II. KỸ NĂNG, NGHIỆP VỤ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH
3. Một số kỹ năng hành chính dành cho cán bộ, CCVC
3.2. Giao tiếp qua điện thoạ
a. Một số nguyên tắc khi giao tiếp qua điện thoại
- Xưng danh;
- Trao đổi qua điện thoại cần ngắn gọn; - Không nói những thông tin thừa và những điều bí mật qua điện thoại;
- Có thái độ ứng xử phù hợp khi giao tiếp qua điện thoại;
b. Một số điểm cần lưu ý khi nói chuyện qua điện thoại
- Không nên hỏi: “có biết tôi là ai không” dù người nghe là người thân quen;
- Không nên kéo dài quá, nhất là điện thoại di động hoặc đường dài;
- Khi chuông điện thoại reo, nếu có mặt trong phòng thì không nên để chuông reo quá ba hồi, mà phải nhắc máy lên ngay để người nghe khỏi phải chờ;
- Không nên dập máy xuống khi người nghe đang nói (dù mình không muốn
nghe nữa). Nếu thấy cần thì xin lỗi người nghe rồi cúp máy;
- Khi gọi đi, không được nóng vội bỏ máy xuống khi chuông reo đã ba hồi, mà phải chờ tới hồi thứ sáu, thứ bảy mới được đặt máy xuống;
- Khi kết thúc cuộc nói chuyện nên có lời chào: “Chào tạm biệt”, “chào anh, chị,...”, hoặc nói “cảm ơn”, “không có chi”, tùy theo câu nói của người bên kia;
- Không nên nghe hai máy điện thoại (điện thoại di động và điện thoại bàn) cùng
một lúc;
- Không lạm dụng điện thoại công vào việc riêng./.
* Tài liệu tham khảo:
1. Luật CBCC năm 2008- Chương II. 2. Quyết định số 129/2007/QĐ -TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ, ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước
3. Giáo trình Hành chính Văn phòng trong cơ quan Nhà nước - Nhà xuất bản Giáo dục-2006.
4. Nghiệp vụ hành chính Văn phòng- NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh- 2008.
CHUY UY ÊN ĐỀ 3 KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN KÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC PHẦN I CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC