CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ðỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1.2. VAI TRÒ, NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH
1.2.1. Vai trò của kế toán trong việc quản lý tài chính của các cơ quan hành chính
Trong ủiều kiện kinh tế thị trường ủịnh hướng xó hội chủ nghĩa ngày càng phỏt triển, ủể cỏc hoạt ủộng sự nghiệp thực sự vận hành theo cơ chế thị trường thì phải có phương hướng và giải pháp phát triển phù hợp. Một trong những biện phỏp ủược quan tõm ủú là hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại các cơ quan hành hành chính Nhà nước.
Tổ chức công tác kế toán trong nước là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán.
- Vai trò của công tác kế toán hành chính Nhà nước: Song hành cùng với sự phỏt triển của nền kinh tế thỡ cỏc ủơn vị hành chớnh sự nghiệp dưới sự quản lý của nhà nước cũng ủó từng bước ủược kiện toàn, gúp phần khụng nhỏ
vào cụng cuộc ủổi mới kinh tế - xó hội. Thực hiện ủược vai trũ chủ ủạo của mỡnh, kinh tế nhà nước luụn cần ủược ủổi mới, phỏt triển và nõng cao hiệu quả. ðể làm ủược ủiều ủú, trước tiờn cần phải làm tốt vai trũ của từng bộ phận trong nền kinh tế nhà nước, trong ủú phải kể ủến cỏc ủơn vị hành chớnh sự nghiệp. Vậy, cơ quan hành hành chính Nhà nước là gì?
- Cỏc ủơn vị quản lý hành chớnh: Bao gồm cỏc cơ quan quản lý nhà nước trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phũng,…v.v theo hệ thống tổ chức từ Trung ương ủến ðịa phương như:
Quốc hội, Hội ủồng nhõn dõn cỏc cấp, Chớnh phủ, Ủy ban nhõn dõn cỏc cấp, Bộ, Sở ban ngành thuộc trung ương ủịa phương, Tũa ỏn nhõn dõn, Viện kiểm sát nhân dân các cấp; Các cơ quan ðảng tổ chức chính trị xã hội…v.v
- Cỏc ủơn vị sự nghiệp kinh tế: Là cỏc ủơn vị hoạt ủộng phục vụ yờu cầu sản xuất kinh doanh của các ngành kinh tế như: Nghiên cứu thí nghiệm, tuyên truyền phổ biến khoa học kỹ thuật, thăm dò khảo sát thiết kế…v.v
Trong quỏ trỡnh hoạt ủộng, cỏc ủơn vị này phải cú trỏch nhiệm chấp hành quy ủịnh của Luật NSNN, cỏc tiờu chuẩn ủịnh mức, cỏc quy ủịnh về chế ủộ kế toỏn hành chớnh sự nghiệp do Nhà nước ban hành. Cụ thể là ủỏp ứng yêu cầu về quản lý kinh tế - tài chính, tăng cường quản lý kiểm soát chi quỹ ngân sách Nhà nước, quản lý tài sản công, nâng cao chất lượng công tác kế toán và hiệu quả quản lý trong cơ quan hành chính. Vì thế, công tác kế toán trong cơ quan hành hành chớnh Nhà nước phải ủảm bảo ủược tớnh thống nhất giữa kế toỏn và yờu cầu quản lý của nhà nước và ủơn vị; ðảm bảo sự thống nhất về nội dung, phương phỏp của kế toỏn với cỏc chế ủộ kế toỏn hiện hành của Nhà nước; ðảm bảo sự phự hợp với ủặc thự của ủơn vị...
- Nhiệm vụ của công tác kế toán hành chính Nhà nước: Quản lý tài chớnh trong cỏc cơ quan, ủơn vị ủược tiến hành theo chu trỡnh bao gồm ba bước: Bắt ủầu từ việc quản lý việc lập dự toỏn thu chi tài chớnh, sau ủú là
quản lý việc chấp hành dự toán và cuối cùng là việc quyết toán thu chi tài chính.
+ Lập dự toỏn: Lập dự toỏn thu chi tài chớnh trong mỗi cơ quan, ủơn vị là khõu mở ủường quan trọng mang ý nghĩa quyết ủịnh ủến toỏn bộ quỏ trỡnh quản lý tài chính trong tổ chức. Bởi nó là cơ sở thực hiện và dẫn dắt toàn bộ quỏ trỡnh thực hiện quản lý tài chớnh sau này của cơ quan, ủơn vị. Hàng năm, căn cứ vào các văn bản hướng dẫn lập dự toán của Bộ Tài chính và hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trờn; căn cứ vào chức năng nhiệm vụ ủược cấp cú thẩm quyền giao; căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm trước và dự kiến cho năm kế hoạch; căn cứ vào cỏc ủịnh mức, chế ủộ chi tiờu tài chớnh hiện hành của nhà nước quy ủịnh cơ quan, ủơn vị lập dự toỏn thu và dự toỏn chi tài chớnh theo ủỳng chế ủộ quy ủịnh.
+ Thực hiện dự toán: Trong quá trình thực hiện dự toán, các cơ quan, ủơn vị tuyệt ủối chấp hành dự toỏn thu, chi tài chớnh hành năm ủó ủược duyệt theo chế ủộ chớnh sỏch của Nhà nước và toàn bộ cỏc khoản thu, chi trờn thực tế phải ủược căn cứ trờn cỏc văn bản quy ủịnh phỏp luật cú liờn quan và dựa trờn cơ sở cõn ủối giữa thu và chi. Cỏc cơ quan, ủơn vị phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước ủể thực hiện chi qua Kho bạc Nhà nước ủối với cỏc khoản kinh phớ thuộc NSNN và ủược mở tài khoản tại ngõn hàng hoặc tại Kho bạc Nhà nước ủể phản ỏnh cỏc khoản thu thi của cỏc hoạt ủộng khỏc của ủơn vị như hoạt ủộng sản xuất cung ứng dịch vụ.
+ Quyết toán: ðây là khâu cuối cùng trong quy trình quản lý tài chính của cỏc cơ quan, ủơn vị. Cuối quý, năm cỏc cơ quan, ủơn vị phải tiến hành lập báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán thu chi tài chính về tình hình sử dụng nguồn tài chớnh ủể gửi ủến cỏc cơ quan chức năng theo quy ủịnh. Bỏo cỏo quyết toỏn ngõn sỏch của cỏc cơ quan, ủơn vị phản ỏnh tổng hợp tớnh hỡnh tài sản, thu chi và kết quả sử dụng nguồn lực tài chớnh tại cơ quan, ủơn vị nhằm
cung cấp thụng tin tài Trong ủiều kiện kinh tế thị trường ủịnh hướng xó hội chủ nghĩa ngày càng phát triển, cùng với quá trình hội nhập của nền kinh tế, cỏc hoạt ủộng sự nghiệp ngày càng phong phỳ và ủa dạng, gúp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế - xã hội.
ðể thực sự có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài chính, kế toán trong các cơ quan hành chính phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Ghi chộp và phản ỏnh một cỏch chớnh xỏc, kịp thời, ủầy ủủ và cú hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phớ và sử dụng nguồn kinh phớ, tỡnh hỡnh và kết quả hoạt ủộng sản xuất kinh doanh tại ủơn vị;
+ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi;
Tỡnh hỡnh thực hiện cỏc chỉ tiờu kinh tế tài chớnh và cỏc tiờu chuẩn, ủịnh mức của Nhà nước; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng cỏc loại vật tư tài sản ở ủơn vị;
Kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toỏn và chế ủộ chớnh sỏch của Nhà nước;
+ Theo dừi và kiểm soỏt tỡnh hỡnh phõn phối kinh phớ cho cỏc ủơn vị dự toỏn cấp dưới, tỡnh hỡnh chấp hành dự toỏn thu, chi và quyết toỏn của cỏc ủơn vị cấp dưới;
+ Lập và nộp ủỳng hạn cỏc bỏo cỏo tài chớnh cho cỏc cơ quan quản lý cấp trờn và cơ quan tài chớnh theo quy ủịnh, cung cấp thụng tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xõy dựng dự toỏn, xõy dựng cỏc ủịnh mức chi tiờu;
Phõn tớch và ủỏnh giỏ hiệu quả sử dụng cỏc nguồn kinh phớ ở ủơn vị.
- ðể thực hiện tốt nhiệm vụ của mỡnh, kế toỏn ủơn vị hành chớnh sự nghiệp phải ủỏp ứng ủược những yờu cầu sau:
+ Phản ỏnh kịp thời, ủầy ủủ, chớnh xỏc và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phớ, tài sản và mọi hoạt ủộng kinh tế, tài chớnh phỏt sinh ở ủơn vị;
+ Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán;
+ Số liệu trong bỏo cỏo tài chớnh phải rừ ràng, dễ hiểu, ủảm bảo cho cỏc nhà quản lý cú ủược những thụng tin cần thiết về tỡnh hỡnh tài chớnh của ủơn vị;
+ Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
- Tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong ủơn vị hành chớnh Nhà nước: Tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong ủơn vị hành chớnh Nhà nước là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa cỏc yếu tố cấu thành bản chất của hạch toỏn kế toỏn ủể phỏt huy tối ủa vai trũ của kế toỏn trong cụng tỏc quản lý núi chung và quản lý tài chớnh núi riờng. Theo ủú, cú thể hệ thống húa nội dung cơ bản của cụng tỏc kế toán trong cơ quan hành chính Nhà nước, cụ thể như sau:
+ Về tổ chức quy trình kế toán: Tổ chức công tác kế toán trong các cơ quan hành chính Nhà nước là tổ chức thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp toàn bộ thụng tin về tỡnh hỡnh sử dụng tài sản, kinh phớ của ủơn vị nhằm phục vụ cụng tỏc quản lý tài chớnh và cụng tỏc nghiệp vụ của ủơn vị ủú, bao gồm:
+ Tổ chức chứng từ kế toỏn, gồm cỏc bước như: Xỏc ủịnh danh mục chứng từ kế toán, tổ chức lập chứng từ kế toán, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán, tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán, tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán;
+ Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: ðể xây dựng tài khoản này cần xỏc ủịnh danh mục tài khoản kế toỏn ủơn vị sử dụng; Xõy dựng hệ thống tài khoản phục vụ kế toán quản trị; Xây dựng nội dung, kết cấu cho tài khoản;
+ Lựa chọn hình thức sổ kế toán: Hiện các cơ quan hành chính Nhà nước ủều phải mở sổ kế toỏn, ghi chộp, quản lý, bảo quản và lưu trữ sổ kế toỏn theo quy ủịnh của Luật kế toỏn và Quyết ủịnh số 19/2006/Qð-BTC, ngày 30 thỏng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh. Tựy vào từng ủặc ủiểm của ủơn vị cú thể lựa chọn một trong cỏc hỡnh thức kế toỏn: Kế toỏn nhật ký, kế toán chứng từ ghi sổ…;
+ Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Nội dung này nhằm cung cấp thụng tin cho cỏc ủối tượng sử dụng bờn ngoài ủơn vị và hệ thống bỏo cỏo kế toỏn quản trị phục vụ yờu cầu quản trị và ủiều hành hoạt ủộng của ủơn vị;
+ Tổ chức kiểm tra kế toán: Nội dung này thực hiện nhằm kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; Kiểm soát tính tuân thủ cỏc cơ chế, cỏc chế ủộ chớnh sỏch của nhà nước; Kiểm tra và ủỏnh giỏ hiệu quả của việc chi tiêu ngân sách Nhà nước trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ ủược giao;
- Về tổ chức bộ máy kế toán trong cơ quan hành chính Nhà nước: ðể thực hiện chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trong cơ quan hành chính cần cú một bộ mỏy kế toỏn hợp lý. Bộ mỏy này ủược xõy dựng trờn cơ sở ủịnh hỡnh ủược khối lượng cụng tỏc kế toỏn và tổ chức hệ thống thụng tin kế toỏn ủạt chất lượng. Thụng thường căn cứ vào quy mụ, ủịa bàn hoạt ủộng, cơ sở hạ tầng, trỡnh ủộ quản lý cũng như trỡnh ủộ chuyờn mụn nghiệp vụ của bộ máy kế toán, cơ quan hành chính Nhà nước có thể lựa chọn một trong ba mô hình sau: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung; Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán; Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Sau khi lựa chọn ủược mụ hỡnh phự hợp, cơ quan hành chớnh tiến hành phõn cụng cụng việc phự hợp với khả năng trỡnh ủộ, năng lực của cỏn bộ, cụng chức…
1.2.2. Cơ sở, nguyên tắc và yêu cầu của công tác kế toán trong các ủơn vị hành chớnh Nhà nước
a. Cơ sở kế toỏn cỏc hoạt ủộng trong cơ quan hành chớnh Nhà nước Kế toán cơ sở tiền: Cho phép báo cáo tài chính minh bạch tiền thu, thanh toán và số dư, theo cơ sở tiền mặt kế toán. Phương pháp kế toán trên cơ sở tiền mặt là phương phỏp ủơn giản hơn phương phỏp kế toỏn trờn cơ sở dồn
tớch, pheo phương phỏp này thu nhập và chi phớ ủược ghi nhận khi thực nhận tiền và thực chi tiền.
b. Nguyờn tắc cụng tỏc kế toỏn trong ủơn vị hành chớnh Nhà nước Trên thế giới có nhiều mô hình tổ chức bộ máy kế toán ngân sách nhà nước khỏc nhau phự hợp với ủặc ủiểm và tập quỏn của từng Quốc gia. Vỡ vậy, việc tổ chức hệ thống kế toỏn là xỏc ủịnh vị trớ và trỏch nhiệm của cỏc ủối tượng tham gia vào việc chấp hành các nghiệp vụ tài chính nhà nước, là một trong những ủiểm then chốt nhất trong quỏ trỡnh ủổi mới và hoàn thiện hệ thống kế toán ngân sách nhà nước hiện nay ở Việt Nam.
ðối với nguyờn tắc bất kiờm nhiệm giữa người ra quyết ủịnh thực hiện nghiệp vụ tài chớnh nhà nước và người chấp hành quyết ủịnh ủú cú nhiều ưu ủiểm và cú thể thực hiện ủược vỡ những lý do sau:
Một là: Về mặt kỹ thuật, nguyên tắc này cho phép việc phân công, chia sẻ công việc trong việc chấp hành nghiệp vụ tài chính và chính nhờ sự phân cụng ấy tạo nờn hai tỏc nhõn ủộc lập ủể cú thể kiểm soỏt lẫn nhau trong quỏ trình thực hiện.
Hai là: Cơ quan ra quyết ủịnh sẽ khụng phải tổ chức cụng việc kế toỏn, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên có thể tập trung và thực hiện cụng tỏc chuyờn mụn ủể lựa chọn quyết ủịnh chi tiờu hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm hơn.
Ba là: Cơ quan chuyên môn trong việc tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế có trách nhiệm thực hiện thu, chi và phản ánh trung thực cỏc nghiệp vụ tài chớnh theo yờu cầu của cơ quan ra quyết ủịnh; kiểm tra cỏc quyết ủịnh tài chớnh trờn cơ sở quy ủịnh của phỏp luật tài chớnh hiện hành trước khi thực hiện quyết ủịnh ủồng thời lập và cung cấp cỏc bỏo cỏo tài chớnh một cỏch khỏch quan cho cỏc ủơn vị sử dụng thụng tin thu, chi ngõn sỏch nhà nước.
Bốn là: Trong ủiều kiện thực tế của Việt Nam, do ý thức chấp hành luật pháp còn hạn chế, các chế tài kỷ luật trong lĩnh vực tài chính còn chưa nghiêm, tình trạng thực hiện chi tiêu và tập trung các khoản thu của ngân sách vượt ra ngoài khuụn khổ của chế ủộ, tiờu chuẩn, ủịnh mức cho phộp cũn diễn ra phổ biến thì việc tăng cường kiểm soát và quản lý tập trung vẫn là một yêu cầu mang tớnh nguyờn tắc. Việc phõn cấp tổ chức cụng tỏc kế toỏn ủồng thời với chủ trương phân cấp quản lý, giao quyền nhiều hơn cùng với tăng cường trỏch nhiệm của cỏc ủơn vị sử dụng ngõn sỏch theo xu hướng hiện nay mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý tài chính nói chung và trong công tác kế toán ngân sách nói riêng.
Ngoài ra, trong tổ chức bộ máy kế toán nhà nước là phân biệt kế toán của cỏc cơ quan hành chớnh và kế toỏn của cỏc ủơn vị sự nghiệp. ðối với cỏc cơ quan hành chính thuần túy, nguyên tắc này có thể thực hiện kể cả trong ủiều kiện phải phõn cấp về mặt kỹ thuật. Riờng ủối với cỏc ủơn vị sự nghiệp và nhất là cỏc ủơn vị sự nghiệp tự cõn ủối thu chi, cú thể tỏch kế toỏn của cỏc ủơn vị này ra khỏi hệ thống kế toỏn nhà nước và cú thể ỏp dụng như kế toỏn doanh nghiệp.
Nguyờn tắc khụng kiờm nhiệm liờn quan mật thiết ủến tổ chức bộ mỏy kế toỏn nhà nước. Theo ủú, việc bất kiờm nhiệm giữa người ra quyết ủịnh tài chớnh và kế toỏn sẽ dẫn ủến việc hỡnh thành một cơ quan kế toỏn tập trung, thống nhất. Lợi ớch của kế toỏn tập trung thỡ cú nhiều và với ủiều kiện thực tế của Việt Nam, kế toán tập trung sẽ là mô hình tổ chức kế toán mang tính nguyờn tắc. Bờn cạnh ủú, cần phải thừa nhận việc Nhà nước ngày càng phõn cấp và phõn quyền quản lý tài chớnh sõu hơn, rộng hơn. ðiều ủú ủũi hỏi kế toỏn nhà nước cần cú những thay ủổi trong tổ chức bộ mỏy. Kế toỏn cỏc ủơn vị hành chính thuần túy vẫn có thể thực hiện theo nguyên tắc kế toán tập trung và nguyờn tắc bất kiờm nhiệm nhưng ủối với cỏc ủơn vị sự nghiệp, việc tổ
chức kế toỏn phõn tỏn ở cỏc ủơn vị này sẽ ngày càng hỡnh thành rừ nột cựng với xu thế phân cấp quản lý các dịch vụ công.
Chúng ta nên phân biệt và áp dụng hai nguyên tắc là kế toán ngân sách theo phương pháp tiền mặt và kế toán tài sản theo phương pháp dồn tích. Vấn ủề này khụng chỉ mang tớnh kỹ thuật mà cũn liờn quan chặt chẽ tới tổ chức hệ thống kế toán nhà nước.
Một là: ðối với kế toán ngân sách, mặc dù hiện nay việc phân cấp quản lý ngõn sỏch nhà nước ủó ngày càng mở rộng, song ủặc ủiểm quản lý ngõn sách nhà nước vẫn mang tính tập trung khá rõ nét. ðiều này thể hiện ở việc chính quyền cấp trên vẫn nắm quyền kiểm soát và ảnh hưởng tới ngân sách chớnh quyền cấp dưới và cụ thể hơn là tớnh chất lồng ghộp ngõn sỏch ủó ủược quy ủịnh trong Thụng tư số 59/2004/TT-BTC, hướng dẫn Nghị ủịnh số 60/2003/Nð-CP, hướng dẫn chi tiết thi hành Luật NSNN.
Hai là: ðối với kế toỏn tài sản theo nguyờn tắc dồn tớch thỡ ủõy là loại kế toỏn cú nhiệm vụ phản ỏnh ủầy ủủ tỡnh hỡnh tài sản nợ, tài sản cú của một ủơn vị kế toỏn; mặt khỏc mỗi ủơn vị kế toỏn ra ủời lại xuất phỏt từ yờu cầu phõn cấp quản lý, vỡ thế việc tổ chức hệ thống kế toỏn này phải kết hợp ủược nhu cầu thụng tin chung ủỏp ứng yờu cầu quản lý vĩ mụ của Nhà nước, ủồng thời phải ủỏp ứng ủược yờu cầu quản lý cụ thể của từng ủơn vị kế toỏn.
c. Yờu cầu của cụng tỏc kế toỏn trong ủơn vị hành chớnh Nhà nước Cụng tỏc kế toỏn phải ủảm bảo yờu cầu và khoa học và hợp lý, trờn cơ sở chấp hành ủỳng cỏc nguyờn tắc tổ chức và phự hợp với cỏc chớnh sỏch, chế ủộ, thể lệ quy chế tài chớnh kế toỏn hiện hành.
Cụng tỏc kế toỏn ở ủơn vị phải ủảm bảo phự hợp với ủặc ủiểm tổ chức quản lý, quy mụ hoạt ủộng của ủơn vị.
Cụng tỏc kế toỏn ở ủơn vị phải phự hợp với biờn chế ủội ngũ và khả năng và khả năng trỡnh ủộ của ủội ngũ nhõn viờn kế toỏn hiện cú.