợp đồng
Hình 4.7. đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh mức 2 Quản lý Hợp đồng
Thêm hợp đồng: là chức năng được sử dụng khi có một nhân viên mới được tuyền vào làm. Chức năng này cung cấp các công cụ để cập nhật dữ liệu về thông tin hồ sơ ban đầu, vị trí, chức danh lúc bắt đầu làm việc và nội dung hợp đồng của nhân viên mới. Do đó, chức năng Thêm hợp đồng sẽ lưu trữ dữ liệu lên các kho dữ liệu Nhân viên, Quá trình công tác, Hợp đồng. Các dữ liệu lưu trong kho Nhân viên, Quá trình công tác nếu sau này cần thay
đổi thì người dùng phải sử dụng chức năng Quản lý hồ sơ và Quản lý Quá trình công tác để cập nhật.
Thay đổi hợp đồng: phục vụ quá trình chỉnh sửa các điều khoản trong nội dung hợp đồng của công ty với nhân viên. Chức năng Thay đổi hợp đồng
thực hiện cập nhật dữ liệu trên kho dữ liệu Hợp đồng bao gồm các thông tin như Mã hợp đồng, Ngày ký, Ngày hết hạn, Nội dung, Mã loại hợp đồng, …
Gia hạn hợp đồng: Cung cấp công cụ để nhân viên sử dụng hệ thống cập nhật các thông tin về việc gia hạn hợp đồng lao động của công ty. Dữ liệu sẽ được lưu trong kho dữ liệu Gia hạn hợp đồng bao gồm các thông tin như:
Mã gia hạn, Ngày hết hạn cũ, Ngày gia hạn.
Khoá hợp đồng: Chức năng này dùng để tạm dừng các hoạt động của nhân viên trong hệ thống. Nhân viên bị khoá hợp đồng sẽ không được sử dụng tài khoản của mình đăng nhập vào hệ thống đồng thời cũng không xuất hiện trên danh sách chấm công hàng ngày bắt đầu từ ngày khoá hợp đồng hay nói cách khác là họ không được chấm công trong những ngày hợp đồng bị khoá.
Chấm dứt hợp đồng: Cập nhật thông tin về việc ngưng hợp đồng của công ty với nhân viên. Chức năng Chấm dứt hợp đồng cập nhật dữ liệu vào kho Hợp đồng với thông tin kết thúc hợp đồng đồng thời cập nhật vào kho dữ liệu Thôi việc các thông tin như Mã thôi việc, Ngày thôi việc, Lý do …
Tìm kiếm hợp đồng: Sử dụng các dữ liệu từ các kho dữ liệu về hợp đồng để xử lý đáp ứng yêu cầu tìm kiếm từ người dùng.
4.2.5.2. Biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh mức 2 Quản lý Hồ sơ
Hình 4.8. Biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh mức 2 Quản lý Hồ sơ
Cập nhật thông tin cá nhân: trong quá trình làm việc tại công ty nếu nhân sự có sự thay đổi về các thông tin cá nhân thì chức năng Cập nhật thông tin cá nhân sẽ đảm trách nhiệm vụ cập nhật lại các thông tin này. Chức năng này lưu trữ dữ liệu vào kho dữ liệu Nhân viên bao gồm các thông tin: Mã nhân viên, Họ đệm, Tên, Giới tính, Ngày sinh, CMND, Địa chỉ …
Cập nhật bảo hiểm: Sử dụng danh mục loại bảo hiểm để thực hiện cập nhật các thông tin về bảo hiểm cho nhân sự. Thông tin được lưu trữ trong kho
dữ liệu Bảo hiểm bao gồm: Mã bảo hiểm, mã loại bảo hiểm, Mã nhân viên, ngày cấp, ngày hết hạn, … Đồng thời có thể cập nhật quá trình đóng bảo hiểm của nhân viên với các thông tin: như Ngày bắt đầu đóng bảo hiểm, Ngày kết thúc, Cơ quan và chức vụ khi đóng, Số tiền lao động đóng, Số tiền công ty đóng…
Cập nhật bằng cấp: nhật thông tin về trình độ của nhân viên như: Loại trình độ, Trình độ (Đại học, cao đẳng, …), Chuyên môn (CNTT, Tiếng anh, …)
Quản lý nhân thân: Gồm 2 chức năng nhỏ là Cập nhật thông tin nhân thân và Thăm hỏi, tặng quà. Chức năng Cập nhật thông tin nhân thân thực hiện cập nhật các thông tin về nhân thân của nhân sự trong công ty như Họ tên, mối quan hệ, Nơi ở hiện tại, … Chức năng Thăm hỏi, tặng quà
thực hiện lưu trữ dữ liệu về các hoạt động thăm hỏi khi người thân của nhân viên đau ốm hoặc tặng quà nhân dịp các ngày lễ tết, các thông tin bao gồm:
Ngày thực hiện, nội dung, giá trị, …
Cập nhật Đoàn, Đảng: Cung cấp công cụ thực hiện lưu trữ dữ liệu về chức vụ Đoàn viên hoặc Đảng viên của nhân sự trong công ty như Ngày vào đoàn, Ngày vào Đảng, … tại 2 kho dữ liệu Sổ Đoàn và Sổ Đảng. Ngoài ra còn thực hiện cập nhật Quá trình công tác và chức vụ của nhân viên từ khi vào Đoàn, Đảng.
Tìm kiếm thông tin hồ sơ: Sử dụng dữ liệu từ các kho dữ liệu của chức năng Quản lý hồ sơ để đáp ứng các yêu cầu tìm kiếm từ người dùng.
4.2.5.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 2 Quản lý QT công tác
Hình 4.9. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý Quá trình công tác
Thay đổi vị trí: Cập nhật dữ liệu thay đổi chức vụ hoặc chuyển phòng của nhân sự trong quá trình làm việc tại công ty. Dữ liệu được lưu tại kho dữ liệu Quá trình công tác với các thông tin như Mã phòng ban, Mã chức vụ, ngày chuyển công tác …
Khen thưởng: sử dụng danh mục các hạng mục khen thưởng để cập nhật thông tin khen thưởng cho nhân viên vào kho dữ liệu Khen thưởng với các thông tin như: Ngày khen thưởng, nội dung, giá trị, Mã nhân viên …
Kỷ luật: sử dụng danh mục các hạng mục kỷ luật để cập nhật thông tin kỷ luật của nhân viên vào kho dữ liệu Kỷ luật với các thông tin như: Ngày kỷ luật, lý do, tiền phạt, Mã nhân viên … Số tiền phạt khi bị kỷ luật sẽ trừ vào lương cuối tháng của bảng công tương ứng. Ngoài ra nếu chọn loại kỷ luật là
Đuổi việc thì nhân viên sẽ bị đánh dấu tình trạng là thôi việc và sẽ không xuất hiện trong các bảng chấm công bắt đầu từ ngày thôi việc.
Chuyển công tác: Nhân viên khi chuyển công tác trong nội bộ Tổng công ty (công ty vận tải đường bộ Duyên Hải là 1 trong 7 công ty của Tổng công ty vận tải đa phương thức Duyên Hải) thì dữ liệu trong quản lý hợp đồng cũng sẽ cập nhật như nhân viên thôi việc bình thường nhưng trong kho dữ liệu Chuyển công tác sẽ có một bản ghi về thông tin chuyển công tác để có sự khác biệt với người thôi việc bình thường. các thông tin này bao gồm:
Ngày chuyển công tác, nơi chuyển đến, lý do, mã nhân viên …
Tìm kiếm thông tin quá trình công tác: Sử dụng các dữ liệu từ kho dữ liệu của chức năng Quản lý Quá trình công tác để đáp ứng yêu cầu tìm kiếm dữ liệu từ người sử dụng hệ thống.